Hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex

CHƯƠNG 1 6 TỔNG QUAN VỀ CễNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX. 6 1.1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHÂU INTIMEX 6 1.1.1. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển 6 1.1.2. Đặc điểm h

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 4

CHƯƠNG 1 6

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX 6

1.1 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHÂU INTIMEX 6

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 6

1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh 9

1.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 15

2.1 Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công tyXuất Nhập Khẩu Intimex 29

2.1.1 Đối tượng thanh toán 29

2.1.2 Phương thức thanh toán 29

2.1.3 Thời hạn thanh toán 30

2.1.4 Chiết khấu thanh toán 30

2.1.5 Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá 31

2.2 Tổ chức hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty

Xuất Nhập Khẩu Intimex 31

2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ thanh toán với nhà cung cấp 31

2.2.1.1 Thanh toán nội địa 31

2.2.1.2 Thanh toán quốc tế 38

2.2.2 Tổ chức hạch toán chi tiết 42

2.3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ thanh toán với khách hàng 52

2.3.1.1 Thanh toán nội địa 52

2.3.1.2 Thanh toán quốc tế 55

2.3.2 Tổ chức hạch toán chi tiết 56

2.3.3 Tổ chức hạch toán tổng hợp 59

2.3.3.1.Tài khoản sử dụng 59

2.3.3.2 Trình tự hạch toán 59

2.3.4 Kế toán xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi 64

2.3.4.1 Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi 64

2.3.4.2 Hạch toán lập dự phòng và xử lý các khoản nợ khó đòi 64

2.4 Phân tích tình hình thanh toán và khả năng thanh toán của Công ty xuất nhập khẩu Intimex 65

2.4.1 Phân tích tình hình thanh toán 65

2.4.2.Phân tích khả năng thanh toán của Công ty xuất nhập khẩu Intimex 67

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ………83

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……….84

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì các doanh nghiệp nói chung vàcác doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nói riêng đang phảiđối mặt với vấn đề cạnh tranh diễn ra rất gay gắt Muốn đứng vững, tồn tại vàphát triển đòi hỏi các doanh nghiệp luôn phải mở rộng thị trường, tìm kiếm, đadạng hoá sản phẩm Chính vì thực tế đó mà các doanh nghiệp đã hình thành lênmột hệ thống lớn các khách hàng của mình Tuy nhiên với chiến lược kinh doanhcủa mình, mỗi doanh nghiệp thường muốn chiếm dụng vốn của đơn vị khác, nênhoạt động thanh toán thường không đi kèm với hoạt động giao nhận hàng hoá từđó hình thành nên công nợ trong thanh toán Hệ thống khách hàng càng lớn thìcông nợ phát sinh càng nhiều Mặt khác, đặc biệt với các doanh nghiệp hoạtđộng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì vốn chủ yếu là vốn lưu động Nếu doanhnghiệp không đảm bảo cân đối được nợ phải thu của khàng hàng và nợ phải trảngười bán thì có thể dẫn đến tình trạng vốn kinh doanh bị khách hàng chiếmdụng quá lớn và gây mất ổn định về tài chính, làm giảm khả năng thanh toán củamình, điều này ảnh hưởng rất xấu tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Để thực hiện tốt vấn đề này, công tác hạch toán cần phải tổ chức sao chovừa phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa đảm bảo tổng hợpthong tin cần thiết cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp để có thể đưa ra đượcnhững quyết định phù hợp với doanh nghiệp.

Xuất phát từ thực tế, yêu cầu trên trong quá trình thực tập tại Công ty Xuất

nhập khẩu Intimex em đã nghiên cứu và chọn đề tài: “Hoàn thiện hạch toán cácnghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Xuất nhậpkhẩu Intimex”.

Việc nghiên cứu đề tài với mục tiêu nhằm tìm hiểu thực trạng công tác kếtoán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tại Công ty, qua đó tìm ra các giải

pháp hoàn thiện công tác hạch toán, kế toán góp phần nâng cao hiệu quả kinhdoanh của Công ty.

Ngoài lời mở đầu và kết luận Chuyền đề gồm ba chương:

Chương 1: Tổng quan về Công ty Xuất nhập khẩu Intimex

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà

cung cấp tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp

tại Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex

Em xin chân thành cảm ơn Th.s Trương Anh Dũng và Phòng Tài chính Kế toán Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đềnày.

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX.

1.1 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNGTY XUẤT NHẬP KHÂU INTIMEX

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Theo đề nghị của Bộ Thương Mại (nay là Bộ Công Thương), Thủ tướngchính phủ đã ra quyết định số 217/TTg ngày 10/06/1979 thành lập công ty xuấtnhập khẩu nội thương và hợp tác xã trực thuộc Bộ Thương Mại Việc thành lậpcông ty này nhằm mở rộng việc trao đổi hàng hoá nội thương, hợp tác xã vớinước ngoài, bổ xung nguồn hàng xuất nhập khẩu chính ngạch, tăng thêm mặthàng lưu thông trong nước để phục vụ tốt hơn cho sản xuất trong nước và gópphần nâng cao đời sống cho nhân dân.

Ngày 10/08/1979, Công ty xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã chínhthức được thành lập, gọi tắt là công ty xuất nhập khẩu nội thương Đây là trungtâm xuất nhập khẩu, cải thiện cơ cấu quỹ hàng hoá do ngành nội thương quản líđồng thời đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu.

Đến ngày 22/10/1985, do việc điều chỉnh các tổ chức kinh doanh trựcthuộc Bộ Nội Thương, thông qua nghị định số 225/HĐBT đã chuyển công tyxuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã trực thuộc Bộ Nội Thương thành Tổngcông ty xuất nhập khẩu hàng nội thương và hợp tác xã.

Ngày 08/03/1993, căn cứ vào nghị định 38/HĐBT và theo đề nghị củaTổng Giám Đốc Tổng công ty xuất nhập khẩu hàng nội thương và hợp tác xã, Bộtrưởng Bộ Thương Mại đã ra quyết định tổ chức lại công ty thành hai công tytrực thuộc bộ:

Công ty xuất nhập khẩu hàng nội thương và hợp tác xã Hà NộiCông ty xuất nhập khẩu hàng nội thương và hợp tác xã TPHCMNgày 20/03/1995, Bộ trưởng Bộ Thương Mại đã ra quyết định hợp nhấtcông ty thương mại dịch vụ Việt Kiều và công ty xuất nhập khẩu hàng nộithương và hợp tác xã Hà Nội trực thuộc Bộ Đồng thời chuyển công ty xuất nhậpkhẩu hàng nội thương và hợp tác xã TPHCM thành chi nhánh của công ty tạiTPHCM.

Đến 08/06/1995, công ty xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã Hà Nộiđổi tên thành công ty xuất nhập khẩu và dịch vụ thương mại và lấy tên giao dịchđối ngoại là: Foreign Trade Enterprice gọi tắt tên giao dịch là Intimex Công tyđược hình thành từ ba công ty: Công ty xuất nhập khẩu hàng nội thương , Hợptác xã Hà Nội và Tổng công ty bách hoá Hà Nội trực thuộc Bộ Thương Mại Đếnngày 01/08/2002 đổi tên thành công ty xuất nhập khẩu InTiMex, lấy tên đốingoại là : Intimex Export Import Corporation.

