7. Kết cấu luận văn
3.2.1.3Hồn thiện cơng tác tuyển dụng
Từ bảng 3.1 ở trên ta thấy, trong những năm tới cơng ty hầu như khơng cĩ nhu cầu về tuyển thêm nhân viên, vấn đề tuyển dụng đại trà sẽ khơng diễn ra, cĩ chăng là tuyển một vài vị trí cần thiết, hoặc một vài suốt ngoại giao. Vì vậy, vấn đề
tuyển dụng khơng phải là vấn đề trọng tâm của các năm tới. Tuy nhiên, cơng tác tuyển dụng cũng cần được cải tiến, tuyển dụng cĩ quy trình, và sau đây tác giả xin
Hoạch định nhân lực bộ phận (1)
Yêu cầu nhân lực cần tuyển (2) Thẩm định (3) Kế hoạch tuyển dụng (4) Xác định nguồn cung cấp (5)
Thông báo tuyển dụng (6) Nhận và thẩm định hồ sơ (7) Phỏng vấn sơ bộ (8) Phỏng vấn chuyên môn (9) Bổ sung thủ tục tiếp nhận (11) Thử việc (12)
Đánh giá sau thử việc (13) Bàn giao thử việc chính thức (14) Ra quyết định tuyển chọn (15) Trả hồ sơ
Thẩm tra đánh giá lựa chọn (10) Trả hồ sơ Trả hồ sơ Trả hồ sơ Chấm dứt hợp đồng thử việc Hình 3.1: Quy trình tuyển dụng đề xuất
Bước 1: Hoạch định nhân lực bộ phận
Căc cứ khối lượng cơng việc phát sinh hiện tại và tương lai, căn cứ chức năng, nhiệm vụđảm trách, sau khi đánh giá lại nhu cầu sử dụng nhân lực, đánh giá giải pháp thuyên chuyển cơng tác trong nội bộ, tăng giờ, các trưởng phịng ban cân
đối ngu cầu về nhân lực bộ phận mình, tiến hành phân tích cơng việc, mơ tả cơng việc, xác lập số lượng cần tuyển, tiêu chuẩn cần tuyển, thời gian cần tuyển.
Bước 2: Yêu cầu nhân lực cần tuyển
Các phịng ban lập tờ trình bổ sung nhân sự sau khi xác định nhu cầu nhân viên cần tuyển cho các vị trí, cơng việc sắp tới, sau đĩ chuyển tờ trình này lên phịng Tổ chức & nhân sự
Bước 3: Thẩm định
Trưởng phịng Tổ chức & nhân sự kiểm tra, xác định nhu cầu dựa theo khối lượng cơng việc hiện cĩ, cơng việc sắp tới, phản hồi thơng tin cho bộ phận sử dụng nhân lực nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người sẽ ký và chuẩn bị trình Tổng giám đốc. Nếu thấy khơng cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả lời bằng văn bản cho đơn vị, phịng ban đề xuất tuyển dụng.
Bước 4, 5: Kế hoạch tuyển dụng & xác định nguồn cung cấp
Phịng tổ chức & nhân sự trình Tổng giám đốc phê duyệt và thành lập hội
đồng tuyển dụng (trong hội đồng tuyển dụng nên cĩ các thành viên là người sẽ trực tiếp phụ trách, sử dụng lao động cần tuyển). Hội đồng tuyển dụng sẽ thiết lập kế
hoạch tuyển dụng được Tổng giám đốc ký duyệt, triển khai và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch. Hội đồng tuyển dụng sẽ thu thập thơng tin cung cầu thị trường lao động. Xác định nguồn cung cấp. Xây dựng hệ thống lưu trữ nguồn cung cấp dưới sựđiều khiển của trưởng phịng Tổ chức & nhân sự.
Bước 6: Thơng báo tuyển dụng
Bằng các hình thức khác nhau hội đồng tuyển dụng sẽ ra thơng báo tuyển dụng: Trong nội bộ, bên ngồi, các nguồn cung ứng khác. Nội dung thơng báo cần: mơ tả cơng việc cần tuyển, yêu cầu trình độ, kỹ năng cơng việc, thể chất, điều kiện làm việc.
