IV. Phân loại tài liệu trong các phông lu trữ cụ thể
1. Phân loại tài liệu phông lu trữ cơ quan
a. Mục đích, ý nghĩa của phân loại tài liệu phông lu trữ
Phân loại tài liệu phông lu trữ là dựa vào những đặc trng của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất, nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả phông lu trữ đó.
Phân loại tài liệu phông lu trữ có ý nghĩa rất lớn đối với việc tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng, kho lu trữ. Chỉ trên cơ sở tài liệu các phông lu trữ đợc phân loại một cách khoa học, mới có điều kiện thuận lợi để tổ chức sử dụng tài liệu và xây dựng các công cụ tra cứu khoa học.
Trong phân loại tài liệu phông lu trữ, lu trữ học tự sản đã đề ra cái gọi là "nguyên tắc xuất xứ". Cốt lõi của nguyên tắc này là tài liệu trong phông lu trữ phải đợc sắp xếp theo trật tự sắp xếp ban đầu của chúng ở văn th. Nguyên tắc phân loại này có hạt nhân hợp lý của nó là lấy phông lu trữ làm cơ sở để phân loại, nhng còn mang tính chất máy móc, phiến diện, bởi vì trật tự sắp xếp ban đầu của tài liệu ở văn th cơ quan không phải bao giờ cũng đảm bảo chính xác. Ngợc lại, lu trữ học Mác - Lênin đã xem quá trình lịch sử hình thành phông là cơ sở khoa học để phân loại tài liệu phông lu trữ. Phân loại tài liệu dựa trên cơ sở khoa học này sẽ đảm bảo cho tài liệu trong phông phản ánh đúng đắn hoạt động và những đặc điểm về tổ chức của đơn vị hình thành phông.
Đơn vị phân loại nhỏ nhất trong phạm vi phông lu trữ là đơn vị bảo quản, tức hồ sơ đợc lập ở văn th cơ quan (trớc khi giao nộp cho lu trữ) hoặc ở các phòng, kho lu trữ.
Việc phân loại tài liệu của một phông lu trữ chia làm hai bớc. Bớc thứ nhất là phân chia các đơn vị bảo quản trong phông thành các nhóm, từ nhóm cơ bản cho đến nhóm nhỏ nhất. Bớc tiếp theo là sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất. Các bớc này chủ yếu đợc thực hiện trong quá trình xây dựng phơng án phân loại chi tiết cho phông lu trữ.
Công việc chính của phân loại tài liệu phông lu trữ khi tiến hành độc lập (tức không phải thông qua chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu) gồm có: nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, chọn và xây dựng phơng án phân loại, hệ thống hoá tài liệu theo phơng án đã xây dựng.
b. Nghiên cứu và biên soanh lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là lịch sử về tổ chức và hoạt động của cơ quan đã hình thành nên phông lu trữ và lịch sử khối tài liệu thuộc cơ quan đó.
Nghiên cứu và biên soanh lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông sẽ giúp chúng ta có cơ sở để phân phông và xác định giới hạn phông lu trữ đợc đúng đắn, chọn và xây dựng đợc phơng án phân loại hợp lý, chi tiết chính xác cho phông đó.
Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông cũng rất cần thiết khi thực hiện các nghiệp vụ lu trữ khác nh xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học v.v... Có thể nói, lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là một công cụ tra cứu cần thiét đối với các phông, kho lu trữ.
Do tác dụng nhiều mặt nh vậy, nên đối với bất cứ phông lu trữ nào cũng cần phải tiến hành nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và dựa vào kết quả nghiên cứu mà biên soanh thành văn bản. Đối với những cơ quan có phạm vi hoạt động tơng đối rộng, liên quan đến nhiều cơ quan, nhiều ngành hoạt động khác nhau, cơ cấu tổ chức phức tạp, khối lợng tài liệu lớn và nội dung phong phú thì bản lịch sử này cần đợc biên soạn chi tiết. Ngợc lại, đối với những cơ quan nhỏ phạm vi hoạt động hẹp, cơ cấu tổ chức
đơn giản, ít thay đổi, tài liệu không nhiều thì chỉ cần biên soạn tóm tắt, chủ yếu là giới thiệu những điểm cơ bản nhất.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông chi tiết gồm những nội dung chính sau đây:
Phần lịch sử đơn vị hình thành phông
- Điều kiện và hoàn cảnh lịch sử của việc thành lập cơ quan, đơn vị hình thành phông, là phải trình bày đợc một cách tổng quát những nguyên nhân dẫn đến việc thành lập cơ quan, nh nguyên nhân chính trị, kinh tế, xã hội...
