63 Kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty dược phẩm trung ương I

63 Kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty dược phẩm trung ương I

Mở đầu

Trong quá trình hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kểquy mô, loại hình, lĩnh vực kinh doanh đều thường xuyên phát sinh các mốiquan hệ thanh toán, với rất nhiều các đối tượng từ nhà cung cấp, khách hàng,với cán bộ công nhân viên, nhà nước, đến các khoản phải thu, phải trả mangtính nội bộv.v…Như vậy, có thể nói thanh toán là một phần hành quan trọngtrong mọi doanh nghiệp Thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán các nghiệpvụ thanh toán không những đảm bảo tình hình tài chính lành mạnh, giữ vữnguy tín với bạn hàng, với các đối tượng liên quan, mà còn nâng cao hiệu quả sửdụng vốn

Để biết được tình hình tài chính của doanh nghiệp có lành mạnh hay không,từ đó dự đoán được khả năng tồn tại, phát triển, cần xem xét khả năng thanhtoán của doanh nghiệp Nếu mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp sẽ đi dầnđến bờ vực của sự phá sản, phải giải thể vì vỡ nợ Vì thế, việc tính toán vàphân tích tình hình biến động các chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán củadoanh nghiệp là một công việc cần thiết và mang tính bắt buộc

Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của các hoạt động thanh toán với kháchhàng và nhà cung cấp cũng như ý nghĩa của việc theo dõi , phân tích khả năngthanh toán đến tình hình tài chính của doanh nghiệp như đã nói ở trên, trongthời gian thực tập tại công ty dược phẩm trung ương I, em đã dành thời giannghiên cứu công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty Công tydược phẩm trung ương I là một doanh nghiệp Nhà nước, có quy mô tương đốilớn, lại là một doanh nghiệp kinh doanh trên thị trường dược phẩm nên cácnghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên, trong đó còn có một số nghiệp vụthuộc loại này tương đối phức tạp Chỉ cần nhìn vào cơ cấu tổ chức bộ máy kếtoán của công ty, với 6 kế toán thanh toán, 1 phó phòng kế toán kiêm phụtrách công nợ trên tổng số 15 kế toán viên, ta có thể thấy tầm quan trọng của

phần hành này trong kế toán tại công ty Em tự thấy rằng nếu nắm chắc đượchết các nghiệp vụ, cũng như công tác tổ chức hạch toán thanh toán kế toánthanh toán tại một công ty lớn như công ty dược phẩm trung ương I thì sẽ rấtthuận lợi cho công việc chuyên môn của mình sau này Do đó, em đã chọn đề

tài : “ Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà

cung cấp tại công ty dược phẩm trung ương I”

Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo TS Trần Nam Thanh, Cô kế toán trưởngcông ty dược phẩm trung ương I Nguyễn Thụy Khanh và các cô chú,anh chịnhân viên phòng kế toán tài vụ, đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn này

Luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận có 3 phần:Phần I : Cơ sở lý luận về kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàngvà nhà cung cấp trong doanh nghiệp

Phần II : Thực trạng công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với kháchhàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I

Phần III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cac nghiệp vụthanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I

Phần I : Cơ sở lý luận về kế toán các nghiệp vụ thanh toán với

khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp:

1.1/ Một số vấn đề chung về nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp:

1.1.1/ Khái niệm:

Để nghiên cứu các vấn đề về kế toán các nghiệp vụ thanh toán trong doanhnghiệp thì trước hết ta phải hiểu rõ các khái niệm cơ bản liên quan đến vấn đềnày Có hai khái niệm liên quan cần tìm hiểu là thanh toán và quan hệ thanhtoán

Thanh toán là khái niệm chỉ trách nhiệm kinh tế phải trả hoặc phải thu một

khoản tiền nhất định hoặc một số nợ ước tính trong tương lai

Quan hệ thanh toán là mối quan hệ kinh tế xảy ra khi một bên có trách

nhiệm hoàn trả cho bên thứ hai một tài sản có giá trị tương đương về mộtkhoản vay nợ tiền vốn trong sản xuất kinh doanh

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các mối quan hệ thanh toán nàythường xuyên phát sinh giữa doanh nghiệp với người bán, người mua, vớingân sách, với các cán bộ công nhân viên, các khoản phải thu, phải trả mangtính nội bộv.v… Căn cứ vào nội dung kinh tế, các nghiệp vụ thanh toán trongdoanh nghiệp được chia thành hai loại: các khoản phải thu và các khoản phảitrả

1.1.2/ Vai trò của kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhàcung cấp:

Vai trò của kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cungcấp xuất phát từ vai trò, vị trí của các nghiệp vụ này

Nền kinh tế hàng hóa, cùng với việc xuất hiện hoạt động mua bán, trao đổiđã làm phát sinh các quan hệ thanh toán, các khoản phải thu, phải trả Cácnghiệp vụ thanh toán này thường xuyên diễn ra và gắn liền với mọi khâu

trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanhnghiệp kinh doanh thương mại Như vậy, nghiệp vụ thanh toán đóng một vaitrò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo tính ổn định của tình hình kinhdoanh, cụ thể hơn là tình hình tài chính của doanh nghiệp

Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với việc ghi chép phản ánh thường xuyêncác nghiệp vụ này trên hệ thống chứng từ, sổ sách sẽ cung cấp cho ban giámđốc những thông tin kịp thời chính xác về số tiền nợ, thời gian nợ, tình hìnhthanh toán với từng đối tượng, khả năng thanh toán trong thời gian kế tiếp …từ đó có thể có những quyết định kịp thời nhằm đảm bảo cho sự lành mạnh,cân đối của nền tài chính của doanh nghiệp

Tóm lại, quản lý các hoạt động thanh toán là một yếu tố quan trọng, khôngthể thiếu trong quy trình quản lý tài chính, và kế toán chính là công cụ quản lýhữu hiệu

1.1.3/ Phân loại nghiệp vụ thanh toán:

Tùy theo mỗi một tiêu thức, mỗi căn cứ phân chia mà lại có các cách phânloại nghiệp vụ thanh toán khác nhau

1.1.3.1/ Căn cứ vào nội dung kinh tế:

Như trên đã đề cập, nếu căn cứ vào nội dung kinh tế thì các nghiệp vụ thanhtoán được chia thành các khoản phải thu và các khoản phải trả

Các khoản phải thu trong doanh nghiệp là một bộ phận tài sản của doanhnghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế và các cá nhân khác chiếm dụngmà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi, bao gồm:

- các khoản phải thu khách hàng- thuế GTGT đầu vào được khấu trừ- các khoản phải thu nội bộ

- các khoản tạm ứng- Tài sản cầm cố, ký cược, ký quỹ

Các khoản phải trả là một bộ phận thuộc nguồn vốn của doanh nghiệp đượctài trợ từ các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và cá nhân khác mà doanh nghiệpcó trách nhiệm phải trả, bao gồm:

- Các khoản phải trả người bán- Các khoản phải nộp Nhà nước bao gồm thuế, phí , lệ phí.- Các khoản phải trả nội bộ

- Các khoản phải trả, phải nộp khác- Các khoản tiền nhận ký quỹ, ký cược dài hạn

1.1.3.2/ Căn cứ vào đối tượng thanh toán:

Căn cứ vào đối tượng thanh toán, các quan hệ thanh toán có thể được chiathành bảy nhóm:

Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp: Là quan hệ phát sinh trong quá trìnhmua sắm vật tư, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp với các cá nhân, tổ chứccung cấp hàng hóa, dịch vụ bên ngoài

Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng: phát sinh trong quátrình doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ ra bên ngoài

Quan hệ thanh toán với ngân sách nhà nước: Là quan hệ phát sinh khidoanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước, thông thường bao gồmcác khoản thuế phải nộp như thuế GTGT, thuế môn bài, thuế thu nhập doanhnghiệp, phí và lệ phí

Quan hệ thanh toán với công nhân viên: Là quan hệ phát sinh khi doanhnghiệp sử dụng lao động như các khoản lương, thưởng, phụ cấp… ngoài racòn phát sinh các khoản tạm ứng, bồi thường vật chất…

Quan hệ thanh toán nội bộ: Là quan hệ phát sinh giữa doanh nghiệp với cáccông ty trực thuộc về các khoản phân phối vốn, thu hộ, chi hộ lẫn nhau, muabán nội bộ…

Quan hệ thanh toán với các đối tác liên doanh: Là quan hệ phát sinh khidoanh nghiệp có sự liên doanh với các công ty khác

Quan hệ thanh toán khác: như quan hệ thanh toán với ngân hàng, các tổchức tài chính về các khoản tiền vay, quan hệ về thế chấp, ký quỹ, ký cược…

Đặc biệt, trong quan hệ mua bán hàng hóa, các nghiệp vụ thanh toán diễn ragiữa doanh nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp thì trong quan hệ thanhtoán này, còn có thể được phân chia theo thời hạn thanh toán và phương thứcthanh toán, như sau:

Thời hạn thanh toán là thời gian từ lúc bên mua ký kết hợp đồng ghi nhậnchuyển giao quyền sở hữu đến khi thực hiện thanh toán tiền hàng cho bênbán

Căn cứ vào thời hạn thanh toán thì các nghiệp vụ thanh toán với khách hàngvà nhà cung cấp được chia ra làm ba loại như sau:

- Thanh toán trả trước: Với hình thức thanh toán này, người mua thanhtoán tiền hàng trước khi nghiệp vụ mua- bán hàng thực sự diễn ra Người bánsẽ được đảm bảo về mặt tín dụng và khả năng thanh toán của người mua, cònngười mua lại chịu rủi ro hơn khi mà phải trả tiền mà chưa nhận được hàng,bù lại, sẽ nhận được những ưu đãi về giá mua Trường hợp này xảy ra khinguồn hàng khan hiếm, người mua buộc phải trả trước số tiền mua hàng đểdành được quyền mua

- Thanh toán trả ngay: Với hình thức thanh toán này, người mua trả tiền chongười bán ngay sau khi người bán giao hàng Trường hợp này xảy ra khi cácđối tác còn chưa tin tưởng nhau, hay khi mua những mặt hàng có số lượngnhỏ Nếu áp dụng hình thức thanh toán này với tất cả các hóa đơn ở cùng mộtthời điểm thì sẽ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp

- Thanh toán trả sau: Với hình thức thanh toán này, người mua chỉ giao tiềncho người bán sau khi đã nhận hàng hóa, dịch vụ được một khoảng thời gian

nhất định Việc thanh toán sau sẽ làm người bán bị chiếm dụng vốn Trườnghợp này thường kèm theo một số điều kiện tín dụng, như thời hạn thanh toáncho phép, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu, tỷ lệ chiết khấu thanhtoán được hưởng, nhờ đó mà người bán sẽ có thể thu được một khoản chi phítài chính… Hơn nữa, với hình thức thanh toán này, người bán có thể bán đượcnhiều hàng hơn, khuyến khích người mua mua thêm hàng

Hiện nay, các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hình thức thanh toán trả sau vàtrả trước, trong đó, hình thức trả sau được sử dụng nhiều hơn Hai hình thứcnày đã tạo ra các khoản phải thu, phải trả trong doanh nghiệp

Về phưong thức thanh toán, cùng với sự phát triển ngày càng hiện đại củanền kinh tế, rất nhiều phương thức thanh toán được sử dụng với mục đích đơngiản hóa, tạo điều kiện cho hoạt động thanh toán Trong đó, chia ra làm hainhóm cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.Hiện nay, phương thức thanh toán không bằng tiền mặt ngày càng được sửdụng phổ biến bởi tính tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như giảm đáng kểlượng tiền trong lưu thông

* Thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức thanh toán mà trong đó, bên mua xuất tiền mặt ra khỏi quỹ đểthanh toán trực tiếp cho bên bán khi nhận vật tư, hàng hóa, dịch vụ Hình thứcthanh toán này có ưu điểm là chi phí giao dịch thấp, nhưng chỉ áp dụng khikhối lượng thanh toán nhỏ, tính chất nghiệp vụ đơn giản, như thanh toánlương, các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến các mặt hàng có giá trị nhỏ.Hình thức thanh toán này bao gồm:

- Thanh toán bằng tiền mặt VNĐ- Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ- Thanh toán bằng thương phiếu, hối phiếu, và các loại giấy tờ cógiá trị tương đương tiền

- Thanh toán bằng vàng bạc, đá quý…*Thanh toán không dùng tiền mặt:

Phương thức này ngày càng trở thành xu hướng thanh toán hiện nay, rất đadạng, có thể kể ra đây gồm:

- Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoảnvới tư cách là bên bán ủy nhiệm cho ngân hàng thu tiền từ khách hàng hoặcđối tượng khác có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc ngân hàng khác

- Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Là hình thức thanh toán mà bên mua làchủ tài khoản phát hành lệnh chi yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyểnmột số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp

- Thanh toán bù trừ: Là hình thức thanh toán mà khi hai bên có quan hệmua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ với vai trò vừa là người mua, vừa làngười bán Như vậy, một bên vừa là chủ nợ, vừa là khách nợ của bên kia.Hình thức thanh toán này phải dựa trên cơ sở thỏa thuận, thống nhất giữa haibên, và có biên bản đối chiếu công nợ để theo dõi

- Thanh toán bằng sec: Séc là một loại chứng từ thanh toán do ngân hàngphát hành cho một số khách hàng có số tiền gửi tại ngân hàng của mình, yêucầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng cótên trên séc Sec thanh toán bao gồm: sec chuyển khoản, sec bảo chi, sec địnhmức

- Thanh toán chuyển tiền: Là hình thức thanh toán đơn giản nhất, trong đó,bên mua yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định chobên bán ở một địa điểm nhất định trong một thời gian nhất định

- Thanh toán bằng tín dụng thư (L/C): L/C là một bản cam kết trả tiền dongân hàng phát hành (ngân hàng mở L/C), để trả một số tiền nhất định chongười xuất khẩu (người thụ hưởng) với điều kiện người đó phải thực hiện đầyđủ những quy định trong L/C

L/C được mở dựa trên những thỏa thuận từ hợp đồng ngoại thương Nhưngkhi nó đã được mở thì nó là một giao dịch riêng biệt, độc lập với hợp đồngngoại thương, trở thành bản cam kết trả tiền của ngân hàng.

- Thanh toán nhờ thu: nhờ thu là nghiệp vụ xử lý của ngân hàng đối với cácchứng từ theo đúng chỉ thị nhận được nhằm cho các chứng từ đó được thanhtoán hay được chấp nhận, chuyển giao khi chứng từ được thanh toán hay đượcchấp nhận, chuyển giao chứng từ theo đúng các điều khoản và điều kiện khác.Căn cứ vào nội dung chứng từ thanh toán gửi đến ngân hàng nhờ thu mà cóhai loại là nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ

- … Trên đây là các hình thức thanh toán hiện có tại Việt Nam, các doanhnghiệp có thể tùy theo điều kiện, đặc điểm của đơn vị mình mà chọn các hìnhthức thanh toán sao cho phù hợp, đảm bảo nhu cầu thanh toán an toàn và tiếtkiệm các chi phí lưu thông, bảo quản tiền mặt

1.2/ Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cungcấp trong doanh nghiệp:

1.2.1/ Nguyên tắc, nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với kháchhàng và nhà cung cấp:

Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, cung cấp thôngtin cho quản lý, kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:

Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng,thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán cáckhoản nợ phải thu, phải trả kịp thời

Phải kiểm tra, đối chiếu, và có xác nhận bằng văn bản về số nợ phát sinh, sốđã thanh toán và còn phải thanh toán với các đối tượng có quan hệ giao dịch,mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn

Phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo “đồng Ngân hàng Nhà nướcViệt Nam” đối với các khoản nợ phải trả, phải thu có gốc ngoại tệ Cuối kỳ,phải điều chỉnh số dư các khoản nợ phải thu, phải trả theo tỷ giá thực tế.

