Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty dược phẩm TW
3.2.3/ Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I:
Việc hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp như trên đã nói, cần phát huy những ưu điểm sẵn có và khắc phục những hạn chế còn tồn tại, từ trong chế độ tài chính áp dụng trong công ty nói chung, đến các khía cạnh riêng như bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, việc hạch toán chi tiết, tổng hợp và lên các báo cáo. Sau đây em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp như sau:
Trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa, trong tháng, khi hàng về mà hóa đơn chưa về, kế toán không phản ánh gì mà chờ đến khi hàng về mới phản ánh vào sổ sách. Nhưng trong trường hợp đến cuối tháng, hàng chưa về, kế toán cũng không phản ánh gì vào sổ, mà lẽ ra ở đây, kế toán phải phản ánh vào mục hàng đang đi đường. Vì thế, trong trường hợp này, kế toán cần phản ánh lên tài khoản hàng đang đi đường để thể hiện chính xác hơn tình hình tài chính của công ty trên các báo cáo tài chính.
Về việc cập nhật chứng từ, các kế toán viên nên chú trọng đến việc cập nhật chứng từ ngay sau khi phát sinh nghiệp vụ, đảm bảo tránh việc bỏ lỡ, bỏ sót các nghiệp vụ,cũng như kịp thời phát hiện các sai sót và điều chỉnh trong quá trình lập chứng từ. Các chứng từ dùng để cập nhật phải hợp pháp, hợp lệ, nghĩa là phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan, không nhàu nát, chắp vá, tẩy xóa.
Hiện nay, chương trình kế toán tại công ty chưa hỗ trợ cho việc thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp theo thời gian, trong khi hàng tháng kế toán thanh
toán vẫn được yêu cầu phải đưa ra báo cáo tình hình công nợ theo thời gian để có biện pháp đôn đốc, thu hồi nợ, cũng như nhanh chóng hoàn trả các khoản nợ tới hạn để giữ chữ tín với nhà cung cấp. Vì thế, hàng tháng kế toán phải tự lập trên Excel, tạo thêm một khối lượng công việc đáng kể cho kế toán cũng như tiến độ lên các báo cáo này không được đảm bảo do phải làm thủ công và không thể chính xác được tuyệt đối. Bên cạnh đó, việc sử dụng kế toán quản trị các nghiệp vụ thanh toán cần được xem xét như một công cụ quản lý hữu hiệu. Vì thế theo em nghĩ, công ty cũng nên cải tiến phần mềm, để phần mềm có thêm chức năng hỗ trợ việc lên các báo cáo kế toán quản trị nói chung cũng như kế toán quản trị về mảng thanh toán nói riêng để kịp thời cung cấp cho ban giám đốc công ty có cái nhìn tổng quan, chính xác về tình hình tài chính tại công ty mình.
Mặc dù các hoạt động thanh toán diễn ra nhiều và thường xuyên nhưng em nhận thấy công ty không sử dụng nhật ký đặc biệt để theo dõi các khoản thanh toán này, gây khó khăn cho công tác theo dõi tiến độ thanh toán cũng như thu hồi nợ cho công ty. Em đề xuất cần phải có các nhật ký đặc biệt cho các tài khoản 131, 331 để tiện cho việc theo dõi các khoản công nợ cũng như tiến độ thanh toán các khoản phải trả của công ty và thu hồi các khoản nợ phải thu của công ty
Như đã biết việc sử dụng kế toán quản trị trong quản lý hiện nay là hết sức cần thiết. Tuy nhiên như trên đã nói, mọi báo cáo quản trị lại được đưa ra bởi bộ phận kế toán tài chính, điều này là không khoa học và hợp lý, sẽ dẫn đến việc thiếu tính hệ thống cũng như không có cái nhìn đầy đủ trên giác độ quản trị. Vì thế, em xin đề xuất công ty cần có một bộ phận chuyên trách, đảm nhiệm công việc của kế toán quản trị, phối hợp ăn ý, nhịp nhàng với bộ phận kế toán tài
chính để giúp cho việc lên kế hoạch tài chính và kinh doanh được kip thời và chuẩn xác.