Bước 7: Nhận và thẩm định hồ sơ
Hội đồng tuyển dụng tiếp nhận hồ sơ, phân loại. Thơng tin cho các ứng cử
viên bổ sung hồ sơ. Chuyển trả hồ sơ khơng đạt yêu cầu, lọc hồ sơ và lập danh sách mời các ứng cử viên phỏng vấn sơ bộ (phỏng vấn lần 1). Lúc này thơng tin của ứng cử viên cần được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu của cơng ty.
Bước 8: Phỏng vấn sơ bộ (phỏng vấn lần 1)
Các ứng viên đều phải làm bài kiểm tra sơ vấn, khi ứng viên hồn thành bài kiểm tra, hội đồng tuyển dụng sẽ thơng báo cho các phịng ban liên quan đến nhận hồ sơ, đề thi và bài kiểm tra của ứng viên (nếu bài kiểm tra của ứng viên được thực hiện trên máy vi tính thì bộ phận tuyển dụng sẽ gửi email trực tiếp đến người cĩ trách nhiệm chấm bài). Chấm điểm xong, bộ phận quản lý trực tiếp gửi bài kiểm tra,
điểm, kết quả đánh giá cho bộ phận tuyển dụng. Nếu đạt hội đồng tuyển dụng sẽ
phối hợp cùng trưởng bộ phận sắp xếp cho ứng viên phỏng vấn chuyên mơn cịn khơng đạt sẽ thơng báo loại, hồn trả hồ sơ.
Bước 9: Phỏng vấn chuyên mơn (phỏng vấn lần 2)
- Nếu tuyển các chức danh nhân viên, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: hội đồng tuyển dụng, các đơn vị và bộ phận cĩ nhu cầu tuyển dụng sẽ cùng tham gia.
- Nếu tuyển các chức trưởng bộ phận, giám đốc chi nhánh, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: ban Tổng giám đốc, trưởng phịng Tổ chức & nhân sự, chuyên viên cao cấp hoặc người được Tổng giám đốc đề cử tham gia phỏng vấn. Trong quá trình phỏng vấn, mỗi phỏng vấn viên phải đưa ra kết quả đánh giá riêng và sau đĩ trao
đổi thống nhất, nếu khơng thống nhất được ý kiến, ban Tổng giám đốc là người quyết định cuối cùng.
Bước 10: Thẩm tra đánh giá lựa chọn
Hội đồng tuyển dụng thẩm tra lý lịch và quá trình làm việc. Thơng tin kết quả sau cùng và hẹn gặp người trúng tuyển. Thơng tin ngày giờ tiếp nhận ứng viên. Gửi trảứng viên khơng đạt sau thẩm tra.
Căn cứ vào kết quả phỏng vấn hội đồng tuyển dụng sẽ mời các ứng cử viên
đạt yêu cầu qua phịng phỏng vấn chuyên mơn nhận việc bằng điện thoại và thơng báo bằng văn bản. Hội đồng tuyển dụng phối hợp cùng các trưởng bộ phận, phịng ban, chi nhánh hướng dẫn nhân viên mới làm các thủ tục nhận việc, phổ biến nội quy, chính sách...của cơng ty qua buổi đào tạo hội nhập.
Bước 12: Thử việc
Cơng ty ký hợp đồng thử việc, thiết lập và thống nhất chỉ tiêu sau giai đoạn thử việc. Lập biên bản bàn giao thử việc cho phịng ban, đơn vị sử dụng.
Bước 13: Đánh giá sau thử việc
Hội đồng tuyển dụng và các phịng ban, đơn vị sử dụng lao động phối hợp tổ
chức đánh giá sau thử việc, thủ tục chấm dứt hợp đồng thử việc đối với ứng viên khơng đạt yêu cầu, lập thủ tục chuyển các ứng viên được lựa chọn sang chính thức.
Bước 14: Bàn giao thử việc chính thức
Hội đồng tuyển dụng lập biên bản bàn giao sử dụng chính thức cho phịng ban, đơn vị sử dụng lao động.
Bước 15: Ra quyết định tuyển chọn
Các nhân viên mới sau khi đã qua thời gian thử việc và được trưởng phịng ban, chi nhánh đánh giá đạt yêu cầu, hội đồng tuyển dụng rà sốt lại lần cuối quá trình tuyển dụng của ứng viên, trình Tổng giám đốc ký quyết định tuyển chọn và ký hợp đồng lao động chính thức và hưởng đầy đủ các chính sách, chếđộ phúc lợi theo quy chế cơng ty.