Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán HTK tại TCT rau quả nông sản với việc tăng cường quản trị nội bộ

Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán HTK tại TCT rau quả nông sản với việc tăng cường quản trị nội bộ

PHẦN MỞ ĐẦU********

Việt Nam là một nước nông nghiệp có nhiều thuận lợi và tiềm năng về đất đai, laođộng và điều kiện sinh thái cho phép phát triển sản xuất nhiều loại rau quả nông sảncó giá trị lớn Xuất khẩu rau quả nông sản từ lâu đa đóng vai trò quan trọng đối vớinền kinh tã nước ta Xuất khẩu rau quả nông sản là một trong những nguồn thu nhậpngoại tệ lớn cho đất nước, tạo công ăn việc làm và thu nhập cho khu vực nông thôn.Hơn thế nữa xuất khẩu rau quả nông sản còn kích thích hàng loạt các nghề kháccùng phát triển đặc biệt là các ngành công nghiệp chế biến, tạo ra một động lựcquan trọng thúc đẩy các mối quan hệ kinh tế đối ngoại khác phát triển, thực hiệnmục tiêu công nghiệp hoá, hiện đại hoá (CNH - HĐH) đất nước, chuyển dịch cơcấu kinh tế, xã hội mà Đảng, Nhà nước và nhân dân ta đang thực hiện.

Hiện nay sau một thời gian gia nhập WTO vấn đề đặt ra cho TCT RQ Nông sản –TCT đầu ngành trong lĩnh vực này là phải đổi mới sao cho hiệu quả hơn, sức cạnhtranh cao hơn nếu không muốn sản phẩm và sức cạnh tranh thua ngay trên sân nhà.Muốn làm được điều đó TCT phải tự xây dựng cho mình một nền tài chính lànhmạnh cùng với cơ chế quản lý kinh tế - tài chính có hiệu quả trong đó công tácquản lý tài chính, công tác hạch toán kế toán và công tác phân tích hoạt động kinh tếphải đặc biệt được coi trọng để TCT từng bước nâng cao vị thế của mình Trongcác tài sản của TCT, HTK có thể coi là tài sản rất quan trọng bởi vì việc xác địnhgiá trị HTK ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọngyếu tới lợi nhuận thuần trong năm của TCT mà công việc xác định chất lượng, tìnhtrạng và giá trị HTK luôn là công việc khó khăn và phức tạp hơn hầu hết các tài sảnkhác TCT có rất nhiều khoản mục HTK khó phân loại và định giá chính vì thếthực hiện tốt việc theo dõi hạch toán HTK cho phép TCT thấy được những sai sót,yếu kém trong công tác kế toán và công tác quản lý và xác định đúng trách nhiệmcủa TCT trong việc thực hiện nghiệp vụ đối với Nhà nước tiết kiệm được thờigian, chi phí và nâng cao được hiệu quả quản lý Thực tế kế toán HTK tại TCT đã

và đang ngày càng được hoàn thiện đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin trongviệc điều hành, quản lý sản xuất kinh doanh với tư cách là một trong những công cụmạnh phục vụ quản lý Tuy nhiên hạch toán tại TCT rau quả nông sản cho thấy vềcơ bản mới chỉ thoả mãn nhu cầu nắm bắt thông tin tổng hợp chứ chưa đáp ứngđược nhu cầu thông tin cần thiết cho các nhà quản lý bởi vì yêu cầu của quản lý làthông tin đầy đủ kịp thời chính xác do kế toán cung cấp để bảo đảm quá trình sảnxuất kinh doanh diễn ra liên tục, sử dụng vật tư hàng hóa tiết kiệm có hiệu quảnhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, dịch vụ đồng thời xây dựng mức dự trữHTK hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.

Nhận thức được tầm quan trọng như vậy tác giả đã chọn đề tài “ Hoàn thiện côngtác hạch toán kế toán HTK tại TCT rau quả nông sản với việc tăng cường quản trịnội bộ”.

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Từ lý luận về hạch toán HTK và trên cơ sở xem xét , phân tích thực trạng tổ chứckế toán HTK ở các đơn vị thành viên TCT rau quả nông sản, đối chiếu với nhữngcơ sở lý luận đã được tổng kết, luận văn đề xuất một số giải pháp kiến nghị nhằmhoàn thiện công tác kế toán hạch toán HTK , phục vụ nhu cầu quản trị HTK tạiTCT để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a.Về lý luận: Hệ thống hoá các cơ sở lý luận về tổ chức kế toán HTK trong cácDN

b.Về thực tiễn: Nêu và phân tích thực trạng công tác tổ chức kế toán HTK (NVL,CCDC, SPDD) tại TCT Rau quả nông sản

c.Phạm vi nghiên cứu: tại văn phòng TCT rau quả nông sản Đây là đơn vị có ảnhhưởng lớn đến công tác kế toán phục vụ mục tiêu quản trị DN.

d Thời gian nghiên cứu: từ năm 2005 tới nay.4 Phương pháp nghiên cứu:

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu trên cơ sở phương pháp duy vậtbiện chứng của chủ nghĩa Mác Lênin để luận giải các vấn đề liên quan.

Phương pháp: khảo sát thu thập tài liệu, thống kê, so sánh kết hợp với phương pháptổng hợp, phân tích tình hình thực tiễn.

6 Nội dung nghiên cứu

Ngoài lời mở đầu, kết cấu luận văn gồm 3 chương

Chương I : Lý luận chung về tổ chức kế toán HTK tại các DN

Chương II: Thực trạng công tác tổ chức kế toán HTK tại TCT Rau quả Nông Sản.Chương III: Phương pháp và giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn TCTRau quả Nông Sản để nâng cao hiệu quả quản trị.

Chương I: Lý luận chung về tổ chức kế toán HTK trong các DN I.1 HTK và quản lý HTK tại các DN

I.1.1 Khái niệm, đặc điểm , phân loại HTK trong các DN I.1.1.1 Khái niệm

Một trong những tài sản có lớn nhất ở một cửa hàng bán lẻ hoặc một cơ sở kinhdoanh là hàng hoá tồn kho và việc bán các hàng hoá đó với mức giá cao hơn chi phílà nguồn thu nhập chủ yếu của các cơ sở này.

Đối với 1 công ty thương mại hàng tồn kho(HTK) bao gồm tất cả các hàng hoáthuộc sở hữu của công ty và được dùng để bán trong hoạt động kinh doanh thườngxuyên Hàng hoá dùng để bán thường được chuyển đổi sang tiền mặt trong thời giandưới 1 năm và vì thế chúng được coi là tài sản lưu động Trong bảng cân đối HTKđược ghi ngay dưới khoản phải thu, bởi vì so với các khoản phải thu thì chúng chỉcòn một bước nữa là được chuyển đổi thành tiền mặt.

Trong ngành công nghiệp chế tạo có ba loại HTK chính: nguyên liệu thô, hàng hoátrong quá trình sản xuất, và hàng thành phẩm Tất cả 3 loại HTK đều được đưa vàophần tài sản có lưu động của bảng cân đối.

Theo bách khoa toàn thư Việt Nam thì “HÀNG TỒN KHO là hàng chưa đưa rabán, còn nằm trong kho bảo quản của các DN sản xuất, kinh doanh Một bộ phậnchủ yếu của HTK là hàng hoá dự trữ của các kho bảo quản HTK được tính theo chỉ

tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị Trong công tác kế hoạch, thống kê và kế toán, HTK

được phân thành HTK đầu kì và HTK cuối kì Trong sản xuất - kinh doanh, HTK

phải được giữ ở mức độ hợp lí HTK quá nhiều sẽ gây ra ứ đọng hàng hoá, tăng chi

phí lưu thông, vốn luân chuyển chậm HTK quá thấp sẽ không bảo đảm quá trình

lưu thông và kinh doanh được liên tục”.

Theo chuẩn mực kế toán quốc tế số 02(ISA 02) có quy định:

- Hàng tồn kho (Inventories) là tài sản gồm:

Giữ để bán trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường hoặc trong quá trìnhsản xuất để bán hoặc dưới dạng nguyên liệu hoặc hàng cung cấp được tiêu thụ trongquá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ Đối với nhà cung cấp dịch vụ, HTK gồm

có chi phí dịch vụ có khoản doanh thu tương ứng chưa được ghi nhận ( chẳng hạnnhư các công việc đang tiến hành của kiểm toán viên nhà thiết kế luật sư)

HTK phải được tính toán với mức thấp hơn giữa chi phí hoặc giá trị ròng có thểthực hiện theo nguyên tắc thận trọng

Chi phí hàng hoá bao gồm tất cả chi phí mua (ví dụ giá mua và chi phí nhậpkhẩu ), chi phí chuyển đổi (nhân công trực tiếp, chi phí sxchung, chi phí chungbiến đổi, chi phí chung cố định được phân bổ với năng suất thông thường) và cácchi phí khác (như thiết kế, đi vay.v.v) phát sinh trong quá trình chuyển HTK sangđịa điểm và tình trạng hiện tại tại chuẩn mực này đã đề cấp tới cách thức kế toánHTK theo hệ thống chi phí lịch sử (hisfoincalcosst)

Còn ở Việt Nam để theo dõi, quản lý và hạch toán HTK , Bộ tài chính đã ban hànhchuẩn mực kế toán số 02 (VAS02) và thông tư hướng dẫn TT89/BTC Chuẩn mựckế toán Việt Nam số 02(VSA 02) ban hành theo quyết định 149/2001/QĐ-BTCngày 31/12/2001 trên cơ sở kế thừa có chọn lọc các quan điểm về HTK trong cácvăn bản, tài liệu pháp lý của Việt Nam và quốc tế từ trước tới nay đã khẳng địnhđược tổng quan cũng như đã hướng dẫn cụ thể về phạm vi ghi nhận HTK , tính giáHTK , quản lý HTK và phương pháp hạch toán HTK

Theo chuẩn mực kế toán số 02(VAS02) thì

Theo khái niệm như trên thì HTK trong DN gồm:

- Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi

bán, hàng gửi đi gia công chế biến.

- Thành phẩm: Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.

- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành hoặc sản phẩm hoàn thành

nhưng chưa làm thủ tục nhập kho.

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, đã mua đang đi trên đường hoặc

gửi đi gia công chế biến.

- Chi phi dịch vụ dở dang

Ngoài khái niệm về HTK tại VSA 02 nói trên thì theo quy định hiện hành, Quyếtđịnh số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 thay quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKTngày 1/11/1995 thì HTK bao gồm :

- Hàng mua đang đi đường

- Nguyên liệu, vật liệu

Theo chuẩn mực kế toán HTK Pháp thì : HTK là một bộ phận tài sản lưu động dự

trữ cho sản xuất và dự trữ cho lưu thong, hoặc đang trong quá trình chế tạo sảnphẩm ở DN bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dịch vụ dởdang, thành phẩm, hàng hoá.

Theo quan điểm của Anh: HTK là một tài sản hữu hình của DN với đặc tính:

dùng để bán ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của DN HTK được xếpvào khoản mục Tài sản lưu động trong Bảng cân đối kế toán do nó có khả năngđược chuyển thành tiền mặt trong vòng 1 năm.

I.1.1.2 Đặc điểm

Với những nội dung như trên có thể nhận xét rằng HTK là loại tài sản lưu động kháphức tạp và quan trọng trong doanh nghiệp gồm nhiều loại, đa dạng với vai trò vàcông dụng khác nhau tuy vậy có thể khái quát những đặc điểm chính sau:

 HTK thường chiếm 1 tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động.

 HTK thường được bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, có điều kiện cấttrữ khác nhau, lại do nhiều đối tượng quản lý với trình độ khác nhau nên dễ xảy ramất mát, công việc kiểm soát vật chất , kiểm kê, quản lý và sử dụng nó gặp nhiềukhó khăn, mất thời gian chi phí, đôi khi có sự nhầm lẫn sai sót và dễ bị gian lận. Trong quá trình sản xuất kinh doanh HTK thường biến động tăng giảm liên tụcvới các nghiệp vụ nhập xuất thường xuyên đòi hỏi các đơn vị phải phân loại HTKkhoa học theo từng loại, từng nhóm, từng danh mục, thống nhất về tên gọi, ký mãhiệu, quy cách đơn vị tính thì mới tổ chức tốt việc quản lý.

 Trong kế toán có nhiều phương pháp định giá HTK và đối với mỗi loại HTKDN có thể lựa chọn các phương pháp khác nhau Tuy nhiên các đơn vị phải đảmbảo tính thống nhất trong việc tính giá HTK giữa các kỳ.

 HTK thường khá đa dạng và có thể bị ảnh hưởng lớn bởi hao mòn hữu hình vàhao mòn vô hình như bị hư hỏng trong thời gian nhất định, bị lỗi thời, lỗi mốt dođó cần phải có sự hiểu biết về đặc điểm từng loại, xu hướng biến động của nó trênbình diện ngành để có thể xác định được chính xác hao mòn nhằm hạn chế rủi rothiệt hại, thất thoát tài sản quan trọng này.

 Việc xác định tính giá HTK có ảnh hưởng đến giá vôn từ đó ảnh hưởng tới lãichưa phân phối của DN

 Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị HTK luôn là công việc khó khănphức tạp hơn hầu hết các tài sản khác Có rất nhiều khoản mục HTK rất khó phânloại và định giá.

I.1.1.3 Phân loại HTK

Tồn kho có thể phân chia thành nhiều loại:

 Cách thứ nhất là chia tồn kho theo hình thức vật lý của nó, gắn liền với cácgiai đoạn của quá trình sản xuất, đó là HTK ở khâu dự trữ (nguyên vật liệu, hàng đi

đường, công cụ dụng cụ ); HTK ở khâu sản xuất (giá trị sản phẩm dở dang) vàHTK ở khâu lưu thông (thành phẩm, hàng hoá, hàng gửi bán)

 Cách thứ hai là chia tồn kho theo giá trị đầu tư vốn vào chúng Đây là hìnhthức phân loại tồn kho theo giá trị từng loại Trong cách phân loại này ta chia tồnkho thành nhóm A, B và C Về mặt số lượng, nhóm A chiếm X%, nhóm B chiếm Y% và nhóm C chiếm Z% (X+Y+Z=100%, X<Y<Z) nhưng về mặt giá trị nhóm Achiếm đến M%, trong khi nhóm B và nhóm C lần lượt chỉ chiếm có N% và P%(M+N+P=100%, M>N>P) Điều này cho thấy nhóm A chiếm tỷ trọng cao nhất vềmặt giá trị hay nói khác đi nhóm A là nhóm tồn kho đắt tiền hơn nên cần kiểm trathường xuyên hơn Cách kiểm soát tồn kho kiểu này gọi là phương pháp kiểm soáttồn kho ABC.

 Ngoài ra còn có thể phân loại theo nguồn hình thanh (mua ngoài, tự sảnxuất, thuê gia công, nhận góp vốn, nhập khẩu…), theo quyến sở hữu(HTK tự có từsản xuất, HTK do nhận gia công chế biến, HTK giữ hộ …)

Một tiêu thức phân loại thông dụng là phân loại theo công dụng của HTK Đólà:

 Theo kế toán Mỹ: HTK được chia thành 3 nhóm chính là:

- HTK thương mại: là những hàng mua vào để bán ra.

- HTK sản xuất: bao gồm: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, giá trị sản phẩm dở dang, thành phẩm, vật dụng khác

- HTK là các vật phẩm khác: các thứ HTK này không trọng yếu nên thường được ghi nhận thẳng vào chi phí khi chúng được mua về để sử dụng

 Theo kế toán Pháp: HTK được phân chia theo công dụng bao gồm:

nguyên vật liệu, tài sản dự trữ sản xuất khác, giá trị sản phẩm dở dang, dịchvụ dở dang, tồn kho sản phẩm, tồn kho hàng hoá.[9]

 Theo kế toán Việt Nam: HTK bao gồm: nguyên vật liệu, hàng mua đi

đường, công cụ dụng cụ, giá trị sản phẩm dở dang, hàng gửi bán, thành phẩm,hàng hoá.

Như vậy, chúng ta thấy rằng việc phân loại HTK ở các quốc gia về cơ bản làtương đối thống nhất với nhau.

Trong tất cả các cách phân loại nói trên cách thứ nhất là có ý nghĩa nhất vì nó gắnquá trình quản lý với từng khâu của quá trình sản xuất kinh doanh Cách này giúpcho nhà quản trị thấy rõ vai trò và tác dụng của từng loại HTK trong quá trình sảnxuất kinh doanh qua đó đưa ra quyết định về quản lý và hạch toán từng loại nhằmnâng cao hiệu quả huy động và sử dụng HTK.

Việc xác định những gì thuộc về HTK cũng nảy sinh vấn đề sở hữu HTK trong mộtsố trường hợp Theo nguyên tắc kế toán nói chung thì thuộc về HTK chỉ là nhữngthứ mà do DN sở hữu Tuy nhiên, một điểm quan trọng là quyền kiểm soát gắn bóvới tài sản đó Trong thực tế, việc ghi nhận là HTK khi nhận được hàng vì ngườimua khó xác định chính xác thời điểm pháp lý chuyển giao quyền sở hữu sản phẩmcho mỗi lần mua, đồng thời không có những sai sót trọng yếu nào khi ghi nhận theocách này.

Như vậy, việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc HTK của DN ảnhhưởng tới việc tính chính xác của HTK phản ánh trên bảng cân đối kế toán và ảnhhưởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh Vì vậy việc phân loại HTKlà cần thiết trong mỗi DN

I.1.2 Quản lý HTK trong các DN [14]

HTK hình thành mối liên hệ giữa sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Một DN có thểphải duy trì HTK dưới những hình thức như nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang vàthành phẩm Tác động tích cực của việc duy trì HTK là giúp cho DN chủ động hơntrong sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

+Tồn kho nguyên liệu giúp công ty chủ động trong sản xuất và năng động trongviệc mua nguyên liệu dự trữ.

+Tồn kho sản phẩm dở dang giúp cho quá trình sản xuất của công ty được linh hoạtvà liên tục, giai đoạn sản xuất sau không phải chờ đợi giai đoạn sản xuất trước.+Tồn kho thành phẩm giúp chủ động trong việc hoạch định sản xuất, tiếp thị và tiêuthụ sản phẩm nhằm khai thác và thoả mãn tối đa nhu cầu thị trường.

Tuy nhiên, duy trì tồn kho cũng có mặt trái của nó là làm phát sinh chi phí liên quanđến tồn kho bao gồm chi phí kho bãi, bảo quản và cả chi phí cơi hội do vốn kẹt đầutư vào tồn kho Vì thế yêu cầu đặt ra đối với DN là phải có công tác quản lý như thếnào để thu mua, xuất bán hàng hoá vật tư kịp thời, chính xác, sử dụng hiệu quả tiếtkiệm, công tác bảo quản tốt, dự trữ hợp lý Trong thực tế xuất phát từ những đặcđiểm của HTK mà tuỳ theo điều kiện quản lý ở mỗi DN mà có những yêu cầu khácnhau song việc quản lý HTK trong các DN phải bao quát cả trên 3 phương diện:Quản lý hiện vật của HTK , quản lý kế toán và quản trị kinh tế của HTK Quản lýtồn kho cần lưu ý xem xét sự đánh đổi giữa lợi ích và phí tổn của việc duy trì HTK I.1.2.1 Quản lý hiện vật của HTK

Quản lý hiện vật của HTK dựa vào việc tối ưu hóa sự lưu kho của sản phẩm: diệntích và số lượng cần thiết của kho là bao nhiêu ? Kho tàng có những phương tiệnnào, trong số đó có những phương tiện vận chuyển, sắp xếp nào ?, cần phải muachúng như thế nào ? Đáp án cho câu trả lời này cho phép thấy khả năng sinh lợi củacác khoản đầu tư đã chấp nhận.

- Quản lý tốt về mặt vật chất của HTK bảo đảm cho khách hàng của DN một"mức độ dịch vụ tốt" và có thể tạo ra một lợi thế so với các đối thủ Muốn vậy yêucầu phải nắm được những nguyên tắc cơ bản của kho hàng đó là:

Trong các DN công nghiệp, người ta chia thành kho thành phẩm, kho nguyên vậtliệu, kho các bộ phận linh kiện, kho dụng cụ đồ nghề.v.v

Trong các DN thương nghiệp bán buôn hoặc bán lẻ, hàng hóa được dự trữ ở các khotạm giữ hoặc là các kho dự trữ, nhưng cũng cả ở diện tích bán Những kho này làcần thiết, bởi vì các dự trữ phải được bảo vệ chống ăn trộm, chống thời tiết xấu,chống nóng, ẩm và chống những biến dạng v.v Những cơ sở dự trữ cần phải kínvà phù hợp với từng loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư cần được bảo vệ Địa điểm khodự trữ cần phải được bố trí sao cho việc vận chuyển tối thiểu và dễ dàng cho việcnhập, xuất các hàng hóa.

-Mã hóa và phương pháp xếp đặt các sản phẩm tồn kho

Để thuận lợi cho công tác dự trữ và tăng tốc độ giải phóng kho, cần thiết phải nhậndạng sản phẩm một cách nhanh chóng Giải pháp đơn giản nhất là sử dụng tên gọicủa chúng, nhưng cách gọi tên này thường ít được sử dụng, đặc biệt khi chúng gồmnhững chỉ dẫn kỹ thuật hoặc kích cỡ, do đó DN thường sử dụng một bộ mã số(chẳng hạn như: 1234) hoặc cả chữ cái và số cho mỗi mặt HTK

 Phương pháp phổ quát vị trí: "bất kỳ vật gì, bất kỳ chỗ nào" là sử dụng vị trínào còn trống lúc đưa hàng vào kho, một loại hàng có nhiều điạ chỉ Ưu điểm củanó là tận dụng được diện tích kho tàng, nhưng khó về mặt thông tin để định vị đượcchỗ trống khi nhập kho và tìm địa chỉ sản phẩm khi xuất kho.

