I. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CHÍNH SÁCH QUẢN Lí HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG THANH TOÁN, BÁN HÀNG THU TIỀN VÀ THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN
1.2.1. Trong chớnh sỏch thanh toỏn tiền hàng với cửa hàng và chi trả chiết khấu thanh toỏn.
khấu thanh toỏn.
Chớnh sỏch thanh toỏn tiền hàng mà tập trung 1 lần vào cuối thỏng là chưa hợp lý, vỡ nú làm giảm hiệu quả quản lý tài chớnh đồng thời cũn gõy ảnh hưởng bất lợi cho cụng tỏc kế toỏn nợ phải thu với cửa hàng.
Trờn phương diện quản lý tài chớnh:
Việc chỉ thu tiền hàng 1 lần vào cuối thỏng, dễ gõy nờn tỡnh trạng thất thoỏt tiền hàng, hoặc tiền hàng được sử dụng cho những mục đớch ngoài quy định và tầm kiểm soỏt của cụng ty. Hơn thế nữa, điều đú cũn khiến cho dũng tiền của cụng ty quay vũng chậm, và khụng cú giỏ trị sinh lời trong một khoảng thời gian khỏ dài.
–Việc lập chứng từ thanh toỏn (Phiếu thu) khụng đảm bảo được tớnh kịp thời trong việc "sao chụp" cỏc nghiệp vụ thanh toỏn đó phỏt sinh, do vậy khụng thể thụng tin nhanh chúng và chi tiết về tỡnh hỡnh phỏt sinh giảm Nợ phải thu ở từng cửa hàng trong thỏng. Điều đú làm chậm đỏng kể quỏ trỡnh tập hợp và xử lý thụng tin của kế toỏn.
–Kế toỏn khụng thể kiểm tra và thụng tin chớnh xỏc, kịp thời về thực trạng cụng nợ ở mỗi cửa hàng vào bất kỳ thời điểm nào trong kỡ kế toỏn.
–Khối lượng cụng tỏc kế toỏn bị dồn lại vào cuối thỏng, một mặt vừa khụng đảm bảo tớnh khẩn trương trong việc cung cấp thụng tin, mặt khỏc cũn rất dễ xảy ra nhiều nhầm lẫn, sai sút, khiến cho chất lượng thụng tin kế toỏn khú cú thể được đảm bảo.
Khi cụng tỏc kế toỏn gặp nhiều bất lợi thỡ chất lượng của cỏc quyết định quản lý cũng bị giảm sỳt đỏng kể.
Đối với cụng tỏc chi trả tiền chiết khấu.
Việc chi tiền toàn bộ tiền chiết khấu cho cửa hàng một lần vào cuối thỏng này, hoặc đầu thỏng sau khụng phải là cỏch làm hay. Bởi cụng ty rất khú giỏm sỏt việc thanh toỏn chiết khấu cho khỏch hàng, mà cũng khụng cú gỡ chắc chắn để đảm bảo rằng tiền chiết khấu được trao cho cửa hàng khụng bị sử dụng sai mục đớch. Điều đú sẽ khiến cho việc thanh toỏn chiết khấu cho khỏch hàng khụng được thực hiện kịp thời, ảnh hưởng bất lợi đến quan hệ giữa khỏch hàng và cụng ty. Đú là chưa tớnh đến việc cụng ty phải chịu một lượng tiền tồn đọng khỏ lớn mà khụng được dựng để đầu tư, sinh lời.
1.1.2. Trong cTrong cụng tỏc kế toỏn thanh toỏn với người mua, người bỏn.ụng tỏc kế toỏn thanh toỏn với người mua, người bỏn.
Bờn cạnh những ưu điểm đó đạt được, thỡ cụng tỏc kế toỏn cũn một số tồn tại chủ yếu sau đõy:
Tồn tại 1: Về phương phỏp kế toỏn thanh toỏn với người bỏn trong trường hợp nhập khẩu hàng.
Hiện nay, cỏc nghiệp vụ thanh toỏn với nhà xuất khẩu ngoại quốc chỉ được ghi sổ khi hàng nhập khẩu đó hoàn thành thủ tục nhập kho tại cụng ty. Nghĩa là, trường hợp hàng nhập khẩu đó về đến cửa khẩu nhưng chưa về nhập kho
cho dự hàng lưu tại cửa khẩu cú thể giao thoa giữa cỏc kỡ kế toỏn khỏc nhau. Cỏch hạch toỏn như trờn một mặt khụng đảm bảo được yờu cầu ghi sổ đầy đủ, kịp thời của kế toỏn, mặt khỏc cũn để lại những hậu quả sau:
–Thụng tin kế toỏn khụng phản ỏnh đỳng thực trạng và những biến động về cụng nợ với nhà cung cấp.
–Việc quản lý cụng nợ với nhà cung cấp sẽ phức tạp hơn, dễ gõy nhầm lẫn và khú đối chiếu, kiểm tra về thực trạng cụng nợ của từng nhà cung cấp nước ngoài vỡ cú những khoản nợ đó được thanh toỏn xong nhưng chưa được ghi sổ kế toỏn.
Tồn tại 2: Về phương phỏp kế toỏn chiết khấu bỏn hàng.
Việc chỉ ghi sổ chiết khấu bỏn hàng vào thời điểm đó giao tiền chiết khấu cho cửa hàng cũng là chưa hợp lý vỡ như vậy là đó bỏ qua việc phản ỏnh nghĩa vụ nợ phải trả cho khỏch hàng ở từng cửa hàng phỏt sinh trong thỏng. Vỡ trờn thực tế số chiết khấu phải trả và việc thanh toỏn tiền chiết khấu thường xảy ra ở hai thời điểm khỏc nhau, thậm chớ ở hai kỡ kế toỏn khỏc nhau. Do vậy việc ghi sổ như trờn một mặt sẽ khụng phản ỏnh đỳng nghĩa vụ cụng nợ phỏt sinh với khỏch hàng ở mỗi cửa hàng trong thỏng, mà mặt khỏc,, trong trường hợp khỏc kỡ kế toỏn, cũn gõy nờn việc ghi nhận sai chi phớ của kỡ kế toỏn, vi phạm nguyờn tắc " Cơ sở dồn tớch " của kế toỏn.
Mặt khỏc, việc hạch toỏn chiết khấu bỏn hàng của cụng ty vào khoản giảm trừ doanh thu như hiện nay là sai so với quy định của chế độ, bởi bản chất chiết khấu bỏn hàng của cụng ty là một khoản chiết khấu thanh toỏn.
Nguyờn nhõn là, do thiếu cập nhật thụng tin về chế độ kế toỏn mới đó được đưa vào ỏp dụng thực tế, nờn kế toỏn khụng đặt ra sự phõn biệt giữa chiết khấu thanh toỏn và chiết khấu thương mại, mà giữ nguyờn quan niệm đồng nhất mọi khoản chiết khấu là khoản giảm trừ doanh thu và thúi quen hạch toỏn chiết khấu bỏn hàng trờn tài khoản 521, và cuối kỡ kết chuyển sang tài khoản phản ỏnh doanh thu.
Tồn tại 3: Vờ hệ thống sổ chi tiết TK 131.
Hệ thống sổ chi tiết TK 131.
nợ phải thu đối với cửa hàng theo tiờu chớ quản lý là dư nợ định mức cuối thỏng. Vỡ trờn sổ chi tiết, số dư cuối thỏng chưa được theo dừi chi tiết theo định mức dư nợ. Chớnh vỡ vậy, sẽ là khụng thuận tiện cho kế toỏn trong việc theo dừi và đụn đốc thu nợ ở cỏc cửa hàng theo tiờu chớ quản lý đó đặt ra, cũng như trong việc đưa ra nhận xột, so sỏnh, đỏnh giỏ về tỡnh hỡnh cụng nợ ở cửa hàng qua cỏc kỡ kế toỏn khỏc nhau.
•Sổ Số dư chi tiết khỏch hàng.
Việc theo dừi tập trung tỡnh hỡnh cụng nợ với của cỏc khỏch hàng trờn cựng một trang sổ chỉ phự hợp với việc thu tiền hàng 1 lần vào cuối thỏng, vỡ vậy nếu trong tương lai, chớnh sỏch thu tiền hàng thay đổi, thỡ việc ghi sổ như trờn sẽ là khụng phự hợp.
•Sổ chiết khấu
Căn cứ vào cỏch tớnh chiết khấu của kế toỏn, thỡ việc tổ chức thờm Sổ chiết khấu là khụng thực sự cần thiết. Vỡ số chiết khấu được tớnh dựa trờn cỏc chỉ tiờu mà Sổ số dư chi tiết khỏch hàng đó phản ỏnh đầy đủ. Vỡ vậy, kế toỏn cú thể thực hiện tớnh chiết khấu ngay cho từng khỏch hàng trờn sổ số dư chi tiết.
Tồn tại 4: Về phương phỏp hạch toỏn kế toỏn trờn 2 tài khoản 331 và 131.
Hiện nay phần lớn cỏc giao dịch mua, bỏn đều được phản ỏnh qua sổ TK 131 và 331. Điều này là khụng hợp lý xột trờn cỏc gúc độ sau:
–Trờn gúc độ tuõn thủ chế độ kế toỏn: Việc hạch toỏn như trờn là vi phạm quy định về nội dung kinh tế của 2 tài khoản 131 và 331, vỡ hai tài khoản này chỉ được dựng để phản ỏnh và theo dừi cụng nợ trong thanh toỏn với người mua, người bỏn mà thụi.
–Xột trờn gúc độ quản lý cụng nợ, thỡ cỏch sử dụng 2 tài khoản 131, 331 như trờn sẽ gõy khú khăn cho kế toỏn trong việc tập hợp và cung cấp thụng tin chớnh xỏc về tỡnh hỡnh cụng nợ thực tế phỏt sinh, tại mọi thời điểm trong kỡ và cuối kỡ kế toỏn. Điều đú sẽ làm giảm chất lượng và tiến độ cung cấp thụng tin kế toỏn.
thực hiện. Cụng tỏc kế toỏn mới chỉ dừng lại ở việc ghi chộp và cung cấp thụng tin cho việc lập cỏc Bỏo cỏo tài chớnh, mà chưa thực hiện vai trũ tham mưu của kế toỏn cho cỏc hoạt động quản trị. Vỡ vậy hiệu quả của cụng tỏc kế toỏn trong quản lý cụng nợ cũn rất hạn chế.
T
ồn tại 6: Về phõn cụng lao động kế toỏn trong phần hành kế toỏn thanh toỏn.
Hiện nay, phần hành kế toỏn thanh toỏn do một kế toỏn viờn và kế toỏn trưởng đảm nhiệm. Tuy nhiờn, kế toỏn viờn lại đang kiờm nhiệm cả chức năng của một thủ quỹ. Việc phõn cụng lao động như vậy, một mặt làm ảnh hưởng đến hiệu quả và hiệu năng của cụng tỏc kế toỏn thanh toỏn, mặt khỏc cũn vi phạm nguyờn tắc bất kiờm nhiệm của người làm kế toỏn theo quy định của phỏp luật hiện hành.
II. HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH QUẢN Lí HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN