Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư

Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư

MỤC LỤC

MỤC LỤC i

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ iv

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY 3

GS – GROUP JSC 3

1.1 Đặc điểm khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty 3

1.1.1 Đặc điểm nhà cung cấp tại Công ty 3

1.1.2 Đặc điểm khách hàng tại Công ty 4

1.2 Đặc điểm thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp của Công ty GS – GROUP JSC 5

1.2.1 Hình thức thanh toán 5

1.2.2 Đặc điểm thanh toán với nhà cung cấp 5

1.2.3 Đặc điểm thanh toán với khách hàng 6

1.2.4 Quy định về thanh toán tại Công ty 7

1.3 Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty 8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS – GROUP JSC 9

2.1 Thực trạng kế toán thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC 9

2.1.1 Thủ tục chứng từ 9

2.1.2 Kế toán chi tiết thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC 20

2.1.3 Kế toán tổng hơp thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC 28

2.1.3.1 Tài khoản sử dụng: 28

2.1.3.2 Trình tự hạch toán 28

2.2.Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tại Công ty GS – GROUP JSC 31

2.2.2 Kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng tại Công ty GS – GROUP

JSC 36

2.2.3 Kế toán tổng hợp thanh toán với khách hàng tại công ty GS – GROUP JSC 44

2.2.3.1.Tài khoản sử dụng 44

2.2.3.2 Trình tự hạch toán 44

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS – GROUP JSC 48

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty 48

3.1.1- Ưu điểm 48

3.1.2 Nhược điểm 50

3.2 Phương hướng hoàn thiện 52

3.3 Các giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại GS – GROUP JSC 55

3.3.1- Về công tác quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp 55

3.3.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán 58

3.3.3.Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 61

KẾT LUẬN 62

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

GS – GROUP JSC Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển

Công nghệ và Đầu tư

DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ

Bi u 2-1 : Hóa đ n giá tr gia t ng ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ơn giá trị gia tăng ị gia tăng ăng 10

Bi u 2-2 : Phi u yêu c u mua h ng ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ếu yêu cầu mua hàng ầu mua hàng àng 11

Bi u 2-3 : Phi u nh p kho ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ếu yêu cầu mua hàng ập kho 13

Bi u 2-4 : Gi y đ ngh t m ng ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ấy đề nghị tạm ứng ề nghị tạm ứng ị gia tăng ạm ứng ứng 14

Bi u 2-5 : Gi y thanh toán ti n t m ng ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ấy đề nghị tạm ứng ề nghị tạm ứng ạm ứng ứng 15

Bi u 2-6 : y nhi m chi ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng Ủy nhiệm chi ệm chi 16

Bi u 2-7 : Hóa đ n b o hi m ề nghị tạm ứng ơn giá trị gia tăng ảo hiểm ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng 18

S đ 2-1 S đ h ch toán ph n h nh thanh toán v i nh ơn giá trị gia tăng ồ 2-1 Sơ đồ hạch toán phần hành thanh toán với nhà ơn giá trị gia tăng ồ 2-1 Sơ đồ hạch toán phần hành thanh toán với nhà ạm ứng ầu mua hàng àng ới nhà àng cung c p t i Công ty GS GROUP JSC theo hình th c Nh t ấy đề nghị tạm ứng ạm ứng – GROUP JSC theo hình thức Nhật ứng ập kho ký chung có s d ng ph n m m k toán ử dụng phần mềm kế toán ụng phần mềm kế toán ầu mua hàng ề nghị tạm ứng ếu yêu cầu mua hàng 21

Bi u 2-8 : S chi ti t TK 331 Công ty TNHH SX TM Tr ng Tín ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ổ chi tiết TK 331– Công ty TNHH SX TM Trọng Tín ếu yêu cầu mua hàng – GROUP JSC theo hình thức Nhật ọng Tín 24 Bi u 2-9 : S chi ti t TK 331 Công ty Hochiki ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ổ chi tiết TK 331– Công ty TNHH SX TM Trọng Tín ếu yêu cầu mua hàng – GROUP JSC theo hình thức Nhật 26

Bi u 2-10 : S t ng h p chi ti t TK 331 ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ổ chi tiết TK 331– Công ty TNHH SX TM Trọng Tín ổ chi tiết TK 331– Công ty TNHH SX TM Trọng Tín ợp chi tiết TK 331 ếu yêu cầu mua hàng 27

Bi u 2-11 : S nh t ký chung ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ổ chi tiết TK 331– Công ty TNHH SX TM Trọng Tín ập kho 28

Bi u 2-12 : S cái TK 331 Ph i tr nh cung c p ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ổ chi tiết TK 331– Công ty TNHH SX TM Trọng Tín – GROUP JSC theo hình thức Nhật ảo hiểm ảo hiểm àng ấy đề nghị tạm ứng 30

Bi u 2-13 : Hóa đ n GTGT ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ơn giá trị gia tăng 32

Bi u 2-14 : Phi u thu ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ếu yêu cầu mua hàng 33

Bi u 2-15 : Phi u chi ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ếu yêu cầu mua hàng 34

Bi u 2-16 : Phi u nh p kho ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ếu yêu cầu mua hàng ập kho 34

S đ 2-2 Trình t h ch toán thanh toán v i khách h ng ơn giá trị gia tăng ồ 2-1 Sơ đồ hạch toán phần hành thanh toán với nhà ự hạch toán thanh toán với khách hàng ạm ứng ới nhà àng t i Công ty theo hình th c Nh t ký chung có s d ng ạm ứng ứng ập kho ử dụng phần mềm kế toán ụng phần mềm kế toán ph n m m k toán ầu mua hàng ề nghị tạm ứng ếu yêu cầu mua hàng 37

Bi u 2-17 : S chi ti t TK 131 - Công ty TNHH TM v XNK ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ổ chi tiết TK 331– Công ty TNHH SX TM Trọng Tín ếu yêu cầu mua hàng àng Viettel 39

Bi u 2-18 : Hóa đ n GTGT ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ơn giá trị gia tăng 41

Bi u 2-19 ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng : S chi ti t TK 131 Công ty TNHH LG Electronics ổ chi tiết TK 331– Công ty TNHH SX TM Trọng Tín ếu yêu cầu mua hàng – GROUP JSC theo hình thức Nhật Vi t Nam ệm chi 42

Bi u 2-20 : S t ng h p chi ti t TK131 ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ổ chi tiết TK 331– Công ty TNHH SX TM Trọng Tín ổ chi tiết TK 331– Công ty TNHH SX TM Trọng Tín ợp chi tiết TK 331 ếu yêu cầu mua hàng 43

Bi u 2-21 : S Nh t ký chung ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng ổ chi tiết TK 331– Công ty TNHH SX TM Trọng Tín ập kho 45

Bi u 2-22 : S C I TK 131 Ph i thu khách h ng ểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng Ổ CÁI TK 131 – Phải thu khách hàng ÁI TK 131 – Phải thu khách hàng – GROUP JSC theo hình thức Nhật ảo hiểm àng 47

Để góp phần tạo nên một kế hoạch khả thi và hiệu quả doanh nghiệp cần chủđược nguồn lực của mình đặc biệt là vốn Đối với một doanh nghiệp thươngmại việc quản lý các khoản nợ chiếm dụng và khoản bị chiếm dụng là vôcùng quan trọng, nó ảnh hưởng đến việc hoạt động liên tục của doanh nghiệp.

Chính vì lý do trên em đã mạnh dạn chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán thanh

toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư” làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của

mình Trong chuyên đề này, ngoài phần mở đầu và phần kết luận, em xinđược trình bày các nội dung chính sau:

Chương 1: Đặc điểm tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng và

nhà cung cấp tại công ty GS – GROUP JSC

Chương 2: Thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung

cấp tại Công ty GS – GROUP JSC.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung

cấp tại Công ty GS – GROUP JSC

Do thời gian nghiên cứu, tìm hiểu tình hình thực tế của Công ty chưanhiều nên chuyên đề của em còn nhiều hạn chế, thiếu sót Em rất mong nhậnđược sự góp ý và chỉ dẫn của thầy cô giáo và các chị trong phòng Tài chính

kế toán của Công ty để có thể hoàn thiện tốt hơn chuyên đề thực tập tốtnghiệp của mình

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY

GS – GROUP JSC 1.1 Đặc điểm khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty

1.1.1 Đặc điểm nhà cung cấp tại Công ty

Với đặc điểm sản phẩm và dịch vụ có hàm lượng chất xám cao, đầuvào sản xuất trong nước còn hạn chế, ngay từ khi thành lập Công ty đã hướngtới các nhà cung cấp nước ngoài có uy tín trên thế giới như: Nohma (Nhật),Hochiki (USA)… Ngoài ra để tận dụng lợi thế của việc sử dụng hàng trongnước Công ty cũng thực hiện mua hàng hóa của những nhà Cung cấp tronglãnh thổ Việt Nam tuy nhiên việc lựa chọn nhà cung cấp rất cẩn thận, Công tyxây dựng nhiều tiêu chí lựa chọn khác nhau Các nhà cung cấp của Công tyhoạt động chủ yếu trên lĩnh vực cung cấp các sản phẩm, dịch vụ liên quan đến

hệ thống thông tin, bảo mật, tích hợp hệ thống…

Công ty dùng phương pháp mã hóa nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp ứng vớimột mã số cụ thể, phương pháp này được làm trên phần mềm excel và được thựchiện tại phòng kinh doanh Hệ thống mã được sử dụng thống nhất tại tất cả các phòngban trong Công ty Việc thay đổi mã, tạo mã mới được thông báo kịp thời tới tất cảnhân viên sử dụng

Ngoài việc mã hóa nhà cung cấp Công ty còn tiến hành mở chi tiết cho từngđối tượng nhà Cung cấp, đối với nhà Cung cấp nước ngoài bắt buộc mở chi tiết mỗinhà cung cấp một tiểu khoản Đối với nhà cung cấp Việt Nam Công ty tiến hành mởchi tiết cho những đối tượng nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên, giá trị hợp đồnglớn các nhà cung cấp lẻ giá trị hợp đồng nhỏ (bộ phận này chiếm số lượng ít) Công tytiến hành mở chung cho một tiểu khoản

Công ty tiến hành phân loại nhà cung cấp theo lớp nhà cung cấp theo địa bàntrụ sở của nhà cung cấp bao gồm:

- Lớp 01: các nhà cung cấp trong nước

- Lớp 02:các nhà cung cấp nước ngoài: tại nhiều nước như Nhật Bản, HànQuốc, Nga…

Các nghiệp vụ mua hàng hóa dịch vụ đầu vào kể cả thanh toán trả ngay hoặctrả chậm đều được hạch toán qua tài khoản 331 – Phải trả nhà cung cấp

