I. Côngtác văn t h quản trị vănphòng Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh
I.5. Soạn thảo và ban hành văn bản
Trình tự ban hành văn bản là các bớc mà cơ quan quản lý nhà nớc có thẩm quyền ban hành nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản còn đợc gọi là quy trình xây dựng văn bản hoặc kế hoạch thực hành xây dựng văn bản.
Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản có thể xây dựng một trình tự ban hành tơng ứng. Tuy nhiên, việc xác định một trình tự chuẩn là hết sức cần thiết nhằm trật tự hoá công tác này. Cho đến nay mới có một trình tự chuẩn trong ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thi hành luật, còn các loại văn bản khác hầu hết đợc xây dựng và ban hành theo các quy tắc bởi hoạt động thực tiễn trong từng cơ quan, đơn vị cụ thể, quy trình đó thể hiện các bớc nh sau:
- Đề xuất văn bản - Khởi thảo văn bản - Sửa chữa dự thảo - Duyệt dự thảo
- Đánh máy văn bản - Chỉnh lý bản đánh máy - Trình ký văn bản
- Đóng dấu vào sổ văn bản đi - Phát hành và lu văn bản.
Văn bản của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh đợc ban hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ đợc giao. Văn bản thuộc lĩnh vực nghiệp vụ của đơn vị nào thì do đơn vị đó soạn thảo, riêng văn bản chung của Học viện do Giám đốc uỷ quyền cho đơn vị nào soạn thảo thì đơn vị đó phải làm nhng thờng thờng là Vụ Tổ chức, hoặc là Văn phòng Học viện.
Văn bản sau khi soạn thảo xong, do thủ trởng đơn vị sửa chữa cho đánh máy vi tính, sau khi đánh máy vi tính xong ngời soạn thảo văn bản phải xem xét, sửa chữa kỹ càng, văn th đơn vị xin chữ ký nháy của thủ trởng đơn vị, văn bản đợc chuyển về văn phòng, đồng chí chánh văn phòng kiểm tra, xem xét một lần nữa mới trình giám đốc ký chính thức. Nhiệm vụ của ngời đánh máy khi đánh máy xong phải sửa chữa, xem xét sửa lỗi trớc khi đa cho ngời soạn thảo văn bản.
Ngoài ra những văn bản mà thuộc về lĩnh vực của đơn vị có thẩm quyền ký thì đánh máy, sửa chữa xong đa cho ngời soạn thảo văn bản xem xét sửa chữa một lần nữa ngời soạn thảo văn bản phải ký nháy vào đó thì văn th trình thủ trởng đơn vị ký chính thức, sau đó mới ban hành.
VD: Nh các quyết định lên lơng, quyết định chuyền ngạch lơng...
Mực dùng ký các văn bản thì dùng bằng mực đen hoặc mực xanh đen tuyệt đối không đợc dùng mực đỏ. Quy định trên nhằm mục đích khi nhân bản đậm rõ nét và ta phân biệt đợc đâu là bản chính và đâu là bản sao. Ngời có thẩm quyền ký văn bản chỉ ký 03 bản chính và chịu trách nhiệm nội dung văn bản mình ký.
Sau khi văn bản đợc lãnh đạo ký xong thì văn th đơn vị đa về nhân bản máy phôtôcopy, khi nhân bản đủ số lợng, văn th đơn vị có trách nhiệm đem đến cho văn th tập trung lấy dấu và vào sổ công văn đi theo mẫu sổ đã in sẵn, văn th giữ lại bản chính, sau đó theo địa chỉ nơi nhận của văn bản làm phơng pháp phát hành. Trớc khi gửi đi văn th phải kiểm tra lại văn bản lần cuối xem đã đủ các quy định về thể thức văn bản cha chẳng hạn: số, ký hiệu công văn đi, ngày tháng văn bản, đóng dấu có bị sót không... Sau đó cho vào bì gián kín
(ghi rõ số, ký hiệu công văn lên bì th ở góc trên bên trái, nơi nhận công văn đ- ợc ghi to rõ ràng ở góc phải phía dới phong bì.
Mẫu sổ công văn đi của Học viện nh sau: Ngày tháng của văn bản Số và ký hiệu Tên loại và trích yếu nội dung Ngời ký nhậnNơi Đơn vị hoặc ngời nhận bản lu Số lợng bản Ghichú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 06/08/1999 04 QĐ thành lậpban chỉ đạo tập huấn hè Đ/c Nghĩa - Ban GĐ - 33 đơn vị - 4 Phân viện - Lu TV 49 ban 12/8/1999 06 QĐ hỗ trợ viết tiểu luận, kết thúc khoá học của Học viện lớp bổ túc kiến thức cao học Tôn giáo đ/c Sáu Vụ KH- TV - Tài vụ - Lớp CH - Lu tV
Nói chung công tác soạn thảo ban hành văn bản của Học viện thực hiện tơng đối tốt. Thể thức cơ bản đúng, thẩm quyền và thủ tục ký duyệt. Nội dung văn bản ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, đúng với quy định của Nhà nớc. Có những văn bản thờng xuyên ra nh Quyết định lên lơng, giấy mời, thông báo... thì đợc văn th làm mẫu hoá trên máy vi tính và đợc lu trong máy vi tính, khi đánh những loại văn bản đó rất thuận tiện vừa tiết kiệm thời gian, vừa giảm bớt những sai sót.
Tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục nh: Công văn gửi đi không ghi trích yếu ở dới số của công văn, các quy chế cha lấy số. Nhiều lúc văn th vội bỏ qua vẫn phát hành.
- Báo cáo, Quy định, Kế hoạch, Tờ trình, Quyết định, Thông báo, Quy chế.
Năm
Tổng sốVB ban hành
Báo cáo Quyếtđịnh Thôngbáo hoạchKế trìnhTờ địnhQuy trao đổiC/văn
97-98 1046 11 400 89 10 10 3 533
98-99 1085 21 364 103 09 34 545
99-2000 1125 36 395 143 14 46 572