CHÍNH Sổ kế toán chi tiết TK 131 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 Bảng kê số 11
1.2.4/ Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi:
Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh có những khoản phải thu mà người nợ khó trả nợ hoặc không trả nợ. Các khoản tiền nợ của khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi. Doanh nghiệp dự kiến khoản phải thu khó đòi ứng trước vào chi phí gọi là khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Khoản dự phòng phải thu khó đòi được ghi nhận trước vào chi phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính đủ để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị của các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi trong doanh nghiệp được quy định tại Thông tư số 13/2006/TT- BTC ban hành ngày 27/02/2006 của Bộ tài chính.Cụ thể như sau:
1.2.4.1/ Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi:
Để đề phòng những tổn thất về các khoản nợ phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán, cuối niên độ kế toán- tại thời điểm khóa sổ lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải dự kiến số nợ phải thu có khả năng khó đòi căn cứ trên những bằng chứng, đáng tin cậy để tính trước vào chi phí kinh doanh. Số tính trước này gọi là dự phòng phải thu khó đòi. Các khoản nợ phải thu được coi là các khoản nợ phải thu khó đòi, gồm: Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác, nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết
Thứ nhất, phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi (khách hàng bị phá sản hoặc tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản… nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần vẫn không thu được nợ).
Thứ hai, phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của đối tượng về số tiền còn nợ chưa trả, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bán thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ.
Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên coi như nợ không có khả năng thu hồi.
Về phương pháp lập dự phòng, theo thông tư 13 ngày 27/02/2006 thì:
Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng cụ thể như sau: 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm, 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm, 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
Các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Doanh nghiệp lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi rồi tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
1.2.4.2/ Phương pháp hạch toán nghiệp vụ lập và xử lý nợ phải thu khó đòi:
Tài khoản 139- “ dự phòng nợ phải thu khó đòi” được sử dụng để hạch toán các bút toán lập và hoàn nhập nợ phải thu khó đòi của doanh nghiệp.
Trình tự lập và hoàn nhập các khoản nợ phải thu khó đòi được khái quát qua sơ đồ sau:
TK131 TK642 (3a)
TK139
(3b) (1)
Sơ đồ 1. 8: Sơ đồ hạch toán lập dự phòng và xử lý nợ phải thu khó đòi
(1): lập dự phòng phải thu khó đòi ( trường hợp số phải lập cuối kỳ kế toán này lớn hơn số đã lập cuối kỳ kế toán trước)
(2) :Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi ( trường hợp số phải lập cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ kế toán trước)
(3): Xóa số nợ phải thu khó đòi (3a): Số thiếu chưa lập dự phòng (3b): Số đã lập dự phòng
Đồng thời khi xóa sổ khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi đơn: Nợ TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý.
Sau khi đã xóa sổ khoản nợ khó đòi, kế toán vẫn phải theo dõi khoản nợ đó tối thiểu 5 năm để tiếp tục có biện pháp thu hồi nợ. Nếu thu hồi được, kế toán phản ánh:
Nợ TK111,112… Có TK 711
Và ghi đơn: Có TK004.