 Phương pháp tần suất quay vòng: Loại hàng nào ra vào nhiều nhất được xếpở chỗ thuận tiện nhất

 Phương pháp hai kho: Kho được chia làm hai bộ phận: Kho dự trữ đượccung ứng do nhập kho và cung cấp số lượng nhỏ cho kho phân phối từ đó xác lậpcác đơn đặt hàng.

 Phương pháp vào trước ra trước (first in, first out FI FO)

I.1.2.2 Quản trị kế toán HTK

Nắm số lượng dự trữ:

- DN sử dụng các phiếu kho để ghi chép sự vận động của hàng hóa (nhập vàxuất) và tính toán số lượng tồn kho (dự trữ cuối cùng = dự trữ ban đầu + nhập -xuất)

- Kiểm kê: Phiếu kho cho phép nắm được hàng tồn trong kho về mặt giấy tờ,nhưng nó không thể tính được những mất mát hoặc hư hỏng ở tất cả các dạng Đểkhắc phục điều này, quy định các DN thực hiện kiểm kê một cách thường xuyên (kếtoán), hoặc gián đoạn (ngoài kế toán)

Việc kiểm kê này là cơ sở để đánh giá dự trữ được biểu thị ở bảng cân đối, cho phépnhà quản trị biết được bất cứ lúc nào về tình hình dự trữ của họ Việc kế toán nàycủa dự trữ là khá dễ dàng về số lượng hiện vật, nhưng có nhiều khó khăn về giá trị

Nắm giá trị HTK :

Việc nắm các HTK về mặt giá trị là khó khăn, vì thông thường các mặt hàng nhậpvào có những giá mua khác nhau Vấn đề cần phải định giá cho chúng khi xuất khotheo giá nào? Về phương pháp có thể sử dụng

- Phương pháp giá đích danh

- Phương pháp giá bình quân gia quyền

- Phương pháp FIFO

- Phương pháp LIFO

Cả bốn phương pháp trên đều là phương pháp kế toán được thừa nhận Tuy nhiên,lựa chọn phương pháp để áp dụng cần chú trọng tới ảnh hưởng của từng phươngpháp đối với bảng tổng kết tài sản và bảng kê lãi lỗ của DN

I.1.2.3 Quản trị kinh tế của HTK

Việc duy trì HTK để thực hiện hai mục tiêu có vẻ trái ngược nhau:

- Mục tiêu an toàn: có HTK để tránh mọi gián đoạn

- Mục tiêu tài chính: giảm đến mức thấp nhất có thể được về mức hàng tồntrong kho để giảm những chi phí kho tàng.

Để giải quyết điều đó, quản trị HTK cần trả lời hai câu hỏi:

- Đặt hàng khi nào?

- Số lượng mỗi lần đặt hàng là bao nhiêu?

Dự trữ trung bình là dự trữ đã được lưu lại bình quân trong DN trong thời gian nhấtđịnh, dự trữ trung bình giảm khi số tái dự trữ tăng lên

Dự trữ gắn với thời hạn cung ứng: dự trữ tối thiểu

Nếu như DN chờ lượng dự trữ xuống bằng 0 mới đưa đơn hàng cho nhà cung ứng,nó sẽ rới vào tình trạng gián đoạn dự trữ trong quãng thời gian được gọi là thời giantái dự trữ Do vậy, vào lúc thực hiện việc đặt hàng cần phải có dự trữ một khốilượng hàng đủ để đáp ứng nhu cầu trong thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhậnhàng Dự trữ tối thiểu đáp ứng nhu cầu này

Dự trữ an toàn hoặc dự trữ bảo hiểm

Những chi phí liên quan đến dự trữ:

Khi thực hiện dự trữ, DN cần phải tính toán ba loại chi phí:

Chi phí tồn trữ: là những chi phí có liên quan đến hoạt động thực hiện tồn kho, baogồm:

Chi phí kho: Chi phí này nhằm bảo đảm hàng hóa tồn kho, chi phí cho kho tàng(thuê hoặc khấu hao hàng năm nhà kho), chi phí khai thác kho (tiền lương và bảohiểm xã hội cho nhân viên kho, tiền thuê hoặc khấu hao hàng năm máy móc thiết bị,ánh sáng ), chi phí bảo dưỡng thiết bị, chi phí bảo hiểm, chi phí quản lý

Chi phí sụt giá hàng trong quá trình dự trữ trong kho: phải phân biệt hai nguyênnhân sụt giá:

- Sụt giá do lỗi thời liên quan đến những mặt hàng theo mốt hoặc công nghệtiến triển nhanh

- Sụt giá do hư hỏng, chẳng hạn do những tai nạn khi chuyên chở, bay hơi,trộm cắp, hoặc bị phá bởi những loại gặm nhấm

Chí phí đặt hàng: Đó là những chi phí cho mỗi lần DN bắt đầu quá trình mua để táidự trữ Loại chi phí này bao gồm những chi phí có liên quan đến đơn hàng như: chiphí các mẫu đơn sử dụng và chi phí xử lý các đơn đặt hàng, thư tín, điện thoại, đilại, tiền lương và bảo hiểm xã hội của nhân viên mua (tìm người cung ứng, thươnglượng, thảo đơn đặt hàng, thúc dục, nhắc nhở ), của nhân viên kế toán (ghi chép,thanh toán hóa đơn v.v), chi phí bố trí thiết bị, chi phí cho công tác kiểm tra về sốvà chất lượng hàng hóa.

Khi chúng ta sản xuất một lô hàng sẽ phát sinh một chi phí cho việc chuyển đổi quitrình do sự thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trước sang giai đoạn tiếp theo Kích

thước lô hàng càng lớn thì tồn kho vật tư càng lớn, nhưng chúng ta đặt hàng ít lầntrong năm thì chi phí đặt hàng hàng năm thấp hơn

Chi phí mua hàng: Loại chi phí này phụ thuộc vào nhu cầu hàng năm của DNvà giá mua Khi mua nguyên vật liệu với kích thước lô hàng lớn sẽ làm tăng chiphí tồn trữ nhưng chi phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo số lượng vàcước phí vận chuyển cũng giảm

I.1.2.4 Quản lý HTK tại các khâu trong quá trình sxkd

Xuất phát từ vai trò , đặc điểm của HTK trong quá trình sản xuất kinh doanh đòihỏi phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua , bảo quản ,sử dụng và dự trữ

HTK là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động, các DN thường xuyên phảitiến hành mua vật liệu, công cụ dụng cụ để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất,chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong DN

- Ở khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cáchchủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thờigian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của DN

- Ở khâu bảo quản: Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi trang bị đầy đủ cácphương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại HTK tránh hưhỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn.

- Ở khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trêncơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giáthành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho DN , do vậy trong khâu này cần tổchức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng HTK trong quátrình hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Ở khâu dự trữ: DN phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiếu chocho từng loại HTK để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bìnhthường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua, bán không kịp thờihoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.

Tóm lại, quản lý chặt chẽ HTK từ khâu mua đến khâu bảo quản, sử dụng và dự trữlà một trong những khâu quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở DN

I.2 Nội dung tổ chức thu thập thông tin kế toán HTK tại các DN I.2.1 Vai trò của thông tin kế toán quản trị HTK trong các DN

Khi tính tổng lợi nhuận phát sinh do việc bán các hàng hoá trong 1 kỳ kế toán chúngta lấy tổng doanh số của thời kỳ này trừ đi chi phí hàng hoá bán ra Tổng doanh sốbán hàng được tính dễ dàng bằng cách cộng doanh số bán hàng ngày lại, tuy nhiêntrong nhiều doanh nghiệp không duy trì việc ghi chép hàng ngày về chi phí củahàng hoá bán ra (dùng pp kiểm kê định kỳ) Đối với những doanh nghiệp này con sốbiểu thị chi phí hàng hoá bán ra trong suốt kỳ kế toán được tính vào cuối kỳ bằngcác tách chi phí hàng hoá có sẵn để bán ra làm 2 phần:

- Chi phí hàng hoá bán ra

- Chi phí hàng hoan chưa bán bao gồm HTK vào cuối kỳ kế toán

Mối quan hệ được biễu diễn như sau:

(Chi phí hàng hoá có sẵn để bán - Hàng hoá tồn kho vào cuối kỳ kế toán) = (Chi phíhàng hoá đã bán ra).

Như vậy việc xác định khối lượng hàng hoá tồn kho vào cuối kỳ kế toán là 1 bướcchủ yếu để xác định chi phí của hàng hoá bán ra.Việc xác định giá trị hàng hoá tồnkho và xác định chi phí hàng hoá bán ra về thực chất là hai mặt của một vấn đề.Viện kiểm toán độc lập đã tóm tắt mối quan hệ giữa giá trị HTK và thu nhập bằngnhững từ sau:

" Mục tiêu chính của kế toán HTK là xác định đúng mức thu nhập thông qua quátrình so sánh chi phí thích hợp với thu nhập " có nghĩa là xác định phần nào trongchi phí hàng hoá có sẵn để bán phải được loại trừ ra khỏi thu nhập trong kỳ hiệnhành và phần nào nên được chuyển sang (như hàng tồn kho) để tương ứng với thunhập trong kỳ tiếp sau.

Tầm quan trọng của việc đánh giá chính xác hàng tồn kho

Việc tính đúng giá trị HTK không chỉ giúp cho doanh nghiệp chỉ đạo kiệp thời cácnghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày mà còn giúp doanh nghiệp có một lượng vật tưhàng hoá dự trữ đúng định mức không dự trữ qua nhiều gây ứ đọng vốn mặt khác

không dự trữ quá ít để bảo đảm cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệpđược tiến hành liên tục không bị gián đoạn.

Việc tính đúng giá trị HTK còn có ý nghĩa vô cùng quan trọng khi lập báo cáo tàichính Vì nếu tính sai lệch giá trị HTK sẽ làm sai lệch các chỉ tiêu trên báo cáo tàichính Nếu giá trị HTK bị tính sai dẫn đến giá trị tài sản lưu động và tổng giá trị tàisản của doanh nghiệp thiếu chính xác, giá vốn hàng bán tính sai sẽ làm cho chi tiêulãi gộp , lãi ròng của doanh nghiệp không còn chính xác.

Những TSLĐ quan trọng nhất trong các bảng cân đối của công ty là tiền mặt, cáckhoản phải thu và hàng tồn kho Trong ba loại tài sản này HTK thường là lớn nhấtvà do độ lớn tương đối của tài sản này thì nếu một sai sót trong đánh giá HTK cóthể dẫn đến chỗ báo cáo sai về tình hình tài chính và về thu nhập ròng Người ta vívon rằng việc tính sai 20% trị giá HTK sẽ có ảnh hưởng lớn đến các báo biểu tàichính cũng tương tự như loại trừ toàn bộ tài sản tiền mặt ra khỏi bảng cân đối.Thật vậy:

Một sai sót về HTK đương nhiên sẽ dãn đén các con số sai lệch khác trong bảng cânđối, chẳng hạn tổng số tài sản lưu động, tổng tài sản, khả năng thanh toán của chủsở hữu Sai sót đó cũng gây ảnh hưởng đến các con số chủ yếu trong bản kê khaithu nhập, chẳng hạn như chi phí hàng hoá bán ra, tổng lợi nhuận thu được từ bánhàng và lợi nhuận ròng trong một thời kỳ Và cuối cùng điều quan trọng là HTKcuối một năm cũng đồng thời là HTK đầu năm tiếp theo do đó bản khai thu nhậpcủa năm tiếp theo cũng sẽ bị sai lệch một khoản đúng bằng khoản sai lệch ban đầukhi tính toán hàng tồn kho.

Ảnh hưởng của sai lệch khi tính toán HTK đối với thu nhập ròng có thể được tómtắt như sau:

1 Khi HTK cuối năm bị đánh giá thấp đi thu nhập ròng trong năm đó sẽ bị đành giáthấp đi theo.

2 Khi HTK cuối năm được đánh giá cao hơn thu nhập ròng trong năm đó sẽ đượcđánh giá cao lên theo.

3.Khi HTK đầu năm bị đánh giá thấp đi thì thu nhập ròng trong thời gian đó(nămđó) sẽ được tính cao lên.

4 Khi HTK đầu năm được đánh giá cao hơn thì thu nhập ròng trong thời gian đó sẽbị đánh giá thấp đi.

I.2.2 Xác định phương pháp tính giá HTKI.2.2.1 Cơ sở tính giá HTK

Theo lời của Uỷ ban AICPA về thủ tục kế toán “cơ sở chủ yếu của kế toán HTK làchi phí mà nói chung chi phí được định nghĩa là giá đã trả hoặc xem xét trả để muamột tài sản Khi áp dụng cho HTK về nguyên tắc chi phí có nghĩa là tổng chi tiêu vàphí tổn trực tiếp hoặc gián tiếp bỏ ra để đưa hàng đó đến vị trí và tình trạng hiệntại”.

Xác định cơ sở tính giá HTK là nguyên tắc cho việc xác định giá cho từng đơnvị HTK , điều này ảnh huởng tới việc xác định giá cho từng đơn vị HTK , việcxác định lợi nhuận của kỳ và tới cả chỉ tiêu trị giá HTK trên bảng cân đối kếtoán.

Tính giá HTK có vai trò quan trọng tới tính hữu ích của thông tin kế toán trêncác báo cáo tài chính để cung cấp cho các đối tượng sử dụng khác nhau.

Thông thường kế toán sử dụng ít nhất năm cơ sở tính giá HTK với các mục đích khác nhau, đó là: giá phí lịch sử (giá gốc); giá phí hiện tại xác định bằng giá phí thay thế; giá phí hiện tại xác định bằng giá trị thuần có thể thực hiện được; giá thấp hơn giá gốc và giá thị trường; và giá phí chuẩn Theo các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận (GAAP) yêu cầu phải sử dụng nguyên tắc đánh giá theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường.

I.2.2.2.1 Phương pháp tính giá hàng nhập kho [13]

* Với DN kinh doanh thương mại: Khi phản ánh trên sổ sách kế toán, HTK được

phản ánh theo giá thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí

Giá trị thực tế củahàng hoá mua vào =

Giá mua ghitrên hoá đơn +

Chi phí thu mua

hàng hoá + Thuế -

Chiết khấu thương mại, giảmgiá hàng mua được hưởng

Giá trị thực tế của hàng hoá gia công chế

biến = Trị giá mua thực tế xuất kho + Chi phí sơ chế

* Với DN sản xuất: Ở các DN này HTK gồm nguyên vật liệu, giá trị sản phẩm dở

dang, thành phẩm, hàng gửi bán Giá thực tế từng loại HTK được xác định như sau:- Nguyên vật liệu mua chuẩn bị cho sản xuất: Giá thực tế được xác định giống hànghoá mua vào.

- Với thành phẩm nhập kho: Giá thực tế là giá thành phẩm sản xuất thực tế tức baogồm ba khoản mục chi phí là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân côngtrực tiếp và chi phí sản xuất chung

I.2.2.2 Phương pháp tính giá xuất HTK

HTK trong các DN tăng từ nhiều nguồn khác nhau với các đơn giá khác nhau,

vì vậy DN cần lựa chọn phương pháp tính giá thực tế hàng xuất kho… việc lựachọn phương pháp nào còn tuỳ thuộc vào đặc điểm của HTK , yêu cầu và trìnhđộ quản lý của DN

Song DN áp dụng phương pháp nào đòi hỏi phải nhất quán trong suốt niên độ kế toán Nếu có sự thay đổi phải giải trình và thuyết minh, nêu rõ những tác động của sự thay đổi tới các báo cáo tài chính của DN Để tính giá HTK xuất, DN có thể áp dụng một trong các phương pháp sau đây:

* Phương pháp giá thực tế đích danh.

Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị HTK được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.

*Phương pháp giá bình quân:

Theo phương pháp này giá trị của từng loại HTK được tính theo giá trị trung bìnhcủa từng loại HTK đầu kỳ và giá trị từng loại HTK được mua hoặc sản xuất trongkỳ Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhậpmột lô hàng , phụ thuộc vào tình hình của DN

** Theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ

Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trongkỳ Tuỳ theo kỳ dự trữ của DN áp dụng mà kế toán HTK căn cứ vào giá mua, giánhập, lượng HTK đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân:

** Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập:

Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thựccủa HTK và giá đơn vị bình quân Phương pháp này có ưu điểm là khắc phục đượcnhững hạn chế của phương pháp trên nhưng việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốnnhiều công sức Do đặc điểm trên mà phương pháp này được áp dụng ở các DN cóít chủng loại HTK , có lưu lượng nhập xuất ít.

** Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ trước: Dựa vào trị giá và số lượng HTK

cuối kỳ trước, kế toán tính giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước để tính giá xuất

phương pháp này có ưu điểm đơn giản, dễ tính toán nhưng trị giá hàng xuất khôngchịu ảnh hưởng của sự thay đổi giá cả trong kỳ hiện tại Vì vậy, phương pháp nàylàm cho chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh không sát với giá thực tế

* Phương pháp nhập trước xuất trước(FIFO)

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuấttrước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất ởthời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theogiá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của HTK đượctính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.

*Phương pháp nhập sau - xuất trước(LIFO)

Phương pháp này giả định là hàng được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuấttrước, HTK còn lại cuối kỳ là những hàng được mua hoặc sản xuất trước đó Theophương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sauhoặc gần sau cùng, giá trị của HTK được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳhoặc gần đầu kỳ Như vậy với phương pháp này chi phí của lần mua gần nhất sẽtương đối sát với trị giá vốn của hàng thay thế Việc thực hiện phương pháp này sẽ

đảm bảo được yêu cầu của nguyên tắc phù hợp trong kế toán Tuy nhiên, trị giá vốncủa HTK cuối kỳ có thể không sát với giá thị trường của hàng thay thế.

*Phương pháp giá hạch toán

Đối với các DN có nhiều loại hàng, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhậpxuất hàng diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp,tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được Do đó việc hạch toán hàngngày nên sử dụng giá hạch toán.

Sau khi tính hệ số giá, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán trong kỳ thành giáthực tế vào cuối kỳ kế toán

Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toántổng hợp về hàng trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hànhnhanh chóng do chỉ phải theo dõi biến động của hàng với cùng một mức giá và đếncuối kỳ mới điều chỉnh và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm hàng , số lầnnhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít.

Phương pháp này phù hợp với các DN có nhiều chủng loại hàng và đội ngũ kế toáncó trình độ chuyên môn cao.Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay, giá thực tế củahàng nhập kho luôn biến động phụ thuộc vào các yếu tố thị trường, các chính sáchđiều tiết vi mô và vĩ mô, cho nên việc sử dụng giá hạch toán cố định trong suốt kỳ

Nhận xét : Các phương pháp khác nhau có ảnh hưởng khác nhau tới các chỉ tiêu trêncác báo cáo tài chính Khi giá cả tăng lên, phương pháp FIFO thường dẫn đến lợinhuận cao nhất trong 3 phương pháp FIFO, LIFO và bình quân, còn khi giá cả giảmxuống thì phương pháp FIFO cho lợi nhuận là thấp nhất trong 3 phương pháp tínhgiá Song một ưu điểm lớn của FIFO là phương pháp này không phải là đối tượngcho những qui định và những yêu cầu của các điều khoản ràng buộc thuế nhưphương pháp LIFO phải gánh chịu Trong phương pháp LIFO, thông thường thì sốhàng tồn cuối kỳ gồm giá gốc của những mặt hàng mua từ cũ Khi giá cả tăng lên,phương pháp LIFO cho số liệu trên bảng cân đối kế toán thường thấp hơn so với giáphí hiện tại LIFO thường cho kết quả lợi nhuận thấp nhất trong trường hợp giá cả

tăng vì giá vốn trong phương pháp này là cao nhất và cho lợi nhuận cao nhất khi giácả giảm (vì giá vốn là thấp nhất) Phương pháp LIFO thường dẫn đến sự giao độngthấp nhất về lợi nhuận báo cáo ở những nơi mà giá bán có xu hướng thay đổi cùngvới giá hiện tại của các mặt HTK thay đổi.

Phương pháp bình quân trong tính giá HTK là phương pháp tạo ra sự quân bình ởgiữa hai phương pháp LIFO và FIFO trong việc ảnh hưởng tới bảng cân đối kế toánvà báo cáo kết quả kinh doanh Phương pháp này không đưa ra một dự kiến vềthông tin giá phí hiện thời trên cả báo cáo tài chính và báo cáo kết quả kinh doanh,nó cũng không giúp việc giảm thiểu gánh nặng thuế cũng như không phát sinhnhững kết quả nặng nề nhất khi có những thay đổi khác nhau.

Tóm lại, sự khác nhau trong việc xác định giá vốn hàng bán và trị giá HTK cuối kỳtheo các phương pháp tính giá khác nhau liên quan tới việc thay đổi giá phí mua vàocủa các mặt hàng Việc sử dụng giá cũ cho xác định trị giá hàng tồn cuối kỳ trongphương pháp LIFO hoặc xác định giá vốn hàng bán theo giá cũ hơn trong phươngpháp FIFO sẽ chịu ít ảnh hưởng nếu giá cả ổn định Khi chỉ số giá cả tăng lên hoặcgiảm xuống sẽ ảnh hưởng tới việc sử dụng đơn giá cũ hoặc mới do thay đổi giá dẫnđến sự khác biệt lớn về giá vốn hàng bán và bị giá tồn cuối kỳ giữa hai phươngpháp LIFO và FIFO Sự khác biệt về giá vốn hàng bán và trị giá hàng tồn cuối kỳcũng liên quan tới tỷ lệ vòng quay của HTK Nhìn chung xu hướng giá cả và cácmục đích nhấn mạnh chú trọng tới là điều quan trọng trong việc lựa chọn phươngpháp tính giá HTK , các nhân tố khác cần xem xét tính những rủi ro của sự giảmthiểu HTK cuối kỳ trong phương pháp LIFO; dòng tiền và sự duy trì nguồn tài trợcũng đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn phương pháp tính giá xuất.

Trong một thị trường ổn định, khi giá không thay đổi thì việc lựa chọn một phươngpháp tính giá HTK nào không quan trọng lắm vì tất cả các phương pháp tính giá đềucho cùng một kết quả khi giá không đổi từ kỳ này sang kỳ khác Nhưng trong mộtthị trường không ổn định, giá cả lên xuống thất thường thì mỗi phương pháp có thểcho một kết quả khác Cả 5 phương pháp trên đều được thừa nhận, song mỗiphương pháp tính giá HTK thường có những ảnh hưởng nhất định trên báo cáo tài

chính, vì vậy việc lựa chọn phương pháp nào phải được công khai trên các báo cáovà phải sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, không thay đổi tuỳ tiện để đảmbảo nguyên tắc nhất quán trong kế toán.Trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc chungcủa kế toán và tuỳ theo điều kiện cụ thể về số lượng hàng hoá, số lần nhập xuất,trình độ nhân viên kế toán, điều kiện kho bãi mà DN lựa chọn phương pháp tính giáhàng hoá xuất kho cho hợp lý và hiệu quả.

Không một phương pháp nào có thể được coi là “đúng nhất” hoặc tốt nhất Khi lựachọn một phương pháp cần xem xét tác động có thể có đối với bảng cân đối bảng kêkhai thu nhập , khoản thu nhập chịu thuế và đối với các quyết định kinh doanh nhưviệc xác định giá bán hàng hoá.

I.3 Tổ chức kế toán HTK

Nội dung kế toán HTK , kế toán chi phí sản xuất chung cố định, kế toán hao hụt,mất mát HTK và kế toán dự phòng giảm giá HTK được thực hiện theo Chế độ kếtoán DN ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 (gọi chunglà Chế độ kế toán DN hiện hành) của Bộ trưởng Bộ Tài chính

1.3 1 Tổ chức chứng từ

Chứng từ là những giấy tờ và những phần tử chứa đựng thông tin (vật mang tin)phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi số kếtoán( Khoản 7, điều 4 - Luật kế toán) Chứng từ lưu giữ phục vụ cho 2 mục đích.Thứ nhất, phục vụ cho mục đích kê khai thuế và thứ hai là giúp bạn thấy xu hướngphát triển của DN và đưa ra những giải pháp hành động thích hợp khi cần thiết Hệthống chứng từ kế toán giúp kiểm soát điều kiện tài chính và kết quả hoạt động Cácbáo cáo kế toán sẽ cho biết DN của mình xét trên phương diện tài chính đang hoạtđộng như thế nào Không có các thông tin chính xác và kịp thời, ngườI quan tâmkhông thể đưa ra những quyết định hợp lý Khi công ty phát triển, nhà quản lý phảichấm dứt việc lệ thuộc vào trí nhớ và những mẩu ghi chép rời rạc của mình và thayvào đó là phải xây dựng một hệ thống lưu trữ và phân tích số liệu Những thông tinkế toán cần thiết cho công ty sẽ rất khác nhau về mức độ, phạm vi và số lượng giaodịch và khả năng người sử dụng thông tin đó Không có các chứng từ được chuẩn bị

và lưu trữ đầy đủ, cẩn thận thì một DN sẽ không thể quản lý được việc mua và bán,kiểm soát HTK , tín dụng thương mại và thu nợ, kiểm soát chi phí, nhân sự, sảnxuất và các khía cạnh khác trong việc quản lý hoạt động của DN

Tổ chức chứng từ kế toàn là tổ chức vận dụng phương pháp chứng từ trong ghi chépkế toán, bao gồm công việc thiết kế khối lượng công tác hạch toán kế toán ban đầutrên hệ thống chứng từ hợp lý, hợp pháp theo quy trình luân chuyển nhất định Tổ chức chứng từ HTK là tổ chức việc ban hành , ghi chép chứng từ kiểm tra, luânchuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán có liên quan đến HTK trong đơnvị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổnghợp kế toán Việc vận dụng chế độ chứng từ trong chu trình kế toán HTK cần cóhiểu biết về các đối tượng tham gia vào chu trinh HTK, phân tích các hoạt độngđược thực hiện, các bộ phận có liên quan từ đó xác định các chứng từ cần được lậpvà hình thành nên danh mục chứng từ kế toán HTK Trong công tác tổ chức chứngtừ HTK tuỳ thuộc vào từng loại hình kinh doanh của DN để xây dựng danh mụcchứng từ HTK cho phù hợp Song chứng từ được sử dụng trong chu trình HTKbao gồm các loại:

- Chứng từ nhập mua vật tư, hàng hoá bao gồm: Phiếu đề nghị mua hàng; hoáđơn nhà cung cấp; phiếu kiểm nhận hàng mua; phiếu nhập kho và thẻ kho

Sơ đồ 1: Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàngBộ phận cung ứng

Người giao hàngBan kiểm nhận hàngCán bộ P cung ứng Thủ kho Kế toán

P Đề nghị mua hàng Đề nghị nhập

Phiếu kiểm nhận hàng

Lập phiếu nhập khoKiểm tra và nhập khoGhi sổ và lưu chứng từ

- Chứng từ xuất kho cho sản xuất gồm có: Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư; phiếu xuất khovật tư; vận đơn (nếu có) và thẻ kho

Sơ đồ 2: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho cho sản xuất

- Chứng từ xuất bán thành phẩm, hàng hoá: Đơn đặt mua hàng (của khách hàng);vận đơn; phiếu xuất kho; hoá đơn bán hàng và thẻ kho

Sơ đồ 3: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho bán hàng hoá, thành phẩm:Sau khi xây dựng danh mục chứng từ cần lưu ý đối với các chứng từ không có tronghệ thống chứng từ theo chế độ kế toán, cần thiết kế mẫu biểu và hướng dẫn phươngpháp lập chứng từ Khi tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cần đưa ra các quy địnhbằng văn bản mô tả quy trình này theo nguyên tắc là đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu

Bộ phận sản xuấtTrưởng phòng vật tư

Thủ kho

Khách hàngBộ phận bán hàngGiám đốc, KTT

Kế toán thanh toánThủ kho

quả của quá trình xử lý, đáp ứng các yêu cầu kiểm soát, đảm bảo tất cả dữ liệu đềuđược ghi nhận đầy đủ chính xác kịp thời, đảm bảo HTK được an toàn dựa trên cácchức năng của quá trình xử lý, không gắn với con người cụ thể nào nhằm đảm bảotính linh hoạt cho hệ thống kế toán HTK.

I.3.2 Tổ chức tài khoản

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phán ánh thường xuyên liên tụcvà có hệ thống sự vận động của các đối tượng kế toán do đó việc xây dựng hệ thốngTK kế toán HTK phải phù hợp với đặc thù HTK mà DN quản lý

Tổ chức tài khoản kế toán là tổ chức vận dụng tài khoản trong phương pháp đối ứngđể xây dưng hệ thống tài khoản để hệ thống hoá các chứng từ kế toán theo thời gianvà theo đối tượng Để phản ánh đầy đủ các thông tin liên quan đến HTK đơn vịphải xây dựng một bộ tài khoản sao cho bao quát các nghiệp vụ kinh tế phát sinhtrong chu trình HTK :

+TK 151: Hàng đang đi đường +TK331: Phải trả cho người bán +TK152: Nguyên liệu, vật liệu+TK611: Mua hàng (*)

+TK153: Công cụ, dụng cụ+TK631: Giá thành sản xuất (*)+TK154: Chi phí sản xuất, KD dở dang +TK632: Giá vốn hàng bán

+TK155: Thành phẩm +TK621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

+TK157: Hàng gửi bán +TK641: Chi phí bán hàng +TK159: Dự phòng giảm giá HTK +TK642: Chi phí quản lý DN

+TK133: Thuế GTGT được khấu trừ (*) Nếu HT HTK theo phương pháp KKĐK

Khi xây dựng hệ thống TK Kế toán HTK cần căn cứ vào hệ thống tài khoản thốngnhất, mở thêm các TK cấp 2, cấp 3, cấp 4 có liên quan để theo dõi, phân tích sựbiến động của HTK Ngoài ra có thể mở các nhóm mã của các yêu cầu quản lý cấptrên( nếu có) và các nhóm mã của các yêu cầu quản lý cấp dưói(nếu có) căn cứ vàocác phương pháp mã hoá khác nhau có thể áp dụng.

