b. Quản lý nhà trường
1.3.1 Công tác quản lý hoạt động khảo thí trong các trường đại học
Năm 2003, Cục Khảo thí và Kiểm định chất lượng thành lập, đánh dấu bước ngoặt lớn về công tác giáo dục – đào tạo trong nhà trường. Kèm theo đó là quy định của Bộ GD – ĐT về quy chế đào tạo Đại học và Cao đẳng chính quy: Quyết định 25/2006/QĐ – BGDDT về kiểm tra và thi học phần; Quyết định số 43/2007/QĐ-BGDĐT ngày 15 tháng 8 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ, có hiệu lực kể từ ngày 31 tháng 8 năm 2007, được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư số 57/2012/TT-BGDĐT ngày 27 tháng 12 năm
2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo sửa đổi. Công tác khảo thí bao gồm các bước sau:
Bước 1. Tổ chức xây dựng ngân hàng đề thi Bước 2. Lập kế hoạch thi
Bước 3. Tổ chức làm đề thi Bước 4. Tổ chức thi
Bước 5. Tổ chức chấm bài, lưu trữ bài thi, điểm thi Bước 6. Tổ chức giải quyết khiếu nại của sinh viên
Các trường Đại học lấy đó làm cơ sở tổ chức công tác khảo thí, phân công rõ nhiệm vụ cho từng bộ phận, đảm bảo tính pháp lý, quy phạm cho cơ sở giáo dục. Các đơn vị tham gia vào công tác này gồm phòng Đào tạo, phòng Khảo thí và ĐBCL, Khoa quản lý môn học.
Quản lý trong nhà trường là để mong đạt được mục tiêu chung của nhà trường. Đó là đào tạo nguồn nhân lực vừa có tài vừa có đức, nâng cao chất lượng đào tạo sinh viên, chất lượng giảng dạy của giảng viên. Trong đó công tác khảo thí đóng một vai trò hết sức quan trọng nhằm kiểm tra đánh giá được kết quả đó. Trong các trường đại học, công tác khảo thí được giao cho phòng đào tạo, ban khảo thí, hoặc phòng khảo thí, điều này phụ thuộc vào sự phân công nhiệm vụ của Ban giám hiệu. Cũng vì vậy mà nhiệm vụ của khảo thí trong mỗi cơ sở lại khác nhau.
a. Lập kế hoạch thực hiện công tác khảo thí
Căn cứ vào hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ KT&ĐBCL hàng năm, căn cứ vào kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học của nhà trường, trường sẽ thông qua kế hoạch cụ thể của công tác khảo thí. Kế hoạch hoá bao gồm việc xây dựng mục tiêu, chương trình hành động và quyết định cách thức, phương tiện cần thiết trong một thời gian nhất định của một hệ thống quản lý để đạt được mục tiêu như:
Tăng cường việc tuyên truyền, phổ biến hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác khảo thí và kiểm định chất lượng giáo dục (KĐCLGD) đảm bảo việc triển khai có hiệu quả.
Chú trọng bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác khảo thí và quản lý chất lượng giáo dục các cấp; từng bước nâng cao năng lực cho các cán bộ chuyên trách về công tác khảo thí.
Tổ chức làm đề thi, sao in đề thi; làm phách, hồi phách bài thi; giao nhận bảng điểm thi hết học phần; hình thức thi; làm đề nghị thanh toán đề thi . Kế hoạch hoá giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể, toàn diện, từ đó thấy được hoạt động tương tác giữa các bộ phận. Việc lập kế hoạch cho phép lựa chọn những phương án tối ưu, tiết kiệm nguồn lực, tạo hiệu quả hoạt động cho toàn bộ tổ chức và có khả năng ứng phó với sự thay đổi
b. Tổ chức thực hiện công tác khảo thí
Đối với nhà lãnh đạo: Dựa vào nội dung kế hoạch cụ thể, thiết kế cơ cấu bộ phận phòng ban, nhân viên, cở sở vật chất, nhân lực, vật lực, tài lực, trí lực đáp ứng nhu cầu công việc.
