I. Côngtác văn t h quản trị vănphòng Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh
I.2.Chức năng, nhiệm vụ của vănphòng Học viện
1.2. Văn phòng là nơi thờng xuyên nhận đợc các thông tin đa chiều từ cấp dới gửi lên, từ cấp trên gửi xuống và từ các cơ quan khác gửi đến văn phòng là nơi xử lý các thông tin và cũng là nơi giao tiếp công việc giữa cơ quan này với cơ quan khác.
Văn phòng có hai chức năng chính là chức năng hậu cần và chức năng tham mu, tổng hợp, quản lý hành chính. Đây là một chức năng cực kỳ quan trọng của văn phòng vì văn phòng là nơi xử lý các thông tin nên ta phải tổng hợp tốt tất cả các thông tin đó để tìm ra những thông tin thật nhất, đúng nhất.
Giúp cho cấp trên xử lý các chính sách đó đạt hiệu quả tốt. Lu trữ tài liệu để giúp cho việc xử lý thông tin một cách chính xác.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Tổng hợp và xử lý tin hàng ngày về tình hình thực hiện kế hoạch công tác hàng tháng, 6 tháng, 1 năm của Trung tâm Học viện, lên kế hoạch công tác tuần cho Giám đốc, ra các nội dung thông báo họp Giám đốc thờng kỳ, tổ chức các cuộc họp cho Giám đốc và toàn Học viện.
Văn phòng làm nhiệm vụ thu thập tổng hợp báo cáo của các đơn vị để báo cáo lên cấp trên. Bên cạnh đó còn làm về công tác theo dõi thi đua khen thởng hàng năm.
Văn phòng làm nhiệm vụ thu thập thông tin kịp thời, chính xác giúp cho thủ trởng thẩm định các đề án của cấp dới trình lên, đề xuất những giải pháp giúp cho thủ trởng cơ quan lựa chọn quyết định phối hợp với các đơn vị trong toàn Học viện phổ biến hớng dẫn về nghiệp vụ công tác văn th lu trữ, công tác soạn thảo văn bản và lập hồ sơ hiện hành tổ chức công tác văn phòng theo đúng nguyên tắc, quy định của Nhà nớc.
Chịu trách nhiệm trực tiếp phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan chuẩn bị nội dung chơng trình cho các cuộc họp thờng kỳ, bất thờng của Giám đốc hoặc các cuộc họp chuyên đề, Hội thảo của các đơn vị.
Xây dựng đội ngũ chuyên viên có đủ năng lực và phẩm chất làm công tác chuyên môn mà mình đợc đảm nhận, điều hành tốt đội ngũ cán bộ công chức, viên chức và nhân viên làm phục vụ trong khối văn phòng. quản lý công tác văn th - lu trữ hiện hành theo đúng quy định của Nhà nớc.
Văn phòng là một đơn vị trực thuộc Giám đốc, chữ ký của chánh văn phòng đợc phép đóng dấu, văn phòng còn làm đăng ký và khắc dấu và chữ ký của ngời cán bộ có thẩm quyền ký.
Chánh văn phòng Học viện đợc thừa lệnh của Giám đốc Học viện ký các văn bản nh: Thông báo, công văn, lịch làm việc, giấy mời Hội nghị, giấy giới thiệu cử cán bộ đi công tác trong và ngoài tỉnh, sao lục các văn bản của Chính phủ, Ban Chấp hành Trung ơng...
Văn phòng còn làm nhiệm vụ tổ chức công tác văn th quản lý những văn bản cơ quan và những văn bản bên ngoài (công văn đi, đến) giúp cho thủ trởng cơ quan theo dõi giải quyết các văn bản kịp thời, chậm trễ làm ảnh hởng
đến quyền lợi của cán bộ công. Ngoài ra còn làm công tác lu trữ hiện hành của cơ quan và giúp cho thủ trởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản soạn theo do Học viện gửi đi.
(Sơ đồ 1a Tổ chức bộ máy của Học viện, 1b văn phòng).
I.3. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị củavăn phòng cơ quan