3.2.3.1 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của BIDV Sóc Trăng đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Nguồn: Phòng khách hàng cá nhân BIDV Sóc Trăng, 2014
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của BIDV Sóc Trăng năm 2014
3.2.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
a. Chức năng chung của các phòng
BAN GIÁM ĐỐC Khối Quan hệ khách hàng Phòng Giao dịch Thành phố Sóc Trăng Phòng Quản lý rủi ro Phòng Khách hàng doanh nghiệp Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Quản lý và dịch vụ kho quỹ Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kế hoạch Tổng hợp Tổ điện toán Phòng Giao dịch khách hàng Phòng Quản trị tín dụng Phòng Giao dịch Thị xã Vĩnh Châu Phòng Khách hàng cá nhân Khối Quản lý nội bộ Khối Quản lý tác nghiệp Khối Quản lý rủi ro Khối Quản lý trực thuộc
BIDV Sóc Trăng đƣợc xem là một trong những tổ chức tín dụng đứng đầu trên địa bàn tỉnh hiện nay. Để có đƣợc vị thế đó, đòi hỏi các bộ phận của ngân hàng nói chung và từng thành viên nói riêng phải đoàn kết, cùng nhau phấn đấu và thực hiện những nhiệm vụ chung mà ban lãnh đạo ngân hàng đã đề ra. Cụ thể nhƣ sau:
- Đầu mối đề xuất, tham mƣu, giúp việc Giám đốc chi nhánh xây dựng kế hoạch, chƣơng trình công tác, các biện pháp, giải pháp triển khai nhiệm vụ thuộc chức năng nhiệm vụ đƣợc phân giao, các văn bản hƣớng dẫn, pháp chế thuộc lĩnh vực nghiệp vụ đƣợc giao.
- Chủ động tổ chức triển khai nhiệm vụ đƣợc giao; trực tiếp thực hiện, xử lý, tác nghiệp các nghiệp vụ thuộc lĩnh vực đƣợc giao, theo đúng quy chế, thẩm quyền, quy trình nghiệp vụ, góp phần vào việc hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh của toàn Chi nhánh.
- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính tuân thủ đúng đắn chính xác, trung thực đảm bảo an toàn, hiệu quả trong phạm vi nghiệp vụ của Phòng đƣợc giao, góp phần đảm bảo an toàn, nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn Chi nhánh.
- Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác trong chi nhánh theo quy trình nghiệp vụ; chịu trách nhiệm về những ý kiến tham gia theo chức chức năng, nhiệm vụ của Phòng về nghiệp vụ và các vấn đề chung của chi nhánh.
- Tổ chức lƣu trữ hồ sơ, quản lý thông tin (thu thập, xử lý, lƣu trữ, phân tích, bảo mật, cung cấp…) tổng hợp và lập các báo cáo, thống kê trong phạm vi nhiệm vụ, nghiệp vụ của Phòng để phục vụ công tác quản trị điều hành của chi nhánh, của BIDV và theo yêu cầu của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc.
- Thƣờng xuyên cải tiến phƣơng pháp làm việc, đào tạo cán bộ về phong cách giao dịch, kỹ năng nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp để nâng cao chất lƣợng phục vụ khách hàng. Giữ uy tín, tạo hình ảnh, ấn tƣợng tốt đẹp về chi nhánh nói riêng cũng nhƣ hệ thống BIDV nói chung. Nghiên cứu, đề xuất nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ mà phòng đƣợc giao quản lý. Thƣờng xuyên tự kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ đƣợc phân công.
- Xây dựng tập thể đoàn kết vững mạnh, tuân thủ nội quy lao động, thoả ƣớc lao động tập thể, tham gia phong trào thi đua, góp phần xây dựng chi nhánh vững mạnh. Thực hiện tốt công tác đào tạo cán bộ của phòng để góp phần phát triển nguồn lực nhân lực của chi nhánh.
b. Nhiệm vụ của ban giám đốc
- Giám đốc: Trực tiếp điều hành hoạt động của đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của đơn vị. Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban. Có quyền quyết định chính thức cho một khoản vay. Có quyền quyết định tổ chức, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật hay nâng lƣơng cán bộ công nhân viên trong đơn vị, ngoại trừ kế toán trƣởng và kiểm soát trƣởng.