Về hệ thống tài khoản, em nghĩ cần thiết phải chi tiết thành phải thu thanh toán ngay và thanh toán khách hàng nợ đối với các đối tượng khách hàng cấp 2, 1311: phải thu khách hàng cấp 2, bệnh viện, hiệu thuốc bệnh viện, khách hàng theo đơn đặt hàng, xí nghiệp dược phẩm, các cửa hàng, Zuelling, xuất khẩu, chi nhánh , việc này sẽ giúp ích rất nhiều trong công tác theo dõi thanh toán của các đối tượng khách hàng này.
Về việc tính toán các tỷ suất thanh toán trong thuyết minh báo cáo tài chính: theo em được biết thì trong thuyết minh báo cáo tài chính, công ty chỉ đưa ra 4 chỉ tiêu xem xét khả năng thanh toán gồm khả năng thanh toán hiện hành, khả năng thanh toán ngắn hạn, khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán nợ dài hạn nhưng chỉ tính toán đầy đủ 3 chỉ tiêu đầu còn khả năng thanh toán nợ dài hạn không tính toán, em nghĩ như thế là không đầy đủ. Sau một thời gian thực tập và quan sát công việc kế toán tại công ty, theo em, cần tính toán thêm một số chỉ tiêu sau:
Tổng tiền hàng bán chịu Số vòng quay phải thu =
của khách hàng Số dư bình quân phải thu của khách hàng Chỉ tiêu này cho biết trong kỳ phân tích các khoản phải thu khách hàng quay được bao nhiêu vòng, chỉ tiêu này càng cao chứng tỏ tình hình thu tiền của doanh nghiệp là kịp thời góp phần giảm bớt vốn bị chiếm dụng.
Thời gian kỳ phân tích Thời gian quay vòng =
của các khoản phải thu Số vòng quay phải thu khách hàng
Chỉ tiêu này cho biết một vòng quay phải thu của khách hàng hết bao nhiêu ngày, chỉ tiêu này càng thấp càng tốt. Tuy nhiên, ta cần đối chiếu thời hạn ghi trong hợp đồng kinh tế để thấy được công tác thu hồi tiền của doanh nghiệp và tình hình chấp nhận thanh toán đã đúng chưa.
Tổng tiền hàng mua chịu Số vòng luân chuyển =
các khoản phải trả Số dư bình quân phải trả người bán
Chỉ tiêu này cho biết trong kỳ phân tích, các khoản phải trả người bán quay được bao nhiêu vòng. Chỉ tiêu này càng cao có thể chứng tỏ tình hình thanh toán tiền hàng của doanh nghiệp là tốt, góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
Thời kỳ phân tích Thời gian quay vòng =
của các khoản phải trả. Số vòng quay phải trả người bán
Chỉ tiêu này cho biết các khoản phải trả người bán hết bao nhiêu ngày . chỉ tiêu này càng thấp chứng tỏ khả năng thanh toán của doanh nghiệp là tốt. Tuy nhiên, cần phải so sánh cới thời hạn ghi trong hợp đồng kinh tế để thấy được tình hình chấp hành về quy định thanh toán của doanh nghiệp với nhà cung ứng.
