Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán

Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán

Phần mở đầu

Cạnh tranh trong thơng mại là tất yếu, khách quan mang tính quy luật của kinh tế thị trờng Trong nền kinh tế t bản, các cuộc cạnh tranh luôn luôn diễn ra gay gắt và khốc liệt Hậu quả của nó là sự phá sản của hàng loạt công ty, là chiến tranh và là khủng hoảng kinh tế Nớc ta, tuy đang trong những năm đầu chuyển hớng theo kinh tế thị trờng, các cuộc cạnh tranh thơng mại đã và đang diễn ra vô cùng gay gắt Tuy nhiên, không phải bất cứ một công ty hay doanh nghiệp nào khi tham gia vào cuộc chiến cạnh tranh cũng đều có nguy cơ thất bại Thắng lợi trong cạnh tranh cũng chính là sự thành công trong công việc kinh doanh của họ Nhng vấn đề là ở chỗ muốn dành đợc thắng lợi trong cạnh tranh hay sự thành công trong kinh doanh thì doanh nghiệp cần phải làm những gì?

Những năm qua, cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế quản lý kinh tế, chuyển sang nền kinh tế nhiều thành phần theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc, các doanh nghiệp đã thực sự phải vận động để tồn tại và đi lên bằng chính thực lực của mình Cơ chế thị trờng đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải năng động, kinh doanh phải có lãi, nếu không sẽ không thể đứng vững trớc sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác Một trong số những điều quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đó là phải tổ chức tốt các nghiệp vụ kế toán về thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của chính bản thân doanh nghiệp để từ đó nắm và làm chủ đợc tình hình tài chính của mình, thông qua đó có những biện pháp tích cực xử lý tốt tình hình công nợ.

Mặt khác, hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn diễn ra trong mối liên hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác và các cơ quan quản lý của Nhà nớc, mối quan hệ này tồn tại một

cách khách quan trong tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp từ quá trình mua sắm các loại vật t, công cụ dụng cụ, tài sản cố định đến quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ, quá trình mua bán các loại chứng khoán Từ đó có thể nói, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn liền với các nghiệp vụ thanh toán.

Xuất phát từ những vấn đề trên, qua quá trình thực tập ở Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I, đợc sự hớng dẫn nhiệt tình của cô giáo, PGS.TS Phạm Thị Gái và sự giúp đỡ của các cán bộ kế toán trong công ty, em đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp của mình với đề tài:

“Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I”.

Chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chơng:

Chơng 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán,

phân tích tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

Chơng 2: Thực trạng tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán( với ngời

bán ngời mua và ngân sách Nhà Nớc) và phân tích tình hình, khả năng thanh toán của Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I.

Chơng 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán các nghiệp

vụ thanh toán và tăng cờng khả năng thanh toán tại Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I.

chơng 1

Lý luận chung về tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh

toán của doanh nghiệp.

I-Các vấn đề chung về thanh toán:

1.Khái niệm chung về thanh toán

Theo nghĩa chung nhất thanh toán là việc dùng tiền để giải quyết các mối quan hệ về kinh tế- tài chính giữa các bên phải trả và bên nhận tiền ( các trao đổi mua bán đơn thuần không thuộc về quan hệ tài chính, chỉ có các quan hệ thanh toán bằng cách chấp nhận, từ chối, thởng, phạt vật chất thông qua việc mua bán có liên quan và sử dụng quỹ tiền tệ mới là quan hệ tài chính).

Cụ thể ta có thể phân tích thanh toán ra thành hai loại hình với đặc điểm cơ bản:

Thứ nhất là các hoạt động thanh toán đơn thuần Đây là hình thức thanh toán phi tài chính hay còn gọi là giản đơn,phát sinh trong quá trình mua bán, trao đổi và là quan hệ thanh toán chấp nhận thông qua các hình thức trao đổi bằng hiện vật tiền mặt Quan hệ này chấm dứt sau khi các bên dã đạt đ… ợc mục đích của mình.

Thứ hai là các hoạt động thanh toán tài chính Đây là các hoạt động thanh toán trong quan hệ trao đổi, thởng phạt dới các hình thức tiền mặt, hiện vật nh… ng nó phải dựa trên cơ sở hình thành và sử dụng các quỹ tiền tệ (nguồn vốn tiền tệ) nh : quỹ tiền mặt, quỹ khen thởng, quỹ phúc lợi, nguồn vốn vay …

2.Vai trò ý nghĩa, vị trí của hoạt động thanh toán trong công tác–

quản lý tài chính của DN:

Thanh toán là một bộ phận quan trọng trong công tác tài chính, ảnh hởng trực tiếp tới hiệu quả của công tác này.

