đo thị Hậu Giang
a. Mơ hình tổ chức
Việc tổ chức cơng tác KTQT trong doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng và khơng đơn giản. Vì vậy, cần phải xem xét, lựa chọn để làm sao xây dựng và thực thi
59
một mơ hình phù hợp và hiệu quả nhất. Hiện nay, trong các doanh nghiệp Việt Nam, tổ chức cơng tác KTQT thường được áp dụng theo 2 mơ hình sau:
a1. Mơ hình tách riêng KTQT - Kế Tốn Tài Chính
Theo mơ hình này, hệ thống KTQT được tổ chức kết hợp với hệ thống KTTC. Cụ thể như sau:
- Về tổ chức bộ máy kế tốn: KTQT và KTTC được tổ chức thành một hệ thống thống nhất, khơng phân chia thành bộ phận KTQT và bộ phận KTTC mà chỉ phân chia thành các bộ phận kế tốn thực hiện từng phần hành cơng việc kế tốn theo chức trách, nhiệm vụ được phân cơng. Các bộ phận này vừa làm nhiệm vụ KTQT, vừa làm nhiệm vụ KTTC.
- Về tài khoản kế tốn: KTTC sử dụng các tài khoản kế tốn tổng hợp, cịn KTQT sử dụng các tài khoản kế tốn chi tiết và các phương pháp khác như: thống kê, tốn…. Để hệ thống hố, xử lý và cung cấp thơng tin cho nhà quản trị.
- Về sổ kế tốn: KTTC ghi sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết, cịn KTQT căn cứ vào yêu cầu quản trị cụ thể đối với từng chỉ tiêu để mở sổ KTQT nhằm thu nhận được các thơng tin phục vụ nhà quản trị.
- Về báo cáo kế tốn: Mỗi bộ phận kế tốn cĩ chức năng thu nhận, cung cấp thơng tin kế tốn vừa ở dạng tổng hợp vừa ở dạng chi tiết theo yêu cầu quản lý. Căn cứ vào các thơng tin này, bộ phận kế tốn tổng hợp lập báo cáo tài chính, báo cáo KTQT để cung cấp thơng tin phục vụ cho các đối tượng bên trong và bên ngồi doanh nghiệp. + Ưu điểm: Tiện lợi, dễ điều hành, gọn nhẹ, kế tốn tổng hợp bộ phận nào kết hợp kế tốn chi tiết bộ phận ấy. Do đĩ, thơng tin kế tốn rõ ràng và đáng tin cậy hơn.
+ Nhược điểm: Khĩ chuyên mơn hố từng lĩnh vực.
+Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt thích hợp với điều kiện Việt Nam hiện nay.
a2. Mơ hình kết hợp KTQT - Kế Tốn Tài Chính
Theo mơ hình này, KTQT được tổ chức tách riêng với KTTC trên những điểm cơ bản sau:
- Về tổ chức bộ máy kế tốn: KTQT và KTTC được tổ chức thành hai hệ thống riêng biệt. Tuỳ vào điều kiện và nhu cầu của từng doanh nghiệp mà tổ chức nên các phần hành KTQT sao cho phù hợp nhất.
- Về tài khoản kế tốn: Theo mơ hình này, các tài khoản KTQT được xây dựng thành một hệ thống riêng, mang ký hiệu riêng, nội dung ghi chép cũng cĩ những điểm khác với KTTC. KTQT ngồi việc phản ánh theo chỉ tiêu giá trị cịn phản ánh theo chỉ tiêu hiện vật.
- Về chứng từ kế tốn: Ngồi việc sử dụng các chứng từ bắt buộc, mơ hình tổ chức KTQT này cịn sử dụng rộng rãi hệ thống chứng từ hướng dẫn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế " nội sinh" trong nội bộ doanh nghiệp.
- Về sổ kế tốn: xây dựng hệ thống sổ kế tốn riêng phục vụ cho việc ghi chép các nghiệp vụ thuộc KTQT.
- Về báo cáo kế tốn: Theo mơ hình này, các báo cáo KTQT được lập riêng dưới dạng các bảng cân đối bộ phận (báo cáo kế tốn nội bộ) với kỳ hạn ngắn hơn các báo cáo tài chính. Ngồi các chỉ tiêu về tiền tệ, các Bảng cân đối bộ phận cịn sử dụng rộng rãi các thước đo về hiện vật và thời gian lao động; ngồi các chỉ tiêu quá khứ, các chỉ tiêu đã thực hiện, KTQT cịn thiết lập các cân đối trong dự đốn, trong kế hoạch.
+ Ưu điểm: Phân định ranh giới cơng việc rõ ràng, mang tính chuyên mơn hố cao, chuyên sâu về lĩnh vực giúp cho từng bộ phận cĩ điều kiện nâng cao trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ.
