7. Kết cấu luận văn
3.2.1.2 Hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc là một cơng cụ cơ bản cho các nhà quản trị nguồn nhân lực, là một tiến trình xác định cĩ hệ thống các điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách
nhiệm, quyền hạn khi thực hiện cơng việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải cĩ để thực hiện tốt cơng việc. Nhờ nĩ, nhà quản trị tạo ra được sự
phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, đánh giá đúng yêu cầu của cơng việc tuyển dụng đúng người, đúng việc, đánh giá đúng năng lực thực hiện cơng việc, để trả lương kích thích kịp thời, chính xác. Phân tích cơng việc sẽ giúp nhà quản trị biết được lao động cĩ dơi dư hay khơng, để cĩ các chính sách tinh giảm biên chế cho hợp lý. Cơng việc này hiện nay cơng ty thực hiện chưa tốt, do vậy trong thời gian tới phải nhanh chĩng tiến hành tổ chức phân tích chi tiết tất cả các cơng việc trong cơng ty, để biết được cơng việc nào thừa người, cơng việc nào thiếu người, để tái cấu trúc lại nguồn nhân lực, và tiến hành tinh gọn bộ máy. Dưới đây là các bước đề xuất cho việc phân tích cơng việc trong cơng ty:
1. Xác định mục đích của phân tích cơng việc, từđĩ xác định các hình thức thu thập thơng tin phân tích cơng việc hợp lý nhất.
2. Thu thập các thơng số cơ bản cĩ sẵn trên cơ sở của các sơđồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ
cấu, hoặc sơđồ quy trình cơng nghệ.
3. Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích cơng việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các cơng việc tương tự như nhau.
4. Áp dụng phương pháp khác nhau để thu thập thơng tin phân tích cơng việc.
5. Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thơng tin.
6. Xây dựng bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc.
Trên cơ sở các thơng tin cĩ được từ khâu phân tích cơng việc, tiến hành xây dựng bảng mơ tả cơng việc, tiêu chuẩn hĩa một cách chi tiết các yêu cầu của một vị
trí cơng việc. Nội dung của bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc cần phải đảm bảo các nội dung sau:
- Các thơng tin về vị trí chức danh: Tên, chức vụ, mã nhân viên, phịng ban, người quản lý trực tiếp và gián tiếp, ngày lập, hiệu lực của bảng mơ tả.
- Trác nhiệm cơng việc: Các trách nhiệm cần ghi rõ làm việc gì? Làm như thế nào? Mục đích cần đạt được của cơng việc đĩ:
- Trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm theo yêu cầu của cơng việc. - Vị trí tổ chức: chịu sự quản lý, giám sát bởi những ai? Về việc gì?
- Các mối quan hệ bên trong, bên ngồi của tổ chức: nêu rõ đối tác phải quan hệ, nội dung, tính chất và tần suất phải giao tiếp, trao đổi làm việc.
- Quyền ra quyết định và trách nhiệm quản lý về con người, chi tiêu, sử dụng trang thiết bị và tiếp cận thơng tin.
- Quyền lợi về lương, thưởng và các chếđộ khác.
- Điều kiện và mơi trương làm việc: mơ tả rõ điều kiện làm việc trong nhà, ngồi trời, tần suất di chuyển, nguy cơ rủi ro và tại nạn nghề nghiệp.
Việc phân tích cơng việc nhằm giúp phục vụ cho cơng tác phân cơng lại cơng việc, cơng tác tuyển dụng, cơng tác tinh giảm nhân viên, cơng tác đánh giá thành tích cơng việc và tính tiền lương theo hiệu quả cơng việc cho nhân viên.
Do giới hạn về thời gian nghiên cứu, luận văn xin đề xuất bản mơ tả cơng việc và tiêu chuẩn cơng việc cụ thể cho trưởng phịng Tổ chức & nhân sự, việc phân tích cơng việc được thực hiện bằng phương pháp phỏng vấn lãnh đạo cơng ty và trưởng phịng Tổ chức & nhân sự (xem phụ lục số 04).