Đối với nhà quản lý, người trực tiếp tổ chức quản lý công tác khảo thí: Dựa vào phân bổ kinh tế, nhân lực sẽ có những quyết định cụ thể trong mối khâu công việc: Làm đề, tổ chức thi, tổ chức làm phách, tổ chức quản lý lưu giữ bài thi cụ thể như sau:
Tổ chức xây dựng ngân hàng đề thi, cung cấp đề thi, hướng dẫn các khoa, các bộ môn xây dựng hệ thống câu hỏi thi, kiểm tra, hướng dẫn quy trình công nghệ khảo thí, chủ trì tổ chức tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ công tác khảo thí và thực hiện các hợp đồng tổ chức hoạt động khảo thí.
Tổ chức tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ cho các đơn vị thực hiện công tác ra đề thi, chấm thi, …
Chủ trì, phối hợp với phòng Đào tạo, phòng Công tác học sinh, sinh viên và các đơn vị có liên quan đề xuất trình Hiệu trưởng các chủ trương, biện pháp đảm bảo chất lượng giáo dục, chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện, kiểm tra công tác đảm bảo chất lượng giáo dục.
c. Chỉ đạo thực hiện công tác khảo thí
Khâu ra đề thi: Xây dựng ngân hàng các câu hỏi thi làm cơ sở cho việc xây dựng đề thi. Phối hợp cùng các khoa, bộ môn thực hiện đúng quy chế ra đề thi. Khoa, bộ môn chịu trách nhiệm chính về nội dung đề, chất lượng đề, tính bảo mật của đề thi.
Khâu in sao đề thi: Thực hiện đúng quy trình in sao. Đảm bảo tính chính xác về số lượng, chất lượng, độ bảo mật của đề thi.
Khâu tổ chức thi: Phòng ban chức năng thực hiện hoạt động này cần tuân thủ đúng quy chế tổ chức thi, nhằm đảm bảo tính minh bạch trong thi cử.
Khâu làm phách: Chỉ đạo nhân viên thực hiện đúng quy chế làm phách, không để lộ phách, đảm bảo tính bảo mật, tính chính xác, tính kịp thời của bài thi.
Khâu quản lý điểm: Thực hiện theo quy chế lưu điểm thi, không để xảy ra sai xót, nhầm lẫn.
d. Kiểm tra việc thực hiện công tác khảo thí
Đây là chức năng xuyên suốt cả quán trình quản lý. Đối với công tác khảo thí, kiểm tra bắt đầu từ hoạt động ra đề thi. Phòng khảo thí thường xuyên kiểm tra quy trình ra đề có đảm bảo thời gian, tiến độ, cấu trúc đề thi của giảng viên ra đề. Về nội dung đề thi, trưởng khoa sẽ có trách nhiệm kiểm tra trực tiếp từng đề thi.Công tác in sao đề thi, làm phách được kiểm tra theo đúng quy trình nhằm hạn chế những sai xót có thể xảy ra.
Công tác chấm thi: 2 giảng viên chấm thi cho 1 bài, phơi chấm, đáp án đầy đủ, để có thể kiểm tra chéo.
1.3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động khảo thí. a. Yếu tố khách quan.
+ Sự phát triển, xu thế giáo dục chung của trong và ngoài nước
Xu thế giáo dục chung của thế giới ảnh hưởng trực tiếp đến nền giáo dục trong nước.chúng ta cần có những chuyển biến tích cực để phù hợp với xu thế chung đó. Có thể chúng ta xuất phát chậm hơn, nhưng sẽ có những hoạch định bước tiến chắc chắn, học tập rút kinh nghiệm là nền tảng cho những quyết sách sau này. Vì vậy các cơ sở giáo dục, hệ thống khảo thí phải nắm bắt hòa nhập với sự vận động của thế giới, tránh trở thành tụt hậu so với các nền giáo dục hiện đại đó.