Là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động đến nay đã tròn 28 năm, công tyđã trải qua nhiều giai đoạn do tình hình kinh tế xã hội có nhiều biến đổi

Từ khi thành lập đến năm 1985

Giai đoạn xây dựng và trưởng thành Công ty kết hợp với ngành ngoạithương thực hiện giao hàng xuất khẩu từ 1tr Rúp chuyển nhượng (Năm 1980 đếnnăm 1985) đạt con số xuất nhập khẩu là 11tr.Rúp Từ một cơ sở nhỏ bé ở MinhKhai, Công ty đã mở thêm chi nhánh ở Hải Phòng, Đà Nẵng, TP.Hồ Chí Minhvà trở thành Tổng công ty nội thương và hợp tác xã, từ chỗ chỉ quan hệ với haihay ba bạn hàng ở nước ngoài đến nay Công ty đã trở thành bạn hàng tin cậy củanhiều công ty hàng đầu của các nước thuộc Liên Xô cũ, Đông Âu và một số

nước thuộc khu vực Châu Á, đồng thời Công ty cũng trở thành trung tâm xuấtkhẩu của ngành nội thương và hợp tác xã Việt Nam.

Giai đoạn 1986 đến 1990

Sau thời gian chuẩn bị cùng với việc điều chỉnh tổ chức, sát nhập công tyHữu Nghị vào Tổng công ty Tổng công ty đã đạt được tốc độ “phi mã” trong tấtcả các lĩnh vực : Xuất khẩu 33tr Rúp năm 1990 bằng 300% năm 1985, kinhdoanh thương nghiệp và đầu tư vào sản xuất trong nước (Diêm Intimex, bột giặt,xà phòng kem,…) Tổng công ty đã trở thành Tổng công ty mạnh có uy tín trongvà ngoài nước.

Giai đoạn 1990 đến nay

Với bề dầy kinh nghiệm trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Công tyxuất nhập khẩu Intimex là một đối tác đáng tin cậy cho bạn hàng trong nước vàquốc tế.

Trụ sở chính của Công ty đặt tại 96 Trần Hưng Đạo - Hà Nội - Việt Nam.Công ty có 6 chi nhánh tại: Thành phố Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Đà Nẵng, NghệAn, Hải Phòng và chi nhánh tại Matxcova - Liên Bang Nga Tại Hà Nội, Công tycòn có một Trung tâm Thương mại với hệ thống các siêu thị và các cửa hàngchuyên doanh, một xí nghiệp may xuất khẩu, một xí nghiệp thương mại dịch vụ.Hiện nay, công ty đang đầu tư xây dựng các xí nghiệp chế biến nông sản, nuôitrồng và chế biến hải sản cùng với nhiều trung tâm thương mại trên khắp cácmiền đất nước.

Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex đã được Hội đồng Nhà nước Cộng hòaxã hội Chủ nghĩa Việt Nam tặng thưởng Huân Chương Lao Động hạng ba Hàngnăm Công ty đều được Bộ thương mại tặng cờ đơn vị thi đua xuất sắc Ngoài ra

Công ty còn nhận được rất nhiều bằng khen của Ban Chấp hành Công đoànthương mại và du lịch Việt Nam, UBND Thành Phố Hà Nội, Bộ trưởng Bộ nôngnghiệp và Phát triển nông thôn

Đặc biệt, tháng 9 năm 2004, Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex đã vinh dựđược Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam và Hội các nhà Doanh nghiệp trẻ Việt

Nam trao giải thưởng Sao Vàng đất Việt, một giải thưởng tôn vinh những

thương hiệu và sản phẩm tiêu biểu của Việt Nam trong tiến trình hội nhập.

1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Thông qua hoạt động trong lĩnh vực thương mại, sản xuất dịch vụ, du lịch,khách sạn, hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết khai thác vật tư, nguyên liệu nhằmđẩy mạnh sản xuất tạo ra hàng hoá nhằm đáp ứng nhu cầu trong nước và xuấtkhẩu, tạo việc làm và thu nhập cho người lao động, góp phần phát triển kinh tếquốc gia.

Là một doanh nghiệp kinh doanh tổng hợp, công ty Intimex được tổ chứckinh doanh trên các lĩnh vực.

- Thương mại: xuất khẩu, nhập khẩu và kinh doanh nội địa

Công ty Xuất nhập khẩu Intimex được xem là nhà xuất khẩu hàng đầutrong lĩnh vực xuất khẩu các mặt hàng nông sản như cà phê, hạt tiêu, cao su, gạo,lạc nhân Intimex luôn tự hào là đơn vị đi đầu của Việt Nam trong lĩnh vực xuấtkhẩu cà phê với tổng sản lượng 108.000 tấn năm 2006 Đây là con số xuất khẩukỷ lục đưa Intimex từ vị trí thứ hai lên vị trí thứ nhất trong xuất khẩu cà phê trêntoàn quốc song song với vị trí đứng đầu trong lĩnh vực xuất khẩu hạt tiêu đen vớitổng số 9.858 tấn xuất khẩu trong năm 2006

Công ty Xuất nhập khẩu Intimex có đội ngũ cán bộ chuyên đi thu muatrực tiếp hoặc qua trung gian và có một số nhà máy chế biến nông sản để phụcvụ cho nhu cầu thu mua và chế biến hàng nông sản xuất khẩu Công ty cũngthường xuyên liên doanh, liên kết với các nhà thu mua và sản xuất trong nướcnhằm đẩy mạnh công tác xuất khẩu hàng nông sản

Bên cạnh một loạt các nhà máy chế biến nông sản đã và đang được đầu tưxây dựng với các sản phẩm có chất lượng cao như cà phê, hạt tiêu, tinh bột sắn ,Intimex cũng có một hệ thống dự trữ nông sản riêng

Các mặt hàng nhập khẩu của Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex rất đadạng về chủng loại, phong phú về hình thức và có chất lượng cao, tiêu biểu nhưcác mặt hàng tiêu dùng, linh kiện xe máy, linh kiện điện tử, thiết bị điện, điệnthoại và vật tư công nghiệp.