- Ngày tháng bắt đầu và kết thúc hoạt động (nếu đã ngừng hoạt động) của đơn vị hình thành phông. Ngày tháng này phải đợc xác định chính xác để căn cứ vào đó xác định giới hạn phông lu trữ. Nói chung, ngày tháng này đợc quy định rõ trong các văn bản về thành lập và giải thể cơ quan, nhng cũng có trờng hợp phải căn cứ vào tình hình thực tế để xác định. Nếu ngày tháng quy định trong văn bản không phù hợp với ngày tháng hoạt động thực tế của cơ quan thì nên lấy ngày tháng hoạt động thực tế làm ngày tháng chính thức.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị hình thành phông. ở mục này, cần nêu rõ loại cơ quan (cơ quan quản lý hành chính, cơ quan nghiên cứu khoa học, cơ quan đào tạo...) nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của nó. Đặc biệt, cần chú ý trình bày rõ những nhiệm vụ và hoạt động có tính chất đột xuất của cơ quan trong quá trình tồn tại.
- Tình hình tổ chức của cơ quan trình bày rõ cơ cấu tổ chức của cơ quan, chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức, sự thay đổi về cơ cấu tổ chức ở từng giai đoạn, nguyên nhân dẫn đến thay đổi và ảnh hởng của việc thay đổi đó với nhiệm vụ chính của cơ quan.
- Điều kiện, hoàn cảnh và thời gian thay đổi chức năng, nhiệm vụ, tên gọi của cơ quan hoặc chuyển giao chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó cho một cơ quan khác (nếu có). Những thay đổi này đều ít nhiều ảnh hởng đến giới hạn của phông lu trữ. Do đó, cần đợc chú ý nghiên cứu.
- Chế độ công tác văn th của cơ quan cần nêu rõ những đặc điểm về tổ chức của công tác văn th (phân tán, tập trung hay vừa tập trung vừa phân tán), các quy định của cơ quan về thực hiện chế độ công tác công văn giấy tờ. Tr- ờng hợp cần thiết, có thể nêu nhận xét u điểm và thiếu sót về tổ chức và thực hiện các quy định đã đề ra.
- Thời gian và nguyên nhân giải thể (đối với cơ quan đã ngừng hoạt động).
Phần lịch sử phông:
- Khối lợng tài liệu của một phông nhiều hay ít, có hoàn chỉnh hay không sẽ là căn cứ để dự kiến mức độ phân chia các nhóm tài liệu và vạch kế hoạch tiến hành phân loại cũng nh các nghiệp vụ lu trữ khác.
- Ngày tháng giới hạn của tài liệu trong phông
- Thời gian nhập phông vào kho lu trữ và khái quát về lịch sử của phông đó trớc khi giao nộp vào kho lu trữ, nh đã đợc bảo quản ở đâu, đã qua mấy lần thay đổi nơi bảo quản, những cơ quan nào chịu trách nhiệm thu thập và bảo quản, tài liệu có bị h hỏng, mất mát, thất lạc hay không, đã đợc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị cha.
- Thành phần và nội dung to của phông: cần nêu rõ các loại tài liệu trong phông, trong đó loại nào là chủ yếu; tài liệu chứa đựng những nội dung gì, có phản ánh những hoạt động chủ yếu của đơn vị hình thành phông không (có thể phân nhóm và nêu lên nội dung cơ bản của từng nhóm, phân tích một cách khái quát ý nghĩa về các mặt của chúng). Đây là một trong những mục quan trọng nhất của lịch sử phông, do đó cần trình bày cụ thể và chi tiết.
Đối với bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông biên soạn tóm tắt, thì có thể lợc bỏ bớt những phần không cơ bản và trình bày những nét chung nhất. Về lịch sử đơn vị hình thành phông chỉ cần nêu rõ thời gian và lý do thành lập, ngày tháng bắt đầu và kết thúc hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị hình thành phông, cơ cấu tổ chức và sự thay đổi của chúng trong quá trình hoạt động. Còn lịch sử phông tóm tắt chỉ cần nêu khối lợng tài liệu có trong phông, giới hạn thời gian của phông và nội dung chủ yếu của các nhóm tài liệu.
Việc biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông đợc tiến hành theo các bớc sau đât:
- Thu thập các to dùng làm cơ sở để biên soạn, kể cả việc nghiên cứu thực tế tài liệu trong phông.
- Xác định mức độ biên soạn và xây dựng đề cơng. - Tiến hành biên soạn theo đề cơng.
- Sửa chữa, bổ sung và hoàn chỉnh bản lịch sử.
Các nguồn tài liệu chủ yếu đợc sử dụng khi nghiên cứu và biên soanh lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông gồm có:
- Các tác phẩm kinh điển của chủ nghĩa Mác - Lênin, và các tác phẩm chuyên bàn về lịch sử.
- Các văn kiện của Đảng và Nhà nớc về tổ chức bộ máy nhà nớc và phân chia lãnh thổ hành chính.
- Tài liệu về lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nớc.
- Văn bản quy định về thành lập, giải thể, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông.
- Chơng trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác của đơn vị hình thành phông.
- Sổ sách đăng ký, chuyển giao công văn giấy tờ, các bản danh mục hồ sơ, mục lục hồ sơ, các bản kê tài liệu càn nộp lu, không cần nộp lu...
- Tài liệu của các cơ quan cấp trên và cấp dới trực thuộc có liên quan. - Tài liệu điều tra thực tế.
- Các loại sách báo, tạp chí, bài viết có liên quan.
Những tài liệu trên đều có ý nghĩa và tầm quan trọng riêng của nó đối với việc nghiên cứu và biên soanh lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. Trong đó, nguồn tài liệu mà tác giả là đơn vị hình thành phông có ý nghĩa quyết định nhất. Nguồn tài liệu này thờng đảm bảo cung cấp phần lớn thông tin cho việc biên soạn bản lịch sử.
Ngoài ra trong trờng hợp cần thiết, có thể sử dụng tài liệu của một số phông có liên quan.
c. Chọn và xây dựng phơng án phân loại
Khi tiến hành phân loại tài liệu của bất cứ phông lu trữ nào, đều cần phải xây dựng phơng án phân loại để xác định việc phân nhóm và trật tự sắp xếp tài liệu trong phòng lu trữ đó.
Phơng án phân loại tài liệu phông lu trữ là bản kê các nhóm tài liệu trong phông đợc phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm căn cứ sắp xếp tài liệu của phông đó. Khi xây dựng phơng án phân loại, việc phân nhóm tài liệu trong phông phải tiến hành từng bớc gồm nhiều mức độ. Bắt đầu bằng việc phân chia tài liệu của phông thành các nhóm cơ bản dựa theo các đặc trng chủ yếu của tài liệu. Tiếp đó, trong từng nhóm cơ bản lại căn cứ vào các đặc trng của tài liệu để chia thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ, cho đến nhóm nhỏ nhất. Điều cần phải chú ý là các nhóm trong phơng nông sản phân loại phải bao quát đợc tất cả tài liệu của phông.
Các đặc trng phân loại tài liệu trong phông lu trữ.
Khi phân loại tài liệu trong phông lu trữ, thờng vận dụng các đặc trng sau đây:
- Đặc trng cơ cấu tổ chức: phân nhóm tài liệu trong phông theo đơn vị tổ chức đã hình thành ra tài liệu đó.
