Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp với việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần thuốc thú y TWI

Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp với việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần thuốc thú y TWI

LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường, thành công của các doanh nghiệp là tạo rađược và duy trì lợi nhuận dài hạn Để đạt được điều đó, các doanh nghiệp cầnphải thiết lập cho mình một nền tảng tài chính vững chắc Điều này không chỉ bóhẹp theo nghĩa là doanh nghiệp phải có một nguồn tài chính đủ mạnh mà quantrọng hơn là quản lý tài chính như thế nào cho có hiệu quả để phát huy tối đa lợithế của mình trên thương trường

Một cơ chế quản lý tài chính được đánh giá là có hiệu quả nếu cơ chế nàytrước hết đảm bảo quản lý hữu hiệu tình hình thanh toán và công nợ của doanhnghiệp sao cho có thể duy trì và tăng cường khả năng thanh toán của doanhnghiệp trong tương lai Điều này vô cùng quan trọng vì khả năng thanh toán củadoanh nghiệp là một trong những yếu tố quyết định sự tồn tại trước mắt củadoanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường

Để có thể duy trì và tăng cường khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đòihỏi việc quản lý tình hình thanh toán và công nợ phải được quan tâm thích đáng.Muốn vậy cần phải tăng cường hiệu quả của công tác hạch toán kế toán cácnghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp vì hạch toán kế toán là một công cụquản lý tối quan trọng có khả năng phản ánh và giám đốc liên tục và toàn diệnnghiệp vụ kinh tế phát sinh Đặc biệt là trong điều kiện hiện nay, khi mà công táchạch toán kế toán vẫn chưa thực sự phát huy được vai trò của nó ở cả hai lĩnh vựcquản lý công nợ trong thanh toán và cung cấp thông tin cho công tác quản trị nội

bộ Điều đó biểu hiện ở: tình trạng phá sản vì công nợ dây dưa và Nợ phải thukhó đòi hiện vẫn là vấn đề nổi cộm trong các hoạt động kinh tế và các thông tin

kế toán về thực trạng công nợ chưa được sử dụng phổ biến để thiết lập các quyếtsách và chiến lược tài chính, đặc biệt là đối với vấn đề chiếm dụng vốn và thu hồivốn Vì vậy, tổ chức hạch toán kế toán như thế nào để đáp ứng được yêu cầu quản

lý nói trên là vấn đề cấp thiết đang thu hút được sự quan tâm và mong muốn tìm

ra hướng giải quyết của những người làm công tác kế toán hiện nay

Đối với một doanh nghiệp trực tiếp sản xuất và kinh doanh thì các quan hệthanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là những quan hệ phát sinh thườngxuyên và phổ biến Những mối quan hệ này có ảnh hưởng lớn tới quá trình sảnxuất và kinh doanh của doanh nghiệp do nó quyết định một phần quan trọng côngtác huy động vốn và thu hồi vốn Vì vậy quản lý tốt công tác thanh toán, mà đặcbiệt là quản lý công nợ, sẽ giúp công ty giảm bớt được những khó khăn trong huyđộng vốn và thu hồi vốn kinh doanh nhằm đẩy nhanh quá trình sản xuất, kinhdoanh và gia tăng lợi nhuận

Công ty cổ phần thuốc thú y TWI là một đơn vị sản xuất, kinh doanh thuốcthú y lâu năm nên công ty có quan hệ với rất nhiềukhách hàng và nhà cung cấp

Vì vậy có thể nói, quan hệ thanh toán với những đối tượng này là những mối quan

hệ thanh toán đặc trưng của công ty Xuất phát từ đặc điểm đó cùng với nhữngđòi hỏi cấp thiết của việc hoàn thiện công tác quản lý công nợ hiện nay bằngphương pháp hạch toán kế toán, em đã thực hiện nghiên cứu đề tài:

" Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với

khách hàng và nhà cung cấp với việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần thuốc thú y TWI ".

Để thực hiện đề tài trên em đã trực tiếp thu thập số liệu, quan sát, phỏngvấn kế toán thanh toán của công ty về quy trình cũng như phương pháp hạch toáncông nợ tại công ty, đồng thời trên cơ sở những số liệu thu thập được em đã thựchiện phân tích để đánh giá thực trạng công tác hạch toán kế toán cũng như tìnhhình và khả năng thanh toán của công ty

Ngoài Lời nói đầu và Kết luận, đề tài của em gồm 3 phần:

Phần I: Cơ sở lí luận chung và phương pháp hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp.

Phần II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TWI

Phần III: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty Cổ phần thuốc thú y TWI.

PHẦN I.

CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TRONG DOANH

NGHIỆP.

i CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ

NHÀ CUNG CẤP TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Thanh toán với người mua, người bán và ý nghĩa của việc quản lý công

nợ trong thanh toán tại doanh nghiệp.

Đối với một doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh quan hệ thanh toán vớikhách hàng và nhà cung cấp là mối quan hệ đặc trưng và phổ biến Theo nghĩachung nhất, hoạt động thanh toán của doanh nghiệp với khách hàng và nhà cungcấp là quan hệ kinh tế tài chính phát sinh giữa bên phải trả và bên được nhận tiền,phát sinh trong quá trình mua bán vật tư, tài sản, hàng hoá… và dịch vụ

Xét trên phương diện của hoạt động kinh tế, thanh toán với khách hàng vànhà cung cấp là mối quan hệ phát sinh giữa doanh nghiệp với các đơn vị, cá nhânbên ngoài doanh nghiệp trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hoá và dịch vụ

mà tuỳ thuộc vào đối tượng thanh toán thì doanh nghiệp có thể là bên được nhậntiền hoặc bên có nghĩa vụ phải trả Các quan hệ này chấm dứt khi các bên đạtđược mục đích của mình

Xét trên phương diện tài chính, thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp

là hoạt động liên quan đến thu- chi trong kinh doanh, nghĩa là liên quan đến luồngtiền vào, ra của doanh nghiệp, là một bộ phận quan trọng của hoạt động đi chiếmdụng vốn và thu hồi vốn của doanh nghiệp Hoạt động thanh toán với khách hàng

và nhà cung cấp là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tình hình và khả năngthanh toán của doanh nghiệp

Tuy vậy, quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp không phải làquan hệ thanh toán duy nhất trong một doanh nghiệp, mà nó tồn tại song song vớicác mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng khác, từ đó cấu thành tổngthể các quan hệ kinh tế tài chính của một doanh nghiệp như được biểu diễn dưới

sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 : Các quan hệ thanh toán chủ yếu của một doanh nghiệp.

Doanh nghiệp

Các đối tác liên doanh

Các đối tác liên doanh

Ngân sách Nhà nước

Khi doanh nghiệp phát sinh các quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cungcấp, thường xảy ra các nghiệp vụ sau:

- Thanh toán ngay

- Thanh toán sau

- Đặt trước tiền hàng

Trong đó, trường hợp thanh toán sau hoặc đặt trước tiền hàng sẽ làm phátsinh công nợ phải thu hoặc phải trả của doanh nghiệp với các đối tượng có liênquan Đây là hai tình huống chủ yếu phát sinh trong hoạt động thanh toán củadoanh nghiệp, và điều đó đặt ra yêu cầu quản lý công nợ trong thanh toán đối vớidoanh nghiệp

Trong điều kiện kinh tế thị trường, quản lý tốt công nợ trong thanh toántrước hết sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp kịp thời thanh toán các khoản nợ đến hạn

và thu hồi vốn kinh doanh cùng lợi nhuận kinh doanh, tránh được tối đa các rủi rotrong thanh toán chẳng hạn như nợ phải trả chồng chất không có khả năng thanhtoán hoặc nợ phải thu khó đòi

Sau là, dựa vào các thông tin về tình hình công nợ, doanh nghiệp có thể đưa

ra các quyết định quản lý là duy trì, tăng cường, mở rộng hay huỷ bỏ các mốiquan hệ kinh doanh với nhà cung cấp nếu điều kiện thanh toán quá khắt khe, hoặcvới các khách hàng nếu họ có biểu hiện không thể thanh toán nợ, và từ đó từngbước hoàn thiện chính sách khách hàng và nhà cung cấp của mình

Bên cạnh đó sẽ là hữu ích hơn nếu doanh nghiệp tận dụng được nhữngthông tin về tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp cùng nhữngthông tin quản lý công nợ của các đối tượng khác để lập kế hoạch quản lý, cânđối, và sử dụng số vốn chiếm dụng được và số vốn bị chiếm dụng để thực hiệncác chiến lược kinh doanh của riêng mình

1.2 Các phương thức thanh toán chủ yếu.

1.2.1 Phương thức thanh toán bằng tiền mặt

Đây là phương thức thanh toán thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt Hìnhthức này được áp dụng phổ biến trong các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

và nhà cung cấp Tuy vậy, nó chỉ thích hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ Đốivới những giao dịch có trị giá thanh toán lớn, thì hình thức này tỏ ra không thuậntiện và không an toàn.Thanh toán bằng tiền mặt gồm các loại thanh toán như:

- Thanh toán bằng tiền mặt VNĐ

- Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ

- Thanh toán bằng kim khí quý, đá quý

1.2.2 Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt

Phương thức thanh toán này khắc phục được nhược điểm của phương thức thanhtoán bằng tiền mặt, được áp dụng khá phổ biến trong các giao dịch mua bán cógiá trị thanh toán lớn Thực chất của phương thức thanh toán này là thanh toánqua ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính trung gian khác Phương thức thanhtoán này có thể áp dụng được trong giao dịch nội địa và giao dịch quốc tế

 Trong giao dịch nội địa.

Có nhiều hình thức thanh toán được áp dụng trong giao dịch nội địa, trong

đó phổ biến là các hình thức thanh toán sau: Thanh toán bằng séc, Uỷ nhiệm chi(thu), thanh toán bù trừ

 Thanh toán bằng séc:

Séc có giá trị thanh toán trực tiếp như tiền Đó là một tờ mệnh lệnh vô điều kiệncủa người chủ tài khoản, ra lệnh cho ngân hàng trích từ tài khoản của mình để trảcho người có tên trong séc, hoặc trả theo lệnh của người ấy hoặc trả cho ngườicầm tờ séc một số tiền nhất định, bằng tiền mặt hay chuyển khoản Ngân hàng khinhận được tờ séc phải chấp hành mệnh lệnh này vô điều kiện, trừ trường hợp tàikhoản phát hành séc không có tiền hoặc tờ séc không đầy đủ tính chất pháp lý

Loại séc dùng để rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ được gọi là séc tiền mặt.Loại séc dùng để thanh toán được gọi là séc thanh toán, gồm nhiều loạinhư: Séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền

Việc thanh toán bằng séc được thực hiện như sau:

Lưu thông séc qua ngân hàng

(3)

(1) Ngân hàng

Sơ đồ 1.2: Lưu thông séc qua ngân hàng

(1) Giao hàng

(2) Phát hành séc thanh toán

(3) Chuyển séc cho ngân hàng để lĩnh tiền

(4) Báo Có cho người hưởng séc (5) Quyết toán séc với người mua.

Lưu thông séc qua 2 ngân hàng

(4)

(3) (5) (6)

(1) (2)

Sơ đồ 1.3 : Lưu thông séc qua 2 ngân hàng

 Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu:

 Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi:

Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản thông qua tờ lệnh "Uỷ nhiệmchi" yêu cầu ngân hàng trích tài khoản của mình để trả cho người hưởng lợi có tàikhoản mở cùng ngân hàng hoặc được mở ở ngân hàng khác

 Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu:

Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu

hộ số tiền nào đó Theo hình thức này, bên đi mua không phải trả tiền ngay khimua hàng, bên bán sau khi giao hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng lập "Uỷ nhiệmthu" cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản để thu tiền hàng

 Thanh toán bù trừ:

Là hình thức thanh toán thường xảy ra ở các doanh nghiệp vừa là khách hàng,vừa là nhà cung cấp với cùng một đối tượng Để đơn giản trong thanh toán, doanhnghiệp có thể dùng phương pháp bù trừ công nợ của cùng đối tượng đó Việc

Người mua Người bán

thanh toán bù trừ giữa hai bên phải đươc thoả thuận bằng văn bản để làm căn cứthực hiện và hạch toán kế toán.

 Trong giao dịch quốc tế.

Thanh toán quốc tế là một hoạt động quan trọng đối với những doanhnghiệp có tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu Hiệu lực kinh tế trong lĩnh vựckinh doanh này phụ thuộc phần lớn vào chất lượng của việc thanh toán Thanhtoán quốc tế trong ngoại thương có thể hiểu đó là việc phải trả những khoản tiềnngoại tệ, tín dụng có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu đã được thoả thuậntrong hoạt động ngoại thương

Đối với một doanh nghiệp tham gia hoạt động nhập khẩu, các hình thứcthanh toán thường được áp dụng bao gồm: Điện chuyển tiền, Thư tín dụng (L/C),Nhờ thu Trong đó, phổ biến nhất là hình thức thanh toán bằng thư tín dụngthương mại

Thư tín dụng ( Letter of Credit - L/C ) là một chứng thư (điện hoặc ấn chỉ),trong đó ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu họ xuấttrình được một bộ chứng từ phù hợp với nội dung của L/C

Nội dung chủ yếu của L/C bao gồm: Số hiệu, địa điểm, và ngày mở L/C;Tên, địa chỉ của những người có liên quan đến L/C; Số tiền của thư tín dụng;Thời hạn hiệu lực, thời hạn trả tiền và thời gian giao hàng ghi trong thư tín dụng;Những nội dung về hàng hoá, về vận tải, giao nhận hàng hoá; Những chứng từ màngười xuất khẩu phải xuất trình; Sự cam kết trả tiền của ngân hàng mở L/C vàmột số điều khoản đặc biệt khác

Trong đó, căn cứ vào mục " Thời hạn trả tiền " trên L/C có thể biết đượcviệc thanh toán được thực hiện ngay hay được thực hiện về sau so với thời điểmbên bán xuất trình xong bộ chứng từ hàng xuất khẩu Có 3 trường hợp:

- At sight: Bên mua phải thực hiện thanh toán ngay khi bên bán xuất trìnhđầy đủ bộ chứng từ hàng xuất khẩu

- D/A (Document against Acceptance ): Chấp nhận thanh toán đổi chứng

từ Với hình thức này, người mua chỉ cần chấp nhận thanh toán thì sẽ đượctrao đầy đủ chứng từ hàng nhập khẩu Đây là một hình thức mua hàng trảchậm được cam kết trả tiền bởi ngân hàng mở L/C Hình thức này thườngđược kèm theo thời hạn thanh toán sau khi bên nhập khẩu đã nhận đầy đủchứng từ hàng nhập khẩu

- D/P ( Document against Payment ): Thanh toán đổi chứng từ Trườnghợp thanh toán này yêu cầu người mua phải thanh toán hết tiền hàng, thìngân hàng mới được giao đầy đủ chứng từ hàng nhập khẩu cho người mua.( Thông thường vận đơn được các ngân hàng giữ lại cho đến khi người muathanh toán hết tiền hàng)

Trình tự tiến hành nghiệp vụ thanh toán bằng thư tín dụng thương mại:

(2) (5) (6)

(8) ( 7) (1) (6) (5) (3)

(4)

Sơ đồ 1.4: Thanh toán quốc tế bằng thư tín dụng

(1) Người nhập khẩu làm đơn xin mở thư tín dụng gửi đến ngân hàng của mình yêu cầu mở thư tín dụng cho người hưởng lợi.

(2) Ngân hàng mở thư tín dụng lập thư tín dụng, và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất khẩu thông báo việc mở L/C và chuyển L/C đến người xuất khẩu.

(3) Ngân hàng thông báo gửi thông báo L/C cho người xuất khẩu và khi nhận được bản gốc L/C thì chuyển ngay cho người xuất khẩu.

(4) Bên bán giao hàng cho bên mua ( nếu chấp nhận L/C )

(5) Bên bán xuất trình bộ chứng từ hàng xuất khẩu theo yêu cầu của L/C thông qua ngân hàng,

và đề nghị thanh toán với ngân hàng phát hành L/C

(6) Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì tiến hành thanh toán cho người xuất khẩu, nếu thấy không phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu.

(7) Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ cho người nhập khẩu khi nhận được tiền hoặc người nhập khẩu chấp nhận thanh toán

(8) Người nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp thì trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nếu thấy không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền.

II NHIỆM VỤ, NGUYÊN TẮC VÀ PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP.

Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp xuấtphát từ chính yêu cầu cung cấp thông tin liên tục và toàn diện về tình hình công

nợ và thanh toán công nợ cũng như yêu cầu kiểm soát thông tin về chi phí vàdoanh thu của các nhà quản lý, nhằm phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết địnhsản xuất, kinh doanh và các quyết định quản lý tài chính khác Từ đó đặt ra cácyêu cầu về nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toánvới khách hàng và nhà cung cấp để công tác hạch toán kế toán được tổ chức khoahọc, chặt chẽ và có hiệu quả

2.1 NHIỆM VỤ VÀ NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP.

2.1.1 Nhiệm vụ hạch toán kế toán.

Công tác thanh toán với người mua, người bán (sau đây xin gọi tắt là thanhtoán), là một nội dung khá quan trọng, tác động lớn đến hiệu quả sản xuất, kinhdoanh của doanh nghiệp Điều này đòi hỏi sự lưu tâm thích đáng từ phía các nhàquản trị doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán để các hoạt động thanh toánđược ghi chép và phân loại một cách khoa học, hợp lý và kịp thời Một cách cụthể hơn, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán là:

- Lựa chọn và tổ chức một hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo để có thểtheo dõi và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đốitượng, theo từng nghiệp vụ, theo từng khoản nợ, và từng thời hạn thanh toán

- Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đếnhạn, quá hạn, và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để đảm bảo tốt khảnăng thanh toán và thu hồi vốn của doanh nghiệp Đồng thời, tham mưu choban quản trị các biện pháp giải quyết các mối quan hệ thanh toán, góp phần cảithiện tình hình tài chính của doanh nghiệp

- Theo dõi và tham mưu cho ban quản trị các phương thức thanh toán tiêntiến, hợp lý để đảm bảo thanh toán đúng hạn, kịp thời Hướng dẫn các đốitượng tham gia thanh toán thực hiện thanh toán theo đúng yêu cầu và thủ tụcthanh toán của doanh nghiệp

2.1.2 Nguyên tắc hạch toán kế toán.

Các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có thể là các nghiệp vụthanh toán ngay, thanh toán sau, hoặc đặt trước tiền hàng Trong bất cứ trường

hợp nào thì việc ghi sổ và phản ánh chính xác nghiệp vụ thanh toán là rất cầnthiết, và đòi hỏi công tác hạch toán kế toán phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bảncủa kế toán như: trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu, và nguyên tắc

kế toán các nghiệp vụ thanh toán ở đây xin được đề cập đến nguyên tắc hạch toáncác khoản phải thu, phải trả khách hàng và nhà cung cấp như sau:

- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng,thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán để đảm bảotính kịp thời

- Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán, cũngnhư theo từng đối tượng, nhất là những đối tượng có khả năng khó thu, hoặc khótrả để có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp

- Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên hoặc dư

nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán doanh nghiệp cần tiến hành, kiểm tra,đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, và số còn nợ Nếu cần thiết cóthể yêu cầu các đối tượng đối chiếu công nợ bằng văn bản

- Đối với các khoản phải thu, phải trả có nguồn gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả vềnguyên tệ, và quy đổi theo "đồng Ngân hàng Nhà nước Việt Nam" Cuối kì, phảiđiều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế

- Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng kim khí quý, đá quý, cần chi tiếttheo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế

- Tuyệt đối không bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có của các tài khoản thanhtoán 131 và 331 mà phải lấy số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉtiêu trên bảng cân đối kế toán

2.2 PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN.

2.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán.

 Lựa chọn, lập và sử dụng chứng từ thanh toán.

Chứng từ thanh toán là căn cứ để chứng minh cho các nghiệp vụ thanh toánphát sinh và hoàn thành Chứng từ thanh toán được lựa chọn trước hết phải tuântheo những biểu mẫu bắt buộc do nhà nước quy định, ngoài ra doanh nghiệp có

thể lập thêm các chứng từ khác theo hướng dẫn của nhà nước, hoặc xin phép vàđược sự đồng ý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để in chứng từ phù hợp vớiđặc thù của doanh nghiệp mình.

Bộ chứng từ thanh toán gồm đầy đủ cả bốn loại: chứng từ mệnh lệnh (Giấy

đề nghị thanh toán, quyết định chiết khấu cho khách hàng của giám đốc , chứng

từ thực hiện (các hoá đơn mua hàng, bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ,giấy báo Có ) chứng từ liên hợp (Phiếu chi đính kèm với Hoá đơn mua hàng,Giấy báo Có đính kèm với hoá đơn bán hàng ), và các chứng từ thủ tục ( nhưBảng kê thanh toán, Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào, Bảng tính chiếtkhấu cho khách hàng )

Các chứng từ trên được kế toán tập hợp đầy đủ để làm căn cứ chứng minhcho nghiệp vụ thanh toán phát sinh và hoàn thành Đồng thời, các chứng từ thựchiện và một số chứng từ thủ tục (được đính kèm đầy đủ các chứng từ gốc) sẽđược kế toán sử dụng để làm căn cứ ghi sổ kế toán

Các chứng từ thanh toán là những chứng minh bằng văn bản cụ thể cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành vì vậy, chứng từ thanh toán phải đượclập tuân thủ theo các quy định chung nhất về chứng từ nói chung Theo đó, chứng

từ thanh toán phải được lập với đầy đủ các nội dung chính sau:

- Tên gọi của chứng từ

- Ngày tháng, số thứ tự của chứng từ

- Số hiệu của chứng từ

- Tên, điạ chỉ của đơn vị, cá nhân tham gia quan

hệ thanh toán

- Tên gọi, địa chỉ, chữ ký của những người có

liên quan đến việc lập, xác minh, thực hiện, kiểm

tra chứng từ Trong trường hợp cần thiết phải có

dấu của đơn vị.

- Nội dung của nghiệp vụ thanh toán

- Số tiền và quy mô của nghiệp vụ thanh toán Đối với số tiền phải vừa ghi bằng số và ghi bằng chữ, và phải phù hợp với nhau.

- Các chỉ tiêu về thuế suất và số thuế phải nộp

- Các chỉ tiêu về mức giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, số tiền giảm

- Các chỉ tiêu về mức giảm giá, chiết khấu, thời hạn chiết khấu thanh toán và số tiền chiết khấu thanh toán

- Phương thức thanh toán (nếu cần)

Các chứng từ thanh toán phải được lập với đầy đủ các yếu tố cơ bản và cácyếu tố bổ sung (nếu cần ) và do các bộ phận có liên quan trực tiếp lập theo quyđịnh của từng đơn vị, lập đầy đủ số liên quy định; phải được ghi rõ ràng, trungthực, đầy đủ, không được tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ Trường hợp viết saicần huỷ bỏ và lưu lại để kiểm tra

Ngoài ra việc lựa chọn, lập và sử dụng chứng từ thanh toán còn cần phảiđáp ứng được các yêu cầu sau:

- Giảm số lượng chứng từ, chỉ lập đủ cho nhu cầu, tránh thừa, trùng lắp,

sử dụng các chứng từ liên hợp, chứng từ thủ tục nhiều lần Xác định đúngnhững bộ phận cần lưu chứng từ để giảm số liên của chứng từ tới mức hợplý

- Đơn giản hoá nội dung chứng từ tiến tới thống nhất, tiêu chuẩn hoáchứng từ thanh toán nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản củachứng từ

Với nghiệp vụ thanh toán với người bán, bộ chứng từ sử dụng để làm căn

cứ hạch toán kế toán và ghi sổ kế toán thường bao gồm các chứng từ sau:

- Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế.

- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng thông

- Uỷ nhiệm chi.

- Giấy báo Nợ ngân hàng

- Sổ phụ ngân hàng

- Biên bản thanh toán bù trừ công nợ (Vận dụng trong thanh toán bù trừ)

- Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)

Với nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, bộ chứng từ được sử dụng làmcăn cứ hạch toán và ghi sổ kế toán bao gồm:

- Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng kinh tế

- Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng thông

thường

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( nếu

có)

- Phiếu xuất kho

- Bảng kê thanh toán ( nếu có)

- Phiếu thu tiền mặt

- Giấy báo Có ngân hàng, sổ phụ ngân hàng

 Tæ chøc lu©n chuyÓn, b¶o qu¶n vµ lu tr÷ chøng tõ thanh to¸n:

Việc tổ chức lập và luân chuyển chứng từ do kế toán trưởng quy địnhnhằm thiết lập đầy đủ, chính xác những căn cứ hợp pháp và hợp lý chứngminh cho nghiệp vụ thanh toán phát sinh và hình thành, đồng thời xác định

rõ vai trò, trách nhiệm của các phòng ban chức năng có liên quan đến quátrình thanh toán, và thiết lập nên một thủ tục, trật tự nhất định cho quá trìnhthanh toán Quá trình tổ chức luân chuyển chứng từ phải đảm bảo hợp lýhoá thủ tục lập, ký, xét duyệt chứng từ ; quy chế hoá các bước xử lý chứng

từ thanh toán; xác định đầy đủ trách nhiệm pháp lý của các phòng ban cóliên quan đồng thời vẫn rút ngắn được thời gian lưu chuyển chứng từ.

Thông thường các chứng từ thanh toán thường được tổ chức luân chuyểnnhư sau:

Bộ phận kinh doanh

-Lập đơn đặt hàng hoặc hợp

đồng kinh tế với người bán.

Hoặc tiếp nhận, xử lý đơn đặt

đồng kinh tế với người bán.

Hoặc tiếp nhận, xử lý đơn đặt

hàng và hợp đồng kinh tế

với người mua

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị - Xác nhận

Kí duyệt

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị - Xác nhận

Kí duyệt

Bộ phận kinh doanh - Nhận Hoá đơn mua hàng từ phía người bán và lập Phiếu nhập kho

Hoặc lập Hóa đơn bán hàng

và Phiếu xuất kho

Bộ phận kinh doanh - Nhận Hoá đơn mua hàng từ phía người bán và lập Phiếu nhập kho

Hoặc lập Hóa đơn bán hàng

và Phiếu xuất kho

Thủ kho

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị -

Kí nhận

Kí duyệt

Thủ kho

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị -

Kí nhận

Kí duyệt

Phòng kế toán - Tập hợp, phân loại chứng từ Đối chiếu, kiểm tra chứng từ Lập các chứng từ thủ tục ( nếu cần thiết)

Lập chứng từ thực hiện thanh toán theo số liên quy định

Phòng kế toán - Tập hợp, phân loại chứng từ Đối chiếu, kiểm tra chứng từ Lập các chứng từ thủ tục ( nếu cần thiết)

Lập chứng từ thực hiện thanh toán theo số liên quy định

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị - Xác nhận

Kí duyệt

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị - Xác nhận

Kí duyệt

Phòng kế toán -

Lập bộ chứng từ thanh toán hoàn

chỉnh

Hạch toán và ghi sổ kế toán

Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán

Phòng kế toán

-Lập bộ chứng từ thanh toán hoàn

chỉnh

Hạch toán và ghi sổ kế toán

Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán

Sơ đồ 1.5: Trình tự luân chuyển chứng từ thanh toán

2.2.2. Tài khoản sử dụng.

Đối với những khoản thanh toán ngay hoặc thực thanh toán cho người mua,người bán, kế toán thực hiện phản ánh trên tài khoản 111 - Tiền mặt, hoặc tài khoản112- Tiền gửi ngân hàng

Trường hợp phát sinh công nợ với khách hàng và nhà cung cấp, tài khoản được

sử dụng là:

 TK 331- Phải trả người bán

Tài khoản này được sử dụng chủ yếu để phản ánh tổng số nợ phải trả người bán vàtình hình thanh toán công nợ của doanh nghiệp với những người bán vật tư, hàng hoá,người cung cấp lao vụ, dịch vụ hoặc những người nhận thầu xây dựng các công trìnhcho doanh nghiệp Ngoài ra, TK 331 còn theo dõi những khoản còn phải thu của nhàcung cấp và tình hình thanh toán công nợ phải thu với nhà cung cấp

Trong quá trình hạch toán TK này, cần tôn trọng những quy định sau:

- Nợ phải trả người bán cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phảitrả

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua hàng đã thanh toántiền ngay

- Khi doanh nghiệp thanh toán nợ phải trả cho nhà cung cấp, cần thực hiện ghigiảm Nợ phải trả trên tài khoản 331, và phản ánh số tiền đã trả trên các TK có liênquan như TK 111,112, 311, 341

- Khi hạch toán chi tiết TK này, kế toán cần tiến hành phân loại đẻ xác địnhnhững nhà cung cấp chấp nhận giảm giá hàng bán ngoài hoá đơn

- Đối với những hàng mua đã nhập kho trong tháng nhưng đến cuối thángchưa nhận được hoá đơn, kế toán cần thực hiện hạch toán đầy đủ vào TK 331 theogiá tạm tính và sau đó tiến hành điều chỉnh khi nhận được hoá đơn hoặc thông báogiá chính thức của người bán

- TK 331 là một tài khoản hỗn hợp, có thể đồng thời tồn tại cả số dư bên Có và

số dư bên Nợ Số dư bên Có của TK 331 phản ánh số Nợ còn phải trả người báncủa doanh nghiệp Số dư bên Nợ của TK 331, phản ánh số nợ còn phải thu của nhàcung cấp trong trường hợp doanh nghiệp đặt trước tiền hàng hoặc số tiền hàng trảthừa hoặc các khoản giảm giá, chiết khấu được hưởng sau khi đã lập hoá đơn

 TK 131- Phải thu của khách hàng

Tài khoản này được dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanhtoán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm,

hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ Ngoài ra, tài khoản 131 còn theo dõi các khoảndoanh nghiệp còn phải trả cho khách hàng và tình hình thanh toán các khoản phải trảkhách hàng.

Trong quá trình hạch toán tài khoản này cần tôn trọng những quy định sau:

- Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu và ghichép theo từng nghiệp vụ thanh toán

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoáthu tiền ngay vì nội dung của tài khoản này là theo dõi công nợ của doanhnghiệp với khách hàng

- Khi công nợ được thanh toán, cần ghi giảm các khoản phải thu, và phản ánh

số tiền khách hàng thanh toán vào các tài khoản có liên quan như TK 111, TK112

- Trong quá trình hạch toán chi tiết tài khoản 131, kế toán phải tiến hành phânloại các khoản nợ theo thời hạn thanh toán, các khoản nợ khó đòi hoặc không cókhả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi và

có biện pháp xử lý

- Trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ có thể phát sinh trường hợphàng bán bị trả lạihoặc giảm giá hàng bán, khi đó kế toán cần căn cứ trên cácHoá đơn hàng bán bị trả lại hoặc biên bản trả lại hàng hoặc thoả thuận giảm giáhàng bán bằng văn bản giữa hai bên để ghi giảm các khoản phải thu của kháchhàng trên TK 131

- Trong trường hợp các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến ngoại tệ, cần phảnánh rõ sự điều chỉnh chênh lệch tăng, giảm tỉ giá ngoại tệ trên TK 131 theo quan

hệ đối ứng với tài khoản có liên quan (TK 413- chênh lệch tỉ giá)

- Tài khoản 131 là một tài khoản hỗn hợp, có thể đồng thời tồn tại cả số dưbên Nợ và số dư bên Có Số dư bên Nợ phản ánh số tiền còn phải thu của kháchhàng vào cuối kỳ Số dư bên Có phản ánh số tiền khách hàng đặt trước hay cáckhoản còn phải trả khách hàng

2.2.3 Ph ¬ng ph¸p h¹ch to¸n kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi nhµ cung cÊp.

Thanh toán ngay

Thanh toán bằng sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Tính VAT theo phương pháp khấu trừ

Thanh toán nợ phải trả hoặc đặt trước tiền

hàng

TK 511

TK 3331

Thanh toán bù trừ

Chiết khấu thanh toán

được thanh toán ngay

Bù trừ chiết khấu thanh toán với nhà cung cấp

Chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng mua được trả lại

(Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Thu hồi tiền hàng trả thừa

Mua chịu hàng (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Mua chịu hàng (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Thanh toán bằng sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ (Tính VAT theo phương pháp khấu trừ)

Mua chịu hàng (Tính VAT theo phương pháp

khấu trừ)

Mua chịu dịch vụ khác (Tính VAT theo phương pháp

khấu trừ)

Mua chịu dịch vụ khác (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Sơ đồ 1.6 : Phương pháp hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp

Đối với các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ, tuỳ vào việc kế toán

sử dụng tỉ giá thực tế hay tỉ giá hạch toán mà các khoản nợ và các khoản tiền thanhtoán khi được hạch toán sẽ được quy đổi thành tiền VNĐ theo tỉ giá thực tế tại thờiđiểm phát sinh hoặc theo tỉ giá hạch toán đã được xác định Phần chênh lệch tỉ giá sẽđược hạch toán vào TK 413 - Chênh lệch tỉ giá

2.2.4 Phương pháp hạch toán kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng.

TK 131 ( TK 111, TK 112)

Doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác Chiết khấu thương mại, giảm giá,

(Tính VAT theo phương pháp trực tiếp) hàng bán bị trả lại

(Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác Chiết khấu thương mại, TK 3331

TK 3331 (Tính VAT theo phương pháp khấu trừ) giảm giá, hàng bán bị trả lại

(Tính VAT theo phương pháp khấu trừ)

Sơ đồ 1.7 : Phương pháp hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng

Việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng có liên quan đếnngoại tệ được thực hiện tương tự như với trường hợp thanh toán với nhà cung cấp

2.3 Hệ thống sổ sách kế toán.

Trên góc độ lý thuyết, sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phươngpháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương phápghi sổ kép Trên góc độ ứng dụng, sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cầnthiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống thông tin kế toántheo thời gian và theo đối tượng Ghi sổ kế toán được thừa nhận là một giai đoạn phảnánh của kế toán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán Sổ kế toán có thểđược đóng thành quyển hoặc sổ tờ rời nhưng đều phải tuân thủ theo nguyên lý kết cầunhất định, có nội dung ghi chép theo thời gian hoặc theo đối tượng nhất định, hoặc ghichi tiết hoặc tổng hợp để phản ánh và hệ thống hoá các thông tin đã được chứng từ hoámột cách hợp pháp và hợp lý theo tiến trình ghi chép của kế toán

Qua quá trình phát triển của khoa học kế toán, có các hình thức sổ sau:

 Hệ thống sổ kế toán chi tiết:

Để phản ánh thông tin kế toán về các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhàcung cấp, hình thức Nhật ký chứng từ yêu cầu bắt buộc các sổ chi tiết sau:

- Sổ chi tiết TK 331- Phải trả người bán

- Sổ chi tiết TK 131- Phải thu của khách hàng

Với hình thức sổ Nhật ký chứng từ, các sổ chi tiết TK 331, TK 131 không nhữngchỉ dùng để theo dõi và quản lý công nợ mà còn được sử dụng để làm căn cứ ghi sổtổng hợp vào cuối mỗi kỳ kinh doanh.

Các sổ chi tiết này đều phải thực hiện theo dõi chi tiết theo đối tượng, và phải phảnánh được các thông tin cơ bản sau:

+ Căn cứ chứng từ dùng để ghi sổ; ngày tháng phát sinh nghiệp vụ và ngày thángghi sổ

+ Nội dung của nghiệp vụ thanh toán

+ Các quan hệ đối ứng tài khoản ( phải thực hiện ghi sổ kép )

+ Quy mô công nợ phát sinh tăng hoặc phát sinh giảm trong kì

+ Số dư chi tiết công nợ của từng đối tượng đầu kì và cuối kì

+ Thời hạn thanh toán của mỗi khoản nợ

+ Ngoài ra, đối với những nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ, thì sổchi tiết cần có thêm cột "Tỉ giá" và các cột phản ánh số ngoại tệ của nợ thanh toán.Vào cuối kì kinh doanh, các sổ chi tiết phải được tiến hành khoá sổ và tính ra sốtổng cộng để làm căn cứ vào các sổ tổng hợp

Quy trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán trên sổ Nhật ký chứng

từ được khái quát như sau:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối kì

Sơ đồ 1.10: Hạch toán trên sổ Nhật ký - chứng từ

III MỘT SỐ CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH VÀ KHẢ NĂNG THANH TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP.

1 Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình thanh toán.

Tình hình thanh toán của doanh nghiệp phản ánh rõ nét nhất chất lượng hoạt động tàichính và hiệu quả của công tác quản lý công nợ của doanh nghiệp đó Trong đó, nếuquản lý công nợ được thực hiện tốt, công ty sẽ chủ động được trong việc thanh toáncác khoản nợ đến hạn và tận dụng được số nợ trong hạn để đầu tư, sinh lời Đồng thời,tránh được tình trạng thất thu nợ do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc dây dưakhông thực hiện trả nợ đúng hạn

Để đánh giá tình hình thanh toán cần tính ra và so sánh các chỉ tiêu sau đây:

 Tỉ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả:

H PT/PTR = x 100

Tổng Nợ phải thu Tổng Nợ phải trả Tổng tiền hàng bán chịu

Chỉ tiêu này cho biết một cách tổng quát tình hình công nợ của doanh nghiệp Theođó:

– H PT/PTR > 100%, cho biết các khoản phải thu chiếm tỉ lệ cao hơn so vớicác khoản phải trả Nhìn chung nó báo hiệu rằng hoạt động thanh toánchưa hiệu quả vì doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn nhiều hơn là chiếmdụng được

– H PT/PTR <100%, cho biết tỉ lệ các khoản phải thu nhỏ hơn tỉ lệ cáckhoản phải trả trong doanh nghiệp Điều đó bước đầu cho thấy chính sáchquảnlý hoạt động thanh toán của doanh nghiệp là hợp lý

Tuy vậy, để có thể kết luận chính xác, cần phải xem xét rõ nguyên nhân dẫn đếncác khoản phải thu, phải trả; số lượng các khoản phải thu, phải trả và tình hình sảnxuất, kinh doanh trong kì của doanh nghiệp

 Số vòng quay các khoản phải thu của khách hàng:

HKH = (vòng/lần)

Trong đó: Nợ phải thu bình quân =

Chỉ tiêu này cho biết các khoản phải thu khách hàng được thu bao nhiêu lầntrong kì Hệ số HKH càng cao chứng tỏ tốc độ thu hồi các khoản phải thu của kháchhàng càng nhanh Điều này nói chung là tốt vì doanh nghiệp sẽ không phải chịu nhiềuchi phí cho việc thu hồi các khoản nợ Tuy nhiên nếu hệ số HKH quá cao thì có thể ảnhhưởng đến mức tiêu thụ vì HKH quá cao đồng nghĩa với việc thời hạn tiêu thụ ngắn,không hấp dẫn khách mua hàng

+ Thời gian của vòng quay các khoản phải thu:

) ( thu ph¶

n kho¶

c¸c quay vßng Sè

365

= quay mét vßng cña

gian

Chỉ tiêu này cho biết thời gian thu hồi nợ bình quân của doanh nghiệp là baonhiêu Doanh nghiệp có thể so sánh chỉ tiêu này với kì hạn thanh toán mà doanhnghiệp đã quy định đối với mỗi khoản phải thu, để đánh giá khả năng thu hồi nợ của

Số dư nợ đầu kì + Số dư nợ cuối kì

2

Số dư nợ đầu kì + Số dư nợ cuối kì

2

Thông thường, nếu số ngày bán chịu hàng tối đa bằng (1+1/3) kì hạn thanh toán củadoanh nghiệp, thì có thể chấp nhận được.

 Số vòng quay các khoản phải trả nhà cung cấp:

HNCC =

Trong đó, Nợ phải trả bình quân =

Số vòng quay các khoản phải trả nhà cung cấp cho biết các khoản phải trả đượcthanh toán bao nhiêu lần trong một năm Nếu HNCC càng cao, chứng tỏ doanh nghiệpthanh toán nợ càng nhanh, chứng tỏ khả năng thanh toán tốt

Tuy nhiên, nếu HNCC quá cao, thì lại chứng tỏ doanh nghiệp chưa tận dụng hếtkhả năng của các khoản nợ để đầu tư, sinh lời

+ Thời gian của một vòng quay Nợ phải trả =

(vòng/lần)Chỉ tiêu này cho biết khoảng bao lâu thì doanh nghiệp thực hiện thanh toán nợ 1lần Nếu thời gian của một vòng quay càng lớn, chứng tỏ doanh nghiệp phải thanhtoán nợ càng nhanh và ngược lại

Ngoài ra, để phân tích sâu hơn tình hình thanh toán, cần xem xét biến động củacác khoản phải thu, phải trả trên tổng số, cũng như từng loại và dựa vào sự biến động

cụ thể để nhận xét

2 Một số chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán.

Để đảm bảo uy tín với các chủ nợ, doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến cáckhoản nợ đến hạn để sẵn sàng chuẩn bị nguồn thanh toán cho chúng Còn về phía cácchủ nợ, họ rất quan tâm đến khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp để đánh giá và

có thể yên tâm về khoản nợ của mình Vì vậy việc đánh giá khả năng thanh toán củamột doanh nghiệp luôn là điều cần thiết đối với cả các chủ nợ và các con nợ

Để phân tích, đánh giá khả năng thanh toán của một doanh nghiệp, có thể dựavào một số chỉ tiêu sau đây:

(1) Vốn lưu chuyển thuần (VLCT):

Số vòng quay các khoản phải trả

– VLCT > 0, chứng tỏ TSLĐ dư thừa, đủ sức để trang trải các khoản nợngắn hạn.

– VLDT < 0, chứng tỏ khả năng thanh toán không tốt, TSLĐ không đủsức để trang trải các khoản nợ ngắn hạn

(2) Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn: = Tổng giá trị thuần TSLĐ / Tổng Nợ ngắnhạn

Hệ số này phản ánh mức độ đảm bảo của TSLĐ đối với các khoản nợ ngắn hạn.Nếu hệ số này càng lớn thì khả năng thanh toán càng cao Tuy vậy, nếu hệ số này quácao thì cũng không phải là tốt, vì lúc đó có một số tiền (hoặc TSLĐ) bị tồn trữ quáđáng Điều này phản ảnh việc sử dụng tiền không hiệu qủa vì chúng bị tồn đọng,không được đầu tư để sinh lời

(3) Hệ số thanh toán tức thời: =

Hệ số này cho biết khả năng về tiền mặt và các tài sản có khả năng chuyển ngaythành tiền để thanh toán nợ ngắn hạn Thông thường hệ số này được chấp nhận ở mức

> 0.5 Còn để kết luận tốt, xấu thì còn phải căn cứ vào bản chất kinh doanh và điềukiện kinh doanh của doanh nghiệp đó

Tiền + Các khoản tương đương tiền

Tổng Nợ ngắn hạn

PHẦN II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI

KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC THÚ Y TW I

i. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY

1.1 Quá trình hình thành và phát triển.

Công ty cổ phần thuốc thú y TWI ( gọi tắt là VINAVETCO, tên giao dịch quốc

tế là Việt Nam Veterinary Products Joinstock Company N0I ), có trụ sở chính đặt tại:

88 Trường Chinh- Đống Đa- Hà nội

Công ty hiện có 2 chi nhánh, đều thực hiện hạch toán độc lập :

Chi nhánh Công ty cổ phần thuốc thú y Trung ương I TP Hồ Chí Minh - 11 XôViết Nghệ Tĩnh- Quận Bình Thạnh- TP Hồ Chí Minh

Chi nhánh Công ty cổ phần thuốc thú y Trung ương I Đà Nẵng - 35F NguyễnChí Thanh- Quận Hải Châu- TP Đà Nẵng

Quá trình hình thành và phát triển của công ty có thể được khái quát như sau:Trước 1973, công ty là một bộ phận nằm trong Công ty thuốc trừ sâu và vật tưthú y, sau đó được tách ra thành Công ty Vật tư cấp I vào năm 1973

Năm 1983 theo Quyết định của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm(nay là Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam) công ty được chuyểnthành Công ty Vật tư cấp II

Trong giai đoạn từ 1989 đến 1992, do yêu cầu phát triển của ngành và để tạođiều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, một số bộ phận trực thuộc Công ty Vật tư cấp

II đang đóng ở Miền Bắc và Miền Trung được sáp nhập với Xí nghiệp thuốc thú y TWđóng ở huyện Hoài Đức, Tỉnh Hà Tây, lập nên Công ty Vật tư thú y TW I

Đến năm 1993, Công ty Vật tư thú y TWI chính thức trở thành một doanhnghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, với ngành nghề kinh doanh là sản xuất gia côngthuốc thú y, nhập khẩu và kinh doanh vật tư thuốc thú y, theo Quyết định số08/93/QĐ/Nhà nước- TCCB ngày 01/02/93 của Bộ NN và PTNT Việt Nam

Từ năm 2000 đến nay, công ty hoạt động theo hình thức của một công ty cổphần, theo quyết định số 06/2000/QĐ/BNN/TCCB, ngày 26/01/2000 của Bộ NN vàPTNT Việt Nam với tên gọi đầy đủ là : Công ty cổ phần thuốc thú y TWI, gọi tắt làVINAVETCO

Sự trưởng thành và phát triển của công ty gắn liền với sự phát triển của ngànhchăn nuôi và công nghiệp sản xuất thuốc thú y trong cả nước Hiện nay, công ty đã tạodựng được cho mình một thế đứng vững chắc trên thị trường nhờ chất lượng sản phẩmtốt, giá thành hạ, chính sách khách hàng hợp lý Kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty trong một số năm vừa qua rất đáng khích lệ :

1.2 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh và mô hình sản xuất kinh doanh của công ty.

