Hoàn thiện hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Huy Nam

Hoàn thiện hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Huy Nam

LỜI NÓI ĐẦU

Quá trình chuyển sang nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta đã tác động mạnh mẽ đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp Trong đó, cơ chế mà cấu thành là hệ thống kích thích vật chất thông qua tiền lương đối với lao động đã có thay đổi lớn Tuy nhiên nhìn về những vấn đề cơ bản trong nền sản xuất hàng hoá thì lao động vẫn là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Nhất là trong tình hình hiện nay nền kinh tế thế giới bắt đầu chuyển sang nền kinh tế tri thức thì lao động có trí tuệ có kiến thức, có kỹ thuật cao là nhân tố hàng đầu Muốn quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục thì người lao động phải được tái sản xuất sức lao động Tiền lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động được dùng để bù đắp sức lao động mà người bỏ ra, xét về mối quan hệ thì lao động và tiền lương có quan hệ mật thiết lẫn nhau.

Trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tiền lương được sử dụng như một phương tiện quan trọng “đòn bảy kinh tế” Nó động viên người lao động sản xuất kinh doanh tăng thêm sự quan tâm của người lao động đến sản phẩm cuối cùng, nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo tính cạnh tranh trong thương trường.

Công ty TNHH Huy Nam chuyên lĩnh vực cung cấp vật liệu xây dựng tổng hợp và thi công các hạng mục công trình Tuy mới thành lập nhưng Công ty đã sớm biết vận dụng cơ chế thị trường vào trong kinh doanh để đưa lại hiệu quả kinh tế cao Trong Công ty vấn đề về lao động và sử dụng lao động vấn đề về tiền lương luôn được các nhà lãnh đạo quan tâm Qua thời gian thực tập tại Công ty dựa vào iến thức đã học và quá trình xem xét kết quả về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực lao động tiền lương tại Công ty TNHH

Huy Nam em xin viết chuyên đề tốt nghiệp với tên là: “Hoàn thiện hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Huy Nam” Với mục đích của chuyên đề là dựa vào những nhận thức chung về quản

lý lao động tiền lương trong cơ chế thị trường để phân tích trình bày những vấn

đề cơ bản của công tác tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty đồng thời đánh giá và đưa ra một số kiến nghị để hoàn thiện công tác quản lý lao động tiền lương đối với Công ty.

Nội dung chuyên đề gồm các phần sau:

Phần I: Tổng quan về tình hình Công ty TNHH Huy Nam.

Phần II: Thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích

theo lương tại Công ty TNHH Huy Nam.

Phần III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán tiền lương tại Công ty

TNHH Huy Nam.

Trong quá trình làm chuyên đề tốt nghiệp em đã được sự quan tâm hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Đức Vinh, và các bác, các cô chú và anh chị trong Công ty đặc biệt trong phòng Tài vụ đã tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này Em xin chân thành cảm ơn và mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo để em có thể nâng cao chất lượng đề tài cũng như hiểu sâu hơn nữa về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

PHẦN I

TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ & VLXD HUY NAM

1 MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN VỀ CÔNG TY TNHH HUY NAM.

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Huy Nam

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Công ty TNHH Huy Nam là một Công ty không có vốn của Nhà nước, mang tính chất là một doanh nghiệp tư nhân Tiền thân của Công ty ban đầu chỉ là một cửa hàng bán lẻ chuyên thực hiện việc buôn bán các nguyên vật liệu của ngành xây dựng Đến năm 2003 thì Công ty TNHH Huy Nam chính thức được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102009843 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 09/09/2003 với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là buôn bán vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội thất

Công ty TNHH Huy Nam được thành lập do 02 thành viên góp vốn với số vốn góp ban đầu của các thành viên là 1.000.000.000đ (Một tỷ đồng chẵn) Thành viên gồm: Lê Anh Niên & Ngô thị Kim Huệ.

Tên Công ty là: CÔNG TY TNHH HUY NAM Tên giao dịch : Huy Nam Company limited

Trụ sở của: Số 617 Nguyễn Văn Cừ, phường Gia Thuỵ, Quận Long Biên, Hà Nội.

Số điện thoại : +84 4 8272111Số fax: +84 4 8272111

Đại diện pháp nhân: NGÔ THỊ KIM HUÊ

Từ khi thành lập cho tới nay, Công ty TNHH Huy Nam đã 3 lần thay đổi giấy phép kinh doanh bao gồm:

- Lần 1 - Khi bắt đầu đăng ký kinh doanh vào 09/09/2003- Lần 2 - vào năm 2005

Ngay từ khi khởi nghiệp, Công ty TNHH Huy Nam tập trung vào ngành nghề kinh doanh chính là buôn bán vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội thất Tuy nhiên,

với mục tiêu "phát triển bền vững", Công ty thực hiện phương châm kinh doanh đa

ngành nghề và hoạt động trong phạm vi cả nước.

Với mục tiêu trên, từ khi thành lập cho tới nay, công ty đã 3 lần thay đổi giấy phép kinh doanh để bố sung thêm ngành nghề kinh doanh trong giấy phép của mình theo đúng phương châm mà công ty đã đề ra ngay từ ban đầu; cụ thể là:

- Lần 1 vào 09/09/2003, Công ty TNHH Huy Nam được thành lập với ngành nghề đăng ký trong giấy phép kinh doanh bao gồm:

 Buôn bán vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội ngoại thất. Dịch vụ lắp đặt thiết bị, các sản phẩm Công ty kinh doanh Vận tải hàng hoá

 Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá.

- Đến năm 200, do nhu cầu phát triển của công ty và nhu cầu khai thác thêm tiềm năng của ngành nghề mới, Công ty TNHH Huy Nam đã xin thay đổi giấy phép kinh doanh để bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh mới là: Với việc đăng ký thêm ngành nghề mới này, công ty đã đẩy số ngành nghề mà công ty kinh doanh lên con số là 05 bao gồm:

 Buôn bán vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội ngoại thất. Dịch vụ lắp đặt thiết bị, các sản phẩm Công ty kinh doanh Vận tải hàng hoá

 Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá. Dịch vụ cho thuê kho tàng, bến bãi. Dịch vụ xúc tiến thương mại

 Vận tải hàng hoá, vận tải hành khách bằng ôtô theo hợp đồng.

- Không dừng lại ở con số kinh doanh trên 05 ngành nghề, đến tháng 8 năm 2007 (13/08/2007), Huy Nam một lần nữa xin thay đổi giây phép kinh doanh với việc đăng ký thêm ngành nghề kinh doanh bao gồm:

 Buôn bán vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội ngoại thất. Dịch vụ lắp đặt thiết bị, các sản phẩm Công ty kinh doanh Vận tải hàng hoá

 Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá.

 Dịch vụ cho thuê kho tàng, bến bãi. Dịch vụ xúc tiến thương mại

 Vận tải hàng hoá, vận tải hành khách bằng ôtô theo hợp đồng.1.1.3 Tình hình hoạt động của đơn vị trong năm 2008

1.1.3.1 Tình hình tài chính của Công ty.

Công ty TNHH Huy Nam được thành lập theo giấy đăng ký kinh doanh số 0102031854 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 17/8/2007 với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng các hạng mục công trình và cung cấp các thiết bị của ngành vật liệu xây dựng Kể từ khi bắt đầu đi vào hoạt động Công ty đã nhanh chóng xác định cho mình một hướng dẫn đi đúng đắn, đảm bảo phù hợp với ngành nghề của Công ty Tính đến hết Quý một của năm 2008 Công ty TNHH Huy Nam đã đạt kết quả về mặt hoạt động kinh doanh là khá khả quan Tạo tiền đề tốt cho Công ty tiếp tục phát triển ở những năm tiếp theo.

Bảng tài sản và nguồn vốn Quý 1 năm 2008

Đơn vị: Đồng

I Tổng cộng tài sản (01 = 02 + 09)011.649.000.0001 Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn021.474.000.000Trong dó: - Các khoản phải thu03924.000.000

Trong hàng tồn kho

+ Chi phí SXKD dở dang05+ Thành phẩm tồn kho06

1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Huy Nam

Công ty TNHH Huy Nam là một loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ Do đó, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức hợp lý sao cho phù hợp với quy mô của Công ty Sự phù hợp đã giúp bộ máy quản lý phát huy được vai trò quan trọng trong việc điều hành, phối hợp các hoạt động của Công ty trong tất cả các lĩnh vực.

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Bên cạnh hệ thống chỉ huy là Giám đốc, các Phó giám đốc thường có các bộ phận tham mưu như các phòng chức năng Tuy nhiên, quyền quyết định vẫn thuộc về Giám đốc của đơn vị.

Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Huy Nam

HỘI ĐỒNG TH NH VIÊNÀ

GI M Á ĐỐC

PHÓ GI M Á ĐỐC

KINH DOANHPHÓ GI M Á ĐỐC T I CH NHÀÍ

PHÓ GI M Á ĐỐC NỘI CH NHÍ

PHÒNG KINH

Ban Giám đốc do hội đồng thành viên bầu ra gồm có Giám đốc và các Phó Giám đốc chuyên trách Trong đó Giám đốc là người của Hội đồng thành viên và là người đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm về mọi mặt Thay mặt cho Công ty trong các Giao dịch thương mại là người có quyền diều hành cao nhất trong Công ty Giám đốc Công ty có các quyền và nhiệm vụ sau:

- Tiếp tục vốn, sử dụng hiệu quả và phát triển vốn.

- Điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.

- Tổ chức việc xây dựng các định mức kinh tế, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các định mức này trong Công ty.

- Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty.

- Xây dựng phương án, tổ chức bộ máy quản lý, điều chỉnh và phát triển bộ máy quản lý của Công ty Trực tiếp phụ trách công tác kế hoạch đầu tư và phát triển, công tác kinh doanh, tuyển dụng lao động, công tác tài chính kế toán…- Xây dựng quy chế lao động, quy chế khen thưởng, kỷ luật trong Công ty.

- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của Nhà nước, lập, phản ánh và phân phối lợi nhuận sau thuế.

- Chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Chịu trách nhiệm trước các cổ đông của Công ty về tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của Công ty…

Phó Giám đốc Công ty là bộ phận tham mưu cho Giám đốc Công ty, trong việc điều hành doanh nghiệp, theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc Công ty Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về nhiệm vụ được giao.

Hiện nay Công ty có 03 Phó giám đốc, đó là: Phó Giám đốc kinh doanh, Phó Giám đốc tài chính và Phó Giám đốc nội chính.

Phó Giám đốc kinh doanh: là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình hình kinh doanh của Công ty và trực tiếp phụ trách các mặt công tác như:

- Chỉ đạo việc việc phân phối hàng hoá cho các đại lý.- Giám sát việc thi công cấp hàng vào các dự án, công trình.

- Công tác tổ chức quản lý các cán bộ công nhân viên làm việc theo đúng ngành nghề, chức năng…

Phó Giám đốc tài chính: là người đại diện cho Giám đốc và giúp Giám đốc trong việc lập và quản lý các dự án, các công trình xây dựng của Công ty Lập các chi phí cho từng đơn hàng cụ thể đối với từng đại lý, và các dự án mà Giám đốc giao.

Phó Giám đốc nội chính: Là người được Giám đốc uỷ quyền chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách tình hình chung của Công ty như: Công tác hành chính y tế, công tác thi đua khen thưởng hay kỷ luật, công tác tuyển dụng nhân sự…

Tại Công ty hiện có 03 phòng chức năng, mỗi phòng có một nhiệm vụ riêng Gồm: Phòng Tài vụ, Phòng hành chính và Phòng kinh doanh.

1.2.2 Phòng tài vụ:

Là phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty và có trách nhiệm phản ánh, theo dõi tình hình tài sản, sự biến động của tài sản trong quan hệ với nguồn vốn Đồng thời cung cấp chính xác, kịp thời thông tin tài chính phục vụ công tác ra quyết định của nhà quản lý Trên cơ sở các nghiệp vụ kế toán được chứng minh bởi các chứng từ gốc, các nhân viên trong phòng tài vụ sẽ phản ánh vào các loại sổ sách theo đúng chế độ kế toán Đứng đầu phòng tài vụ là kế toán trưởng (trưởng phòng tài vụ) có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng tài vụ, hướng dẫn hạch toán kiểm tra tính toán ghi chép sổ sách kế toán.

1.2.3 Phòng hành chính quản trị:

Là bộ phận thực hiện công tác quản lý và hành chính Bộ phận này có tác dụng phục vụ và tạo điều kiện cho các phòng ban, các đơn vị, các tổ chức đoàn thể thực hiện được nhiệm vụ được giao Phòng hành chính của Công ty là bộ phận có thể bố trí sắp

xếp cán bộ quản lý, việc mua sắm các thiết bị văn phòng phẩm, quản lý văn thư lưu trữ Ngoài ra phòng hành chính còn phụ trách công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực, đào tạo trình độ cho cán bộ công nhân viên của Công ty Phụ trách công tác cán bộ, công tác tiền lương và một số mặt khác Đứng đầu phòng hành chính là trưởng phòng hành chính và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Giám đốc nội chính.

Phó Giám đốc nội chính có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Công ty về tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chính quản trị của Công ty.

Trưởng phòng hành chính có nhiệm vụ giúp Phó Giám đốc thực hiện các công tác tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh, công tác cán bộ, công tác lao động, công tác chế độ nâng bậc lương, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của Công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động của Phòng.

1.2.4 Phòng kinh doanh.

Chịu sự theo dõi trực tiếp của Phó Giám đốc kinh doanh có chức năng theo dõi quản lý tình hình bán hàng của Công ty, lập ra các kế hoạch về nhu cầu hàng hoá để Công ty có kế hoạch cung cấp hàng hoá ra thị trường kịp thời

Trưởng phòng là người đứng đầu phòng kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình hình hoạt động của phòng.