Phải theo dõi chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợphải trả, phải thu bằng vàng, bạc, đá quý Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theogiá thực tế

Phải phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toáncũng như theo đối tượng, nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạchvà biện pháp thanh toán phù hợp

Tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa 2 bên Nợ, Có của một số tài khoảnthanh toán như tài khoản 131, 331 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bênđể lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán

1.2.2/ Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhàcung cấp:

Để hoàn thành tốt chức năng thông tin và kiểm tra, đảm bảo theo dõi vàquản lý các hoạt động thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp một cáchchính xác và có hệ thống, kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

Kế toán phải tổ chức đầy đủ, hợp lý hệ thống chứng từ và công tác hạchtoán với từng khách hàng và nhà cung cấp Tổ chức tốt công tác này khôngnhững giúp cho công tác soát xét số liệu mà còn giúp ích rất nhiều cho việckết xuất thành những thông tin có giá trị cho các nhà quản lý

Một trong những nhiệm vụ cơ bản, tối cần thiết đối với kế toán trong công táchạch toán các nghiệp vụ thanh toán, đó là , kế toán phải tổ chức đầy đủ, hợp lý hệthống tài khoản, sổ chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu, phải trả

Bên cạnh đó, kế toán cũng cần xây dựng hệ thống các quy tắc, quy trình từkế toán chi tiết tới kế toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với khách hàngvà nhà cung cấp cho từng lần phát sinh giao dịch cả về đối tượng, thời hạn và

số tiền trong kỳ kế toán nhất định, nhờ đó đôn đốc thanh toán nợ và thu hồicác khoản nợ kịp thời tình trạng chiếm dụng vốn cũng như tình trạng khókhăn trong thanh toán của doanh nghiệp.

Kế toán cần thông tin và kiểm tra tình trạng thanh toán với khách hàng vànhà cung cấp theo định kỳ bằng hệ thống ghi chép trên chứng từ, sổ kế toánvà các báo cáo Đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyênhay có số dư nợ lớn thì định kỳ, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từngkhoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ

Giám sát chặt chẽ việc thực hiện các quy định, chế độ về thanh toán Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại choquản lý để có biện pháp xử lý

1.2.2/ Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp:1.2.2.1/ Chứng từ sử dụng:

Chứng từ được sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhàcung cấp được chia làm hai nhóm, gồm: nhóm chứng từ mua hàng và nhómchứng từ thanh toán

Nhóm chứng từ mua hàng gồm: hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT củanhà cung cấp (với nhà cung cấp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ),hóa đơn bán hàng thông thường của nhà cung cấp (với nhà cung cấp tính thuếGTGT theo phương pháp trực tiếp), vận đơn (hóa đơn vận tải), phiếu nhậpkho, biên bản giao nhận TSCĐ, phiếu thu của người bán khi doanh nghiệpứng tiền, giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do doanh nghiệp lập

Với hàng mua nhập khẩu, tùy theo phương thức thanh toán mà có cácchứng từ tương ứng, ví dụ:

Chứng từ trong phương thức chuyển tiền: gồm hợp đồng thương mại, hóađơn, tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu, tờ khai hàng hóa nhập khẩu

Chứng từ trong phương thức nhờ thu: gồm chứng từ thương mại, hóa đơn,vận đơn, chứng nhận xuất xứ, bảng kê bao bì chi tiết

Chứng từ trong phương thức tín dụng chứng từ: gồm hóa đơn thương mại,vận đơn, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận số lượng, chất lượng, bảng kê baobì, đóng gói, chứng nhận bảo hiểm…

Đối với nhóm chứng từ thanh toán, bao gồm: phiếu chi, lệnh chi, ủy nhiệmchi, giấy báo nợ hoặc bảng sao kê giấy báo nợ, biên bản bù trừ công nợ…

Các loại chứng từ nêu trên phải tuân theo mẫu quy định của Bộ Tài chínhnếu là chứng từ bắt buộc và tuân theo quy định của doanh nghiệp nếu làchứng từ hướng dẫn

1.2.2.2/ Tài khoản sử dụng:

Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho người cung cấp,người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, lao vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản,nhận thầu sửa chữa tài sản cố định,…, kế toán sử dụng tài khoản 331 “ phảitrả cho người bán” Tài khoản này được mở chi tiết theo từng đối tượng thanhtoán và có kết cấu như sau:

Bên Nợ:- Số tiền đã trả cho người bán ( kể cả tiền đặt trước).- Các nghiệp vụ chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trảlại được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả

- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán ( thanh toánbù trừ, nợ vô chủ…)

Bên Có:- Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hànghóa, lao vụ, dịch vụ và người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữalớn tài sản cố định…

- Số tiền ứng thừa được người bán trả lại

- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán ( chênh lệchtăng tỷ giá, điều chỉnh giá tạm tính…).

Tài khoản 331 có thể đồng thời có số dư bên Nợ và số dư bên Có.Dư Nợ: phản ánh số tiền ứng trước hoặc trả thừa cho người bán.Dư Có: Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp

1.2.2.3/ Hạch toán chi tiết:

Kế toán mở các sổ chi tiết thanh toán với các nhà cung cấp, đảm bảo saocho số lượng sổ mở ra tối đa bằng số lượng nhà cung cấp Trong đó, vớinhững nhà cung cấp thường xuyên thì có thể mỗi nhà cung cấp được mở mộtsổ riêng, còn đối với các nhà cung cấp vãng lai, thì có thể theo dõi một số nhàcung cấp trên cùng một sổ, mỗi người được phản ánh vào một số trang sổriêng Mẫu sổ chi tiết TK 331 đã được Bộ tài chính ban hành và hướng dẫnghi chép

Riêng với nhà cung cấp nước ngoài được theo dõi trên sổ chi tiết 331 theodõi ngoại tệ để tiện cho việc theo dõi giá trị khoản thanh toán với nhà cungcấp cả về nội tệ VNĐ và cả ngoại tệ

Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp được thựchiện theo trình tự sau:

Hàng ngày, từ những chứng từ và thông tin liên quan, kế toán ghi chép vàocác sổ chi tiết của từng đối tượng Cuối tháng, số liệu được lấy từ các sổ chitiết để lập nên bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với các chỉ tiêu tổng cộngphát sinh Nợ, Có, số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của từng nhà cung cấp Trongbảng tổng hợp chi tiết, mỗi nhà cung cấp được thể hiện trên một dòng trongđó thể hiện rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ Bảng tổnghợp chi tiết được sử dụng khi doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ Nhật ký sổcái, Nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, không sử dụng trong hình thức nhật kýchứng từ

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng kế toán máy, các thông tin hàng ngàyđược kế toán nhập vào chương trình kế toán máy, chương trình sẽ tự độngtiến hành mở sổ chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp Khác với kế toánthủ công, bảng tổng hợp chi tiết cũng sẽ được lên dựa trên những thông tin đãcó vào bất cứ khi nào có nhu cầu sử dụng mà không cần đợi đến cuối kỳ.

