Phân bổ chi phí nhằm xác định, hạnh tốn chi phí của các bộ phận một cách chính xác, đầy đủ. Những chi phí phát sinh cĩ quan hệ đến nhiều đối tượng, nhiều bộ phận khác nhau được tập hợp và định kỳ phân bổ cho các đối tượng, bộ phận cĩ liên quan theo những tiêu thức khác nhất định. Các tiêu thức hiện nay thường được sử dụng phân bổ là: giá trị hàng tồn kho, lượng hàng tồn kho, doanh thu bán hàng, sức chứa của phương tiện, số lượng cán bộ cơng nhân viên… Việc chọn tiêu thức để phân bổ chi phí tùy thuộc vào đặc tính của các khoản mục chi phí và mối quan hệ giữa các khoản chi phí đĩ với tiêu thức phân bổ.
Xét theo các khâu cơng việc trong quá trình kế tốn, tổ chức cơng tác KTQT gồm cĩ các nội dung sau:
- Chứng từ kế tốn
Ngồi việc sử dụng những thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hồn thành trên các chứng từ bắt buộc, mang tính pháp lý cao, KTQT cịn sử dụng rộng rãi hệ thống chứng từ hướng dẫn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế " nội sinh" trong nội bộ doanh nghiệp. Các chứng từ này do doanh nghiệp quy định trên cơ sở hướng dẫn của Nhà nước hoặc doanh nghiệp tự lập ra theo các yêu cầu quản lý cụ thể ở doanh nghiệp. Việc thu nhận, kiểm tra, xử lý và luân chuyển chứng từ cũng xác lập theo cách riêng, nhằm đảm bảo cung cấp các thơng tin cụ thể, nhanh chĩng và thích hợp cho việc ra các quyết định quản lý.
Hoạt động kinh tế
Báo cáo cho nhà quản trị
Chọn lọc và ghi chép số liệu (Tổ chức thu nhận thơng tin)
Phân tích số liệu (thơng tin) Ra quyết định
19
- Tài khoản kế tốn
Để cĩ số liệu một cách chi tiết, tỷ mỷ phục vụ quản trị doanh nghiệp, KTQT phải sử dụng những tài khoản chi tiết đến cấp 2, cấp 3, cấp 4… và chi tiết các tài khoản theo từng địa điểm phát sinh chi phí, từng loại hàng hố, dịch vụ… để đáp ứng yêu cầu quản lý từng chỉ tiêu cụ thể. Tuy nhiên, trong thực tế, đối tượng kế tốn cụ thể cần theo dõi chi tiết lại quá nhiều, làm chi phí hạch tốn tăng lên. Do đĩ, nhà quản lý cần cân đối giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu về để làm sao việc sử dụng tài khoản chi tiết là hợp lý nhất.
- Sổ kế tốn
Ngồi việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính trên các sổ kế tốn tổng hợp, KTQT cịn tổ chức ghi chép các thơng tin chi tiết trên các sổ kế tốn chi tiết để phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp hàng ngày.
- Tính giá và lập báo cáo KTQT
Đối với KTQT, việc tính giá các loại tài sản mang tính linh hoạt cao hơn và gắn với mục đích sử dụng các thơng tin về giá theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Các dữ liệu để tính giá khơng chỉ căn cứ vào các chi phí thích hợp cho từng quyết định cá biệt, đặc biệt là các quyết định mang tính ngắn hạn.
Các báo cáo trong KTQT là các bảng cân đối bộ phận (cho từng bộ phận, trung tâm chi phí, loại tài sản…). Các báo cáo này cịn được gọi là báo cáo kế tốn nội bộ, được lập theo kỳ hạn ngắn hơn các BCTC. Ngồi các chỉ tiêu về tiền tệ, các bảng cân đối bộ phận cịn sử dụng rộng rãi các thước đo về hiện vật và thời gian lao động. Đồng thời, ngồi các tổng hợp cân đối về các chỉ tiêu quá khứ, chỉ tiêu đã thực hiện, KTQT cịn thiết lập các cân đối trong dự đốn, trong kế hoạch giữa nhu cầu tài chính và nguồn tài trợ, giữa yêu cầu sản xuất - kinh doanh và các nguồn lực được huy động…
Cĩ thể mơ tả nội dung tổ chức cơng tác KTQT trong doanh nghiệp theo khâu cơng việc như sau:
Sơ đồ 1.4: Tổ chức KTQT theo khâu cơng việc
Chứng từ kế tốn Báo cáo KTQT Sổ kế tốn quản trị Ghi chép Phân tích Phân loại