- Phó giám đốc: Chia làm hai bộ phận là phó giám đốc phụ trách khối Quan hệ khách hàng và phó giám đốc phụ trách khối Quản lý tác nghiệp; làm nhiệm vụ hổ trợ giám đốc trong việc tổ chức điều hành mọi hoạt động chung của toàn chi nhánh, các nhiệm vụ cụ thể trong việc tổ chức hành chính, thẩm định vốn, công tác vốn, công tác tổ chức tín dụng.
c. Nhiệm vụ của phòng Khách hàng doanh nghiệp
Phòng khách hàng doanh nghiệp có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Công tác tiếp thị và phát triển quan hệ khách hàng: Tham mƣu, đề xuất chính sách, kế hoạch phát triển quan hệ khách hàng. Trực tiếp tiếp thị và bán sản phẩm. Chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và phát triển quan hệ hợp tác với khách hàng và bán sản phẩm của ngân hàng.
- Công tác tín dụng: Trực tiếp đề xuất hạn mức tín dụng, theo dõi, quản lý tình hình hoạt động của khách hàng. Kiểm tra giám sát quá trình sử dụng vốn vay, tài sản đảm bảo nợ vay. Đôn đốc khách hàng trả nợ gốc, lãi. Phát hiện kịp thời các khoản vay có dấu hiệu rủi ro và đề xuất xử lý. Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ đề nghị miễn/giảm lãi, đề xuất miễn/giảm lãi và chuyển Phòng Quản lý rủi ro xử lý tiếp theo quy định. Chịu trách nhiệm đầy đủ về: Tìm kiếm khách hàng, phát triển hoạt động tín dụng doanh nghiệp; đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, trung thực đối với các thông tin khách hàng khi cung cấp báo cáo để phục vụ cho việc xét cấp tín dụng cho khách hàng.
d. Nhiệm vụ của phòng Khách hàng cá nhân
- Công tác tiếp thị và phát triển khách hàng: Đề xuất chính sách và kế hoạch phát triển khách hàng cá nhân. Xây dựng và tổ chức thực hiện các chƣơng trình Marketing tổng thể cho từng nhóm sản phẩm. Tiếp nhận, triển khai và phát triển các sản phẩm tín dụng, dịch vụ ngân hàng dành cho khách hàng cá nhân. Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức quảng bá, giới thiệu về những sản phẩm dịch vụ của BIDV dành cho khách hàng cá nhân, những tiện ích và những lợi ích mà khách hàng đƣợc hƣởng.
chọn sử dụng các sản phẩm bán lẻ của BIDV. Hƣớng dẫn, giải đáp thắc mắc về quy trình sử dụng sản phẩm dịch vụ của ngân hàng với tính chuyên nghiệp cao.Triển khai thực hiện kế hoạch bán hàng.Chịu trách nhiệm về việc bán sản phẩm, nâng cao thị phần, tối ƣu hoá doanh thu nhằm đạt mục tiêu lợi nhuận, phù hợp với chính sách và mức độ chấp nhận rủi ro của ngân hàng.
