Cơng ty đã xây dựng định mức nguyên vật liệu, tuy nhiên việc áp dụng định mức đều do các chi nhánh đảm nhận, Cơng ty chưa kiểm tra chặt chẽ việc áp dụng định mức, điều này dẫn đến các chi nhánh thơng đồng với thủ kho hoặc cán bộ phụ trách để gian lận. Vì thế cơng ty nên tăng cường cơng tác kiểm tra việc áp dụng định mức trong việc tính giá thành và khốn chi phí, hạn chế tối đa tình trạng áp định mức sai.
- Cơng ty chưa xây dựng định mức hao hụt nguyên nhiên vật liệu, do đĩ khơng xác định được lượng nguyên vật liệu hao hụt do nguyên nhân khách quan hay chủ quan để xử lý bồi thường. Xuất phát từ tình trạng đĩ Cơng ty cần phải xây dựng hệ thống định mức hao hụt. Quá trình xây dựng định mức hao hụt phải cĩ đầy đủ các bộ phận cĩ liên quan tham gia.
Việc xác định định mức hao hụt được tiến hành qua 3 bước:
+ Bước 1: Yêu cầu giám đốc các chi nhánh hoặc trưởng phịng Kế hoạch - Vật tư đưa ra định mức hao hụt theo kinh nghiệm quản lý của mình.
+ Bước 2: Kế tốn thống kê tồn bộ nguyên vật liệu thực tế sử dụng trong kỳ (6 tháng hoặc 1 năm) đồng thời xác định lượng nguyên vật liệu sử dụng theo định mức, so sánh giữa 2 số liệu này kế tốn sẽ tính được phần trăm hao hụt.
+ Bước 3: Đối chiếu số liệu bước 1 và bước 2, nếu tương đồng thì sử dụng số liệu này làm định mức hao hụt. Nếu khơng tương đồng thì lấy một lần sản xuất sắp tới làm thí nghiệm để rút ra định mức hao hụt, lần thí nghiệm mẫu phải tiến hành dưới sự giám sát của các cá nhân, bộ phận tham gia xây dựng định mức.
+ Hồn thiện định mức chi phí nhân cơng trực tiếp:
Khi tính tiền lương phải trả cho bộ phận trực tiếp sản xuất, Cơng ty đã tiến hành trả lương thành 2 phần: lương cơ bản và lương năng suất. Cách trả lương này hết sức hợp lý, khơng những tạo tâm lý an tâm cho người lao động mà cịn tạo tính cơng bằng giữa các cơng nhân với nhau trong cùng một bộ phận khi xét ABC theo lương năng suất, bởi vì tiền lương hiệu quả dựa trên việc đánh giá thành tích của cơng nhân, nhằm khuyến khích việc nâng cao các chỉ tiêu về tiết kiệm, chất lượng, hồn thành nhiệm vụ, hồn thành kế hoạch, an tồn vệ sinh,…
3.3.5.2. Hồn thiện cơng tác lập dự tốn chi phí
Cơng ty lập dự tốn chi phí chỉ là một dự tốn tĩnh, nghĩa là các dự tốn này chỉ hướng về một mức độ hoạt động và kết quả thực tế luơn được so sánh với các chi phí kế hoạch. Điều này chưa đáp ứng nhu cầu thơng tin kịp thời cho nhà quản trị trong việc đưa ra các quyết định hợp lý với những diễn biến của thị trường như khả năng gia tăng các đơn đặt hàng nếu cĩ sự thay đổi về giá bán hay khối lượng cơng việc sản xuất sản phẩm, dịch vụ. Để đáp ứng yêu cầu này, cơng ty cần lập dự tốn chi phí linh hoạt.
Dự tốn chi phí linh hoạt là dự tốn được lập cho các quy mơ hoạt động khác nhau, giúp nhà quản trị cĩ thể so sánh được chi phí thực tế ở các mức độ hoạt động khác nhau, từ đĩ cĩ các quyết định về giá sản phẩm trong điều kiện mức sản lượng khác nhau, đảm bảo cho cơng ty cĩ lãi nhưng vẫn đảm bảo được đơn đặt hàng của khách hàng.