2 Tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Huy Nam.2.1 Bộ máy kế toán của công ty

2.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Do phương châm kinh doanh đa ngành nghề, đa sở hữu vốn, hoạt động trong phạm vi cả nước nên Công ty TNHH Huy Nam cũng có 1 hình thức tổ chức bộ máy kế toán cũng hết sức đa dạng và đặc trưng.

Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực phân phối các thiết bị về ngành xây dựng nên tổ chức bộ máy kế toán của công ty mang đặc điểm tổ chức đặc trưng của một đơn vị kinh doanh thương mại đó là:

- Đối tượng hạch toán chi phí là các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, các khoản chi phí dự phòng rủi ro

- Đối tượng tính giá vốn hàng bán dựa trên việc tập hợp các khoản chi phí cho việc mua nguyên vật liệu đầu vào, các biến động giá của thị truờng

2.1.2 Nhiệm vụ của phòng kế toán

- Phản ánh, báo cáo với Ban lãnh đạo Công ty các vấn đề kế toán phát sinh trong kinh doanh như tình hình bán hàng, thu hồi công nợ, nợ khó đòi, hàng tồn kho, kế hoạch chi trả tiền

- Phản ánh chi tiết, tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong kinh doanh- Thanh toán kịp thời công nợ

- Thực hiện nghiêm túc nguyên tắc kế toán các chỉ tiêu kinh doanh sao cho đúng pháp lệnh của Nhà nước ban hành.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty

Sơ đồ 2.1.2.1: Bộ máy kế toán của công ty.

KẾ TO N TRÁƯỞNG

(Trưởng phòng tài vụ)

KẾ TO N TÁỔNG HỢP

(Phó phòng tài vụ)

Kế toán thanh toán

Kế toán tập họp chi phí giá thành

Kế toán lương và các khoản phải trích theo lương

- Kế toán thủ quỹ- Kế toán ngân hàng

KẾ TO N B N H NGÁÁÀ

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung Đứng đầu bộ máy là kế toán trưởng – Trưởng phòng tài vụ.

Kế toán trưởng là người đại diện của Phòng Tài vụ trong quan hệ và Giám đốc, Phó Giám đốc và các phòng ban khác trong đơn vị Kế toán trưởng là người có trình độ, có thâm niên công tác, có kinh nghiệm đặc biệt là được đào tạo chuyên ngành tài chính kế toán và chương trình kế toán trưởng Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức hoạt động trong phòng kế toán tài vụ, hướng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán ghi chép tình hình hoạt động của Công ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã được Nhà nước quy định Kế toán trưởng có nhiệm vụ cập nhập được các thông tin mới về kế toán tài chính cho các cán bộ kế toán trong Công ty, nâng cao trình độ cho cán bộ kế toán trong Công ty.

Kế toán tổng hợp – Phó phòng tài vụ: là người chịu trách nhiệm chính về công tác hạch toán kế toán tại Công ty Trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau Kế toán tổng hợp còn phải thường xuyên kiểm tra đối chiếu chi tiết và tổng hợp, đồng thời hỗ trợ kế toán trưởng trong việc vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp và định kỳ lập các báo cáo tài chính tổng hợp theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công tác quản lý.

Kế toán lương và các khoản trích theo lương có nhiệm vụ tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương từ các số liẹu về số lượng, thời gian lao động, đồng thời phân bổ chi phí tiền lương theo đúng đối tượng sử dụng

Kế toán thuế: có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả đối với những cá nhân trong và ngoài đơn vị Đồng thời kê khai đúng các khoản thuế phải nộp, phản ánh kịp thời số thuế đã nộp tạm thời cho Nhà nước hoặc số chính thức Đẩy mạnh việc thanh toán với Nhà nước đảm bảo đúng thời gian quy định.

Kế toán tập hợp chi phí – tính giá thành có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra việc phân bổ các chi phí trong kỳ nhằm đưa ra được giá vốn hàng bán, giá bán trên thị trường Cuối kỳ có nhiệm vụ lập ra các báo cáo cáo tổng hợp chi phí giá thành, tổng hợp giá vốn hàng bán

Kế toán ngân hàng là người chịu trách nhiệm về xử lý các nghiệp vụ có liên quan đến vốn bằng tiền như: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển

Hàng ngày kế toán tiền mặt phản ánh tình hình thu chi tiền mặt, giám sát việc chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt, đối chiếu tiền mặt tại quỹ và tiền mặt ghi trong sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm về tiền mặt Ngoài ra, kế toán ngân hàng còn phải kiểm tra tình hình biến động tăng, giảm về tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.

Kế toán công nợ: Là người chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu, phải trả và phản ánh tình hình các khoản phải thu, phải trả phát sinh trung kỳ và luỹ kế từ các kỳ trước.

Kế toán bán hàng có nhiệm vụ hàng ngày phải tập hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày, trong tháng, về tình hình bán hàng tại cửa hàng của Công ty Định kỳ kế toán phải lập các bảng kê tổng hợp và đưa số liệu về phòng tài vụ của Công ty.

Thủ quỹ là người trực tiếp quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty, hàng ngày lập các báo cáo quỹ đồng thời phải liên tục kiểm tra và so sánh số tiền mặt thực tế tại quỹ vơí số tiền mặt được phản ánh trên sổ sách để tìm ra và giải quyết những sai phạm trong quản lý tiền mặt.

2.2 Hệ thống chứng từ tại Công ty TNHH Huy Nam

2.2.1 Hình thức kế toán tại Công ty TNHH Huy Nam.

2.2.1.1 Sơ đồ tổng hợp hình thức kế toán tại Công ty.

Trên cơ sở các tài khoản sử dụng, nội dung và quy mô của Công ty Để thuận tiện và phù hợp trong quá trình hạch toán kế toán Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ làm hình thức kế toán cho Công ty mình.

Sơ đồ 2.2.1.1 : Sơ đồ tổng hợp hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.

Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán phản ánh vào các chứng từ có liên quan theo đúng quy định hiện hành.

- Chứng từ ngân hàng: được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý Đây là những chứng từ có liên quan đến việc trao đổi, giao dịch với ngân hàng như: Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng và các chứng từ khác như bảng kê nộp tiền, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi.

Chứng từ gốc

toán chi tiếtChứng từ ghi

sổSổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán

Ghi h ng ng y (àà Định kỳ)Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

- Chứng từ thanh toán: được đánh số từ 1 đến n gồm hoá đơn thanh toán vật tư, hàng hoá dịch vụ mua ngoài, hồ sơ quyết toán với trường hợp tự gia công chế biến và các chứng từ có liên quan như hợp đồng thanh lý hàng hoá, bảng kê chứng từ thanh toán…

- Chứng từ vật tư, vật liệu: bao gồm phiếu nhập vật tư, phiếu xuất vật tư, bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ…

- Chứng từ kế toán khác: là những chứng từ không bao gồm các loại chứng từ như trên như: bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng tính và phân bổ tiền lương…

2.2.1.3 Phương pháp hạch toán.

Căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh, thì kế toán sẽ phản ánh vào các loại sổ kế toán chi tiết và các chứng từ ghi sổ theo từng loại nghiệp vụ Trên cơ sở của bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ngày vào chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết.

Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng để lập bảng “Cân đối kế toán”.

Đối với các khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, bảng tính tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuối tháng tiến hành cộng các sổ thẻ kế toán chi tiết lấy kết quả lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của tài khoản đó Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập báo cáo tài chính.

Đối với cửa hàng thì định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán cửa hàng tiến hành tập hợp các chứng từ phát sinh vào các bảng kê tổng hợp và đưa về phòng tài vụ kèm theo chứng từ gốc Các bảng kê gồm: Tờ kê thanh toán chứng từ hoá đơn thanh toán chi phí… tại phòng tài vụ của chủ yếu các kế toán viên có nhiệm vụ tiếp nhận, kiểm tra, xem xét tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra việc tính toán của cửa hàng gửi về đưa vào hạch toán và ghi sổ chi tiết.

2.3 Hệ thống tài khoản kế toán công ty áp dụng

Áp dụng hế thống tài khoản Việt nam trong công tác hạch toán kế toán nhưng với đặc thù của một công ty tập trung vào kinh doanh nguyên vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội ngoại thất Công ty TNHH Huy Nam chủ yếu áp dụng một số tài khoản kế toán như sau:

- Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng để phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá Chi phí này được sử dụng với 6 tài khoản cấp 2.

•TK 6411 - Chi phí nhân viên, theo dõi toàn bộ lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương Các khoản tính cho quỹ bảo hiễm xã hội, bảo hiểm y tế của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển

•TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì Bao gồm các chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng chẳng hạn như vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên

• TK 6413 - Chi phí dụng cụ đồ dùng, là các loại cho dụng cụ cân, đong, đo đếm phục vụ cho bán hàng.

•TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ Là chi phí khấu hao tài sản ở bộ phận bán hàng ( nhà cửa, kho tàng, vận chuyển, bến bãi).

• TK - 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài Là các dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng

• TK - 6418 Chi phí bằng tiền khác Là các chi phí khác phát sinh trong khi bán hàng, ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng

- TK - 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Là khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp, nó bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính, quản lý chung khác

- Các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ mua bán hàng như TK352, TK 515, TK 635, TK331, TK 157, TK 156, TK 155, TK 152, TK153, TK 151, TK611, TK111, TK 112

- Bên cạnh các tài khoản mang tính đặc trưng của ngành nghề kinh doanh, Công ty TNHH Huy Nam cũng áp dụng hệ thống tài khoản Việt nam cho những nghiệp vụ kế toán mang tính chung cho toàn bộ các doanh nghiệp như các tài khoản liên quan đến việc hạch toán lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên, các khoản chi phí chung….

2.4 Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại công ty TNHH Huy Nam

2.4.1 Hệ thống sổ kế toán sử dụng:

Để phù hợp với quy mô cũng như điều kiện thực tế, Công ty TNHH Huy Nam đã áp dụng hình thức hạch toán chứng từ ghi sổ Các loại sổ của hình thức này gồm có:

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.+ Sổ chi tiết các tài khoản.+ Sổ cái TK334 - TK338.

+ Bảng tổng hợp chi tiết.2.4.2 Trình tự ghi sổ

- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ghi gốc hoặc bảng chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sau đó được dùng để ghi vào sổ cái Các chứng từ gốc sau khi lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

- Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, Có, số dư của từng tài khoản trên sổ cái Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.

Sau khi đối chiếu đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, lập các báo cáo tài chính.

•Mẫu sổ.

Chứng từ ghi sổ

Trích y uế Số hiệu tài khoản Số tiền

Kèm theo chứng từ gốcNgười lập

(Ký, họ tên) Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Bộ (Sở): Năm Đơn vị:

Ngày tháng năm Người ghi sổ

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị(Ký tên, đóng dấu)

Sổ cái

Bộ (Sở) Đơn vị: Năm 200 Tài khoản Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ ghi sổ

Số hiệu Ngày tháng Số hiệu diễn giải

Số hiệu TK đối ứng

Số phát sinh

- Số dư đầu tháng- Cộng phát sinh.- Số dư cuối tháng.- Cộng luỹ kế từ đầu quý.

Ngày tháng năm Người ghi sổ

(Ký, họ tên) Kế toán trưởng(Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị(Ký tên, đóng dấu)

2.5 Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty TNHH Huy Nam

- Báo cáo quyết toán (theo quý, năm).- Bảng cân đối kế toán (theo quý, năm).

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (theo quý, năm).- Bảng cân đối tài khoản (theo quý, năm)

- Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập (theo năm).- Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (theo năm).- Quyết toán thuế giá trị gia tăng (theo năm).

- Thuyết minh báo cáo tài chính (cuối năm)

Các báo cáo tài chính trên được gửi vào cuối mỗi quý của niên độ kế toán và được gửi tới các cơ quan sau:

+ Cơ quan cấp chủ quản

+ Chi cục tài chính doanh nghiệp.+ Cục thống kê.

+ Cục thuế.

Ngoài ra công ty còn sử dụng một số loại báo cáo nội bộ như: Báo cáo các khoản phải thu, phải trả, tình hình công nợ, tình hình xuất nhập khẩu các sản phẩm, hàng hoá, phân tích kết quả về tài chính và các hoạt động kinh doanh trong xuất nhập khẩu các mặt hàng của công ty Các báo cáo này sẽ được gửi tới Ban Giám đốc công ty.

Công ty TNHH Huy Nam là một Công ty không có vốn của Nhà nước, mang tính chất là một doanh nghiệp tư nhân Tiền thân của Công ty ban đầu chỉ là một cửa hàng bán lẻ chuyên thực hiện việc buôn bán các nguyên vật liệu của ngành xây dựng Đến năm 2007 thì Công ty TNHH Huy Nam chính thức thành lập theo giấy đăng ký kinh doanh số 0102031854 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 17/8/2007 với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng các hạng mục công trình và cung cấp các thiết bị của ngành vật liệu xây dựng

Công ty TNHH Huy Nam được thành lập do 02 thành viên góp vốn với số vốn góp ban đầu của các thành viên là 1.800.000.000đ (Một tỷ tám trăm triệu đồng chẵn)

Tên gọi của Công ty là: Công ty TNHH Huy Nam

Tên giao dịch: Duc Anh contruction material & Equipment Company limited

Tên viết tắt: Duc Anh Material Co.,Ltd

Trụ sở của Công ty TNHH Huy Nam : 113 Hoàng Quốc Việt, phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.

Công ty là một doanh nghiệp tư nhân, hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng mở tại Ngân hàng Đầu tư phát triển - Chi nhánh Cầu Giấy

* Các ngành nghề kinh doanh chính của Công ty gồm có:

- Xây dựng dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi và công trình giao thông.- Lắp đặt trang thiết bị cho các công trình xây dựng.

- Mua bán thiết bị và nguyên vật liệu ngành xây dựng.- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá.

- Tư vấn đầu tư và chuyển giao công nghệ.- Trang trí nội, ngoại thất

- Uỷ thác xuất nhập khẩu.

- Mua bán, cho thuê thiết bị, máy móc ngành xây dựng và giao thông.* Đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty.

Công ty TNHH Huy Nam được thành lập theo giấy đăng ký kinh doanh số 0102031854 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 17/8/2007 với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng các hạng mục công trình và cung cấp các thiết bị của ngành vật liệu xây dựng Kể từ khi bắt đầu đi vào hoạt động Công ty đã nhanh chóng xác định cho mình một hướng dẫn đi đúng đắn, đảm bảo phù hợp với ngành nghề của Công ty Tính đến hết Quý một của năm 2008 Công ty TNHH Huy Nam đã đạt kết quả về mặt hoạt động kinh doanh là khá khả quan Tạo tiền đề tốt cho Công ty tiếp tục phát triển ở những năm tiếp theo.

Bảng tài sản và nguồn vốn Quý 1 năm 2008

Trong hàng tồn kho

+ Chi phí SXKD dở dang05+ Thành phẩm tồn kho06

tín trong thị trường xây dựng, để từ đó tham gia tiếp tục vào đấu thầu các công trình có quy mô và khối lượng lớn hơn Một số công trình mà Công ty đã hoàn thành như công trình xây dựng nhà Bộ Công An, tham gia một số gói thầu của khu Đô thị Mỹ Đình và một số công trình khác Ngoài ra Công ty còn đang thực hiện một số dự án hoàn thiện các khu nhà liền kề trực thuộc Công ty phát triển nhà Hà Nội

1 2 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH HUY NAM.

Công ty TNHH Huy Nam là một loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ Do đó, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức hợp lý sao cho phù hợp với quy mô của Công ty Sự phù hợp đã giúp bộ máy quản lý phát huy được vai trò quan trọng trong việc điều hành, phối hợp các hoạt động của Công ty trong tất cả các lĩnh vực.

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Bên cạnh hệ thống chỉ huy là Giám đốc, các Phó giám đốc thường có các bộ phận tham mưu như các phòng chức năng Tuy nhiên, quyền quyết định vẫn thuộc về Giám đốc của đơn vị.

Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Huy Nam

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ & VLXD ĐỨC ANH

HỘI ĐỒNG TH NH VIÊNÀ

GI M Á ĐỐC

PHÓ GI M Á ĐỐC

KINH DOANHPHÓ GI M Á ĐỐC T I CH NHÀÍ

PHÓ GI M Á ĐỐC NỘI CH NHÍ

PHÒNG KINH

Đứng đầu Công ty là Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc, Phó Giám đốc và các phòng chức năng.

Hội đồng thành viên đó là cơ quan quản lý của Công ty, do đại hội đồng thành viên của Công ty ra quyết định Hội đồng thành viên, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, lợi ích của Công ty Hội đồng thành viên gồm 02 thành viên là cổ đông sáng lập ra Công ty và do 01 Chủ tịch Hội đồng thành viên điều hành, hoạt động theo nguyên tắc tập thể.

Ban Giám đốc do hội đồng thành viên bầu ra gồm có Giám đốc và các Phó Giám đốc chuyên trách Trong đó Giám đốc là người của Hội đồng thành viên và là người đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm về mọi mặt Thay mặt cho Công ty trong các Giao dịch thương mại là người có quyền diều hành cao nhất trong Công ty Giám đốc Công ty có các quyền và nhiệm vụ sau:

- Tiếp tục vốn, sử dụng hiệu quả và phát triển vốn.

- Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Tổ chức việc xây dựng các định mức kinh tế, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các định mức này trong Công ty.

- Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty.

- Xây dựng phương án, tổ chức bộ máy quản lý, điều chỉnh và phát triển bộ máy quản lý của Công ty Trực tiếp phụ trách công tác kế hoạch đầu tư và phát triển, công tác kinh doanh, tuyển dụng lao động, công tác tài chính kế toán…

- Xây dựng quy chế lao động, quy chế khen thưởng, kỷ luật trong Công ty.

- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của Nhà nước, lập, phản ánh và phân phối lợi nhuận sau thuế.

- Chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Chịu trách nhiệm trước các cổ đông của Công ty về tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của Công ty…

Phó Giám đốc Công ty là bộ phận tham mưu cho Giám đốc Công ty, trong việc điều hành doanh nghiệp, theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc Công ty Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về nhiệm vụ được giao.

Hiện nay Công ty có 03 Phó giám đốc, đó là: Phó Giám đốc kinh doanh, Phó Giám đốc tài chính và Phó Giám đốc nội chính.

Phó Giám đốc kinh doanh: là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình hình kinh doanh của Công ty và trực tiếp phụ trách các mặt công tác như:

- Chỉ đạo thi công xây dựng công trình.- Giám sát việc thi công công trình.

- Công tác tổ chức quản lý thiết bị, xe, máy thi công…

Phó Giám đốc tài chính: là người đại diện cho Giám đốc và giúp Giám đốc trong việc lập và quản lý các dự án, công trình xây dựng của Công ty Lập các định mức thi công cho dự án mà Giám đốc giao.

Phó Giám đốc nội chính: Là người được Giám đốc uỷ quyền chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách tình hình chung của Công ty như: Công tác hành chính y tế, công tác thi đua khen thưởng hay kỷ luật, công tác tuyển dụng nhân sự…

Tại Công ty hiện có 03 phòng chức năng, mỗi phòng có một nhiệm vụ riêng Gồm: Phòng Tài vụ, Phòng hành chính và Phòng kinh doanh.

1.2.1 Phòng tài vụ:

Là phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty và có trách nhiệm phản ánh, theo dõi tình hình tài sản, sự biến động của tài sản trong quan hệ với nguồn vốn Đồng thời cung cấp chính xác, kịp thời thông tin tài

chính phục vụ công tác ra quyết định của nhà quản lý Trên cơ sở các nghiệp vụ kế toán được chứng minh bởi các chứng từ gốc, các nhân viên trong phòng tài vụ sẽ phản ánh vào các loại sổ sách theo đúng chế độ kế toán Đứng đầu phòng tài vụ là kế toán trưởng (trưởng phòng tài vụ) có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng tài vụ, hướng dẫn hạch toán kiểm tra tính toán ghi chép sổ sách kế toán.