Công ty thường xuyên nhập khẩu các mặt hàng tiêu dùng qua các nhàphân phối trong nước của một số hãng nổi tiếng như: CocaCola, Unilever, P&G,LG, Debon hoặc nhập khẩu trực tiếp với rất nhiều nước trên thế giới như TrungQuốc, Thái Lan, Singapore, Malaixia, Nhật Bản, Hàn Quốc, các nước trong khốiEU, Mỹ

Một trong những nội dùng chính trong chiến lược phát triển kinh doanhcủa Công ty XNK Intimex trong thời gian tới là phát triển nhanh, mạnh, rộngkhắp mạng lưới kinh doanh mua bán nội địa Để thực hiện điều này, công ty đãvà đang phát triển một hệ thống siêu thị Intimex tại Hà Nội và một số tỉnh, thànhphố trên cả nước Việc này đã góp phần mở thêm đầu ra, tiêu thụ sản phẩm củacác ngành sản xuất, dịch vụ đang ngày càng phát triển của trung ương, Hà Nội vàcác địa phương, nâng cao văn minh thương mại trên địa bàn thủ đô và các tỉnhthành

Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex mà cụ thể là Trung tâm thương mạiIntimex là đại lý phân phối hóa mỹ phẩm cho các đầu mối bán buôn và bán lẻ tạicác tỉnh phía Bắc, ngoài ra chúng tôi cũng nhận phân phối hóa mỹ phẩm, thựcphẩm, đồ uống cho các siêu thị

- Dịch vụ: kiều hối, viễn thông.

Công ty Intimex là một trong những đơn vị đầu tiên được Ngân hàng nhànước Việt Nam cấp giấy phép làm dịch vụ chi trả kiều hối và đã hoạt động liêntục từ năm 1989 đến nay.

Thông qua dịch vụ kiều hối của công ty, các kiều bào ở nước ngoài nhưMỹ, Canada, Đài Loan dễ dàng chuyển tiền về giúp thân nhân ở Việt Nam vàthoải mái lựa chọn hình thức lãnh tại 22 Lê Thái Tổ, ngân hàng hoặc tận nhà.Tiền được chuyển có thể là đôla Mỹ hoặc đồng Việt Nam với số lượng khônghạn chế và thời gian chuyển nhanh nhất.

Ngoài ra Intimex còn có các dịch vụ khác như: nhận đặt hàng và chuyểnphát phiếu mua hàng đến gia đình, thân nhân tại Việt Nam Trong dịch vụ này,kiều bào ở nước ngoài sẽ gửi tiền thông qua dịch vụ kiều hối Intimex, thân nhânở Việt Nam có thể nhận hàng, quà hoặc phiếu mua hàng tùy theo mệnh giá kiềubào đã lựa chọn.

Để đẩy mạnh và phát triển hơn nữa các hoạt động kinh doanh, Công tyXuất nhập khẩu Intimex đã và đang phát triển mạng lưới kinh doanh các dịch vụviễn thông mở đầu là thành lập T rung tâm dịch vụ Viễn thông Intimex tại HàNội.

Trung tâm dịch vụ Viễn thông Intimex hiện nay là một trong những đại lýuỷ quyền cấp một đầu tiên của Viettel mobile về thuê bao, hoà mạng điện thoạidi động 098, điện thoại cố định 178.

Intimex cũng đã chính thức ký hợp đồng với Viettel kinh doanh các dịchvụ:

- Truy nhập Internet gián tiếp 1278.

- Truy nhập Internet băng thông rộng ADSL, Internetphone, Internetcard- Truy nhập Internet trực tiếp Leased Line

- Dịch vụ điện thoại Internet: PC to Phone

Hiện nay Trung tâm đã mở các đại lý uỷ quyền cấp 2 về dịch vụ viễnthông tại một số tỉnh thành phố trên cả nước như: Lào Cai, Thái Bình, Bắc Ninh,Nghệ An, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh

- Sản xuất, gia công hàng may mặc, nông sản, thuỷ hải sản

Trong quá trình hội nhập kinh tế thế giới việc nâng cao chất lượng hàngxuất khẩu, đặc biệt là chất lượng hàng nông sản một trong những chiến lượchàng đầu của Công ty xuất nhập khẩu Intimex nhằm chuyển hướng xuất khẩunguyên liệu thô sang hàng hoá nông sản tinh chế có chất lượng và giá trị cao.Công ty đã triển khai xây dựng một số nhà máy: Nhà máy sản xuất Tinh bột sắnxuất khẩu tại Thanh Chương - Nghệ An; Xí nghiệp chế biến nông sản xuất khẩutại Hưng Ðông - Nghệ An; Xí nghiệp chế biến nông sản xuất khẩu tại Khu côngnghiệp Bình Chuẩn - Bình Dương; Xí nghiệp kinh doanh tổng hợp Intimex HồChí Minh; Xí nghiệp kinh doanh tổng hợp Intimex Đồng Nai.

Năm 2003, Công ty đã tiến hành triển khai đầu tư vào lĩnh vực nuôi trồngvà chế biến thuỷ sản xuất khẩu tại một số tỉnh như: Quảng Ninh, Thanh Hoá,Nghệ An nhằm chủ động hơn trong việc cung cấp nguyên liệu và chế biến,nâng cao giá trị xuất khẩu của mặt hàng thuỷ sản

Quyết định số: 3197/QĐ-BTM ngày 30/12/2005 của Bộ Thương Mại, đã

phê duyệt phương án cổ phần hoá và thành lập Công ty cổ phần sản xuất và

thương mại Intimex Hà Nội, tên giao dịch bằng tiếng Anh: Intimex Ha Noiproduction and trade joint-stock company, tên viết tắt: INTIMEX HA NOI

Sản xuất hàng may mặc xuất khẩu, kinh doanh xuất nhập khẩu, kinhdoanh nội địa với hệ thống cửa hàng giới thiệu sản phẩm và đại lý.

Các thị trường xuất khẩu chủ yếu: Mỹ, EU, LB Nga, Canada

Dưới đây là bảng tổng hợp các chỉ tiêu phản ánh tình hình kinh doanh tại công ty (ĐVT: đồng)

Biểu số 1:

BẢNG TỔNG HỢP CÁC CHỈ TIÊU PHẢN ÁNH TÌNH HÌNH KINHDOANH TẠI CÔNG TY (ĐVT: đồng)

Nguồn vốn kinhdoanh

Nợ ngắn hạn472.094.455.609504.829.258.759560.156.432.126Nợ DH103.547.857.612107.112.868.910105.456.846.348Tổng số lao động

Thu nhập bình quân(người/tháng)

Doanh thu bán hàng

& Cung cấp dịch vụ 3.931.331.805.436 4.118.868.666.681 4.051.969.805.145Giá vốn hàng bán3.802.308.304.609 3.964.476.777.5123.801.510.304.521LN trước thuế188.849.4182.333.925.6815.208.000.000

Nộp NSNN265.184.114.026172.316.195.763180.000.000.000Trong đó

Thuế GTGT194.021.119.98980.626.694.59595.014.325.658Thuế XK65.962.775.43590.110.483.69292.245.637.124Thuế khác5.199.888.6021.580.017.4761.458.000.000.000

Biểu số 2:

MỘT SỐ CÁC CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH CƠ BẢN

Các chỉ tiêu về khả năng thanh toán

Chỉ tiêu về cơ cấu vốn

Lợi nhuận từ HĐKD / DT thuần -0,08 % -0,05 % -0,78 %

1.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.