- Công tác tín dụng: Tiếp xúc với khách hàng, tìm hiểu nhu cầu, tiếp nhận hồ sơ vay vốn. Thu thập thông tin, phân tích khách hàng, khoản vay, lập báo cáo đề xuất trình cấp có thẩm quyền quyết định cấp tín dụng, chiết khấu, cho vay cầm cố giấy tờ có giá theo quy định và quy trình nghiệp vụ của BIDV. Hƣớng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ vay vốn và các điều kiện tín dụng yêu cầu. Soạn thảo hợp đồng tín dụng để trình lãnh đạo ký. Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ giải ngân, đề xuất giải ngân trình lãnh đạo. Bàn giao toàn bộ hồ sơ tín dụng gốc và các tài liệu liên quan đến khoản vay sang Phòng Quản trị tín dụng quản lý.Theo dõi tình hình hoạt động của khách hàng, kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn vay, tài sản đảm bảo nợ vay. Thực hiện phân loại nợ, xếp hạng tín dụng, chấm điểm khách hàng. Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ đề nghị miễn/giảm lãi và chuyển Phòng Quản lý rủi ro xử lý tiếp theo quy định.
e. Nhiệm vụ của phòng Quản lý rủi ro
Quản lý giám sát, phân tích, đánh giá rủi ro tiềm ẩn đối với danh mục tín dụng của chi nhánh. Thực hiện việc xử lý nợ xấu, đề xuất các phƣơng án xử lý và trực tiếp xử lý các khoản nợ xấu, xem xét trình lãnh đạo về việc giảm lãi suất, miễn lãi, quản lý, lƣu trữ hồ sơ các khoản nợ xấu đã đƣợc xử lý. Thực hiện công tác quản lý rủi ro tín dụng, rủi ro tác nghiệp, công tác kiểm tra nội bộ, phòng chống rửa tiền, quản lý hệ thống chất lƣợng ISO. Đề xuất, trình lãnh đạo phê duyệt các hạn mức kinh doanh, hạn mức giao dịch đối với từng nghiệp vụ, từng cấp độ, từng phòng ban và đơn vị trực thuộc. Tham gia ý kiến vào các văn bản do BIDV ban hành (quy định, hƣớng dẫn về công tác tín dụng, quản lý rủi ro, xử lý nợ). Thu thập, quản lý thông tin về tín dụng; lập các báo cáo về công tác tín dụng theo quy định và phục vụ quản trị điều hành của lãnh đạo. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu Giám đốc chi nhánh.
f. Nhiệm vụ của phòng Giao dịch khách hàng
Trực tiếp bán sản phẩm, dịch vụ tại quầy; giao dịch với khách hàng, quản lý tài khoản, mở tài khoản tiền gửi, xử lý giao dịch tài khoản theo yêu cầu của khách hàng; nhận tiền gửi, rút tiền, thanh toán, chuyển tiền trong nƣớc và quốc tế, thu đổi mua bán ngoại tệ. Giải ngân vốn, trực tiếp thực hiện các giao dịch về thẻ; chi trả kiều hối đối với khách hàng; tiếp nhận các ý kiến phản hồi của
khách hàng về sản phẩmdịch vụ, thủ tục, phong cách giao dịch... để trình với lãnh đạo.
g. Nhiệm vụ của phòng Quản lý và dịch vụ kho quỹ
Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ về quản lý kho và xuất - nhập quỹ. Quản lý kho tiền và quỹ nghiệp vụ (tiền mặt, hồ sơ tài sản thế chấp, cầm cố, chứng từ có giá, vàng, bạc, đá quý...) của ngân hàng và khách hàng. Trực tiếp thực hiện các giao dịch thu - chi tiền mặt phục vụ cho khách hàng theo quy định. Chịu trách nhiệm hoàn toàn về bảo đảm an toàn kho quỹ và an ninh tiền tệ, đảm bảo an toàn tài sản của chi nhánh và của khách hàng.
h. Nhiệm vụ của phòng Quản trị tín dụng
- Trực tiếp thực hiện tác nghiệp và quản trị cho vay, bảo lãnh đối với khách hàng theo quy định, quy trình của BIDV và của chi nhánh. Tiếp nhận, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ cấp tín dụng/bảo lãnh từ các phòng liên quan. Nhập dữ liệu đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến khoản vay và chịu trách nhiệm lƣu trữ toàn bộ hồ sơ theo quy định. Kiểm tra, rà soát đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ tín dụng theo đúng quy định. Lập tờ trình giải ngân trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và chuyển các chứng từ cho phòng Giao dịch khách hàng để thực hiện thanh toán theo yêu cầu của khách hàng trong hồ sơ giải ngân. Giám sát khách hàng thực hiện các điều khoản hợp đồng tín dụng, bảo lãnh và đảm bảo nợ vay. Theo dõi diễn biến các khoản tín dụng; đề xuất ý kiến về việc trích lập dự phòng rủi ro.