1.2.2.4/ Hạch toán tổng hợp:

* Trình tự hạch toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp được thể hiện qua sơ đồ sau:

TK 111,112,311,341 TK 331 TK 152,153,211,213 Thanh toán nợ cho người bánMua vật tư, TSCĐ hoặc nhận

theo số tiền ứng trước

Thuế GTGT của hàng trả lại

K111,112 Ứng trước tiền mua hàng

Nợ phải trả người bán

không đòi, ghi tăng TN khác

Sơ đồ 1.1: sơ đồ trình tự hạch toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với

nhà cung cấp

TK711

Thuế GTGT đầu vào

* Với quá trình thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài bằng ngoại tệ,doanh nghiệp có thể sử dụng tỷ giá thực tế và tỷ giá hạch toán tùy theo nhucầu quản lý các hoạt động thanh toán với nhà cung cấp

Với doanh nghiệp có ít các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì mọi nghiệpvụ liên quan đến ngoại tệ đều được ghi sổ theo tỷ giá thực tế và phương pháphạch toán như sau:

Khi phát sinh các khoản công nợ với nhà cung cấp:Nợ TK 152, 156, 211: theo tỷ giá thực tế

Nợ TK 133 : theo tỷ giá thực tế

Có TK 331 : theo tỷ giá thực tếChênh lệch tỷ giá ngoại tệ của khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng bằngngoại tệ thanh toán khoản phải trả cho người bán ( phải được quy đổi ra VNĐtheo tỷ giá giao dịch thực tế ở thời điểm trả nợ):

Nợ TK 331 : theo tỷ giá ngày ghi nhận nợNợ TK635 : chênh lệch tỷ giá hối đoái do tỷ giá ngày nhận nợ<

tỷ giá xuất ngoại tệCó TK 1112, 1122 : tỷ giá xuất ngoại tệ Có TK 515 : chênh lệch tỷ giá hối đoái do tỷ giá ngày nhận nợ>tỷgiá xuất ngoại tệ)

Đồng thời ghi đơn: Có TK 007Với doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, đểgiảm nhẹ việc ghi sổ kế toán có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ trêncác tài khoản vốn phải thu và tài khoản công nợ phải thu:

Khi phát sinh các khoản công nợ với nhà cung cấp:Nợ TK 152,153,153,211 : theo tỷ giá thực tế

Nợ TK 635 :chênh lệch tỷ giá hối đoái do tỷ giá ngày

nhận nợ<tỷ giá hạch toánCó TK331 : theo tỷ giá hạch toán(Có TK 515 : chênh lệch tỷ giá hối đoái do tỷ giá ngày

nhận nợ > tỷ giá hạch toán)Khi thanh toán các khoản phải trả nhà cung cấp:

Có TK 1112, 1122 : theo tỷ giá hạch toánĐồng thời ghi đơn: Có TK 007

Cả 2 trường hợp sử dụng tỷ giá thực tế và tỷ giá hạch toán trên, cuối kỳ đềuphải đánh giá lại số dư các khoản phải trả nhà cung cấp theo tỷ giá bình quânliên ngân hàng vào ngày cuối kỳ:

Nếu tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng ngày cuối kỳ lớn hơn tỷ giáthực tế ngày phát sinh giao dịch hay tỷ giá hạch toán sử dụng trong doanhnghiệp :

Nợ TK 413Có TK 331Nếu tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng ngày cuối kỳ nhỏ hơn tỷ giáthực tế ngày phát sinh giao dịch hay tỷ giá hạch toán sử dụng tại doanhnghiệp

Nợ TK 331Có TK 413Về hệ thống sổ sách sử dụng trong hạch toán thanh toán với nhà cung cấp,tương ứng với từng hình thức ghi sổ có những loại sổ riêng với trình tự ghi sổnhư sau:

Sơ đồ 1 2: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà

cung cấp theo hình thức nhật ký- sổ cái

Sơ đồ 1.3: sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà

cung cấp theo hình thức nhật ký chung

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

331

Bảng tổng hợp chi

tiết TK 331Chứng từ kế toán

(hóa đơn mua hàng,phiếu chi…)

Chứng từ kế toán(hóa đơn mua hàng,

phiếu chi…)

Nhật ký chung

Sổ cái TK 331

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo kế toán

Sổ chi tiết TK 331

Bảng tổng hợp chi tiết TK 331Nhật ký đặc

biệt mua hàng

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà

cung cấp theo hình thức chứng từ ghi sổ

Sổ kế toán chi tiết TK 331

Bảng tổng hợp chi

tiết TK 331Chứng từ kế toán ( hóa đơn

Mua hàng, phiếu chi…)

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

cùng loại

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái tài khoản 331

Bảng cân đối số phát

sinh

Báo cáo tài chínhSổ quỹ

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Chứng từ kế toán ( hóa đơn mua hàng, bán hàng, giấy biên nhận nợ, các chứng từ gốc

liên quan

Sổ chi tiết TK 331Nhật ký chứng từ số 5

tiết TK 331

BÁO CÁO KẾ TOÁN

Sơ đồ 1.5 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà

cung cấp theo hình thức nhật ký- chứng từ

Trong đó:

: ghi hàng ngày: đối chiếu, kiểm tra : ghi cuối tháng

Các doanh nghiệp, tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, quản lý kế toán củađơn vị mình mà chọn hình thức ghi sổ tương ứng

1.2.3/ Phương pháp hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng:1.2.3.1/ Chứng từ sử dụng:

Để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, kế toán sử dụng cácchứng từ và chia thành hai nhóm, gồm: các chứng từ bán hàng và chứng từthanh toán với khách hàng

Nhóm chứng từ bán hàng: hợp đồng thưong mại bán hàng, hóa đơn GTGTbán hàng, hóa đơn bán hàng thông thường, phiếu xuất kho…

Riêng hoạt động xuất khẩu, bộ chứng từ thường bao gồm: hóa đơn vậnchuyển hàng xuất khẩu, hóa đơn bán hàng xuất khẩu, chứng nhận chất lượnghàng xuất khẩu, chứng nhận xuất xứ hàng xuất khẩu, chứng nhận bảo hiểmcủa hàng nhập khẩu, hợp đồng thưong mại bán hàng xuất khẩu, tờ khai hảiquan hàng xuất khẩu…

Các chứng từ thanh toán với khách hàng: giấy nhận nợ, lệnh phiếu dokhách hàng lập, chứng từ thu tiền như phiếu thu, giấy báo có

Các chứng từ nếu là chứng từ bắt buộc thì phải tuân theo mẫu quy địnhcủa Bộ Tài chính, nếu là chứng từ hướng dẫn thì phải tuân theo quy địnhcủa doanh nghiệp

1.2.3.2/ Tài khoản kế toán:

Tài khoản 131 “ phải thu khách hàng” dùng để phản ánh các khoản nợphải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ này Tài khoản này có kếtcấu và nội dung ghi như sau:

Bên Nợ:- số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, bất độngsản đầu tư, tài sản cố định đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xácđịnh là đã bán trong kỳ

- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.- Xóa sổ khoản phải htu khách hàng không thu được.- Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ

Bên Có:- Số tiền khách hàng đã trả nợ- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàngvà khách hàng có khiếu nại

- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại ( có thuếGTGT, hoặc không có thuế GTGT)

- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại chongười mua

Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàngSố dư bên Có: phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn sốphải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể Khi lập bảng cânđối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng của tài khoản này đểghi cả hai chỉ tiêu bên “ Tài sản” và bên “ Nguồn vốn”

1.2.3.3/ Hạch toán chi tiết:

Hạch toán chi tiết với người mua cũng tương tự như hạch toán chi tiết vớinhà cung cấp Kế toán mở các sổ chi tiết thanh toán với các khách hàng saocho số lượng sổ mở ra tối đa bằng số lượng khách hàng trong đó, với nhữngkhách hàng thường xuyên thì có thể mỗi khách hàng được mở một sổ riêng,còn đối với các khách hàng vãng lai, thì có thể theo dõi một số khách hàngtrên cùng một sổ, mỗi người được phản ánh vào một số trang sổ riêng Mẫu sổchi tiết TK 131 đã được Bộ tài chính ban hành và hướng dẫn ghi chép.

