- Tổ chức thu nhận thơng tin
Thơng tin KTQT là thơng tin về tồn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp, mà hoạt động kinh tế - tài chính này được hình thành từ các hoạt động kinh tế - tài chính đã phát sinh và sẽ phát sinh. KTQT cĩ thể sử dụng nhiều nguồn tin khác nhau, mỗi nguồn tin cung cấp các thơng tin đặc thù khác nhau phục vụ cho việc phân tích, đánh giá và lập dự đốn…
Tổ chức thu thập thơng tin là cơng việc khởi đầu của tồn bộ quy trình KTQT, cĩ ý nghĩa hết sức quan trọng đối với việc ra quyết định của các nhà quản lý. KTQT được coi như một hệ thống trợ giúp cho các nhà quản lý ra quyết định, là phương tiện để thực hiện kiểm sốt quản lý trong doanh nghiệp.
- Phân tích thơng tin
Đây là quá trình tiến hành phân tích, phân loại, đánh giá dựa trên các thơng tin đã thu nhận được, để đưa ra được các chỉ tiêu phù hợp và cần thiết. Đây là cơng đoạn quan trọng nhất của một hệ thống thơng tin, nĩ sẽ quyết định chất lượng đầu ra của một hệ thống. Nếu thơng tin được xử lý tốt và chính xác, thì các thơng tin đầu ra sẽ là những thơng tin hữu ích giúp cho doanh nghiệp cĩ được những quyết định đúng đắn. Ngược lại, nếu thơng tin khơng được xử lý chính xác thì thơng tin đầu ra khơng những khơng giúp ích được cho các nhà quản lý trong cơng tác ra quyết định thậm chí cịn khiến các quyết định được ban hành một cách sai lầm, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.
- Cung cấp thơng tin KTQT cho nhà quản trị
Sau khi xử lý và phân tích tổng hợp các thơng tin liên quan đến các chỉ tiêu quản lý, KTQT phải đảm bảo cung cấp thơng tin cho nhà quản lý theo từng tình huống cụ thể; nhận xét, đánh giá và trình bày kiến nghị cho từng phương án. Việc ra quyết định lựa chọn phương án tốt nhất thuộc quyền của người lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, họ phải tham khảo các ý kiến khác nhau đã được trình bày trong báo cáo các KTQT và các tờ trình phưong án kinh doanh của các bộ phận quản lý, tư vấn trong doanh nghiệp. Vì vậy, lựa chọn phương án đúng hay khơng phụ thuộc rất nhiều vào quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin của KTQT.
Cĩ thể mơ tả nội dung tổ chức cơng tác KTQT trong doanh nghiệp theo từng chức năng quản lý như sau:
.
Sơ đồ 1.3: Tổ chức KTQT theo chức năng quản lý