1.2.2 Phòng hành chính quản trị:

Là bộ phận thực hiện công tác quản lý và hành chính Bộ phận này có tác dụng phục vụ và tạo điều kiện cho các phòng ban, các đơn vị, các tổ chức đoàn thể thực hiện được nhiệm vụ được giao Phòng hành chính của Công ty là bộ phận có thể bố trí sắp xếp cán bộ quản lý, việc mua sắm các thiết bị văn phòng phẩm, quản lý văn thư lưu trữ Ngoài ra phòng hành chính còn phụ trách công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực, đào tạo trình độ cho cán bộ công nhân viên của Công ty Phụ trách công tác cán bộ, công tác tiền lương và một số mặt khác Đứng đầu phòng hành chính là trưởng phòng hành chính và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Giám đốc nội chính.

Phó Giám đốc nội chính có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Công ty về tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chính quản trị của Công ty.

Trưởng phòng hành chính có nhiệm vụ giúp Phó Giám đốc thực hiện các công tác tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh, công tác cán bộ, công tác lao động, công tác chế độ nâng bậc lương, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của Công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động của Phòng.

1.2.3 Phòng kinh doanh.

Chịu sự theo dõi trực tiếp của Phó Giám đốc kinh doanh có chức năng theo dõi quản lý chất lượng công trình, quản lý các loại máy móc thiết bị thi công, tình hình bán hàng của Công ty

Trưởng phòng là người đứng đầu phòng kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình hình hoạt động của phòng.

1.3 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Huy Nam

1.3.1 Bộ máy kế toán của Công ty

1.3.1.1 Nhiệm vụ của bộ máy kế toán.

Bộ máy kế toán của Công ty có vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Nó thực hiện chức năng thu nhận và xử lý thông tin kinh tế tài chính cho các đối tượng có liên quan Bộ máy kế toán có nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác đầu tư liên doanh liên kết Cụ thể bộ máy kế hoạch của Công ty có các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức hạch toán kế toán: phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình biến động tài sản trong quan hệ với nguồn vốn.

- Lập và trình bày các báo cáo cần thiết theo quy định.

- Tổ chức công tác phân tích tình hình tài chính của Công ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý.

- Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định.

- Tổ chức công tác, phổ biến kịp thời các chế độ, thể lệ quy định, quy chế tài chính mới ban hành.

- Hướng dẫn, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán.

Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung Đứng đầu bộ máy là kế toán trưởng – Trưởng phòng tài vụ.

Kế toán trưởng là người đại diện của Phòng Tài vụ trong quan hệ và Giám đốc, Phó Giám đốc và các phòng ban khác trong đơn vị Kế toán trưởng là người có trình độ, có thâm niên công tác, có kinh nghiệm đặc biệt là được đào tạo chuyên ngành tài chính kế toán và chương trình kế toán trưởng Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức hoạt động trong phòng kế toán tài vụ, hướng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán ghi chép tình hình hoạt động của Công ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã được Nhà nước quy

KẾ TO N TRÁƯỞNG

(Trưởng phòng tài vụ)

KẾ TO N TÁỔNG HỢP

(Phó phòng tài vụ)

Kế toán thanh toán

Kế toán tập họp chi phí giá thành

Kế toán lương và các khoản phải trích theo lương

- Kế toán thủ quỹ- Kế toán ngân hàng

KẾ TO N B N H NGÁÁÀ

định Kế toán trưởng có nhiệm vụ cập nhập được các thông tin mới về kế toán tài chính cho các cán bộ kế toán trong Công ty, nâng cao trình độ cho cán bộ kế toán trong Công ty.

Kế toán tổng hợp – Phó phòng tài vụ: là người chịu trách nhiệm chính về công tác hạch toán kế toán tại Công ty Trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau Kế toán tổng hợp còn phải thường xuyên kiểm tra đối chiếu chi tiết và tổng hợp, đồng thời hỗ trợ kế toán trưởng trong việc vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp và định kỳ lập các báo cáo tài chính tổng hợp theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công tác quản lý.

Kế toán lương và các khoản trích theo lương có nhiệm vụ tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương từ các số liẹu về số lượng, thời gian lao động, đồng thời phân bổ chi phí tiền lương theo đúng đối tượng sử dụng Kế toán đội, thực hiện ghi chép đầy đủ các thông tin ban đầu về lao động tiền lương và theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng phụ cấp cho cán bộ công nhân viên của Công ty Cuối kỳ kế toán tiền lương phải lập các báo cáo về lao động và tiền lương để phục vụ cho công tác quản lý.

Kế toán thanh toán nội bộ kiêm thuế: có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả đối với những cá nhân trong và ngoài đơn vị Đồng thời kê khai đúng các khoản thuế phải nộp, phản ánh kịp thời số thuế đã nộp tạm thời cho Nhà nước hoặc số chính thức Đẩy mạnh việc thanh toán với Nhà nước đảm bảo đúng thời gian quy định.

Kế toán tập hợp chi phí – tính giá thành có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra việc phân bổ các chi phí trong kỳ các đối tượng, chi tiết cho từng công trình Cuối kỳ kế toán tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ và lập báo cáo tổng hợp chi phí giá thành.

Kế toán ngân hàng là người chịu trách nhiệm về xử lý các nghiệp vụ có liên quan đến vốn bằng tiền như: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển Hàng ngày kế toán tiền mặt phản ánh tình hình thu chi tiền mặt, giám sát việc chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt, đối chiếu tiền mặt tại quỹ và tiền mặt ghi trong sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm về tiền

mặt Ngoài ra, kế toán ngân hàng còn phải kiểm tra tình hình biến động tăng, giảm về tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.

Kế toán các khoản phải thu, phải trả có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình các khoản phải thu, phải trả phát sinh trung kỳ và luỹ kế từ các kỳ trước.

Kế toán bán hàng là hàng ngày phải tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày, trong tháng, trong kỳ về tình hình bán hàng tại cửa hàng của Công ty Định kỳ kế toán phải lập các bảng kê tổng hợp và đưa số liệu về phòng tài vụ của Công ty.

Thủ quỹ là người trực tiếp quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty, hàng ngày lập các báo cáo quỹ đồng thời phải liên tục kiểm tra và so sánh số tiền mặt thực tế tại quỹ vơí số tiền mặt được phản ánh trên sổ sách để tìm ra và giải quyết những sai phạm trong quản lý tiền mặt.

1.3.2 Hình thức kế toán tại Công ty TNHH Huy Nam.

1.3.2.1 Sơ đồ tổng hợp hình thức kế toán tại Công ty.

Trên cơ sở các tài khoản sử dụng, nội dung và quy mô của Công ty Để thuận tiện và phù hợp trong quá trình hạch toán kế toán Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ làm hình thức kế toán cho Công ty mình.Sơ đồ tổng hợp hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.

Chứng từ gốc

toán chi tiếtChứng từ ghi

sổSổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán

Ghi h ng ng y (àà Định kỳ)

30

Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán phản ánh vào các chứng từ có liên quan theo đúng quy định hiện hành.

- Chứng từ ngân hàng: được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý Đây là những chứng từ có liên quan đến việc trao đổi, giao dịch với ngân hàng như: Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng và các chứng từ khác như bảng kê nộp tiền, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi.