Riêng với khách hàng nước ngoài được theo dõi trên sổ chi tiết 131 theo dõingoại tệ để tiện cho việc theo dõi giá trị khoản thanh toán với khách hàng cảvề nội tệ VNĐ và cả ngoại tệ

Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng được thực hiệntheo trình tự sau:

Hàng ngày, từ những chứng từ và thông tin liên quan, kế toán ghi chép vàocác sổ chi tiết của từng đối tượng Cuối tháng, số liệu được lấy từ các sổ chitiết để lập nên bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với các chỉ tiêu tổng cộngphát sinh Nợ, Có, số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của từng khách hàng Trongbảng tổng hợp chi tiết, mỗi khách hàng được thể hiện trên một dòng trong đóthể hiện rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ Bảng tổnghợp chi tiết được sử dụng khi doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ Nhật ký sổcái, Nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, không sử dụng trong hình thức nhật kýchứng từ

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng kế toán máy, các thông tin hàng ngàyđược kế toán nhập vào chương trình kế toán máy, chương trình sẽ tự độngtiến hành mở sổ chi tiết cho từng đối tượng khách hàng Khác với kế toán thủcông, bảng tổng hợp chi tiết cũng sẽ được lên dựa trên những thông tin đã cóvào bất cứ khi nào có nhu cầu sử dụng mà không cần đợi đến cuối kỳ

1.2.3.4/ Hạch toán tổng hợp:

Trình tự hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng được thể hiện quasơ đồ hạch toán sau

Bán chịu hàng hóa chấp nhận giảm giá, chiết

khấu thương mại

Các khoản phải thu bằng ngoại tệ: doanh nghiệp tùy theo yêu cầu quản lývà tùy theo tính chất thường xuyên của các nghiệp vụ phải thu liên quan đếnngoại tệ mà doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế hay hạch toán để phản ánhcác khoản phải thu này.

Với doanh nghiệp có ít các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì mọi nghiệpvụ liên quan đến ngoại tệ đều được ghi sổ theo tỷ giá thực tế và phương pháphạch toán như sau:

Khi phát sinh các khoản công nợ phải thu với khách hàng:Nợ TK 131 : Tỷ giá thực tế

Có TK 511 : tỷ giá thực tếCó TK 3331 : tỷ giá thực tếKhoản chênh lệch tỷ giá hối đoái (phải được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giágiao dịch thực tế tại thời điểm trả nợ)

Nợ TK 1122, 1112 : theo tỷ giá thực tế ngày thanh toánNợ TK 635 : chênh lệch tỷ giá do tỷ giá ngày thanh toán< tỷ giá

thực tế ngày ghi sổCó TK 131 :tỷ giá thực tế ngày ghi sổ(Có TK 515 :chênh lệch tỷ giá do tỷ giá ngày thanh toán > tỷ giá

thực tế ngày ghi sổ)Đồng thời ghi đơn Nợ TK 007

Với doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, đểgiảm nhẹ việc ghi sổ kế toán có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ trêncác tài khoản vốn phải thu và tài khoản công nợ phải thu:

Khi phát sinh khoản phải thu khách hàng:Nợ TK 131 : theo tỷ giá hạch toánNợ TK 635 : Chênh lệch tỷ giá do tỷ giá hạch toán < tỷ giá thực

tế

Có TK 511 : theo tỷ giá thực tếCó TK 3331: theo tỷ giá thực tếCó TK 515 : chênh lệch tỷ giá do tỷ giá hạch toán > tỷ giá

thực tếKhi nhận khoản thanh toán từ khách hàng:

Nợ TK 1112,1122 :theo tỷ giá hạch toán

Có TK 131 : theo tỷ giá hạch toánĐồng thời ghi đơn Nợ TK 007

Với cả 2 trường hợp sử dụng tỷ giá hạch toán và tỷ giá thực tế, doanhnghiệp phải tiến hành đánh giá lại số dư các khoản phải thu khách hàng theotỷ giá bình quân liên ngân hàng vào ngày cuối kỳ:

Nếu tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng ngày cuối kỳ lớn hơn tỷ giáthực tế ngày phát sinh giao dịch hay tỷ giá hạch toán sử dụng trong doanhnghiệp :

Nợ TK 131

Có TK 413Nếu tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng ngày cuối kỳ nhỏ hơn tỷ giáthực tế ngày phát sinh giao dịch hay tỷ giá hạch toán sử dụng trong doanhnghiệp:

Nợ TK 413

Có TK 131Hạch toán các nghiệp vụ thanh tóan với khách hàng được thực hiện trên hệthống sổ sách khác nhau tùy thuộc vào từng hình thức ghi sổ áp dụng tại đơnvị

Hệ thống sổ sách này hoàn toàn tương tự với hệ thống sổ sách trong hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp đối với các hình thức ghi sổ nhật ký- sổ cái, nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, chỉ khác nhau tên các loại sổ, tức

là thay vì sổ của tài khoản 331 thì hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng sẽ là sổ của tài khoản 131 Riêng hình thức nhật ký – chứng từ trong nghiệp vụ thanh toán với khách hàng lại có quy trình ghi sổ và hệ thống sổ khác với nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp Cụ thể như

Sơ đồ 1.7 : sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với

khách hàng theo hình thức nhật ký- chứng từ

Ghi hàng ngày:Ghi cuối tháng:Đối chiếu, kiểm tra:

Chứng từ kế toán ( hóa đơn mua hàng, phiếu chi…)

Bảng tổng hợp chi tiết TK 131Bảng kê số 11

1.2.4/ Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi:

Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh có những khoản phải thu màngười nợ khó trả nợ hoặc không trả nợ Các khoản tiền nợ của khách hàng nàygọi là nợ phải thu khó đòi Doanh nghiệp dự kiến khoản phải thu khó đòi ứngtrước vào chi phí gọi là khoản dự phòng phải thu khó đòi

Khoản dự phòng phải thu khó đòi được ghi nhận trước vào chi phí hoạtđộng kinh doanh năm báo cáo của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp cónguồn tài chính đủ để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằmbảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị của cáckhoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lậpbáo cáo tài chính

Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi trong doanh nghiệp được quy địnhtại Thông tư số 13/2006/TT- BTC ban hành ngày 27/02/2006 của Bộ tàichính.Cụ thể như sau:

1.2.4.1/ Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi:

Để đề phòng những tổn thất về các khoản nợ phải thu khó đòi có thể xảy ra,hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán, cuối niên độkế toán- tại thời điểm khóa sổ lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải dựkiến số nợ phải thu có khả năng khó đòi căn cứ trên những bằng chứng, đángtin cậy để tính trước vào chi phí kinh doanh Số tính trước này gọi là dựphòng phải thu khó đòi Các khoản nợ phải thu được coi là các khoản nợ phảithu khó đòi, gồm: Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinhtế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác, nợ phải thu chưa đến thờihạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đanglàm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luậttruy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết

Có 2 Căn cứ để lập dự phòng phải thu khó đòi:

Thứ nhất, phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thukhó đòi (khách hàng bị phá sản hoặc tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản… nênkhông hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiềulần vẫn không thu được nợ).

