I. Côngtác văn t h quản trị vănphòng Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh
I.6. Quản lý công văn đi và công văn đến
Cán bộ đợc giao làm công tác văn th có trách nhiệm quản lý văn bản đi và văn bản đến. Mỗi loại văn bản đi, đến đều đợc văn th làm thủ tục gửi đi hay tiếp nhận văn bản theo một trình tự thống nhất.
a) Đối với văn bản đi
Văn bản đi nhất thiết phải qua văn th để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi, văn bản trớc khi phát hành đợc văn th kiểm tra các phần về thể thức văn bản đã đúng quy định pháp luật hay cha. Nếu phát hiện sai sót thì báo cáo
với ngời có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung. Sau đó ghi sổ, ký hiệu, ngày tháng của văn bản và bào sổ đăng ký văn bản đi, ghi đầy đủ, chính xác, rõ ràng và từng cột mục trong sổ những điều cần thiết nh ngày tháng văn bản đi, số và ký hiệu của văn bản, tên loại và trích yếu nội dung, họ và tên ngời ký văn bản, địa chỉ nơi nhận văn bản, ngời nhận bản lu, số lợng bản nhân bản... Đăng ký xong mới nhân bản theo đúng số lợng và đăng ký trong sổ rồi sau đó mới đóng dấu và cho phát hành. Đóng dấu xong, văn th giữ lại bản chính lu ở văn th cơ quan để tra tìm khi cần thiết và thờng bộ phận soạn thảo cũng giữ lu 1 bản để làm cơ sở cho những báo cáo sau.
Mỗi công văn đi đều đợc bỏ vào một phong bì đợc văn th in sẵn có ghi tên cơ quan, địa chỉ và điện thoại, ở dòng dới ghi số và ký hiệu của văn bản ở gần giữa phong bì ghi 2 chữ kính gửi để văn th ghi tiếp gửi đâu và nơi nào nhận.
Khi gấp công văn thì văn th gấp mặt có chữ và có con dấu vào bên trong có thể gấp làm đôi hoặc gấp làm 4 tùy theo số lợng bản và độ to nhỏ của phong bì. Còn nếu nh trờng hợp tài liệu dày cần phải bỏ vào 01 phong bì cỡ lớn hơn khổ giấy A4 thì văn th phải dùng một tờ giấy trắng để lên tập giấy phần có chữ.
Về văn bản đi Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh dùng 02 sổ công văn, 01 sổ dùng riêng cho loại văn bản tơng đối nhiều đó là quyết định, còn 01 cuốn dùng đăng ký công văn, thông báo, báo cáo, quy chế, quy định. Tuy dùng chung 01 cuốn nhng số công văn lấy riêng còn thông báo, quy chế, quy định thì lấy chung vào nhau vì các loại này số lợng có ít.
Mỗi sổ công văn đi dùng thống nhất nh sau:
Ngày tháng của văn bản Số và ký hiệu Tên loại và trích yếu nội dung Ngời ký văn bản Ngời
nhận Đơn vị hoặc ng-ời nhận VB Ghichú Ngời
nhận Số bản
(1) (2) (3) (4) (5) (7) (8) (9)
Sau khi đăng ký văn bản song văn th Học viện gửi văn bản đi có một số chuyển công văn đi (cả công văn đến theo mẫu của văn phòng Trung ơng đã thống nhất).
Những văn bản gửi do đồng chí đi lấy báo gửi ra văn phòng Trung ơng hoặc gửi trực tiếp đến cá nhân hoặc đơn vị. Mẫu sổ cũng giống nh mẫu sổ đăng ký công văn.
Đối với văn bản khẩn thì trớc tiên là sử dụng bằng máy fax, sau đó gửi văn bản bằng bản chính đi sau để đảm bảo tính pháp lý của văn bản, vì văn bản fax hay bị mực mờ chữ.
VD: trích ngang danh sách quyết định nhân sự, hay danh sách đề nghị ngời đi nớc ngoài... những văn bản cần nhanh thì đề hoả tốc và ghi ngày giờ đến. Sau đó văn th phải báo lại giờ để cho đơn vị chủ trì có văn bản biết đợc đến nơi ngời và đơn vị đợc mời hay cha. Đây là công tác theo dõi văn bản.
b) Đối với văn bản đến:
Văn bản đến là các công văn giấy tờ do văn th nhận đợc từ nơi khác chuyển đến. Việc giải quyết và quản lý văn bản đến của cơ quan đợc thực hiện đúng theo quy trình quy định của Nhà nớc.
Tất cả các văn bản đến văn th phải kiểm tra xem có đúng là gửi cho cơ quan mình không nến nhầm phải gửi trả lại nơi gửi phải làm một phòng mới sau đó thì đa công văn gửi không dùng địa chỉ vào bên trong sau đó gián phong bì lại ghi số và ký hiệu công văn cũ ra bên ngoài, khi chuyển thì ngời văn th phải ghi số và ký hiệu của bì đó vào trong sổ chuyển của văn th, rồi ghi địa chỉ của cơ quan chuyển đến, trong trờng hợp này gọi là đa công văn, văn th vô tình bóc công văn. Còn nếu cha bóc thì văn th có thể kiểm tra trả lại ngay, hay để đến ngày mai văn th trả cũng đợc, trờng hợp văn th gửi lại đơn vị có tin nhận thì văn th gọi điện thoại cho đơn vị gửi công văn.
Tuy nhiên các trờng hợp trên có thể xảy ra ta nên làm theo lịch công tác, phân cấp từng công việc để ngời lãnh đạo không không phải xử lý các tr- ờng hợp đột xuất, nếu có công việc đơn giản nhẹ nhàng hơn trong công việc. Khi giám đốc có việc giải quyết ngay thì báo cho văn phòng. Văn th có, đơn vị khi chuyển công văn thì phải chuyển đến nơi quy định đừng đa sai địa chỉ khi chuyển cho ai thì nên nhắc lại hay hỏi nơi chuyển đã nhận đợc cha.
Đối với công văn có dấu "hoả tốc", "thợng khẩn", "khẩn" thì bóc trớc vào sổ công văn đến và chuyển giao ngay cho lãnh đạo cơ quan ký nhận, chuyển ngời thực hiện.
Các văn bản mật thì văn th không bóc mà căn cứ vào thông tin ghi trên phong bì để ghi vào sổ và chuyển thẳng cho lãnh đạo cơ quan ký nhận, chuyển cho ngời thực hiện.
Đối với các công văn thờng khác, văn th có nhiệm vụ soát lại một lần nữa, nếu là th cá nhân thì bỏ riêng để giao cho ngời nhận. Số văn bản còn lại, văn th bóc ra xem, kiểm tra về thể thức, thẩm quyền có gì sai không, nếu sai văn th có quyền gửi trả lại nơi gửi. Khi đã đúng hết là văn bản của cơ quan thì văn th đóng dấu đến. Vào sổ công văn, tài liệu đó đợc đa lên trình chánh văn phòng Học viện, cho ý kiến phân phối, thì chánh văn phòng ghi vào giấy chuyển công văn đính kèm lên tài liệu. Sau khi lãnh đạo cơ quan có ý kiến phân cho đơn vị nào và cho ai, văn bản đợc đa lại cho văn th để vào sổ công văn đến và chuyển đến đúng địa chỉ mà lãnh đạo đã phân. Việc chuyển giao văn bản phải giao đúng, trực tiếp cho đối tợng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tợng đó phải ký vào cột "ký nhận". Mỗi văn bản đều có đính kèm phiếu chuyển công văn.
Sổ đăng ký công văn đến của Học viện nh sau:
Ngày đến đếnSố Tácgiả Số và ký hiệu Ngày tháng của văn bản Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc ngời nhận Ký nhận Ghichú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Ngoài công văn đến còn có công văn đơn từ khiếu tố của cá nhân hoặc các cơ quan khác gửi đến. Nên đối với những loại đơn từ này thì đợc văn th gửi đến Vụ Tổ chức để giải quyết.
Đối với công văn mật thì vào sổ riêng nhng loại này có ít. Khi văn bản mật đến thì văn th gửi trực tiếp đến ngời có trách nhiệm giải quyết.
Hàng năm tổng số công văn đến của Học viện có trên 1.000 văn bản. Thống kê qua 3 năm đợc con số nh sau:
8/1997-7/1998: Tổng số văn bản đến là 3.123 văn bản gồm 6 quyển. 8/1998-7/1999: Tổng số văn bản đến là 2.051 văn bản gồm 5 quyển. 8/1999-7/2000: Tổng số văn bản đến là 2.065 văn bản gồm 4 quyển. Nhìn chung công tác quản lý công văn đi và đến của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh trong những năm gần đây đảm bảo đúng quy định nh chẳng hạn nh ghi chép đầy đủ, rõ ràng và thống nhất về biểu mẫu của công văn đi và đến. Đồng thời cũng theo dõi quản lý công văn đến nh th, báo đến để trình lãnh đạo cho ý kiến và giải quyết để phân phối cho kịp thời, chính xác tới các cơ quan cá nhân có trách nhiệm để xử lý những văn bản đó, không để tình trạng công văn tồn đọng hoặc công văn chuyển đi bị sai địa
chỉ. Về thể thức văn bản khi ban hành đã làm tơng đối là chuẩn, sổ sách ghi rõ dễ tìm.