Các bước tiến hành khi lập dự tốn chi phí linh hoạt:
- Xác định phạm vi hoạt động trong kỳ kế hoạch.
- Phân tích các chi phí cĩ thể phát sinh trong phạm vi phù hợp theo cách ứng xử chi phí.
- Tính biến phí đơn vị theo mức độ hoạt động kế hoạch.
Biến phí đơn vị Tổng biến phí kế hoạch kế hoạch =
79
- Lập kế hoạch linh hoạt điều chỉnh theo mức hoạt động thực tế. Khi đĩ:
Đối với định phí thường khơng thay đổi khi lập dự tốn chi phí linh hoạt, do mức hoạt động thức tế vẫn nằm trong phạm vi điều chỉnh mà trong đĩ định phí chưa thay đổi.
Dựa vào kế hoạch linh hoạt theo mức độ hoạt động thực tế, việc đánh giá tình hình chi phí tại đơn vị cĩ ý nghĩa hơn chi phí thực tế mà kế hoạch linh hoạt đều dựa vào một mức hoạt động tương đương.
Trên cơ sở phân loại chi phí theo cách ứng xử, xác định được mức biến phí đơn vị của các chi phí sản xuất chung, bằng cách lấy tổng biến phí từng khoản mục chia cho sản lượng sản xuất trong kỳ, xác định được tổng định phí. Và thiết kế bảng biểu dự tốn cĩ dạng:
Bảng 7: Dự tốn chi phí linh hoạt cho các mặt hàng
Đvt: đồng
Số lượng dự đốn Số lượng giảm 20% Số lượng tăng 20% T T Mặt hàng Biến phí SX đơn vị Tổng định phí Số lượng dự tốn Chi phí đơn vị Số lượng Chi phí đơn vị Số lượng Chi phí đơn vị 1 Nước sinh hoạt (m3 ) 3.871 6.671.279.612 5.000.000 5.206 4.000.000 4.164,8 6.000.000 6.247,2 2 Dịch vụ cây xanh (13.246 cây) 231.784 4.222.891.885 13.246 575.365 10.597 460.292 15.895 690.438 3 Dịch vụ chiếu sáng (bộ đèn) 391.823 2.943.283.424 2.882 1.476.676 2.306 1.181.341 3.458 1.772.011 4 Dịch vụ xe buýt (lượt khách) 19.184 197.018.584 14.784 32.510 11.827 26.008 17.741 39.012 Cộng 646.662 14.034.473.505
Tổng biến phí đã Mức hoạt động Biến phí đơn vị điều chỉnh = thực tế X kế hoạch
Từ mẫu biểu xây dựng kế hoạch như trên, cơng ty cĩ thể thực hiện quy mơ sản xuất ở các mức dưới hoặc trên sản lượng, khối lượng cơng việc dịch vụ kế hoạch đề ra, ta cĩ bảng dự tốn chi phí linh hoạt như trên. Như vậy, trên cơ sở dự tốn chi phí linh hoạt giúp cơng ty cĩ thể xác định được chi phí đơn vị ở các tình huống khác nhau như mở rộng quy mơ sản xuất hay thu hẹp dẫn đến chi phí đơn vị cho từng loại sản phẩm cũng thay đổi. Theo cơng thức tính biến phí đơn vị theo mức độ hoạt động kế hoạch, ta thấy sản lượng gia tăng sẽ làm chi phí đơn vị giảm, do đĩ cơng ty cĩ thể chấp nhận với giá thấp hơn nhưng vẫn cĩ lãi. Đây chính là cơ sở để quyết định giá bán sản phẩm trong điều kiện sản xuất thay đổi, cơng ty chủ động đưa ra mức giá cĩ thể cạnh tranh được khi số lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng tăng lên, trên cơ sở đĩ khai thác tối đa năng lực sản xuất. Dự tốn chi phí linh hoạt cũng tạo điều kiện cho cơng tác lập dự tốn của cơng ty chủ động và cĩ thể thực hiện trong thời gian ngắn hạn, cung cấp thơng tin về chi phí đơn vị dự tốn nhanh chĩng kịp thời.
3.3.6. Kiểm sốt chi phí