Thứ hai, phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của đối tượng về số tiềncòn nợ chưa trả, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bán thanh lýhợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ

Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên coi như nợ không có khả năngthu hồi

Về phương pháp lập dự phòng, theo thông tư 13 ngày 27/02/2006 thì:Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng cụ thể nhưsau: 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm,50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm, 70%giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm

Các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đãlâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích,bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thihành án… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để tríchlập dự phòng

Doanh nghiệp lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi rồi tổnghợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứhạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp

1.2.4.2/ Phương pháp hạch toán nghiệp vụ lập và xử lý nợ phải thu khóđòi:

Tài khoản 139- “ dự phòng nợ phải thu khó đòi” được sử dụng để hạch toáncác bút toán lập và hoàn nhập nợ phải thu khó đòi của doanh nghiệp

Trình tự lập và hoàn nhập các khoản nợ phải thu khó đòi được khái quátqua sơ đồ sau:

(3a) TK139

Sơ đồ 1 8: Sơ đồ hạch toán lập dự phòng và xử lý nợ phải thu khó đòi

(1): lập dự phòng phải thu khó đòi ( trường hợp số phải lập cuối kỳ kế toánnày lớn hơn số đã lập cuối kỳ kế toán trước)

(2) :Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi ( trường hợp số phải lập cuối kỳkế toán này nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ kế toán trước)

(3): Xóa số nợ phải thu khó đòi

(2)

(3a): Số thiếu chưa lập dự phòng (3b): Số đã lập dự phòng

Đồng thời khi xóa sổ khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi đơn: Nợ TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý

Sau khi đã xóa sổ khoản nợ khó đòi, kế toán vẫn phải theo dõi khoản nợ đótối thiểu 5 năm để tiếp tục có biện pháp thu hồi nợ Nếu thu hồi được, kế toánphản ánh:

Nợ TK111,112…Có TK 711Và ghi đơn: Có TK004

1.3/ Phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán với khách hàngvà nhà cung cấp của doanh nghiệp:

Để biết được tình hình tài chính của doanh nghiệp có lành mạnh hay không,từ đó dự đoán khả năng tồn tại, phát triển cần xem xét khả năng thanh toáncủa doanh nghiệp Nếu mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp sẽ đi dần đếnbờ vực của sự phá sản, phải tự giải thể vì vỡ nợ Khả năng thanh toán là khảnăng chi trả các khoản nợ bằng tiền vốn của doanh nghiệp Bởi vậy, để có khảnăng thanh toán kịp thời các khoản nợ, doanh nghiệp phải duy trì một mứcluân chuyển vốn hợp lý để đáp ứng kịp thời các khoản nợ ngắn hạn

1.3.1/ Phân tích tình hình công nợ với khách hàng và nhà cung cấp củadoanh nghiệp:

1.3.1.1/ Ý nghĩa, nội dung và nhiệm vụ phân tích:

Tình hình công nợ của doanh nghiệp bao gồm nợ phải thu, nợ phải trả.Trong khuôn khổ của luận văn, em chủ yếu đi vào phân tích tình hình công nợvới khách hàng và nhà cung cấp của doanh nghiệp

Phân tích tình hình các khoản công nợ nhằm cung cấp cho nhà quản lý kinhdoanh và các đối tượng khác biết được: Cơ cấu các khoản công nợ với kháchhàng và nhà cung cấp của doanh nghiệp như thế nào?, tình hình vốn bị chiếmdụng và vốn chiếm dụng chiếm của doanh nghiệp bao nhiêu để từ đó đưa racác quyết định giảm bớt vốn chiếm dụng và bị chiếm dụng, doanh nghiệp cócác biện pháp thu hồi công nợ nhằm giảm bớt vốn bị chiếm dụng đồng thờiđảm bảo mối quan hệ hài hòa giữa khách hàng và doanh nghiệp, có biện pháphuy động các nguồn vốn để thanh toán cho các đối tượng, góp phần nâng caouy tín của doanh nghiệp

Phân tích tình hình công nợ với khách hàng và nhà cung cấp trong doanhnghiệp thường phân tích trên 3 khía cạnh sau:

+ Phân tích tình hình phải thu khách hàng+ Phân tích tình hình phải trả nhà cung cấp+ Phân tích mối quan hệ giữa phải thu, phải trả, mối quan hệ giữa vốnchiếm dụng và vốn bị chiếm dụng

Xuất phát từ yêu cầu của nhà quản lý và các đối tượng, việc phân tích cóthể tiến hành vào các thời điểm cuối tháng, cuối quý, hay cuối năm hay trongcác thời kỳ bất thường khác (ví dụ: cổ phần hóa…)

Nguồn thông tin phục vụ cho phân tích chủ yếu từ hệ thống báo cáo tàichính kết hợp với các sổ chi tiết của kế toán như sổ chi tiết tài khoản131,331,511…

Phương pháp phân tích chủ yếu là kết hợp phương pháp so sánh và phươngpháp chi tiết

1.3.1.2/ Phân tích tình hình phải thu:

Nợ phải thu của doanh nghiệp xét trong mối quan hệ với khách hàng và nhàcung cấp bao gồm: phải thu của khách hàng, phải thu về việc ứng trước chongười bán Khi phân tích, có thể xác định tỷ trọng của từng khoản phải thu so

với tổng số để thấy được mức độ các khoản phải thu chiếm bao nhiêu phầntrăm trong tổng các khoản phải thu Chi tiết các khoản phải thu của kháchhàng theo từng đối tượng và thời hạn, gồm chưa đến hạn, đến hạn, đã quáhạn, từ đó, so sánh số cuối kỳ với số đầu kỳ để thấy được tình hình tăng, giảmcủa từng khoản phải thu khách hàng Đồng thời xác định nguyên nhân ảnhhưởng đến từng khoản phải thu đã quá hạn để đưa ra biện pháp phù hợp.

Bên cạnh đó, quan sát các chỉ tiêu phản ánh số vòng quay phải thu củakhách hàng, thời gian của mỗi vòng quay, từ đó so sánh với kỳ trước, thờigian ghi trong hợp đồng kinh tế để thấy được tình hình tăng, giảm của mỗi chỉtiêu và ý nghĩa của các chỉ tiêu tác động tới tình hình thu hồi công nợ củadoanh nghiệp

Tổng tiền hàng bán chịu(1) Số vòng quay phải thu của khách hàng=

Số dư bình quân phải thu KHTrong đó:

Dư nợ đầu kỳ + dư nợ cuối kỳSố dư bình quân phải thu khách hàng=

2Số vòng quay phải thu

Thời gian kỳ phân tíchSố vòng quay phải thu khách hàngChỉ tiêu (1) cho biết trong kỳ phân tích các khoản phải thu khách hàng quayđược bao nhiêu vòng, chỉ tiêu này càng cao chứng tỏ tình hình thu tiền củadoanh nghiệp là kịp thời, góp phần giảm bớt vốn bị chiếm dụng

Chỉ tiêu (2) cho biết một vòng quay phải thu khách hàng hết bao nhiêungày Chỉ tiêu 2 càng thấp càng thấp Tuy nhiên, ta cần đối chiếu với thời hạn

ghi trong hợp đồng kinh tế để thấy được công tác thu hồi tiền của doanhnghiệp và tình hình chấp hành thanh toán của khách hàng đã đúng chưa?

1.3.1.3/ Phân tích tình hình công nợ phải trả:

Nợ phải trả của doanh nghiệp trong quan hệ với khách hàng và nhà cungcấp bao gồm phải trả người bán, phải trả người mua về việc nhận ứng trước.Khi phân tích tình hình các khoản phải trả của doanh nghiệp, ta áp dụngphương pháp so sánh, so sánh từng khoản theo từng nội dung, số cuối kỳ vớisố đầu kỳ để thấy được tình hình tăng, giảm các khoản phải trả khách hàng vànhà cung cấp ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp như thếnào? Khi phân tích, có thể xác định tỷ trọng của từng khoản phải trả so vớitổng số để thấy được mức độ các khoản phải trả chiếm bao nhiêu phần trămtrong tổng các khoản phải trả Chi tiết các khoản phải trả theo từng đối tượngvà thời hạn, gồm chưa đến hạn, đến hạn, đã quá hạn, từ đó, so sánh số cuối kỳvới số đầu kỳ để thấy được tình hình tăng, giảm của từng khoản phải thukhách hàng Đồng thời xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến từng khoản phảitrả đã quá hạn để đưa ra biện pháp phù hợp

Có thể sử dụng các chỉ tiêu sau để phân tích:

Tổng tiền hàng mua chịu(1) Số vòng quay phải trả người bán=

Số dư bình quân phải trả người bán Thời gian của kỳ phân tích(2) Thời gian 1 vòng quay phải trả người bán=

Số vòng quay phải trả người bánChỉ tiêu (1) cho biết trong kỳ phân tích, các khoản phải trả người bán quayđược bao nhiêu vòng Chỉ tiêu này càng cao chứng tỏ tình hình thanh toántiền hàng của doanh nghiệp là tốt, góp phần nâng cao uy tín cho doanhnghiệp

Chỉ tiêu (2) cho biết một vòng quay phải trả người bán hết bao nhiêu ngày.Chỉ tiêu này càng thấp chứng tỏ khả năng thanh toán của doanh nghiệp là tốt.Tuy nhiên cần phải so sánh với thời hạn ghi trong hợp đồng kinh tế để thấyđược tình hình chấp hành về quy định thanh toán của doanh nghiệp đối vớicác nhà cung ứng.

1.3.1.4/ Phân tích mối quan hệ giữa phải thu và phải trả:

Vốn bị chiếm dụng là số tiền phải thu của khách hàng nhưng quá hạn chưathu được Vốn bị chiếm dụng là số tiền phải trả cho người bán nhưng quá hạnchưa trả được Trong hoạt động kinh doanh, để nâng cao uy tín cho doanhnghiệp và hiệu quả sử dụng vốn, các doanh nghiệp thường phải đảm bảo tỷ sốgiữa vốn bị chiếm dụng và vốn chiếm dụng thấp nhất phụ thuộc vào từngdoanh nghiệp và từng thời điểm

Vốn bị chiếm dụngTỷ lệ vốn bị chiếm dụng và chiếm dụng= x 100%

Vốn chiếm dụngNếu tỷ lệ này lớn hơn 100%, chứng tỏ số vốn của doanh nghiệp bị chiếmdụng lớn hơn số vốn mà doanh nghiệp đi chiếm dụng, và ngược lại Như vậy,rõ ràng tỷ lệ này càng thấp càng tốt

1.3.2/ Phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp:

Phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp nhằm cung cấp cho nhiềuđối tượng, trong đó chủ yếu là các nhà cung cấp để đưa ra quyết định có cungứng vật tư hàng hóa dịch vụ cho doanh nghiệp không nhằm đảm bảo độ antoàn cho doanh nghiệp Việc phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệplà nhằm đánh giá thực trạng tài chính của doanh nghiệp Từ đó, đưa ra cácbiện pháp góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động tài chính

Xét về mặt thời gian thì doanh nghiệp có các khoản nợ sau: nợ ngắn hạn, nợtrung hạn và dài hạn

Tổng tài sản(1)Hệ số khả năng thanh toán tổng quát =

Nợ ngắn hạn và nợ dài hạnTrong đó, tổng tài sản bao gồm toàn bộ TSCĐ và TSLĐ, đầu tư tài chínhngắn hạn và dài hạn phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh

Hệ số này cho biết mối quan hệ giữa tổng tài sản mà doanh nghiệp đangquản lý, sử dụng với tổng số nợ phải trả (nợ ngắn hạn và nợ dài hạn), phảnánh một đồng vay nợ có mấy đồng tài sản đảm bảo Khi giá trị của hệ số nàynhỏ hơn 1 có nghĩa là tổng tài sản<tổng nợ, như vậy toàn bộ tài sản hiện cócủa công ty không đủ để thanh toán các khoản nợ, chứng tỏ công ty mất khảnăng thanh toán, gặp khó khăn trong tài chính Ngược lại, nếu hệ số này lớnhơn 1 nghĩa là tổng tài sản > tổng nợ cho thấy công ty có khả năng thanh toán.Nhưng nếu quá cao thì cần phải xem lại vì khi đó việc sử dụng đòn bầy tàichính của công ty không hiệu quả

(2) Hệ số khả năng thanh toán tạm thời:Hệ số khả năng thanh toán tạm thời là mối quan hệ giữa tài sản ngắn hạnvới các khoản nợ ngắn hạn Hệ số này cho biết mức độ đảm bảo của TSLĐvới nợ ngắn hạn Nợ ngắn hạn là những khoản nợ phải thanh toán trong năm,do vậy công ty phải dùng những tài sản có khả năng chuyển đổi thành tiềntrong năm để thanh toán Như vậy, trong tổng số tài sản mà công ty đang quảnlý và sử dụng thì chỉ có TSLĐ là có tính hoán tệ trong vòng một năm

Tổng TSLĐ và đầu tư ngắn hạnHệ số khả năng thanh toán tạm thời=

Tổng nợ ngắn hạnNếu hệ số này nhỏ hơn 1 thì công ty rơi vào tình trạng mất khả năng thanhtoán Tuy nhiên, không phải hệ số này càng lớn càng tốt Khi xem xét hệ sốnày phải quan tâm tới tính chất ngành nghề kinh doanh

(3) Hệ số khả năng thanh toán nhanh:Là thước đo về việc huy động các tài sản có khả năng chuyển đổi ngaythành tiền để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn mà các chủ nợ yêu cầu Nhưta đã biết chỉ có TSLĐ và đầu tư ngắn hạn là có khả năng thanh khoản caonhất trong tổng số tài sản, nhưng trong đó khả năng hoán tệ của vốn vật tư,hàng hóa lại rất thấp, do vậy hệ số khả năng thanh toán nhanh không dựa vàoviệc bán vật tư, hàng hóa và được xác định theo công thức:

TSLĐ và ĐTNH- vốn vật tư hàng hóaHệ số thanh toán nhanh=

Tổng nợ ngắn hạnNhìn chung, nếu hệ số này quá nhỏ thì công ty sẽ giảm uy tín với bạn hàng,gặp khó khăn trong việc thanh toán công nợ, và có thể công ty phải bán tàisản với giá bất lợi để trả nợ Nếu hệ số này quá lớn lại phản ánh lượng tiềntồn quỹ nhiều, giảm hiệu quả sử dụng vốn Giống như hệ số khả năng thanhtoán tạm thời, giá trị của hệ số này phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh, kỳhạn thanh toán của món nợ phải thu, phải trả trong kỳ

Trên đây là những chỉ tiêu cơ bản doanh nghiệp có thể sử dụng để phân tíchtình hình thanh toán cơ bản, từ đó có kế hoạch làm lành mạnh hóa tài chính

1.4/ Phương pháp hạch toán nghiệp vụ thanh tóan với khách hàng vànhà cung cấp trên thế giới:

Hiện nay, khi nền kinh tế đã hội nhập càng đòi hỏi kế toán với tư cách làmột công cụ quản lý cũng phải hội nhập, phải có những phù hợp nhất định vớicác thông lệ quốc tế Do vậy, việc nghiên cứu các chuẩn mực kế toán quốc tếcũng như công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ ở các nước khác khôngchỉ nhằm mục đích thấy được sự khác biệt giữa chế độ kế toán Việt Nam vàchế độ kế toán quốc tế, mà qua đó, chúng ta thấy được phương hướng cảicách chế độ kế toán Việt Nam nhưng vẫn đảm bảo nhu cầu phù hợp với thông

lệ quốc tế Trong khuôn khổ của luận văn, em chỉ xin nêu ra những khác biệtgiữa chế độ kế toán Việt Nam và chế độ kế toán của các nước khác về nghiệpvụ thanh toán vói khách hàng và nhà cung cấp.