Là một Công ty nhỏ giá trị các hợp đồng nhập khẩu không lớn nhưngCông ty luôn giữ được mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp nước ngoài,ngày càng tạo được uy tín và nhận được những sự ưu đãi trong các giao dịch,thanh toán của các nhà cung cấp trong nước

1.1.2 Đặc điểm khách hàng tại Công ty

Ngược lại với nhà cung cấp, khách hàng của Công ty chủ yếu nằm trênlãnh thổ Việt Nam Đặc điểm nổi bật của khách hàng tại Công ty là các doanhnghiệp lớn, sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng đều cóchung nhu cầu về bảo mật thông tin, hoặc an toàn về hệ thống như các siêuthị, các ngân hàng hoặc các chương trình của Chính phủ…

Với sự phát triển của đất nước nhu cầu về an toàn trong sản xuất kinhdoanh, bảo mật thông tin ngày càng tăng cao, số lượng khách hàng của Công

ty ngày càng nhiều.Với các chính sách để khuyến khích bán hàng Công tyngày càng có được những khách hàng lâu dài và trở thành Công ty có sứccạnh tranh cao trong lĩnh vực hệ thống thông tin, tích hợp hệ thống

Tương tự với nhà cung cấp Công ty cũng tiến hành phân loại kháchhàng theo địa bàn kinh doanh:

- Lớp 01: Khách hàng trong nước

Công ty cũng thực hiện mã hóa các khách hàng tương tự như với nhàcung cấp Đối với các khách hàng có khối lượng giao dịch nhiều, hoặc giá trịhợp đồng lớn Công ty tiến hành mở riêng cho mỗi khách hàng một tiểukhoản, đối với các trường hợp còn lại Công ty tiến hành theo dõi chung trênmột tiểu khoản 131 – Phải thu khách hàng lẻ.

Đối với nhóm khách hàng trong nước Công ty còn tiến hành phân loạitheo lĩnh vực kinh doanh như: tin học, bảo hiểm, giáo dục, ngân hàng…đây làmột bộ phận cấu thành nên mã số của khách hàng

Các nghiệp vụ bán hàng hóa và dịch vụ đầu ra trường hợp khách hàngthanh toán trả ngay hay trả chậm đều được hạch toán qua tài khoản 131 – Phảithu khách hàng

1.2 Đặc điểm thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp của Công

ty GS – GROUP JSC

1.2.1 Hình thức thanh toán

Công ty sử dụng 2 hình thức thanh toán là thanh toán dùng tiền mặt vàthanh toán không dùng tiền mặt trong đó hình thức thanh toán không dùngtiền mặt được sử dụng phổ biến hơn

- Phương thức thanh toán dùng tiền mặt: Đây là phương thức thanh

toán thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt Phương thức này chỉ thích hợpvới các nghiệp vụ có quy mô nhỏ Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm:

+ Thanh toán bằng tiền VNĐ

+ Thanh toán bằng ngoại tệ

- Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt: đây là phương pháp

thanh toán thông qua các trung gian như các ngân hàng hoặc các tổ chức tàichính trung gian khác Phương thức này khắc phục được những yếu điểm củaviệc thanh toán dùng tiền mặt Đối với các giao dịch nội địa phương thức này

có nhiều hình thức như: thanh toán bù trừ, thanh toán bằng ủy nhiệm chi

(thu), thanh toán bằng séc…Đối với các giao dịch thanh toán với đối tác nướcngoài Công ty sử dụng hình thức thanh toán bằng thư tín dụng

1.2.2 Đặc điểm thanh toán với nhà cung cấp

Đối với các nhà cung cấp Công ty chủ yếu sử dụng hình thức thanhtoán không dung tiền mặt Đối với các nhà cung cấp trong nước Công ty tiếnhành thanh toán bằng ủy nhiệm chi qua các ngân hàng Đối với các nhà cungcấp nước ngoài Công ty tiến hành mở L/C để thanh toán Để thuận lợi choviệc thanh toán cho nhà cung cấp được nhanh tróng và bảo đảm an toàn vềvốn Công ty tiến hành mở tài khoản tại đa dạng các ngân hàng như : Ngânhàng Ngoại thương, ngân hàng Cổ phần Thương Tín, ngân hàng Liên Việt…Tiền gửi ngân hàng dung để thanh toán của Công ty bao gồm cả tiền ViệtNam và ngoại tệ các loại như EUR, USD… nhưng số lượng ngoại tệ USD gửitại các ngân hàng là lớn nhất

Thời hạn thanh toán với nhà cung cấp được quy định cụ thể trong hợp đồngthường là sau 30 ngày hoặc 45 ngày từ ngày hóa đơn Vào các ngày 15 và 25 hàngtháng Công ty tiến hành xem xét, cân đối các khoản phải thu và phải trả sau đótiến hành thanh toán cho các nhà cung cấp đến hạn, ngoài ra hình thức thanh toántrả ngay cũng thường xuyên được sử dụng trong trường hợp giá trị hợp đồng nhỏ,công ty có sẵn khả năng thanh toán Công ty luôn có những biện pháp huy độngvốn để thanh toán cho nhà cung cấp đúng và trước hạn

1.2.3 Đặc điểm thanh toán với khách hàng.

Đối với từng khách hàng Công ty có những chính sách thu hồi nợ khácnhau tùy thuộc vào đặc điểm của khách hàng, trong từng điều kiện kinh doanh

và yêu cầu về vốn Đối với các khách hàng có mối quan hệ lâu năm Công tythường áp dụng chính sách trả chậm trong một khoảng thời gian nhất định dohai bên thỏa thuận, đối với đối tượng khách lẻ Công ty thường yêu cầu khách

hàng chi trả ngay khoản nợ bằng tiền mặt hoặc tiền gửi nhằm giảm rủi ro thấtthoát về vốn.

Hính thức thanh toán được sử dụng chủ yếu là qua ngân hàng Đối vớicác nghiệp vụ có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, khi có sự thỏa thuận giữahai bên Công ty áp dụng hình thức thu tiền hàng trực tiếp bằng tiền mặt từkhách hàng

1.2.4 Quy định về thanh toán tại Công ty

Dưới đây là một vài quy định cụ thể về thanh toán với khách hàng vànhà cung cấp tại Công ty:

a Mọi hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20.000.000 đ (Hai

mươi triệu đồng) trở lên bắt buộc phải thanh toán qua Ngân hàng.

b Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt tại đơn vị bán: Khi thanh toánbằng tiền mặt tại đơn vị bán hàng, người trả tiền phải yêu cầu đơn vị bán hàng

viết “Phiếu thu tiền” hoặc “Biên nhận nhận tiền” cho số tiền thanh toán này hoặc yêu cầu người bán đóng dấu xác nhận “Đã thu tiền” trên hóa đơn

c Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt tại Công ty: Khi thanh toánbằng tiền mặt tại Công ty , Công ty chi nhánh, Trung tâm hay bộ phận trựcthuộc, người nhận tiền phải có Giấy giới thiệu, Giấy chứng minh nhân dânhoặc các giấy tờ tùy thân khác để chứng minh nhân thân Khi làm phiếu chi,thủ quỹ cần ghi đầy đủ thông tin của người nhận tiền trên phiếu chi kèm theogiấy giới thiệu và photocopy giấy tờ tùy thân của người nhận tiền

d Trường hợp thanh toán bằng séc hoặc chuyển khoản: Người thụhưởng phải là đơn vị phát hành Hóa đơn GTGT Nghiêm cấm việc chuyểntiền cho bên thứ ba mà không có quy định trên hợp đồng hoặc chỉ định

chuyển tiền bằng văn bản hợp lệ (ký, đóng dấu…) do đơn vị bán hàng phát

hành

e Trường hợp thanh toán bằng thẻ tín dụng: Yêu cầu về chứng từthanh toán được áp dụng giống như trường hợp thanh toán bằng tiền mặt.Thời hạn thanh toán áp dụng đối với trường hợp này không có gì thay đổi sovới các trường hợp khác.

1.3 Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty

Việc quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu là dophòng tài chính kế toán thực hiện Kế toán trưởng cùng các nhân viên trongphòng cụ thể là kế toán mua hàng và bán hàng thường xuyên theo dõi sổ chitiết của các khách hàng và nhà cung cấp, kiểm tra hóa đơn mua (bán) hànghóa về số liệu, về thời hạn thanh toán, thời gian nợ quá hạn….để quản lý cũngnhư phát hiện những trường hợp xảy ra nhằm đưa ra phương án xử lý kịpthời Kế toán mua hàng, kế toán bán hàng, Kế toán trưởng đơn vị có tráchnhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các Hóa đơn GTGT bán hàng hóadịch vụ dựa vào các thông tin trên Hóa đơn, Phiếu thu tiền, Báo giá, Hợpđồng,… và kiểm tra sự tồn tại của doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ trênWebsite của Tổng Cục Thuế ở địa chỉ http://www.gdt.gov.vn

Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt: VNĐ,ngoại tệ…thanh toán cho khách hàng và nhà cung cấp Hàng ngày thủ quỹphải thường xuyên kiểm tra số tiền tồn quỹ thực tế, đối chiếu với số liệu trên

sổ quỹ Nếu có sự chênh lệch thủ quỹ và kế toán phải tiến hành rà soát để xácđịnh nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết

Ban giám đốc tiến hành quản lý trung hoạt động thanh toán của Công ty.Thông qua việc yêu cầu phòng tài chính kế toán lập bảng kê thanh toán định kỳ, nợquá hạn, nợ khó đòi…của khách hàng và nhà cung cấp, ban giám đốc đưa ra nhữngquyết định cuối cùng trong việc xử lý các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi

Ban kiểm soát định kỳ thường là theo quý tiến hành kiểm tra cácnghiệp vụ thanh toán: kiểm tra về tính chính xác hợp lý hợp lệ về thủ tục,

toán Do các nghiệp vụ phát sinh nhiều nên ban kiểm soát chỉ tiến hành kiểmtra chọn mẫu (thường là xác suất) khi phát hiện ra sai sót ban kiểm soát tiếnhành tìm hiểu nguyên nhân và cùng với kế toán trưởng và ban giám đốc đưa

ra biện pháp giải quyết

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS – GROUP JSC 2.1 Thực trạng kế toán thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC

2.1.1 Thủ tục chứng từ

Chứng từ sử dụng:

Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp trong nước.

