2. Định khoản P nhập 4 Thống kê kho kế hoạch
2.2.4/Kế toán các khoản dự phòng phải thu khó đòi:
2.2.4.1/ Chế độ lập và hoàn nhập dự phòng áp dụng tại công ty dược phẩm TW I:
Trong kinh doanh, đặc biệt là kinh doanh thương mại, rủi ro do những nguyên nhân khách quan như thất thu các khoản nợ phải thu rất có thể xảy ra,
gây ra những thiệt hại về tài chính không nhỏ cho các doanh nghiệp. Hiểu được điều này, công ty dược phẩm TW I đã lập dự phòng và tiến hành hạch toán các khoản dự phòng phải thu khó đòi, thực hiện với các khách hàng nghi ngờ về khả năng có thể trả nợ theo đúng quy định hiện hành để có thể hạn chế bớt thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính.
Công ty luôn yêu cầu bộ phận kế toán của mình mở sổ chi tiết các khoản nợ theo từng đối tượng nợ, thường xuyên phân loại các khoản nợ ( nợ luân chuyển, nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi…), lập báo cáô phân tích tuổi nợ hàng tháng, đôn đốc thu hồi nợ.
Theo quy định của công ty, nợ phải thu khó đòi là các khoản nợ quá hạn thanh toán theo quy định ghi trên hợp đồng hoặc các cam kết khác hoặc chưa đến hạn thanh toán nhưng khách nợ khó có khả năng thanh toán. Công ty bắt đầu trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi với tuổi nợ là 2 năm và trích lập 100% khoản phải thu.
Dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từng khách hàng, phân loại theo thời hạn thu nợ, các khách hàng quá hạn được xếp loại khách hàng khó đòi, nghi ngờ. Doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng và trên cơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng, kể cả bằng phương pháp xác minh.
2.2.4.2/ Hạch toán các khoản dự phòng tại công ty dược phẩm TW I:
Kế toán công ty sử dụng tài khoản 139 “ dự phòng phải thu khó đòi” để hạch toán các khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Vào cuối năm, kế toán lại tổng hợp các khoản nợ của từng khách hàng với các chỉ tiêu nợ trên 3 tháng đến dưới 1 năm, nợ trên 1 năm đến dưới 2 năm, nợ trên 2 năm để có tính số cần trích lập phải thu khó đòi. Có bảng số liệu về số nợ các khách hàng vào cuối năm 2006 như sau:
Tên đơn vị Mã KH bán H/ đơn C/ hàng
bán
29… … … … 30. công ty dược Hải Phòng(14 ký con) C621 134.347.609 C621 5.333.455 11 06 C621 40.761.258 12 06 C621 17.016.207 1 07 C621 53.236.650 2 07 C621 18.000.039 3 07 31. … … … .. … … …
Vào cuối năm, kế toán lại tổng hợp các khoản nợ của từng khách hàng với các chỉ tiêu nợ trên 3 tháng đến dưới 1 năm, nợ trên 1 năm đến dưới 2 năm, nợ trên 2 năm để có tính số cần trích lập phải thu khó đòi. Có bảng số liệu về số nợ các khách hàng vào cuối năm 2006 như sau:
Tên đơn vị mã Nợ trên 3 tháng đến dưới 1 năm Nợ trên 1 năm đến dưới 2 năm Nợ trên 2 năm … c/ty CPDP Nam Hà C074 218.321.056 - - c/ty CP DP Hà Nam C096 16.013.215 152.351.265 - c/ty CP Y tế Danameco C134 26.156.245 - - c/ty CP dược Bắc Kạn C144 58.458.695 - - c/ty Dược VTYT Daklak C150 64.256.147 - - … … … … … Tổng cộng 2.841.826.207 655.136.490 465364074
Biểu 2.19: bảng số liệu số nợ các khách hàng vào cuối năm 2006
Như vậy, mức dự phòng cần lập năm 2006 là
2.841.826.207*0.3+655.136.490*0.5+465.364.074*0.7=852547862+327.568. 145+325754852=1.505.870.859
Cuối năm 2005, tổng dư nợ phải thu khó đòi là 66 637 919 628 đồng, với cách tính toán tưong tự như trên, có mức dự phòng cần trích lập là 941 164 076 đồng.
Cuối năm 2006, tổng dư nợ phải thu khách hàng của công ty là 116.953.441.618 đồng, mức lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cần lập như đã tính ở trên là 1.505.870.859 đồng, mà mức dự phòng đã lập từ đầu năm là 941.164.076 đồng, do đó, số cần trích lập thêm là 564.706.783 đồng. Như vậy, bút toán cần lập sẽ là:
Nợ TK 642: 564.706.783 Có TK 139: 564.706.783
Đối với khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi, kế toán tại công ty cũng như tại các chi nhánh, cửa hàng phải có trách nhiệm lập phương án xử lý trên cơ sở truy cứu, bồi hoàn trách nhiệm của cá nhân, tập thể có liên quan. Đối với các đơn vị trực thuộc là các cửa hàng, chi nhánh, thì sau khi được sự chấp thuận bằng văn bản của công ty, đơn vị phụ thuộc được xử lý bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, nếu còn thiếu, thì hạch toán vào chi phí kinh doanh của công ty. Đối với các khản nợ không dcó khả năng thu hồi sau khi xử lý như trên, đơn vị phụ thuộc vẫn phải theo dõi ngoài và tổ chức thu hồi. số tiền thu hồi được hạch toán vào thu nhập của đơn vị.
Thực tế cho thấy, cuối năm 2005, mức lập dự phòng phải thu khó đòi trên tổng nợ phải thu khách hàng chỉ chiếm 1.4% và năm 2006 là 1.29%. Điều này chứng tỏ công tác thu hồi nợ của bộ phận kế toán công ty là rất tốt, tránh được tình trạng bị chiếm dụng vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
2.2.5/ Thực trạng công tác kế toán thanh toán đối với quản trị tại công ty dược phẩm TW I: