a). Ưu điểm
- Về cơ cấu tổ chức: Cơng ty được tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức năng. Mỗi phịng ban trong cơng ty đều được phân cấp quản lý khơng cĩ sự chồng chéo trách nhiệm lẫn nhau. Hơn nữa giữa các phịng ban cĩ mối quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một thể thống nhất tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của Cơng ty.
- Cơng tác kiểm sốt nĩi chung và cơng tác kiểm sốt chi phí nĩi riêng, đã thực hiện tương đối tốt từ hệ thống chứng từ đến sổ sách, và việc áp dụng phần mềm kế
51
tốn, nối mạng nội bộ liên lạc internet nhằm kiểm tra quỹ, cập nhật sổ sách đã đảm bảo hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hạn chế những sai sĩt, chiếm dụng vốn, ...
b). Một số hạn chế
* Về mơi trường kiểm sốt: Các cá nhân trong Cơng ty chỉ thực hiện một cơng việc trong thời gian quá dài mà hầu như khơng thực hiện việc luân chuyển cán bộ, do đĩ dễ dẫn đến tình trạng các nhân viên cĩ điều kiện để che dấu các sai sĩt của mình cũng như dễ dàng thực hiện việc gian lận.
- Đội ngũ cơng ty phần lớn chưa cĩ trình độ chuyên mơn cao, tuổi đời của đội ngũ lãnh đạo tương đối cao nhưng chưa thực hiện việc chuẩn bị đào tạo đội ngũ cán bộ thay thế kịp thời.
- Cơng tác kế hoạch chưa được Cơng ty chú trọng, việc lập và thực hiện các kế hoạch chỉ mang tính hình thức chứ khơng mang tính định hướng và chiến lược.
- Khi thực hiện, các phịng ban chưa cĩ sự phối hợp chặt chẽ để cĩ thể kiểm sốt lẫn nhau, khơng cĩ sự kiểm tra chéo, mà các phịng ban tự kiểm tra, điều này gĩp phần vào việc làm tăng chi phí khơng hợp lý, giá thành sản xuất tăng lên.
* Về cơng tác kế tốn: Hiện nay cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tuy nhiên cơng ty cịn một số hạn chế:
- Cơng tác kế tốn chỉ dừng lại ở kế tốn tài chính mà chưa quan tâm nhiều đến bộ phận kế tốn quản trị. Việc tổ chức kế tốn quản trị là hết sức cần thiết bởi kế tốn quản trị sẽ giúp cho Ban Giám đốc trong việc hoạch định, điều hành, kiểm sốt, cũng như ra quyết định.
- Chưa đảm bảo được nguyên tắc phân cơng phân nhiệm: nhân viên Phịng Kế hoạch – Vật tư vừa làm người mua hàng, vừa nhận hàng và kiểm tra...
* Về hệ thống thơng tin:
- Việc ứng dụng các phần mềm kế tốn, phần mềm quản lý nhân sự chưa thật sự hiệu quả.
*Về quy trình thủ tục kiểm sốt:
Mặc dù Cơng ty đã cĩ một Ban Kiểm sốt nhưng Ban Kiểm sốt này hoạt động chủ yếu là kiểm sốt hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban điều hành. Việc thực hiện kiểm sốt tại các phịng ban cũng cĩ nhưng khơng đi sâu vào kiểm sốt trình tự
luân chuyển chứng từ, việc hạch tốn,... mà chỉ dừng lại ở kiểm sốt các quy định đối với từng phịng ban, việc kiểm sốt được giao cho các phịng ban tự thực hiện và tự kiểm tra dựa trên những quy định, chính sách, thủ tục của cơng ty.
Hiện tại cơng ty kiểm sốt chi phí thơng qua kiểm sốt về vật chất, khâu hạch tốn, chỉ dừng lại ở việc ghi chép, hạch tốn, phản ánh số liệu vào sổ sách kế tốn cĩ đúng quy định khơng, chứ chưa đi sâu vào kiểm tra, kiểm sốt việc thực hiện chi phí như thế nào, tiết kiệm hay lãng phí, thất thốt bao nhiêu,... để tìm ra nguyên nhân biện pháp khắc phục, đưa ra các thủ tục kiểm sốt hữu hiệu hơn.
+ Kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Mặc dù cơng ty đã đưa ra một số thủ tục kiểm sốt đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhưng quá trình kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong thực tế vẫn cịn nhiều vấn đề bất cập sau:
- Một số thủ tục kiểm sốt vật tư cịn nhiều thiếu sĩt, việc tạm ứng mượn vật tư khơng cĩ giấy tờ giữa các chi nhánh làm thất thốt, thừa, thiếu khơng rõ nguyên nhân cịn xảy ra.
- Chưa cĩ kế hoạch mua và dự trữ vật tư hợp lý, cịn để tình trạng tồn động nhiều. - Khả năng tiết kiệm, tìm kiếm, nghiên cứu thị trường để tìm nhà cung cấp chưa hợp lý.
+ Kiểm sốt nhân cơng trực tiếp:
Từ khâu tuyển dụng, theo dõi lao động và tính lương, bảo hiểm,... đều do Phịng Tổ chức – Hành chính đảm nhận, điều này cũng vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Bảng chấm cơng theo quy định là phải để nơi cơng khai cho người lao động cĩ thể xem số ngày làm việc trong tháng của mình, được theo dõi như thế nào, cĩ đúng khơng, nhưng thực tế bảng chấm cơng do tổ trưởng theo dõi, tự chấm và lưu giữ, cuối tháng mới cơng bố.
+ Kiểm sốt chi phí sản xuất chung:
Chi phí sản xuất chung là một khoản mục chi phí khĩ kiểm sốt. Thực tế, cơng ty kiểm sốt khoản mục chi phí này cịn một số bất cập sau:
- Đa phần các khoản mục chi phí sản xuất chung đều chưa được quản lý theo định mức hay dự tốn, điều này cĩ thể làm cho chi phí này phát sinh lớn gây ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm.
53
- Một số thủ tục kiểm sốt vật liệu, cơng cụ dụng cụ cịn nhiều bất cập như: việc theo dõi, quản lý cơng cụ dụng cụ, quản lý chi phí khấu hao.
- Ban quản lý ở các phân xưởng, chi nhánh cồng kềnh, tốn kém chi phí tiền lương, bảo hiểm trả cho bộ phận này. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Một năm Cơng ty mới kiểm kê TSCĐ một lần vào cuối năm, khiến cho việc kiểm sốt sự hiện hữu của tài sản ở Cơng ty cũng như ở chi nhánh cĩ thể thiếu hụt, mất mát mà khơng rõ nguyên nhân vì cập nhật khơng kịp thời, điều này cũng khĩ khăn cho kế tốn trong việc ghi sổ và đánh giá được chính xác giá trị tài sản của mình hiện cĩ.
- Cơng ty chưa đi sâu vào so sánh, phân tích, đánh giá chi phí thực tế phát sinh với định mức chi phí đã được lập, phát hiện các nhân tố ảnh hưởng, tìm ra nguyên nhân làm tăng chi phí sản xuất chung, từ đĩ đưa ra nhiều thủ tục kiểm sốt hữu hiệu hơn.
- Cơng ty thường trích trước chi phí sửa chữa, làm tăng chi phí mà thực tế cĩ thể khơng xảy ra hoặc cĩ xảy ra nhưng thấp hơn so với kế hoạch mà vẫn được phản ánh vào số liệu kế tốn.
2.2.4.4. Trung tâm quản lý chi phí
Quản lý chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đĩ đưa ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp. Kiểm sốt chi phí là một hoạt động quan trọng của quản lý chi phí. Đối với nhà quản lý, để kiểm sốt được chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi phí, đặc biệt là nhà quản lý nên nhận dạng những chi phí kiểm sốt được để đề ra biện pháp kiểm sốt chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chi phí khơng thuộc phạm vi kiểm sốt của mình nếu khơng việc kiểm sốt sẽ khơng mang lại hiệu quả so với cơng sức, thời gian bỏ ra.
Trung tâm quản lý chi phí là một bộ phận mà người quản lý ở bộ phận đĩ chỉ cĩ trách nhiệm với chi phí, khơng cĩ trách nhiệm với lợi nhuận và vốn đầu tư. Trách nhiệm báo cáo đối với các trung tâm chi phí là báo cáo đánh giá biến động giữa chi phí thực hiện so với dự tốn (hoặc định mức).
Tại Cơng ty Cấp thốt nước – Cơng trình đơ thị Hậu Giang, trung tâm quản lý chi phí được hiểu như các Chi nhánh trực thuộc được giao khốn chi phí theo mức doanh thu của năm. Cơng ty phân quyền cho các Giám đốc chi nhánh được phép chi trong hạn mức quy định của quy chế chi tiêu của Cơng ty ban hành, tạo điều kiện cho
các chi nhánh hoạt động tự chủ, đồng thời cung cấp thơng tin cho các báo cáo thực hiện cho các nhà quản trị cấp cao, để làm tăng thêm quá trình sinh lời của Cơng ty.
2.2.4.5. Phân tích mối liên hệ Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận
Đối với nhà quản lý, các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Do đĩ, kiểm sốt chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống cịn đối với doanh nghiệp.
Hiện tại và trước đây, Cơng ty Cấp thốt nước – Cơng trình đơ thị Hậu Giang chưa thực hiện phân tích kết cấu chi phí vì đặc điểm kinh doanh và mục tiêu của cơng ty là cơng ích, vì mục đích lợi ích xã hội là chính, tuy nhiên, hiện nay cơng ty đã chuyển thành cơng ty cổ phần, bắt buộc phải quan tâm hiệu quả kinh doanh, cần cĩ kế hoạch phát triển dài hạn hay trước mắt, cần phân tích kỹ kết cấu chi phí, biến động về giá và số lượng để tránh lãng phí trong chi tiêu, tận dụng cơ hội nhằm đạt lợi nhuận tối đa.