Ví dụ: dựa vào bảng cân đối kế toán năm 2005 và 2006, ta tính toán được các chỉ tiêu về tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty trong 2 năm tương ứng như sau:
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Chênh lệch +/- %
1. Số vòng quay phải thu khách hàng (vòng)
18.05 20.43 2.38 13.2
2. Thời gian 1 vòng quay phải thu khách hàng (ngày)
20.24 17.88 -2.36 -11.66
3. Số vòng quay phải trả người bán (vòng)
27.22 26.08 -1.14 -4.15
4. Thời gian 1 vòng quay phải thu người bán (ngày)
13.40 13.98 0.58 4.33
Căn cứ vào kết quả tính toán ta thấy, ta có thể đưa ra một vài nhận xét về tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty:
Số vòng quay phải thu của khách hàng năm 2006 tăng so với năm 2005 là 2.38 vòng. Điều đó chứng tỏ tình hình thu hồi tiền của doanh nghiệp đối với khách hàng nhanh. Thời gian mỗi vòng quay phải thu của khách hàng năm 2006 giảm so với 2005 là 2.36 ngày. Như vậy, khả năng vốn bị chiếm dụng của doanh nghiệp có xu hướng giảm, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Số vòng quay phải trả người bán năm 2006 giảm so với năm 2005 là 1.14 vòng. Điều đó chứng tỏ khả năng thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cấp có xu hướng chậm hơn. Tuy nhiên, tốc độ không đáng kể. Thời gian mỗi vòng
quay phải trả người bán năm 2006 tăng so với năm 2005 đạt 0.58 ngày. Như vậy, doanh nghiệp cần thực hiện tốt về quy định thanh toán nhằm góp phần nâng cao uy tín doanh nghiệp.
Em cũng xin đưa ra ý kiến bên cạnh việc tính toán các chỉ tiêu về khả năng thanh toán, kế toán công ty cần có những giải trình cụ thể về ý nghĩa của các số liệu này. Ví dụ, có bảng số liệu về các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán như sau:
Chỉ tiêu Đầu
năm
Cuối năm Chênh lệch
+/- %
1.Hệ số thanh toán nhanh 0.573 0.666 0.043 7.52
2. Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn 2.438 2.551 0.113 4.63 3. Hệ số thanh toán bình thường 4.615 3.458 -1.157 -25.06 4. Hệ số chuyển đổi TSNH thành
tiền
0.235 0.254 0.0109 4.66
Với ví dụ số liệu như trên, em xin đưa ra một số ý kiến nhận xét sau:
Căn cứ vào kết quả tính toán trên ta thấy, hệ số thanh toán nhanh của công ty cuối năm tăng so với đầu năm. Song tốc độ tăng thấp. Mặt khác, chỉ tiêu này tại 2 thời điểm đều<1 chứng tỏ công ty chưa có đủ vốn bằng tiền, các khoản tương đương tiền để thanh toán nợ ngắn hạn.
Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn của TSNH cuối năm tăng so với đầu năm. Song chỉ tiêu này tại 2 thời điểm >2 chứng tỏ công ty thừa tài sản ngắn hạn để thanh toán nợ ngắn hạn, góp phần ổn định tình hình tài chính.
Hệ số thanh toán bình thường hay hệ số thanh toán tổng quát cuối năm giảm so với đầu năm là 1.157. Tốc độ giảm nhanh, tuy nhiên, chỉ tiêu này tại 2 thời điểm
đều khá cao, chứng tỏ công ty thừa tài sản để thanh toán nợ phải trả. Đây cũng là yếu tố góp phần ổn định tình hình tài chính.
Hệ số chuyển đổi TSNH thành tiền cuối năm tăng so với đầu năm. Tốc độ tăng thấp, mặt khác, chỉ tiêu này tại 2 thòi điểm đều quá thấp (xấp xỉ 1 là tốt) chứng tỏ công ty không có đủ vốn bằng tiền để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Công ty cần có biện pháp bán hàng tồn kho, thu hồi công nợ nhằm đẩy nhanh sự chuyển đổi TSNH thành tiền.
Về phân công kế toán hiện nay ở công ty, hiện xảy ra một thực trạng là một khách hàng có thể do 2, 3 nhân viên kế toán theo dõi. Đó là do, khi khách hàng mua hàng tại công ty, có trường hợp vì một lý do nào đó, cùng một khách hàng nhưng lại lấy tên công ty, đơn vị khác nhau, như vậy, rõ ràng là cùng một khách hàng nhưng khi cập nhật số liệu, kế toán lại phải sử dụng nhiều mã. Ví dụ, khách hàng công ty công ty TNHH dược phẩm Cường Thịnh vừa có mã là C126, vừa có mã là C274. Hay một khách hàng vừa mua vừa bán hàng cho công ty lại được theo dõi bởi 2 kế toán thanh toán, một kế toán thanh toán phải thu, một kế toán thanh toán phải trả. Tất cả đều gây ra sự phức tạp không cần thiết, và làm cho tính kiểm soát kém. Do đó, em thiết nghĩ với những khách hàng vừa mua vừa bán cho công ty như trên thì nên phân công cho 1 người đảm nhiệm, chắc chắn hiệu quả sẽ cao hơn, đặc biệt khi công ty và khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bù trừ, đồng thời, cũng đảm bảo được tính chính xác cao hơn, kiểm tra, phát hiện sai sót dễ dàng hơn. Hay với trường hợp một khách hàng có nhiều mã, không còn cách nào hơn, kế toán nên nhập một khách hàng với các tên đó dưới một mã.
Thêm vào đó, thực tế phân công kế toán của công ty cũng còn một bất cập, đó là các kế toán viên thanh toán được phân công theo tiêu thức là khách hàng, ví
dụ như 1 kế toán viên chuyên phụ trách các khách hàng lẻ, tức là theo dõi tài khoản 1315, 1 kế toán viên chuyên phụ trách các khách hàng cấp 2 là các công ty thuộc tỉnh thành phố….Điều này là hợp lý song em thiết nghĩ công ty cũng nên chú ý đến một tiêu thức phân công kế toán là địa bàn của khách hàng. Ví dụ nếu trước kia, kế toán phụ trách mảng phải thu của khác hàng cấp 2 khi đi công tác tại Thanh Hóa chẳng hạn, sẽ chỉ có thể làm việc và chịu trách nhiệm thu hồi đối với các khách hàng cấp 2 ở Thanh Hóa, sau đó vài ngày, một kế toán khác chịu trách nhiệm thu hồi nợ mảng khách hàng tuyến bệnh viện ở Thanh Hóa lại xuống Thanh Hóa thực hiện công tác thu hồi nợ của mình. Điều này gây lãng phí không đáng có về các chi phí ăn ở, đi lại cho kế toán viên, đồng thời hiệu quả làm việc cũng không cao. Nếu quan tâm đến tiêu thức địa bàn của khách hàng để phân công kế toán sẽ đảm bảo sao cho 1 nhân viên kế toán phụ trách một địa bàn, nhờ thế mà đã rút ngắn được thời gian đi công tác khi thu hồi nợ, tránh gây mệt mỏi cho kế toán viên, nâng cao hiệu quả làm việc, đồng thời giảm chi phí đi lại, chi phí công tác có thể tiết kiệm được.
Trên đây là những kiến nghị em xin được đưa ra với hy vọng nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.
Trên đây là những vấn đề thực tiễn về hoạt động kinh doanh, về bộ máy quản lý nói chung và về tổ chức kế toán nói riêng cũng như thực trạng công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp mà em khảo sát được trong quá trình thực tập tại công ty dược phẩm trung ương I. Có thể thấy công ty đã chấp hành tốt các quy định, chế độ kế toán hiện hành và vận dụng hiệu quả vào thực tiễn đơn vị mình. Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định, tuy không lớn nhưng cũng ảnh hưởng phần nào đến hiệu quả kinh doanh và tình hình tài chính của công ty. Em xin đưa ra một vài đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng nói riêng.
Qua một thời gian thực tập tại công ty dược phẩm trung ương I, mặc dù lượng kiến thức còn hạn chế, thời gian tìm hiểu tại công ty chưa nhiều, nhưng nhờ sự giúp đỡ nhiệt tình của các phòng ban trong công ty, đặc biệt là phòng kế toán tài vụ, với sự tận tình hướng dẫn của Cô kế toán trưởng công ty Nguyễn Thụy Khanh, và toàn thể các cô chú, anh chị nhân viên trong phòng kế toán tài vụ, em đã phần nào hiểu được thực tế công việc của một cán bộ kế toán.
Em xin chân thành cám ơn các cô chú ở công ty dược phẩm trung ương I và Cô giáo, TS Trần Thị Nam Thanh đã nhiệt tình hướng dẫn em hoàn thành luận văn này.