Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty dược phẩm TW
3.1.2.2/ Những hạn chế còn tồn tại của kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I:
Về hệ thống tài khoản, các tài khoản phải thu khách hàng được chi tiết như sau:
1311: phải thu khách hàng cấp 2
1312: phải thu bệnh viện, hiệu thuốc bệnh viện 1313: phải thu khách hàng theo đơn đặt hàng 1314: phải thu xí nghiệp dược phẩm
1315: phải thu khác
13151: phải thu khách hàng nợ
Nhìn vào các tiểu khoản của 131 của công ty, ta có thể thấy ngay một bất hợp lý. Đó là trong khi các khoản phải thu khác được chi tiết thành 13151: “phải thu khách hàng nợ” và 13152 “phải thu khách hàng thanh toán ngay” thì các khoản phải thu của các khách hàng cấp 2, các bệnh viện, hiệu thuốc bệnh viện, hay phải thu khách hàng theo đơn đặt hàng, xí nghiệp dược phẩm v.v…lại không. Theo em nghĩ, việc theo dõi chi tiết khách hàng nợ và thanh toán ngay là cần thiết, bất kể là đối với khách hàng nào.
Về việc cập nhật chứng từ: Đây cũng là hạn chế chung của các bộ máy kế toán ở phần lớn các doanh nghiệp. Đối với các hóa đơn chứng từ với giá trị thanh toán nhỏ, thì việc cập nhật số liệu cũng không được cập nhật ngay sau khi phát sinh mà thường để đến cuối tháng mới cập nhật. Việc này chắc chắn ảnh hưởng không nhỏ đến sự chính xác cập nhật số liệu cũng như không thể phát hiện sớm những sai sót từ khi lập chứng từ, hóa đơn, mà thường phải đến khi cập nhật chứng từ mới phát hiện được. Đến lúc đó, việc chỉnh sửa chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn.
Về tổ chức nhân sự, ở phòng kế toán của công ty dược phẩm TW I chỉ có một kế toán viên nam biết nhiều về máy tính cũng như về chương trình kế toán máy tại công ty. Vì thế, hễ có khó khăn hay vướng mắc nào, những kế toán viên khác đều phải nhờ đến sự giúp đỡ của kế toán viên này, ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên này. Bên cạnh đó, khi có sự cố về máy móc, về phần mềm kế toán thì không thể nhanh chóng khắc phục, sửa chữa. Đây chính là thực tế em đã được chứng kiến tại công ty, khi mạng bị hỏng thì phải mất một từần lễ sau, bộ phận kế toán mới có thể làm việc bình thường.
Một bất cập nữa về phân công công tác kế toán, đó là lãnh đạo kế toán như kế toán trưởng, kế toán phó vừa đảm nhận kế toán chi tiết, vừa đảm nhận kế toán
tổng hợp, cụ thể ở đây là vừa theo dõi chi nhánh, vừa theo dõi các cửa hàng…. Điều này không đảm bảo khách quan, khó giám sát. Theo em, các công việc kế toán chi tiết này nên giao cho các kế toán viên khác, còn lãnh đạo kế toán chỉ đảm nhận nhiệm vụ soát xét tổng hợp, đồng thời đưa ra được những quyết định mang tính quản trị cho giám đốc
Về tổ chức bộ phận kế toán quản trị tại công ty dược phẩmTW I:
Thứ nhất, mặc dù phần mềm kế toán đã được đưa vào sử dụng nhưng phần hành kế toán hiện tại đang được sử dụng vẫn chưa hỗ trợ cho việc lập báo cáo kế toán quản trị trong khi đó những thông tin quản trị nói chung cũng như các báo cáo kế toán quản trị nói riêng vô cùng cần thiết giúp cho các nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác nhất là trong thời buổi cạnh tranh gay gắt như hiện nay.
Thứ hai, việc sử dụng các kết quả từ việc thanh toán này còn chưa mang lại hiệu quả. Các tỷ suất được tính toán ra chủ yếu là do yêu cầu bắt buộc phải có trong thuyết minh báo cáo tài chính, chứ không hoàn toàn xuất phát từ yêu cầu quản lý, chính vì lẽ đó mà các kết quả tính không đầy đủ các chỉ tiêu, không được phân tích một cách cụ thể. Chỉ với 4 tỷ suất thanh toán được đưa ra và trong đó chỉ tính toán đầy đủ 3 tỷ suất là khả năng thanh toán hiện hành, khả năng thanh toán ngắn hạn, khả năng thanh toán nhanh ( khả năng thanh toán nợ dài hạn) trong thuyết minh báo cáo tài chính với một lời bình ngắn gọn là “ có khả năng thanh toán các khoản nợ”, mà không được phân tích đầy đủ. Điều này đã làm giảm đi ý nghĩa đặc biệt quan trọng của công tác kế toán quản trị đối với việc theo dõi tình hình tài chính để từ đó góp phần làm lành mạnh hóa tài chính tại công ty, một trong những yêu cầu tất yếu trong kinh doanh hiện nay.
Thứ ba, như đã biết việc sử dụng kế toán quản trị vào việc quản lý và đưa ra các quyết định trong chính sách chiến lược kinh doanh là cực kỳ quan trọng và có ý nghĩa trong thời buổi bùng nổ thông tin và cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Nhưng công tác kế toán quản trị tại công ty hiện nay vẫn chưa được coi trọng. Cụ thể là không có một bộ phận kế toán chuyên biệt đảm nhiệm phần công việc này. Việc tính các tỷ suất thanh toán như trên đã nói chỉ là do yêu cầu bắt buộc phải có trong thuyết minh báo cáo tài chính và chỉ được tính toán vào thời điểm lên các báo cáo tài chính, do kế toán trưởng đảm nhiệm.