Cơ sơ dữ liệu khách hàng của BIDV Nghệ An đƣợc hình thành từ quá trình tiếp xúc, giao dịch với khách hàng. Quá trình này bao gồm các bƣớc chính sau:
.
58
Cán bộ quan hệ khách hàng (CBQHKH) ngân hàng kiểm tra hồ sơ, các giấy tờ thông tin của khách hàng đảm bảo đầy đủ cơ sơ pháp lý để nhập vào hệ thống.
- Đối với KHCN: Bản gốc CMND
- Đối với KHDN: Giấy đăng ký kinh doanh (photo công chứng), Đăng ký mẫu dấu với Cơ quan Công An (photo công chứng), CMND của Chủ tài khoản và kế toán trƣởng (photo công chứng), Quyết định bổ nhiệm Kế toán trƣởng, ngƣời đƣợc ủy quyền chủ tài khoản...
Bước 2: Kiểm tra sự tồn tại của khách hàng trong hệ thống
Để kiểm tra thông tin khách hàng, CBQHKH cần dựa trên một số thông tin chủ yếu sau:
Số, loại ID của khách hàng (CMND đối với KHCN; và số Đăng ký kinh doanh đối với KHDN)
Tên khách hàng
Địa chỉ khách hàng
Bước 3: Khởi tạo hồ sơ thông tin khách hàng
Khi khách hàng giao dịch lần đầu với ngân hàng, bộ phận hƣớng dẫn phân luồng khách hàng sẽ dẫn khách hàng lại bộ phận khởi tạo thông tin khách hàng để mở hồ sơ khách hàng.
Nhân viên khởi tạo thông tin khách hàng của ngân hàng phải có đƣợc những thông tin bắt buộc sau:
Đối với Khách hàng cá nhân: - Số CMND, ngày cấp nơi cấp;
- Họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh.
- Địa chỉ liên lạc, quốc tịch, tình trạng hôn nhân, giới tính… - Mã loại cơ quan, doanh nghiệp; mã kinh doanh…
- Mã số thuế (nếu có)…
- Số điện thoại nhà riêng, cơ quan, di động…
Đối với KHDN:
Tên khách hàng trên giấy đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập, loại hình doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp, tên khác hay tên quốc tế;
- Mã loại cơ quan, doanh nghiệp - Mã kinh doanh, mã số thuế
.
59
- Địa chỉ doanh nghiệp, số điện thoại, số fax, địa chỉ email (nếu có)
Đặc biệt đối với khách hàng sử dụng sản phẩm tín dụng, ngoài các thông tin trên còn phải có thêm các thông tin khác nữa về:
- Thông tin về tình hình tài chính của khách hàng;
- Tình hình quan hệ của khách hàng với các tổ chức tín dụng khác; - Thông tin về lãnh đạo của doanh nghiệp;
- Thông tin về nhóm khách hàng liên quan.
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ khách hàng
Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin, bộ phận khởi tạo thông tin chuyển hồ sơ về bộ phận quản lý hồ sơ thông tin khách hàng để kiểm tra và lƣu trữ theo đúng quy định nhằm đảm bảo an toàn và thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu khi cần thiết.
Nhƣ vậy, có thể thấy, dữ liệu về khách hàng của ngân hàng đã đƣợc xây dựng và hình thành, những dữ liệu ban đầu này sẽ giúp ngân hàng tìm hiểu đƣợc một số thông tin nhƣ:
Thời gian khách hàng bắt đầu tiến hành giao dịch với ngân hàng?
Bao lâu thì khách hàng lặp lại giao dịch với ngân hàng?
Khác hàng còn giao dịch với những đối thủ cạnh tranh nào khác nữa?
Những nhân tố ảnh hƣởng tới quyết định giao dịch của khách hàng?