I.3.3 Tổ chức sổ kế toán

Sổ kế toán là kết quả cuối cùng do kế toán làm ra do đó cần đáp ứng các yêu cầu vềnội dung và hình thức của sổ kế toán theo quy định của chế độ kế toán đối với mỗiloại hình DN

Nhằm phục vụ cho việc lập các báo cáo HTK , cần phải tổ chức sổ kế toán để ghichép theo mục tiêu kế toán HTK : Cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lýHTK của DN

Tổ chức số kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản trênsố kế toán Sổ kế toán là phương tiện vật chất để hệ thống hoá các số liệu kế toántrên cơ sở các chứng từ gốc và tài liệu kế toán khác Sổ kế toán bao gồm nhiều loại,tuỳ thuộc và yêu cầu quản lý để tổ chức số kế toán cho phù hợp Trong DN thườngtổ chức 2 hệ thống sổ: Sổ kế toán chi tiết và số kế toán tổng hợp Theo chế độ kếtoán Việt Nam đơn vị có thể lựa chọn một hình thức kế toán trong số các hình thứcsau:

+ Theo hình thức nhật ký chung:

- Số kế toán tổng hợp: nhật ký chung, sổ cái tài khoản

- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết nhập (xuất) vật tư hàng hoá ; sổ chi tiết chi phí sảnxuất ; sổ chi tiết bán hàng

+ Theo hình thức Nhật ký chứng từ:

- Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái tài khoản- Một số sổ chi tiết khác

+ Theo hình thức Chứng từ ghi sổ:

- Sổ kế toán tổng hợp: sổ cái, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết nhập (xuất) vật tư, hàng hoá ; sổ chi tiết chi phí sảnxuất ; sổ chi tiết bán hàng

Sổ kế toán liên quan đến HTK theo quyết định 15 gồm:

Hình thức kế toánNhật kýchung

Nhật ký Sổ Cái

-Chứng từ ghi sổ

Nhật Chứng từ

-Số TTTên sổKý hiệu

Hình thức kế toánNhật kýchung

Nhật ký Sổ Cái

-Chứng từ ghi sổ

Nhật Chứng từ

04Sổ Cái TK 15 (dùng cho hình thức Chứng từ ghisổ)

-xxx12Số Cái TK 15 (dùng cho hình thức Nhật ký-Chứng

-17Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa S10-DNxxxx18 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm,

Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của DNCác Sổ kế toán quản trị HTK khác gồm

1 Các sổ chi tiết theo đối tượng kế toán HTK , cần chi tiết ở mức độ cao nhất mà

không thể mở TK chi tiết Việc ghi chép trên các sổ chi tiết này theo chỉ tiêu tiền tệvà phi tiền tệ Chỉ tiêu tiền tệ được tổng hợp lại để đối chiếu với phần kế toán tổnghợp thuộc kế toán tài chính Trong sổ chi tiết có thể sử dụng chỉ tiêu tiền tệ theo giáước tính để phục vụ cho việc cung cấp thông tin nhanh, cuối kỳ sẽ điều chỉnh về chỉtiêu giá thực tế để đối chiếu

2 Các sổ TK cấp 3, cấp 4 v.v …sử dụng trong trường hợp các đối tượng kế toán cóyêu cầu chi tiết không cao

3 Các bảng tính,các biểu đồ, sử dụng trong trường hợp cần phải tính toán các chỉtiêu, biểu diễn các chỉ tiêu, phục vụ cho việc khảo sát các tình huống để làm căn cứcho việc ra các quyết định ngắn hạn, dài hạn

I.3.4 Tổ chức hệ thống báo cáo

Báo cáo HTK có ý nghĩa rất lớn để người quản lý DN biết được số vốn đang ứ đọngtrong kho, mặt hàng nào chậm tiêu thụ Hơn nữa, báo cáo HTK còn là tài liệu quantrọng để có thể lập dự phòng giảm giá HTK tính vào chi phí sản xuất kinh doanhtrong kỳ, giảm được số thuế thu nhập DN phải nộp theo quy định của pháp luật.Tiếc thay, hiện nay, phần lớn các chủ DN, đặc biệt là các chủ DN nhỏ và vừa, lại rấtít quan tâm đến báo cáo này, coi nó là một thủ tục hành chính phải có cho đủ để nộpcho cơ quan thuế và không ít vấn đề đã xảy ra từ đó.

Trước hết, với công tác quản lý DN, do báo cáo tồn kho không chính xác nên khôngít trường hợp đã ký hợp đồng bán hàng, nhận tiền ứng trước nhưng sau đó mới "giậtmình" vì trong kho không còn hoặc không đủ hàng để giao Thế là phải chạy đôn,chạy đáo đi mua đắt để bán rẻ hoặc chịu phạt vi phạm hợp đồng.

Sử dụng báo cáo HTK để kiểm tra, xác định lại doanh thu bán hàng trong kỳ là biệnpháp rất hữu hiệu của cơ quan thuế nhưng ít có DN nào biết điều đó Một DN kinhdoanh xăng, dầu đã bị truy thu và phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế gầnba tỷ đồng chỉ vì cái báo cáo tồn kho đã "lạy ông, tôi ở bụi này" Kết quả là, DNđành ký biên bản nộp truy thu và phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế tớihàng tỷ đồng.

Trên thực tế trong DN có các loại báo cáo liên quan HTK sau:

Báo cáo HTK

Thẻ kho/Sổ chi tiết vật tư.Hỏi số tồn kho của một vật tư.Tổng hợp nhập xuất tồn.Báo cáo tồn kho.Báo cáo tồn theo kho.Báo cáo tồn kho hiện thời.Báo cáo tồn kho đầu kỳ.

Báo cáo tồn kho theo phiếu nhập (giá NTXT).Bảng giá trung bình tháng.

Sổ chi tiết của một tài khoản.

Báo cáo động

Phân tích HTK

Cho phép người sử dụng tạo ra những báo cáo đặc thù theo bất kỳ tiêu thức nào.Truy vấn hàng hoá theo yêu cầu nghiệp vụ

Bên cạnh các báo cáo kế toán theo mẫu quy dịnh của chế độ kế toán DN cần rấtnhiều mẫu báo cáo khác nhằm phục vụ cho nhu cầu thông tin về HTK của mình nhưcác báo cáo dự toán, báo cáo phân tích Hệ thống báo cáo kế toán của DN nếuđược thiết kế tốt sẽ là căn cứ quan trọng khi đánh giá lựa chọn phần mềm kế toánphù hợp với quy mô cũng như sự đa đạng HTK của DN

I.3.5 Tổ chức bộ máy kế toán HTK

Vai trò của tài chính DN và bộ máy kế toán trong mỗi công ty là rất quan trọng, nótồn tại và tuân theo quy luật khách quan,bộ máy kế toán sẽ điều hành toàn bộ hoạtđông tài chính DN nhưng bên cạnh đó tài chính DN và bộ máy kế toán còn bị chiphối bởi các mục tiêu và phương hướng kinh doanh của DN Theo các chuyên gia tài chính thì bộ máy kế toán có tác dụng huy động khai thácnguồn tài chính nhằm đảm bảo yêu cầu kinh doanh, tổ chức sử dụng vốn có hiệuquả nhất của DN Bộ máy kế toán sẽ xác định đúng nhu cầu cần huy động vốn, lựachọn nguồn tài trợ, lựa chọn phương tức đòn bẩy kinh doanh để huy động vốn, đểnguồn vốn bảo toàn và phát triển, nâng cao thu nhập của DN Bởi vì thông tin kếtoán là rất cần thiết cho nhà quản trị đề ra các chiến lược và quyết định kinh doanhdo đó nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn đến các quyết định của nhà quản trịkhông phù hợp, DN có thể rơi vào tình trạng khó khăn Do vậy, một bộ máy kế toánmạnh, sổ sách kế toán rõ ràng, phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưara các quyết định kinh doanh đạt hiệu quả Mặt khác sổ sách rõ ràng thì việc quyếttoán về thuế đối với cơ quan chức năng sẽ mau lẹ, giúp tiết kiệm thời gian, tạo điềukiện tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tùy theo quy mô và lĩnh vực hoạt động, phòng kế toán có thể chia ra làm các bộphận như: kế toán công nợ và thanh toán, kế toán nguyên liệu vật tư, kế toán giáthành,kế toán kho, kế toán tổng hợp, kế toán quản trị

Bộ máy kế toán HTK giúp ghi nhận, xử lý và cung cấp các thông tin đầy đủ, chínhxác về sự biến động, tình hình sử dụng hàng hoá, vật tư, sản phẩm của DN , đồngthời chi tiết theo từng chủng loại, nhóm vật tư, hàng hoá,… làm cơ sở cho việc quảnlý dự trữ, nhập xuất vật tư, sản phẩm, hàng hoá tồn kho Vai trò kích thích và điều

tiết hoạt động kinh doanh là vai trò quan trọng nhất của Kế toán HTK và bộ máy kếtoán vì nó thực hiện được mục tiêu công cụ quản lý kinh doanh Bộ máy kế toánHTK được tổ chức khoa học hợp lý sẽ giúp hệ thống thông tin kế toán HTK đápứng được các yêu cầu quản lý của DN trong việc ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tinvà đảm bảo an toàn cho HTK.

Trải qua nhiều vụ bê bối tài chính lớn giờ đây các DN trên thế giới đã chú trong hơnbộ máy kế toán của DN Điều này cũng là hợp lý bởi nếu cứ tiếp tục “xem thườngbộ máy kế toán như trước đây” thì chắc hẳn sẽ không tránh khỏi những vụ bê bối tàichính tương tự sẽ xảy ra

Việc tổ chức bộ máy kế toán HTK chính là một phần trong việc tổ chức bộ máy kếtoán nói chung Tuỳ theo từng mô hình bộ máy kế toán(Bộ máy kế toán phân tán,tập trung, hay hỗn hợp) mà tổ chức bộ máy kế toán HTK sao cho phù hợp nhất.Việc tổ chức lao động kế toán trong bộ máy cũng rất quan trọng Vấn đề này baogồm:

+ Xây dựng đội ngũ lao động kế toán về HTK( tiết kiệm, có chuyên môn, đạo đức,có chất lượng).

+ Phân công lao động kế toán HTK trong bộ máy phù hợp (phân công rõ ràng, cụthể,có bảng mô tả công việc và quản lý chặt chẽ, bất kiêm nhiệm, bất vị thân, hữuhiệu và hiệu quả ).

+ Tạo lập mối quan hệ giữa các lao động kế toán HTK với nhau, KT HTK với cáclao động kế toán khác trong bộ máy bao gồm : quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ

quan hệ tác nghiệp và quan hệ ghi chép, cung cấp số liệu, đối chiếu kiểm tra số liệu,kỹ năng làm việc nhóm

Tổ chức bộ máy kế toán HTK còn phải đảm bảo tính kiểm soát cao, tuân thủ quychế trong và ngoài DN

I.3.6.Tổ chức hạch toán HTK :

Tổ chức hạch toán HTK là thiết kế khối lượng công tác hạch toán trên hệ thống cácloại chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo kế toán nhập- xuất- tồn cho các

loại vật tư, sản phẩm hàng hoá tăng giảm trong kỳ kế toán Hạch toán HTK baogồm hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp:

+ Hạch toán chi tiết HTK : DN có thể áp dụng một trong ba phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư

+ Hạch toán tổng hợp HTK : Để hạch toán HTK kế toán có thể áp dụng phươngpháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ Việc áp dụngphương pháp nào tuỳ thuộc đặc điểm kinh doanh của DN vào yêu cầu quản lý vàtrình độ nghiệp vụ của kế toán viên cũng như quy định của chế độ kế toán hiệnhành

- Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp theo dõi và phản ánh tìnhhình biến động của HTK một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phảnánh từng loại HTK

- Phương pháp kiểm kê định kỳ: là phương pháp không theo dõi một cách thườngxuyên liên tục về tình hình biến động của vật tư, hàng hoá trên các tài khoản phảntừng loại HTK mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểmkê cuối kỳ, xác định lượng tồn thực tế và lượng xuất thực tế

I.4 Tổ chức phân tích thông tin kế toán HTK tại các DN

Tồn kho: khoản tồn kho thường chiếm tới 50% tài sản hiện có của công ty do đónhà quản trị phải kiểm soát tồn kho thật cẩn thận thông qua việc xem xét xem lượngtồn kho có hợp lý với doanh thu, liệu doanh số bán hàng có sụt giảm nếu không cóđủ lượng tồn kho hợp lý cũng như các biện pháp cần thiết để nâng hoặc giảm lượngHTK

I.4.1 Phân tích Vòng quay của HTK

+ Vòng quay HTK = Giá vốn hàng bán/ HTK bình quân

Ý nghĩa : Hệ số này cho biết số lần HTK luân chuyển bình quân trong kỳ Hệ sốvòng quay HTK giảm thông thường là do hàng hoá bị ứ đọng không tiêu thụ đượchay do công ty mở rộng kinh doanh, tăng tồn kho.

