Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Có thể hiểu bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bảng mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. Trong khi đó, bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc. Bảng tiêu chuẩn công việc giúp cho chúng ta hiểu được đơn vị cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Hoạt động thu hút nguồn nhân lực
Mức độ đồng ý
1 2 3 4 5
Mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cụ thể,
rõ ràng 45 56 103 25 16
Trong đó: 1: Hoàn toàn không đồng ý; 2.Không đồng ý; 3. Không có ý kiến; 4. Đồng ý; 5. Hoàn toàn đồng ý
Nguồn: Trích phụ lục 2
Do đặc thù cố hữu của một đơn vị sự nghiệp nhà nước cho nên BHXH tỉnh Long An thực tế hiện nay vẫn chưa có sự quan tâm đúng đắn đến công tác phân tích công việc. Thực tế tại BHXH tỉnh Long An, bảng mô tả công việc được thể hiện qua việc mô tả chức năng và quyền hạn của từng chức danh khi đảm nhận một công
việc cụ thể và được thể hiện trong quy chế làm việc của từng cơ quan, đơn vị. Cụ thể, theo bảng nhận xét trên, đa số CBCC phân vân không có ý kiến khi được hỏi (chiếm 42.04%), 41,22% CBCC trả lời hoàn toàn không đồng ý hoặc không đồng ý, chỉ có 16,73% CBCC trả lời đồng ý hoặc hoàn toàn đồng ý khi nhận xét “Mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cụ thể rõ ràng”. Hiện tại, các CBCC thực hiện công việc của mình dựa trên nhiệm vụ, chức năng chung của từng phòng ban chứ chưa có các bảng mô tả nội dung công việc cho từng chức danh cụ thể. Điều này làm hạn chế khả năng thực hiện của các nhân viên mới. Ngoài ra, chính vì việc mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc chưa cụ thể, rõ ràng nên lãnh đão khó xác định và quy trách nhiệm cho cá nhân trong quá trình thực hiện công việc.