Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Giải pháp Kims Việt Nam
Công ty TNHH Giải pháp Kims là một công ty nhỏ, nên nguồn lực lao động
không lớn, chỉ đủ đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty, gồm các bộ
phận như trong sơ đồ Cơ cấu bộ máy tổ chức công ty. Cụ thể:
* Tổng Giám đốc: Tổng giám đốc (CEO) cũng là Chủ tịch hội đồng quản trị,
cũng đồng thời là nhà đầu tư duy nhất tại Công ty TNHH Giải pháp Kims Việt
Nam. Trách nhiệm của Tổng Giám đốc là lãnh đạo công việc kinh doanh hàng ngày
và đưa ra định hướng phát triển cho công ty. Đồng thời, cũng là người điều hành Ban lãnh đạo của công ty
Nhìn chung, tổng giám đốc là người điều hành cao nhất trong doanh nghiệp, là người có nhiều kinh nghiệm kinh doanh trong nước và nước ngoài.
* Phó Giám đốc kinh doanh: hỗ trợ Tổng giám đốc trong việc quản lý, điều
hành kinh doanh của Công ty theo định hướng một cách an toàn, hiệu quả, chuyên nghiệp. Phối hợp với các đơn vị liên quan để thực hiện các mục tiêu kinh doanh đã
đề ra, thực hiện các nhiệm vụ theo phân, công ủy quyền. Hệ thống Showroom
34
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của công ty.
Đề xuất phương án phát triển phù hợp với từng thời kỳ;
- Tổ chức việc xây dựng chiến lược kinh doanh của công ty, phát triển khách
hàng, xây dựng mạng lưới, quảng bá sản phẩm và dịch vụ đến các khách hàng được đồng bộ và hiệu quả.
- Quan hệ đối ngoại với cơ quan nhà nước, đối tác kinh doanh có liên quan. - Nâng cao uy tín, ảnh hưởng của Công ty TNHH Giải pháp Kims Việt Nam
trên thị trường.
* Phó Giám đốc hành chính: có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc lập
và triển khai các kế hoạch như:
- Tuyển dụng và đào tạo nhân viên các phòng ban, phân công công việc thích
hợp cho từng bộ phận, tránh việc tuyển dụng nhân viên dàn trải, không hiệu quả;
- Phối hợp với các phòng ban có liên quan lập các kế hoạch chi tiêu, quản lý
chi phí một cách hợp lý, tiết kiệm;
- Phối hợp với Phó Giám đốc kinh doanh để chọn những mặt hàng kinh doanh thích hợp, kiểm soát và đôn đốc việc nhập hàng hóa;
- Tham mưu tư vấn cho lãnh đạo trong các vấn đề liên quan đến hành chính và xây dựng môi trường làm việc, hiệu quả, thân thiện trong toàn công ty.
* Phòng Marketing: Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới
phân phối, từng bước mở rộng thị trường kinh doanh. Nghiên cứu và tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh và xuất nhập khẩu. Đây là chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Phòng Marketing:
- Thực hiện công tác marketing, nghiên cứu thị trường, chọn lựa sản phẩm
chủ lực và xây dựng chiến lược phát triển, thúc đẩy hoạt động xúc tiến thương mại. - Chủ động giao dịch, đàm phán với các trung tâm thương mại trong nước để thuê các địa điểm kinh doanh mới cho công ty. Giải quyết các vấn đề phát sinh
trong quá trình triển khai và thực hiện hợp đồng thuê.
* Phòng Xuất nhập khẩu: Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động
35
- Theo dõi chặt chẽ và nắm bắt kịp thời tình hình thị trường, nhu cầu hàng
hóa để tham mưu cho Ban giám đốc về việc nhập hàng;
- Nghiên cứu theo dõi các chủ trương, chính sách xuất nhập khẩu, thuế của Nhà nước ban hành để tổ chức triển khai và thực hiện đúng quy định;
- Chịu trách nhiệm dự thảo, lập các hợp đồng ngoại thương, điều kiện và hình thức thanh toán, cũng như theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, thanh lý hợp đồng;
- Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức
thực hiện phương án kinh doanh xuất nhập khẩu và các kế hoạch khách có liên quan của công ty. Tìm kiếm đối tác ngoài nước có các mặt hàng thích hợp với tình hình kinh doanh của công ty để đề xuất hợp tác với ban giám đốc.
- Phối kết hợp với các bộ phận có liên quan giúp Ban giám đốc giao dịch, ký
kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài.
* Phòng chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ, tham mưu, đề xuất các kế hoạch chăm sóc khách hàng nhằm làm hài lòng khách hàng:
- Triển khai và thực hiện chiến lược chăm sóc khách hàng nhằm xây dựng
hoạt động, chính sách chăm sóc khách hàng ngày càng chuyên nghiệp.
- Đề xuất các giải pháp, chương trình để việc chăm sóc khách hàng đạt hiệu
quả, xây dựng hình ảnh và phối hợp với Phòng Marketing quảng bá sản phẩm công
ty tới các khách hàng;
- Tiếp nhận các ý kiến phản hồi của khách hàng và đề ra biện pháp khắc
phục.
* Phòng hành chính: Tham mưu, giúp việc và báo cáo trực tiếp Phó giám
đốc hành chính, tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý
và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người laođộng, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty.
- Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty
36
- Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin. Xử lý
các thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng.
- Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến
công ty. Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình.
* Phòng thiết kế: Chức năng chính của Phòng thiết kế là phối hợp cùng Phòng Marketing để quảng bá, xúc tiến hình ảnh, thương hiệu của Công ty bằng
nhiều hình thức khác nhau như: Quảng cáo trên website, catalogue, tờ rơi, thiết kế
trang trí showroom, các hoạt động xúc tiến khác với các đối tác…;
Phối hợp với phòng chăm sóc khách hàng, căn cứ vào yêu cầu của khách hàng để lập các thiết kế, phối hợp sản phẩm công ty với không gian các công trình.
* Phòng kế toán: Tham mưu cho ban Giám đốc các lĩnh vực sau:
- Công tác tài chính; - Công tác kế toán tài vụ;
- Công tác kiểm toán nội bộ;
- Công tác quản lý tài sản;
- Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế;
- Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;
- Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong
toàn Công ty;
- Căn cứ vào kế hoạch các phòng lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm
của Công ty tham mưu cho ban Giám đốc phê duyệt để làm cơ sở thực hiện.
- Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền
vốn, sử dụng vật tư, theo dõi đối chiếu công nợ.
- Tham mưu giúp Giám đốc phân bổ kế hoạch tài chính cho các bộ phận;
- Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong Công ty;
- Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiến độ và tham gia cùng với
phòng nghiệp vụ của công ty để hoạch toán lỗ, lãi giúp cho ban giám đốc Công ty
nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuận.
37
tác quản lý thu chi tài chính của Công ty, thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho Cán bộ công nhân viên (CBCNV) theo phê duyệt của Giám đốc;
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện
hành của Nhà nước phản ánh trung thực kết quả hoạt động của Công ty;
- Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ trong Công ty và
báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc;
- Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính;
- Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán.. hàng hóa, tài sản của Công ty.
* Kho hàng:đứng đầu là Thủ kho, sau đó là các nhân viên. Ngoài nhiệm vụ
trông giữ, bảo vệ sự an toàn cho hàng hóa được cất giữ tại đây, còn có các nhiệm vụ
sau:
- Vận chuyển hàng hóa tới các địa chỉ khách hàng yêu cầu;
- Kiểm tra thường xuyên, định kỳ để phát hiện hàng hóa bị lỗi, lập báo cáo
với các phòng ban có liên quan;
- Báo cáo hàng tồn kho theo định kỳ và theo yêu cầu của Ban giám đốc.
* Hệ thống showroom: hiện tại công ty có 6 showroom bán và trưng bày sản
phẩm nội thất tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Chịu trách nhiệm quản lý
chung các showroom là Quản lý bán hàng, sau đó là các nhân viên bán hàng tại các
showroom.
- Hệ thống showroom với các nhân viên bán hàng là đại diện của công ty,
trực tiếp tiếp đón các khách hàng. Showroom là nơi tiêu thụ hàng hóa, tìm kiếm
giao dịch, giải quyết các thắc mắc của khách hàng có liên quan hàng hóa;
- Phối hợp với Phòng Kế toán Công ty trong các nghiệp vụ thu tiền bán hàng hóa, thanh toán tiền mua hàng hóa - dịch vụ có liên quan đến hoạt động kinh doanh trên cơ sở các cam kết và quy định của pháp luật hiện hành;
- Phối hợp với các phòng ban có liên quan để theo dõi, đôn đốc thực hiện đơn hàng từ lúc phát sinh tới khi kết thúc hoạt động mua bán.
38