Phần I I: Thực trạng công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW
2.1. 3/ Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Để tồn tại và phát triển trong điều kiện đổi mới từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, Công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý nhằm nâng cao công tác điều hành hoạt động. Cơ cấu tổ chức của công ty được chia thành 6 phòng ban, 1 phân xưởng, 5 cửa hàng và 3 hiệu thuốc.
2.1.3.1 / Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Toàn bộ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của công ty đều được đặt dưới sự quản lý thống nhất của Ban Giám đốc (BGĐ) công ty. BGĐ bao gồm: 1 Giám đốc và 3 phó Giám đốc. Chức năng và nhiệm vụ của từng lãnh đạo được quy định cụ thể như sau:
- Giám đốc: Là người đại diện hợp pháp của Công ty, cũng như mối quan hệ giữa công ty với các cơ quan trong và ngoài nước và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật.
- Phó Giám đốc thứ 1: Là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động quản lý, điều hành kinh doanh của công ty - trực tiếp phụ trách phòng kinh doanh XNK, khối cửa hàng và chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh.,
- Phó Giám đốc thứ 2: Là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động quản lý, điều hành, tổ chức thực hiện công tác tài chính của công ty.
- Phó Giám đốc thứ 3: Là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động quản lý, điều hành công tác đảm bảo chất
lượng, bảo quản, ra lẻ, giao nhận, vận chuyển hàng hóa và một số công tác khác của công ty.
2.1.3.2 / Các phòng ban và nhiệm vụ của các phòng ban.
Giúp việc cho BGĐ là các phòng ban chức năng. Các phòng ban trong công ty được tổ chức gọn nhẹ, đảm bảo cho quá trình kinh doanh được diễn ra thông suốt. Nhiệm vụ chung của các phòng ban là chấp hành và kiểm tra việc chấp hành chính sách của Nhà nước, quy định của Công ty và các mệnh lệnh, chỉ thị của BGĐ, tham gia đề xuất với BGĐ những chủ trương, biện pháp nhằm tăng cường hiệu quả công tác quản lý, giải quyết khó khăn vướng mắc của công ty theo trách nhiệm, quyền hạn của từng phòng ban, phục vụ đắc lực cho các cửa hàng kinh doanh. Tuy nhiên, mỗi phòng ban, tùy thuộc vào chức năng đảm nhiệm mà còn thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau. Cụ thể:
- Phòng Hành chính – Tổ chức: Có nhiệm vụ bố trí, sắp xếp nhân lực trong công ty về số lượng, trình độ nghiệp vụ, tay nghề, làm kế hoạch tiền lương, làm công tác chế độ, công tác đào tạo, kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng cho hoạt động của các phong ban.
- Phòng kinh doanh XNK:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác định hướng kinh doanh cũng như định hướng khách hàng, trực tiếp triển khai, tổ chức các hoạt động kinh doanh theo kế hoạch và mục tiêu đề ra.
+ Lập kế hoạch và mục tiêu kinh doanh
+ Tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh: mua hàng (Nhập khẩu và mua trong nước) và bán hàng.
- Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm:
+ Tham mưu cho GĐ trong công tác quản lý, đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như hoạch định hệ thống quản lý chất lượng đồng thời tổ chức thực hiện
các hoạt động kiểm nghiệm và quản lý chất lượng sản phẩm theo các kế hoạch và mục tiêu chất lượng đề ra.
+ Theo dõi kiểm tra chất lượng hàng hóa, kiểm nghiệm hàng nhập, hàng xuất đảm bảo chất lượng thuốc theo đúng quy định của Bộ Y tế.
+ Tổ chức công tác bảo hộ lao động, kỹ thuật an toàn lao động. - Phòng kế toán tài vụ:
Tổ chức quản lý công tác tài chính giá cả và hạch toán bao gồm hạch toán các nghiệp vụ kế toán nhằm góp phần bảo toàn và phát triển vốn sản xuất, giám sát đầy đủ, kịp thời và chính xác mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, chấp hành nghiêm pháp lệnh thống kê, kế toán và tài chính của Nhà nước.
- Phòng bảo vệ:
Có nhiệm vụ tổ chức lực lượng bảo vệ ngày đêm, đảm bảo an toàn cho công ty, tổ chức lực lượng tự vệ, phòng cháy và chữa cháy.
- Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh
Hoạt động thay mặt công ty tại thị trường phía Nam. Có nhiệm vụ phát triển thị trường, tạo mối quan hệ với các doanh nghiệp và thương nhân, tìm kiếm các đối tác đầu tư. Tổ chức các hoạt động về thông tin kinh tế, thông tin ngành và Marketing phục vụ cho kinh doanh của toàn công ty
- Các cửa hàng, hiệu thuốc:
Có nhiệm vụ bán và giới thiệu sản phẩm đồng thời cũng có thể tự khai thác nguồn hàng để phục vụ cho nhu cầu đa dạng của nhân dân
- Phòng kho vận: Được chia làm 2 tổ:
+ Tổ Điều vận: Có nhiệm vụ điều động phương tiện vận chuyển, giao nhận hàng hóa khi có kế hoạch và hợp đồng của phòng KD – XNK.
+ Tổ Kho: Quản lý, bảo quản và xuất nhập hàng hóa theo đúng quy định của công ty.
- Phân xưởng sản xuất: Làm nhiệm vụ ra lẻ và sản xuất một số mặt hàng bổ sung cho kinh doanh, tạo thêm công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên.
Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kinh doanh kiêm trưởng phòng KDXNK Phó giám đốc phụ trách chất lượng kiêm QMR Trưởng phòng kho vận Phó giám đốc phụ trách chất lượng kiêm QMR Trưởng phòng kho vận Phòng
KDXNK Khối Hiệu Thuốc KTKN Phòng K .Vận Phòng
Phòng TCHC CNTPHCM CNBACGIANG
Phòng KTTV
Sơ đồ2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty dược phẩm trung ương I
2.1.4/ Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán:
2.1.4.1/ Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy tổ chức kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình hỗn hợp, vừa tập trung vừa phân tán, bởi lẽ mỗi đơn vị phụ thuộc là các cửa hàng, chi nhánh đều có bộ máy kế toán riêng không chỉ làm nhiệm vụ thu thập số liệu, chứng từ kế toán mà còn hạch toán và lập sổ sách riêng cho đơn vị mình, định kỳ kế toán các cửa hàng, chi nhánh nộp báo cáo về phòng kế toán công ty.
Để công tác hạch toán được phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ, tạo điều kiện cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định, mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty bao gồm:
1 kế toán trưởng;
1 phó kế toán kiêm kế toán tổng hợp; 1 phó phòng kế toán phụ trách công nợ; 1 kế toán tiền mặt;
1 kế toán ngân hàng;
2 kế toán thanh toán với người bán; 4 kế toán thanh toán với người mua; 2 kế toán kho hàng;
1 kế toán tập hợp chi phí;
1 thủ quỹ;
được thiết kế theo sơ đồ dưới đây
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Dược phẩm TW I
Trong đó, phân công lao động kế toán cụ thể như sau:
- Kế toán trưởng( kiêm trưởng phòng kế toán): là người phụ trách về vấn đề tài chính kế toán của doanh nghiệp, có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán tài chính nhằm đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp, hoạt động có hiệu quả. Kế toán trưởng có nhiệm vụ cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và tham
Kế toán trưởng Kế toán Tiền mặt Kế toán Thanh toán với Người bán Kế toán thanh toán với người mua Kế toán
Ngân hàng hàng hóaKế toán Kế toán Chi phí
Kế toán các cửa hàng Kế toán tổng hợp Kế toán tiêu thụ Kế toán TSCĐ -thống kê Thủ quỹ
mưu về hoạt động tài chính, thực hiện các khoản đóng góp nghĩa vụ đối với nhà nước, xét duyệt báo cáo tài chính của công ty trước khi gửi đến các cơ quan chức năng, tổ chức tài chính. Kế toán trưởng còn phải luôn cập nhật thông tin, văn bản pháp quy về chế độ kế toán tài chính để hướng dẫn các kế toán viên thực hiện công việc đúng đắn và chính xác.
- 2 phó phòng kế toán:
Có nhiệm vụ trợ giúp cho kế toán trưởng thực hiện tốt công việc của phòng kế toán, điều hành công việc khi kế toán trưởng vắng mặt.
Kế toán tổng hợp còn có nhiệm vụ tổng hợp số liệu kế toán từ các kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết của từng bộ phận, lập báo cáo tài chính theo chế độ quy định để kế toán trưởng duyệt.
- Kế toán tiền mặt
Hàng ngày phản ánh tinh hình thu, chi và tồn quý tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt.
- Kế toán ngân hàng: có nhiệm vụ phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi ngân hàng, hàng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp, giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời.
- Kế toán thanh toán với người bán và kế toán thanh toán với người mua: có nhiệm vụ hạch toán công nợ mua bán hàng hóa với người mua, nguời bán.
- Kế toán kho hàng: củng thủ kho có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình nhập- xuất- tồn hàng hóa, mở các sổ chi tiết về tình hình nhập- xuất- tồn hàng hóa để tính giá vốn.
- Kế toán tập hợp chi phí: có nhiệm vụ hạch toán tất cả các chi phí liên quan như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí sản xuất phát sinh ở các phân xưởng…..hàng kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
- Kế toán tài sản cố định: ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng của TSCĐ trong phạm vi toàn doanh nghiệp, cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong công ty. Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất- kinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ và chế độ tài chính quy định. Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, tập hợp chính xác và phân bổ hợp lý chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh.
- Thủ quỹ: đảm nhận mọi việc liên quan đến việc thu chi tiền mặt căn cứ vào các phếu thu- chi hợp lệ, lập BC tồn quỹ hàng ngày đảm bảo khớp đúng số dư với số dư thực còn trong quỹ, có trách nhiệm quản lý, bảo quản tiền mặt, chứng từ liên quan.
2.1.4.2/ Đặc điểm về chính sách, chế độ kế toán áp dụng tại công ty:
Chính sách kế toán mà công ty áp dụng dựa vào luật kế toán ban hành năm 2003, nghị định 128 hướng dẫn thực hiện kế toán, các chuẩn mực kế toán ban hành đến hết ngày 31/12/2005, quyết định 15/2006/ QĐ- BTC của bộ trưởng bộ tài chính, và dựa vào đặc điểm, tình hình sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của công ty, theo đó:
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty đều phải lập chứng từ kế toán. Trên chứng từ có đầy đủ các chữ ký của người lập, của kế toán trưởng, của người đại diện hợp pháp của công ty. Tất cả các chứng từ do doanh nghiệp lập hay từ bên ngoài chuyển đến phải tập
trung ở phòng kế toán, phòng kế toán có nhiệm vụ kiểm tra, xác minh tính pháp lý để ghi sổ đầy đủ.
Công ty dược phẩm trung ương I sử dụng hệ thống chứng từ kế toán hiện hành bao gồm các chứng từ bắt buộc và hướng dẫn sử dụng trong các doanh nghiệp. Theo nội dung kinh tế có năm loại sau:
- Chứng từ về lao động tiền lương - Chứng từ về hàng tồn kho
- Chứng từ về bán hàng - Chứng từ về tiền tệ - Chứng từ về TSCĐ
Công ty dược phẩm trung ương I sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/3/2006, bao gồm 10 loại:
-Đối với tài khoản loại 1, loại 2: theo cơ cấu quản lý tài sản của công ty, công ty có các tài khoản cấp 2 như sau
1111A: tiền Việt Nam chi tiêu 1111B: tiền Việt Nam bán hàng
1111C: tiền Việt Nam tại các cửa hàng, chi nhánh
1121A: tiền gửi ngân hàng tại sở giao dịch I ngân hàng Công thương Việt Nam
1121B: tiền gửi ngân hàng tại sở giao dịch ngân hàng Ngoại thương Việt Nam
1121C: tiền gửi ngân hàng tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, chi nhánh Láng Hạ
1121D: tiền gửi ngân hàng tại các chi nhánh
1122B: ngoại tệ gửi tại sở giao dịch ngân hàng Ngoại thương
1131A: tiền đang chuyển tại sở giao dịch I ngân hàng Công thương Việt Nam
1311: phải thu khách hàng cấp 2
1312: phải thu bệnh viện, hiệu thuốc bệnh viện 1313: phải thu khách hàng theo đơn đặt hàng 1314: phải thu xí nghiệp dược phẩm
1315: phải thu khác
13151: phải thu khách hàng nợ
13152: phải thu khách hàng thanh toán ngay 1316: phải thu các cửa hàng, Zuelling, xuất khẩu 1317: phải thu chi nhánh
1441: cầm cố, ký quỹ, ký cược
1441A: sở giao dịch I ngân hàng Công thương 1441B: sở giao dịch ngân hàng Ngoại thương 1441C: ngân hàng NN& PTNT chi nhánh Láng Hạ 1442: bảo lãnh thầu
- Đối với tài khoản loại 3: theo quan hệ thanh toán của công ty, cụ thể ở đây là theo đối tượng thanh toán và tínhchất công nợ, công ty có các tài khoản sau:
311: vay ngắn hạn
311A: sở giao dịch ngân hàng Công thương Việt Nam 311B: sở giao dịch ngân hàng Ngoại thương Việt Nam 311C: ngân hàng NN& PTNT chi nhánh Láng Hạ
331: Phải trả cho người bán 3311: nhập khẩu
3312: mua trong nước
3313: cửa hàng, chi nhánh tự mua
3314: mua trong nước( xí nghiệp dược phẩm) 3315: mua trong nước ( công ty cấp 2)
3335: thuế thu nhập cá nhân
347: thuế thu nhập hoãn lại phải trả 351: quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 352: dự phòng phải trả
- Các loại tài khoản còn lại tương tự như chế độ hiện hành
Sổ sách của công ty áp dụng theo hình thức Nhật ký chung. Do đó, các sổ sách sử dụng để ghi chép gồm có:
- Nhật ký chung: để hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, không phân biệt đối tượng kế toán
- Nhật ký đặc biệt: được mở cho các đối tượng đặc biệt như sổ theo dõi thu tiền, chi tiền, bán hàng, mua hàng, các sổ theo dõi nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu, sổ theo dõi tiền vay ngân hàng…Các loại sổ này được ghi bằng tay.
- Sổ tổng hợp tài khoản hay chính là sổ cái làm nhiệm vụ tổng hợp ghi chép các nghiệp cụ kế toán phát sinh theo tài khoản tổng hợp như tổng hợp tài khoản 131, 331…
- Các sổ thẻ chi tiết mở theo yêu cầu quản lý như sổ chi tiết công nợ theo khách hàng 131, 1368, 1388, 141, 3311, 3312, 3313, 3314, 3315, 3388……
Nhật ký chung Sổ, thẻ chi tiết Chứng từ Kế toán Nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sơ đồ2.3 : Sơ đồTrình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung áp dụng tại