III. Phân loại tài liệu trong các kho lu trữ theo phông l u trữ
2.Các loại phông lu trữ
a. Phông lu trữ cơ quan
Phông lu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan có ý nghĩa chính trị khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác đợc đa vào bảo quản trong một kho lu trữ nhất định. Tên cơ quan hình thành ra khối tài liệu này đợc dùng để đặt tên phông. Ví dụ: phông lu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, phông lu trữ cơ quan Bộ Nội thơng. Những cơ quan đó đợc gọi là đơn vị hình thành phông. Đây là dạng phông lu trữ chủ yếu của Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam.
Điều kiện thành lập phông lu trữ cơ quan
Phông lu trữ cơ quan đợc thành lập khi có đầy đủ các điều kiện dới đây:
- Đơn vị hình thành phông phải là một cơ quan hoạt động độc lập, tức phải đảm bảo 4 yếu tố sau:
Một là, có văn bản pháp quy về thành lập cơ quan, quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn của cơ quan đó. Văn bản này thờng do cơ quan cấp trên ban hành dới hình thức nghị định, quyết định.
Hai là, có tổ chức biên chế riêng. Nghĩa là cơ quan đó đợc quyền tuyển dụng, đào tạo cán bộ, công nhân viên theo ý của cấp trên.
Ba là, có ngân sách độc lập. Tức là có thể độc lập giao dịch, thanh quyết toán với các cơ quan tài chính, ngân hàng.
Bốn là, có văn th riêng và sử dụng con dấu riêng.
Trong bốn yếu tố trên, thì yếu tố thứ nhất là cơ sở pháp lý cho sự ra đời và tồn tại độc lập của một cơ quan. Các yếu tố thứ hai và thứ ba nhằm tạo điều kiện cho cơ quan đó thực hiện chức, nhiệm vụ của mình đợc thuận lợi. Còn yếu tố thứ t bảo đảm cho cơ quan đó đợc tự nhân danh mình để giao dịch với
các cơ quan khác. Có nghĩa là đợc quyền ban hành văn bản và quản lý các văn bản hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Bốn yếu tố trên có liên quan chặt chẽ với nhau, biểu hiện tính chất độc lập về tổ chức và hoạt động của một cơ quan. Khi xác định một cơ quan hoạt động độc lập, cần phải xem xét một cách tổng hợp, chứ không thể tách rời từng yếu tố. Tuy vậy, trong thực tế, có thể có một số cơ quan vì điều kiện nào đó mà cha đợc giao quản lý ngân sách và tổ chức biên chế riêng, nhng có văn bản pháp quy về thành lập các cơ quan, đợc tự nhân danh mình mà quan hệ với các cơ quan khác, có văn th và con dấu riêng. Trong trờng hợp này, nếu xét về thực chất đó là một cơ quan hoạt động độc lập thì tài liệu của nó cũng có thể lập phông riêng.
Nên hiểu rằng cơ quan độc lập cũng có thể là những đơn vị tổ chức trong một cơ quan lớn. Ví dụ: Bộ Thơng mại trong đó có Công ty nhập khẩu thiết bị kỹ thuật đều có đủ 4 yếu tố của một cơ quan độc lập. Do vậy trong một cơ quan lớn, có thể hình thành nhiều phông lu trữ.
- Tài liệu của cơ quan đó phải có giá trị, cần bổ sung vào thành phần Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam.
Khi xác định một cơ quan hoạt động độc lập để lập phông lu trữ, phải xem xét tài liệu của cơ quan đó cần đa vào thành phần Phông lu trữ Quốc gia hay không, nghĩa là chúng có ý nghĩa khoa học, lịch sử hay không. Nếu không thì việc thành một phông lu trữ đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đó trở nên không cần thiết.
- Tài liệu phải hoàn chỉnh hoặc tơng đối hoàn chỉnh. Cơ sở vật chất để cấu thành phông lu trữ là tài liệu và phải là khối tài liệu hoàn chỉnh của tơng đối hoàn chỉnh thì mới phản ánh đợc đầy đủ quá trình hoạt động của cơ quan hình thành phông. Do đó, đối với những cơ quan hoạt động độc lập mà tài liệu bị mất mát nhiều, chỉ còn lại những tài liệu tản mạn, không còn giữ đợc mối liên hệ lịch sử, thì khối tài liệu đó không thể gọi là phông lu trữ (tuy nhiên vẫn phải đa vào nhà nớc bảo quản).
Tóm lại phông lu trữ cơ quan đợc hình thành đối với những cơ quan hoạt động độc lập, tài liệu hoàn chỉnh hoặc tơng đối hoàn chỉnh và có giá trị, cần bổ sung cho thành phần Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam.
Xác định giới hạn phông lu trữ
Xác định giới hạn phông lu trữ tức là xác định thành phần tài liệu của một phông lu trữ cụ thể. Trong quá trình phân loại tài liệu theo phông lu trữ,
vấn đề này có ý nghĩa rất quan trọng. Bởi nếu thành phần tài liệu của mỗi phông lu trữ không đợc xác định đúng đắn, sẽ làm cho tài liệu của phông đó bị phân tán, lẫn lộn với tài liệu của các phông lu trữ khác. Xác định giới hạn phông liên quan chặt chẽ với việc nghiên cứu quá trình lịch sử về tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông.
Khi xác định giới hạn phông lu trữ, trớc hết phải căn cứ vào thời gian bắt đầu và kết thúc hoạt động của đơn vị hình thành phông. Nói chung, thời gian bắt đàu hoạt động của một cơ quan đồng thời cũng là thời gian bắt đầu hình thành tài liệu của phông lu trữ cơ quan đó, khi cơ quan chấm dứt hoạt động thì đó cũng là giới hạn thời gian kết thúc của nó. Sự bắt đầu và kết thúc hoạt động của một cơ quan thờng đợc thể hiện bằng văn bản pháp quy nh nghị định, quyết định về thành lập và giải thể cơ quan đó.
Để xác định giới hạn thời gian của phông lu trữ cần phải nghiên cứu những ảnh hởng đến hoạt động của đơn vị hình thành phông. Các yếu tố đó là:
Sự thay đổi về chế độ chính trị
Trong trờng hợp này các cơ quan thuộc bộ máy nhà nớc cũ sẽ bị xoá bỏ, nhà nớc của chế độ mới ra đời, làm xuất hiện hàng loạt cơ quan mới, tạo nên một hệ thống đơn vị hình thành phông mới. ở nớc ta, đó là cuộc Cách mạng tháng Tám năm 1945, đã đập tan bộ máy nhà nớc của chế độ thuộc địa nửa phong kiến, thành lập nhà nớc mới của nớc Việt Nam dân chủ cộng hoà gồm hệ thống cơ quan từ trung ơng đến cơ sở. Ngày 19 tháng 8 năm 1945 - ngày cách mạng giành đợc thắng lợi ở thủ đô Hà Nội đợc xem là ngày kết thúc hoạt động của các cơ quan thuộc chế độ cũ nói chung. Tuy nhiên, do khởi nghĩa giành chính quyền của các tỉnh, thành phố không cùng thắng lợi trong một ngày, nên ngày kết thúc hoạt động của các cơ quan địa phơng thuộc chế độ cũ có thể không đồng nhất. Cần phải căn cứ vào tình hình thực tế của từng nơi mà xác định. Còn thời gian bắt đầu hoạt động của các cơ quan nhà nớc Việt Nam dân chủ cộng hoà thì tính theo ngày tháng của các văn bản pháp quy về sự thành lập những cơ quan đó.
Sự thay đổi về nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan. Trong thực tế có những trờng hợp sự thay đổi về nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan đã làm thay đổi ý nghĩa và vị trí của cơ quan đó trong hệ thống chung của bộ máy nhà nớc. Trong trờng hợp này sẽ hình thành phông lu trữ mới. Ví dụ, năm 1960, Tổng cục Địa chất đợc thành lập để thay thế Cục Địa chất thuộc Bộ Công nghiệp. Tổng cục Địa chất ngoài việc kế tục chức năng, nhiệm vụ của Cục Địa
chất, còn có nhiệm vụ giúp Hội đồng Chính phủ nghiên cứu ban hành các chính sách, chế độ, thể lệ, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật về nghiên cứu và thăm dò tài nguyên khoáng sản, khảo sát địa chất công trình, địa chất thuỷ văn, kiểm tra việc khai thác khoáng sản, tổ chức nghiên cứu khoa học về địa chất... nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế và văn hoá của đất nớc(21).
