1. Lý do đưa ra biện pháp
Hệ thống phân phối hiện nay trong khách sạn là hết sức non yếu, đội ngũ bán hàng trực tiếp chỉ gồm đội ngũ lễ tân và đặt phòng, chưa thiết lập được hệ thống phân phối hiệu quả cho đến nay hệ thống phân phối từ xa đã đi vào hoạt động mà lượng khách hàng biết đến rất ít. Thiết lập mối quan hệ với các đại lý tour, các công ty lữ hành còn yếu ớt. Nên cần phải xây dựng một hệ thống phân phối hiệu quả.
2. Nội dung biện pháp
Phân phối trong khách sạn thường thông qua: sản phẩm tour trọn gói, đội ngũ bán trực tiếp, hệ thống đặt phòng từ xa, thanh toán qua mạng, các đại lý vé, các khu vui chơi giải trí hoặc các bộ phận chuyên trách về du lịch đi lại trong các công ty, cơ quan. Vì vậy khách sạn cần tạo mối quan hệ tốt với các đơn vị tổ chức tour để họ phân phối và thông tin với du khách về khách sạn. Và để chủ động hơn thì khách sạn có thể tự tổ chức tour và giao vé cho các đại lý phân phối.
Ngoài đội ngũ bán hàng trực tiếp như bộ phận lễ tân thì khách sạn nên có các đại lý giới thiệu và phân phối tại các sận bay, bến xe, trung tâm du lịch lớn. Và các bộ phận này cần liên lạc mật thiết với nhau để biết được tình trạng phòng và tránh được rủi ro trong việc đăng ký phòng vượt trội.
Thiết lập mối quan hệ với các đại lý vé, khu vui chơi giải trí, bộ phận chuyên trách về dịch vụ, đi lại của các cơ quan cũng là nhưng kênh phân phối hiệu quả. Có những chương trình khuyến mãi để khuyến khích du khách mua sản phẩm như:
Giảm giá 10% cho khách hàng truyền thống; giảm giá 5% các dịch vụ kèm theo như ăn tại nhà hàng của khách sạn,sử dụng dịch vụ massage,...
Có những món quà nhỏ tặng cho du khách khi rời khỏi khách sạn như: một tấm bưu thiếp với lời cảm ơn, một bức ảnh chụp phong cảnh Nha Trang, Một cái móc chìa khóa nhỏ nhỏ xinh xinh,....
Tặng những phiếu ăn miễn phí trên nhà hàng cho những khách hàng ở từ ba ngày trở lên, khách trong khách sạn dùng bữa trên nhà hàng được khuyến mãi thêm ly cafe hoặc ly nước cam
Quà tặng quảng cáo chẳng hạn như bút, lịch, áo có in thương hiệu, hình ảnh khách sạn hoặc dòng chữ ”Khách sạn Quốc Tế” vừa mục đích tạo sự thích thú cho khách hàng đồng thời quảng cáo cho khách sạn.
Ngoài ra khách sạn có thể liên kết, liên doanh hoặc thuê văn phòng tư vấn du lịch làm đại diện cho mình. Thông qua đó có nghĩa vụ quảng cáo, giới thiệu bán các sản phẩm dịch vụ khách sạn. Mặt khác khách sạn nên tham gia các hiệp hội du lịch, các tổ chức đăng ký đặt phòng cả trong và ngoài nước.
3. Điều kiện thực hiện biện pháp
Để hệ thống phân phối đi vào hoạt động có hiệu quả trước tiên và quan trọng là phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong khách sạn để tránh tình trạng rối loạn do việc đặt phòng chồng chéo hoặc lãng phí phòng để không.
Mặt khác kinh phí cho hoạt động của hệ thống này cũng không nhỏ nên cần tổ chức kết hợp một cách linh hoạt và tận dụng các mối quan hệ để thu hút thêm lượng khách đến với khách sạn.
Có mối quan hệ tốt với các đơn vị cung ứng như: tổ chức tour, đơn vị lữ hành,... để khi có khách họ sẽ đưa khách đến với khách sạn.
4. Hiệu quả biện pháp mang lại
Xây dựng được kênh phân phối hiệu quả như trên nó sẽ tạo ra mối liên hệ giữa khách sạn và du khách, đưa khách hàng đến với công ty một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. Hơn thế hệ thống phân phối được đặt ở các nơi là quảng bá, giới
thiệu khách sạn tới tất cả khách hàng biết và hiểu hơn về khách sạn và các dịch vụ mà khách sạn cung cấp.