Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp với việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần thuốc thú y TWI.doc

Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp với việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần thuốc thú y TWI.

Lời nói đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, thành công của các doanh nghiệp là tạo ra đợc

và duy trì lợi nhuận dài hạn Để đạt đợc điều đó, các doanh nghiệp cần phải thiếtlập cho mình một nền tảng tài chính vững chắc Điều này không chỉ bó hẹp theonghĩa là doanh nghiệp phải có một nguồn tài chính đủ mạnh mà quan trọng hơn làquản lý tài chính nh thế nào cho có hiệu quả để phát huy tối đa lợi thế của mìnhtrên thơng trờng

Một cơ chế quản lý tài chính đợc đánh giá là có hiệu quả nếu cơ chế này

tr-ớc hết đảm bảo quản lý hữu hiệu tình hình thanh toán và công nợ của doanhnghiệp sao cho có thể duy trì và tăng cờng khả năng thanh toán của doanh nghiệptrong tơng lai Điều này vô cùng quan trọng vì khả năng thanh toán của doanhnghiệp là một trong những yếu tố quyết định sự tồn tại trớc mắt của doanh nghiệptrong nền kinh tế thị trờng

Để có thể duy trì và tăng cờng khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đòihỏi việc quản lý tình hình thanh toán và công nợ phải đợc quan tâm thích đáng.Muốn vậy cần phải tăng cờng hiệu quả của công tác hạch toán kế toán các nghiệp

vụ thanh toán trong doanh nghiệp vì hạch toán kế toán là một công cụ quản lý tốiquan trọng có khả năng phản ánh và giám đốc liên tục và toàn diện nghiệp vụ kinh

tế phát sinh Đặc biệt là trong điều kiện hiện nay, khi mà công tác hạch toán kếtoán vẫn cha thực sự phát huy đợc vai trò của nó ở cả hai lĩnh vực quản lý công nợtrong thanh toán và cung cấp thông tin cho công tác quản trị nội bộ Điều đó biểuhiện ở: tình trạng phá sản vì công nợ dây da và Nợ phải thu khó đòi hiện vẫn làvấn đề nổi cộm trong các hoạt động kinh tế và các thông tin kế toán về thực trạngcông nợ cha đợc sử dụng phổ biến để thiết lập các quyết sách và chiến lợc tàichính, đặc biệt là đối với vấn đề chiếm dụng vốn và thu hồi vốn Vì vậy, tổ chứchạch toán kế toán nh thế nào để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý nói trên là vấn đềcấp thiết đang thu hút đợc sự quan tâm và mong muốn tìm ra hớng giải quyết củanhững ngời làm công tác kế toán hiện nay

Đối với một doanh nghiệp trực tiếp sản xuất và kinh doanh thì các quan hệthanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là những quan hệ phát sinh thờngxuyên và phổ biến Những mối quan hệ này có ảnh hởng lớn tới quá trình sản xuất

và kinh doanh của doanh nghiệp do nó quyết định một phần quan trọng công táchuy động vốn và thu hồi vốn Vì vậy quản lý tốt công tác thanh toán, mà đặc biệt

là quản lý công nợ, sẽ giúp công ty giảm bớt đợc những khó khăn trong huy độngvốn và thu hồi vốn kinh doanh nhằm đẩy nhanh quá trình sản xuất, kinh doanh vàgia tăng lợi nhuận

1

-Công ty cổ phần thuốc thú y TWI là một đơn vị sản xuất, kinh doanh thuốcthú y lâu năm nên công ty có quan hệ với rất nhiềukhách hàng và nhà cung cấp.Vì vậy có thể nói, quan hệ thanh toán với những đối tợng này là những mối quan

hệ thanh toán đặc trng của công ty Xuất phát từ đặc điểm đó cùng với những đòihỏi cấp thiết của việc hoàn thiện công tác quản lý công nợ hiện nay bằng phơngpháp hạch toán kế toán, em đã thực hiện nghiên cứu đề tài:

" Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với

khách hàng và nhà cung cấp với việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần thuốc thú y TWI ".

Để thực hiện đề tài trên em đã trực tiếp thu thập số liệu, quan sát, phỏngvấn kế toán thanh toán của công ty về quy trình cũng nh phơng pháp hạch toáncông nợ tại công ty, đồng thời trên cơ sở những số liệu thu thập đợc em đã thựchiện phân tích để đánh giá thực trạng công tác hạch toán kế toán cũng nh tìnhhình và khả năng thanh toán của công ty

Ngoài Lời nói đầu và Kết luận, đề tài của em gồm 3 phần:

Phần I: Cơ sở lí luận chung và phơng pháp hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp.

Phần II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TWI

Phần III: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty Cổ phần thuốc thú y TWI.

Phần I.

Cơ sở lí luận và phơng pháp hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh

nghiệp.

i Cơ sở lí luận chung về thanh toán với khách hàng và

nhà cung cấp trong doanh nghiệp

1.1 Thanh toán với ngời mua, ngời bán và ý nghĩa của việc quản lý công nợ

trong thanh toán tại doanh nghiệp.

Đối với một doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh quan hệ thanh toán vớikhách hàng và nhà cung cấp là mối quan hệ đặc trng và phổ biến Theo nghĩachung nhất, hoạt động thanh toán của doanh nghiệp với khách hàng và nhà cungcấp là quan hệ kinh tế tài chính phát sinh giữa bên phải trả và bên đợc nhận tiền,phát sinh trong quá trình mua bán vật t, tài sản, hàng hoá… và dịch vụ và dịch vụ

Xét trên phơng diện của hoạt động kinh tế, thanh toán với khách hàng vànhà cung cấp là mối quan hệ phát sinh giữa doanh nghiệp với các đơn vị, cá nhânbên ngoài doanh nghiệp trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hoá và dịch vụ

mà tuỳ thuộc vào đối tợng thanh toán thì doanh nghiệp có thể là bên đợc nhận tiềnhoặc bên có nghĩa vụ phải trả Các quan hệ này chấm dứt khi các bên đạt đợc mục

đích của mình

Xét trên phơng diện tài chính, thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp làhoạt động liên quan đến thu- chi trong kinh doanh, nghĩa là liên quan đến luồngtiền vào, ra của doanh nghiệp, là một bộ phận quan trọng của hoạt động đi chiếmdụng vốn và thu hồi vốn của doanh nghiệp Hoạt động thanh toán với khách hàng

và nhà cung cấp là một yếu tố quan trọng ảnh hởng đến tình hình và khả năngthanh toán của doanh nghiệp

Tuy vậy, quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp không phải làquan hệ thanh toán duy nhất trong một doanh nghiệp, mà nó tồn tại song song vớicác mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tợng khác, từ đó cấu thành tổng thểcác quan hệ kinh tế tài chính của một doanh nghiệp nh đợc biểu diễn dới sơ đồsau:

3

-Doanh nghiệp

Các đối tác liên doanh

Các đối tác liên doanh

Ngân sách Nhà n ớc

Sơ đồ 1.1 : Các quan hệ thanh toán chủ yếu của một doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp phát sinh các quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cungcấp, thờng xảy ra các nghiệp vụ sau:

- Thanh toán ngay

- Thanh toán sau

Trong điều kiện kinh tế thị trờng, quản lý tốt công nợ trong thanh toán trớchết sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp kịp thời thanh toán các khoản nợ đến hạn và thuhồi vốn kinh doanh cùng lợi nhuận kinh doanh, tránh đợc tối đa các rủi ro trongthanh toán chẳng hạn nh nợ phải trả chồng chất không có khả năng thanh toánhoặc nợ phải thu khó đòi

Sau là, dựa vào các thông tin về tình hình công nợ, doanh nghiệp có thể đa

ra các quyết định quản lý là duy trì, tăng cờng, mở rộng hay huỷ bỏ các mối quan

hệ kinh doanh với nhà cung cấp nếu điều kiện thanh toán quá khắt khe, hoặc vớicác khách hàng nếu họ có biểu hiện không thể thanh toán nợ, và từ đó từng bớchoàn thiện chính sách khách hàng và nhà cung cấp của mình

Bên cạnh đó sẽ là hữu ích hơn nếu doanh nghiệp tận dụng đợc những thôngtin về tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp cùng những thông tinquản lý công nợ của các đối tợng khác để lập kế hoạch quản lý, cân đối, và sửdụng số vốn chiếm dụng đợc và số vốn bị chiếm dụng để thực hiện các chiến lợckinh doanh của riêng mình

1.2 Các phơng thức thanh toán chủ yếu.

1.2.1 Ph ơng thức thanh toán bằng tiền mặt

Đây là phơng thức thanh toán thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt Hình thứcnày đợc áp dụng phổ biến trong các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhàcung cấp Tuy vậy, nó chỉ thích hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ Đối vớinhững giao dịch có trị giá thanh toán lớn, thì hình thức này tỏ ra không thuận tiện

và không an toàn.Thanh toán bằng tiền mặt gồm các loại thanh toán nh:

- Thanh toán bằng tiền mặt VNĐ

- Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ

- Thanh toán bằng kim khí quý, đá quý

1.2.2 Ph ơng thức thanh toán không dùng tiền mặt

Phơng thức thanh toán này khắc phục đợc nhợc điểm của phơng thức thanh toánbằng tiền mặt, đợc áp dụng khá phổ biến trong các giao dịch mua bán có giá trị

thanh toán lớn Thực chất của phơng thức thanh toán này là thanh toán qua ngânhàng hoặc các tổ chức tài chính trung gian khác Phơng thức thanh toán này có thể

áp dụng đợc trong giao dịch nội địa và giao dịch quốc tế

 Trong giao dịch nội địa.

Có nhiều hình thức thanh toán đợc áp dụng trong giao dịch nội địa, trong

đó phổ biến là các hình thức thanh toán sau: Thanh toán bằng séc, Uỷ nhiệm chi(thu), thanh toán bù trừ

 Thanh toán bằng séc:

Séc có giá trị thanh toán trực tiếp nh tiền Đó là một tờ mệnh lệnh vô điều kiệncủa ngời chủ tài khoản, ra lệnh cho ngân hàng trích từ tài khoản của mình để trảcho ngời có tên trong séc, hoặc trả theo lệnh của ngời ấy hoặc trả cho ngời cầm tờséc một số tiền nhất định, bằng tiền mặt hay chuyển khoản Ngân hàng khi nhận

đợc tờ séc phải chấp hành mệnh lệnh này vô điều kiện, trừ trờng hợp tài khoảnphát hành séc không có tiền hoặc tờ séc không đầy đủ tính chất pháp lý

Loại séc dùng để rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ đợc gọi là séc tiền mặt.Loại séc dùng để thanh toán đợc gọi là séc thanh toán, gồm nhiều loại nh:Séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền

Việc thanh toán bằng séc đợc thực hiện nh sau:

Lu thông séc qua ngân hàng

(3)

(1) (2)

Sơ đồ 1.2: Lu thông séc qua ngân hàng(1) Giao hàng

(2) Phát hành séc thanh toán

(3) Chuyển séc cho ngân hàng để lĩnh tiền

(4) Báo Có cho ngời hởng séc (5) Quyết toán séc với ngời mua.

Lu thông séc qua 2 ngân hàng

(4)

(3) (5) (6)

(1) (2)

Sơ đồ 1.3 : Lu thông séc qua 2 ngân hàng(1) Giao hàng (4) Thu tiền (Trả tiền)

5

-Ngân hàng

Ng ời mua

Ng ời bán

 Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu:

 Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi:

Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản thông qua tờ lệnh "Uỷ nhiệmchi" yêu cầu ngân hàng trích tài khoản của mình để trả cho ngời hởng lợi có tàikhoản mở cùng ngân hàng hoặc đợc mở ở ngân hàng khác

 Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu:

Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu

hộ số tiền nào đó Theo hình thức này, bên đi mua không phải trả tiền ngay khimua hàng, bên bán sau khi giao hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng lập "Uỷ nhiệmthu" cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản để thu tiền hàng

 Thanh toán bù trừ:

Là hình thức thanh toán thờng xảy ra ở các doanh nghiệp vừa là khách hàng,vừa là nhà cung cấp với cùng một đối tợng Để đơn giản trong thanh toán, doanhnghiệp có thể dùng phơng pháp bù trừ công nợ của cùng đối tợng đó Việc thanhtoán bù trừ giữa hai bên phải đơc thoả thuận bằng văn bản để làm căn cứ thựchiện và hạch toán kế toán

 Trong giao dịch quốc tế.

Thanh toán quốc tế là một hoạt động quan trọng đối với những doanhnghiệp có tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu Hiệu lực kinh tế trong lĩnh vựckinh doanh này phụ thuộc phần lớn vào chất lợng của việc thanh toán Thanh toánquốc tế trong ngoại thơng có thể hiểu đó là việc phải trả những khoản tiền ngoại

tệ, tín dụng có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu đã đợc thoả thuận tronghoạt động ngoại thơng

Đối với một doanh nghiệp tham gia hoạt động nhập khẩu, các hình thứcthanh toán thờng đợc áp dụng bao gồm: Điện chuyển tiền, Th tín dụng (L/C), Nhờthu Trong đó, phổ biến nhất là hình thức thanh toán bằng th tín dụng thơng mại

Th tín dụng ( Letter of Credit - L/C ) là một chứng th (điện hoặc ấn chỉ),trong đó ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho ngời xuất khẩu nếu họ xuất trình

đợc một bộ chứng từ phù hợp với nội dung của L/C

Nội dung chủ yếu của L/C bao gồm: Số hiệu, địa điểm, và ngày mở L/C;Tên, địa chỉ của những ngời có liên quan đến L/C; Số tiền của th tín dụng; Thờihạn hiệu lực, thời hạn trả tiền và thời gian giao hàng ghi trong th tín dụng; Nhữngnội dung về hàng hoá, về vận tải, giao nhận hàng hoá; Những chứng từ mà ngờixuất khẩu phải xuất trình; Sự cam kết trả tiền của ngân hàng mở L/C và một số

điều khoản đặc biệt khác

Trong đó, căn cứ vào mục " Thời hạn trả tiền " trên L/C có thể biết đợc việcthanh toán đợc thực hiện ngay hay đợc thực hiện về sau so với thời điểm bên bánxuất trình xong bộ chứng từ hàng xuất khẩu Có 3 trờng hợp:

- At sight: Bên mua phải thực hiện thanh toán ngay khi bên bán xuất trình

đầy đủ bộ chứng từ hàng xuất khẩu

- D/A (Document against Acceptance ): Chấp nhận thanh toán đổi chứng

từ Với hình thức này, ngời mua chỉ cần chấp nhận thanh toán thì sẽ đợctrao đầy đủ chứng từ hàng nhập khẩu Đây là một hình thức mua hàng trảchậm đợc cam kết trả tiền bởi ngân hàng mở L/C Hình thức này thờng đợckèm theo thời hạn thanh toán sau khi bên nhập khẩu đã nhận đầy đủ chứng

từ hàng nhập khẩu

- D/P ( Document against Payment ): Thanh toán đổi chứng từ Trờng hợpthanh toán này yêu cầu ngời mua phải thanh toán hết tiền hàng, thì ngânhàng mới đợc giao đầy đủ chứng từ hàng nhập khẩu cho ngời mua ( Thôngthờng vận đơn đợc các ngân hàng giữ lại cho đến khi ngời mua thanh toánhết tiền hàng)

Trình tự tiến hành nghiệp vụ thanh toán bằng th tín dụng thơng mại:

(2) (5) (6)

(8) ( 7) (1) (6) (5) (3)

(4)

Sơ đồ 1.4: Thanh toán quốc tế bằng th tín dụng

(1) Ngời nhập khẩu làm đơn xin mở th tín dụng gửi đến ngân hàng của mình yêu cầu mở th tín dụng cho ngời hởng lợi.

(2) Ngân hàng mở th tín dụng lập th tín dụng, và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nớc

ng-ời xuất khẩu thông báo việc mở L/C và chuyển L/C đến ngng-ời xuất khẩu.

(3) Ngân hàng thông báo gửi thông báo L/C cho ngời xuất khẩu và khi nhận đợc bản gốc L/C thì chuyển ngay cho ngời xuất khẩu.

(4) Bên bán giao hàng cho bên mua ( nếu chấp nhận L/C )

(5) Bên bán xuất trình bộ chứng từ hàng xuất khẩu theo yêu cầu của L/C thông qua ngân hàng,

và đề nghị thanh toán với ngân hàng phát hành L/C

(6) Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với th tín dụng thì tiến hành thanh toán cho ngời xuất khẩu, nếu thấy không phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho ngời xuất khẩu.

(7) Ngân hàng mở L/C đòi tiền ngời nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ cho ngời nhập khẩu khi nhận đợc tiền hoặc ngời nhập khẩu chấp nhận thanh toán

(8) Ngời nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp thì trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nếu thấy không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền.

ii nhiệm vụ, nguyên tắc và phơng pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.

Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp xuấtphát từ chính yêu cầu cung cấp thông tin liên tục và toàn diện về tình hình công

nợ và thanh toán công nợ cũng nh yêu cầu kiểm soát thông tin về chi phí và doanhthu của các nhà quản lý, nhằm phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định sảnxuất, kinh doanh và các quyết định quản lý tài chính khác Từ đó đặt ra các yêucầu về nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán vớikhách hàng và nhà cung cấp để công tác hạch toán kế toán đợc tổ chức khoa học,chặt chẽ và có hiệu quả

2.1 Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.

2.1.1 Nhiệm vụ hạch toán kế toán.

Công tác thanh toán với ngời mua, ngời bán (sau đây xin gọi tắt là thanh toán),

là một nội dung khá quan trọng, tác động lớn đến hiệu quả sản xuất, kinh doanhcủa doanh nghiệp Điều này đòi hỏi sự lu tâm thích đáng từ phía các nhà quản trịdoanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán để các hoạt động thanh toán đợc ghichép và phân loại một cách khoa học, hợp lý và kịp thời Một cách cụ thể hơn,nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán là:

- Lựa chọn và tổ chức một hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo để có thểtheo dõi và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đốitợng, theo từng nghiệp vụ, theo từng khoản nợ, và từng thời hạn thanh toán

- Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đếnhạn, quá hạn, và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để đảm bảo tốt khảnăng thanh toán và thu hồi vốn của doanh nghiệp Đồng thời, tham mu cho banquản trị các biện pháp giải quyết các mối quan hệ thanh toán, góp phần cảithiện tình hình tài chính của doanh nghiệp

- Theo dõi và tham mu cho ban quản trị các phơng thức thanh toán tiên tiến,hợp lý để đảm bảo thanh toán đúng hạn, kịp thời Hớng dẫn các đối tợng thamgia thanh toán thực hiện thanh toán theo đúng yêu cầu và thủ tục thanh toáncủa doanh nghiệp

2.1.2 Nguyên tắc hạch toán kế toán.

Các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua, ngời bán có thể là các nghiệp vụ thanhtoán ngay, thanh toán sau, hoặc đặt trớc tiền hàng Trong bất cứ trờng hợp nào thìviệc ghi sổ và phản ánh chính xác nghiệp vụ thanh toán là rất cần thiết, và đòi hỏicông tác hạch toán kế toán phải đảm bảo đợc các yêu cầu cơ bản của kế toán nh:trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu, và nguyên tắc có thể so sánh Trong đó, đặc biệt với các nghiệp vụ làm phát sinh công nợ phải thu, phải trảvới ngời mua, ngời bán thì càng cần đợc hạch toán kế toán một cách chặt chẽ vàkhoa học vì đó là những nghiệp vụ phát sinh thờng xuyên và chủ yếu trong hoạt

động thanh toán, có ảnh hởng trọng yếu tới tình hình tài chính cũng nh tình hình

và khả năng thanh toán của doanh nghiệp Vì vậy nguyên tắc hạch toán kế toáncác nghiệp vụ thanh toán ở đây xin đợc đề cập đến nguyên tắc hạch toán cáckhoản phải thu, phải trả khách hàng và nhà cung cấp nh sau:

- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tợng, thờngxuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán để đảm bảo tính kịpthời

- Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán, cũng

nh theo từng đối tợng, nhất là những đối tợng có khả năng khó thu, hoặc khó trả

để có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp

- Đối với các đối tợng có quan hệ giao dịch, mua bán thờng xuyên hoặc d nợ lớnthì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán doanh nghiệp cần tiến hành, kiểm tra, đốichiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, và số còn nợ Nếu cần thiết có thểyêu cầu các đối tợng đối chiếu công nợ bằng văn bản

- Đối với các khoản phải thu, phải trả có nguồn gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả vềnguyên tệ, và quy đổi theo "đồng Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam" Cuối kì, phải

điều chỉnh số d theo tỷ giá thực tế

- Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng kim khí quý, đá quý, cần chi tiếttheo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật Cuối kì phải điều chỉnh số d theo giá thực tế

- Tuyệt đối không bù trừ số d giữa hai bên Nợ, Có của các tài khoản thanh toán

131 và 331 mà phải lấy số d chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêutrên bảng cân đối kế toán

2.2 Phơng pháp hạch toán kế toán thanh toán với ngời mua và ngời bán.

2.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán.

 Lựa chọn, lập và sử dụng chứng từ thanh toán.

Chứng từ thanh toán là căn cứ để chứng minh cho các nghiệp vụ thanh toánphát sinh và hoàn thành Chứng từ thanh toán đợc lựa chọn trớc hết phải tuân theonhững biểu mẫu bắt buộc do nhà nớc quy định, ngoài ra doanh nghiệp có thể lậpthêm các chứng từ khác theo hớng dẫn của nhà nớc, hoặc xin phép và đợc sự đồng

ý của cơ quan nhà nớc có thẩm quyền để in chứng từ phù hợp với đặc thù củadoanh nghiệp mình

Bộ chứng từ thanh toán gồm đầy đủ cả bốn loại: chứng từ mệnh lệnh (Giấy

đề nghị thanh toán, quyết định chiết khấu cho khách hàng của giám đốc , chứng

từ thực hiện (các hoá đơn mua hàng, bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ,giấy báo Có ) chứng từ liên hợp (Phiếu chi đính kèm với Hoá đơn mua hàng,Giấy báo Có đính kèm với hoá đơn bán hàng ), và các chứng từ thủ tục ( nh Bảng

kê thanh toán, Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào, Bảng tính chiết khấucho khách hàng )

Các chứng từ trên đợc kế toán tập hợp đầy đủ để làm căn cứ chứng minhcho nghiệp vụ thanh toán phát sinh và hoàn thành Đồng thời, các chứng từ thựchiện và một số chứng từ thủ tục (đợc đính kèm đầy đủ các chứng từ gốc) sẽ đợc kếtoán sử dụng để làm căn cứ ghi sổ kế toán

Các chứng từ thanh toán là những chứng minh bằng văn bản cụ thể cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành vì vậy, chứng từ thanh toán phải đợc lậptuân thủ theo các quy định chung nhất về chứng từ nói chung Theo đó, chứng từthanh toán phải đợc lập với đầy đủ các nội dung chính sau:

- Tên gọi của chứng từ - Số tiền và quy mô của nghiệp vụ thanh toán.

9

Ngày tháng, số thứ tự của chứng từ

- Số hiệu của chứng từ

- Tên, điạ chỉ của đơn vị, cá nhân tham gia quan

hệ thanh toán

- Tên gọi, địa chỉ, chữ ký của những ngời có liên

quan đến việc lập, xác minh, thực hiện, kiểm tra

chứng từ Trong trờng hợp cần thiết phải có dấu

của đơn vị.

- Nội dung của nghiệp vụ thanh toán

Đối với số tiền phải vừa ghi bằng số và ghi bằng chữ, và phải phù hợp với nhau.

- Các chỉ tiêu về thuế suất và số thuế phải nộp

- Các chỉ tiêu về mức giảm giá hàng bán, chiết khấu thơng mại, số tiền giảm

- Các chỉ tiêu về mức giảm giá, chiết khấu, thời hạn chiết khấu thanh toán và số tiền chiết khấu thanh toán

- Phơng thức thanh toán (nếu cần)

Các chứng từ thanh toán phải đợc lập với đầy đủ các yếu tố cơ bản và cácyếu tố bổ sung (nếu cần ) và do các bộ phận có liên quan trực tiếp lập theo quy

định của từng đơn vị, lập đầy đủ số liên quy định; phải đợc ghi rõ ràng, trung thực,

đầy đủ, không đợc tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ Trờng hợp viết sai cần huỷ bỏ

và lu lại để kiểm tra

Ngoài ra việc lựa chọn, lập và sử dụng chứng từ thanh toán còn cần phải đápứng đợc các yêu cầu sau:

- Giảm số lợng chứng từ, chỉ lập đủ cho nhu cầu, tránh thừa, trùng lắp, sửdụng các chứng từ liên hợp, chứng từ thủ tục nhiều lần Xác định đúngnhững bộ phận cần lu chứng từ để giảm số liên của chứng từ tới mức hợplý

- Đơn giản hoá nội dung chứng từ tiến tới thống nhất, tiêu chuẩn hoáchứng từ thanh toán nhng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản củachứng từ

Với nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, bộ chứng từ sử dụng để làm căn cứhạch toán kế toán và ghi sổ kế toán thờng bao gồm các chứng từ sau:

- Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)

Với nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, bộ chứng từ đợc sử dụng làm căn

cứ hạch toán và ghi sổ kế toán bao gồm:

- Phiếu xuất kho

- Bảng kê thanh toán ( nếu có)

- Phiếu thu tiền mặt

- Giấy báo Có ngân hàng, sổ phụ ngân hàng

 Tổ chức luân chuyển, bảo quản và lu trữ chứng từ thanh toán:

Việc tổ chức lập và luân chuyển chứng từ do kế toán trởng quy định nhằmthiết lập đầy đủ, chính xác những căn cứ hợp pháp và hợp lý chứng minh chonghiệp vụ thanh toán phát sinh và hình thành, đồng thời xác định rõ vai trò,trách nhiệm của các phòng ban chức năng có liên quan đến quá trình thanhtoán, và thiết lập nên một thủ tục, trật tự nhất định cho quá trình thanh toán.Quá trình tổ chức luân chuyển chứng từ phải đảm bảo hợp lý hoá thủ tục lập,

ký, xét duyệt chứng từ ; quy chế hoá các bớc xử lý chứng từ thanh toán; xác

định đầy đủ trách nhiệm pháp lý của các phòng ban có liên quan đồng thờivẫn rút ngắn đợc thời gian lu chuyển chứng từ

Thông thờng các chứng từ thanh toán thờng đợc tổ chức luân chuyển nhsau:

11

-Sơ đồ 1.5: Trình tự luân chuyển chứng từ thanh toán

Kí duyệt

Kế toán tr ởng, Thủ tr ởng đơn vị - Xác nhận

Kí duyệt

Bộ phận kinh doanh - Nhận Hoá đơn mua hàng từ phía ng ời bán và lập Phiếu nhập kho

Hoặc lập Hóa đơn bán hàng

và Phiếu xuất kho

Bộ phận kinh doanh - Nhận Hoá đơn mua hàng từ phía ng ời bán và lập Phiếu nhập kho

Hoặc lập Hóa đơn bán hàng

và Phiếu xuất kho

Thủ kho

Kế toán tr ởng, Thủ tr ởng đơn vị -

Kí nhận

Kí duyệt

Thủ kho

Kế toán tr ởng, Thủ tr ởng đơn vị -

Kí nhận

Kí duyệt

Phòng kế toán - Tập hợp, phân loại chứng từ

Đối chiếu, kiểm tra chứng từ Lập các chứng từ thủ tục ( nếu cần thiết)

Lập chứng từ thực hiện thanh toán theo số liên quy định

Phòng kế toán - Tập hợp, phân loại chứng từ

Đối chiếu, kiểm tra chứng từ Lập các chứng từ thủ tục ( nếu cần thiết)

Lập chứng từ thực hiện thanh toán theo số liên quy định

Kế toán tr ởng, Thủ tr ởng đơn vị - Xác nhận

Kí duyệt

Kế toán tr ởng, Thủ tr ởng đơn vị - Xác nhận

Kí duyệt

Phòng kế toán -

Lập bộ chứng từ thanh toán hoàn

chỉnh

Hạch toán và ghi sổ kế toán

Bảo quản, l u trữ chứng từ kế toán

Phòng kế toán

-Lập bộ chứng từ thanh toán hoàn

chỉnh

Hạch toán và ghi sổ kế toán

Bảo quản, l u trữ chứng từ kế toán

2.2.2 Tài khoản sử dụng.

Đối với những khoản thanh toán ngay hoặc thực thanh toán cho ngời mua, ngờibán, kế toán thực hiện phản ánh trên tài khoản 111 - Tiền mặt, hoặc tài khoản 112- Tiềngửi ngân hàng

Trờng hợp phát sinh công nợ với khách hàng và nhà cung cấp, tài khoản đợc sửdụng là:

 TK 331- Phải trả ngời bán

Tài khoản này đợc sử dụng chủ yếu để phản ánh tổng số nợ phải trả ngời bán và tìnhhình thanh toán công nợ của doanh nghiệp với những ngời bán vật t, hàng hoá, ngờicung cấp lao vụ, dịch vụ hoặc những ngời nhận thầu xây dựng các công trình chodoanh nghiệp Ngoài ra, TK 331 còn theo dõi những khoản còn phải thu của nhà cungcấp và tình hình thanh toán công nợ phải thu với nhà cung cấp

Trong quá trình hạch toán TK này, cần tôn trọng những quy định sau:

- Nợ phải trả ngời bán cần đợc hạch toán chi tiết theo từng đối tợng phải trả

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua hàng đã thanh toántiền ngay

- Khi doanh nghiệp thanh toán nợ phải trả cho nhà cung cấp, cần thực hiện ghigiảm Nợ phải trả trên tài khoản 331, và phản ánh số tiền đã trả trên các TK có liênquan nh TK 111,112, 311, 341

- Khi hạch toán chi tiết TK này, kế toán cần tiến hành phân loại đẻ xác địnhnhững nhà cung cấp chấp nhận giảm giá hàng bán ngoài hoá đơn

- Đối với những hàng mua đã nhập kho trong tháng nhng đến cuối tháng chanhận đợc hoá đơn, kế toán cần thực hiện hạch toán đầy đủ vào TK 331 theo giá tạmtính và sau đó tiến hành điều chỉnh khi nhận đợc hoá đơn hoặc thông báo giá chínhthức của ngời bán

- TK 331 là một tài khoản hỗn hợp, có thể đồng thời tồn tại cả số d bên Có và

số d bên Nợ Số d bên Có của TK 331 phản ánh số Nợ còn phải trả ngời bán củadoanh nghiệp Số d bên Nợ của TK 331, phản ánh số nợ còn phải thu của nhà cungcấp trong trờng hợp doanh nghiệp đặt trớc tiền hàng hoặc số tiền hàng trả thừa hoặccác khoản giảm giá, chiết khấu đợc hởng sau khi đã lập hoá đơn

 TK 131- Phải thu của khách hàng

Tài khoản này đợc dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toáncác khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hànghoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ Ngoài ra, tài khoản 131 còn theo dõi các khoản doanhnghiệp còn phải trả cho khách hàng và tình hình thanh toán các khoản phải trả kháchhàng

Trong quá trình hạch toán tài khoản này cần tôn trọng những quy định sau:

- Nợ phải thu cần đợc hạch toán chi tiết theo từng đối tợng phải thu và ghichép theo từng nghiệp vụ thanh toán

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá thutiền ngay vì nội dung của tài khoản này là theo dõi công nợ của doanh nghiệp vớikhách hàng.

- Khi công nợ đợc thanh toán, cần ghi giảm các khoản phải thu, và phản ánh sốtiền khách hàng thanh toán vào các tài khoản có liên quan nh TK 111, TK 112

- Trong quá trình hạch toán chi tiết tài khoản 131, kế toán phải tiến hành phânloại các khoản nợ theo thời hạn thanh toán, các khoản nợ khó đòi hoặc không cókhả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi và

có biện pháp xử lý

- Trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ có thể phát sinh trờng hợphàng bán bị trả lạihoặc giảm giá hàng bán, khi đó kế toán cần căn cứ trên cácHoá đơn hàng bán bị trả lại hoặc biên bản trả lại hàng hoặc thoả thuận giảm giáhàng bán bằng văn bản giữa hai bên để ghi giảm các khoản phải thu của kháchhàng trên TK 131

- Trong trờng hợp các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến ngoại tệ, cần phản

ánh rõ sự điều chỉnh chênh lệch tăng, giảm tỉ giá ngoại tệ trên TK 131 theo quan

hệ đối ứng với tài khoản có liên quan (TK 413- chênh lệch tỉ giá)

- Tài khoản 131 là một tài khoản hỗn hợp, có thể đồng thời tồn tại cả số d bên

Nợ và số d bên Có Số d bên Nợ phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàngvào cuối kỳ Số d bên Có phản ánh số tiền khách hàng đặt trớc hay các khoản cònphải trả khách hàng

2.2.3 Ph ơng pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp.

Thanh toán ngay

Thanh toán bằng sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ (Tính VAT theo ph ơng pháp trực tiếp)

Tính VAT theo ph ơng pháp khấu trừ

Thanh toán nợ phải trả hoặc đặt tr ớc tiền hàng

TK 511

TK 3331

Thanh toán bù trừ

Chiết khấu thanh toán

đ ợc thanh toán ngay

Chiết khấu th ơng mại, giảm giá, hàng mua đ ợc trả lại

(Tính VAT theo ph ơng pháp trực tiếp)

Thu hồi tiền hàng trả thừa

Mua chịu hàng (Tính VAT theo ph ơng pháp trực tiếp)

Mua chịu hàng (Tính VAT theo ph ơng pháp trực tiếp)

Thanh toán bằng sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ (Tính VAT theo ph ơng pháp khấu trừ)

Mua chịu hàng (Tính VAT theo ph ơng pháp

Sơ đồ 1.6 : Phơng pháp hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp

Đối với các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ, tuỳ vào việc kế toán

sử dụng tỉ giá thực tế hay tỉ giá hạch toán mà các khoản nợ và các khoản tiền thanhtoán khi đợc hạch toán sẽ đợc quy đổi thành tiền VNĐ theo tỉ giá thực tế tại thời điểmphát sinh hoặc theo tỉ giá hạch toán đã đợc xác định Phần chênh lệch tỉ giá sẽ đợc hạchtoán vào TK 413 - Chênh lệch tỉ giá

2.2.4 Ph ơng pháp hạch toán kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng.

TK 131 ( TK 111, TK 112)

Doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác Chiết khấu thơng mại, giảm giá,

(Tính VAT theo phơng pháp trực tiếp) hàng bán bị trả lại

(Tính VAT theo phơng pháp trực tiếp)

Doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác Chiết khấu thơng mại, TK 3331

TK 3331 (Tính VAT theo phơng pháp khấu trừ) giảm giá, hàng bán bị trả lại

(Tính VAT theo phơng pháp khấu trừ)

Sơ đồ 1.7 : Phơng pháp hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng

Việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng có liên quan đếnngoại tệ đợc thực hiện tơng tự nh với trờng hợp thanh toán với nhà cung cấp

2.3 Hệ thống sổ sách kế toán.

Trên góc độ lý thuyết, sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của ph ơng pháptài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phơng pháp ghi sổkép Trên góc độ ứng dụng, sổ kế toán là một phơng tiện vật chất cơ bản, cần thiết đểngời làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống thông tin kế toán theo thờigian và theo đối tợng Ghi sổ kế toán đợc thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kếtoán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán Sổ kế toán có thể đợc đóngthành quyển hoặc sổ tờ rời nhng đều phải tuân thủ theo nguyên lý kết cầu nhất định, cónội dung ghi chép theo thời gian hoặc theo đối tợng nhất định, hoặc ghi chi tiết hoặctổng hợp để phản ánh và hệ thống hoá các thông tin đã đợc chứng từ hoá một cách hợppháp và hợp lý theo tiến trình ghi chép của kế toán

Qua quá trình phát triển của khoa học kế toán, có các hình thức sổ sau:

 Hệ thống sổ kế toán chi tiết:

Để phản ánh thông tin kế toán về các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhàcung cấp, hình thức Nhật ký chứng từ yêu cầu bắt buộc các sổ chi tiết sau:

- Sổ chi tiết TK 331- Phải trả ngời bán

- Sổ chi tiết TK 131- Phải thu của khách hàng

Với hình thức sổ Nhật ký chứng từ, các sổ chi tiết TK 331, TK 131 không những chỉdùng để theo dõi và quản lý công nợ mà còn đợc sử dụng để làm căn cứ ghi sổ tổnghợp vào cuối mỗi kỳ kinh doanh

Các sổ chi tiết này đều phải thực hiện theo dõi chi tiết theo đối tợng, và phải phản

ánh đợc các thông tin cơ bản sau:

+ Căn cứ chứng từ dùng để ghi sổ; ngày tháng phát sinh nghiệp vụ và ngày thángghi sổ

+ Nội dung của nghiệp vụ thanh toán

+ Các quan hệ đối ứng tài khoản ( phải thực hiện ghi sổ kép )

+ Quy mô công nợ phát sinh tăng hoặc phát sinh giảm trong kì

+ Số d chi tiết công nợ của từng đối tợng đầu kì và cuối kì

+ Thời hạn thanh toán của mỗi khoản nợ

+ Ngoài ra, đối với những nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ, thì sổ chitiết cần có thêm cột "Tỉ giá" và các cột phản ánh số ngoại tệ của nợ thanh toán.Vào cuối kì kinh doanh, các sổ chi tiết phải đợc tiến hành khoá sổ và tính ra số tổngcộng để làm căn cứ vào các sổ tổng hợp

Quy trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán trên sổ Nhật ký chứng từ

đợc khái quát nh sau:

1 Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình thanh toán.

Tình hình thanh toán của doanh nghiệp phản ánh rõ nét nhất chất lợng hoạt động tàichính và hiệu quả của công tác quản lý công nợ của doanh nghiệp đó Trong đó, nếuquản lý công nợ đợc thực hiện tốt, công ty sẽ chủ động đợc trong việc thanh toán cáckhoản nợ đến hạn và tận dụng đợc số nợ trong hạn để đầu t, sinh lời Đồng thời, tránh

đợc tình trạng thất thu nợ do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc dây da khôngthực hiện trả nợ đúng hạn

Để đánh giá tình hình thanh toán cần tính ra và so sánh các chỉ tiêu sau đây:

 Tỉ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả:

– H PT/PTR <100%, cho biết tỉ lệ các khoản phải thu nhỏ hơn tỉ lệ cáckhoản phải trả trong doanh nghiệp Điều đó bớc đầu cho thấy chính sáchquảnlý hoạt động thanh toán của doanh nghiệp là hợp lý

Tổng Nợ phải thu Tổng Nợ phải trả

Tuy vậy, để có thể kết luận chính xác, cần phải xem xét rõ nguyên nhân dẫn đếncác khoản phải thu, phải trả; số lợng các khoản phải thu, phải trả và tình hình sản xuất,kinh doanh trong kì của doanh nghiệp.

 Số vòng quay các khoản phải thu của khách hàng:

HKH = (vòng/lần)

Trong đó: Nợ phải thu bình quân =

Chỉ tiêu này cho biết các khoản phải thu khách hàng đợc thu bao nhiêu lần trongkì Hệ số HKH càng cao chứng tỏ tốc độ thu hồi các khoản phải thu của khách hàngcàng nhanh Điều này nói chung là tốt vì doanh nghiệp sẽ không phải chịu nhiều chiphí cho việc thu hồi các khoản nợ Tuy nhiên nếu hệ số HKH quá cao thì có thể ảnh h-ởng đến mức tiêu thụ vì HKH quá cao đồng nghĩa với việc thời hạn tiêu thụ ngắn, khônghấp dẫn khách mua hàng

+ Thời gian của vòng quay các khoản phải thu:

) ( thu phả

n khoả

các quay vòng Số

365

= quay một vòng của

Trong đó, Nợ phải trả bình quân =

Số vòng quay các khoản phải trả nhà cung cấp cho biết các khoản phải trả đợcthanh toán bao nhiêu lần trong một năm Nếu HNCC càng cao, chứng tỏ doanh nghiệpthanh toán nợ càng nhanh, chứng tỏ khả năng thanh toán tốt

Tuy nhiên, nếu HNCC quá cao, thì lại chứng tỏ doanh nghiệp cha tận dụng hếtkhả năng của các khoản nợ để đầu t, sinh lời

+ Thời gian của một vòng quay Nợ phải trả =

Số vòng quay các khoản phải trả

Chỉ tiêu này cho biết khoảng bao lâu thì doanh nghiệp thực hiện thanh toán nợ 1lần Nếu thời gian của một vòng quay càng lớn, chứng tỏ doanh nghiệp phải thanhtoán nợ càng nhanh và ngợc lại.

Ngoài ra, để phân tích sâu hơn tình hình thanh toán, cần xem xét biến động củacác khoản phải thu, phải trả trên tổng số, cũng nh từng loại và dựa vào sự biến động cụthể để nhận xét

2 Một số chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán.

Để đảm bảo uy tín với các chủ nợ, doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến cáckhoản nợ đến hạn để sẵn sàng chuẩn bị nguồn thanh toán cho chúng Còn về phía cácchủ nợ, họ rất quan tâm đến khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp để đánh giá và

có thể yên tâm về khoản nợ của mình Vì vậy việc đánh giá khả năng thanh toán củamột doanh nghiệp luôn là điều cần thiết đối với cả các chủ nợ và các con nợ

Để phân tích, đánh giá khả năng thanh toán của một doanh nghiệp, có thể dựavào một số chỉ tiêu sau đây:

(1) Vốn lu chuyển thuần (VLCT):

VLCT = Tổng giá trị thuần TSLĐ - Tổng Nợ ngắn hạn– VLCT > 0, chứng tỏ TSLĐ d thừa, đủ sức để trang trải các khoản nợngắn hạn

– VLDT < 0, chứng tỏ khả năng thanh toán không tốt, TSLĐ không đủsức để trang trải các khoản nợ ngắn hạn

(2) Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn: = Tổng giá trị thuần TSLĐ / Tổng Nợ ngắnhạn

Hệ số này phản ánh mức độ đảm bảo của TSLĐ đối với các khoản nợ ngắn hạn.Nếu hệ số này càng lớn thì khả năng thanh toán càng cao Tuy vậy, nếu hệ số này quácao thì cũng không phải là tốt, vì lúc đó có một số tiền (hoặc TSLĐ) bị tồn trữ quá

đáng Điều này phản ảnh việc sử dụng tiền không hiệu qủa vì chúng bị tồn đọng, không

đợc đầu t để sinh lời

(3) Hệ số thanh toán tức thời: =

Hệ số này cho biết khả năng về tiền mặt và các tài sản có khả năng chuyển ngaythành tiền để thanh toán nợ ngắn hạn Thông thờng hệ số này đợc chấp nhận ở mức >0.5 Còn để kết luận tốt, xấu thì còn phải căn cứ vào bản chất kinh doanh và điều kiệnkinh doanh của doanh nghiệp đó

Tiền + Các khoản tơng đơng tiền

Tổng Nợ ngắn hạn

Phần IIThực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với

khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I

i Giới thiệu chung về công ty

1.1 Quá trình hình thành và phát triển.

Công ty cổ phần thuốc thú y TWI ( gọi tắt là VINAVETCO, tên giao dịch quốc

tế là Việt Nam Veterinary Products Joinstock Company N0I ), có trụ sở chính đặt tại:

88 Trờng Chinh- Đống Đa- Hà nội

Công ty hiện có 2 chi nhánh, đều thực hiện hạch toán độc lập :

Chi nhánh Công ty cổ phần thuốc thú y Trung ơng I TP Hồ Chí Minh - 11 XôViết Nghệ Tĩnh- Quận Bình Thạnh- TP Hồ Chí Minh

Chi nhánh Công ty cổ phần thuốc thú y Trung ơng I Đà Nẵng - 35F Nguyễn ChíThanh- Quận Hải Châu- TP Đà Nẵng

Quá trình hình thành và phát triển của công ty có thể đợc khái quát nh sau:Trớc 1973, công ty là một bộ phận nằm trong Công ty thuốc trừ sâu và vật t thú

y, sau đó đợc tách ra thành Công ty Vật t cấp I vào năm 1973

Năm 1983 theo Quyết định của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm (nay

là Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam) công ty đợc chuyển thành Công

ty Vật t cấp II

Trong giai đoạn từ 1989 đến 1992, do yêu cầu phát triển của ngành và để tạo

điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, một số bộ phận trực thuộc Công ty Vật t cấp

II đang đóng ở Miền Bắc và Miền Trung đợc sáp nhập với Xí nghiệp thuốc thú y TW

đóng ở huyện Hoài Đức, Tỉnh Hà Tây, lập nên Công ty Vật t thú y TW I

Đến năm 1993, Công ty Vật t thú y TWI chính thức trở thành một doanh nghiệpNhà nớc hạch toán độc lập, với ngành nghề kinh doanh là sản xuất gia công thuốc thú

y, nhập khẩu và kinh doanh vật t thuốc thú y, theo Quyết định số 08/93/QĐ/Nhà TCCB ngày 01/02/93 của Bộ NN và PTNT Việt Nam

nớc-Từ năm 2000 đến nay, công ty hoạt động theo hình thức của một công ty cổphần, theo quyết định số 06/2000/QĐ/BNN/TCCB, ngày 26/01/2000 của Bộ NN vàPTNT Việt Nam với tên gọi đầy đủ là : Công ty cổ phần thuốc thú y TWI, gọi tắt làVINAVETCO

Sự trởng thành và phát triển của công ty gắn liền với sự phát triển của ngànhchăn nuôi và công nghiệp sản xuất thuốc thú y trong cả nớc Hiện nay, công ty đã tạodựng đợc cho mình một thế đứng vững chắc trên thị trờng nhờ chất lợng sản phẩm tốt,

giá thành hạ, chính sách khách hàng hợp lý Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty trong một số năm vừa qua rất đáng khích lệ :

Đơn vị tính: Triệu đồng

Chỉ tiêu

Năm 98 Năm 99 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Tổng doanh thu 21.407 27.089,74 33.392,18 37.185,73 40.137,87

Doanh thu thuần 20.194 26.172 32.066 35.722,34 38.510,89

1.2 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh và mô hình sản xuất kinh doanh của công ty.

1.2.1 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty

- Công ty thực hiện nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các loại vaccin,thuốc thú y, nguyên liệu sản xuất thuốc thú y, nguyên liệu sản xuất thức ăn chăn nuôi

và thức ăn chăn nuôi

- Sản xuất và kinh doanh các loại trang thiết bị kỹ thuật, vật t chăn nuôi thuốc thú y

- Liên doanh, liên kết, hợp tác quốc tế, đào tạo, bồi dỡng cán bộ phục vụ cho hoạt

động của công ty T vấn, tiếp nhận và chuyển giao công nghệ chăn nuôi thú y

- Mở rộng các ngành nghề kinh doanh khác phù hợp với quy định của Pháp luật ViệtNam

1.2.2 Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty

Để tiến hành sản xuất, công ty tổ chức 2 phân xởng sản xuất : Phân xởng sảnxuất thuốc nớc và phân xởng sản xuất thuốc bột, cùng hệ thống kho nguyên vật liệu t-

ơng ứng cho từng phân xởng và một kho thành phẩm, hàng hoá dự trữ cho kinh doanh.Công ty còn thành lập một trung tâm nghiên cứu thú y để phục vụ cho hoạt động sảnxuất thuốc thú y

Để tiêu thụ sản phẩm công ty tổ chức một hệ thống gồm 4 cửa hàng tại Hà Nội

để tổ chức bán hàng theo các tỉnhđã khoanh vùng cho từng cửa hàng Các cửa hàngkhông mở sổ kế toán riêng, không trực tiếp lập Hoá đơn GTGT bán hàng, chỉ làmnhiệm vụ trung chuyển hàng hoá từ kho công ty tới khách hàng và thu tiền hàng nộp vềcho công ty Mọi việc xuất hàng và bán hàng đều do phòng kinh doanh đảm nhiệm

Ngoài ra công ty còn có 2 chi nhánh ở Miền Trung và Miền Nam, cả hai chinhánh này đều độc lập sản xuất, kinh doanh và thực hiện hạch toán kế toán độc lập.

1.3 Đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền tại công ty.

1.3.1 Đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán

Công ty hiện đang khai thác hàng hoá và dịch vụ từ 2 nguồn: trong nớc và quốc

tế Trong đó, hàng nhập khẩu thờng chiếm khoảng 80- 85% doanh số hàng hóa, vật t,tài sản… và dịch vụ, dịch vụ mua vào trong tháng

Tại công ty, do tần suất nhập nguyên liệu, vật t cho sản xuất là rất lớn, nên muahàng trả chậm là đặc trng của công ty

Phơng thức thanh toán đợc áp dụng phổ biến là: Thanh toán bằng tiền mặt tronggiao dịch nội địa và thanh toán bằng Th tín dụng (L/C) trong giao dịch quốc tế

1.3.2 Đặc điểm công tác bán hàng - thu tiền

Để tiêu thụ sản phẩm, công ty áp dụng phơng thức chính là bán hàng giao đại lý.Các đại lý của công ty hoạt động theo hình thức bán hàng hởng chênh lệch giá và thựchiện giao dịch với công ty thông qua hệ thống trung gian là 4 cửa hàng của công ty

Để đẩy nhanh quá trình thu hồi vốn, công ty đã xây dựng chính sách chiết khấuthanh toán cho khách hàng Số chiết khấu này đợc tính trên cơ sở số tiền hàng đã nộp

và mức d nợ hợp lý của khách hàng vào cuối tháng Tiền chiết khấu sẽ đợc kế toáncông ty tính toán sau khi khách hàng nộp tiền hàng vào cuối tháng Việc trả tiền chiếtkhấu cho khách hàng sẽ đợc thực hiện thông qua các cửa hàng Công ty giám sát việcthanh toán chiết khấu này thông qua Bảng tính chiết khấu cho khách hàng đã đợckhách hàng kí nhận đầy đủ

Cơ cấu doanh số hàng tiêu thụ theo kênh phân phối

83%

Đại lý Chi nhánh Bán lẻ

1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty

Với hình thức hoạt động là một công ty cổ phần, và đặc điểm tổ chức sản xuất, kinhdoanh nh trên, bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức nh sau:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Cty Cổ phần thuốc thú y TW I

Trong đó Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, quyết

định mọi vấn đề liên quan đến sự tồn tại, phát triển của công ty Hội đồng quản trị làcơ quan quản trị cao nhất, quyết định mọi vấn đề liên quan đến các phơng án, kế hoạch

và thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh của công ty trong năm tài chính Ban giám

đốc gồm Giám đốc và phó Giám đốc Giám đốc do Hội đồng Quản trị bầu ra, chịutrách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành mọi mặt hoạt động sản xuất, kinh doanhhàng ngày của công ty Giúp việc cho Giám đốc là Phó giám đốc và các phòng banchức năng

Việc quản lý hoạt động thanh toán và công nợ trong thanh toán do Phòng kinhdoanh và Phòng kế toán chịu trách nhiệm và phối hợp thực hiện

Trong đó, phòng kinh doanh đảm trách các công việc sau:

Phòng kinh doanh tổng hợp

Cửa

hàng

I

Cửa hàng II

Cửa hàng III

Cửa hàng

IV

Phân x ởng I (Phân x ởng thuốc n ớc)

Phân x ởng II (Phân x ởng thuốc bột)

- Đa ra các quyết định thanh toán một cách hợp lý với cả ngời mua và ngời bán, đồngthời phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính hợp pháp, hợp lý của các nghĩa vụ công nợphát sinh.

- Tập hợp đầy đủ mọi hoá đơn, chứng từ chứng minh cho hoạt động thanh toán và cácnghĩa vụ công nợ phải thu, phải trả chuyển lên phòng kế toán để phòng kế toán kiểmtra, và kịp thời ghi nhận, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.5 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.

1.5.1 Bộ máy kế toán tại công ty

Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, và đặc điểm tổ chức quản lý

ở trên, bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình nửa tập trung, nửa phântán

Phòng kế toán của công ty gồm 5 ngời và đợc tổ chức theo mô hình dới đây:

Sơ đồ 2.2 : Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần thuốc thú y TWI

Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ chức năng

Công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp do kếtoán thanh toán đảm nhiệm phần hạch toán chi tiết, và kế toán tổng hợp (Kế toán trởng) đảm nhiệm trong phần kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửi cũng cótrách nhiệm đối chiếu số liệu tình hình thanh toán công nợ hàng tháng với kế toán chitiết, đồng thời cung cấp các số liệu chi tiết đầy đủ từ sổ chi tiết thuộc phần việc củamình để kế toán trởng tập hợp khi cần thiết

Trách nhiệm của kế toán thanh toán:

- Tổ chức hạch toán kế toán, ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh liên quan tớicác nhà cung cấp và khách hàng của công ty

- Có trách nhiệm hớng dẫn các bộ phận, đơn vị và cá nhân khác khi có yêu cầu thanhtoán làm đúng các thủ tục thanh toán và chấp hành thanh toán theo quy chế, quy địnhcủa công ty

Văn phòng trung tâm

Kế toán tr ởng (Kế toán tổng hợp)

Kế toán

ngân hàng

Kế toán NVL_CCDC kiêm

kế toán tiền mặt, TSCĐ

Kế toán chi phí kiêm kế toán tiền l ơng

Kế toán thanh toán kiêm Thủ quỹ

Chi nhánh công ty

Bộ máy kế toán riêng

- Chủ động thực hiện đối chiếu công nợ, đôn đốc các cửa hàng nộp tiền hàng đúngthời hạn, tính toán các khoản chiết khấu cho khách hàng một cách chính xác và có sổ

để các cửa hàng đối chiếu

- Tổ chức, bảo quản lu trữ hồ sơ chứng từ thuộc phần việc của mình, cung cấp sốliệu, tài liệu cho các phần hành kế toán khác, bộ phận kinh doanh và bộ máy kiểm tra,kiểm soát khi có yêu cầu

1.5.2 Chế độ kế toán hiện hành tại công ty

Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết

định 1141 TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ tài chính

Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chứng từ và thựchiện hạch toán kế toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ tại công ty:

ii Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với

khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú

y TW I.

2.1 Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp.

2.1.1. Hạch toán ban đầu nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp

 Chứng từ sử dụng.

Do đặc điểm công tác mua hàng của công ty là : mua trong nớc và nhậpkhẩu, nên các chứng từ phục vụ cho công tác thanh toán khi tập hợp về phòng kếtoán đợc phân thành 2 loại: Chứng từ mua hàng trong nớc và chứng từ hàng nhậpkhẩu

 Trờng hợp hàng mua trong nớc:

Chứng từ gốc và các Bảng phân bổ

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Nhật ký chứng từ Bảng kê

Sổ cái

Báo cấo tài chính

Để tiến hành hạch toán kế toán Nợ phải trả nhà cung cấp, kế toán căn cứ trênnhững chứng từ sau:

- Uỷ nhiệm chi, Giấy báo nợ ngân hàng

 Trờng hợp nhập khẩu hàng hoá:

Các chứng từ sử dụng bao gồm:

- Hợp đồng nhập khẩu

- Bộ chứng từ hàng nhập khẩu, bao gồm: Hoá đơn thơng mại (Commercialinvoice), Vận đơn đờng biển (hoặc đờng không) (Bill of lading, hoặc Bill of air), chứng

từ bảo hiểm (insurance policy), giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate quality), Bảng

kê bao bì đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ hàng (Certificate oforiginal)… và dịch vụ

- Giấy báo Nợ ngân hàng

Các chứng từ khi đợc chuyển lên phòng kế toán sau khi đợc phân loại theo 3 trờnghợp: Hàng và chứng từ cùng về, chứng từ về trớc- hàng cha về; hàng về trớc - chứng từcha về để tiện cho công tác hạch toán sau này