+ Nhược điểm: Cồng kềnh, kém linh hoạt, hiệu quả kinh tế thấp.
+ Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp cĩ quy mơ lớn với trình độ cơ giới hố cao (phù hợp với kế tốn Pháp và các nước Đơng Âu).
b. Giải pháp về nhân lực
b1. Hồn thiện cơ cấu tổ chức quản lý
Xây dựng hệ thống kế tốn quản trị trong doanh nghiệp địi hỏi phải điều chỉnh cơ cấu tổ chức quản lý. Tái tổ chức hợp lý các quá trình sản xuất kinh doanh cĩ thể làm phát sinh thêm các bộ phận chức năng mới. Một số bộ phận khác buộc phải hợp nhất, để tránh các chức năng và trách nhiệm trùng lắp.
Trong các doanh nghiệp Cấp thốt nước - Cơng trình đơ thị, bộ phận phụ trách về kế tốn quản trị cĩ thể được xác định như sau:
Thành lập trung tâm hoặc nhĩm phân tích hoạt động của doanh nghiệp phụ trách kế tốn quản trị.
Trong mỗi bộ phận chức năng chọn một nhân viên hoặc một nhĩm nhân viên chịu trách nhiệm về kế tốn quản trị theo lĩnh vực hoạt động của họ.
61
Ngồi ra, với Cơng ty Cổ phần Cấp thốt nước - Cơng trình đơ thị Hậu Giang cĩ thể chọn phương án xây dựng bộ phận KTQT riêng, hay cĩ thể chọn phương án ghép chung với phịng kế tốn của Cơng ty; hoặc thành lập bộ phận kiểm sốt nội bộ, kiểm sốt thơng qua cơng tác KTQT: kiểm sốt chi phí, doanh thu, kế tốn trách nhiệm, phân tích BCTC,… để giúp nhà quản trị ra quyết định.
Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý và biến nĩ thành sơ đồ quản lý cho phép kiểm sốt được hệ thống ra quyết định của các lãnh đạo mọi cấp, cơ chế kiểm sốt và các báo cáo quản trị. Khi đĩ các nhiệm vụ trọng tâm và trách nhiệm của các bộ phận chức năng phải được xác định rõ ràng. Xác định vai trị, trách nhiệm của từng cá nhân và nguyên tắc tương tác giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.
b2. Đào tạo đội ngũ nhân viên am hiểu về KTQT
Xây dựng hệ thống kế tốn quản trị trong doanh nghiệp phải được coi là một dự án quan trọng. Trong đĩ chịu trách nhiệm chính về dự án cĩ thể là lãnh đạo cao nhất của Cơng ty, lãnh đạo bộ phận tài chính hoặc kế tốn. Trong mọi trường hợp sự tham gia tích cực của lãnh đạo cấp cao là rất cần thiết giúp vượt qua rào cản cũng như tạo điều kiện thuận lợi nhất trong quá trình triển khai dự án. Lãnh đạo cấp cao trong cơng ty quan tâm khơng chỉ vào quá trình xây dựng mà cả trong quá trình vận hành của kế tốn quản trị. Lơ-gích vấn đề nằm ở chức năng của dữ liệu hệ thống kế tốn quản trị, dựa trên cơ sở trình độ chuyên mơn, kinh nghiệm của phân tích viên. Do đĩ, để vận hành cĩ hiệu quả hệ thống kế tốn quản trị doanh nghiệp phải cĩ đủ nhân viên được đào tạo bài bản.
Một nguyên tắc cơ bản trong lý thuyết hệ thống là tối ưu hố hiệu quả cục bộ chưa chắc mang lại tối ưu hố hiệu quả cho tồn bộ hệ thống. Cơng việc hàng ngày của kế tốn quản trị là tiếp xúc thường xuyên với các nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Để cĩ sự phối hợp giữa các bộ phận và nhân viên với nhau vì mục tiêu chung của doanh nghiệp (chứ khơng phải của từng bộ phận riêng biệt) nhất thiết phải xây dựng mối quan hệ giữa các bộ phận đĩ với nhau.
c. Xây dựng bộ máy kế tốn quản trị chi phí nhằm xây dựng và vận dụng các cơng cụ đánh giá trách nhiệm
c1). Xây dựng quy trình thu thập, xử lý cung cấp thơng tin
Quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin cĩ thể được xây dựng dựa trên sơ đồ luân chuyển chứng từ. Trong qui trình cần xác định:
- Nguồn dữ liệu sơ cấp: nhân viên cung cấp thơng tin cần thiết cho các bộ phận khác (cĩ thể là lãnh đạo hoặc chuyên gia của các bộ phận).
- Các chỉ tiêu kiểm sốt các bộ phận chức năng và cá nhân cĩ trách nhiệm. - Nhân viên chịu trách nhiệm thu thập, chuẩn bị thơng tin.