Do chức năng, nhiệm vụ quyền hạn đợc mở rộng nên Tổng cục Địa chất trở thành cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ, có vị trí cao hơn trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nớc so với Cục Địa chất trớc đó. Bởi vậy, đã dẫn đến việc hình thành phông lu trữ mới - phông lu trữ Tổng cục Địa chất.
Do thay đổi địa giới hành chính mà giải thể các cơ quan thuộc lãnh thổ hành chính cũ, thành lập các cơ quan thuộc đơn vị hành chính mới. Ví dụ: năm 1976, theo quyết định của Uỷ ban thờng vụ Quốc hội, hai tỉnh Nam Hà, Ninh Bình sáp nhập làm một, lấy tên là tỉnh Hà Nam Ninh. Do sự thay đổi này, đã kết thúc các phông lu trữ uỷ ban nhân dân Nam Hà và Uỷ ban nhân dân Ninh Bình, đồng thời hình thành nên Phông Lu trữ Uỷ ban nhân dân Ninh Bình.
Cũng có những trờng hợp, tuy địa giới hành chính và hoạt động của cơ quan có những biến động, nhng không làm ảnh hởng đến giới hạn của phông lu trữ. Đó là những trờng sau đây:
- Phạm vi hoạt động của cơ quan đợc mở rộng nhng chức năng, nhiệm vụ vẫn nh cũ. Ví dụ: Trong kỳ họp thứ hai, ngày 15-1-1977, Quốc hội khoá VI đã ra nghị quyết phê chuẩn việc sáp nhập huyện Côn đảo vào tỉnh Hậu Giang. Nh vậy, so với trớc đó, phạm vi hoạt động của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hậu Giang đã đợc mở rộng hơn. Nhng do chức năng, nhiệm vụ không thay đổi, nên phông lu trữ Uỷ ban nhân dân Hậu Giang vẫn giữ nguyên nh cũ.
- Hoạt động của cơ quan bị gián đoạn, nhng chức năng nhiệm vụ chủ yếu không thay đổi. Ví dụ: ngày 25-5-1946, Nha thống kê đợc thành lập theo Quyết định số 102 BKT của Bộ Quốc dân kinh tế, nhng nó chỉ hoạt động trong một thời gian ngắn thì giải thể. Nên năm 1948, Nha này lại đợc lập lại với chức năng, nhiệm vụ nh cũ. Trong trờng hợp này, phông lu trữ Nha Thống kê vẫn là một phông lu trữ liên tục. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc xác định giới hạn phông lu trữ là nội dung chủ yếu trong phân phông lu trữ ở các kho lu trữ. Đối với những đơn vị hình thành phông cha kết thúc hoạt động, thì công việc này sẽ diễn ra trong cả quá trình dài, đến khi đơn 21 Xem Nghị định 159 CP ngày 9-10-1961 của Hội đồng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Tổng cục Địa chất, Công báo năm 1961, tr. 669.
vị hình thành phông ngừng hoạt động và tài liệu của nó đợc giao nộp đầy đủ vào kho lu trữ thì mới chấm dứt.
b. Phông lu trữ cá nhân
Phông lu trữ cá nhân là toàn bộ vật liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng hiện đợc đa vào bảo quản trong một kho lu trữ nhất định. Phông lu trữ cá nhân thờng đợc thành lập đối với những nhà hoạt động xuất sắc trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật... mà tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của họ có ý nghĩa chính trị, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác. Ví dụ: tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của Hồ Chủ tịch sẽ đợc lập thành Phông lu trữ Hồ Chí Minh.
Cùng dạng với phông lu trữ cá nhân còn có phông lu trữ gia đình và phông lu trữ dòng họ (phông lu trữ có nguồn gốc cá nhân).
Phông lu trữ gia đình là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của các thành viên trong cùng một gia đình. Phông lu trữ này đợc thành lập đối với những gia đình có nhiều nhân vật xuất sắc mà tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của họ có ý nghĩa về nhiều mặt.
Phông lu trữ dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của nhiều nhân vật tiêu biểu trong cùng một dòng họ.