+ Văn bản quy phạm của nhà nước về giáo dục:
Bộ Giáo dục và Đào tạo(GD - ĐT) chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về giáo dục bằng các văn bản quy định, thông tư… Các Bộ, ngành với vai trò là cơ quan chủ quản của một số các trường đại học, cao đẳng, học viện và phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo giúp Chính phủ thực hiện quản lý thống nhất về giáo dục. Văn bản quy định của Bộ GD – ĐT , Bộ LĐTBXH, sở ngoài ngành….được đưa ra, áp dụng cho trường Đại học nói chung, bộ phận khảo thí nói riêng về các loại hình trường, điều kiện thành lập, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của nhà trường; Các quy định về hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của cơ sở giáo dục đại học; Các quy định của về kiểm định chất lượng giáo dục; Các quy định về quản lý nhà nước đối với giáo dục đại học; Các quy định về quản lý tài chính; Các quy định về thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm pháp luật…
Năm 2003, Cục Khảo thí và kiểm định chất lượng cũng ban hành các văn bản, quy phạm đối với hoạt động khảo thí và đảm bảo chất lượng đã bước đầu dần đưa các hoạt động khảo thí, ĐBCL đi vào quỹ đạo .
+ Thông tin
Trong công tác quản lý, yếu tố thông tin đóng vai trò xuyên suốt trong cả quá trình. Hoạt động quản lý gắn liền với thông tin. Thông tin được coi là hệ thần kinh của quản lý. Thông tin quản lý phải gắn với quyết định quản lý và mục tiêu quản lý. Nhà quản lý luôn nắm bắt thông tin tốt, kịp thời chính xác sẽ tạo điều kiện cho công tác lập kế hoạch, tổ chức một cách hợp lý, hiệu quả.
b.Yếu tố chủ quan
+ Con người
- Nhà lãnh đạo, người quản lý: Phải thực hiện nhiều chức năng của quản lý như tổ chức, hoạch định, kiểm tra, trong đó tổ chức là chức năng đặc biệt quan trọng [24]. Họ đóng vai trò tổ chức ,định hướng, chỉ đạo và xây dựng mối quan hệ giữa những thành viên trong một tập thể cùng vận hành theo một hệ thống nhất định để đạt được mục tiêu chung.
Một nhà quản lý đúng đắn là người biết người biết việc, phân công đúng người, đúng việc nhằm đạt được kết quả công việc một cách tối ưu nhất. Đây không phải là một kỹ năng khó, nhưng không phải nhà quản lý nào cũng làm được. Bởi vậy vẫn tồn tại những bất cập trong cách phân công bố trí công việc. Khi mà tỉ lệ công chức ngồi nhầm chỗ không phải là nhỏ. Xét đến vấn đề này, một phần là do năng lực chuyên môn của họ còn thấp, chưa đủ để đáp ứng nhu cầu công việc. Nhưng một phần cũng phải kể đến, khả năng phân công công việc của người quản lý. Có thể họ làm chưa tốt trong lĩnh vực này, nhưng vẫn có khả năng làm tốt nhiệm vụ khác . Điều này cần có bàn tay sắp xếp của người quản lý. Cần xây dựng quy tắc hoạt động cho cả nhóm và tiếp thu các ý kiến phản hồi để xây dựng tập thể ngày một tốt hơn, biết quản lý thời gian, quản lý con người. Là một người kiên định hàm chứa một lý tưởng
mà người lãnh đạo và điều hành nhận lãnh như một sứ mệnh để phục vụ cơ sở giáo dục mà mình là người đứng đầu.
- Chuyên viên: Trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ lý luận chính trị, năng lực nhận thức của các chuyên viên đóng vai trò chủ chốt đặc biệt quan trọng trong việc tạo ra hiệu quả công việc. Các chuyên viên là người trực tiếp thực hiện hoạt động khảo thí này, mức độ chính xác, chất lượng phụ thuộc vào phương pháp thực hiện công việc. Hoạt động khảo thí là một quy trình logic, liên tục. Mỗi thành viên trong dây truyền này là một mắt xích vô cùng quan trọng. Bởi vậy, hơn ai hết họ là người phải nắm rõ nhất nhiệm vụ, năng lực của chính mình để cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Ngoài ra, sự phối kết hợp giữa các nhân viên hoạt động khảo thí này cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của công tác. Điều này đòi hỏi nhà quản lý phải tạo được không khí làm việc vui vẻ, đoàn kết trong đơn vị để tạo ra dây truyền làm việc liên tục, nhuần nhuyễn trong quy trình quản lý hoạt động khảo thí.
