Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty dược phẩm trung ương I
MỤC LỤC
Thực trạng công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I
Thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty
Như đã tìm hiểu ở trên, công ty dược phẩm trung ương I hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh thương mại các loại dược phẩm, dụng cụ y tế, các dịch vụ liên quan đến các ngành y tế… Do đó, hoạt động thanh toán là hoạt động diễn ra thường xuyên, trong đó, hoạt động thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chiếm tỷ trọng và quy mô lớn, ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh. Tuy nhiên, thị phần này hiện đang phải cạnh tranh khốc liệt, bởi sản phẩm của công ty phải cạnh tranh với nhiều sản phẩm của các hãng nổi tiếng của nước ngoài do nhu cầu điều trị đòi hỏi lượng cung đa dạng cả về số lượng và chủng loại các biệt dược mới, mà các mặt hàng này lại là thế mạnh của các hãng sản xuất của nước ngoài. - Các công ty trách nhiệm hữu hạn, các nhà thuốc tư nhân, các công ty cổ phần như công ty TNHH Dược phẩm Việt Anh, công ty TNHH dược phẩm Ba Đình v.v…Đây là những khách hàng khá mới của công ty - số lượng ngày càng tăng thuộc nhóm khách hàng mục tiêu nhưng cũng là những đối thủ cạnh tranh đáng gờm vì tính linh hoạt cả về chiến lược kinh doanh và giá cả.
Nếu căn cứ theo công cụ thanh toán, các hình thức thanh toán được thực hiện tại công ty đối với đối tác trong nước là thanh toán dùng tiền mặt, bao gồm thanh toán bằng tiền mặt VNĐ, thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ, thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng v.v… và thanh toán không dùng tiền mặt mà phổ biến là hình thức chuyển tiền thông qua ngân hàng, và hình thức thanh toán bù trừ…. Về thời hạn thanh toán: Để chính sách thanh toán mềm dẻo và linh hoạt với từng đối tượng thanh toán nhằm vừa tạo điều kiện gây dựng uy tín vừa quản lý các khoản nợ hiệu quả, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, hiện nay công ty áp dụng cả 3 hình thức thanh toán trước, thanh toán ngay và thanh toán sau.
HểA ĐƠN
Địa chỉ: Đường 3, khu Công nghiệp Biên Hòa II-Đồng Nai, VCB Tân Bình, CN Thành phố Hồ Chí Minh.
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Công ty sử dụng hợp đồng thưong mại, hóa đơn, tờ khia hàng hóa nhập khẩu, tờ khai hàng hóa nhập khẩu đối với phương thức chuyển tiền; hối phiếu, hóa đơn, vận đơn, chứng nhận xuất xứ… trong phương thức nhờ thu, hối phiếu, hóa đơn thương mại, vận tải đơn, chứng nhận bảo hiểm… trong phương thức tín dụng chứng từ v…v…. Theo hình thức thanh toán này thì Torrent Pharmaceuticals sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hay cung ứng dịch vụ tiến hành ủy thác cho ngân hàng phục vụ mình là ngân hàng Industrial Development Bank of Indi thu hộ tiền ở công ty, là người nhập khẩu với điều kiện là nếu công ty thanh toán thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ cho công ty để nhận hàng ở hải quan. Do phần mềm kế toán tại công ty viết trên nền DOS nên em không chụp được giao diện bằng print screen nhưng em có mô phỏng giao diện khi cập nhật chứng từ như sau.
Sau đó, kế toán điền đầy đủ các thông tin dựa trên hóa đơn, sau đó nhấn nút “lưu” là hoàn thành việc ghi phải trả nhà cung cấp OTSUKA OPV cũng như của Hải Hoàng hay của Torrent Pharmaceuticals. Hàng ngày, từ những thông tin và chứng từ liên quan, kế toán cập nhật số liệu vào các phiếu trong chương trình kế toán máy, sau khi các chứng từ này được cập nhật đầy đủ và được hạch toán, chương trình sẽ tự động tiến hành mở sổ chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp.
HOÁ ĐƠN GTGT
Hàng ngày, từ những thông tin và chứng từ liên quan, kế toán cập nhật số liệu vào các phiếu trong chương trình kế toán máy, sau khi các chứng từ này được cập nhật đầy đủ và được hạch toán, chương trình sẽ tự động tiến hành mở sổ chi tiết cho từng đối tượng khách hàng. Để in sổ chi tiêt, kế toán vào thực đơn chính sẽ hiện ra một gieo diện tương tự như lập phiếu xuất, rồi vào “ in báo cáo” =>kế toán tùy thuộc mục đích sử dụng mà vào chi tiết phát sinh tài khoản, chi tiết số dư theo tài khoản, hay vào chi tiết theo khách hàng. Hiểu được điều này, công ty dược phẩm TW I đã lập dự phòng và tiến hành hạch toán các khoản dự phòng phải thu khó đòi, thực hiện với các khách hàng nghi ngờ về khả năng có thể trả nợ theo đúng quy định hiện hành để có thể hạn chế bớt thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính.
Công ty luôn yêu cầu bộ phận kế toán của mình mở sổ chi tiết các khoản nợ theo từng đối tượng nợ, thường xuyên phân loại các khoản nợ ( nợ luân chuyển, nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi…), lập báo cáô phân tích tuổi nợ hàng tháng, đôn đốc thu hồi nợ. Như vậy, kế toỏn cụng ty cũng chỉ dừng lại ở việc theo dừi cỏc khoản nợ theo tuổi nợ của khách hàng, các chỉ tiêu về tỷ suất thanh toán cũng chỉ được tính tóan ra do nhu cầu bắt buộc phải có trên thuyết minh báo cáo tài chính mà chưa có những cách thức nhằm sâu sát hơn quản lý tài chính tốt hơn.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty dược phẩm TW I
Nhận xét, đánh giá chung về công tác kế toán và kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I
Hệ thống sổ sách như em thấy là quá nhiều bảng biểu, mà không có báo biểu nào đưa ra thông tin chuẩn xác, gần như không có sự vận dụng sáng tạo, hoàn toàn không có sự đối chiếu logic giữa các báo biểu, các chỉ tiêu đưa ra chung chung, theo kinh nghiệm, theo bản năng ví dụ như các chỉ tiêu chung và cổ điển như doanh thu, chi phí … mà không có các chỉ tiêu cụ thể, do đó không có ý nghĩa trong quản trị, tra soát số liệu, khó phát hiện được các sai sót. Còn về chất lượng, hầu như tất cả các nhân viên đảm nhiệm phần hành thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp đều qua đào tạo cơ bản, có kiến thức chuyên môn đầy đủ, có kinh nghiệm vững vàng, có năng lực cũng như phẩm chất cần có của một người kế toán, đáp ứng nhu cầu về công tác kế toán nói chung cũng như đối với phần hành kế toán thanh toán nói riêng. Đó là trong khi các khoản phải thu khác được chi tiết thành 13151: “phải thu khách hàng nợ” và 13152 “phải thu khách hàng thanh toán ngay” thì các khoản phải thu của các khách hàng cấp 2, các bệnh viện, hiệu thuốc bệnh viện, hay phải thu khách hàng theo đơn đặt hàng, xí nghiệp dược phẩm v.v…lại không.
Thứ nhất, mặc dù phần mềm kế toán đã được đưa vào sử dụng nhưng phần hành kế toán hiện tại đang được sử dụng vẫn chưa hỗ trợ cho việc lập báo cáo kế toán quản trị trong khi đó những thông tin quản trị nói chung cũng như các báo cáo kế toán quản trị nói riêng vô cùng cần thiết giúp cho các nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác nhất là trong thời buổi cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Chỉ với 4 tỷ suất thanh toán được đưa ra và trong đó chỉ tính toán đầy đủ 3 tỷ suất là khả năng thanh toán hiện hành, khả năng thanh toán ngắn hạn, khả năng thanh toán nhanh ( khả năng thanh toán nợ dài hạn) trong thuyết minh báo cáo tài chính với một lời bình ngắn gọn là “ có khả năng thanh toán các khoản nợ”, mà không được phân tích đầy đủ.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thanh toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp
Không những thế, thông qua việc theo dừi chặt chẽ cỏc khoản thanh toỏn, kế toỏn cú thể cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn tổng quan và chi tiết về tiến độ thu hồi các khoản nợ cũng như khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp mình, từ đó lên kế hoạch kịp thời để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn dẫn đến chậm thu hồi vốn trong kinh doanh cũng như tránh tình trạng nợ kéo dài gây ảnh hưởng xấu đến uy tín của công ty. Việc hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp như trên đã nói, cần phát huy những ưu điểm sẵn có và khắc phục những hạn chế còn tồn tại, từ trong chế độ tài chính áp dụng trong công ty nói chung, đến các khía cạnh riêng như bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, việc hạch toán chi tiết, tổng hợp và lên các báo cáo. Do đó, em thiết nghĩ với những khách hàng vừa mua vừa bán cho công ty như trên thì nên phân công cho 1 người đảm nhiệm, chắc chắn hiệu quả sẽ cao hơn, đặc biệt khi công ty và khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bù trừ, đồng thời, cũng đảm bảo được tính chính xác cao hơn, kiểm tra, phát hiện sai sót dễ dàng hơn.
Ví dụ nếu trước kia, kế toán phụ trách mảng phải thu của khác hàng cấp 2 khi đi công tác tại Thanh Hóa chẳng hạn, sẽ chỉ có thể làm việc và chịu trách nhiệm thu hồi đối với các khách hàng cấp 2 ở Thanh Hóa, sau đó vài ngày, một kế toán khác chịu trách nhiệm thu hồi nợ mảng khách hàng tuyến bệnh viện ở Thanh Hóa lại xuống Thanh Hóa thực hiện công tác thu hồi nợ của mình. Nếu quan tâm đến tiêu thức địa bàn của khách hàng để phân công kế toán sẽ đảm bảo sao cho 1 nhân viên kế toán phụ trách một địa bàn, nhờ thế mà đã rút ngắn được thời gian đi công tác khi thu hồi nợ, tránh gây mệt mỏi cho kế toán viên, nâng cao hiệu quả làm việc, đồng thời giảm chi phí đi lại, chi phí công tác có thể tiết kiệm được.