 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ

 Trờng hợp mua hàng trong nớc

Sơ đồ 2.4 : Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng- thanh toán trong nớc

Nhận Hoá đơn mua hàng (Biểu số: 2.4)

Phòng kinh doanh Khai thác hàng

Thủ kho Kí Phiếu NK

Nhập hàng Lập phiếu hập kho

(Biểu số: 2.6)

Giám đốc

Kế toán tr ởng Xác nhận

Kí Phiếu chi

Ngân hàng Gửi Giấy báo Nợ

Khi có nhu cầu thanh toán

Cty Cổ phần thuốc thú y TWI

Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên, chúng tôi xin đặt mua :

Đơn vị bán hàng: công ty tnhh tm & sx thuốc thú y ruby - tp hcm

Địa chỉ: 268 Huỳnh Văn Bánh, P.11 Q Phú Nhuận Tp HCM, Số Tài khoản : … và dịch vụ… và dịch vụ

Điện thoại: MS: 03.0163613.4

Họ tên ngời mua hàng: công ty Cổ phần thuốc thú y TW I

01 Khoản

Tổng cộng tiền thanh toán 30.240.000

Số tiền viết bằng chữ: Ba mơi triệu hai trăm bốn mơi nghìn đồng./

Ngời mua

Phạm Huy Khánh

(Đã ký)

Kế toán trởng(Đã ký)

Thủ trởng đơn vịGĐ Cao Văn Triều(Đã ký)

Số: 24

Họ tên ngời mua hàng: Ông Khánh - Phòng Kinh doanh

Theo Hoá đơn số 094491 ngày 08 tháng 01 năm 2003 của RuBy- Tp HCM

Nhập tại kho: Bà Quý

Số lợng

Đơn giá

Thành tiền Theo

chứng từ

Thực nhập

Thủ kho (Đã ký)

Kế toán trởng (Đã ký)

Thủ trởng đơn vị (Đã ký)

Biểu số 2.5: Phiếu nhập kho

Đơn vị : Công ty TNHH và TM Ruby

Đề nghị Đ/c Giám đốc, Kế toán trởng cho thanh toán số tiền là:

30.240.000 đồng

Bằng chữ :Ba mơi triệu hai trăm bốn mơi ngàn đồng./.

Nội dung thanh toán:

Kế toán trởng (Đã kí)

Ngời lập (Đã kí)

Biểu số 2.6 : Phiếu đề nghị thanh toán

Họ tên ngời nhận tiền : Cao Văn Chân

Địa chỉ: Công ty Ruby

Lí do chi : Trả tiền hàng

Số tiền : 30.240.000 (Bằng chữ :Ba mơi triệu hai trăm bốn mơi ngàn đồng./.)

Ngời lập phiếu (Đã ký )

Thủ quỹ (Đã ký )

Ngời nhận tiền (Đã ký )

Biểu số 2.7 : Phiếu chi

KÕ to¸n Ng©n hµng

- Më th tÝn dông

HÖ thèng Ng©n hµng Giao dÞch

Ng©n hµng Ngo¹i th ¬ng

NhËn Bé chøng tõ hµng NK

Thanh to¸n LËp GiÊy b¸o Nî

LËp GiÊy uû quyÒn nhËn hµng

Phßng kinh doanh NhËn hµng vµ NhËp hµng t¹i kho c«ng ty

LËp PhiÕu NhËp kho

Thñ kho NhËp hµng,

Sơ đồ 2.5: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ nhập khẩu hàng - thanh toán

 Mẫu bộ chứng từ kế toán thanh toán sử dụng để làm căn cứ hạch toánnghiệp

vụ thanh toán với nhà cung cấp ngoài nớc nh sau:

sale contract

the seller: shandong pharmaceutical glass co., ltd

add : buxa rd, ytyuan country, zibo city, shandong china

tel : 0086-533-324212

fax : 3243376

the buyer: vietnam veterinary products joinstock company

add : 88 truong chinh- dong da- hanoi- vietnam

tel : 04-8696243; 04-8692555

fax : 04-8691263

This contract is made by and between the Buyer and the seller: Where by theBuyer agrees to buy and the Seller agrees to sell the undermentioned commodityaccording to the terms and conditions stipalared below:

1) Discription of commodity and specifications: 12ml, 20ml vials

2) Quantity and price:

- 12 ml of clear tube vials: 1.500.000pcs, USD 82/10.000pcs by sea CIF HAIPHONG

- 20 ml of Brown moulded vials : 250.000 pcs USD 361,4 /10.000 pcs by sea CIF HAIPHONG

3) The total : USD 21.335,00

Say : U S Dollars twenty one thousand three hundred thirty five only.

4) Country of Origin: P R China

5) Quality standard: Based on the producer' s standard, siutable for storing products antibiotic.

6) Packing : Tube packed in the carton

7) Term of Payment: L/C at sight Beneficiary: Shandong Pharmaceutical Glass Co., LTD

8) Time of transportation: Within 15 days after the receipt of L/C

9) Place of loading: QUIGDAO Port, China

10) Place of destination: Haiphong port, Vietnam

11) Insurance: ALL RISK

12) Other condition:

- Trans - shipment: Allowed

- Partial shipment: Not allowed

(bằng chứ: Hai mơi mốt nghìn ba trăm ba mời lăm đô la Mỹ)

Ngời thụ hởng: Shandong Pharmaceutical Glass Co., Ltd

The Industrial and Commercial Bank of China

Trởng phòng kinh doanh

(Đã ký)

Biểu số 2.9 : Giấy đề nghị thanh toán hợp đồng nhập khẩu

Chemical products for the pharmaceutical animal husbandry and food industry Shandong Pharmceutical - Buxa Road, Ytyuan country, Zibo city, Shandong, China

Tel : 0086-533-34212 (5 line); Fax: 3243376

Vat Number It: 0027368 035 5

Page 1 Customer' s code 2h001005 vietnam veterinary products joinstock

company (vinavetco jsc)

88 truong chinh, dong da, hanoi, vietnam

Reference to your Ddt n 3582 del 27.01.03

Port Cif haiphong, port vietnam

Destination place Vietnam veterinary products joinstock company (vinavetco jsc) 88 truong chinh,

dong da, hanoi, vietnam

Payment

Letter of credit at

sight

Bank Bank of foreign trade of vietnam

Currency USD

1,500,000 250,000

82 USD /10,000 361.4 USD /10,000

12 300 USD

9 035 USD

haiphong vietnam

2 20 ml of brown

moulded vials : 250 000 pcs at 361.4 usd/10 000 by sea cif haiphong

vietnam Quality: Export standard, suitable

for storing products antibiotic

Packing: tube packed in the carton

Số tiền bằng chữ: (ngoại tệ) Hai mơi mốt ngàn ba trăm ba mơi lăm đô la Mỹ

Nội dung: LC no 0091nf02ilc3608 thanh toan: uSD 21.335,00 nguon ghi no: HDTD

BTC

Số : 117

Họ tên ngời giao hàng: Ông Chính - phòng Kinh doanh

Số lợng

Đơn giá Thành

Tiền Theo

Chứng từ

Thực nhập

(Đã ký )

Thủ kho

Biểu số 2.12 : Phiếu nhập kho

2.1.2. Hạch toán kế toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp.

 Tài khoản sử dụng.

Để phản ánh và theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán, kế toán sử dụngtài khoản 331- "Thanh toán với ngời bán "

Kế toán thực hiện phản ánh mọi giao dịch mua hàng - thanh toán với ngờibán qua tài khoản này, bao gồm cả các khoản thanh toán ngay và các nghĩa vụcông nợ phát sinh

 Sổ kế toán chi tiết vận dụng trong hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp.

Sổ kế toán chi tiết tài khoản 331-"Thanh toán với nhà cung cấp", đợc mởtheo 2 đối tợng: Nhà cung cấp trong nớc và Nhà cung cấp ngoài nớc, và chi tiếttheo từng nhà cung cấp thờng xuyên Những nhà cung cấp không thờng xuyên đợctheo dõi tổng hợp trên một trang sổ - Nhà cung cấp vãng lai

Sổ chi tiết đợc mở nhằm 2 mục đích:

– Quản lý chi tiết tình hình công nợ với nhà cung cấp