- Các chứng từ về mua hàng: hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT hoặchóa đơn bán hàng thông thường, vận đơn, biên bản giao nhận tài sản, biênbản kiểm nghiệm hàng hóa, phiếu nhập kho

- Các chứng từ về thanh toán: giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toántạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi…

Hợp đồng kinh tế: là hợp đồng do 2 bên mua và bên bán tiến hành lập

và ký kết để xác định quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ muabán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ Trong hợp đồng sẽ quy định rõ sốlượng, chất lượng, chủng loại, giá trị hợp đồng,thời hạn thực hiện hợp đồng,phương thức giao nhận, bảo hành, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, phương thứcthanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán và những vấn đề có liênquan

Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường: đây

là hóa đơn do bên bán (bên bán là nhà cung cấp Việt Nam) phát hành đây làbằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở cho kế toánnhập số liệu vào máy vi tính và lên các bảng kê thuế đầu vào

Biểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng

Ngày 03 tháng 12 năm 2009Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH SX TM DV Trọng Tín

Địa chỉ: 649/36/13 Điện Biên Phủ P.25

MST: 0303990395

Họ và tên người mua: Nguyễn Văn Tuấn

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư

Địa chỉ: Số 2 lô F1 khu ĐTM Đại Kim Hà Nội

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)

Giấy đề nghị nhập hàng mua: đây là văn bản được lập bởi cán bộ

phòng kinh doanh, khi có nhu cầu về hàng hóa cán bộ phòng kinh doanh sẽtiến hành lập yêu cầu mua hàng , yêu cầu mua hàng phải có chữ ký của ngườilập, xác nhận của trưởng phòng kinh doanh Trên giấy đề nghị mua hàng phải

có đầy đủ tên của người yêu cầu, tên hàng, số lượng hàng, giá của từng mặthàng, lý do nhập hàng…

Biểu 2-2 : Phiếu yêu cầu mua hàng

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT

TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG

Lý do yêu cầu : Mua để cung cấp cho đơn đặt hàng số 234/ĐĐH

Chi tiết hàng hóa:

STT Tên hàng hóa Mã hàng Đơnvị lượngSố Đơngiá Thành tiền Ghi ch

ú

1 Giấy in mã vạch70x30x150 70x30x150 Cuộn 200 165000 33,000,000

(ký và ghi rõ họ tên)

(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)

Hóa đơn vận chuyển: là loại hóa đơn do đơn vị vận chuyển hàng hóa

giao cho Công ty khi phát sinh nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa Hóa đơn vậnchuyển có thể là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường

Phiếu nhập kho: do phòng kinh doanh lập thành 2 liên, liên 1 lưu tại

kho nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho ghi thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán đểghi sổ kế toán Phiếu nhập kho nhằm xác định số lượng vật tư, hàng hóa nhậpkho, làm căn cứ ghi thẻ kho, xác định trách nhiệm của những người có liênquan và ghi sổ kế toán Trên phiếu nhập kho có đầy đủ các thông tin về nhàcung cấp, tên kho, tên hợp đồng, tên quy cách hàng hóa, mã hàng, đơn vị tính,

số lượng đơn giá…

Biểu 2-3 : Phiếu nhập kho Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư

Số: 00239 Nợ:

Có:

PHIẾU NHẬP KHO Ngày:03/12/2009

Họ và tên người giao hàng:Công ty TNHH SX TM DV Trọng Tín

Địa chỉ:649/36/13 Điện Biên Phủ P.25

Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Giấy 70x30x150 mét 70x30x150 Cuộn VNĐ 200 165,000 33,000,0002

Thủ trưởng đơn vị

bộ phận trưởng

(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)

Biên bản giao nhân tài sản cố định: được lập khi phát sinh nghiệp vụ

giao nhận TSCĐ biên bản này được lập thành 2 bản trong đó mỗi bên (bêngiao và bên nhận) giữ một bản, biên bản này là căn cứ để giao nhận TSCĐ và

kế toán ghi sổ (thẻ) TSCĐ

Giấy đề nghị tạm ứng: do người có nhu cầu xin tạm ứng viết sau đó chuyển

cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến để ban giám đốc duyệt chi Căn cứ vào quyếtđịnh duyệt chi của ban giám đốc kế toán tổng hợp tiến hành lập phiếu chi kèm theogiấy đề nghị tạm ứng chuyển cho thủ quỹ để tiến hành xuất quỹ

Biểu 2-4 : Giấy đề nghị tạm ứng

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ

VPGD: Số 2 - Lô F1 - Khu ĐTM Đại Kim - Hoàng Mai - Hà Nội

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG (Ngày 02 tháng 12 năm 2009)

: Mua hàng của Công ty TNHH SX TM

DV Trọng Tín cung cấp cho đơn đặt hàng của khách hàng

Giám đốc Công ty

(Ký và ghi rõ họ

tên)

Kế toán trưởng (Ký và ghi rõ họ tên)

Người đề nghị tạm ứng (Ký và ghi rõ họ tên)

(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)

Giấy thanh toán tiền tạm ứng: do người được cấp tạm ứng lập, là bản

liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng, và các khoản chi có liên quan củangười nhận tạm ứng, đây là căn cứ vào sổ kế toán và thanh toán tiền tạm ứng

Biểu 2-5 : Giấy thanh toán tiền tạm ứng GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG

Ngày 04 tháng12 năm2009

Số:0201 Nợ:3311

Có:1411

Họ và tên người thanh toán: Nguyễn Văn Tuấn

Bộ phận: Phòng kinh doanh

Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây

I Số tiền tạm ứng

1 Số tạm ứng đợt trước chưa chi hết 0

2 Số tạm ứng kỳ này

-Phiếu chi số…1350 ngày…02/12……… 10,000,000

-Phiếu chi số…… ngày……….

(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)

Phiếu chi: do kế toán tổng hợp lập, có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế

toán trưởng và thủ quỹ, người nhận tiền và người lập phiếu phiếu chi được

lập thành 2 liên, một liên được lưu tại nơi lập phiếu, liên còn lại thủ quỹ dùngghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán.

Giấy báo nợ: phát sinh khi Công ty thanh toán các khoản nợ bằng tiền

gửi ngân hàng, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo nợ và gửi giấy báo này vềCông ty để thông báo nghiệp vụ giảm tiền gửi tại ngân hàng

Ủy nhiệm chi: do kế toán tổng hợp lập, có đầy đủ chữ ký của kế toán

trưởng, thủ trưởng đơn vị, ủy nhiệm chi được gửi tới ngân hàng để ngân hàngcăn cứ vào chi tiền theo sự ủy nhiệm của Công ty Ủy nhiệm chi được lậpthành 4 liên, sau khi tiến hành chi tiền theo yêu cầu của Công ty, ngân hànggửi lại cho Công ty 1 liên cùng giấy báo nợ Đây là căn cứ để kế toán ghi sổ

Biểu 2-6 : Ủy nhiệm chi

Tên TK: Công ty cổ phần tập đoàn phát

triển công nghệ và đầu tư Bằng chữ: hai mươi tư triệu sáu trămba mươi nghìn đồng Tại ngân hàng VietComBank

Nội dung: Thanh toán tiền hàng Ghi có TK

Đối với quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài.

- Hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp nước ngoài

- Hóa đơn thương mại

- Vận đơn đường biển, đường không…

- Hóa đơn bảo hiểm

Một số chứng từ khác như: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấychứng nhận chất lượng hàng hóa…

- Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu

- Yêu cầu mua hàng (order corfimation)

+ Chứng từ thanh toán với nhà cung cấp bao gồm:

- Yêu cầu mở thư tín dụng (thanh toán bằng L/C)

- Lệnh chuyển tiền

- Giấy báo nợ của ngân hàng

Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa: tương tự như hợp đồng thương mại

đối với nhà cung cấp trong nước Hợp đồng quy định quyền và nghĩa vụ củahai bên trong việc kinh doanh hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu, tuy nhiên vì cóyếu tố nước ngoài nên các khoản mục rất chi tiết và quy định cụ thể luật pháp

áp dụng khi có tranh chấp xẩy ra

Comerical invoice: hóa đơn này do nhà cung cấp nước ngoài phát

hành Hóa đơn là căn cứ xác định sự tồn tại của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vàthể hiện nghĩa vụ thanh toán của Công ty với nhà cung cấp

Hóa đơn vận chuyển: là hóa đơn do đơn vị vận chuyển lập, có thể đơn

vị vận chuyển đường biển hoặc đường không Đây là căn cứ để xác định chiphí vận chuyển hàng từ nước ngoài về Công ty có trách nhiệm trả toàn bộ chiphí này cho Công ty vận tải Tuy nhiên tùy từng điều kiện thanh toán màchứng từ này có tồn tại hay không ví dụ khi điều khoản thanh toán là CIF thìkhông phát sinh chứng từ vận chuyển, khoản này do nhà cung cấp chi trả

Hóa đơn bảo hiểm: Là hóa đơn do Công ty bảo hiểm lập Hóa đơn này

là căn cứ xác định phí bảo hiểm mà Công ty phải trả Tương tự như vận đơntùy từng điều khoản thanh toán mà khoản chứng từ này có phát sinh hay không

Biều 2-7 : Hóa đơn bảo hiểm

HÓA ĐƠN THU PHÍ BẢO HIỂM (GTGT) (Invoice for insuarance fee)

TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT VIỆT NAM

Ký hiệu: BG/2009T

Địa chỉ: 15 Trần Khánh Dư, MST: 0101527385

-009 Quận Hoàn Kiếm, Tp Hà Nội

Số tài khoản:

Đại diện người mua (Representative of the buyer):

Đơn vị (Enterprise): Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư

Địa chỉ (Address): Số 2 Lô F1 khu ĐTM Đại Kim Hà Nội

Số tài khoản (Number of account):

Tại (In the bank):

Mã số thuế (Code of VAT):

Hình thức thanh toán (Mode of payment):

Số thứ tự

Loại hình bảo hiểm Số tiền phí bảo hiểm

Giấy chứng nhận (Hợp đồng, Đơn) Bảo hiểm Số….ngày…/…/2 0….

(No) insurance)(Class of (Amount of premium)

(Reference number and date

of insurance certificate) Đồng Việt

Nam

Ngoại tệ (VNĐ) (USD)

A Loại hình bảo hiểm chịu thuế GTGT (với thuế suất………10%)

396,530

Tiền thuế GTGT (Amuont of VAT): 39,653

Tổng cồng phần A (Total of part

B Loại hình bảo hiểm không chịu thuế

Cộng phí bảo hiểm phần B (Total premium B):

Tổng cộng tiền thanh toán (Total of payment): 436,183

Tổng số tiền viết bằng chữ (Total amount in words): Bốn trăm ba mươi sáu nghìn một trăm tám mươi ba đồng

Người nộp tiền Ngày (Date)….tháng (month)…năm (year)2009

Costomer's signature and name (Ký, ghi rõ họ tên)

Costomer's signature and name

Nguồn: Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư

Yêu cầu mở thư tín dụng: việc mở thư tín dụng được quy định cụ thể

trong mục hình thức thanh toán trong hợp đồng được ký kết với nhà cung cấpnước ngoài Công ty tiến hành lập yêu cầu mở thư tín dụng sau đó gửi tớingân hàng, nếu thỏa mãn các điều kiện của ngân hàng về số tiền ngoại tệtrong tài khoản, ngân hàng tiến hành gửi một bản L/C để Công ty xác nhậnsau khi được xác nhận ngân hàng gửi giấy báo Nợ tới Công ty thể hiện số tiền

đã được chuyển vào L/C Khi nghiệp vụ mua bán hàng hóa kết thúc nhà cungcấp gửi bộ chứng từ thanh toán vào ngân hàng và đề nghị thanh toán Ngânhàng tiến hành thanh toán và gửi giấy báo nợ về Công ty để thông báo việcthanh toán đã được thực hiện, việc lập yêu cầu mở thư tín dụng, hạch toán vềtiền do kế toán tổng hợp thực hiện

Lệnh chuyển tiền: chứng từ này do Công ty lập gửi tới ngân hàng yêu

cầu thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp nước ngoài Khi thựchiện xong ngân hàng gửi giấy báo Nợ tới Công ty thông báo nghiệp vụ thanhtoán đã thực hiện, số tiền trong tài khoản của Công ty đã được chuyển cho

nhà cung cấp.

Giấy báo nợ: phát sinh khi có nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp

qua ngân hàng, ngân hàng phát hành giấy báo nợ gửi về Công ty để thông báo

số tiền trong tài khoản của Công ty đã bị giảm đi Đây là căn cứ để kế toánghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp

2.1.2 Kế toán chi tiết thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC

Sổ sách sử dụng

Sổ chi tiết

- Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Sổ này được dùng để theo dõitình hình thanh toán với nhà cung cấp và được mở theo từng đối tượng thanhtoán

- Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp: sổ này dùng đểtheo dõi tổng hợp tình hình thanh toán với nhà cung cấp

Sổ tổng hơp: Sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 331…

Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốcgồm hóa đơn GTGT, vận đơn, hóa đơn bán hàng thông thường, bộ hồ sơ nhậpkhẩu… kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của chứng từ và nhập

Chứng từ ban đầu:

Hóa đơn GTGT (liên 2)Vận đơn

Giấy đề nghị tạm ứngGiấy thanh toán tiền tạm ứngGiấy báo nợ của ngân hàngPhiếu nhập kho

Báo cáo tài chính

(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)

số liệu vào máy vi tính, phân mềm kế toán sẽ tự xử lý và lên các sổ tổng hợp,chi tiết và báo cáo kế toán thích hợp.

Các thông tin mà kế toán nhập vào máy tính như sau:

- Tài khoản: 331

- Mã số nhà cung cấp

- Ngày nhập chứng từ

- Số hiệu chứng từ gốc, ngày tháng của chứng từ gốc

- Nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Thời hạn thanh toán

- Loại tiền

-Giá trị

- Tài khoản đối ứng

Dưới đây là hai ví dụ cụ thể ứng với hai trường hợp mua hàng trongnước và nhập khẩu diễn ra tại Công ty tháng 12 năm 2009

Ví dụ 1: Ngày 02/12/2009 công ty gửi đề nghị mua hàng tới Công tyTNHH SX TM DV Trọng Tín với tổng giá trị lô hàng là 34.650.000 đồng,hàng hóa bao gồm giấy in mã vạch loại 70x30x150, mặt hàng chịu mức thuếsuất 5%, Công ty cử ông Nguyễn Văn Tuấn thuộc bộ phận kinh doanh đi mua

và tạm ứng cho ông Tuấn là 10.000.000 đồng Công ty thanh toán bằng tiềnmặt cho nhà cung cấp bằng số tiền tạm ứng, còn lại thanh toán chuyển khoảnqua ngân hàng vào ngày 15/12/2009 Chi phí vận chuyển cho lô hàng trên là550.000 đồng bao gồm thuế GTGT 10% Công ty cũng thanh toán bằngchuyển khoản cho đơn vị vận chuyển

Chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ trên như sau:

- Khi có yêu cầu mua hàng của khách hàng do hàng hóa không có trongkho hoặc trong kho không đủ, nhân viên phòng kinh doanh lập phiếu yêu cầumua hàng như biểu 2-2 Phiếu yêu cầu mua hàng, có xác nhận của trưởngphòng kinh doanh gửi lên ban giám đốc đề nghị mua hàng

- Sau khi đề nghị mua hàng được phê duyệt ông Nguyễn Văn Tuấn lập

đề nghị tạm ứng theo biểu 2-4 số tiền 10.000.000 đồng để chi cho nghiệp vụchuẩn bị thực hiện Giấy đề nghị tạm ứng được kế toán trưởng và ban giámđốc ký xác nhận chuyển cho kế toán tổng hợp lập phiếu chi, đây là căn cứ đểthủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ

- Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng công ty Trọng Tín cùng đơn vị vậntải sẽ cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng như biểu 2-1 và hóa đơn vận chuyển.Sau khi thanh toán 10.000.000 đồng bằng tiền mặt ông Tuấn viết giấy thanhtoán tiền tạm ứng theo biểu 2-5 để xin thanh toán số tiền đã được ứng trước.Các chứng từ này được gửi lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ

- Hàng về nhập kho thủ kho làm thủ tục nhập kho, cán bộ kỹ thuật tiếnhành kiểm tra chất lượng của hàng hóa và tiến hành nhập kho, thủ kho viếtphiếu nhập kho như biểu 2-3 lập thành 2 liên Phiếu nhập kho được gửi lênphòng kế toán làm căn cứ đối chiếu hóa đơn mua hàng và ghi sổ

