1. Sự thiếu, đủ của tài liệu
Phông Học viện đợc thành lập từ tháng 1/1949 cho đến nay Học viện vẫn còn đang hoạt động, khối tài liệu trong phông còn thiếu nhiều, nhất là từ 1949 đến 1963. Sự mất mát tài liệu này là do khi trụ sở Học viện còn đóng ở Việt Bắc. Sau này Học viện đợc chuyển về Hà Nội thì khối tài liệu trong phông mói đợc hình thành. Thời gian gần đây Học viện đã chú ý tới công tác lu trữ nên tài liệu đã có tơng đối đầy đủ. Học viện có đặc điểm vừa là cơ quan giáo dục, vừa là cơ quan nghiên cứu nên có một số loại tài liệu vừa là tài liệu thuộc phông, vừa là tài liệu nghiên cứu của giáo viên và học viên. Số lợng tài liệu này tơng đối lớn (chiếm khoảng 30% tổng số tài liệu trong phông) nhng chỉ có một bản nên Học viện đã để sang phần t liệu nghiên cứu. Do vậy, mảng tài liệu này trong phông bị thiếu. Tài liệu đa ra chỉnh lý chủ yếu là tài liệu của văn phòng, Ban Giám đốc.
Tình trạng vật lý của tài liệu trong phông nói chung là tốt, song có nhóm tài liệu trớc 1974 bị giấy đen, nhàu nát vì lý do thời kỳ đó ở cơ sở tán tài liệu không đợc quản lý cẩn thận.
Thể thức văn bản của tài liệu trong phông không đợc thống nhất, do văn th phân tán. Có nhiều văn bản không có ngày tháng, tác giả, dấu, chữ ký, hoặc thiếu một hai yếu tố của thể thức văn bản.
3. Tình hình tài liệu
Đối với tài liệu của văn phòng Ban Giám đốc, Vụ Lu trữ văn phòng Trung ơng có mở lớp bồi dỡng và giúp Học viện chỉnh lý khối tài liệu từ năm 1967 đến năm 1964. Mức độ chỉnh lý chỉ sơ bộ và phơng án phân loại là năm - Tác giả.
Đối với tài liệu của các đơn vị thuộc Giám đốc: hiện nay có 37 đầu mối trực thuộc, các đơn vị này cha đợc sắp xếp tài liệu, mặc dù văn th của các khoa có đợc thành lập nhng tài liệu còn để lộn xộn, không theo một phơng án phân loại nào.
Học viện thành lập đến nay đã đợc 50 năm (1949-1950) tài liệu trong phông cha đợc chỉnh lý hoàn chỉnh, đề nghị chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu từ năm 1949 đến 2000 và nộp lu vào kho Cục lu trữ Văn phòng Trung ơng khối tài liệu này.