Vinacommodities sử dụng bộ máy điều hành của mình để thực hiện chức năng của Công ty mẹ đối với các Công ty con. Tổ chức bố máy quản lý của Công ty mẹ được sắp xếp gọn nhẹ trên cơ sở hợp lý, hiệu quả. Đứng đầu Công ty là Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của toàn Công ty trước toàn bộ các cổ đông. Giúp việc cho hội đồng quản trị là Ban Tổng giám đốc và ban kiểm soát. Các phòng ban nghiệp vụ chuyên môn có nhiệm vụ chuyên trách riêng, chịu sự quản lý, điều hành của Ban Tổng giám đốc. Ban lãnh đạo Công ty chỉ đạo quản lý về nghiệp vụ đối với các Công ty thành viên chịu sự chi phối vốn về chiến lược kinh doanh, các quyết định đầu tư, nhân sự... Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được trình bày theo sơ đồ sau: (Hình 2.1)
Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị gồm 5 người là đại diện trực tiếp của chủ sở hữu tại Công ty để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty theo quy định của luật hiện hành.
Ban Kiểm soát: Là cơ quan trực thuộc Hội đồng quản trị bầu ra. Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc.
Ban Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc điều hành quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các Phó Tổng Giám đốc, giám đốc điều hành Công ty là người giúp việc cho Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Tổng Giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ của Công ty.
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Vinacommodites
HỘI ĐỒNG QUẨN TRỊ
BAN GIÁM ĐỐC
CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN CÁC PHÒNG TRỰC THUỘC
CÔNG TY CP Vinacommodities HƢNG YÊN CÔNG TY CP Vinacommodities ĐỒNG NAI CÔNG TY ASIA Vinacommodities CÔNG TY TNHH Vina - Swiss PHÒNG MARKETING PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU PHÒNG KINH DOANH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
Luận văn thạc sỹ Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Đào Thị Tươi - Lớp QTKD Viện Kinh tế & Quản lý 50 Các phòng ban chức năng, nghiệp vụ là bộ phận tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Công ty có nhiệm vụ nghiên cứu, tuân thủ các chế độ chính sách, pháp luật của Nhà nước, thực hiện đúng điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty đã được Hội đồng quản trị phê chuẩn:
Phòng Hành chính tổng hợp:
Quản lý việc thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động, Xây dựng kế hoạch tiền lương, thưởng, kế hoạch đào tạo, bảo hộ lao động, y tế chế độ lương, thưởng, BHXH,BHYT.. an toàn lao động; tham mưu công tác đào tạo, đề bạt, điều động, tuyển dụng…Đề xuất sử dụng, bố trị và tổ chức các kế hoạch đào tạo trong toàn bộ Công ty.
Quản lý và lưu giữ hồ sơ, lý lịch cán bộ công nhân viên chức Công ty, soạn thảo triển khai quy chế làm việc, lập dự thảo điều lệ hoạt động của Công ty, quản lý nhân sự cho toàn Công ty. Bình chọn thi đua, báo cáo thành tích khen thưởng cho cá nhân, tập thể. Thực hiện công tác hành chính, tiếp khách, hội thảo. Phụ trách quản lý con dấu của đơn vị, tổ chức chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu đúng chế độ quy định.
Quản lý tài sản, phương tiện làm việc; Văn phòng làm việc, xe con và các trang thiết bị, dụng cụ làm việc trong khối văn phòng ban nghiệp vụ Công ty, định kỳ kiểm kê để bổ sung, sửa chữa…
Phòng Tài chính – Kế toán:
The dõi, quản lý, khai thác và sử dụng mọi nguồn vốn để đảm bảo và phát triển vốn sản xuất kinh doanh.
Quản lý và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán của Công ty từ khối nghiệp vụ đến các Công ty thành viên hạch toán phụ thuộc, báo sổ theo quy định Nhà nước và quy định nội bộ của Công ty.
Lập kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm và báo cáo quyết toán của Công ty; kiểm tra chế độ kế toán; quyết toán tài chính định kỳ của các Công ty thành viên. Cân đối cấp vốn, quyết toán công nợ các nguồn vốn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và các Công ty thành viên theo quy chế khoán quản nội bộ hiện hành của Công ty.
Hướng dẫn các Công ty thành viên mở sổ sách ghi chép số liệu ban đầu làm cơ sở cho các Công ty thành viên thực hiện kế hoạch lập chứng từ và thủ tục thanh toán. Xem xét tính hợp lệ, hợp lý các chứng từ, đảm bảo chi đúng, chi đủ kịp thời theo chế độ hiện hành của Công ty.
Phòng xuất nhập khẩu:
Thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu: Tìm nguồn hàng, liên lạc với nhà cung cấp nước ngoài khi cần nhập hàng hóa về Việt nam theo yêu cầu của khách hàng trong nước. Tìm kiếm tế thông tin, thực hiện nhiệm vụ giao dịch với các đối tác và nhà cung cấp.
Phòng kinh doanh nội địa và quốc tế:
Tìm kiếm các hợp đồng, nhập và kinh doanh ,xuất khẩu mặt hàng dầu ăn, điều dầu thông qua các hệ thống đại lý và nhà phân phối.
Phòng kinh doanh Marketing:
Xây dựng các chương trình truyền thông, quảng bá thương hiệu và sản phẩm ra thị trường trong nước và quốc tế.
Sự tăng trưởng của của Công ty Cổ phần Vinacommodities là thành quả của tập thể cán bộ công nhân viên Công ty. Đội ngũ nhân sự của Vinacommodities là những người trẻ tuổi, nhiệt huyết được đào tạo từ các nước có nền kinh tế phát triển như: Nhật Bản, Singapore Malaysia và các trường đại học kinh tế danh tiếng trong nước. Đó là tài sản quý báu nhất và là nền tảng tạo ra mọi thành công của Vinacommodities.
Lực lượng lao động của Vinacommodities không chỉ lớn mạnh về số lượng mà còn mạnh về chất lượng, được tuyển dụng và đào tạo bài bản. Tổng số lượng cán bộ nhân viên làm việc tại Vinacommodities đến cuối năm 2009 là hơn 350 người. Do nhu cầu đầu tư mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh đòi hỏi phát triển nguồn lực lao động của toàn tập đoàn nên cuối năm 2011 tổng số lao động tăng lên hơn 500 người. Chính điều này cũng đã góp phần quan trong nâng cao hiệu quả quản lý của Công ty mẹ đối với các Công ty thành viên chịu sự chi phối đầu tư vốn.
Luận văn thạc sỹ Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Đào Thị Tươi - Lớp QTKD Viện Kinh tế & Quản lý 52