1. Làm thủ tục dự thi cho thí sinh ( Theo điều 20 trang 30)
Khi thí sinh đến làm thủ tục dự thi nếu có sai sót trong hồ sơ của thí sinh thì cán bộ th− ký phải điều chỉnh ghi xác nhận vào tờ phiếu ĐKDT số 2 và cập nhật vào máy tính.
2. Coi thi
- Cán bộ coi thi ở các phòng thi đ−ợc bốc thăm ngẫu nhiên.
- Cán bộ coi thi và các thành viên coi thi phải làm tròn chức trách nhiệm vụ của mình ( Theo Điều 21 từ trang 31 đến trang 33)
- Cán bộ coi thi l−u ý:
+ Không ký tr−ớc vào giấy thi, giấy nháp, chỉ ký vào giấy thi, giấy nháp khi thí sinh đã viết họ, tên, số báo danh vào giấy thi, giấy nháp.
+ 2 cán bộ coi thi, một ng−ời ngồi trên bàn giáo viên bao quát phòng thi từ trên xuống d−ới, một ng−ời ngồi trên ghế riêng phía cuối phòng thi (không ngồi cùng ghế với thí sinh) bao quát từ cuối phòng thi lên đầu phòng thi.
+ Những tr−ờng hợp vi phạm Qui chế TS từ khiển trách trở lên đều phải lập biên bản rõ ràng mức độ vi phạm ngay khi phát hiện tại phòng thi, nếu có thí sinh vi phạm Qui chế ở mức đình chỉ thi thì cán bộ coi thi phải thu tang vật, lập biên bản phụ lục 6 (Điều 36) báo cáo cho tr−ởng ban coi thi hoặc tr−ởng điểm thi quyết định, sau đó báo cho thí sinh biết và thí sinh phải ra khỏi phòng thi khi hết 2/3 thời gian làm bài thi môn đó. Thí sinh không đ−ợc thi tiếp môn thứ 2 nếu bị đình chỉ thi môn thứ nhất.
- Vai trò của thành viên HĐTS, cán bộ GS, Tổ TT thi tuyển sinh của nhà tr−ờng rất quan trọng. Họ vừa giám sát thí sinh, vừa GS cán bộ coi thi đồng thời giám sát cả khu vực thi đ−ợc HĐTS phân công. Nếu phát hiện thí sinh, cán bộ coi thi hoặc các thành viên khác vi phạm Qui chế TS cần nhắc nhở sẽ lập biên bản ghi nhớ (phụ lục 2,3) và nếu cần xử lý theo phụ lục 4,5 điều 35-36.
- Hết giờ làm bài thi, cán bộ coi thi thứ nhất gọi thí sinh lần l−ợt lên nộp bài theo số báo danh, tự tay thí sinh viết số tờ giấy thi vào danh sách nộp bài và ký nhận. Cán bộ coi thi thứ 2 giám sát phòng thi, nhắc thí sinh bỏ bút không đ−ợc làm bài tiếp, trật tự không trao đổi bài.
- Hai cán bộ coi thi cùng lên nộp bài cho th− ký điểm thi, viết và ký biên bản bàn giao bài thi (phụ lục 7), dán và ký vào nhãn niêm phong túi đựng bài thi.
- Cán bộ giám sát có nhiệm vụ giám sát tại khu vực đ−ợc phân công từ khi gọi thí sinh vào phòng thi đến lúc cán bộ coi thi thu xong bài thi lên nộp cho th− ký.
- Hiệu lệnh trống hoặc kẻng phải thống nhất ở các điểm thi.
3. Quản lý bài thi và tài liệu liên quan đến tuyển sinh, chuẩn bị chấm thi
Bài thi phải đ−ợc bảo quản trong tủ có hai khoá, mỗi khoá giao cho 1 ng−ời có trách nhiệm trong HĐTS và trong ban th− ký giữ. Mỗi khi mở tủ đựng bài thi phải có mặt cả hai ng−ời đ−ợc phân công bảo quản bài thi. Tủ đựng bài thi để trong một phòng riêng, cửa có hai khoá và phân công cho 2 ng−ời giữ chìa khoá độc lập.
Việc dồn túi, đánh phách và dọc phách do Chủ tịch HĐ phân công cho cán bộ th− ký. Cán bộ th− ký phụ trách môn thi nào thì chỉ đ−ợc làm việc ở môn thi đó không làm môn khác. Dồn túi là một cán bộ th− ký, vào khoá phách và dọc phách lại giao cho một cán bộ th− ký khác (một ng−ời không làm hai khâu). Bản h−ớng dẫn dồn túi, bản đối chiếu số báo danh, số phách, đầu phách đều niêm phong riêng biệt, Chủ tịch HĐTS phải quản lý trong suốt quá trình chấm cho đến khi lên danh sách điểm thi.
Thận trọng trong việc đối chiếu số báo danh, số phách, dọc phách, tránh sót tờ giấy thi, dọc phách không hết hoặc đánh phách không đủ số tờ giấy thi làm ảnh h−ởng đến quá trình bảo mật trong quá trình chấm thi, lên điểm