Như vậy chỉ tiêu này cho biết việc lưu chuyển vốn dự trữ cho kinh doanh có hợp lývà hiệu quả hay không Thông thường hệ số vòng quay càng cao thì việc kinh doanhthường là tốt, DN bán hàng tốt và sử dụng HTK hiệu quả (DN có hệ số vòng quaycao thường đòi hỏi đầu tư thấp cho HTK so với DN có cùng mức doanh thu nhưngcó hệ số vòng quay thấp) Mặt khác hệ số vòng quay HTK càng cao thì càng làmcho DN được củng cố lòng tin về khả năng thanh toán Tuy nhiên, chỉ số quá caocũng có thể có nghĩa rằng DN đang đánh mất một số cơ hội doanh thu bởi vì nhữngmặt hàng khách hàng đang có nhu cầu không còn để bán.

Ngược lại nếu hệ số vòng quay HTK thấp nói lên HTK có thể bị ứ đọng vì dự trữquá mức, thu mua chưa sát với nhu cầu sản xuất hoặc DN tiêu thụ kém., HTK đangvượt mức cho phép

Từ hệ số vòng quay HTK , có thể tính được một chỉ tiêu tương đương là thời gianluân chuyển tồn kho hay còn gọi là số ngày tồn đọng HTK

Tốc độ luân chuyển HTK tăng thể hiện công ty hoạt đông tốt, việc gia tăng khốilượng sản phẩm tiêu thụ sẽ làm tăng giá vốn hàng bán đồng thời làm giảm tồn kho.Lượng hàng hóa tồn kho được giải phóng nhanh sẽ rút ngắn thời gian luân chuyểnvốn và tăng khả năng thanh toán của công ty.

Trên cơ sở nắm được tốc độ quay vòng của HTK nhà quản trị có thể phân tíchnhững nhân tố ảnh hưởng tới dự trữ HTK từ đó có các quyết định điều chỉnh mứcdự trữ cho hợp lý và đảm báo hiệu quả sử dụng vốn lưu động.

I.4.2 Phân tích tỷ suất chu chuyển HTK

Nếu DN trữ quá nhiều hàng tồn thì vốn đáng lẽ ra được đầu tư để thu lợi nhuận đ ãbị mắc kẹt lại ở số lượng hàng tồn Ngoài ra, để lưu trữ hàng hoá phải tốn nhiều chiphí kho bãi và còn phải chịu rủi ro hàng hoá đó bị lỗi thời Mặt khác, nếu HTK quáít, có nghĩa là công ty có thể đánh mất khách hàng bởi vì hàng hoá không đủ để bán.2 tỷ lệ chính đánh giá lượng HTK là tỷ suất chu chuyển tồn kho và thời gian tồn khotrung bình.

Tỷ suất chu chuyển HTK = Chi phí hàng hoá bán ra/HTK trung bình

Thời gian tồn kho trung bình = 365/Tỷ suất tồn kho.

Hai công thức trên bản chất là công thức tính vòng quay HTK và thời gian lưuchuyển HTK ở trên thôi.

Tuy nhiên trong phần này xin đề cập thêm một công thức nữa là chu kỳ hoạt động.Chu kỳ hoạt động là số ngày cần thiết để chuyển HTK và các khoản phải thu thànhtiền mặt Chu kỳ hoạt động ngắn là tốt

Chu kỳ hoạt động = Thời gian tồn kho trung bình + Thời gian thu nợ trung bình

I.4.3.Phân tích tình hình thực hiện định mức HTK

Trên cơ sở báo cáo tồn kho do kế toán cung cấp nhà quản lý có thể nắm được tìnhhình thực hiện định mức HTK để có phương án tác nghiệp trongquản trị HTK Tồn kho quá nhiều tới mức dư thừa sẽ trở nên lãng phí nhưng nếu quá ít cũng dẫnđến tốc độ tăng chi phí cao hơn tốc độ tăng doanh thu, điều này sẽ không đảm bảocho HĐKD được đều đặn và hiệu quả

Khi mức tồn kho nên cao quá hoặc thấp quá cần phải có động thái điều chỉnh đểđảm bảo đáp ứng kịp thời đầy đủ hoặc duy trì mức tồn kho hợp lý, đồng thời phântích nguyên nhân dẫn đến chênh lệch đó làm cơ sở lập dự toán phù hợp cho các kỳtiếp theo.

Để thực hiện được điều này đòi hỏi kế toán thường xuyên phân tích cung cấp thôngtin cho nhà quản trị bằng các báo cáo như : báo cáo HTK theo thời điểm, bảng kênhập xuất theo nguồn hàng Lượng HTK nên được giám sát liên tục hoặc theođịnh k tuỳ thuộc vào kế hoạch đặt hàng, mua hàng của DN

I.4.4 Phân tích tỷ trọng HTK

Nhà quản lý cần xác định được trị giá từng loại HTK trong DN để có thể phân tíchvà điều chỉnh từng loại hàng cho hợp lý Nhà quản lý cần xem xét trên tổng thểtừng loại HTK , từ đó xác định tỷ trọng của từng mặt HTK , của HTK so với tổngvốn lưu động Nhà quản lý cũng cần theo dõi được dòng tiền trong kinh doanh vàkhả năng chuyển đổi HTK thành tiền mặt ở mức độ nào.

Việc tính tỷ trọng này đòi hỏi kế toán luôn đảm bảo cung cấp kịp thời các thông tinvề HTK và tổng vốn lưu động bằng các báo cáo như: báo cáo chi tiết theo từng mặthàng, bảng cân đối thử.

1.5 Kinh nghiệm kế toán HTK và tổ chức quản trị HTK trên thế giới [4, 5]I.5.1 Mô hình kế toán dạng Anglo-Saxon

Anglo-Saxon là một bộ tộc người Đức, di chuyển sang Anh vào thế kỷ V và trởthành bộ phận cư dân chủ yếu của Anh quốc ngày nay.

Kế toán dạng Anglo-Saxon khác biệt với kế toán của các nước lục địa Tây Âu, châuÁ, Mỹ La Tinh và nhiều khu vực khác trên thế giới Kế toán dạng Anglo-Saxonkhông những được áp dụng ở Anh và Mỹ mà còn được áp dụng ở những nứoc khácvà các khu vực chịu sự ảnh hưởng của Anh như Úc, Canada, Hongkong, Ấn Độ, Ai-Len, Kenya, Malaysia, New Zealand, Nigeria, Singapo và Nam Phi.

Nhìn chung, kế toán dạng Anglo-Saxon có xu hướng kém thận trọng và công khainhiều hơn so với hệ thống kế toán Đức, các nước Latinh và Nhật Bản.

Kế toán Mỹ:

Là một nước thuộc khối các nước theo hệ thống kế toán Bắc Mỹ , kế toán Mỹ là môhình kế toán động , linh hoạt nghĩa là kế toán Mỹ chỉ công bố các nguyên tắc cácchuẩn mực mà không quy định cụ thể chi tiết , không bắt buộc các DN hạch toángiống nhau Các DN có thể chủ động trong thực hiện công tác kế toán trong đó cókế toán HTK

Hệ thống kế toán bao gồm kế toán quản trị và kế toán tài chính được kết hợp trongcùng một bộ máy kế toán nhằm mục đích thu thập thông tin, Kế toán quản trị và kếtoán tài chính cùng sử dụng một hệ thống tài khoản trong đó kế toán tài chính sửdụng các tài khoản tổng hợp còn kế toán quản trị sử dụng các tài khoản chi tiết.Kế toán quản trị thu nhận, xử lý thông tin kế toán kết hợp với các thông tin khác lậpnên báo cáo bộ phận để cung cấp thông tin một cách thường xuyên liên tục giúp cácnhà quản trị nhận thức đúng về tình trạng thực tế của từng bộ phận để đưa ra quyếtđịnh quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp.

Theo kế toán Mỹ HTK là toàn bộ số hàng mà doanh nghiệp đang nắm giữ với mụcđích để bán hoặc dự trữ trong kho cho mục đích sản xuất ra sản phẩm, hàng hoáhoặc dịch vụ mà có thể bán ra bên ngoài.

Với doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá thì HTK bao gồm số hàng hoá mà doanhnghiệp đã mua đang dự trữ trong kho hoặc đang đi đường(In transit), hoặc đang gửibán (goods on consignment).Với những doanh nghiệp này để theo dõi HTK kế toánsử dụng tài khoản "Hàng hoá tòn kho"(Merchandise Inventory).

Với doanh nghiệp sản xuất chế tạo sản phẩm thì HTK bao gồm nguyên vật liệu, sảnphẩm đang chế tạo và thành phẩm hoàn thành Để theo dõi và phản ánh chúng kếtoán sử dụng ba loại tài khoản HTK đó là TK"Nguyên vật liệu"(Raw materials), TK"Sản phẩm đang chế tạo" (Work In Process) và TK "Thành phẩm"(Finished Goods).Ngoài 3 TK trên còn sử dụng 1 TK khác để phản ánh các loại HTK Khác dùng chosản xuất TSCĐ sản phẩm như dầu máy, chất tẩy rửa, đinh và các thứ vật liệu khác(Manufacturing of factory supplies inventory) Tài khoản này tương tự tài khoản 15của kế toán Việt nam Kế toán còn sử dụng tài khoản "Mua vào" để tập hợp giá trịcủa tất cả hàng mua vào bán trong kỳ (tài khoản này không phản ánh hàng có còntrong tay hay đã chuyển đi vì đã bán hoặc vì lý do khác)

Đối với HTK kế toán Mỹ xác định rất đầy đủ phạm vi của chỉ tiêu này,Kế toán Mỹtính đến tất cả trường hợp có thể xẩy ra liên quan đến HTK Hệ thống kế toán Mỹcũng sử dụng 2 phương pháp kế toán HTK là kê khai thường xuyên và kiểm kê địnhkỳ.

Một đặc điểm nhận thấy là không kể DN áp dụng phương pháp nào việc kiểm kêcuối kỳ được tiến hành vào cuối năm và mỗi năm một lần.Các DN ở Mỹ thường sửdụng phương pháp kê khai thường xuyên sửa đổi là phương pháp ghi chép số lượngHTK tăng giảm trong kỳ theo số lượng trên sổ chi tiết cho từng loại HTK Phươngpháp này cho phép DN có thể xác định được mức tồn kho vào bất kỳ thời điểm nàocủa quá trình kinh doanh.