1.2.1 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty

- Công ty thực hiện nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các loạivaccin, thuốc thú y, nguyên liệu sản xuất thuốc thú y, nguyên liệu sản xuất thức ănchăn nuôi và thức ăn chăn nuôi

- Sản xuất và kinh doanh các loại trang thiết bị kỹ thuật, vật tư chăn nuôi thuốc thú y

- Liên doanh, liên kết, hợp tác quốc tế, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ phục vụ cho hoạtđộng của công ty Tư vấn, tiếp nhận và chuyển giao công nghệ chăn nuôi thú y

- Mở rộng các ngành nghề kinh doanh khác phù hợp với quy định của Pháp luật ViệtNam

1.2.2 Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty

Để tiến hành sản xuất, công ty tổ chức 2 phân xưởng sản xuất : Phân xưởng sảnxuất thuốc nước và phân xưởng sản xuất thuốc bột, cùng hệ thống kho nguyên vật liệutương ứng cho từng phân xưởng và một kho thành phẩm, hàng hoá dự trữ cho kinhdoanh Công ty còn thành lập một trung tâm nghiên cứu thú y để phục vụ cho hoạtđộng sản xuất thuốc thú y.

Để tiêu thụ sản phẩm công ty tổ chức một hệ thống gồm 4 cửa hàng tại Hà Nội

để tổ chức bán hàng theo các tỉnhđã khoanh vùng cho từng cửa hàng Các cửa hàngkhông mở sổ kế toán riêng, không trực tiếp lập Hoá đơn GTGT bán hàng, chỉ làmnhiệm vụ trung chuyển hàng hoá từ kho công ty tới khách hàng và thu tiền hàng nộp

về cho công ty Mọi việc xuất hàng và bán hàng đều do phòng kinh doanh đảm nhiệm

Ngoài ra công ty còn có 2 chi nhánh ở Miền Trung và Miền Nam, cả hai chinhánh này đều độc lập sản xuất, kinh doanh và thực hiện hạch toán kế toán độc lập

1.3 Đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền tại công ty 1.3.1 Đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán.

Công ty hiện đang khai thác hàng hoá và dịch vụ từ 2 nguồn: trong nước vàquốc tế Trong đó, hàng nhập khẩu thường chiếm khoảng 80- 85% doanh số hàng hóa,vật tư, tài sản…, dịch vụ mua vào trong tháng

Tại công ty, do tần suất nhập nguyên liệu, vật tư cho sản xuất là rất lớn, nên muahàng trả chậm là đặc trưng của công ty

Phương thức thanh toán được áp dụng phổ biến là: Thanh toán bằng tiền mặttrong giao dịch nội địa và thanh toán bằng Thư tín dụng (L/C) trong giao dịch quốc tế

1.3.2 Đặc điểm công tác bán hàng - thu tiền.

Để tiêu thụ sản phẩm, công ty áp dụng phương thức chính là bán hàng giao đại

lý Các đại lý của công ty hoạt động theo hình thức bán hàng hưởng chênh lệch giá vàthực hiện giao dịch với công ty thông qua hệ thống trung gian là 4 cửa hàng của công

Hệ thống cửa hàng của công ty chỉ đóng vai trò giao dịch, tiếp nhận yêu cầumua hàng và thu tiền hàng từ các đại lý Còn việc bán hàng do phòng kinh doanh trựctiếp đảm nhận Đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được chuyển từ các cửa hàng vềphòng kinh doanh của công ty Phòng kinh doanh căn cứ vào đơn đặt hàng, lập Hoáđơn GTGT và xuất hàng để các cửa hàng nhận hàng và giao cho khách hàng Tiềnhàng chủ yếu là thanh toán sau, có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản Công ty giaoviệc đôn đốc, quản lý nợ chi tiết khách hàng cho cửa hàng, bản thân công ty quản lýviệc thu hồi nợ theo các cửa hàng Công ty xây dựng định mức dư nợ tháng đối vớimỗi cửa hàng để quản lý và đốc thúc thu hồi nợ của cửa hàng.

Để đẩy nhanh quá trình thu hồi vốn, công ty đã xây dựng chính sách chiết khấuthanh toán cho khách hàng Số chiết khấu này được tính trên cơ sở số tiền hàng đã nộp

và mức dư nợ hợp lý của khách hàng vào cuối tháng Tiền chiết khấu sẽ được kế toáncông ty tính toán sau khi khách hàng nộp tiền hàng vào cuối tháng Việc trả tiền chiếtkhấu cho khách hàng sẽ được thực hiện thông qua các cửa hàng Công ty giám sát việcthanh toán chiết khấu này thông qua Bảng tính chiết khấu cho khách hàng đã đượckhách hàng kí nhận đầy đủ

1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty

83%

Với hình thức hoạt động là một công ty cổ phần, và đặc điểm tổ chức sản xuất, kinhdoanh như trên, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức như sau:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Cty Cổ phần thuốc thú y TW I

Trong đó Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty,quyết định mọi vấn đề liên quan đến sự tồn tại, phát triển của công ty Hội đồng quảntrị là cơ quan quản trị cao nhất, quyết định mọi vấn đề liên quan đến các phương án, kếhoạch và thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh của công ty trong năm tài chính.Ban giám đốc gồm Giám đốc và phó Giám đốc Giám đốc do Hội đồng Quản trị bầu

ra, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành mọi mặt hoạt động sản xuất, kinhdoanh hàng ngày của công ty Giúp việc cho Giám đốc là Phó giám đốc và các phòngban chức năng

Đại hội đồng cổ đông

Phòng kinh doanh tổng hợp

Phòng

Kế toán

Phân xưởng sản xuất

Chi nhánh

Đà Nẵng

Chi nhánh thành phố

Hồ Chí Minh

Cửa

hàng

I

Cửa hàng II

Cửa hàng III

Cửa hàng

IV

Phân xưởng I (Phân xưởng thuốc nước)

Phân xưởng II (Phân xưởng thuốc bột)

Việc quản lý hoạt động thanh toán và công nợ trong thanh toán do Phòng kinhdoanh và Phòng kế toán chịu trách nhiệm và phối hợp thực hiện

Trong đó, phòng kinh doanh đảm trách các công việc sau:

- Đưa ra các quyết định thanh toán một cách hợp lý với cả người mua và người bán,đồng thời phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính hợp pháp, hợp lý của các nghĩa vụcông nợ phát sinh

- Tập hợp đầy đủ mọi hoá đơn, chứng từ chứng minh cho hoạt động thanh toán vàcác nghĩa vụ công nợ phải thu, phải trả chuyển lên phòng kế toán để phòng kế toánkiểm tra, và kịp thời ghi nhận, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.5 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.

1.5.1 Bộ máy kế toán tại công ty

Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, và đặc điểm tổ chức quản lý

ở trên, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình nửa tập trung, nửa phântán

Phòng kế toán của công ty gồm 5 người và được tổ chức theo mô hình dưới đây:

Sơ đồ 2.2 : Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần thuốc thú y TWI

Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ chức năng

Văn phòng trung tâm

Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp)

Kế toán

ngân hàng

Kế toán NVL_CCDC kiêm

kế toán tiền mặt, TSCĐ

Kế toán chi phí kiêm kế toán tiền lương

Kế toán thanh toán kiêm Thủ quỹ

Chi nhánh công ty

Bộ máy kế toán riêng

Công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp do kếtoán thanh toán đảm nhiệm phần hạch toán chi tiết, và kế toán tổng hợp (Kế toántrưởng ) đảm nhiệm trong phần kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửicũng có trách nhiệm đối chiếu số liệu tình hình thanh toán công nợ hàng tháng với kếtoán chi tiết, đồng thời cung cấp các số liệu chi tiết đầy đủ từ sổ chi tiết thuộc phầnviệc của mình để kế toán trưởng tập hợp khi cần thiết.

Trách nhiệm của kế toán thanh toán:

- Tổ chức hạch toán kế toán, ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh liên quan tớicác nhà cung cấp và khách hàng của công ty

- Có trách nhiệm hướng dẫn các bộ phận, đơn vị và cá nhân khác khi có yêu cầuthanh toán làm đúng các thủ tục thanh toán và chấp hành thanh toán theo quy chế, quyđịnh của công ty

- Chủ động thực hiện đối chiếu công nợ, đôn đốc các cửa hàng nộp tiền hàng đúngthời hạn, tính toán các khoản chiết khấu cho khách hàng một cách chính xác và có sổ

để các cửa hàng đối chiếu

- Tổ chức, bảo quản lưu trữ hồ sơ chứng từ thuộc phần việc của mình, cung cấp sốliệu, tài liệu cho các phần hành kế toán khác, bộ phận kinh doanh và bộ máy kiểm tra,kiểm soát khi có yêu cầu

1.5.2 Chế độ kế toán hiện hành tại công ty

Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyếtđịnh 1141 TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ tài chính

Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chứng từ và thựchiện hạch toán kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên

Quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ tại công ty:

Chứng từ gốc và các Bảng phân bổ

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

NhËt ký chøng tõ B¶ng kª

Sæ c¸i

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu

Sơ đồ 2.3 : Quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I

ii THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI

KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC THÚ

Y TW I.

2.1 Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp.

2.1.1 Hạch toán ban đầu nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp.

 Chứng từ sử dụng.

Do đặc điểm công tác mua hàng của công ty là : mua trong nước và nhậpkhẩu, nên các chứng từ phục vụ cho công tác thanh toán khi tập hợp về phòng kếtoán được phân thành 2 loại: Chứng từ mua hàng trong nước và chứng từ hàngnhập khẩu

Để tiến hành hạch toán kế toán Nợ phải trả nhà cung cấp, kế toán căn cứ trênnhững chứng từ sau:

- Phiếu đề nghị thanh toán

- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng

- Bảng kê thanh toán do người bán lập (nếu có)

- Phiếu chi

- Uỷ nhiệm chi, Giấy báo nợ ngân hàng

Các chứng từ sử dụng bao gồm:

- Hợp đồng nhập khẩu

- Bộ chứng từ hàng nhập khẩu, bao gồm: Hoá đơn thương mại (Commercialinvoice), Vận đơn đường biển (hoặc đường không) (Bill of lading, hoặc Bill of air),chứng từ bảo hiểm (insurance policy), giấy chứng nhận phẩm chất (Certificatequality), Bảng kê bao bì đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ hàng(Certificate of original)…

- Giấy báo Nợ ngân hàng

Các chứng từ khi được chuyển lên phòng kế toán sau khi được phân loại theo 3 trườnghợp: Hàng và chứng từ cùng về, chứng từ về trước- hàng chưa về; hàng về trước -chứng từ chưa về để tiện cho công tác hạch toán sau này

 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ

 Trường hợp mua hàng trong nước

Sơ đồ 2.4 : Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng- thanh toán trong nước.

Nhận Hoá đơn mua hàng (Biểu số: 2.4)

Kí duyệt

Phòng kinh doanh Khai thác

Kí Phiếu NK

Nhập hàng Lập phiếu hập kho

(Biểu số: 2.5)

Phòng Kế toán Đối chiếu, kiểm tra Ghi sổ

Phòng kinh doanh Lập Giấy đề nghị thanh toán

(Biểu số: 2.6)

Giám đốc

Kế toán trưởng Xác nhận

Kí duyệt

Phòng Kế toán Đối chiếu, kiểm tra Lập phiếu chi

(Biểu số: 2.7)

Hoặc Uỷ nhiệm chi

Thủ quỹ Xuất quỹ

Kí Phiếu chi

Ngân hàng Gửi Giấy báo Nợ

Cty Cổ phần thuốc thú y TWI

Kính gửi: CÔNG TY TNHH TM & SX THUỐC THÚ Y RUBY

Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên, chúng tôi xin đặt mua :

Tên hàng Số lượng Đơn vị tính Ngày giao hàngTYLOSIN

Hà nội, ngày 03 tháng 01 năm 2003

Trưởng phòng kinh doanh

(đã kí )

Phó giám đốc (đã kí )

iểu số: 2.3 ĐƠN ĐẶT HÀNG

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH TM & SX THUỐC THÚ Y RUBY - TP HCM

Địa chỉ: 268 Huỳnh Văn Bánh, P.11 Q Phú Nhuận Tp HCM, Số Tài khoản : ……

01 Khoản

Tổng cộng tiền thanh toán 30.240.000

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi triệu hai trăm bốn mươi nghìn đồng./

Người mua

Phạm Huy Khánh

(Đã ký)

Kế toán trưởng(Đã ký)

Số: 24

Họ tên người mua hàng: Ông Khánh - Phòng Kinh doanh

Theo Hoá đơn số 094491 ngày 08 tháng 01 năm 2003 của RuBy- Tp HCM

Nhập tại kho: Bà Quý

STT

Tên, nhãn hiệu, quy

cách vật tư (sản

phẩm, hàng hoá)

Mã số

Đơn vị tính

SỐ LƯỢNG

Đơn giá

Thành tiền Theo

chứng từ

Thực nhập

Thủ kho (Đã ký)

Kế toán trưởng (Đã ký)

Thủ trưởng đơn vị (Đã ký)

Biểu số 2.5: PHIẾU NHẬP KHO

Công ty Cổ phần thuốc thú y TW I

-PHIẾU ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Kính gửi: Giám đốc công ty

Kế toán trưởng Tên tôi là : Cao Văn Chân

Đơn vị : Công ty TNHH và TM Ruby

Đề nghị Đ/c Giám đốc, Kế toán trưởng cho thanh toán số tiền là:

30.240.000 đồng

Bằng chữ :Ba mươi triệu hai trăm bốn mươi ngàn đồng./.

Nội dung thanh toán:

Tylosin Bulgara : 28.800.000 đồng

Thuế GTGT : 1.440.000 đồng

Chứng từ kèm theo : 01Hoá đơn GTGT- Ruby ( Đã giao )

Hà nội, ngày 28 tháng 01 năm 2003

Trưởng phòng kinh doanh

(Đã kí)

Giám đốc (Đã kí)

Kế toán trưởng (Đã kí)

Người lập (Đã kí)

Biểu số 2.6 : PHIẾU ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Họ tên người nhận tiền : Cao Văn Chân

Địa chỉ: Công ty Ruby

Người lập phiếu (Đã ký )

Thủ quỹ (Đã ký )

Người nhận tiền (Đã ký )

Biểu số 2.7 : PHIẾU CHI