Cơng ty xây dựng hệ thống tài khoản KTQT phải dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản kế tốn đã ban hành. Việc tổ chức tài khoản kế tốn để phản ánh chi tiết chi phí theo yêu cầu KTQT vừa đảm bảo khả năng đối chiếu thơng tin chi tiết với thơng tin tổng hợp liên quan của các đối tượng kế tốn cụ thể trong cơng ty. Khi xây dựng hệ thống tài khoản KTQT, cơng ty phải kết hợp mã số của từng trung tâm trách nhiệm với từng tài khoản chi phí sản xuất để cĩ thể tổng hợp số liệu theo từng trung tâm trách nhiệm hoặc theo từng tài khoản chi phí sản xuất của cơng ty, phân loại và mã hĩa các tài khoản chi phí sản xuất theo cách ứng xử của từng yếu tố chi phí với mức độ hoạt động nhằm kiểm sốt, phân tích, dự báo và quản lý chi phí cĩ hiệu quả.
Hiện tại Cơng ty kinh doanh đa dạng nhiều dịch vụ: cung cấp nước sạch sinh hoạt, dịch vụ đơ thị, dịch vụ xe buýt,… Và các dịch vụ này vừa mang tính phục vụ cơng cộng cho nhân dân (cơng ích: khơng được khấu trừ thuế giá trị gia tăng khi mua hàng đầu vào) vừa hoạt động kinh doanh (được khấu trừ thuế giá trị gia tăng khi mua hàng đầu vào). Do đĩ, cơng ty nên thiết kế một mã tài khoản dạng:
XXX(A).TTT.0(B)
Trong đĩ: XXX(A): tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2
Ví dụ: Tài khoản 511(1): doanh thu tiền nước 511(2): doanh thu lắp đặt
511(3): doanh thu đơ thị 511(4): doanh thu xe buýt 511(5): doanh thu cơng trình 511(8): doanh thu khác
TTT: dùng để xác định trung tâm trách nhiệm kiểm sốt chi phí
Ví dụ: CN TNVT: Chi nhánh Thốt nước Vị Thanh
CN LM: Chi nhánh Cấp thốt nước – Cơng trình đơ thị Long Mỹ …
0(B): quy ước số từ 0 đến 1 dùng để chỉ số ký hiệu của đối tượng
B: chi tiết tên cá nhân, tập thể, đối tượng cần chi tiết theo quản lý
001(LND): Văn phịng cơng ty (Lâm Ngọc Dung)
011(NVB): Chi nhánh Thốt nước Vị Thanh (Nguyễn Văn Be) Tương tự, các khoản chi phí được minh họa như sau:
Bảng 6: Chi tiết các tài khoản hạch tốn chi phí
Số hiệu
Tên tài
khoản Mã số Diễn giải
621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 6211.CNLM.0(Clo) 6215.CNTNVT.3(Cát)
Chi phí NVLTT mảng nước của chi nhánh Long Mỹ đã sử dụng clo.
Chi phí NVLTT của Chi nhánh thốt nước Vị Thanh mảng đơ thị đã sử dụng Cát nền làm cơng trình làm thêm (ngồi thuê bao cơng ích)… 622 Chi phí nhân cơng trực tiếp 6225.CNXB.4(Decal) 6222.CNNB.2(Opvc 27)
Chi phí NCTT của Chi nhánh xe buýt dán decal quảng cáo (làm thêm)
Chi phí NCTT của Chi nhánh Ngã Bảy sử dụng ống nước PVC để lắp đặt ống ngánh…
627 Chi phí sản xuất chung
6274.CNXB.7(ĐThoại) Chi phí dịch vụ (cước, thẻ,… điện thoại) tại Chi nhánh xe buýt…