7. Kết luận:
3.5.3 Định hướng phát triển của doanh nghiệp
Trong những năm tới doanh nghiệp sẽ chú trọng đầu tư cho công tác bán hàng và mở rộng quan hệ giao dịch với các doanh nghiệp khác trong khâu mua hàng hoá đầu vào để duy trì nguồn hàng có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Đầu tư xây dựng và mở thêm một số kho hàng ở khu vực khác trong tỉnh để giảm nhẹ việc khâu vận chuyển hàng mua vào và bán ra cho khách hàng trong tương lai.
46 CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI DOANH NGHIỆP TƯ
NHÂN SÁU DÀI II
4.1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN SÁU DÀI II
4.1.1. Đặc điểm tiêu thụ tại DNTN Sáu Dài II
4.1.1.1. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu tại DNTN Sáu Dài II
Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh chủ yếu các mặt hàng vật liệu xây dựng như cát, đá, ximăng, sắt các loại, vật liệu trang trí nội thất v.v..
4.1.1.2. Thị trường tiêu thụ
Do đặc thù địa hình nơi doanh nghiệp kinh doanh tiếp giáp đường thuỷ nên thuận tiện cho hoạt động giao thương và tiếp giáp với tỉnh An Giang nên đa số hoạt động tiêu thụ hàng hoá doanh nghiệp diễn ra chủ yếu là địa bàn trong tỉnh Đồng Tháp và An Giang. Những năm gần đây hoạt động kinh doanh cũng đã được doanh nghiệp chú trọng ngày càng mở rộng địa bàn tiêu thụ ra với các tỉnh lân cận như Vĩnh Long, Tiền Giang...
4.1.2. Các phương pháp bán hàng tại DNTN Sáu Dài II
Doanh nghiệp áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán hàng trực tiếp và bán hàng qua điện thoại.
Bán hàng trực tiếp: Khách hàng đến trực tiếp doanh nghiệp để tham khảo giá vật liệu sau đó đặt hàng và nhận hoá đơn. Khách hàng và doanh nghiệp thoả thuận phương thức thanh toán, phương thức giao hàng ...
Bán hàng qua điện thoại: Khách hàng liên hệ qua điện thoại với doanh nghiệp để biết thông tin về giá. Nếu chấp nhận mức giá của doanh nghiệp đưa ra khách hàng phải thông báo số lượng, phương thức thanh toán và địa điểm nhận hàng. Doanh nghiệp sẽ tiến hành xuất kho vật liệu theo số lượng khách hàng đã đặt và chuyển hàng đến nơi theo yêu cầu khách hàng.
47
Nguồn: Bộ phận kế toán, DNTN Sáu Dài II
Hình 4.1 Quy trình bán hàng tại DNTN Sáu Dài II. + Giải thích sơ đồ
(1) Sau khi xem xét giá do doanh nghiệp thông báo KH đặt hàng với DN. (2) Bộ phận quản lý kho và cung ứng dựa trên yêu cầu đơn hàng tiến hành lập phiếu xuất kho chuyển cho bộ phận kế toán.
(3) Bộ phận quản lý kho và cung ứng tiến hành xuất kho vật liệu giao cho KH.
(4) Dựa trên phiếu xuất kho kế toán lập hoá đơn GTGT cho hoạt động bán hàng và giao cho khách hàng.
(5) Khách hàng kiểm tra hàng và hoá đơn sau đó tiến hành thanh toán tiền hàng hoặc gửi thông báo chấp nhận thanh toán.
4.1.3. Hình thức thu tiền bán hàng tại doanh nghiệp
Hình thức thu bằng tiền mặt áp dụng cho khách hàng mua hàng trực tiếp tại doanh nghiệp, mua hàng với số lượng ít, hay khách hàng mới. Hình thức thu tiền mặt thường cho những đơn hàng có giá trị dưới 20 triệu đồng.
Hình thức thanh toán qua ngân hàng áp dụng cho KH ở xa, đơn hàng đặt mua qua điện thoại hay những đơn hàng được mua với số lượng lớn giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
Hình thức thanh toán chậm thường áp dụng cho những KH thường xuyên của DN. Đối với hình thức này doanh nghiệp sẽ dựa trên những chứng từ phát sinh để quản lý công nợ và hạch toán theo dõi phải thu khách hàng.
4.2. TÌNH HÌNH KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN SÁU DÀI II TRONG THÁNG 01 NĂM 2013.
4.2.1. Tổ chức tình hình kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại DNTN Sáu Dài II doanh tại DNTN Sáu Dài II
(5) (3) (4) (2) (1) Đơn đặt hàng của KH Bộ phận quản kho và cung ứng Khách hàng Bộ phận kế toán bán hàng
48
Lưu đồ luân chuyển chứng từ kế toán trong hoạt động bán hàng tại DNTN Sáu Dài II.
Bộ phận kho Bộ phận kế toán Thủ quỹ
Nguồn: Bộ phận kế toán, DNTN Sáu Dài II
Hình 4.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ hoạt động bán hàng Ghi chú:
Đường luân chuyển chứng từ. Điểm mở đầu hoặc kết thúc. Xử lý bằng tay. Chứng từ, báo cáo. Hình thức thanh toán Yêu cầu mua hàng KH
Kiểm tra kho hàng Phiếu thu Hoá đơn GTGT Thu tiền Hoá đơn GTGT (3 liên)
Phiếu xuất kho
Theo dõi công nợ Phiếu xuất
kho ( 2 liên )
KH Phiếu xuất kho
(3 liên)
Xuất kho hàng hoá
Bán chịu Phiếu thu (3 liên)
Lưu trữ
49 Xử lý bằng máy.
Lưu trữ chứng từ.
Giải thích:
Khi khách hàng đặt mua hàng bộ phận kho tiến hành kiểm tra hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng nếu số lượng còn đủ để cung cấp bộ phận kho sẽ thông báo cho bộ phận kế toán bán hàng và thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho theo mẫu 02-VT (3 liên):
Liên 1: Thủ kho lưu.
Liên 2: Chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán. Liên 3: Giao cho khách hàng. Đồng thời tiến hành xuất kho hàng hoá theo số lượng giao cho khách hàng.
Bộ phận kế toán căn cứ trên phiếu xuất kho nhận được tiến hành xuất hoá đơn GTGT theo mẫu 01-GTKT3 (3 liên):
Liên 1: Liên gốc lưu nơi lập (quản lý theo qui định quản lý hóa đơn). Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Kế toán dùng làm căn cứ hạch toán.
Trường hợp bán hàng thu chưa thu tiền kế toán tiến hành ghi nhận, theo dõi và quản lý công nợ. Trường hợp khách hàng thanh toán tiền hàng kế toán lập phiếu thu theo mẫu 01-TT (3 liên):
Liên 1: Lưu nơi lập phiếu
Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để ghi sổ.
Liên 3: Giao cho người nộp tiền.
Khách hàng sau khi đã hoàn tất thanh toán tiền hàng hay xác nhận chấp nhận thanh toán tiền hành kiểm kê hàng hoá và nhận hàng. Kết thúc quy trình mua hàng tại doanh nghiệp.
4.2.2. Tổ chức và quản lý các tài khoản sử dụng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại DNTN Sáu Dài II xác định kết quả kinh doanh tại DNTN Sáu Dài II
4.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng - TK 511
Những khoản doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp phát sinh từ việc bán các mặt hàng vật liệu xây dựng và được thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi
50
ngân hàng hoặc được bên mua cam kết chấp nhận thanh toán vào một thời điểm nhất định.
a. Chứng từ kế toán sử dụng
Doanh nghiệp sử dụng những chứng từ sau để ghi nhận doanh thu:
HĐ: Hoá đơn GTGT (mẫu 01-GTKT3). PT: Phiếu thu tiền mặt (mẫu 01-TT) PX: Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) K/C: Phiếu kết chuyển doanh thu.
b. Tài khoản kế toán hạch toán liên quan và các loại sổ DN áp dụng
Tài khoản kế toán hạch toán liên quan:
TK511:Doanhthubán hàngvàcungcấpdịchvụ. TK111:Tiềnmặt.
TK112:Tiềngửingânhàng. TK131:Phảithukháchhàng. TK 156: Hàng hoá.
Sổ sách doanh nghiệp áp dụng:
Sổ nhật ký chung (mẫu sổ S03a-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC).
Sổ cái TK 511 (mẫu sổ S03b-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC).
Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng (mẫu sổ S08-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC).
Sổ chi tiết bán hàng (mẫu sổ S17-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC).
4.2.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh nghiệp chỉ áp dụng phổ biến 2 hình thức giảm trừ là giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Trong kỳ phân tích tháng 01 năm 2013 không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu.
4.2.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán
Đơn giá xuất kho cho giá vốn trong kỳ là đơn giá bình quân của kỳ trước được theo dõi và hạch toán làm đơn giá tạm xuất kho hàng hoá trong kỳ đến cuối kỳ xác định lại đơn giá bình quân và hạch toán bút toán điều chỉnh giá
vốn.
a. Chứng từ kế toán sử dụng
Doanh nghiệp sử dụng những chứng từ sau để ghi nhận giá vốn:
51 XK: Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) HĐ: Hoá đơn GTGT (đầu vào). KC: Phiếu kết chuyển giá vốn.
b. Tài khoản kế toán hạch toán liên quan và các loại sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng
Tài khoản sử dụng theo dõi các phát sinh liên quan đến hạch toán giá
vốn:
TK 632: giá vốn hàng bán. TK 156 : hàng hoá.
Các loại sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng:
Sổ nhật ký chung (mẫu sổ S03a-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC).
Sổ cái TK 632 (mẫu sổ S03b-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC).
4.2.2.4. Kế toán chi phí quản lý kinh doanh - TK 642
a. Chứng từ kế toán sử dụng
Các chứng từ sử dụng theo dõi chi phí quản lý kinh doanh
PC: Phiếu chi mẫu (mẫu 01-TT)
KH: Bảng trích khấu hao (mẫu 0 6 - T S C Đ )
PBTL: Bảng phân bổ tiền lương (mẫu 1 1 - L Đ T L ) TTTL: Bảng thanh toán tiền lương (mẫu 0 2 - L Đ T L )
b. Tài khoản sử dụng theo dõi chi phí quản lý kinh doanh và các sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng:
+ Tài khoản sử dụng theo dõi chi phí quản lý kinh doanh TK 642: Chi phí quản lý kinh doanh.
TK 333: Các khoản thuế phải nộp cho nhà nước. TK 111: Tiền mặt.
TK 112: Tiền gửi ngân hàng. TK 334: Phải trả lương nhân viên. TK 214: Khấu hao tài sản.
+ Các sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng
Sổ nhật ký chung (mẫu sổ S03a-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC).
Sổ cái TK 642 (mẫu sổ S03b-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC).
4.2.2.5. Kế toán hoạt động tài chính
a. Tài khoản sử dụng phán ánh hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
52 TK 635: Chi phí hoạt động tài chính.
Trong tháng 01/2013 chỉ phát sinh chi phí hoạt động tài chính.
b. Chứng từ kế toán sử dụng trong các nghiệp vụ phát sinh
+ Các chứng từ sử dụng LCC: Lệnh chuyển có. UNT: Uỷ nhiệm thu. UNC: Uỷ nhiệm chi.
KC: Phiếu kết chuyển doanh thu, chi phí tài chính.
Các sổ sách doanh nghiệp áp dụng
Sổ nhật ký chung (mẫu sổ S03a-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC).
Sổ cái TK 515 (mẫu sổ S03b-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC).
Sổ cái TK 635 (mẫu sổ S03b-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC).
4.2.2.6. Kế toán hoạt động khác
a. Tài khoản được sử dụng để phản ánh cho hoạt động khác phát sinh tại doanh nghiệp
TK 711: Thu nhập khác. TK 811: Chi phí khác.
Tình hình thực tế trong tháng 01/2013 chỉ phát sinh nghiệp vụ thu từ hoạt động khác.
b. Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng trong các nghiệp vụ phát sinh
Các chứng từ sử dụng
LCC: Lệnh chuyển có. UNT: Uỷ nhiệm thu. UNC: Uỷ nhiệm chi.
PT: Phiếu thu (mẫu 01-TT) PC: Phiếu chi (mẫu 02-TT)
KC: Phiếu kết chuyển doanh thu, chi phí khác.
Các sổ sách áp dụng
Sổ nhật ký chung (mẫu sổ S03a-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC).
Sổ cái TK 711 (mẫu sổ S03b-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC).
Sổ cái TK 811 (mẫu sổ S03b-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC).
53
4.2.2.7. Kế toán xác định kết quả kinh doanh tại doanh nghiệp
Các chứng từ sử dụng
KC: Phiếu kết chuyển.
Các sổ sách áp dụng
Sổ nhật ký chung (mẫu sổ S03a-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC).
Sổ cái TK 911 (mẫu sổ S03b-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC).
4.2.3. Ghi sổ tổng hợp và sổ chi tiết
Trong tháng 01 năm 2013 tình hình phát sinh thực tế được theo dõi trên các sổ tổng hợp và sổ chi tiết như sau:
54 Bảng 4.1: Sổ nhật ký chung tháng 01 năm 2013 tại DNTN Sáu Dài II
ĐVT: Đồng Chứng từ
Diễn giải Số hiệu TKĐƯ
Số tiền
Ngày Số Nợ Có
01/01/2013 PN01 Mua đá 156 18.176.850
331 18.176.850
01/01/2013 XK151 Xuất kho giá vốn theo hóa đơn 0000151 632 5.043.543
156 5.043.543
02/01/2013 XK152 Xuất kho giá vốn theo hóa đơn 0000152 632 3.754.008
156 3.754.008
03/01/2013 TCK 01 Bán ximang, sắt, đá 112 15.756.000
511 14.323.637
3331 1.432.363
03/01/2013 XK153 Xuất kho giá vốn theo hóa đơn 0000153 632 12.389.602
156 12.389.602
04/01/2013 TMB Chi phí thuế môn bài phải nộp 6422 1.000.000
33381 1.000.000 04/01/2013 PC 04 Nộp bảo hiểm và lệ phí 6422 2.348.000 111 2.348.000 05/01/2013 TCK 02 Bán ximang, kẽm ,sắt 112 49.741.000 511 45.219.091 3331 4.521.909
05/01/2013 XK154 Xuất kho giá vốn theo hóa đơn 0000154 632 38.501.121
55
07/01/2013 XK155 Xuất kho giá vốn theo hóa đơn 0000155 632 3.281.766
156 3.281.766 10/01/2013 TCK 03 Bán xi măng 112 136.500.000 511 124.090.909 3331 12.409.091 10/01/2013 PN08 Mua đá 4x6 156 10.705.600 331 10.705.600
10/01/2013 XK156 Xuất kho giá vốn theo hóa đơn 0000156 632 97.971.120
156 97.971.120
11/01/2013 PC 08 Chi tiền điện bộ phận bán hàng 6421 363.960
133 36.396 111 400.356 12/01/2013 PN10 Mua dầu 156 17.981.818 331 17.981.818 14/01/2013 TCK 04 Bán ximăng, sắt 112 40.420.101 511 36.745.546 3331 3.674.555 14/01/2013 PN10 Mua dầu 156 17.981.818 331 17.981.818
14/01/2013 XK157 Xuất kho giá vốn theo hóa đơn 0000157 632 29.592.424
156 29.592.424
15/01/2013 TBNT Chi phí thuế đất phải nộp 6422 1.065.372
3337 1.065.372
20/01/2013 TCK 05 Bán ximang, đá 112 114.253.000
511 103.866.364
56
20/01/2013 XK158 Xuất kho giá vốn theo hóa đơn 0000158 632 76.893.049
156 76.893.049
22/01/2013 TCK 06 Bán đá mi bụi 112 153.962.000
511 139.965.455
3331 13.996.545
22/01/2013 CCK01 Chi tiền mua đá 156 22.386.361
1331 2.238.636
112 24.624.997
22/01/2013 XK159 Xuất kho giá vốn theo hóa đơn 0000159 632 86.193.852
156 86.193.852
25/01/2013 CCK02 chi tiền mua đá 156 160.907.027
1331 16.090.703
112 176.997.730
25/01/2013 UNC/01 Chi tiền lãi vay ngân hàng 635 4.500.000
112 4.500.000
30/01/2013 LCC/03 Thu tiền cho thuê tài sản 112 19.000.000
711 19.000.000
31/01/2013 CCK03 Chi trả tiền cước viễn thông bộ phận BH 6421 233.361
1331 23.336
112 256.697
31/01/2013 TTTL/01 Thanh toán tiền lương nhân viên BH 6421 9.190.000 Thanh toán tiền lương nhân viên QL 6422 5.010.000
334 14.200.000
31/01/2013 PBTL/01 Trích và khấu trừ lương nhân viên 6421 1.856.400
6422 1.010.100
57 338 4.163.250 31/01/2013 KH/01 Khấu hao TSCĐ 6421 7.431.499 6422 15.407.406 214 22.838.905 31/01/2013 ĐC/01 Điều chỉnh giá vốn tháng 01 632 89.655 156 89.655
31/01/2013 KC511 Kết chuyển doanh thu tính KQKD 511 488.892.729
911 488.892.729
31/01/2013 KC632 Kết chuyển giá vốn tính KQKD 911 353.607.067
632 353.607.067
31/01/2013 KC6421 Kết chuyển chi phí bán hàng cuối kỳ 911 19.075.220
6421 19.075.220
31/01/2013 KC6422 Kết chuyển chi phí QLKD cuối kỳ 911 25.840.878
6422 25.840.878
31/01/2013 KC635 Kết chuyển CPTC cuối kỳ 911 4.500.000
635 4.500.000
31/01/2013 KC711 Kết chuyển thu nhập khác cuối kỳ 711 19.000.000
911 19.000.000
31/01/2013 KC821 Kết chuyển chi phí thuế TNDN 911 26.217.391