- Đặc trng thời gian: căn cứ vào thời gian hình thành tài liệu để phân chia các nhóm.
- Đặc trng ngành hoạt động: vận dụng đặc trng này, tài liệu trong phông sẽ đợc phân nhóm theo ngành hoạt động hoặc chức năng của đơn vị hình thành phông.
- Đặc trng đề mục, vấn đề: căn cứ vào nội dung tài liệu của phông để chia chúng thành các chuyên đề, vấn đề.
- Đặc trng tác giả: phân nhóm tài liệu theo cơ quan hoặc họ tên các nhân vật là tác giả của tài liệu.
- Đặc trng địa d: phân nhóm tài liệu theo những đơn vị hành chính hoặc những khu vực nhất định mà tài liệu đó phụ thuộc.
- Đặc trng tên gọi: phân nhóm tài liệu theo từng loại đơn vị bảo quản nh hồ sơ, quyết định, kế hoạch, báo cáo, biên bản...
- Đặc trng cơ quan giao dịch: phân nhóm tài liệu theo những cơ quan hoặc cá nhân mà trong quá trình giao dịch với nhau đã hình thành ra những tài liệu đó.
Các đặc trng trên không phải đều có ý nghĩa nh nhau, mà trong đó có những đặc trng chủ yếu và những đặc trng thứ yếu. Đặc trng phân loại chủ yếu là những đặc trng tiêu biểu cho phần lớn tài liệu của phông, thờng đợc vận dụng để phân chia tài liệu của phông thành các nhóm cơ bản và nhóm lớn, nh đặc trng cơ cấu tổ chức, thời gian, ngành hoạt động, đề mục, vấn đề. Những đặc trng chủ yếu thờng chỉ áp dụng để phân nhóm tài liệu trong phạm vi nhóm lớn đã đợc hình thành trên cơ sở đặc trng phân loại chủ yếu.
Các kiểu phơng án phân loại:
Khi xây dựng phơng án phân loại cho một phông lu trữ cơ quan, khâu đầu tiên là chọn phơng án phân loại, tức là xác định các đặc trng cần vận dụng để phân chia tài liệu của phông thành các nhóm cơ bản và nhóm lớn, để từ đó tiếp tục phân chia tài liệu thành các nhóm nhỏ.
Một kiểu phơng án phân loại đợc cấu tạo bởi hai đặc trng chủ yếu. Có thể chọn một trong bốn phơng án sau đây:
- Phơng án cơ cấu tổ chức - thời gian - Phơng án thời gian - cơ cấu tổ chức - Phơng án hoạt động - thời gian
- Phơng án thời gian - ngành hoạt động
Cần căn cứ vào tính chất hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông, thành phần nội dung tài liệu và đặc điểm về văn th để lựa chọn đợc phơng án phân loại hợp lý nhất. Phơng án phân loại đó phải đảm bảo cho tài liệu của phông trở thành một khối thống nhất và phản ánh chính xác hoạt động lịch sử của đơn vị hình thành phông.
Các phơng án phân loại nói trên đợc vận dụng vào thực tiễn nh sau:
Phơng án cơ cấu tổ chức - thời gian
áp dụng phơng án cơ cấu tổ chức - thời gian, tài liệu trong phông trớc hết đợc phân nhóm theo từng đơn vị tổ chức, sau đó tài liệu trong từng đơn vị tổ chức lại đợc phân chia theo thời gian. Thời gian có thể tính theo năm hoặc giai đoạn, thông thờng tính theo năm. Ví dụ, có thể phân loại tài liệu phông lu trữ Liên hiệp Cung ứng vật t khu vực 4 thuộc Bộ Vật t theo phơng án sau đây:
I. Văn phòng 1. Năm 1980 2. Năm 1981 3. Năm 1982 II. Phòng kế hoạch 1. Năm 1980 2. Năm 1981 3. Năm 1982 III. Phòng tổ chức cán bộ 1. Năm 1980 2. Năm 1981 3. Năm 1982 ...
Phơng án này phản ánh tơng đối rõ cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức, mối quan hệ giữa các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị tổ chức đó thể