- Thực hiện tính toán trích lập dự phòng rủi ro theo kết quả phân loại nợ của Phòng Khách hàng cá nhân và phòng Khách hàng doanh nghiệp theo đúng các quy định của BIDV; gửi kết quả cho Phòng Quản lý rủi ro để thực hiện rà soát, trình cấp có thẩm quyền quyết định.
- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về an toàn trong tác nghiệp của Phòng; tuân thủ đúng quy trình kiểm soát nội bộ trƣớc khi giao dịch đƣợc thực hiện. Giám sát khách hàng tuân thủ các điều kiện của hợp đồng tín dụng.
- Các nhiệm vụ khác: Đầu mối lƣu trữ chứng từ giao dịch, hồ sơ nghiệp vụ tín dụng, bảo lãnh và tài sản đảm bảo nợ; quản lý thông tin (thu thập, xử lý, lƣu trữ, bảo mật, cung cấp) và lập các loại báo cáo, thống kê về quản trị tín dụng theo quy định. Tham gia ý kiến vào các văn bản quản trị tín dụng và thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu Giám đốc chi nhánh.
i. Nhiệm vụ của phòng Tổ chức Hành chính
xây dựng kế hoạch phát triển mạng lƣới; thành lập, giải thể các đơn vị trực thuộc chi nhánh; lập kế hoạch và tuyển dụng nhân sự, quản lý thực hiện các chế độ lƣơng đảm bảo ngày công lao động, nội quy cơ quan. Thực hiện công tác hậu cần, bảo vệ an toàn cho ngƣời lao động.
j. Nhiệm vụ của phòng Tài chính Kế toán
Thu thập số liệu để lập bảng cân đối hàng ngày, báo cáo tiền tệ hàng tháng, hàng quý, báo cáo quyết toán cuối năm. Thực hiện công tác hậu kiểm đối với hoạt động tài chính kế toán, quản lý tài sản, vốn và các quỹ của chi nhánh. Định kỳ phân tích, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch tài chính, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng, khả năng sinh lời của từng sản phẩm và hoạt động kinh doanh của toàn chi nhánh để phục vụ quản trị điều hành.
k. Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch Tổng hợp
Thu thập thông tin, tổng hợp, phân tích, đánh giá về tình hình kinh tế, chính trị xã hội của địa phƣơng, về đối tác, đối thủ cạnh tranh của chi nhánh. Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kinh doanh tiền tệ với khách hàng, chịu trách nhiệm quản lý hệ số an toàn trong hoạt động kinh doanh, đảm bảo khả năng thanh toán, trạng thái ngoại hối của chi nhánh.
l. Nhiệm vụ của Tổ điện toán
Tổ chức vận hành hệ thống công nghệ thông tin phục vụ hoạt động kinh doanh, bảo đảm liên tục, thông suốt. Thực hiện bảo trì, xử lý sự cố máy móc thiết bị. Thực hiện quản trị mạng, quản trị hệ thống chƣơng trình ứng dụng, quản trị an toàn thông tin, quản lý kho dữ liệu thuộc phạm vi của chi nhánh.
m. Nhiệm vụ của hai phòng Giao dịch
Trực thuộc chi nhánh, thực hiện huy động vốn và cho vay theo ủy quyền mức phán quyết của giám đốc chi nhánh. Trực tiếp giao dịch với khách hàng, tiếp thị và cung cấp các sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng.