I. Côngtác văn t h quản trị vănphòng Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh
I.7. Côngtác lập hồ sơ và nộp lu hồ sơ
Trong hoạt động quản lý và điều hành của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh đã sản sinh ra một khối lợng tài liệu tơng đối nhiều, nhng tất cả những tài liệu đó cha đợc lập hồ sơ hiện hành hoàn chỉnh. Công tác lập hồ sơ hiện hành mới chỉ đợc thực hiện ở bộ phận văn th của cơ quan, do đặc trng tài liệu ở văn th hiện hành chủ yếu là bản lu của văn bản cơ quan phát hành và văn bản của các cơ quan khác gửi đến, nên tài liệu ở đây đợc lập hồ sơ theo đặc trng kết hợp vấn đề - thời gian, đặc trng tác giả kết hợp với thời gian.
VD: báo cáo công tác tháng, quý năm 2000 - 2001 - HS công văn của Học viện năm 2000-2001
- HS quyết định, nghị định của Chính phủ năm 2000-2001
Do đặc điểm riêng của Học viện là văn th chuyên trách của cơ quan trớc kia thuộc phòng Hành chính là một đơn vị độc lập thuộc giám đốc do sáp nhập phòng hành chính với văn phòng nên văn th vẫn làm việc tại một phòng và bên văn phòng Học viện cũng có 1 văn th. Vì vậy khi lu văn bản thì văn th hành chính lu các văn bản đi hầu hết là thể loại công văn còn bên văn phòng thì lu các loại công văn đến và lu các báo cáo, đề án, chơng trình công tác của các đơn vị trong Học viện...
Hồ sơ hiện hành lập ở văn th đã làm các bớc nh: Phân định hồ sơ sắp xếp văn bản trong Hồ sơ, cha biên mục đánh số tờ, nh vậy hồ sơ chỉ phân định ban hành cha làm thành hồ sơ hoàn chỉnh.
Tài liệu ở các khối khoa ban, vụ, viện, cục, các trung tâm.
Học viện có 33 đầu mối các đơn vị trực thuộc giám đốc qua khảo sát trên thực tế thấy nh sau:
Tài liệu của Vụ Quản lý khoa học tài liệu về các đề tài khoa học trong một vụ cha tập chung hết về một nơi mà mỗi mảng công việc do 1 ngời giữ.
VD: Đề tài đăng ký nghiên cứu khoa học do một đồng chí làm về mảng khoa học lu giữ.
- Tài liệu về xuất bản do đồng chí làm xuất lu giữ, kỷ yếu về Hội thảo khoa học và các báo cáo tổng quan đề tài do 1 đồng chí lu giữ.
- Tài liệu của Vụ Quản lý khoa học thì có bộ phận văn th lu giữ
- Hồ sơ của Học viện của từng lớp học
Tài liệu của Cục quản trị hiện nay đã thu hồi đợc mảng tài liệu xây dựng cơ bản, khối tài liệu này do đồng chí trởng phòng quản trị lu giữ khi ông này về đem nộp lại cho cơ quan lu trữ, nhìn chung tài liệu đợc sắp theo thứ tự của từng công trình.
Cơ quan sử dụng công trình có chọn bộ tài liệu gồm cả tài liệu: - Tài liệu pháp lý về công văn giấy tờ
- Tài liệu thiết kế - Tài liệu hoàn công
Tài liệu mới đợc thu hồi ban đầu và đợc xử lý sơ bộ cha sắp xếp hoàn chỉnh.
Do các đơn vị cha lập đợc hồ sơ hiện hành vì vậy mà tình trạng tài liệu không có hệ thống, thống nhất, làm cho cán bộ lu trữ khi thu tài liệu vất vả và mất nhiều công sức sắp xếp, chỉnh lý và bổ sung tài liệu.
Hơn nữa là gây khó khăn cho hoạt động của cơ quan, khi cán bộ nghiên cứu cần tài liệu khi tra tìm sử dụng gặp nhiều khó khăn và tốn nhiều công sức thời gian và tìm kiếm. Riêng chỉ có tài liệu của các cơ quan cấp trên chỉ đạo gửi đến khi thực hiện xong thì chuyển về văn th để văn th lập hồ sơ sơ bộ và chuyển về lu trữ.
Nhìn chung công tác lập hồ sơ và nộp lu hồ sơ của Học viện cha đợc tốt cần có biện pháp khắc phục và chỉ đạo, nhất là trong tình hình hiện nay công tác lu trữ cần phải sớm đi vào nề nếp.