những yếu tố cơ bản nhất là phải dựa trên cơ sở phân loại khoa học tài liệu Phông lu trữ Quốc gia. Do vậy, xác định mạng lới các kho lu trữ tức là quá trình nghiên cứu để phân chia "tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam thành các nhóm rồi căn cứ vào đó mà tổ chức hệ thống các kho lu trữ. Mỗi nhóm tài liệu ở đây tơng ứng với một kho lu trữ.
- Các giai đoạn phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam
2. Các đặc trng phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam đểxác định mạng lới các kho lu trữ xác định mạng lới các kho lu trữ
Khi xác định mạng lới các kho lu trữ cần căn cứ vào các đặc trng sau đây:
a. Đặc trng thời kỳ lịch sử
Theo quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin, thời kỳ lịch sử tức là quãng thời gian đợc đánh dấu bằng bớc ngoặt lịch sử của một quốc gia, một dân tộc hoặc của thế giới; thờng tơng ứng với một hình thái kinh tế - xã hội. Nhng xét trong phạm vi từng quốc gia thì việc phân chia thời kỳ lịch sử phải căn cứ vào tiến trình lịch sử của mỗi nớc. Đây là một vấn đề khá phức tạp, đặc biệt đối với việc xác định các mốc thời gian.
Nhìn chung trong xã hội, sự chuyển biến từ hình thái kinh tế - xã hội này sang hìnhthái kinh tế - xã hội khác thờng đợc thể hiện bằng đấu tranh giai cấp lật đổ bộ máy nhà nớc của giai cấp thống trị cũ và thành lập bộ máy nhà nớc của giai cấp thống trị mới. Bởi vậy, đó cũng là thời điểm chấm dứt sự hoạt động của hệ thống cơ quan nhà nớc của hình thái kinh tế - xã hội cũ và thời điểm khởi đầu của hệ thống cơ quan nhà nớc của hình thái kinh tế - xã hội mới. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của hệ thống cơ quan của mỗi hình thái kinh tế - xã hội là một bức tranh toàn cảnh về xã hội của thời kỳ lịch sử đó. Nghiên cứu chúng trong mối liên hệ về nhiều mặt sẽ rút ra đợc những kết luận chính xác đầy đủ về bản chất và quy luật phát triển của xã hội cũng nh của từng cơ quan, từng ngành, từng địa phơng tồn tại trong thời kỳ lịch sử đó. Chính vì vậy, thời kỳ lịch sử là một đặc trng quan trọng đợc vận dụng khi phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam để xác định mạng lới các kho lu trữ. Tuy nhiên, trong thực tế, không phải trờng hợp nào cũng có thể vận dụng đặc trng này; bởi thế thực tế lịch sử thờng diễn ra phức tạp, mốc
phân kỳ lịch sử có trờng hợp chỉ mang tính ớc lệ, nên ranh giới tài liệu của hai thời kỳ lịch sử cũng không thể nào phân đại đợc. Chẳng hạn ở nớc ta, các nhà sử học đều thống nhất lấy năm 1858 - năm thực dân Pháp nổ súng tiến công xâm lợc Việt Nam là mốc phân kỳ lịch sử trung đại và lịch sử cận đại, tức mốc phân kỳ giữa xã hội phong kiến và xã hội thuộc địa nửa phong kiến. Nhng trong thực tế, tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam không thể phân chia theo mốc đó. Vì rằng, sau tiếng súng tấn công của thực dân Pháp vào cửa biển Đà Nẵng, bộ máy nhà nớc phong kiến truyền Nguyễn vẫn tồn tại. Từ năm 1883 trở đi, nghĩa là sau khi triều đình Huế ký hàng ớc Hác Măng, tuy quyền hạn bị thu hẹp nhiều, nhng mãi đến tháng 8 năm 1945, ngai vàng của tên vua cuối cùng mới bị quần chúng cách mạng lật đổ. Nh vậy, tài liệu phản ánh chế độ phong kiến Việt Nam, có sự liên tục cho đến Cách mạng tháng Tám năm 1945, nghĩa là xuyên suốt cả thời kỳ cận đại. Thực tế lịch sử đó đã không cho phép chúng ta phân chia rạch ròi lt của thời kỳ lịch sử trung cổ với thời kỳ lịch sử cận đại Việt Nam. Có thể khẳng định, ở nớc ta không có cơ sở để hình thành các kho lu trữ nhà nớc bảo quản tài liệu của mỗi thời kỳ lịch sử nói trên.
Khi vận dụng đặc trng của thời kỳ lịch sử đẻ xác định mạng lới các kho lu trữ, cần chú ý đặc biệt đến tài liệu của thời kỳ lịch sử hiện đại. Lịch sử Việt Nam bớc vào thời kỳ hiện đại bằng cuộc Cách mạng tháng Tám năm 1945. Đây là cuộc cách mạng có ý nghĩa vạch thời đại, là ranh giới để phân kỳ lịch sử cận đại và hiện đại Việt Nam. Trải qua hơn bốn mơi năm tồn tại, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp từ Trung ơng đến cơ sở của chế độ xã hội mới đã hình thành nên khối lợng tài liệu rất lớn, phản ánh sự nghiệp đấu tranh giải phóng dân tộc, sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc của nhân dân Việt Nam dới sự lãnh đạo của Đảng. Khối tài liệu này chiếm tỉ lệ lớn nhất trong Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam và đang không ngừng tăng lên theo bề dày lịch sử. Đây cũng là khối tài liệu đợc sử dụng nhiều nhất để phục vụ cho các yêu cầu của thực tiễn và nghiên cứu lịch sử. Vì vậy, khi phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam để xác định mạng lới các kho lu trữ, cần chú ý nghiên cứu vận dụng đặc trng này đối với tài liệu của thời kỳ lịch sử sau Cách mạng tháng Tám 1945. Trên cơ sở đặc trng thời kỳ lịch sử, có thể thành lập các kho lu trữ tài liệu thuộc thời kỳ dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa.
Ngoài ra, khi vận dụng đặc trng thời kỳ lịch sử để tổ chức màng lới các kho lu trữ, cần phải chú ý tới một đặc điểm của lịch sử nớc ta là sau Cách
mạng tháng Tám năm 1945, nhân dân Việt Nam đã phải tiến hành hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp (1945 - 1954) và đế quốc Mỹ xâm lợc (1954 - 1975). Trong các giai đoạn lịch sử này, trên một bộ phận của đất nớc bị địch chiếm đóng đã tồn tại một số cơ quan của đế quốc Pháp, Mỹ và chính quyền tay sai của chúng. Tài liệu của những cơ quan này là một bộ phận của Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam. Khối tài liệu này cần đợc phân loại riêng và xác định rõ nên đa vào bảo quản trong những kho lu trữ nhà nớc nào.
b. Đặc trng ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phơng của tài liệu
Tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam đợc chia ra làm hai giai loại: tài liệu có ý nghĩa toàn quốc và tài liệu có ý nghĩa địa phơng. Cơ sở để phân loại tài liệu theo hai ý nghĩa trên đây là nội dung tài liệu và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đã hình thành ra chúng. Đối với những cơ quan có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn bao quát cả quốc gia thì tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của chúng sẽ có ý nghĩa toàn quốc. Còn những cơ quan mà nhiệm vụ và quyền hạn chỉ giới hạn trong từng đơn vị hành chính nhất định thì nói chung, tài liệu của các cơ quan đó chỉ mang ý nghĩa địa phơng.
Khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc bao gồm tài liệu của các cơ quan nhà nớc và các đoàn thể xã hội trung ơng nh Hội đồng Nhà nớc, Hội đồng Bộ tr- ởng, các Bộ và cơ quan ngang Bộ, các cơ quan trực thuộc Hội đồng Bộ trởng các cơ quan, xí nghiệp trực thuộc Bộ, Tổng Công đoàn, Trung ơng Hội liên hiệp phụ nữ v.v...
Tài liệu có ý nghĩa toàn quốc còn gồm cả tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của các nhà hoạt động chính trị, văn hoá, khoa học kỹ thuật... nổi tiếng mà phạm vi ảnh hởng của họ có tính chất rộng rãi, vợt khỏi giới hạn của một địa phơng. Ví dụ, tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, và các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của Đảng và Nhà nớc, của các anh hùng lao động xã hội chủ nghĩa, các nhà văn, nhà thơ lỗi lạc...
Trong thực tế, có những nhóm tài liệu tuy nội dung phản ánh các sự kiện xảy ra ở địa phơng và liên quan nhiều đến địa phơng đó, nhng bản thân các sự kiện này lại có ý nghĩa to lớn, vợt ra ngoài phạm vi một địa phơng thì những tài liệu đó thuộc khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc. Ví dụ: các tài liệu về phong trào Xô-viết Nghệ Tĩnh năm 1930-1931, về cuộc khởi nghĩa Yên Thế của Hoàng Hoa Thám cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX, v.v...
Ngoài ra, tài liệu có ý nghĩa toàn quốc còn có thể gồm cả tài liệu của một số cơ quan mang tính chất khu vực, nhng nội dung của chúng lại có ý nghĩa lớn cần đợc sử dụng cho yêu cầu nghiên cứu về nhiều mặt trong phạm vi toàn quốc. Chẳng hạn, tài liệu của Nha kinh lợc Bắc Kỳ, địa bạ của các tỉnh...
Trong Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam, tài liệu mang ý nghĩa địa phơng rất đa dạng, bao gồm tài liệu của các cơ quan, đoàn thể cấp kỳ, liên khu, khu (thuộc đơn vị hành chính cũ), các cơ quan, đoàn thể tỉnh, thành phố và đặc khu trực thuộc trung ơng, các cơ quan, đoàn thể cấp huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, các cơ quan, đồng thể xã, thị trấn... Nh vậy, tài liệu mang ý nghĩa địa phơng có mức độ rộng hẹp khác nhau, phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan hình thành tài liệu.
Thuộc khối tài liệu mang ý nghĩa địa phơng còn gồm có tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của các nhà hoạt động chính trị, xã hội và các lĩnh vực khác, nếu những tài liệu đó có ý nghĩa đối với địa phơng.
ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phơng của tài liệu cũng là một trong những đặc trng phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia để xác định mạng lới các kho lu trữ. Vận dụng đặc trng này, sẽ hình thành nên các kho lu trữ trung - ơng tập trung bảo quản khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc, và các kho lu trữ tỉnh, thành phố... bảo quản tài liệu có ý nghĩa địa phơng.
c. Đặc trng lãnh thổ hành chính
Lãnh thổ hành chính hay đơn vị hành chính là đơn vị thành lập chính quyền địa phơng các cấp để thực hiện việc nhà nớc quản lý theo lãnh thổ. Lãnh thổ hành chính mang tính chất giai cấp, chúng có thể bị xoá bỏ, mở rộng hay thu hẹp tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của Nhà nớc trong từng thời kỳ và từng lịch sử. Chẳng hạn, trong giai đoạn kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lợc (1945 - 1954), do Nhà nớc Trung ơng không có điều kiện quản lý trực tiếp đến cấp tỉnh, để đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ kháng chiến và quản lý xã hội có hiệu quả cao, chính quyền địa phơng đợc tổ chức thành các cấp khu (hoặc liên khu) - tỉnh - huyện - xã. Nhng từ sau Hiệp nghị Giơ-ne-vơ năm 1954, trên lãnh thổ miền Bắc, trong hoàn cảnh hoà bình, Nhà nớc trung ơng đã có đủ điều kiện để quản lý và chỉ đạo trực tiếp đến cấp tỉnh, nên các đơn vị hành chính cấp khu đã lần lợt giải thể. Đồng thời, để đáp ứng tốt nhất yêu cầu về xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc, không ít đơn vị hành chính tỉnh, huyện, xã cũng đã trải qua nhiều đổi thay. Sau khi miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nớc đợc thống nhất, trớc yêu cầu mới của sự nghiệp xây dựng
chủ nghĩa xã hội, nhà nớc ta đã thay đổi cơ bản về đơn vị hành chính của nguỵ quyền Sài Gòn trớc đây, đặc biệt là đối với đơn vị hành chính cấp tỉnh. Hiện nay, hệ thống tổ chức đơn vị hành chính ở nớc ta nh sau: tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc trung ơng, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, xã, thị trấn trực thuộc huyện. ở các thành phố có quận, dới quận là phờng (nội thành). ở ngoại thành có huyện (thành phố trực thuộc trung ơng) dới huyện là xã.
Trong các đơn vị hành chính nói trên, tỉnh, thành phố và đặc khu trực thuộc trung ơng là những đơn vị hành chính có diện quản lý rộng, do đó có một hệ thống các cơ quan hiện đại hoá và cơ quan chuyên môn hoàn chỉnh. Các cơ quan này hàng năm hình thờng một khối lợng tài liệu không nhỏ, phản ánh toàn diện tình hình chính trị, kinh tế, văn hoá và các mặt khác của tỉnh, thành phố hoặc đặc khu.
Huyện cũng là một đơn vị hành chính có một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh, bao gồm hội đồng nhân dân và uỷ ban nhân dân huyện, các phòng, ban, công ty... Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị cấp huyện cũng có giá trị về nhiều mặt.
Tài liệu của hệ thống các cơ quan cấp tỉnh cũng nh cấp huyện và xã có mối liên hệ lịch sử rất chặt chẽ và mang ý nghĩa địa phơng. Việc tổ chức sử dụng các khối tài liệu này trớc hết nhằm phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật cùng các nhu cầu khác của mỗi tỉnh, thành phố, đặc khu và huyện. Do đó, trong phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia để xác định mạng lới các kho lu trữ, thì đặc trng lãnh thổ hành chính là một đặc trng quan trọng cần đợc vận dụng. Trên cơ sở vận dụng đặc trng này có thể hình thành nên các kho lu trữ tỉnh, thành phố, đặc khu và kho lu trữ huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh.
Hiện nay nhà nớc cha có quy định cụ thể về thành lập các kho lu trữ tỉnh huyện, nhng các kho lu trữ do Phòng lu trữ uỷ ban nhân dân tỉnh trực tiếp qo đợc hình thành theo thông t số 222 LT/TT ngày 5 tháng 11 năm 1984 của Cục Lu trữ nhà nớc về hớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Phòng lu trữ thuộc uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc trung - ơng sẽ là mầm mống của các kho lu trữ tỉnh, thành phố và đặc khu sau này.
Khi phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia theo dặc trng lãnh thổ hành chính cần phải chú ý tới một đặc điểm là tổ chức hành chính ở nớc ta trong thời gian qua thờng hay thay đổi, phổ biến nhất là giải thể cấp khu, tách và sáp nhập các tỉnh, huyện, xã. Trong những trờng hợp nh vậy, thờng dẫn đến sự kết
thúc hoạt động của hàng loạt cơ quan trong đơn vị hành chính cũ. Tài liệu văn bản các cơ quan đã giải thể này sẽ đợc đa vào bảo quản ở kho lu trữ thuộc đơn vị hành chính mới mà khối lt này có liên quan chặt chẽ nhất.
Tài liệu của các cơ quan khu, liên khu đã giải thể cũng là những khối tài liệu mang ý nghĩa địa phơng, chúng liên quan đến một số tỉnh nhất định. Để sử dụng đợc thuận tiện và có hiệu quả khối tài liệu đó, nên đa vào bảo quản ở kho lu trữ của tỉnh mà trớc đây các cơ quan khu, liên khu đóng trụ sở hoặc ở kho lu trữ của tỉnh khác trong khu, liên khu nếu xét thấy thuận lợi hơn đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng chúng.
d. Đặc trng ngành hoạt động
Ngành hoạt động là những lĩnh vực hoạt động của nhà nớc và xã hội nh kinh tế, văn hoá, quốc phòng, nội vụ, ngoại giao... Tuy nhiên, trong lu trữ học, khái niệm về ngành hoạt động cần đợc quan niệm và vận dụng một cách linh hoạt. Khi phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia để tổ chức mạng lới các kho lu trữ, cũng cần phải xét đến đặc trng này của tài liệu. Vạnd đặc trng ngành