I. Côngtác văn t h quản trị vănphòng Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh
I.3. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của văn phòng cơ quan
- Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan; văn phòng cơ quan đợc bố trí theo kiểu văn phòng kiểu cũ, tách từng phòng riêng bố trí khép kín chia thành những căn phòng nhỏ cửa khép kín, hiệu quả của văn phòng bố trí theo kiểu cũ tốn kém diện tích, hạn chế cho ngời quản trị văn phòng không theo dõi và kiểm soát đợc cán bộ nhân viên, không tạo điều kiện gần gũi giữa thủ trởng và cán bộ. Nhng thuận tiện cho việc khi có công việc về nhân sự thì không gây ảnh hởng sang các phòng bên cạnh và không gây ảnh hởng đến công việc khác.
- Văn phòng đã đợc đặt ở nơi cổng chính ra vào thuận tiện, dễ tìm, gần đờng giao thông đi lại, rất thuận tiện cho việc giao dịch khi tổ chức các cuộc hội họp có chỗ để các phơng tiện nh xe đạp, xe máy và xe ô tô, văn phòng đợc đặt gần nơi bảo vệ của cơ quan đảm bảo an toàn và bảo mật tài liệu.
(Sơ đồ 2a nơi làm việc của Học viện và Văn phòng Học viện). Tổ chức lao động trong văn phòng gồm có cán bộ lãnh đạo 1. 01 Chánh văn phòng
2. 02 Phó văn phòng
3. 01 Trởng phòng thi đua pháp chế 4. 01 Trởng phòng Hành chính 5. 01 Phó phòng hành chính Trong phòng thi đua Pháp chế có - Bộ phận văn phòng
- Tổ đánh máy - Tổ tiếp khách - Tổ truyền thống
Trong phòng hành chính có: Tổ văn th, Tổ trực máy. - Sắp xếp chỗ ngồi và phòng làm việc đợc sắp xếp nh sau:
Tầng 1 nhà A2, Chánh văn phòng đợc xếp 1 phòng riêng bên cạnh phòng chuyên viên và nhân viên làm công tác tổng hợp văn th trực điện thoại, phòng tiếp khách số I. Đối diện đồng chí Chánh văn phòng với đ/c là phòng
đánh máy vi tính bên cạnh phòng khách là phòng của đ/c Phó văn phòng. Tầng 2 nhà A2 bố trí 01 phó văn phòng, phòng thi đua pháp chế, phòng truyền thống, trong phòng truyền thống có 02 phòng trng bày truyền thống quá trình hoạt động của Hồ Chủ Tịch.
Đối diện với tầng 1 nhà A2 là nhà A1, phòng đầu tiên tầng I là phòng văn th, tiếp theo đó là phòng của trởng phó phòng hành chính. Đối diện phòng trởng phó phòng là phòng trực máy fax, điện thoại, in ấn, đánh máy tài liệu.
Bố trí nơi làm việc của các phòng ban trong văn phòng so với điều kiện diện tích và mặt bằng của Học viện nh vậy là tơng đối hợp lý. Các bộ phận và phòng ban làm việc thờng xuyên có mối liên hệ với nhau thì phải bố trí vị trí gần nhau: phòng tiếp khách đợc bố trí gần lối ra vào đến liên hệ làm việc. Các phòng làm việc đợc bố trí quay mặt vào nhau không gây ảnh hởng cho các phòng khác.
Trang bị phơng tiện làm việc cho 3 đồng chí lãnh đạo có bàn xa lông đệm mút để tiếp khách, bàn làm việc có tủ đựng tài liệu.
- Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng, bộ phận công tác văn phòng trang bị mỗi chuyên viên có 1 bàn làm việc cũ bằng gỗ, ghế tựa ba nan và 01 tủ gỗ để đựng tài liệu có hệ thống điện thoại giao dịch.
Phòng văn th đợc trang bị bàn quầy có tấm kính ngăn cách giữa văn th và ngời đến lấy báo, tài liệu, công văn giấy tờ, trong phòng đã mắc máy điều hoà nhiệt độ, có máy điện thoại.
Nhận xét, nhìn chung trang bị phơng tiện viễn thông máy đàm thoại để báo cáo bằng mồm hoặc là truyền những thông tin đi đến một cách nhanh chóng. Trang bị hệ thống máy vi tính dùng để soạn thảo văn bản và làm nhiệm vụ lu giữ thông tin các tài liệu công văn gửi đi hiện nay các máy của văn phòng đều dùng hệ điều hành MICROSOST và dùng hai phân mềm Window 95 và Excel, trang bị máy phô tô để in ấn tài liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện.