Hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp hướng tới nâng cao hiệu quả công tác quản lý công nợ trong thanh toán tại Công ty xuất nhập khẩu.
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Kế toán công nợ trong thanh toán là một mảng rất quan trọng trong công
tác kế toán tại doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp xuất nhập khẩu Trong
điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt, yêu cầu quy mô hoạt động kinh doanh
ngày càng phải được mở rộng và làm tăng số lượng các nhà cung cấp và khách
hàng Do đó, công tác kế toán công nợ cũng phải hoàn thiện hơn để quản lý tốt
công nợ trong thanh toán, đảm bảo sự ổn định về tài chính cho doanh nghiệp
Xuất phát từ yêu cầu trên, trong quá trình thực tập tại Công ty xuất nhập
khẩu và đầu tư Hà Nội, em đã tiến hành chọn đề tài:
“Hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách
hàng và nhà cung cấp hướng tới nâng cao hiệu quả công tác quản lý công nợ
trong thanh toán tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội”
Kết cấu của chuyên đề ngoài Lời mở đầu và Kết luận, gồm ba chương:
Chương I: Tổng quan về công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội
Chương II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ
thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại công ty xuất nhập khẩu và đầu
tư Hà Nội
Chương III: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ
thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp hướng tới nâng cao hiệu qủa
quản lý công nợ trong thanh toán với đối tượng này
Với thời gian và trình độ còn hạn chế, chuyên đề không tránh khỏi những
thiếu sót Em rất mong có được sự quan tâm chỉ bảo của thầy cô để bài viết được
hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn !
Trang 2CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ ĐẦU TƯ HÀ NỘI
Công ty Xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà Nước
hoạt động chính thức từ 6/1962 theo quyết định của Uỷ ban nhân dân thành phố
Hà Nội Công ty có tên giao dịch đối ngoại là Hanoi import-export & investment
corporation và tên điện tín là UNIMEX HANOI UNIMEX Hà Nội là một công
ty thành viên của Liên hiệp công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội Trụ sở
chính của Công ty được đặt tại số 41, Ngô Quyền, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
đồng thời cũng là văn phòng của Liên hiệp công ty
Công ty hiện nay có bốn chi nhánh trực thuộc:
- Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hải Phòng
- Tổng kho Cầu Diễn
- Xí nghiệp chè Thủ Đô Công ty có nhiệm vụ tổ chức, tiến hành các hoạt động kinh doanh xuất
nhập khẩu tổng hợp theo yêu cầu của thành phố, theo nhu cầu của thị trường
trong và ngoài nước, tổ chức hợp tác, đầu tư với nước ngoài, liên doanh sản xuất
kinh doanh với các tổ chức kinh tế trong mọi lĩnh vực
Với chức năng, nhiệm vụ như trên, hoạt động kinh doanh của công ty
được tổ chức gồm các hoạt động chính sau:
- Nhập khẩu trực tiếp để bán nội địa
- Mua hàng nội địa để xuất khẩu ra nước ngoài
- Nhận uỷ thác xuất, nhập khẩu để thu lợi nhuận
- Tiến hành thêm hoạt động đầu tư vào kinh doanh bất động sản, các dịch
vụ đầu tư khách sạn, du lịch
Trang 3Cơ cấu tổ chức của công ty được khái quát như sau: Ban giám đốc, Các
phòng ban như Phòng hành chính quản trị, Phòng tổng hợp, Các phòng kinh
doanh
Để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, mô hình kế
toán được tổ chức như Sơ đồ 1.1
Công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung
cấp được theo dõi bởi hai bộ phận kế toán nhập khẩu và kế toán xuất khẩu Hai
bộ phận này theo dõi cho toàn bộ chu trình nhập khẩu và xuất khẩu nên theo dõi
cả về công nợ trong thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp phát sinh trong
mỗi chu trình
Tại công ty hiện nay áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung và hạch toán
theo chế độ kế toán ban hành kèm theo Quyết định số 1141 – TC/QĐ/CĐKT
ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính Công việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế
được thực hiện trên máy tính thông qua phần mềm Fast Enterprise 2003
SƠ ĐỒ 1.1
MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Kế toán trưởng
Thủ quỹ
Kế toán theo dõi thuế
Kế toán tiền gửi ngân
hàng
Kế toán lươn
g và bảo hiểm
Kế toán tiền mặt
Trang 4CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÁC
NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG,NHÀ CUNG CẤP TẠI
CÔNG TY XUẤT KHẨU VÀ ĐẦU TƯ HÀ NỘI
I KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN MUA VÀ BÁN TẠI
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ ĐẦU TƯ HÀ NỘI
1 Khái quát về tổ chức thanh toán với nhà cung cấp
Trong quá trình kinh doanh, số lượng các nhà cung cấp mà công ty giao
dịch là rất lớn Các nhà cung cấp gồm cả nhà cung cấp trong và ngoài nước với
khối lượng hàng hoá giao dịch là khác nhau Do đó phương thức thanh toán
thường được thoả thuận trước khi kí kết hợp đồng cung ứng
Đối với nhà cung cấp có khối lượng giao dịch nhỏ, công ty thường sử
dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt với hai hình thức thanh toán chính
là thanh toán bằng tiền VNĐ và thanh toán bằng ngoại tệ
Đối với nhà cung cấp có khối lượng giao dịch lớn, phương thức thường sử
dụng là phương thức thanh toán qua ngân hàng với các hình thức chính: thanh
toán bằng L/C (đối với nhà cung cấp nước ngoài) và séc chuyển khoản, uỷ
nhiệm chi (cho nhà cung cấp trong nước)
Nếu tiến hành thanh toán bằng L/C thì sau khi kí kết hợp đồng kinh
tế, công ty phải lập bộ hồ sơ theo quy định của ngân hàng để đề nghị mở L/C
Khi đủ các điều kiện cần thiết, ngân hàng sẽ mở L/C và thông báo cho công
ty.Việc thanh toán diễn ra khi chứng từ thanh toán do bên bán gửi được chuyển
đến ngân hàng và công ty yêu cầu ký hậu thanh toán theo quy định Thông
thường, công ty sẽ tiến hành thanh toán khoảng 90% giá trị L/C cho người bán
ngay sau khi nhận được bộ chứng từ đầy đủ do bên bán gửi Còn lại 10% sẽ
được thanh toán nốt sau khi công ty nhận được hàng thoả mãn các yêu cầu phẩm
chất, quy cách theo hợp đồng đã ký kết cùng phụ lục đo lường chất lượng kèm
theo Nếu có bất kỳ sự bất đồng giữa bên bán và công ty thì việc thanh toán sẽ
tạm thời đình chỉ Hai bên sẽ thoả thuận và tiếp tục việc thanh toán khi có sự
Trang 5thống nhất Nếu hai bên không có được sự thoả thuận thống nhất, việc tranh
chấp sẽ được giải quyết bằng trọng tài kinh tế
Nếu tiến hành uỷ nhiệm cho ngân hàng chi tiền, công ty cũng phải
lập một bộ hồ sơ theo quy định của ngân hàng đề nghị ngân hàng cho vay tiền
Sau khi xem xét thấy đầy đủ các điều kiện, ngân hàng chấp nhận cho vay và sẽ
thông báo cho công ty Khi có giấy uỷ nhiệm chi của công ty gửi đến, ngân hàng
sẽ thay mặt công ty để thanh toán cho nhà cung cấp
2 Khái quát về tổ chức thanh toán với khách hàng
Cũng như các nhà cung cấp, công ty cũng tiến hành giao dịch với số
lượng lớn các khách hàng cả trong và ngoài nước
Với khách hàng có khối lượng giao dịch nhỏ, công ty sử dụng phương
thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu Trong khi đó, với
khách hàng nội địa có khối lượng giao dịch lớn, công ty tiến hành thanh toán
qua ngân hàng bằng séc chuyển khoản Đặc biệt với các khách hàng nước ngoài,
công ty tiến hành uỷ thác cho ngân hàng trong nước thu hộ tiền từ phía nước
ngoài để giảm bớt sự cản trở về mặt không gian và thời gian
3 Khái quát về công tác tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ
thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu và
đầu tư Hà Nội
Công tác tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách
hàng và nhà cung cấp tại công ty gồm hai nội dung chủ yếu là: công tác hạch
toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán và công tác quản lý hoạt động thanh toán
Công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán thể hiện trong trình
tự lập và luân chuyển chứng từ thanh toán, xây dựng hệ thống sổ sách kế toán,
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp
để hỗ trợ cho việc theo dõi tình hình phát sinh các nghiệp vụ thanh toán định kỳ,
lập báo cáo theo quy định
Công tác quản lý hoạt động thanh toán được thực hiện nhằm theo dõi tình
hình phát sinh, số lượng, thời hạn và giá trị của các khoản thanh toán Trên cơ sở
số liệu quản lý, định kỳ lập các báo cáo về tình hình thực hiện các hoạt động
Trang 6thanh toán của công ty, từ đó sẽ cung cấp dữ liệu cần thiết cho việc lập kế hoạch
tiến hành thanh toán
Như vậy, có thể thấy việc hạch toán và theo dõi các nghiệp vụ thanh toán
có quan hệ rất chặt chẽ với nhau Hai việc này luôn được tiến hành đồng thời hỗ
trợ lẫn nhau Hạch toán để ghi chép, tổng hợp số liệu, theo dõi cho các nghiệp
vụ thanh toán Các số liệu sau khi được tổng hợp sẽ được dùng để lập các báo
cáo hỗ trợ cho quản lý, lập và thực hiện các kế hoạch thanh toán
II.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP
VỤ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG
TY XUẤT NHẬP KHẨU CÀ ĐẦU TƯ HÀ NỘI
Với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả công tác hạch toán kế toán, công ty
đã tiến hành áp dụng kế toán máy Nhưng do trình độ nhân viên còn hạn chế nên
trong năm 2002, hoạt động kế toán tại công ty còn áp dụng cả kế toán thủ công
và kế toán máy Sang năm 2003, công ty sẽ bỏ hẳn hình thức kế toán thủ công
và toàn bộ hoạt động kế toán đã được thực hiện trên máy vi tính Do đó, để đảm
bảo phù hợp với điều kiện thực tế , em xin được trình bày về thực trạng công
hạch toán kế toán được thực hiện trên hệ thống kế toán máy
1 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp
1.1 Chứng từ kế toán trong thanh toán với nhà cung cấp
Chứng từ kế toán trong thanh toán với nhà cung cấp nội địa
_ Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp
_ Hoá đơn GTGT
_ Giấy đề nghị nhập kho
_ Phiếu nhập kh
_ Phiếu chi
_ Giấy đề nghị thanh toán
_ Séc chuyển khoản, Phiếu uỷ nhiệm chi, Giấy báo nợ của ngân hàng
_ Biên bản thanh lý hợp đồng
Chứng từ kế toán trong thanh toán với nhà cung cấp nước
ngoài
Trang 7_ Giấy đề nghị nhập kho
_ Phiếu nhập kho
_ Hợp đồng kinh tế ( Contract )
_ Hoá đơn thương mại ( Commercial Invoice )
_ Vận đơn ( Bill of loading )
_ Biên bản bàn giao hàng hoá
_ Tờ khai hàng hoá nhập khẩu
_ Giấy báo nợ ngân hàng, Lệnh chuyển tiền
Để minh hoạ chúng ta có thể xem xét ví dụ về một hoạt động mua hàng
nội địa của công ty trong tháng 12/2002 như sau:
Trong tháng 12/2002, Công ty tiến hành kí kết Hợp đồng kinh tế với công
ty TNHH Hội Vũ để mua một lô hàng phục vụ cho xuất khẩu Ngày 1/12/2002,
Phòng kinh doanh nhận hàng và làm các thủ tục nhập kho, toàn bộ chứng từ
được chuyển cho Phòng kế toán Để ghi nhận khoản phải trả người bán phát
sinh, kế toán xuất khẩu căn cứ vào các Hoá đơn mua hàng (Biểu 2.1và Biểu 2.2)
BIỂU 2.1
Trang 8HOÁ ĐƠN ( GTGT )
Liên 2:( Giao khách hàng )
Ngày 1 tháng 12 năm 2002
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hội Vũ
Địa chỉ : Số 8- Ngô Thì Nhậm, Hà Nội
Họ tên người mua hàng: Cô Hương
Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội
Địa chỉ : Số 4 – Ngô Quyền, Hà Nội
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thảm cói chùi chân
Đỉa cói oval
Đỉa cói hình chữ nhật
( Tỷ giá :15.404 )
m2 chiếc
tá
tá
1.654,06 1.440
150
75
1,191 USD 0,302 USD 4,00 USD 4,76 USD
1969,98 USD 434,80 USD 600,00 USD 357,00 USD 3.361,78 USD Cộng tiền hàng 51.784.859 đ
Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 2.589.243 đ
Tổng cộng tiền thanh toán 54.374.102 đ
Bằng chữ: Năm mươi tư triệu ba trăm bảy mươi tư ngàn một trăm lẻ hai đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu,họ tên)
Trang 9Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hội Vũ
Địa chỉ : Số 8- Ngô Thì Nhậm, Hà Nội
Họ tên người mua hàng: Cô Hương
Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội
Địa chỉ : Số 4 – Ngô Quyền, Hà Nội
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên hàng hoá dịch vụ
Đơn
vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Găng tay loại B
Găng tay coton + bò
(Tỷ giá :15.404 )
đôi đôi
70.000 45.050
0,099 USD 0,119 USD
6.930 USD 5.360,95 USD 12.290,95 USD Cộng tiền hàng 189.329.794 đ
Thuế suất thuế GTGT: 10%Tiền thuế GTGT:
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu,họ tên)
Trang 10Căn cứ vào các chứng từ này kế toán xuất khẩu sẽ nhập số liệu vào máy
để ghi nhận công nợ phát sinh Khoản nợ này được theo dõi, đến thời hạn thanh
toán, Phòng kinh doanh lập Giấy đề nghị thanh toán Sau khi được Giám đốc ký
duyệt, kế toán tiền gửi ngân hàng viết Giấy uỷ nhiệm chi Giấy uỷ nhiệm chi
(Biểu 2.3)sau khi có xác nhận của ngân hàng sẽ được dùng làm căn cứ ghi nhận
thanh toán công nợ
Trang 11BIỂU 2.3
1.2 Tài khoản kế toán sử dụng
Để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng
tài khoản 331 – “ Phải trả cho người bán “, được chi tiết thành:
_ TK 3311: phải trả nhà cung cấp trong hoạt động nhập khẩu uỷ thác
_ TK 3312: phải trả nhà cung cấp nội địa
_ TK 3313: phải trả khách hàng ủy thác xuất khẩu
_ TK 3314: phải trả nhà cung cấp trong hoạt động nhập khẩu trực tiếp
Ngoài việc chi tiết thành các tiểu khoản như trên, dựa vào ưu điểm của hệ
thống kế toán máy, các nhà cung cấp cũng được mã hoá riêng để đảm bảo có thể
theo dõi cho từng đối tượng cụ thể
1.3 Trình tự kế toán chi tiết, tổng hợp
Trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp tại công ty
PHÍ NH:
Phí trong Phí ngoài
NỘI DUNG: Thanh toán tiền hàng cho công ty TNHH Hội
Vũ
KẾ TOÁN TRƯỞNG KÝ CHỦ TÀI KHOẢN KÝ VÀ ĐÓNG DẤU
10 USD
DÀNH CHO NGÂN HÀNG , MÃ VAT:
Trang 12Khi phát sinh một hoạt động như xuất khẩu hàng hoá, hoặc nhập khẩu,
Phòng kinh doanh tiến hành các thủ tục để hàng hoá về nhập kho Hàng hoá sau
khi đã nhập kho, toàn bộ chứng từ kế toán được chuyển cho phòng kế toán để kế
toán nhập khẩu( xuất khẩu ) ghi nhận công nợ Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế
toán nhập khẩu(xuất khẩu ) tiến hành nhập số liệu vào máy thông qua chứng từ
“Hoá đơn mua hàng” trong phần mềm kế toán
Đối với các nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả, kế toán phần hành tiến hành
theo dõi công nợ theo thời gian Khi đến thời hạn thanh toán, kế toán tiền mặt
hoặc tiền gửi ngân hàng tiến hành lập các chứng từ phục vụ cho thanh toán Sau
khi hoạt động thanh toán kết thúc, kế toán tiền mặt(tiền gửi ngân hàng) căn cứ
vào các chứng từ này để nhập dữ liệu vào các chứng từ “ Phiếu chi tiền mặt”
hoặc “ Giấy báo nợ của ngân hàng” trên máy
Kế toán chỉ cần nhập các dữ liệu vào chứng từ còn máy tính tự động
chuyển số liệu sang các sổ như : Sổ chi tiết TK 3311, TK 3312, TK 3313, TK
3314; Bảng tổng hợp phải trả người bán; Nhật ký chung và Sổ cái TK 331 Mỗi
nhà cung cấp sẽ được theo dõi riêng thông qua hệ thống mă hoá riêng Do đó,
khi biết thông tin cho riêng một nhà cung cấp, kế toán chỉ cần nhập mã hoá cho
nhà cung cấp đó chọn loại thông tin quan tâm
Trong quá trình nhập số liệu, các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến ngoại
tệ được hạch toán theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh Chênh lệch giữa
các thời điểm khác nhau được hạch toán vào TK 413
Chúng ta có thể xem xét cụ thể qua ví dụ mua hàng nội địa của công ty
TNHH Hội Vũ
Ngày 1/12/2002, hàng về nhập kho Căn cứ vào số tiền trên Hoá đơn
GTGT (Biểu số 2.1và Biểu số 2.2), kế toán nhập số liệu vào chứng từ “Hoá đơn
mua hàng” trên máy tính theo định khoản :
Nợ TK 133 : 21.522.222
Có TK 331 (3312) : 262.636.875 (theo TGTT: 1 USD = 15.404 VNĐ)
Trang 13Kế toán tiến hành theo dõi thời hạn thanh toán, ngày 15/12/2002, công ty
tiến hành trả nốt nợ cho Hội Vũ, kế toán tiền gửi ngân hàng viết giấy uỷ nhiệm
chi (Biểu số 2.3) Căn cứ vào đây, kế toán nhập số liệu vào chứng từ “Giấy báo
nợ của ngân hàng” trên máy tính theo định khoản:
Nợ TK 331 (3312) : 262.636.875
Có TK 1122 : 17.049.91 x 15.406 = 262.670.975 Đồng thời ghi Có TK 007 (TGNH) : 17.049,91 USD
Quá trình hạch toán thanh toán trên có thể khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Thanh toán với nhà cung cấp Hội Vũ
Bút toán 1a: Giá trị hàng nhập kho chưa thanh toán
Bút toán 1b: Thuế GTGT của hàng nhập kho chưa thanh toán
Bút toán 2a: Thanh toán số tiền còn nợ nhà cung cấp
Bút toán 2b: xử lý số chênh lệch
Số liệu sau khi nhập vào máy sẽ được tự động kết chuyển sang các sổ chi
tiết TK 3312 (Biểu số 2.4), Nhật ký chung( Biểu số 2.5) và sổ Cái TK 331
(Biểu số 2.6) Cuối tháng, kế toán tiến hành kết chuyển số liệu lập Sổ tổng hợp
số dư công nợ phải trả TK 3312 ( Biểu số 2.7) Số tổng cộng trong bảng này là
cơ sở để đối chiếu với sổ Cái TK 331
Trang 14Biểu số 2.4
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ ĐẦU TƯ HÀ NỘI
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
TK 3312 – Phải trả nhà cung cấp nội địa
FS Có 26.256.698.460
cuối
Dư có cuối 903.650.850
525.182.625 46.786.952
Trang 17Biểu số 2.7
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ ĐẦU TƯ HÀ NỘI
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH CÔNG NỢ
Tài khoản 3312 – Phải trả nhà cung cấp nội địa
Từ ngày 01/12/2002 đến 31/12/2002
Đơn vị tính: đồng
Mã
khách