- Chứng từ thanh toán: được đánh số từ 1 đến n gồm hoá đơn thanh toán vật tư, hàng hoá dịch vụ mua ngoài, hồ sơ quyết toán với trường hợp tự gia công chế biến và các chứng từ có liên quan như hợp đồng thanh lý hàng hoá, bảng kê chứng từ thanh toán…

- Chứng từ vật tư, vật liệu: bao gồm phiếu nhập vật tư, phiếu xuất vật tư, bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ…

- Chứng từ kế toán khác: là những chứng từ không bao gồm các loại chứng từ như trên như: bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng tính và phân bổ tiền lương…

1.3.2.3 Phương pháp hạch toán.

Căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh, thì kế toán sẽ phản ánh vào các loại sổ kế toán chi tiết và các chứng từ ghi sổ theo từng loại nghiệp vụ Trên cơ sở của bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ và ngày vào chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết.

Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng để lập bảng “Cân đối kế toán”.

Đối với các khoản phải phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, bảng tính tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuối tháng tiến hành cộng các sổ thẻ kế toán chi tiết lấy kết quả lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của tài khoản đó Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập báo cáo tài chính.

Đối với cửa hàng thì định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán cửa hàng tiến hành tập hợp các chứng từ phát sinh vào các bảng kê tổng hợp và đưa về phòng tài vụ kèm theo chứng từ gốc Các bảng kê gồm: Tờ kê thanh toán chứng từ hoá đơn thanh toán chi phí… tại phòng tài vụ của chủ yếu các kế toán viên có nhiệm vụ tiếp nhận, kiểm tra, xem xét tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra việc tính toán của cửa hàng gửi về đưa vào hạch toán và ghi sổ chi tiết.

Để đảm bảo liên tục quá trình tái sản xuất, trước hết phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động Điều đó có nghĩa là sức mà con người hao phí trong quá trình sản xuất phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động Tiền công hay tiền lương là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng, chất lượng sản phẩm mà họ làm ra Thực chất tièn lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động của người làm công.

Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, sức lao động cũng như các hàng hoá khác Nó có giá cả và phụ thuộc vào quy luật cung cầu và chịu sự tác dodọng của các quy luật kinh tế thị trường khác.

Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động Nó là nguồn đảm bảo cuộc sống của bản thân người lao động và gia đình họ Đối với chủ doanh nghiệp khối lượng tiền lương trả cho người lao động được coi là khoản chi phí kinh doanh.

Ngoài tiền lương, công nhân viên chức còn được nhận các khoản trợ cấp xã hội như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Như vậy, tiền lương cùng với các khoản chi phí theo lương hợp thành khoản chi phí lao động sống trong giá thành sản phẩm.

Tại các doanh nghiệp, hạch toán tiền lương là công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh Bởi vì tính chất lao động và thù lao lao động, không đơn nhất mà thuộc nhiều ngành nghề, kỹ thuật khác nhau Việc hạch toán chi phí lao động có tầm quan trọng đặc biệt Vì nó là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá xuất xưởng Mặt khác nó còn là căn cứ xác định các khoản nghĩa vụ và phúc lợi xã hội.

2.2 TIỀN LƯƠNG VÀ PHÂN LOẠI TIỀN LƯƠNG.

2.2.1 Khái niệm tiền lương

Tại mỗi thời kỳ khác nhau thì có những quan điểm khác nhau về tiền lương Tuy nhiên, trong tất cả các thời kỳ tiền lương đều là phần thù lao lao động mà người lao động được huởng duy chỉ có cách xác định là khác nhau.

2.2.1.1 Quan niệm về tiền lương trong thời kỳ bao cấp

Trước Đại hội Đảng lần thứ VI (1986) nền kinh tế nước ta vận hành theo cơ chế tập trung quan liêu bao cấp Và trong suốt những năm này quan niệm tiền lương là một phần thu nhập quốc dân, được Nhà nước phân phối một cách có tổ chức, có kế hoạch cho người lao động căn cứ vào số luợng và chất lượng lao động Điều đó có nghĩa là tiền lương chịu sự tác động của quy luật cân đối, có kế hoạch và chịu sự chi phối của Nhà nước Nhà nước ban hành các chính sách chế độ và mức lương cụ thể để áp dụng cho mỗi người lao động, bất kỳ họ là lực lượng lao động gián tiếp hay trực tiếp Tiền lương của người lao động phụ thuộc vào kết quả hoạt động sản xuất của toàn đơn vị chứ không phụ thuộc vào năng suất của từng người Do đó tiền lương của người làm nhiều cũng chỉ bằng người làm ít, người làm việc có hiệu quả cũng chỉ bằng người làm việc chưa hiệu quả thậm chí là kém Chính vì lý do này mà nó đã kông kích thích phát triển được khả năng của người lao động trong việcphát huy sáng kiến cũng như đẩy mạnh hiệu quả sản xuất kinh doanh Và hậu quả là đến những năm 80 đất nước lâm vào khủng hoảng trầm trọng về kinh tế xã hội.

2.2.1.2 Quan niệm về tiền lương trong thời kỳ cơ chế thị trường.

Để khắc phục những sai lầm trên Đại hội VI của dr đã đề ra đường lối đổi mới Trên lĩnh vực kinh tế Đảng chủ trương đẩy mạnh quá trình chuyển nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường Khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì tất yếu thị trường sức lao động phải được hình thành và hoạt động theo quy luật cung cầu về sức lao động Giá cả của sức lao động là tiêu chuẩn chả công lao động Như vậy quan niệm về tiền lương trong thời kỳ này là số lượng tiền tệ mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động để hoàn thành công việc Với quan niệm này thì bản chất của tiền lương chính là giá cả sức lao động được hình thành trên cơ sở giá trị sức lao động thông qua sự thoả thuận giữa người có sức lao động và người sử dụng lao động.

2.2.1.3 Như vậy tiền lương nó là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá.

Nó là biểu hiện bằng tiền của bộ phận sản xuất xã hội mà người lao động sử dụng sử dụng để bù đắp hao phí lao động của mình trong quá trình sản xuất nhằm tái sản xuất sức lao động.

2.2.1.4 Chức năng của tiền lương.

Tiền lương đóng vai trò là đòn bẩy kinh tế trong sản xuất kinh doanh Đảm bảo vai trò kích thích của tiền lương và thúc ý của tiền lương khiến người lao động phải có trách nhiệm cao với công việc

2.3 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động Tình hình sử dụng thời gian lao động, kết quả lao động

- Tính toán, chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ các khoản tiền lương và các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.

- Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, quỹ BHXH, BHYT.

- Tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT vào chi phí sản xuất kinh doanh Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ đúng đẵn chế độ ghi chép ban đầu về tiền lương, BHXH, BHYT đúng chế độ, đúng phương pháp hạch toán

- Lập báo cáo về lao động tiền lương, BHXH, BHYT thuộc phận vi trách nhiệm của kế toán, tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, đấu tranh chống những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ lao động tiền lương, quỹ lương

2.4 Các hình thức tiền lương

Tiền lương trả cho người lao động phải quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, trả lương theo số lượng và chất lượng lao động Việc trả lương theo số lượng và chất lượng có ý nghĩa rất to lớn trong việc động viên khuyến khích người lao động, thúc đẩy họ hăng say lao động, sáng tạo năng suất lao động nhằm tạo ra nhiều của cải vật chất, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho mỗi công nhân viên

Do ngành nghề, công việc trong doanh nghiệp khác nhau nên việc chi trả lương cho các đối tượng cùng khác nhau nhưng trên cơ sở tiền thuế phù hợp Thực tế có nhiều cách phân loại như cách trả lương theo sản phẩm, lương thời gian, phân theo đối tượng gián tiếp trực tiếp… Mỗi cách phân loại đều có tác dụng tích cức giúp cho quản lý điều hành được thuận lợi Tuy nhiên, để công tác quản lý nói chung và hạch toán nói riêng đỡ phức tạp tiền lương thường được chia làm tiền lương chính và tiền lương phụ

Tiền lương chính là tiền lương trả cho người lao động bao gồm tiền lương cấp bậc, tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương Tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả cho người lao động mà thực tế không làm việc như nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết…

Hai cách phân loại này giúp cho lãnh đạo tính toán phân bổ chi phí tiền lương được hợp lý, chính xác đồng thời cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lương một cách khoa học

Dựa vào nguyên tắc phân phối tiền lương và đặc điểm, tính chất trình độ quản lý của doanh nghiệp mà các doanh nghiệp trả lương theo các hình thức sau:

2.4.1 Hình thức trả lương theo thời gian.

Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương tính trả cho người lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lương của người lao động.

Tiền lương thời gian có thể thực hiện tính theo tháng – tuần – ngày – giờ làm việc của người lao động Tuỳ thuộc theo yêu cầu và trình độ quản lý thời giam làm việc của doanh nghiệp.

+ Lương tháng: Là lương trả cố định hàng tháng được quy định đối với từng bậc lương trong các doanh nghiệp có tháng lương Hình thức này có nhược điểm là không tính được số ngày làm việc trong tháng thực tế Thường nó chỉ áp dụng cho nhân viên hành chính.

+ Lương ngày: Căn cứ vào mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng Lương ngày thường được áp dụng cho mọi người lao động trong những ngày học tập, làm nghĩa vụ khác và làm căn cứ để tính trợ cấp bảo hiểm xã hội

Hình thức này có ưu điểm là thể hiện được trình độ và điều kiện làm việc của người lao động Nhược điểm là chưa gắn tiền lương với sức lao động của từng người nên không động viên tận dụng thời gian lao động để nâng cao năng suất lao động

+ Tiền lương giờ: được tính dựa trên cơ sở mức lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn (áp dụng cho lao động trực tiếp không hưởng theo lương sản phẩm) Ưu điểm: tận dụng được thời gian lao động nhưng nhược điểm là không gắn tiền lương và kết quả dlj và theo dõi phức tạp

Tiền lương thời gian có hai loại: tiền lương thời gian, giản đơn và tiền lương thời gian có thưởng

+ Tiền lương thời gian giản đơn: là tiền lương của công nhân được xác định căn cứ vào mức lương cấp bậc và thời gian làm việc thực tế

+ Tiền lương thời gian có thưởng: có hình thức dựa trên sự kết hợp giữa tiền lương trả theo thời gian giản đơn, với các chế độ tiền lương, khoản tiền lương này được tính toán dựa trên các yếu tố nhự sự đảm bảo đủ ngày, giờ công của người lao động, chất lượng hiệu quả lao động

Tiền lương thời gian

có thưởng

= Tiền lương thời gian giản đơn + Tiền thưởngTiền lương thời gian có ưu điểm là dễ tính toán xong có nhiều hạn chế, vì tiền lương tính trả cho người lao động chưa đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động Vì chưa tính đến một cách đầy đủ chất lượng lao động Do đó chưa phát huy được hết chức năng của tiền lương cho sự phát triển sản xuất và chưa phát huy được khả năng sẵn có của người lao động

2.4.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm

Tiền lương tính theo sản phẩm là tiền lương trả cho người lao động theo kết quả lao động khối lượng sản phẩm, công việc lao vụ đã hoàn thành đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật đã quy định và đơn giá tiền lương tính cho mỗi đơn vị sản phẩm đó Đây là cách phân phối sát hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động Điều này được thể hiện rõ có sự kết hợp giữa thù lao lao động với kết quả sản xuất, giữa tài năng với việc sử dụng nâng cao năng suất máy móc để nâng cao năng suất lao động

Tuy nhiền hình thức này còn hạn chế như chỉ coi trọng số lượng sản phẩm mà chưa quan tâm đến chất lượng công việc, không theo đúng định mức kinh tế, kỹ thuật để làm cơ sở cho cách tính lương, đơn giá đối với từng loại sản phẩm, từng loại công việc hợp lý nhất

+ Tiền lương trả theo sản phẩm trực tiếp: là tiền lương trả cho người lao động được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm Sản phẩm này phải đúng

quy cách, phẩm chất, định mức kinh tế và đơn giá tiền lương sản phẩm đã quy định

Tiền lương tính theo sản phẩm được tính như sau: Tiền lương được lĩnh

Đơn giá tiền lương được xây dựng căn cứ vào mức lương cấp bậc và định mức thời gian hoặc định mức số lượng cho công việc đó Ngoài ra nếu có phụ cấp khu vực thì đơn giá tiền lương còn được cộng thêm phụ cấp khu vực

Hình thức trả lương theo sản phẩm trực tiếp là hình thức trả lương được sử dụng phố biến trong các doanh nghiệp phải trả lương cho lao động trực tiếp Vì nó có ưu điểm đơn giản, dễ tính, quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, sản phẩm làm ra càng nhiều thì lương càng cao Do đó khuyến khích được người lao động quan tâm đến mục tiêu Tuy nhiên hình thức này có nhược điểm là dễ nảy sinh tình trạng công nhân chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân, lợi ích cục bộ mà không quan tâm đến lợi ích chung của tập thể của đơn vị

+ Hình thức trả lương theo sản phẩm gián tiếp

Hình thức trả lương này được tính bằng tiền lương thực lĩnh của bộ phận trực tiếp nhân với tỷ lệ % lương gián tiếp

Tiền lương được lĩnh

Tiền lương được lĩnh

của bộ phận trực tiếp x

Tỷ lệ lương gián tiếp Hình thức này được áp dụng trả lương gián tiếp cho các bộ phận sản xuất như công nhân điều chỉnh máy Sửa chữa thiết bị, bảo dưỡng máy móc, nhân công vận chuyển vật tư … Trả lương theo sản phẩm gián tiếp khuyến khích người lao động gián tiếp gắn bó với người lao động trực tiếp để nâng