1.4.1/ Kế toán Pháp:1.4.1.2/ Trong thanh toán với người mua:

Cách hạch toán cũng tương tự như với thanh toán với người mua ở kế toánViệt Nam, chỉ khác ở một vài nghiệp vụ sau:

Hiện nay, ở Việt Nam không có hình thức trả nợ bằng việc phát hànhthương phiếu, do đó không có các nghiệp vụ cũng như các bút toán phản ánhnhững nghiệp vụ liên quan đến thương phiếu Còn đối với kế toán Pháp:

Kế toán thương phiếu phải thu sử dụng TK 413- khách hàng thương phiếusẽ thu

Khi phát sinh các giao dịch dẫn tới việc hình thành thương phiếu:Nợ TK 413 :giá trị thanh toán hàng bán được ghi trên thương

phiếuCó TK 70 :giá trị hàng bán chưa có thuếCó TK 44587 :thuế GTGT

Khi khách hàng được yêu cầu thanh toán bằng thương phiếu:Nợ TK 413 :giá trị thương phiếu sẽ thu

Có TK 410,411 :giá trị được thanh toán bằng thương phiếuKhi xin chiết khấu thanh toán thương phiếu chưa đến hạn tại ngân hàng:- Bút toán 1: Mang thương phiếu đến ngân hàng xin chiết khấu:

Nợ TK 5114 :giá trị thương phiếu chờ chiết khấuCó TK 413 : giá trị thương phiếu sẽ thu mang xin chiết khấu- Bút toán 2: Khi ngân hàng cho doanh nghiệp chiết khấu:

Nợ TK 6616 : chi phí lãi chiết khấuNợ TK627 : lệ phí dịch vụ ngân hàng

Nợ TK4456 : thuế GTGT của dịch vụ ngân hàngNợ TK 530,512 : số tiền còn lại nhận về hay gửi lại ngân hàng

Có TK 5114 : giá trị của thương phiếu chiết khấuThương phiếu đến hạn thanh toán:

- Bút toán 1: mang thương phiếu đến ngân hàng xin thanh toánNợ TK 5113 : giá trị thương phiếu chờ thanh toán

Có TK 413 : giá trị thương phiếu sẽ thu của khách hàng- Bút toán 2: ngân hàng cho thanh toán:

Nợ TK 627 : chi phí dịch vụ ngân hàngNợ TK 4456 : thuế GTGT tính trên dịch vụ ngân hàngNợ TK 530, 512 : số tiền còn lại nhận về hay gửi lại ngân hàng

Có TK 5113 : giá trị thương phiếu chờ thanh toán- Bút toán 3: Thanh toán trực tiếp với người mua:

Nợ TK 530,512 : số tiền thu về từ thương phiếuCó TK 413 : thương phiếu sẽ thu của khách hàngKhi doanh nghiệp dùng thương phiếu của khách hàng ký hậu cho nhà cungcấp:

- Bút toán 1: hủy thương phiếu cũNợ TK 411 : phải thu của khách hàng bằng mệnh giá cũ thương phiếu

Có TK 413 : thương phiếu của khách hàng mệnh giá cũ- Bút toán 2: phát hành thưong phiếu mới giao cho khách hàng, trường hợpnày tính thêm vào số nợ cũ của khách hàng một khoản lãi:

Nợ TK 413 : thương phiếu của khách hàng theo mệnh giá mớiCó TK 411 : giá trị khoản phải thu khách hàng theo mệnh giá cũCó TK 768 : lãi do gia hạn thương phiếu

Bên cạnh đó, kế toán lập và hoàn nhập dự phòng cũng có những điểm khácbiệt:

- Khi chuyển khách hàng sang khó đòi:Nợ TK 416 : số nợ có thuếCó TK 411 : phải thu của khách hàng- Tiến hành lập dự phòng:

Nợ TK 681 : chi phí dự phòngCó TK 419 : dự phòng giảm giá tài khoản khách hàng-Đối với những khách hàng đã lập dự phòng mà chắc chắn không thu hồiđược:

+ Bút toán 1: phản ánh số nợ bị mất vào chi phí:Nợ TK 654

Nợ TK 4455Có TK 416+ Bút toán 2: hoàn nhập dự phòng đã lập để bù đắp thiệt hại:Nợ TK 419 :mức dự phòng đã lập

Có TK 781 : hoàn nhập mức dự phòng đã lập- Đối với khách hàng chưa kịp lập dự phòng mà chắc chắn không thu hồiđược:

Nợ TK 654 :số nợ bị mất không thuếNợ TK 4455 : thuế GTGT cúa số nợ bị mất

Có TK 411 : số nợ bị mất có thuế

1.4.1.2/ Trong thanh toán với nhà cung cấp:

Cũng như trên, các nghiệp vụ khác biệt thanh toán với nhà cung cấp là cácnghiệp vụ liên quan đến thương phiếu

Khi phát sinh các giao dịch liên quan đến việc hình thành thương phiếu:Nợ TK 60,61,62 : giá trị hàng mua chưa thuế

Nợ TK 44586 : thuế GTGT

Nợ TK 403 : giá trị thanh toán hàng mua trả bằng thương phiếuKhi yêu cầu nhà cung cấp được thanh toán bằng thương phiếu:Nợ TK 401,404 : giá trị khoản sẽ thanh toán bằng thương phiếu

Có TK 403 : giá trị thương phiếu được dùng để thanh toánKhi thương phiếu sẽ trả đến hạn thanh toán:

Nợ TK 403 :giá trị khoản thương phiếu

Có TK 530, 512, 514 : những khoản được dùng để thanh toánKhi doanh nghiệp xin nhà cung cấp cho gia hạn thương phiếu:

+ Bút toán 1: hủy thương phiếu cũNợ TK 403: mệnh giá thương phiếu cũ

Có TK 401: phải trả nhà cung cấp khoản bằng mệnh giá cũ+ Bút toán 2: nhận được thương phiếu mới:

Nợ TK 401: phải trả nhà cung cấp khoản bằng mệnh giá cũNợ TK 661 :chi phí lãi do xin gia hạn

Có TK 403 : mệnh giá mới của thương phiếu mới được gia nhập

1.4.2/ Kế toán Mỹ:1.4.2.1/ Trong thanh toán với khách hàng:

Ở Mỹ, thương phiếu được sử dụng như một công cụ thanh toán đắc lực.Đây là một trong những điểm khác biệt của kế toán Mỹ so với kế toán ViệtNam Các nghiệp vụ liên quan đến thương phiếu trong kế toán Mỹ cụ thể nhưsau:

Khi nhận được thương phiếu do bán các loại sản phẩm, hàng hóa:Nợ TK “ thương phiếu phải thu”

Có TK “ doanh thu bán hàng”Khi khách hàng yêu cầu phát hành trái phiếu để chuyển nợNợ TK “ thương phiếu phải thu”

Có TK “ phải thu khách hàng”khi thương phiếu đến hạn thanh toán:Nợ TK “ tiền mặt”

Có TK “ thương phiếu phải thu”Có TK “ doanh thu lãi thương phiếu”

1.4.2.2/ Trong thanh toán với nhà cung cấp:

Kế toán Mỹ trong nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp cũng có điểmkhác biệt so với kế toán Việt Nam như trong nghiệp vụ thanh toán với nhàkhách hàng, đó là vấn đề về thương phiếu phải trả

Khi chuyển nợ phải trả nhà cung cấp thành thương phiếu phải trả:Nợ TK “phải trả nhà cung cấp”

Có TK “ thương phiếu phải trả”Khi thanh toán cho người bán bằng thương phiếu phải trả:Nợ TK “mua hàng”(kiểm kê định kỳ), hàng tồn kho ( kê khai thừongxuyên)

Có TK “ thương phiếu phải trả”Khi thương phiếu đến kỳ hạn thanh toán:Nợ TK “ thương phiếu phải trả”

Nợ TK “ chi phí lãi suất”Có TK “tiền mặt, TGNH”Như vậy, ở Mỹ và Pháp, thương phiếu được sử dụng như một công cụ thanh toán đắc lực Vì thế, trong việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong kế toán Việt Nam có những điểm khác biệt về các nghiệp vụ liên quan đến thương phiếu so với kế toán Pháp và Mỹ