IV. Phân loại tài liệu trong các phông lu trữ cụ thể
2. Phân loại tài liệu phông lu trữ cá nhân
a. Đặc điểm. Cũng giống nh phân loại tài liệu phông lu trữ cơ quan, khi phân loại tài liệu phông lu trữ cá nhân đều phải tiến hành các công việc nh nghiên cứu lịch sử ngời hình thành phông và lịch sử phông, xây dựng phơng án phân loại, hệ thống hoá tài liệu. Tuy nhiên, do phông lu trữ cá nhân thờng bao gồm rất nhiều loại tài liệu khác nhau, nh tài liệu về tiểu sử, th từ trao đổi, bản thảo chép tay, tài liệu về hoạt động chính trị, xã hội, khoa học, sáng tác văn học, tranh ảnh, tài liệu của ngời khác nói về ngời hình thành phông khi ngời đó còn sống và sau khi đã qua đời..., nên không thể chọn một đặc trng chung để phân tài liệu trong phông thành các nhóm cơ bản, mà cùng một lúc có thể vận dụng nhiều đặc trng khác nhau để phân nhóm, nh các đặc trng sự vật, chuyên đề, tác giả, tài liệu, thời gian, ngành hoạt động.
Mặt khác, công tác xây dựng một phông lu trữ cá nhân cũng khác với công tác xây dựng một bảo tàng hay một nhà lu niệm về ngời đó. Ngời ta có
thể để nguyên th viện của cá nhân trong một nhà lu niệm hay một viện bảo tàng danh nhân, nhng không bao giờ lại đa tất cả sách của th viện cá nhân vào phông lu trữ cá nhân, mà chỉ đa vào những sách và tài liệu có liên quan hoặc mang bút tích của ngời hình thành phông.
b. Phơng án phân loại tài liệu phông lu trữ cá nhân
Nh trên đã nêu, do tính đa dạng của tài liệu trong phông lu trữ cá nhân, nên việc phân chia các nhóm cơ bản của phơng án phải dựa theo các đặc trng của tài liệu trong phông. Mặt khác, còn lệ thuộc vào ý nghĩa và mức độ hoàn chỉnh của phông lu trữ đó. Đối với những phông lu trữ cá nhân mà tài liệu không hoàn chỉnh, thì không cần thiết phải xây dựng một phơng án phân loại chi tiết. Thứ tự trớc sau của các nhóm tài liệu cơ bản trong phông lu trữ cá nhân thờng phụ thuộc vào tính chất hoạt động của ngời hình thành phông, thành phần, nội dung tài liệu trong phông. Thứ tự sắp xếp đó nhằm làm nổi bật những hoạt động chủ yếu của ngời hình thành phông. Nếu ngời hình thành phông là một nhà khoa học thì các nhóm cơ bản đợc sắp xếp theo thứ tự sau:
1- Tài liệu về tiểu sử
2- Các công trình nghiên cứu khoa học và tài liệu liên quan 3- Tài liệu về hoạt động xã hội
4- Th từ trao đổi
5- Những bài viết liên quan đến ngời hình thành phông. 6- Tài liệu tạo hình
...
Nếu là một nhà văn, thì sau nhóm tài liệu về tiểu sử sẽ là nhóm tài liệu về sáng tác (tiểu thuyết, kịch bản, kịch ngắn, bút ký...), tiếp đó là nhóm sổ sách ghi chép, rồi đến nhóm th từ trao đổi...
Nếu ngời hình thành phông là một nhà hoạt động xã hội, thì tiếp sau nhóm tài liệu tiểu sử là nhóm tài liệu hoạt động xã hội, sau đó mới đến các nhóm khác nh th từ trao đổi, các bài viết, báo cáo liên quan...
Tài liệu về tiểu sử gồm có giấy khai sinh, chứng minh th, giấy tờ xác nhận trình độ văn hoá và nghiệp vụ, văn bản quyết định bổ nhiệm, đề bạt, thuyên chuyển công tác, thẻ tham gia các tổ chức xã hội (thẻ đảng, thẻ công đoàn...) hồ sơ lý lịch cá nhân v.v...
Những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của ngời hình thành phông ở các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp... trên các cơng vị khác nhau, nh
giấy tờ trao đổi, các bài nói chuyện, bản thảo các văn bản do ngời đó soạn đợc sắp xếp vào loại tài liệu hoạt động xã hội.
Trong nhóm tài liệu về sáng tác, gồm có bản thảo các tác phẩm văn học, nghệ thuật, các công trình nghiên cứu khoa học...
Nhìn chung, mỗi ngời hình thành phông đều có những hoạt động sôi nổi. Vì vậy, cần dựa vào đặc điểm của tài liệu trong phông và quá trình hoạt động của ngời hình thành phông để xây dựng phơng án phân loại thích hợp cho từng phông cụ thể.
Sau khi đã xác định đợc các nhóm tài liệu cơ bản của phơng án phân loại, lại sựa vào các đặc trng của tài liệu trong từng nhóm đó để phân thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ. Tài liệu trong các nhóm cơ bản có thể phân nhóm và sắp xếp theo trình tự sau đây:
Tài liệu về tiểu sử: Đối với nhóm tài liệu này có thể thia thành các nhóm theo thứ tự:
Tài liệu về ngày sinh, chứng minh th, tài liệu về quan hệ gia đình, tài liệu về trình độ văn hoá và chuyên môn, các giấy tờ, quyết định về công tác...
Tài liệu về hoạt động xã hội: tài liệu về hoạt động xã hội của ngời hình thành phông đợc xếp theo từng loại công tác. Ví dụ: trong phông lu trữ của nhà hoạt động xã hội đã tham gia nhiều lĩnh vực công tác có thể phân nhóm và sắp xếp nh sau:
- tài liệu về hoạt động ở Uỷ ban trung ơng Mặt trận Tổ quốc Việt Nam - Tài liệu về hoạt động ở Hội nghị Việt - Xô
- Tài liệu về hoạt động ở Uỷ ban Khoa học xã hội
Nếu tài liệu về hoạt động xã hội không nhiều lắm thì có thể xếp vào nhóm tài liệu về tiểu sử.
Tài liệu về sáng tác.
Tài liệu về sáng tác của các nhà khoa học thờng đợc sắp xếp theo chuyên đề. Trong phạm vi từng chuyên đề, thì sắp xếp theo thứ tự thời gian viết ra các tác phẩm đó. Những tài liệu phản ánh các giai đoạn khác nhau của quá trình hình thành bản thảo cuối cùng của một tác phẩm đều đợc sắp xếp theo tác phẩm. Ngoài ra, có thể sắp xếp các bản thảo theo các thể tài tác phẩm, nh sách chuyên khảo, các bài báo, các tài liệu công bố...
Đối với các nhà văn thì các bản thảo thờng đợc phân loại theo thể tài văn học, nh thơ, tiểu thuyết phê bình, tiểu luận... Cần căn cứ vào ý nghĩa của mỗi nhóm đối với ngời hình thành phông để quy định thứ tự sắp xếp các
nhóm. Chẳng hạn, nếu là một nhà viết tiểu thuyết thì nhóm đợc sắp xếp trớc tiên là tiểu thuyết, sau đó là các loại khác nh kịch bản, tiểu luận, thơ. Nhng nếu là nàh phê bình văn học thì nhóm tài liệu về phê bình văn học phải đợc xếp lên trớc.
Trong phạm vi mỗi nhóm, tài liệu có thể sắp xếp theo trình tự thời gian. Trong phông lu trữ của các nhà hoạ sĩ, nghệ sĩ nhiếp ảnh thì tài liệu sáng tác ch là tài liệu tạo hình. Nhóm tài liệu này có thể phân thành các nhóm nhỏ theo tài liệu sáng tác nh chân dung, tranh phong cảnh, tranh minh hoạ, tranh hài hớc... Tài liệu trong mỗi nhóm có thể sắp xếp theo trình tự thời gian.