1. Đặc điểm lịch sử đơn vị hình thành phông
- Đây là một phông đang hoạt động từ năm 1949 đến nay.
- Chức năng cơ bản của Học viện không thay đổi: "Đào tạo, bồi dỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học về lý luận chính trị của Đảng và Nhà nớc"1.
- Về cơ cấu tổ chức bộ máy không ổn định, luôn luôn thay đổi, tùy theo sự thay đổi của các nhiệm vụ cụ thể.
- Về phạm vi hoạt động của Học viện cũng thay đổi, nhất là thời kỳ sau cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nớc ở miền Nam thắng lợi. Trớc đó, chủ yếu Học viện làm nhiệm vụ đào tạo bồi dỡng cán bộ phục vụ cho cuộc cách mạng xã hội chủ nghĩa ở miền Bắc, sau 1975 nhiệm vụ này đợc mở rộng với quy mô lớn trong cả nớc.
2. Đặc điểm lịch sử phông
- Số lợng đợc đa ra chỉnh lý lần này so với chức năng, nhiệm vụ và thời gian hoạt động của Học viện thiếu nhiều. Tài liệu trớc 1976 rất ít, có mảng khuyết. Tài liệu sau 1977 chủ yếu là tài liệu của Văn phòng Ban Giám đốc, tài liệu của các đơn vị trực thuộc còn thiếu, có đơn vị không có.
- Thể thực văn bản không đầy đủ, nhất là thiếu tác giả, thời gian. - Tài liệu cha đợc sắp xếp, cha chỉnh lý.
Chính do hai yếu tố đặc điểm lịch sử đơn vị hình thành phông và đặc điểm lịch sử phông, tôi chọn phơng án phân loại tài liệu: Thời gian - mặt hoạt động.
Phân loại thời gian là khoảng thời gian: 1949-1976, 1977-1992 (mốc 1976 là mốc đánh dấu sự hoạt động của Học viện trên diện rộng và chất lợng đào tạo giáo dục và nghiên cứu khoa học đợc nâng cao đáp ứng với yêu cầu của cách mạng). Mặt hoạt động chủ yếu dựa vào chức năng chính của Học viện. Tài liệu trớc 1950 không có. Do vậy chúng tôi chỉ xây dựng khung phân loại tài liệu từ sau 1950 cho đến năm 2000, từ năm 2000 thì tài liệu đợc xác định thời kỳ năm 2010 và cho các năm tiếp theo.
Cụ thể:
A. Tài liệu giai đoạn 1950-1976
I. Tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo chung của Học viện.II. Tài liệu về công tác giáo dục, đào tạo cán bộ.