Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu là một biện pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ của công tác lu trữ (nh lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thống kê tài liệu...) để tổ chức khoa học tài liệu của một phông lu trữ. Công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu đợc tiến hành đối với những phông lu trữ cha đợc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị hợp lý hoặc còn trong tình trạng lộn xộn. Đây là một công tác rất cần thiết và quan trọng đối với các phòng, kho lu trữ nớc ta hiện nay. Vì nhìn chung, tài liệu từ văn th nộp vào lu trữ cơ quan phần lớn cha đợc lập hồ sơ hoặc lập cha đạt yêu cầu của lu trữ. Công tác này vừa mang tính chất khoa học, lại vừa đòi hỏi phải có kỹ thuật (nh đóng hồ sơ, trình bày bìa hồ sơ) nên đợc gọi là chỉnh lý khoa học kỹ thuật.
Tuỳ theo tình hình tài liệu của từng phông lu trữ mà xác định nội dung và các bớc tiến hành chỉnhlý. Trong thực tế, thờng chia làm hai loại phông lu trữ để chỉnh lý: Phông lu trữ đã đợc lập hồ sơ ở văn th và phông lu trữ tài liệu còn rời lẻ, cha đợc lập hồ sơ.
Đối với phông lu trữ đã đợc lập hồ sơ ở văn th thì công tác chỉnh lý bao gồm những công việc chủ yếu sau đây:
- Nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
- Xác định giới hạn phông lu trữ - Xây dựng phơng án phân loại
- Kiểm tra, điều chỉnh những hồ sơ cha hợp lý, xác định giá trị cha chính xác, phát hiện tài liệu còn thiếu để bổ sung.
- Hoàn chỉnh công tác biên mục
- Hệ thống hoá tài liệu theo phơng án phân loại - Lập mục lục hồ sơ
- Đa hồ sơ vào các cặp, hộp, làm nhãn và sắp xếp lên giá.
Khi chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu những phông lu trữ cha lập hồ sơ, cần tiến hành những việc chủ yếu sau đây:
- Nghiên cứu và biên soanh lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
- Xác định giới hạn phông lu trữ. - Lập hồ sơ
- Xây dựng phơng án phân loại
- Hệ thống hoá tài liệu theo phơng án phân loại - Lập mục lục hồ sơ
- Đa tài liệu vào cặp, hộp và sắp xếp lên giá.
Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu trong trờng hợp này thì lập hồ sơ là nội dung quan trọng và mất nhiều thời gian nhất. Công tác lập hồ sơ ở đây về nội dung và phơng pháp cũng giống nh lập hồ sơ ở văn th, nhng đòi hỏi đảm bảo chất lợng, khâu biên mục phải đợc làm hoàn chỉnh đối với tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Công tác xác định giá trị tài liệu đợc kết hợp chặt chẽ trong quá trình này.
Cần nhấn mạnh rằng, trong chỉnh lý những phông tài liệu còn rời lẻ, không thể xây dựng phơng án phân loại tài liệu của phông đó trớc khi lập hồ sơ. Bởi vì hồ sơ (đơn vị bảo quản) là đơn vị phân loại nhỏ nhất của phông lu trữ, là tế bào cấu thành các nhóm tài liệu của phơng án. Cho nên, một phơng án phân loại tài liệu chi tiết và chính xác chỉ có thể đợc xây dựng trên cơ sở tài liệu trong phông lu trữ đó đã đợc lập thành hồ sơ.
Khi chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu một phông lu trữ cụ thể, lập mục lục hồ sơ là một cong việc không thể thiếu nhằm thống kê tài liệu và cố định trật tự tài liệu đã sắp xếp. Đồng thời lập mục lục hồ sơ cũng tức là xây dựng công cụ tra tìm cơ bản tài liệu trong phông.
Thông thờng, để công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật đạt kết quả tốt, tr- ớc khi tiến hành, cần xây dựng kế hoạch chỉnh lý. Trong bản kế hoạch này, phải trình bày rõ mục đích, yêu cầu chỉnh lý, nội dung, phơng pháp, biện pháp, bố trí nhân lực và thời gian tiến hành các mặt công tác (nh lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, xây dựng phơng pháp phân loại, hệ thống hoá tài liệu...). Đối với những phông có khối lợng tài liệu lớn và phức tạp, có thể làm các bản hớng dẫn riêng về lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu còn thiếu.
Kế hoạch chỉnh lý, cần đa ra trao đổi, thảo luận và quán triệt trong các cán bộ tham gia chỉnh lý tài liệu của phông đó.
Trong chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu, việc nắm vững lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông có ý nghĩa rất lớn. Chỉ trên cơ sở nắm hiểu đầy đủ và chính xác lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, mới có thể phân phông, xây dựng phơng án phân loại, xác định giá trị và lập hồ sơ tài liệu trong phông đợc chính xác.
Tóm lại, trong chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu các phông lu trữ, phân loại tài liệu có vai trò rất quan trọng. Mặt khác, trong công tác lu trữ của nớc ta hiện nay, khi việc lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu cha đợc làm tốt ở khâu văn th, thì ở các phòng, kho lu trữ, công tác phân loại tài liệu thờng đợc thực hiện thông qua biện pháp chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu.
Các Giám đốc qua các thời kỳ:
1. Đ/c Trần Tống 2. Đ/c Lê Hải An 3. Đ/c Võ Quang Trinh 4. Đ/c Lê Xuân Tùng 5. Đ/c Lê Quang Vinh 6. Đ/c Thái Văn Lan 7. Đ/c Đỗ Nguyên Phơng 8. Đ/c Trần Ngọc Hiên 9. Đ/c Nguyễn Văn Sáu 10. Đ/c Tô Huy Rứa 11. Đ/c Lê Hữu Nghĩa 12. Đ/c Vũ Đình Hoè
13. Đ/c Nguyễn Đăng Thành 14. Đ/c Trơng Thị Thông
Các đồng chí lãnh đạo Viện Nghiên cứu chủ nghĩa Mác - Lênin
2. Đ/c Hồng Long
3. Đ/c Nguyễn Thành Lê 4. Đ/c Nguyễn Văn Phùng 5. Đ/c Bùi Đức Kế
Viện Nghiên cứu chủ nghĩa Mác - Lênin và t tởng Hồ Chí Minh
1. Đ/c Đặng Xuân Kỳ 2. Đ/c Trần Nhâm 3. Đ/c Vũ Hữu Ngoạn 4. Đ/c Đào Duy Quát
Các đồng chí Giám đốc các trờng trớc sáp nhập vào Học viện
1. Đ/c Phan Thợng Hiền - Trờng K 1979
2. Đ/c Vũ Tấn - Trờng Nguyễn ái Quốc đặc biệt 3. Đ/c Hồ Sĩ Tơng - Trờng Nguyễn ái Quốc X
Phần I
Kết quả nghiên cứu khảo sát tình hình công tác văn th - quản trị văn phòng và công tác lu trữ