- Quy định thời gian chuẩn bị thơng tin, trình tự cung cấp và thuật tốn xử lý dữ liệu. - Định dạng mẫu báo cáo quản trị.
Để cĩ được thơng tin tin cậy phục vụ cho việc ra quyết định, nhà quản trị phải xác định rõ những vấn đề và mục tiêu thu thập thơng tin, sau đĩ tiến hành lựa chọn các nguồn thơng tin cần thu thập. Tùy theo nội dung thơng tin cần thu thập, KTQT sử dụng những phương pháp thu thập khác nhau như: phương pháp quan sát, phương pháp thực nghiệm, phương pháp lấy ý kiến chuyên gia, thống kê, khảo sát,… Thơng tin liên quan đến KTQT rất phong phú, đa dạng và phức tạp, do đĩ địi hỏi KTQT phải tổ chức xây dựng quy trình xử lý thơng tin theo trình tự sau:
Sơ đồ 3.1: Quy trình xử lý thơng tin
c2). Thay đổi cách quản lý từ chức năng phịng ban sang từng bộ phận cĩ thu nhập và chi phí riêng giúp doanh nghiệp cĩ thể vận dụng các cơng cụ đánh giá trách nhiệm
Hồn thiện việc tổ chức giao khốn nội bộ giữa cơng ty với các phịng, ban, chi nhánh nhằm nâng cao chất lượng quản lý.
* Đối với các chi nhánh: với hình thức khốn “gọn” và ứng vốn cho việc thi cơng cơng trình và hoạt động thường xuyên cho đơn vị, cơng ty chỉ kiểm sốt chi phí sản xuất trên chứng từ do các đơn vị gửi lên khi quyết tốn cuối tháng nên chưa đi sâu vào kiểm sốt, giám sát chặt chẽ chi phí sản xuất thực tế phát sinh, dẫn đến việc xác định giá thành cơng trình khơng chính xác. Đơn vị xây dựng trực thuộc nhận
Phát hiện vấn đề và xác định mục tiêu Lựa chọn các nguồn thơng tin Thu thập thơng tin Phân tích thơng tin thu thập được Báo cáo kết quả và tư vấn ra quyết định
63
khốn thi cơng và hợp thức hĩa chứng từ theo giá nhận khốn, chưa cĩ ý thức tiết kiệm chi phí. Vì vậy, cơng ty chỉ nên thực hiện khốn cơng trình đối với những cơng trình cĩ giá trị nhỏ, đơn giản. Trong trường hợp này, cơng ty cần tính tốn cụ thể, đầy đủ, chính xác yếu tố chi phí để từ đĩ xác định mức khốn cho phù hợp, đảm bảo lợi ích cho cơng ty và cổ đơng. Ngồi ra cần quy định rõ mức tạm ứng, vay vượt khối lượng về mua sắm vật tư, thiết bị.
Với cơng trình cĩ giá trị lớn và phức tạp, nên áp dụng phương thức “khốn theo khoản mục chi phí” gắn với một khối lượng xây dựng cụ thể. Các loại vật tư, thiết bị chủ yếu phục vụ cho cơng trình đều do cơng ty cung cấp. Cơng ty tiến hành khốn theo khoản mục chi phí nhân cơng trực tiếp với khối lượng xây dựng cụ thể trong dự tốn, tức là Cơng ty giao khốn cho đơn vị thi cơng chịu trách nhiệm về chi phí nhân cơng trực tiếp thực hiện khối lượng xây dựng của cơng trình, hạng mục của cơng trình thi cơng. Khi khối lượng cơng việc hồn thành nghiệm thu, đơn vị thi cơng tiến hành thanh, quyết tốn với cơng ty theo hợp đồng giao khốn chi phí nhân cơng đã được ký trước đĩ (kèm theo chứng từ).
* Đối với các phịng ban: Cơng ty cĩ thể khốn chi phí cho các phịng theo doanh thu và mức độ cơng việc trong năm, theo tiêu chí doanh thu và khả năng cung ứng vốn cho các đơn vị, chỉ tiêu đánh giá đối với các phịng ban là chênh lệch chi tiêu. Tuy nhiên việc ứng vốn của các chi nhánh sẽ tạo ra một sơ hở lớn trong quản lý vốn của cơng ty, bởi vì cơng ty chưa kiểm sốt chặt chẽ việc sử dụng vốn của các đơn vị. Vì thế để tránh trường hợp chi nhánh xây dựng ứng vốn sử dụng sai mục đích hoặc ứng vượt giá trị của cơng trình nhận khốn, phịng kế tốn cần thẩm định bảng giải trình cụ thể về việc ứng vốn, trong đĩ nêu rõ khối lượng xây lắp nhận khốn, khối lượng xây lắp đã thi cơng, khối lượng cịn phải thi cơng, số tiền đã ứng, ... và đầy đủ chữ ký, trước khi trình Ban giám đốc phê duyệt cần cử cán bộ kỹ thuật thẩm tra tiến độ cơng việc, kiểm sốt việc giao vốn, quyết tốn vốn ...
Tuy nhiên số vốn sẵn cĩ tại cơng ty khơng đáp ứng được nhu cầu vốn cho các đơn vị, cơng ty phải vay ngân hàng, số tiền lãi của khoản vay dùng trong quá trình thi cơng cơng trình ở các đơn vị được vốn hĩa vào giá trị từng cơng trình.
Tĩm lại, đối với các chi nhánh trực thuộc sẽ được khốn chi phí theo mức doanh thu và khối lượng cơng việc, khối lượng xây lắp; cịn đối với phịng ban sẽ khốn chi phí theo khối lượng cơng việc hoặc nhân sự của phịng, ban trong năm đĩ.
c3). Các cơng cụ đánh giá trách nhiệm quản lý của các trung tâm, đặc biệt là trung tâm chi phí
Chúng ta biết rằng, hầu hết các tổ chức nĩi chung và các tổ chức kinh doanh nĩi riêng đều được phân chia thành các bộ phận nhỏ hơn, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng cụ thể, chịu trách nhiệm về những cơng việc cụ thể. Trong mỗi bộ phận như vậy sẽ cĩ những cá nhân chịu trách nhiệm về một cơng việc hoặc chức năng nào đĩ. Như vậy, để đạt được mục tiêu chung của tổ chức mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong tổ chức phải nỗ lực thực hiện các nhiệm vụ, các mục tiêu riêng lẻ do quản lý cấp cao đã vạch ra cho bộ phận mình. Để kiểm sốt hoạt động của cấp dưới, các nhà quản lý cấp cao đã dựa vào hệ thống kế tốn trách nhiệm nhằm đánh giá thành quả hoạt động của các chi nhánh, bộ phận trực thuộc cơng ty.
Kế tốn trách nhiệm là hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thơng tin cĩ thể kiểm sốt theo phạm vi trách nhiệm của nhà quản trị.
* Mối quan hệ giữa kế tốn trách nhiệm và cơ cấu tổ chức: [3, 193]
Các đơn vị hoặc bộ phận trong một tổ chức cĩ thể phân loại thành một trong các loại:
Sơ đồ 3.2: Mối quan hệ giữa kế tốn trách nhiệm và cơ cấu tổ chức
CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KẾ TỐN TRÁCH NHIỆM TRUNG TÂM ĐẦU TƯ TRUNG TÂM LỢI NHUẬN TRUNG TÂM DOANH THU HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG CƠNG TY, CÁC CƠNG TY, CHI NHÁNH ĐỘC LẬP CÁC CHI NHÁNH - RI - ROI - EVA - C/LỆCH LỢI NHUẬN
- TỶ SUẤT LỢI NHUẬN/DT - C/LỆCH DOANH THU - TỶ LỆ LỢI NHUẬN/ DT - C/LỆCH CHI PHÍ -TỶ LỆ CHI PHÍ/ DT TRUNG TÂM CHI PHÍ CÁC ĐƠN VỊ, BỘ PHẬN SẢN XUẤT
- CHÊNH LỆCH CHI TIÊU TRUNG TÂM
CHI TIÊU CÁC PHỊNG
65
Để tập trung vấn đề nghiên cứu, tác giả luận văn chỉ đề cập đến 03 trung tâm: trung tâm đầu tư, trung tâm lợi nhuận và trung tâm chi phí.
* Trung tâm đầu tư: (các Ban quản lý dự án của Cơng ty)
Được đánh giá qua các chỉ tiêu:
- Tỷ lệ hồn vốn đầu tư (ROI - Return On Investment):
Lợi nhuận Doanh thu
ROI =
Doanh thu x Vốn đầu tư (*)
ROI = Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu x Số lần quay vịng của vốn
Lợi nhuận: Chỉ tiêu lợi nhuận được sử dụng trong cơng thức ROI là lợi nhuận trước trả lãi vay và thuế thu nhập. Lý do của việc sử dụng lợi nhuận trước trả lãi vay và thuế thu nhập trong cơng thức tính ROI là để phù hợp doanh thu và vốn kinh doanh đã tạo ra nĩ.
Vốn đầu tư:
Vốn đầu tư cĩ thể được hiểu là tổng giá trị tài sản trên bảng cân đối kế tốn, bao gồm vốn bằng tiền, các khoản phải thu, trị giá hàng tồn kho, nhà xưởng, máy mĩc thiết bị và các khoản vốn khác được sử dụng trong hoạt động của một trung tâm đầu tư.
Vì ROI được tính tốn cho một thời đoạn, chẳng hạn như một tháng hoặc một