Hiện nay, tuy nhà nớc cha có những quy định cụ thể về việc thành lập phông lu trữ cá nhân, nhng tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một số nhà hoạt động chính trị, xã hội, khoa học kỹ thuật nổi tiếng đã bớc đầu đợc các cơ quan lu trữ chú ý thu thập và chỉnh lý.
Khác với phông lu trữ cơ quan, không có một yếu tố nào dùng để xác định giới hạn thời gian đã nêu ở trên lại có thể ảnh hởng đến giới thời gian của phông lu trữ cá nhân. ở đây, tài liệu có thể kéo dài từ thời kỳ lịch sử này sang thời kỳ lịch sử khác, tuỳ thuộc vào quá trình sống và hoạt động của ngời hình thành phông. Bởi vậy, xác định giới hạn thời gian phông lu trữ cá nhân chủ yếu là xác định giới hạn thời gian sống và hoạt động của cá nhân ấy.
Trong thành phần phông lu trữ cá nhân, còn gồm có cả những tài liệu nói về ngời hình thành phông sau khi ngời đó đã qua đời nh các hồi ký, bài viết, bản nhạc, v.v... gặp trờng hợp này, thì giới hạn thời gian của phông lu trữ cá nhân đợc mở rộng.
Phông lu trữ liên hợp là khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của hai hoặc nhiều cơ quan mà giữa chúng có mối liên hệ lịch sử và (hoặc) lô-gic đợc đa vào bảo quản ở một kho lu trữ nhất định. Mối liên hệ giữa các cơ quan đó đợc hình thành có thể do cùng chức năng, cùng cơ quan chủ quản, cùng địa bàn hoạt động, hoặc cùng kế thừa một nhiệm vụ nào đó... Việc tập hợp tài liệu của nhiều phông lu trữ đơn lẻ thành phông lu trữ liên hợp sẽ có tác dụng loại bỏ những tài liệu có nội dung trùng lặp thông tin, giảm nhẹ khối lợng công tác chỉnh lý, thống kê tài liệu, đơn giản hệ thống công cụ tra cứu khoa học. Tuy nhiên, việc lập phông lu trữ liên hợp thờng chỉ thực hiện đối với những đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động có khối lợng tài liệu không lớn hoặc thiếu hoàn chỉnh do tài liệu bị phân tán hoặc bảo quản không tốt. Chỉ trong trờng hợp nh vậy, việc liên hợp các phông mới đạt đợc các mục đích đã nêu trên. Nhng trong điều kiện thực tế hiện nay vẫn xảy ra phông lu trữ liên hợp mà phòng vẫn đang hoạt động bình thờng.
Cơ sở để lập phông lu trữ liên hợp là các phông lu trữ. Vì vậy điều kiện quan trọng hàng đầu để tổ chức đúng đắn phông lu trữ liên hợp là phân loại chính xác tài liệu các phông lu trữ. Mặt khác, cần phải tuân theo những đặc tr- ng chủ yếu trong phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia. Chẳng hạn, không đợc liên hợp các phông lu trữ của các thời kỳ lịch sử khác nhau hoặc phông lu trữ có ý nghĩa toàn quốc với phông lu trữ chỉ có ý nghĩa địa phơng. Phông lu trữ liên hợp thờng đợc xây dựng dựa theo các đặc trng ngành hoạt động, chức năng, cơ quan chủ quản, địa d, thời gian...
Đặc trng hoạt động dùng làm căn cứ để liên kết tài liệu của các đơn vị hình thành phông cùng một lĩnh vực hoạt động.
Đặc trng chức năng dùng làm cơ sở để liên kết tài liệu các đơn vị cơ sở thành phông có chức năng giống nhau. Trên thực tế, đặc trng ngành hoạt động và đặc trng chức năng không có sự khác biệt lớn.
Đặc trng cơ quan chủ quản là cơ sở để liên hợp phông của cơ quan chủ quản với phông của các cơ quan trực thuộc.
Đặc trng địa d đợc dùng làm cơ sở để liên kết tài liệu của các đơn vị hình thành phông hoạt động trong cùng một lãnh thổ hành chính.
Đặc trng thời gian đợc dùng làm cơ sở liên kết tài liệu của các đơn vị