Hoạt động thanh toán phát sinh ngay từ đầu quá trình sản xuất đến tận khâu cuối cùng của quá trình này thể hiện ở mối quan hệ dới đây:

+Trong quan hệ thanh toán với nhà cung ứng: sự chậm chễ thanh toán gây ảnh hởng đến kết quả sản xuất do hàng bị trả chậm hoặc do tình trạng gián đoạn trong sản xuất gây ra.

+Trong quan hệ thanh toán với Nhà Nớc hoặc cấp trên: các khoản thanh toán không đúng hạn hoặc gian lận trong thanh toán có thể là nguyên nhân của những quyết định gây ảnh hởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN( thu hồi giấy phép kinh doanh, bị phạt, hoặc có thể bị truy tố trớc pháp luật)

+Trong quan hệ thanh toán với khách hàng: DN cần tránh để bị chiếm dụng vốn, tạo vòng quay vốn nhanh.

+Trong quan hệ thanh toán với công nhân viên: việc thanh toán đúng hạn tạo thuận lợi cho sản xuất nhờ nâng cao ý thức ngời lao động.

3.Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán:

Phản ánh và theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kinh doanh chi tiết theo từng đối tợng, từng khoản nợ theo thời gian thanh toán.

Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu phải trả.

Thực hiện giám sát chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành các kỉ luật thanh toán tài chính tín dụng.

Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ có khả năng khó trả, khó thu để quản lý tôt công nợ, tránh dây da công nợ và góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của DN.

4.Phân loại các nghiệp vụ thanh toán:

Có 3 cách phân loại căn cứ vào các tiêu chí khác nhau:

- Dựa vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, các nhiệp vụ thanh toán có thể chia thành 2 loại:

+Thanh toán các khoản phải thu +Thanh toán các khoản phải trả

- Dựa vào đối tợng thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán có thể chia thành các loại sau:

+Thanh toán với nhà cung cấp.

+Thanh toán với cấp trên và với ngân sách Nhà nớc +Thanh toán với khách hàng.

+Thanh toán với công nhân viên chức trong doanh nghiệp +Thanh toán nội bộ doanh nghiệp.

+Thanh toán với ngân hàng và các tổ chức tín dụng +Thanh toán với các đối tợng khác.

- Dựa vào thời hạn thanh toán,các nghiệp vụ thanh toán chia thành hai loại:

+Thanh toán các khoản nợ ngắn hạn +Thanh toán các khoản nợ dài hạn.

5.Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán:

Phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối ợng, thờng xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán đợc kịp thời.

Đối với các đối tợng có quan hệ giao dịch, mua bán thờng xuyên, có số d nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản.

Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi về nguyên tệ và quy đổi theo “ đồng ngân hàng Nhà nớc VN”, cuối kỳ phải điều chỉnh số d theo tỉ giá thực tế.

Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán cũng nh theo từng đối tợng nhất là những đối tợng có vấn đề để có kế hoạch và có biện pháp thanh toán phù hợp.

Tuyệt đối không đợc bù trừ số d giữa 2 bên Nợ, Có của một số tài khoản(TK) thanh toán nh TK131,331 mà phải căn cứ vào số d chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán

6.Các hình thức thanh toán:

- Thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức thanh toán trực tiếp các khoản mua, bán, hợp đồng thông qua việc chi trả trực tiếp bằng tiền mặt Hình thức thanh toán này thực tế chỉ phù hợp với các loại hình trong giao dịch với số lợng nhỏ, đơn giản bởi đối các khoản mua bán có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và không đảm bảo an toàn.

Thông thờng hình thức này đợc áp dụng trong thanh toán với công nhân viên chức, với nhà cung cấp hoặc khách hàng có giá trị giao dịch nhỏ…

Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán nh: thanh toán bằng tiền Việt Nam, thanh toán bằng ngoại tệ các loại, thanh toán bằng ngân phiếu, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị nh tiền mặt và thanh toán bằng vàng, bạc, đá quý …

- Thanh toán không dùng tiền mặt: Công việc thanh toán chỉ liên quan đến hai bên mua và bán, trong thanh toán không dùng tiền mặt ( thanh toán chuyển khoản ) thì tiền thực hiện các chức năng thanh toán, ngoài hai bên mua và bán còn có ngân hàng.

Thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nó đảm bảo an toàn tuyệt đối vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp, tiết kiệm lao động, chống tham ô, lạm phát, ổn định giá cả xã hội và góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển.

Các hình thức không dùng tiền mặt để thanh toán gồm: séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc chuyển tiền, uỷ nhiệm chi, th tín dụng L/C ( Letter credit ).