Sơ đồ 1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA TỔNG CÔNG TY INTIMEX

Công Ty CP Xuất Nhập Khẩu InTiMex

Công Ty CP Sản Xuất và Thương Mại

InTiMex Hà NộiCông Ty CP Xuất Nhập Khẩu InTiMex

Phòng Hành Chính Quản Trị

Phòng Kinh Doanh 1Chi Nhánh InTiMexNghệ An

Xí Nghiệp KDTHĐồng NaiPhòng Tài Chính

Kế ToánPhòng Tổ Chức

Cán BộPhòng Kinh Tế

Tổng HợpPhòng Đầu TưXây Dựng Cơ Bản

Phòng Kinh Doanh 2

Phòng Kinh Doanh 3

Phòng Kinh Doanh 6

Chi Nhánh InTiMexĐồng NaiChi Nhánh InTiMex

Đà NẵngChi Nhánh InTiMex

Hải Phòng

Nhà Máy Thủy Sản Hoằng TrườngXí Nghiệp Thủy Sản

Thanh HoáTrại Điệp Vân Đồn-

Quảng NinhDự Án Nuôi TômDiễn Kim-Nghệ An

Trung TâmThương Mại

Trung TâmViễn Thông

Qua sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty ta thấy công ty tổ chứctheo mô hình tổ chức quản trị theo trực tuyến chức năng Các phòng ban chứcnăng chỉ tham mưu cho thủ trưởng cùng cấp trong việc hình thành các chủtrương và ra các quyết định đồng thời đôn đốc cấp dưới thực hiện các quyếtđịnh của GĐ Mọi quyết định quản lý do GĐ tuyên bố và hoàn toàn chịu tráchnhiệm về mình Các đơn vị cấp dưới chỉ nhận lệnh từ cấp trên trực tiếp còn ýkiến của các phòng ban chức năng chỉ có tính chất tư vấn và hướng dẫn vềnghiệp vụ.

* Nhiệm vụ của các phòng ban:

- Văn phòng công ty giúp ban GĐ chỉ đạo quản lý công tác hành chính,quản trị và công tác thi đua tuyên truyền, văn thư lưu trữ trong tổng công ty.

- Phòng hành chính quản trị, phòng tổ chức cán bộ công ty: Quản lý cácloại công văn, giấy tờ, hồ sơ của công ty và cán bộ công nhân viên, quản lýthủ tục hành chính văn phòng, công văn đi, công văn đến, con dấu của côngty, quản lý tài sản, đồ dùng văn phòng của công ty, liên hệ và phối hợp chặtchẽ với cơ quan tổ chức lao động để giải quyết chính sách về lương, đào tạocán bộ và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty.

- Phòng kinh tế tổng hợp: Có chức năng tham mưu và hướng dẫn cácnghiệp vụ công tác như: kế hoạch thống kê, đối ngoại pháp chế, kho vận vàmột số công việc chung của công ty Nhiệm vụ cụ thể của phòng là nghiêncứu đề xuất các định hướng phát triển kinh doanh, tổng hợp và dự thảo kếhoạch sản xuất kinh doanh hàng năm phối hợp với các phòng XNK Tổ chứcthực hiện các phương án kế hoạch của công ty, tham dự đấu thầu, hội chợ,triển lãm và quảng cáo, quản lý và tổ chức hướng dẫn thực hiện công tác phápchế áp dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh, hướng dẫn thực hiện công tácđối ngoại.

- Phòng tài chính kế toán: Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của công ty,các công tác báo cáo chế độ kế toán theo quy định của nhà nước, theo định kỳchế độ kế toán tài chính, thực hiện và chấp hành các quy định về sổ sách kếtoán và thống kê, bảng biểu theo quy định của nhà nước, chứng từ thu chi rõràng hợp lệ Chủ trương đề xuất với cấp trên về chính sách ưu đãi, chế độ kếtoán vốn, nguồn vốn, tài sản của doanh nghiệp nhằm đáp ứng, hỗ trợ cho côngty kinh doanh có hiệu quả cao.

- Ban tin học: Ứng dụng các thành tựu CNTT vào thực tiễn công việc,sửa chữa các sự cố và hỏng hóc về máy tính cho toàn công ty bảo mật hệthống thông tin cơ quan.

- Phòng nghiệp vụ kinh doanh XNK: có chức năng tổ chức hoạt độngkinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại dịch vụ tổng hợp theođiều lệ và giấy phép kinh doanh của công ty Nhiệm vụ cụ thể của phòng làxây dựng kế hoạch dinh doanh XNK, kinh doanh thương mại và dịch vụ, tổchức thực hiện kế hoạch đó sau khi được công ty phê duyệt Được phép uỷthác và nhận làm uỷ thác kinh doanh XNK với các tổ chức kinh tế trong vàngoài nước, nhận làm đại lý tiêu thụ hàng hoá và nhận hàng ký gửi Tô chứcliên doanh, liên kết trong kinh doanh XNK hàng hoá, kinh doanh thương mạidịch vụ với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước nhằm thực hiện kế hoạchđược giao.

Các phòng ban phải thường xuyên cung cấp đầy đủ thông tin chứng từcho phòng kế toán để phòng kịp thời hạch toán các nghiệp vụ nhằm đem lạihiệu quả kinh doanh trong công ty.

* Các chi nhánh

1.Chi nhánh Intimex Nghệ An2.Chi nhánh Intimex Đồng Nai

3.Chi nhánh Intimex Đà Nẵng4.Chi nhánh Intimex Hải Phòng* Các đơn vị trực thuộc

1.Xí Nghiệp KDTH Đồng Nai

2.Nhà Máy Thủy Sản Hoằng Trường3 Xí Nghiệp Thủy Sản Thanh Hoá4.Trại Điệp Vân Đồn-Quảng Ninh

5 Dự Án Nuôi Tôm Diễn Kim-Nghệ An6 Trung Tâm Viễn Thông

7 Trung Tâm Thương Mại* Các công ty cổ phần

1 Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Intimex

2 Công ty CP Sản Xuất và Thương Mại Hà Nội3 Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Intimex TPHCM.Các đơn vị thành viên của công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tếphụ thuộc, quy chế tổ chức và hoạt động của từng đơn vị thành viên đượcTổng GĐ công ty quy định cụ thể phù hợp với phân cấp quản lý, tổ chức cánbộ của Bộ Thương Mại Thủ trưởng các đơn vị thành viên chịu sự chỉ đạo củaTổng GĐ công ty có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động theo đúng điều lệtổ chức và hoạt động của công ty và pháp luật nhà nước.

1.1.4 Đặc điểm tổ chức sản xuất

Hiện tại công ty sản xuất ba loại mặt hàng chính là: Nông sản, Thuỷ hảisản, may mặc.

* Hàng nông sản một trong những chiến lược hàng đầu của Công ty

xuất nhập khẩu Intimex nhằm chuyển hướng xuất khẩu nguyên liệu thô sanghàng hoá nông sản tinh chế có chất lượng và giá trị cao Công ty đã triển khaixây dựng một số nhà máy:

o Nhà máy sản xuất tinh bột sắn Intimex Nghệ An

o Xí nghiệp chế biến nông sản xuất khẩu nông sản xuất khẩuIntimex Hưng Đông- Nghệ An

Ðể tiếp tục chương trình tồn trữ hàng nông sản, Công ty đã hoàn thiện

xong Kho chế biến nông sản Hưng Ðông-Nghệ An với tổng diện tích 6.500m2trong đó diện tích kho tàng nhà xưởng là 1.000m2.

Công suất: Lạc: 4.000 tấn/nămCà phê: 4.000 tấn/năm

o Công ty cổ phần Intimex TPHCM

Mục tiêu của công ty: Chế biến, nâng cao chất lượng hàng nông sản

xuất khẩu, tồn trữ sản phẩm đã qua chế biến để xuất khẩu.Sản phẩm chính

- Cà phê: 35.000 tấn/năm- Hạt tiêu: 5.000 tấn/năm

Diện tích mặt bằng đất sử dụng: 9.255m2

o Xí nghiệp chế biến nông sản xuất khẩu nông sản xuất khẩuIntimex Bình Dương.

o Xí nghiệp chế biến kinh doanh cà phê xuất khẩu IntimexBuôn Ma Thuật.

Công ty xuất nhập khẩu Intimex không chỉ đứng đầu về số lượng xuấtkhẩu cà phê mà còn luôn chú trọng nâng cao chất lượng cà phê ra thị trườngquốc tế, tăng dần tỷ trọng xuất khẩu cà phê đã qua tinh chế Xí nghiệp chếbiến kinh doanh cà phê Xuất khẩu Intimex Buôn Ma Thuột được thành lập vàđi vào hoạt động với chức năng thu mua nguyên liệu, chế biến, kinh doanhcác mặt hàng cà phê đáp ứng nhu cầu sản phẩm cho kinh doanh nội đia vàxuất khẩu với chất lượng cao mang thương hiệu Intimex ra thị trường nướcngoài, làm tăng sức cạnh tranh cả về giá và chất lượng cho cà phê Việt Nam,chinh phục cả những thị trường khó tính nhất như Mỹ, EU.

* Sản xuất nuôi trồng thuỷ sản.

Cùng với việc tiếp nhận Nhà máy thuỷ sản đông lạnh Hoằng Trường Thanh Hoá, Xí nghiệp Nuôi tôm xuất khẩu Thanh Hoá, công ty đang tiếnhành triển khai một số dự án nuôi trồng và sản xuất giống thuỷ sản, nghiêncứu các dự án xây dựng nhà máy chế biến thuỷ sản xuất khẩu tại một số tỉnhthành trên toàn quốc: dự án nuôi tôm tại Diễn Kim - Diễn Châu - Nghệ An,dự án nuôi điệp tại Vân Ðồn - Quảng Ninh, dự án nuôi tôm trên cát tại HoằngTrường - Thanh Hoá.

-o Nhà máy thuỷ sản H-oằng Trường.

Nhà máy thuỷ sản Hoằng Trường mới được sát nhập vào công ty XuấtNhập Khẩu Intimex với các chức năng nuôi trồng, sản xuất, chế biến, kinhdoanh các mặt hàng thuỷ hải sản Nhà máy sẽ trực tiếp nuôi trồng, thu mua,sản xuất và chế biến các loại thuỷ hải sản với đầy đủ các khâu kiểm tra chấtlượng và đóng gói sản phẩm Ngoài ra nhà máy cũng nhận xuất khẩu uỷ thác,

bán buôn và bán lẻ các mặt hàng thuỷ hải sản trên thị trường nội địa Sảnphẩm chính: Black Tiger Shrimps, Squid, Red Horshead Fish, Squid, GoldenThreadfin Bream.Diện tích mặt bằng sử dụng: 12.000m2

Với thiết bị và công nghệ làm lạnh, chế biến, đóng gói hiện đại nhà máy đi vào hoạt động hiệu quả với sản lượng 2500 tấn/ năm.

Xí nghiệp nuôi tôm Intimex Thanh Hoá.Xí nghiệp nuôi tôm IntimexThanh Hoá vào công ty nhằm tăng cường công tác nuôi trồng, sản xuất, xuấtkhẩu thuỷ sản ra thị trường nước ngoài và cung ứng cho thị trường nội địa

Sản phẩm chính: Sản xuất giống tôm, nuôi tôm thương phẩm Diện tích mặt bằng sử dụng: 7.000m2 .

Ở Sầm Sơn, 10 ha nuôi tôm thử nghiệm ở Cầu Ghép

* Sản xuất hàng may mặc

Hoạt động của công ty là sản xuất hàng may mặc xuất khẩu, kinh doanhxuất nhập khẩu, kinh doanh nội địa với hệ thống cửa hàng giới thiệu sản phẩmvà đại lý

Tổng diện tích: 6.000m2 trong đó nhà xưởng sản xuất là 1.500m2Qui mô sản xuất: 6 dây chuyền may hàng dệt kim xuất khẩu đồng bộ vàtương đối hiện đại.

Năng xuất đạt được khoảng 1.5 triệu đến 2 triệu sản phẩm/ năm Có độingũ cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý nhiều kinh nghiệm và khoảng trên 340công nhân lao động lành nghề Các thị trường xuất khẩu chủ yếu: Mỹ, EU,LB Nga, Canada

1.2.ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TYXUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX

1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Là một tổng công ty lớn có các chi nhánh, đơn vị trực thuộc ở khắp nơitrên đất nước, công tác tài chính của công ty phải được tổ chức một cách phùhợp và đem lại hiệu quả quản lý tài chính cao Các đơn vị trực thuộc của công tyđều có bộ máy kế toán riêng, làm nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra, xử lý chứng từ kếtoán, thực hiện hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phátsinh ở các đơn vị trực thuộc theo sự phân cấp quản lý trong công ty, định kỳ lậpbáo cáo kế toán gửi lên phòng kế toán tài chính của công ty Phòng KTTC củacông ty thực hiện việc tổng hợp số liệu dựa trên báo cáo kế toán của đơn vị trựcthuộc và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng công ty, lập báocáo quyết toán của công ty, kiểm tra chế độ kế toán công ty Đối với những đơnvị phụ thuộc quy mô nhỏ hoặc ở gần văn phòng công ty sẽ không có tổ chức kếtoán riêng mà chỉ bố trí một số nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán banđầu, thu thập, xử lý chứng từ sau đó gửi về phòng kế toán công ty, những đơn vịnày thực hiện mang tính chất tập trung Phòng tài chính kế toán của công ty cónhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại văn phòng công ty, các nghiệp vụphát sinh ở đơn vị trực thuộc không có tổ chức bộ máy kế toán riêng, tổng hợpbáo cáo kế toán của đơn vị trực thuộc có tổ chức bộ máy kế toán riêng, lập báocáo kế toán toàn doanh nghiệp.

Để phù hợp với đặc điểm phân cấp và quản lý tài chính tại công ty XNKIntimex, hiện nay phòng tài chính kế toán của công ty có 17 kế toán và một thủquỹ được tổ chức hợp lý với mô hình sau

Sơ Đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty

* Trách nhiệm của từng người trong bộ máy kế toán:

- Trưởng phòng kế toán: Phụ trách chung công tác hạch toán kế toánchung của toàn công ty.

- Phó phòng 1: Phụ trách báo cáo tổng hợp quyết toán của toàn công ty,theo dõi về tài chính toàn công ty.

- Phó phòng 2: Theo dõi về thuế toàn công ty, theo dõi chi phí và TSCĐtoàn công ty.

- Nhóm kế toán 1: Theo dõi hàng nhập khẩu, hàng nội địa.Trưởng Phòng

Nhóm Kế Toán 1

Nhóm Kế Toán 2

Nhóm Kế Toán 3

Nhóm Kế Toán 4

Nhóm Kế Toán 5

Thủ Quỹ

Phòng Kế Toán Các Chi Nhánh Đơn vị Trực Thuộc

- Nhóm kế toán 2: Theo dõi về hàng xuất khẩu, tính giá thành sản xuất.- Nhóm kế toán 3: Theo dõi về tài khoản tiền gửi và tiền vay ngoại tệ.- Nhóm kế toán 4: Theo dõi về tài khoản tiền gửi và tiền vay VND.- Nhóm kế toán 5: Theo dõi tiền mặt, tiền tạm ứng, vật rẻ tiền mau hỏng.- Thủ quỹ: Được giao nhiệm vụ làm thủ quỹ công ty theo dõi lượng tiềnthực có tại công ty, lượng tiền thu vào chi ra.

1.2.2 Hình thức ghi sổ kế toán

Sơđồ 3: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán chứng từ

Hiện nay công ty sử dụng hệ thống kế toán máy, ứng dụng phần mềm kế

toán Fast với hình thức và chu trình theo hình thức Nhật ký chung.

Hàng ngày từ các chứng từ gốc, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và đầyđủ thủ tục phê duyệt, kế toán từng phần hành sẽ nhập chứng từ của mình vàomáy tính Máy tính sẽ tự động đưa ra các thông tin này vào sổ chi tiết và sổ tổng

Phòng kế toán công ty- Báo

cáo kế toán toàn công ty Báo cáo kế toán tại các đơn vị thành viên

Báo cáo kế toán riêng

Ghi sổ

hợp Các chứng từ về tiền mặt như phiếu thu, phiếu chi tiền mặt hàng ngàyđược thủ quỹ ghi vào sổ, sau đó kế toán tiền mặt nhập số liệu vào phần hành kếtoán tiền mặt Cuói tháng căn cứ vào số liệu đã được máy tính xử lý ở từng phầnhành kế toán tổng hợp sẽ tiến hành tổng hợp trên máy tính và chương trình sẽ tựđộng cho ra số tổng hợp, sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh, các báo cáo kếtoán.

Sơ đồ 4: Mô hình phần mềm kế toán của công ty.

Sổ chi tiếtBảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán

Công ty áp dụng chế độ kế toán mới ban hành theo Quyết định số15/2006/QĐ - BTC của Bộ Tài chính thay thế Quyết định số1141TC/QĐ/CĐKT, áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọithành phần kinh tế trong cả nước từ năm tài chính 2006, đồng thời tuân theo Quytrình hạch toán kế toán được ban hành kèm theo Quyết định số 3518/QĐ –TKKTTC ngày 24/12/2004, dựa trên Quy chế tài chính do Hội đồng quản trịthông qua ngày 4/12/2003 Theo chế độ kế toán này, tại Công ty được áp dụngcụ thể như sau:

Niên độ kế toán:

Niên độ kế toán của Công ty được tính theo năm dương lịch, bắt đầu từngày 1/1 đến hết ngày 31/12.

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: Đồng Việt Nam

- Đối với ngoại tệ: hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tỷ giáthực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

- Đối với số dư các tài khoản có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính: đánh giátheo tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng tại thời điểm ngày 31/12.

Hệ thống chứng từ kế toán:

Hệ thống chứng từ mà Công ty sử dụng khá đầy đủ và hợp pháp, đượcchia thành hai loại:

Những chứng từ bắt buộc theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, gồm:

- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ- Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng…Hệ thống tài khoản kế toán

Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán dành cho Doanh nghiệp banhành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài chính Hệ thống tài

khoản kế toán áp dụng tại Công ty hoàn toàn phù hợp với chế độ, ứng với mỗikhoản mục đều có một tài khoản chi tiết riêng Các tài khoản đều được chi tiếtđến tài khoản cấp 2, cấp 3 một cách hợp lý và logic Ngoài ra, để thuận tiện choviệc theo dõi và quản lý, và để phù hợp với đặc điểm quản lý và công tác hạchtoán thì công ty cũng hạch toán chi tiết đến từng phòng ban trong công ty Ứngvới mỗi phòng ban trong công ty thì việc hạch toán lại chi tiết đến cho từngkhách hàng.

Hệ thống sổ sách kế toán

Hệ thống sổ sách tại Công ty tương đối đầy đủ theo đúng quy định của BộTài chính, có hệ thống sổ chi tiết riêng cho từng khoản mục và từng đối tượng,kết cấu sổ cũng khá hợp lý

Hệ thống báo cáo kế toán

Công ty lập đầy đủ các báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính,gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưuchuyển tiền tệ và Thuyết minh Báo cáo tài chính Thời điểm lập báo cáo tàichính là vào cuối niên độ kế toán

Phương pháp tính thuế GTGT

Phương pháp tính thuế GTGT, doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấutrừ thuế, số thuế giá trị gia tăng phải nộp được xác định bằng số thuế giá trị giatăng đầu ra (-) số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ.

Phương pháp hạch toán HTK

Phương pháp hạch toán tổng hợp HTK được áp dụng trong doanh nghiệplà theo hình thức kê khai thường xuyên (KKTX) Đến cuối kỳ kế toán sẽ tiếnhành kiểm kê lại tổng số HTK trong DN.

2.1.1 Đối tượng thanh toán

Với các mặt hàng xuất nhập khẩu phong phú, đối tượng thanh toán của công ty rất đa dạng.

Đối với nghiệp vụ xuất khẩu, người cung cấp hàng xuất khẩu của Công tychủ yếu là những Công ty trách nhiệm hữu hạn, các Công ty sản xuất, Xí nghiệpchế biến, gia công đồ thủ công mỹ nghệ… Hàng xuất khẩu của công ty đượcxuất khẩu chủ yếu sang thị trường Mỹ, EU, LB Nga, Canada

Đối với hoạt động nhập khẩu, các công ty cung cấp hàng nhập khẩu củacông ty thường là các công ty của Mỹ, EU, Nga, Nhật,…

Do công ty hoạt động kinh doanh theo cả hình thức tự doanh và hình thứcuỷ thác nên trong quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, công tycó thể đóng vai trò là khách hàng trực tiếp đi mua hàng hoặc là nhà cung cấp,công ty cũng có thể đóng vai trò là đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu hoặc xuấtkhẩu hàng hoá cho đơn vị khác và nhận hoa hồng uỷ thác.

Đối tượng thanh toán của công ty rất đa dạng cho nên tuỳ thuộc vào từngđối tượng mà công ty sẽ áp dụng các hình thức thanh toán khác nhau.

2.1.2 Phương thức thanh toán

Đối với một công ty xuất nhập khẩu như Intimex, hoạt động thanh toáncủa công ty bao gồm cả thanh toán nội địa và thanh toán quốc tế.

* Đối với khách hàng và nhà cung cấp trong nước, công ty sử dụng chủ

yếu là phương thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản.

Thanh toán bằng tiền mặt công ty chỉ áp dụng đối với người mua, ngườibán nhỏ, lẻ.

Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi rất thuận lợi cho các nghiệpvụ trong nước phát sinh số tiền lớn.

* Thanh toán quốc tế, công ty chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán

bằng thư tín dụng (L/C).

2.1.3 Thời hạn thanh toán

Thanh toán với nhà cung cấp, việc thanh toán được tiến hành theo hợpđồng đã ký kết giữa hai bên Có thể tiền được thanh toán ngay sau khi giao hàng,cũng có thể thanh toán chậm hoặc thanh toán làm nhiều lần theo tiến độ giaonhận hàng, trong những trường hợp giao dịch với những khách hàng mới hoặchợp đồng có giá trị lớn thì công ty có thể phải ứng trước tiền cho nhà cung cấp.

Thanh toán với khách hàng, thông thường là thanh toán ngay Đối vớinhững hợp đồng lớn, giao hàng theo nhiều lần, mỗi lần giao một phần lượnghàng hoá đã được hợp đồng thì khách hàng đặt tiền trước một phần và thanh toántừng phần thành nhiều đợt sau mỗi lần giao hàng theo như trong hợp đồng muabán hàng hoá Thông thường, công ty thực hiện việc bán hàng và thanh toán theohợp đồng Việc tìm hiểu khách hàng và ký kết hợp đồng được diễn ra chặt chẽ,do các cán bộ phòng nghiệp vụ kinh doanh thực hiện.

2.1.4 Chiết khấu thanh toán

Chiết khấu thanh toán là một yếu tố phổ biến trong hoạt động mua bán.Khi người bán muốn khuyến khích người mua thực hiện trả tiền ngay thì nênthực hiện chiết khấu thanh toán Tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex, trong hoạtđộng thanh toán kế toán công ty thường xuyên áp dụng hình thức chiết khấu

thanh toán Tỷ lệ chiết khấu công ty áp dụng là 5% giá trị của lô hàng Do vậyhiệu quả của việc thu hồi nợ và thanh toán tại công ty diễn ra khá tốt.

2.1.5 Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá

Nghiệp vụ phát sinh ngoại tệ rất phổ biến đối với một công ty xuất nhậpkhẩu như Công ty xuất nhập khẩu Intimex Về đồng tiền thanh toán ngoại, côngty thường sử dụng các ngoại tệ mạnh như USD, GBP, EURO,…

Khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, kế toán công ty sửdụng tỷ giá thực tế để quy đổi ngoại tệ Đó là tỷ giá giao dịch bình quân liênngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố Các khoản nợ phải thu,nợ phải trả của công ty được ghi sổ theo tỷ giá giao dịch thực tế khi nghiệp vụphát sinh Và tỷ giá ngoại tệ ghi sổ khi thanh toán cũng phải chính là tỷ giá giaodịch thực tế khi các khoản nợ đó phát sinh.

2.2 Tổ chức hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp tại Công tyXuất Nhập Khẩu Intimex

Quá trình tổ chức hạch toán thanh toán với nhà cung cấp bắt đầu từ quytrình luân chuyển chứng từ ban đầu cho đến quá trình vào sổ chi tiết, sổ tổng hợpvà lên các báo cáo tài chính của công ty.

2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ thanh toán với nhà cung cấp

Quá trình thanh toán với nhà cung cấp của Công ty Xuất Nhập KhẩuIntimex bao gồm cả thanh toán với người cung ứng hàng xuất khẩu và công tynhập khẩu hàng hoá.

2.2.1.1 Thanh toán nội địa

Nghiệp vụ thanh toán với người bán của Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimexphát sinh khi công ty tiến hành thu mua hàng để xuất khẩu Bộ chứng từ dùngcho thanh toán với người bán trong nước gồm.

- Hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu

- Hoá đơn giá trị gia tăng - Phiếu chi

- Giấy báo nợ- Uỷ nhiệm chi

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng

Quy trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp được thực hiện nhưsau :

Sơ đồ 5 : Quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp trongnước

Ví dụ 1:

Ngày 8/2/2007, Công ty xuất nhập khẩu intimex ký hợp đồng mua hàngcủa công ty TNHH Hưng Bình Mặt hàng là Cơm Dừa Số lượng 10 tấn Đơn giá

hàng mua là 17.970.800đ/tấn, thuế suất thuế GTGT 5% Phương thức thanh toán

bằng tiền mặt (một nửa đã tạm ứng cho nhân viên phòng XNK2 đi thu mua hàngxuất khẩu)

Các chứng từ công ty sử dụng để hạch toán ban đầu cho nghiệp vụ thanhtoán là:

Phòngnghiệp vụ

Giámđốc, KT

kế toán Bảoquản,

Nhận hồ sơ mua hàngKý hợp

tra, kýduyệtNghiên

cứu thịtrườngTrình kế

hoạch

Hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, Hoá đơn GTGT, Phiếu chi, giấy thanhtoán tiền tạm ứng.

HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG XUẤT KHẨU

Số: 420/NXTD-P6/2007

Hôm nay ngày 08/02/2007 chúng tôi gồm:

Bên A: Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex.

Điạ chỉ: 96 Trần Hưng Đạo, Hà NộiTel: 04.9424287

Mã số thuế: 0100108039-1

Đại điện ông: Nguyễn Đạt Tân Chức vụ: Trưởng phòng NVKD2Giấy uỷ quyền: 273/QĐ-INT-TCCB, ngày 27/12/2005

Bên B: Công ty TNHH Hưng Bình

Điạ chỉ: Lô A11, KCN Trà Đa - TP Pleiku - Tỉnh Gia LaiTel : 059.863.556

- Đơn giá: 17.970.800đ/ tấn (Chưa có thuế GTGT)

- Trị giá: 10tấn*17.970.800đ/tấn = 179.708.000đ

Điều 8: Thanh toán

- Phương thức thanh toán: Tiền mặt

- Thời hạn thanh toán: Bên B nhận trước 94.346.700đ, số tiền còn lại bên A sẽ trực tiếp thanh toán cho bên B sau khi nhận hàng.

Điều 9: Phạt, bồi thường, trọng tài

Bên bán Bên mua

HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

Liên 2: Giao khách hàng AL/ 2003B Ngày 18/02/2007 0228973Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hưng Bình

Địa chỉ: Lô A11, KCN Trà Đa - TP Pleiku - Tỉnh Gia LaiSố tài khoản:

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Đạt TânTên đơn vị: Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex.Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo, Hà Nội

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm tám mươi tám triệu, sáu trăm chín mươi bangàn, bốn trăm đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

PHIẾU CHI Số phiếu: 214TK ghi Có : 1111 Ngày: 20/02/2007

Người nhận tiền : Trần Đức ThịnhĐịa chỉ: Công ty TNHH Hưng Bình

Về khoản: Thanh toán tiền mua Cơm Dừa xuất khẩuSố tiền: 94.346.700đ

Bằng chữ: Chín mưới tư triệu, ba trăm bốn mươi sáu nghìn, bảy trăm đồng chẵn

Kèm theo Hoá đơn mua hàng

Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Chín mươi tư triệu, ba trăm bốn mươi sáu nghìn, bảy trăm đồng chẵn.

Ngày 23 tháng 02 năm2007Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người nộp Thủ quỹ

+ Tỷ giá quy đổi ngoại tệ (Vàng bạc đá quí)……….+ Số tiền qui đổi:………

GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG

Ngày 18 tháng 02 năm 2007

số 1820Họ tên người thanh toán : Vũ Hồng Sơn Nợ TK 3311.17Địa chỉ: Phòng NVK2 Có TK 141.10Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây

1 Số tạm ứng chi không hết (I-II)2 Chi quá số tạm ứng(II-I)

-Trình tự luân chuyển chứng của nghiệp vụ này như sautừ thanh toán

Sau khi ký hợp đồng mua bán hàng hoá xuất khẩu, nhân viên công ty thựchiện xúc tiến hợp đồng Sau khi bên cung cấp viết hoá đơn giá trị gia tăng vàongày 18/02/2007, nhân viên kinh doanh của phòng NVKD2 đã viết giấy thanhtoán tiền tạm ứng cho số tiền đã thanh toán trước cho công ty TNHH Hưng Bình.Công ty đã tiến hành thực hiện thanh toán cho công ty TNHH Hưng Bình số tiền còn lại vào ngày 20/02/2007 bằng tiền mặt

Kế toán thanh toán nội địa sẽ viết Phiếu chi

Kế toán trưởng và giám đốc công ty ký, phê duyệt vào phiếu chi

Thủ quỹ kiểm tra chứng từ hợp lệ chi tiền cho người nhận tiền của công tycung cấp.

Kế toán thanh toán nội địa sẽ thực hiện ghi sổ, bảo quản và lưu trữ phiếu chi.

2.2.1.2 Thanh toán quốc tế

Quá trình thanh toán quốc tế với nhà cung cấp tức là công ty nhập khẩuhàng hoá, được thực hiện qua thư tín dụng.

Bộ chứng từ thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài bao gồmGiấy cam kết

Yêu cầu mở thư tín dụngThư tín dụng

Bộ chứng từ nhập khẩu ( Hợp đồng ngoại thương – Sales contract, Hoá đơn thương mại – Invoice, Vận đơn - Bill of lading…)

Sơ đồ 6: Quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài

Ví dụ 2

Phòngkế toán

Thanhlý hợpđồngThanh

toán vớinhà cung cấpNhận

hàng vànhận bộchứng

từMở L/C

cấp

Ngày 25/01/2007, Công ty xuất nhập khẩu Intimex ký hợp đồng nhậpkhẩu với công ty FHU GRON của Mỹ Mặt hàng nhập khẩu là máy xúc – ModelPC 213 – 6 – Serial No, 12279 Số lượng nhập là 10 chiếc Giá trị của một máylà 13.000USD (theo giá CIF) Phương thức thanh toán L/C.

Tổ chức chứng từ của nghiệp vụ này gồm có: Bộ chứng từ nhập khẩu,Giấy cam kết, yêu cầu mở thư tín dụng, thư tín dụng.

Về bộ chứng từ nhập khẩu, hợp động ngoại thương và hoá đơn thương mạiđược dịch sang Tiếng Việt sẽ có nội dùng tương tự hợp đồng nội.

Về giấy cam kết và yêu cầu mở thư tín dụng có mẫu như dưới đây.

GIẤY CAM KẾT

Kính gửi: Ngân hàng ngoại thương Việt Nam

Đề nghị quý ngân hàng mở cho chúng tôi L/C theo đơn ngày 02/02/2007,trị giá là 130.000 USD mặt hàng máy xúc.

Chúng tôi xin được ký quỹ 10% trị giá L/C trên tương đương 13.000 USDChúng tôi xin được miễn ký quỹ 90% trị giá L/C trên tương đương 117.000 USDChúng tôi cam kết:

1 Có đủ ngoại tệ thanh toán theo các điều kiện của L/C trước khi Ngânhàng nước ngoài đòi tiền và Ngân hàng NTVN được phép tự động ghi nọ tàikhoản tiền gửi ngoại tệ của chúng tôi được mở tại quý Ngân hàng để thanh toáncho ngân hàng nước ngoài.

2 Nếu chúng tôi không thực hiện được Điểm 1 nêu trên, Ngân hàng đượcquyền trừ vào khoản vay ngoại tệ của chúng tôi Chúng tôi sẽ hoàn tất thủ tục tíndụng và thực hiện mọi yêu cầu của Ngân hàng về loại vay này.

Kế toán trưởng Chủ tài khoản

YÊU CẦU MỞ THƯ TÍN DỤNG

Kính gửi: Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Với trách nhiệm thuộc về mình

chúng tôi đề nghị ngân hàng mở thư tíndụng theo lại sau bằng điện: Thư tíndụng không thể huỷ ngang Với nộidùng dưới đây qua Ngân hàng đại lýTHE BANK OF IKEDA.LTD-SHIN-NEW YORK BRANCH

Người yêu cầu mở L/C:

INTIMEX – 96 TRAN HUNG ĐAO, HA NOI,VIET NAM

32.B Ngoại tệ, giá trị: 130.000 USD

Viết bằng chữ: Một trăm ba mươi ngàn đô la mỹ

59 Người hưởng lợi:

FHU GRON CO…LTD4-17, TOMMY, NEW YORK, USA

45A Miêu tả về hàng hoá / dịch vụ:

10 chiếc máy xúc, model PC 450-6, Serial 12279 sản xuất tại Mỹ.Những chi tiết khác sẽ được nêu trong hợp đồng kinh tế giữa 2 công ty.….

Chỉ thị cho Ngân hàng mở L/C:

Uỷ quyền ghi nợ tài khoản của chúng tôi số: 002.100.000.2101 tại quýNgân hàng để ký quỹ mở L/C số tiền 13.000 USD tương đương 10% trị giá L/C.

Trả tiền nước ngoài theo cam kết của chúng tôi đính kèm

L/C này sử dụng vốn vay của nước ngoài thuộc hiệp định vay nợ số ngàyChúng tôi chấp thuận quý Ngân hàng được ghi Nợ những chi phí ( thủ tụcphí, bưu phí…) liên quan đến L/C trên.

Thư tín dụng này được mở theo hợp đồng thương mại số: 98/ NGTD-KV/04

Hà Nội, ngày 01/02/2007