+ Cở sở vật chất: Đối với các cơ sở đào tạo, chất lượng đào tạo quyết định sự tồn tại và phát triển bền vững. Ngoài các yếu tố như nội dung chương trình đào tạo, hệ thống giáo trình, sách tham khảo hay đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên giảng dạy thì yếu tố cơ sở vật chất cũng có vai trò hết sức quan trọng. Một nhà trường có đầy đủ các yếu tố nêu trên nhưng cơ sở vật chất nghèo nàn, lạc hậu, không theo kịp sự phát triển của xã hội thì sẽ không thể có được một chất lượng đào tào tốt nhất. Bởi vậy cơ sở vật chất, thiết bị đồ dùng dạy học là điều kiện cơ bản quyết định sự hình thành và phát triển của nhà trường. Đối với các phòng ban chứa năng, cung cấp trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công tác chuyên môn đảm bảo năng suất làm việc, chất lượng công việc và tâm lý nhân viên. Do đó, việc tăng cường cơ sở vật chất, trang bị các phương tiện giảng dạy và học tập hiện đại trong trường học sẽ
góp phần đào tạo nên đội ngũ lao động có chất lượng, đáp ứng tốt yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội trong xu thế hội nhập hiện nay.
+ Công nghệ thông tin (CNTT)
Ứng dụng CNTT là sử dụng máy tính, phần mềm máy tính để cập nhật, truyển đổi, lưu trữ, xử lý và thu nhập thông tin. Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương
pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội" .Ứng dụng CNTT vào giáo dục nói
chung, hoạt động khảo thí nói riêng đã không còn xa lại với chúng ta.Chúng là công cụ hỗ trợ đắc lực đổi mới phương pháp quản lý giáo dục, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng giáo dục. Ưu tiên đầu tư ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong công tác quản lý điểm, đánh giá sinh viên, đổi mới phương pháp dạy và học, chia sẻ dữ liệu dùng chung nhằm tối ưu hoá nguồn lực đầu tư. Các công đoạn thao thác thủ công như tổ chức thi, chấm thi, lên điểm dần được thay bằng các phần mềm công nghệ giúp rút ngắn thời gian, hạn chế tối đa sai sót, nhầm lẫn, nâng cao chất lượng công việc. Thực tế so với mặt bằng chung của thế giới, chúng ta còn nhiều hạn chế về phần mềm công nghệ ứng dụng, đây là những khó khăn chúng ta cần khắc phục trong thời gian tới.
+ Văn hóa tổ chức
Văn hóa của tổ chức có liên quan đến cách nhận thức và lối hành xử của các thành viên đối với bên trong và bên ngoài tổ chức đó. Bản chất của tổ chức là đối nội cần tăng cường tiềm lực, phát huy được sức sáng tạo của cá nhân, đối ngoại là được xã hội nhìn nhận. Điều này phụ thuộc vào sự tự quản
của các cá nhân(trách nhiệm, tính độc lập, ứng xử, phong cách làm việc...); Các cơ chế của tổ chức đó (các qui tắc, quy chế, điều lệ… riêng); Sự hỗ trợ của các nhà quản lý với nhân viên; Tinh thần đoàn kết và thể hiện tinh thần đồng đội trong tổ chức; Sự xem xét, khen thưởng, cách khen thưởng và những căn cứ, cơ sở của nó; Xung đột, sức chịu đựng và cách giải quyết những xung đột; Các rủi ro có thể có và sự chịu đựng những rủi ro có thể có. Từ đó để xây dựng bầu không khí làm việc lành mạnh ta cần chú ý đế một số yếu tố như mối quan hệ giữa các cá nhân, tạo điều kiện cho mọi người hiểu và thông cảm cho nhau; Phân công trách nhiệm rõ ràng, có sự giúp đỡ tương trợ lẫn nhau; Lãnh đạo có phong cách phù hợp…..[26].
Kết luận chương 1
Chương 1 đã nêu đã đầy đủ các khái niệm liên quan đến công tác khảo thí nó chung, quản lý hoạt động khảo thí nói riêng. Qua đây ta thấy được tầm quan trọng của khâu kiểm tra đánh giá trong giáo dục. Đó là kết thúc của quy trình quản lý nhưng lại là giai đoạn tiền kế hoạch trong chu trình này.
Hiện nay công tác khảo thí trong các trường đại học đã, đang và sẽ