- Ngày 15/12/2009 kế toán tổng hợp gửi bộ ủy nhiệm chi như biểu 2-6

tới ngân hàng, Ngân hàng tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp và gửi giấybáo nợ thông báo nghiệp vụ đã được diễn ra và số dư tài khoản của Công ty.Đây là căn cứ để kế toán ghi giảm số nợ phải trả nhà cung cấp

Khi nhận được chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác vàhợp lệ rồi nhập số liệu vào máy vi tính, phần mềm kế toán sẽ tự động lên các

sổ chi tiết và tổng hợp thích hợp, in ra khi có yêu cầu

Sổ chi tiết Công nợ của Công ty TNHH SX TM Trọng Tín được in ranhư sau:

Biểu 2-8 : Sổ chi tiết TK 331– Công ty TNHH SX TM Trọng Tín

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ

:

SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ

Tài khoản: 331 - Phải trả cho người bán Nhà cung cấp: Công ty TNHH SX TM Trọng Tín (TRONGTIN)

Từ ngày: 01/12/2009 đến ngày: 31/12/2009

Số dư có đầu kỳ 72,966,658 Chứng từ

Diễn giải TK đ/ư Ps nợ Ps có Ngày Số

03/12 PN 2350 Mua giấy in mã vạch loại 70x30x150 156 33,000,000 03/12 PN 2350 Thuế VAT được khấu trừ 5% 13311 1,650,000 03/12 TT 245 Thanh toán bằng tiền tạm ứng 141 10,000,000

03/12 PN 236 Thuế VAT được khấu trừ 10% 13311 50,000

1 UN 125 Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng 11217 24,650,000

Tổng phát sinh nơ 79,649,776 Tổng phát sinh có 56,469,723

Số dư có cuối kỳ 49,786,605

Ngày….tháng… năm NGƯỜI LẬP BIỂU (ký, họ tên)

(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)

Ví dụ 2: Ngày 15/12/2009 Công ty nhập khẩu lô hàng bao gồm các loại

là 2158 USD, tỷ giá giao dịch ngày 15/12 là 18.490 đ Công ty thanh toánbằng L/C.

- Ngày 10/12/2009 Công ty và nhà cung cấp ký hợp đồng ngoại thương

về việc mua hàng hóa, trong hợp đồng quy định cụ thể về chất lượng hànghóa, số lượng và các vấn đề liên quan Sau đó Công ty Hochiko phát hành hóađơn thương mại gửi tới Công ty

- Ngày 15/12 Hàng về đến cửa khẩu, cán bộ hải quan tiến hành xácđịnh giá trị tính thuế, thuế nhập khẩu, thuế VAT hàng NK Công ty căn cứvào tờ khai hải quan để xác định chính xác giá vốn hàng mua Trường hợpnày chỉ có bộ phận thuế NK được tính vào giá vốn hàng mua, phần thuế VAT

sẽ được khấu trừ

- Ngày 15/12/2009 hàng về đến kho thủ kho cùng cán bộ kỹ thuật kiểmtra chất lượng và sự phù hợp của hàng hóa, lập biên bản kiểm nghiệm, thủkho tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho

- Sau đó Công ty lập yêu cầu mở thư tín dụng gửi đến ngân hàng ngoạithương Hà Nội – chi nhánh Thành Công đề nghị mở L/C Ngân hàng tiến hànhthanh toán cho nhà cung cấp và gửi giấy báo Nợ cho công ty Các chứng từ nàylàm căn cứ để kế toán ghi sổ và chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Nhận được bộ chứng từ đầy đủ kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy

vi tính phần mềm kế toán tự động lên các sổ tổng hợp và chi tiết thích hợp

Biểu 2-9 : Sổ chi tiết TK 331 – Công ty Hochiki CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ

SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ

Tài khoản: 331 - Phải trả cho người bán Nhà cung cấp: Công ty Hochiki (HOCHIKI)

(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)

Số liệu được chuyển lên sổ tổng hợp chi tiết TK 331 – Phải trả nhà cung cấp như sau

Biểu 2-10 : Sổ tổng hợp chi tiết TK 331

SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 331

Từ ngày 01/12 đến ngày 31/12 Tên đối tượng

Số dư đầu kỳ Số PS trong kỳ Số dư cuối kỳ

(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)

2.1.3 Kế toán tổng hơp thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC

2.1.3.1 Tài khoản sử dụng:

Để theo dõi tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp hàng

hóa , tài sản cố định, dịch vụ…Công ty sử dụng tài khoản 331 “phải trả nhà

cung cấp” Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng thanh toán tuy

nhiên công ty không mở chi tiết theo dõi phải trả ngắn hạn và dài hạn

2.1.3.2 Trình tự hạch toán

Căn cứ vào chứng từ gốc được chuyển lên phòng kế toán, kế toán muahàng nhập dữ liệu vào máy vi tính , phần mềm kế toán tự động chuyển dữ liệuvào sổ Nhật ký chung hàng ngày và sổ Cái TK 331 – Phải trả nhà cung cấp

Biểu 2-12 : Sổ cái TK 331 – Phải trả nhà cung cấp

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ

SỔ CÁI

TK 331 - Phải trả nhà cung cấp

Từ 01/12/2009 đến 31/12/2009

Đơn vị tính: Đồng Chứng từ

Diễn giải

Số hiệu

Tk đối ứng

Số phát sinh Ngày

03/12 PN 236 Thanh toán chi phí vận chuyển 1111 550,000

10/12 UN 125 Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng 11217 24,650,000

5,773,969,000

Số dư cuối kỳ: 3,671,301,000

(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)