Theo phương pháp kê khai thường xuyên(KKTX) việc mua hàng hoá để bán haymua Nguyên vật liệu cho việc sản xuất sản phẩm được ghi nợ TK " Hàng tồn kho"

chứ không ghi vào TK "Mua hàng" và các chi phí vận chuyển bốc dỡ, hàng mua trảlại, giảm giá và chíết khấu hàng mua được ghi luôn trên Tk phản ánh HTK chứkhông phải TK riêng biệt.

Để theo dõi chi tiết từng loại HTK kế toán sử dụng các TK chi tiết cho HTK , trêncác tài khoản chi tiết các đối tượng không chỉ được ghi chép bằng thước đo giá trịmà còn bằng cả thước đo hiện vật.

Theo phương pháp KKĐK, là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tụctình hình biến động của HTK trên các TK HTK mà chỉ theo dõi giá trị HTK đầu kỳvà cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ.

Giá trị hàng mua vào trong kỳ được kế toán ghi nợ TK "Mua hàng" Tổng giá trịhàng mua vào trong kỳ được cộng với tồn đầu kỳ để có được giá trị HTK cả tồn vànhập Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê, kế toán xác định được tổng giá trị HTKxuất trong kỳ.

Về phương pháp tính giá

HTK nhập xuất tồn kho được phản ánh theo giá thực tế , với HTK thì trị giá muavào được ghi nhận là giá ghi trên danh đơn của hàng hoá mua vào sau khi trừ đi tấtcả các khoản chiết khấu, còn việc xác định trị giá vốn HTK được sử dụng theo bốnphương pháp:

Giá trên từng danh đơn riêng biệt (Specific invoice inventory pricing): được sửdụng vì nó hoàn toàn làm tương xứng giữa chi phí và thu nhập nhưng chỉ áp dụngcho các loại hàng có giá trị cao

Trị giá vốn bình quân gia quyền (Weighted Average cost): cách sử dụng đơn giảnnhưng có khuynh hướng che giấu sự biến động của giá

Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): cung cấp một cách đánh giá hàng hoátồn kho sát với giá hiện hành của hàng hoá thay thế nhất

Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): chọn chi phí phát sinh sau cùng để xácđịnh trị giá vốn của hàng bán, do đó kết quả của nó là sự tương xứng tốt nhất giữachi phí hiện hành và thu nhập trên báo cáo thu nhập.

Phương pháp đánh giá giá trị HTK vào cuối niên độ kế toán của Mỹ là đánh giáHTK theo mức giá thấp hơn giữa giá vốn và giá thị trường (Valuing the Inventory atthe Lower of Cost or Market - LCM).

Khi vận dụng mức giá thấp hơn của trị giá vốn hay giá thị trường đối với hàng hoátồn kho, thì giá thị trường thường có nghĩa là trị giá vốn của hàng hoá thay thế Điềunày có nghĩa là giá mà công ty sẽ phải trả nếu công ty mua hàng hoá mới để thaythế số hàng hoá tồn kho

Trên bảng cân đối kế toán HTK có thể được đánh giá theo mức giá thấp hơn giữagiá vốn và giá thị trường theo yêu cầu của nguyên tắc thận trọng

Mức giá thấp hơn giữa giá vốn và giá thị trường có thể sử dụng cho hàng hoá tồnkho theo một trong hai cách Thứ nhất, nó áp dụng cho từng loại HTK , hoặc thứhai, nó có thể áp dụng cho từng nhóm hàng Để minh hoạ cho hai cách đánh giánày, giả sử HTK của một công ty gồm có 5 mặt hàng được phân làm 2 nhóm - Nhóm 1 gồm 3 mặt hàng A, B và C

- Phương pháp đánh giá hàng hoá tồn kho theo nhóm hàng:

Theo phương pháp này mức giá thấp hơn được xác định trên cơ sở so sánh giữa giávốn và giá thị trường của từng nhóm hàng.

Như vậy, 2 phương pháp đánh giá HTK cuối niên độ kế toán khác nhau sẽ cho kếtquả khác nhau, DN có thể vận dụng một trong 2 phương pháp trên Trong trườnghợp DN sử dụng phương pháp đánh giá theo từng mặt hàng riêng biệt thì giá thịtrường là 87.500, số dự phòng giảm giá HTK cần lập là 6.500 ( = 94.000 - 87.500).Trường hợp DN sử dụng phương pháp đánh giá theo nhóm hàng thì giá thị trường là93.000, số dự phòng giảm giá HTK cần lập là 1.000 ( = 94.000 - 93.000).Mức giá thấp hơn giữa trị giá vốn và giá thị trường cũng được sử dụng để đánh giácác khoản đầu tư tài chính ngắn hạn của công ty cho các loại chứng khoán thịtrường Tuy nhiên, trong trường hợp đó chỉ có một cách tính được phép sử dụng.Tổng trị giá vốn và tổng giá thị trường của toàn bộ tập hợp chứng khoán đầu tưđược so sánh với nhau để xác định mức thấp nhất của trị giá vốn hay giá thị trường.HTK không được đánh giá cao hơn giá trị thuần thực hiện được.Quan điểm thị trường được định nghĩa như là trị giá vốn của hàng hoá thay thế cómột trường hợp ngoại lệ quan trọng Trường hợp ngoại lệ này là HTK không đượcđánh giá cao hơn giá trị thuần thực hiện đựơc, là giá bán dự kiến trừ các chi phí phátsinh trước khi bán Đôi khi giá trị thuần thực hiện được thấp hơn cả giá vốn củahàng hoá thay thế Trong trường hợp này, hàng hoá chỉ được đánh giá không caohơn giá trị thuần thực hiện được và phải phản ánh trên sổ kế toán giảm xuống mức

Giả sử hàng hoá được mua với giá 100, giá bán dự kiến là 130 Vào cuối niên độ kếtoán, sự giảm giá chung của thị trường dẫn đến trị giá vốn hàng hoá thay thế là 90.Tuy nhiên, giả sử hàng hoá trên bị lỗi thời, hư hỏng; chi phí hoàn thiện trước khibán là 5, dự kiến hàng hoá sau khi hoàn thiện được bán với giá 85 Như vậy, giá trịthuần thực hiện được là 85 (= 90 - 5 ) Do giá trị thuần thực hiện được (85) thấp hơntrị giá vốn của hàng hoá thay thế (90) nên hàng hoá phải được phản ánh trên sổ kếtoán ở mức giá trị thuần thực hiện đựơc.

Hàng hoá tồn kho không được đánh giá ở mức thấp hơn giá trị thuần thực hiện đượctrừ đi số dư lợi nhuận bình thường.

Ngoại lệ thứ hai của quan điểm thị trường nghĩa là trị giá vốn hàng hoá thay thếkhông được phản ánh trên sổ kế toán thấp hơn mức giá trị thuần thực hiện được trừđi số dư lợi nhuận bình thường.

Giả sử một công ty mua hàng với giá mua 70 và bán với giá 100, lãi gộp là 30 (=100 - 70); tỷ lệ lãi gộp trên giá bán là 30% (= 30/100) Giả sử cuối niên độ kế toángiá bán giảm xuống còn 90, lãi gộp bình thường sẽ là 90 x 30% = 27 Do đó, hànghoá tồn kho cuối niên độ kế toán không được đánh giá thấp hơn 90 - 27 = 63, chodù giá vốn hàng hoá thay thế thấp hơn 63 Nếu hàng hoá tồn kho được phản ánhtrên sổ kế toán ở mức thấp hơn 63 thì báo cáo thu nhập của năm hiện hành sẽ phảnánh một số lãi gộp thấp khác thường; và khi hàng hoá được bán với giá 90 trong kỳtiếp theo thì báo cáo thu nhập sẽ phản ánh số lãi gộp cao khác thường.

I.5.2 Mô hình kế toán Tây Âu

Kế toán Pháp:

Pháp là nước mà hệ thống kế toán là theo mô hình truyền thống như hầu hết môhình hệ thống kế toán của các nước Tây Âu gồm kế toán tổng quát và kế toán phântích trong đó kế toán tổng quát(kế toán tài chính) là kế toán tĩnh và được coi nhưmột thực thể duy nhất bắt buộc đối với tất cả các loại hình DN , phản ánh toàn bộtài sản vật tư tiền vốn chi phí thu nhập tính toán lãi lỗ ở dạng tổng quát, còn kế toánphân tích( kế toán quản trị) phản ánh tình hình chi phí doanh thu kết quả của từngloại hàng từng ngành hoạt động, giá phí giá thành của từng loại sản phẩm sản xuất

…kế toán phân tích có tính chất phi pháp quy, bí mật là kế toán động, nó là phươngtiện giúp ban giám đốc kiểm soát một cách hiệu quả tình hình hoạt động của mình.Đối với HTK , kế toán pháp coi là một bộ phận tài sản lưu động dự trữ cho sản xuấtvà dự trữ cho lưu thônghoặc đang trong quá trình chế tạo sản phẩm ở DN bao gồmnguyên liệu, vật liệu, công cụ sản phẩm dịch vụ dở dang, thành phẩm, hàng hoá( gọitắt là vật tư hàng hoá) HTK có thể mua từ bên ngoài có thể do doanh nghiệp sảnxuất ra để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc để bán.

Theo hệ thống tài khoản năm 1982 của Pháp HTK được chia thành các loại:-Nguyên liệu ( và vật tư)

-Các loại dự trữ cho sản xuất khác( nhiên liệu, phụ tùng, VPP, bao bì …)-Sản phẩm dở dang

-Tồn kho thành phẩm-Dịch vụ dở dang-Tồn kho sản phẩm-Tồn kho hàng hoá

Về phương pháp đánh giá HTK là xác định giá trị ghi sổ của hàng tồn kho: HTKphải được ghi sổ theo giá thực tế Cụ thể

1 Giá nhập kho

Đối với hàng mua vào: là giá mua thực tế Giá mua thực tế bao gồm giá thoả thuận

và phụ phí mua (không kể thuế di chuyển tài sản, thù lao hay tiền hoa hồng, lệ phíchứng thư) mà phụ phí mua chỉ bao gồm: chi phí chuyên chở, chi phí bảo hiểm, tiềnthuê kho bãi để hàng, lương nhân viên mua hàng.

Đối với sản phẩm doanh nghiệp sản xuất : là giá thành sản xuất thực tế, giá thành sxthực tế gồm :giá mua các loại nguyên vật liệu tiêu hao, chi phí trực tiếp sx, chi phígián tiếp có thể phân bổ hợp lý vào giá thành sản xuất( không được tính vào giáthành sản xuất: chi phí tài chính, chi phí sưu tầm và phát triển, chi phí quản lýchung).

2 Giá xuất kho và giá tồn kho cuối kỳ