Hoàn thiện hạch toán kế toán nghiệp vụ thanh toán nâng cao hiệu quả quản lý công nợ tại TWI
MỤC LỤC
Tổ chức chứng từ kế toán
Bộ chứng từ thanh toán gồm đầy đủ cả bốn loại: chứng từ mệnh lệnh (Giấy đề nghị thanh toán, quyết định chiết khấu cho khách hàng của giám đốc .., chứng từ thực hiện (các hoá đơn mua hàng, bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo Có..) chứng từ liên hợp (Phiếu chi đính kèm với Hoá đơn mua hàng, Giấy báo Có đính kèm với hoá đơn bán hàng..), và các chứng từ thủ tục ( nh Bảng kê thanh toán, Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào, Bảng tính chiết khấu cho khách hàng..). Việc tổ chức lập và luân chuyển chứng từ do kế toán trởng quy định nhằm thiết lập đầy đủ, chính xác những căn cứ hợp pháp và hợp lý chứng minh cho nghiệp vụ thanh toỏn phỏt sinh và hỡnh thành, đồng thời xỏc định rừ vai trũ, trách nhiệm của các phòng ban chức năng có liên quan đến quá trình thanh toán, và thiết lập nên một thủ tục, trật tự nhất định cho quá trình thanh toán.
Tài khoản sử dụng
- Trong quá trình hạch toán chi tiết tài khoản 131, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ theo thời hạn thanh toán, các khoản nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi và có biện pháp xử lý. - Trong trờng hợp các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến ngoại tệ, cần phản ánh rừ sự điều chỉnh chờnh lệch tăng, giảm tỉ giỏ ngoại tệ trờn TK 131 theo quan hệ đối ứng với tài khoản có liên quan (TK 413- chênh lệch tỉ giá).
Ph ơng pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp
Đối với các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ, tuỳ vào việc kế toán sử dụng tỉ giá thực tế hay tỉ giá hạch toán mà các khoản nợ và các khoản tiền thanh toán khi đợc hạch toán sẽ đợc quy đổi thành tiền VNĐ theo tỉ giá thực tế tại thời điểm phát sinh hoặc theo tỉ giá hạch toán đã đợc xác định. Phần chênh lệch tỉ giá sẽ đợc hạch toán vào TK 413 - Chênh lệch tỉ giá.
Hệ thống sổ sách kế toán
Việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng có liên quan đến ngoại tệ đợc thực hiện tơng tự nh với trờng hợp thanh toán với nhà cung cấp. + Ngoài ra, đối với những nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ, thì sổ chi tiết cần có thêm cột "Tỉ giá" và các cột phản ánh số ngoại tệ của nợ thanh toán.
Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình thanh toán
Tuy vậy, để cú thể kết luận chớnh xỏc, cần phải xem xột rừ nguyờn nhõn dẫn đến các khoản phải thu, phải trả; số lợng các khoản phải thu, phải trả và tình hình sản xuất, kinh doanh trong kì của doanh nghiệp. Ngoài ra, để phân tích sâu hơn tình hình thanh toán, cần xem xét biến động của các khoản phải thu, phải trả trên tổng số, cũng nh từng loại và dựa vào sự biến động cụ thể để nhận xét.
Một số chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán
Đến năm 1993, Công ty Vật t thú y TWI chính thức trở thành một doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập, với ngành nghề kinh doanh là sản xuất gia công thuốc thú y, nhập khẩu và kinh doanh vật t thuốc thú y, theo Quyết định số 08/93/QĐ/Nhà nớc- TCCB ngày 01/02/93 của Bộ NN và PTNT Việt Nam. Để tiến hành sản xuất, công ty tổ chức 2 phân xởng sản xuất : Phân xởng sản xuất thuốc nớc và phân xởng sản xuất thuốc bột, cùng hệ thống kho nguyên vật liệu tơng ứng cho từng phân xởng và một kho thành phẩm, hàng hoá dự trữ cho kinh doanh.
Biểu số 2.5: Phiếu nhập kho
Mẫu bộ chứng từ kế toán thanh toán sử dụng để làm căn cứ hạch toán nghiệp.
Giấy báo nợ
Hạch toán kế toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp
Sổ chi tiết đợc mở để phản ỏnh và theo dừi những thụng tin sau: Căn cứ chứng từ và thời gian phát sinh nghiệp vụ, nội dung của nghiệp vụ, các quan hệ đối ứng, số tiền phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp, số d công nợ đầu tháng và cuối tháng. Sang tháng sau, kế toán tiến hành điều chỉnh bằng cách ghi âm để xoá toàn bộ số tiền cùng quan hệ đối ứng trớc đó và căn cứ vào hoá đơn nhận đợc phản ánh trị giá thực phải thanh toán cho ngời bán cùng quan hệ đối ứng mới. Sau đó, kế toán lu toàn bộ chứng từ vào cặp "Cha có hàng", cho đến khi hàng về thực nhập kho công ty, có phiếu nhập kho chuyển lên phòng kế toán, kế toán mới tiếp tục phản ánh biến động tăng, giảm công nợ với nhà cung cấp.
Phiếu chi
Hạch toán kế toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng
Sổ chiết khấu đợc mở cho từng cửa hàng, chi tiết cho từng khách hàng, để theo dừi chi tiết về số chiết khấu phải thanh toỏn cho từng khỏch hàng và dựng để các cửa hàng đối chiếu việc tính toán chiết khấu chi trả cho khách hàng tại cửa hàng với việc tính toán chiết khấu của kế toán. Hàng ngày: Căn cứ vào Đơn đặt hàng (Biểu số 2.17), Hoá đơn GTGT (Biểu số 2.18) và Phiếu xuất kho (Biểu số 2.19) do phòng kinh doanh chuyển lên, kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo từng cửa hàng, và thực hiện đối chiếu, kiểm tra số liệu, các phép nhân, phép tổng cộng và nội dung phản ánh trên các chứng từ đó. Bên cạnh đó, việc tính toán các chỉ tiêu về tình hình thanh toán dựa trên các Báo cáo tài chính cuối kì sẽ chỉ cho kết quả tơng đối chính xác, vì số phát sinh tăng, giảm của các khoản phải thu, phải trả khách hàng và nhà cung cấp còn bao gồm cả những khoản thanh toán ngay do cách sử dụng và phản ánh trên TK 131 và TK 331 của công ty.
Phân tích khả năng thanh toán của công ty
Tuy vậy, công ty cũng chỉ nên duy trì tốc độ thu hồi nợ ở mức này đẻ tránh tình trạng điều kiện thanh toán quá khắt khe, về lâu dài sẽ mất khách. Tuy nhiên, dẫu sao thì các hệ số này cũng phản ánh khả năng sử dụng tiền và tận dụng nợ trong hạn của công ty cha hiệu quả hoặc công ty cha quan tâm. Đánh giá chung về chính sách quản lý hoạt động mua hàng - thanh toán, bán hàng - thu tiền và thực trạng công tác kế toán thanh toán với ngời mua, ngời bán tại công ty cổ phần thuốc thú y TWI.
Những u điểm chính
Một là, hệ thống chứng từ mà công ty đang sử dụng để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành là đầy đủ, hợp lý và hợp pháp. Ngoài ra kế toán trởng công ty còn tổ chức xây dựng thêm một số chứng từ mệnh lệnh theo hớng dẫn của Bộ tài chính, để nhằm xác định tính có thật của nghiệp vụ, đảm bảo mọi nghiệp vụ phát sinh đều đã đợc phê chuẩn đúng đắn bởi những ngời cú thẩm quyền, qua đú xỏc định rừ và tăng cờng trỏch nhiệm của những ngời có liên quan. Nhờ hệ thống chứng từ mệnh lệnh này, hệ thống chứng từ của công ty đợc lập và luân chuyển theo một trình tự thống nhất, xác định và rừ ràng.
Những tồn tại chủ yếu
– Việc lập chứng từ thanh toán (Phiếu thu) không đảm bảo đợc tính kịp thời trong việc "sao chụp" các nghiệp vụ thanh toán đã phát sinh, do vậy không thể thông tin nhanh chóng và chi tiết về tình hình phát sinh giảm Nợ phải thu ở từng cửa hàng trong tháng. Do vậy việc ghi sổ nh trên một mặt sẽ không phản ánh đúng nghĩa vụ công nợ phát sinh với khách hàng ở mỗi cửa hàng trong tháng, mà mặt khác,, trong trờng hợp khác kì kế toán, còn gây nên việc ghi nhận sai chi phí của kì kế toán, vi phạm nguyên tắc " Cơ sở dồn tích " của kế toán. Nguyên nhân là, do thiếu cập nhật thông tin về chế độ kế toán mới đã đợc đa vào áp dụng thực tế, nên kế toán không đặt ra sự phân biệt giữa chiết khấu thanh toán và chiết khấu thơng mại, mà giữ nguyên quan niệm đồng nhất mọi khoản chiết khấu là khoản giảm trừ doanh thu và thói quen hạch toán chiết khấu bán hàng trên tài khoản 521, và cuối kì kết chuyển sang tài khoản phản ánh doanh thu.
Kiến nghị và giải pháp hoàn thiện chính sách quản lý hoạt động thanh toán tại công ty
Phơng pháp kế toán này sẽ giúp kế toán giám sát chặt chẽ hơn quá trình thanh toán chiết khấu bán hàng cho khách hàng ở từng cửa hàng, nhờ đó sẽ đảm bảo đợc việc thanh toán số chiết khấu phải trả cho từng khách hàng đợc thực hiện nghiêm túc, kịp thời. Hiệu quả quản lý của kế toán đối với vấn đề công nợ với ngời mua, ngời bán, không chỉ thể hiện ở việc ghi chép, phản ánh trung thực, chính xác, đầy đủ tình hình và những biến động về công nợ, mà cao hơn nữa là ở việc : từ những thông tin ghi chép đợc, kế toán có thể đa ra đợc những đánh giá, nhận xét gì để giúp ích cho việc ra quyết định của các nhà quản trị. Ngoài ra, để tăng độ thuyết phục cho những nhận xét, đánh giá của mình, kế toán có thể vận dụng thêm các thông tin về tình hình d nợ chi tiết của từng khách hàng ở mọi cửa hàng, đặc biệt là những khách hàng có ảnh hởng lớn đến tình hình công nợ của cửa hàng trong tháng và các tháng trớc đó.
