Tại Công ty hiện nay, công tác hoạch định nguồn nhân sự đã nhận được sự quan tâm của lãnh đạo Công ty, thể hiện ở công tác này được thực hiện bởi một phòng ban chuyên biệt là phòng Xây dựng kế hoạch, công việc của phòng không chỉ bao gồm hoạt động hoạch định nhân lực, tuy nhiên việc có một phòng ban trực tiếp chịu trách
nhiệm trong việc lên kế hoạch sử dụng nhân lực của công ty cũng đã góp phần quan trọng trong việc hoàn thiện hoạt động hoạch định nguồn nhân sự cho doanh nghiệp.
Hiện tại, công tác hoạch định nguồn nhân sự của công ty được thực hiện hàng quý, trong mỗi quý, Phòng Xây dựng kế hoạch sẽ thực hiện công việc tổng hợp các yêu cầu bổ sung, thay thế, hay đào tạo nhân sự của các xí nghiệp, phòng ban hay các dự án mà công ty đang triển khai. Các yêu cầu về nhân sự được duyệt bởi các Trưởng phòng, hay các Giám đốc xí nghiệp, Ban quản lý dự án phụ trách từng bộ phận. Sau khi có các yêu cầu này, phòng Xây dựng kế hoạch kết hợp với yêu cầu về nhân sự của các dự án mà công ty sắp triển khai để có báo cáo lên Ban Giám đốc. Báo cáo sẽ trình bày kế hoạch bổ sung, điều chuyển nhân lực trong Quý, kèm theo là phương án về chi phí dự kiến cho công tác này. Các báo cáo được Ban Giám đốc xem xét, sửa chữa và chuyển lại cho phòng Xây dựng kế hoạch hoàn thiện trước khi đưa ra cuộc họp lãnh đạo công ty.
Bảng 2.4 Kế hoạch sử dụng nhân sự của công ty năm 2014
Quý I Quý II Quý III Quý IV
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Số lao động bố sung 12 12 15 15 22 24 4 4
Số lao động điều chuyển 68 68 11 10 87 87 14 14
Nguồn Phòng Xây dựng kế hoạch
Nhìn chung quy trình thực hiện việc hoạch định nhân sự đang được triển khai tại công ty là khá đầy đủ và hoàn thiện. Số lượng nhân sự phát sinh và kế hoạch bổ sung nguồn nhân sự này được xây dựng một cách bài bản, chi tiết. Số lao động theo kế hoạch đề ra và số lao động bổ sung, điều chuyển trên thực tế không có sự sai lệch nhiều. Số lượng lao động bổ sung và điều chuyển tăng mạnh trong Quý III do nguyên nhân Công ty thực hiện dự án mới nên nhu cầu về nhân sự có tăng lên trong gian đoạn này. Quá trình lên kế hoạch sử dụng nhân sự hợp lý giúp cho lãnh đạo Công ty có thể nắm bắt một cách đầy đủ về nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp trong từng quý. Qua đó có phương án chỉ đạo và chuẩn bị nguồn kinh phí một cách chủ động, đáp ứng một cách nhanh chóng nhu cầu nhân sự phát sinh của Công ty. Tuy nhiên, việc thực hiện công tác hoạch định nhân sự muốn đạt được hiệu quả tốt nhất phụ thuộc nhiều vào yếu tố con người, cụ thể ở đây là đội ngũ nhân viên chịu trách nhiệm tổng hợp và lên kế hoạch bổ sung, điều chuyển nhân sự. Những công việc này đỏi hỏi khả năng phân tích
đánh giá tình hình thực tế về nhân sự của Công ty, nắm được thông tin về trình độ, năng lực làm việc của cán bộ công nhân viên, ngoài ra còn cần có kinh nghiệm thực tế trong công tác này. Hơn thế nữa, với số lượng các Xí nghiệp lớn, các phòng ban mang tính đặc thù như Phòng Kỹ thuật, Phòng Thiết kế, Phòng Kiểm soát sửa chữa khiến cho việc lựa chọn, điều chuyển nhân viên từ các bộ phận phòng ban khác nhau cần phải có sự cân nhắc kỹ. Thực tế về yếu tố này, đội ngũ nhân viên của phòng Xây dựng kế hoạch còn có nhiều hạn chế, mà hạn chế lớn nhất là ở khả năng nắm bắt được khả năng của người lao động để đưa ra một phương án điều chuyển hợp lý. Trong khi đó, việc điều chuyển lại không có sự tham khảo nhiều từ các vị trí trưởng bộ phận, do đó đôi khi các quyết định này còn gây ra nhiều ý kiến từ phía nhân viên công ty. Vì thế, trong thời gian tới, Công ty cần phải thực hiện công tác hoàn thiện về mặt quy trình cũng như nâng cao chất lượng các cán bộ làm công tác hoạch định nhân sự.
Để làm rõ hơn những nhận định trên, tác giả đã dung phương pháp chuyên gia, phỏng vấn lần lượt hội đồng quản trị công ty gồm 3 người, 26 người gồm các vị trí trưởng, phó phòng và trưởng các bộ phận.
Ngoài những đánh giá trên, tác giả còn thực hiện khảo sát nhân viên công ty về công tác hoạch định nhân sự mà Công ty đang thực hiện. Kết quả tổng hợp phiếu khảo sát của tác giả thể hiện như sau.
Bảng 2.5 Kết quả khảo sát về công tác hoạch định nhân sự
Yếu tố Câu hỏi khảo sát Mức điểm trung bình
Công tác dự báo nhu cầu nguồn nhân lực được thực
hiện tốt. 3,98
Quyết định tăng, giảm lao động thỏa đáng. 3,81
Việc hoạch định nhân sự ngắn hạn có hiệu quả 3,94 Hoạch định
nguồn nhân lực
Việc lên kế hoạch sử dụng nhân sự được triển khai
thường xuyên 4,04
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Qua kết quả này, có thể nhận thấy nhân viên công ty có sự đồng tình khá cao về công tác hoạch định nhân sự của công ty. Điểm trung bình dành cho các nhận định đều đạt mức trên 3,75. Tuy nhiên ý kiến nhận định cho rằng Quyết định tăng giảm lao động là thỏa đáng có mức điểm thấp nhất trong nhóm này là 3,81 cho thấy so với các nhận định khác, còn nhiều đánh giá chưa đồng tình với nhận định này. Đối với nhận
định về mức độ thường xuyên của việc lên kế hoạch sử dụng nhân sự, mức điểm trung bình đạt trên 4 cho thấy nhân viên có sự đồng tình cao. Do đó Công ty cần chú trọng hơn tới việc đưa ra các quyết định tăng giảm nhân sự phù hợp hơn trong thời gian tới.