7.Nội dung và nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán:

7.1-Nội dung các khoản thanh toán:

Các khoản thanh toán của doanh nghiệp đợc chia làm 2 loại khác nhau: Các khoản phải thu và các khoản phải trả Tuy nhiên các khoản thanh toán này đều giống nhau ở chỗ tồn tại trong sự cam kết giữa chủ nợ với con nợ theo từng khoản tiền phải thanh toán về phơng thức thanh toán, thời hạn thanh toán

Các khoản phải thu của doanh nghiệp gồm: Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, tạm ứng, tài sản thế chấp, ký cợc, ký quỹ và thuế GTGT đợc khấu trừ.

Các khoản phải trả của doanh nghiệp gồm: Phải trả ngời bán, thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc, phải trả nội bộ, phải trả công nhân viên, chi phí phải trả, các khoản tiền vay, nhận ký quỹ, ký cợc dài hạn và các khoản phải trả khác.

7.2-Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ về thanh toán:

Theo dõi thanh toán từng đối tợng, từng khoản thanh toán nhằm đôn đốc thực hiện nghiêm chỉnh chế độ thanh toán đúng thời hạn.

Cần có biện pháp thúc đẩy, đôn đốc việc chi trả và thu hồi các khoản công nợ kịp thời Chấp hành kỷ luật thanh toán và thu nộp ngân sách, giải quyết dứt điểm các khoản công nợ dây da, tồn đọng, cần xử lý hợp lý các khoản công nợ khó đòi.

Phải thanh toán đúng thời hạn quy định của Nhà nớc đối với các khoản nộp ngân sách và đúng thời hạn ký kết trong hợp đồng mua bán giữa các doanh nghiệp với nhau.

Không đợc phép bù trừ số d cuối kỳ trong tài khoản thanh toán số phải thu, phải trả của các đối tợng khác nhau Mọi sai lầm trong ghi chép và quản lý việc thanh toán làm thiệt hại đến tài sản của đơn vị phải đợc xác định trách nhiệm vật chất và xử lý thoả đáng theo chế độ quy định.

Kế toán các nghiệp vụ thanh toán phải phản ánh rõ ràng, chính xác các nghiệp vụ phát sinh theo từng đối tợng, từng khoản thanh toán, ngăn chặn tình trạng vi phạm trong thanh toán và tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý.

Do đối tợng quan hệ trong thanh toán rất đa dạng, nội dung liên quan hầu hết đến các hoạt động sản xuất kinh doanh, vì vậy sổ sách, chứng từ phải cập nhật đầy đủ, thờng xuyên, kịp thời, tránh nhầm lẫn giữa các khoản chi phí với nhau gây tình trạng phản ánh số liệu không chính xác có thể dẫn đến việc lãi giả, lỗ thật trong doanh nghiệp.

II-Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán:

1-Kế toán khoản phải thu của khách hàng:

Phải thu của khách hàng là các khoản đơn vị phải thu của ngời mua sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ; của ngời giao thầu, xây dựng cơ bản về các

khối lợng, công tác xây dựng cơ bản đơn vị đã hoàn thành bàn giao cha đợc trả tiền Đây chính là số vốn của doanh nghiệp bị ngời khác chiếm dụng, vì vậy cần tổ chức quản lý tốt số nợ phải thu này để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.

1.1-Rủi ro gặp phải trong quan hệ thanh toán với khách hàng:

Rủi ro là những sự kiện, hiện tợng có thể xảy ra ngoài ý muốn, không thể dự kiến trớc đợc và gây ra những hậu quả xấu.

Rủi ro trong kinh doanh là xuất hiện một biến cố không mong đợi, gây mất mát về tài sản và lợi nhuận của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Rủi ro trong quan hệ thanh toán là rủi ro mà các khoản phải thu của doanh nghiệp từ phía khách hàng không có khả năng thu hồi ( khách hàng không trả hoặc không có khả năng trả.

1.2-Phơng pháp kế toán khoản phải thu của khách hàng:

• Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng.

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ Tài khoản này cũng đợc dùng để phản ánh các khoản phải thu của ngời nhận thầu xây dựng cơ bản với ngời giao thầu về khối lợng công tác xây dựng cơ bản đã hoàn thành.

Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng những nguyên tắc sau:

- Nợ phải thu cần đợc hạch toán chi tiết cho từng đối tợng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ thu tiền ngay.

- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại khoản nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý.

- Mọi khoản thanh toán với khách hàng đều phải đợc ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan đợc lập theo đúng phơng pháp, quy định nh “Hoá đơn giá trị gia tăng”, “Hoá đơn bán hàng”, “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”, biên bản giao nhận hàng, các chứng từ thanh toán tiền hàng, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ, biên bản xoá nợ

- Đối với khoản phải thu khách hàng bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi ra tiền Việt Nam theo phơng pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tại doanh nghiệp, kế toán còn phải kết hợp theo dõi cả các

loại nguyên tệ trên sổ chi tiết theo từng đối tợng khách hàng có quan hệ thanh toán thờng xuyên với doanh nghiệp.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng:

- Phản ánh số còn phải thu của khách hàng.

Tài khoản này có thể có số d bên Có phản ánh số tiền nhận trớc hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng theo chi tiết cuả từng đối tợng cụ thể Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số d chi tiết của từng đối tợng thuộc tài khoản này để ghi hai chỉ tiêu bên tài sản và bên nguồn vốn.

Tài khoản 139 - Dự phòng các khoản phải thu khó đòi.

Tài khoản này dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi đợc vào cuối niên độ kế toán.

Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, có những khoản phải thu mà ngời nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ Các khoản tiền nợ của những khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi Để đề phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán, cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp phải dự toán số nợ có khả năng khó đòi, tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Số tính trớc này gọi là dự phòng các khoản phải thu khó đòi.

Về nguyên tắc, căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi ( khi khách hàng bị phá sản hoặc bi tổn thất thiệt hại lớn về tài sản, bị khánh tận nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần nhng không có kết quả ).

Việc xác định số lập dự phòng về các khoản phải thu khó đòi và việc xử lý xoá nợ khó đòi phải theo quy định của cơ chế tài chính.

Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã cố gắng làm hết mọi biện pháp để thu hồi nợ nhng vẫn không thu đợc và khách nợ thực sự không còn khả năng thanh toán thì doanh nghiệp có thể

xoá những khoản nợ phải thu khó đòi trong sổ kế toán và chuyển ra theo dõi chi tiết ở tài khoản 004- Nợ khó đòi đã xử lý ( Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán ) Việc xoá các khoản nợ phải thu khó đòi phải đợc sự đồng ý của Hội đồng quản trị doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính ( nếu là doanh nghiệp Nhà nớc ) Số nợ này đợc theo dõi trong thời hạn quy định của cơ chế tài chính, chờ khả năng khách hàng có điều kiện thanh toán số tiền thu đợc về nợ khó đòi đã xử lý Trờng hợp thu đợc nợ sẽ hạch toán vào tài khoản 721- Các khoản thu nhập bất thờng.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 139 -Dự phòng các khoản phải thu khó đòi:

Bên Nợ:

- Các khoản nợ phải thu khó đòi không thu đợc phải xử lý xoá nợ.

- Kết chuyển số chênh lệch về dự phòng phải thu khó đòi đã lập không sử dụng còn lại đến cuối niên độ kế toán lớn hơn số phải dự phòng cho niên độ sau.

Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng ( theo giá thanh toán ) Có TK 511- Doanh thu bán hàng ( theo giá bán )

Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp ngân sách ( thuế VAT đầu ra )

- Trờng hợp chấp thuận chiết khấu thanh toán cho khách hàng và đợc trừ vào số nợ phải thu, kế toán ghi:

Nợ TK 811: Số chiết khấu thanh toán khách hàng đợc hởng

Có TK 131: Số chiết khấu thanh toán trừ vào số tiền phải thu ở ngời mua

- Trờng hợp giảm giá hàng bán trên giá thoả thuận do hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc bớt giá, hồi khấu chấp nhận cho ngời mua trừ vào nợ phải thu, kế toán ghi:

Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Nợ TK 532- Số giảm giá hàng bán khách hàng đợc hởng thuộc hoạt động SXKD (không có thuế VAT).

Nợ TK 711,721-Số giảm giá hàng bán thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng (không có thuế VAT).

Nợ TK 3331(33311)- Thuế VAT trả lại cho khách hàng tơng ứng với số giảm giá khách hàng đợc hởng

Có TK 131- Tổng số giảm giá chấp nhận cho ngời mua trừ vào số tiền phải thu của ngời mua.

Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT

Nợ TK 532- Số giảm giá hàng bán khách hàng đợc hởng thuộc hoạt động SXKD.

Nợ TK 711,721-Số giảm giá hàng bán thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng (cả VAT).

Có TK 131(chi tiết đối tợng)- Tổng số giảm giá chấp nhận cho ngời mua trừ vào số tiền phải thu ở ngời mua.

- Trờng hợp phát sinh hàng bán bị trả lại do các nguyên nhân khác nhau, phản ánh tổng giá thanh toán(cả thuế VAT) của hàng bị trả lại:

Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Nợ TK 531- Doanh thu của hàng bị trả lại thuộc hoạt động SXKD

Nợ TK 711,721- Thu nhập của hàng bán bị trả lại thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng.

Nợ TK 3331(33311)- Thuế GTGT trả lại cho khách hàng tơng ứng với số doanh thu hoặc thu nhập của hàng bán bị trả laị.

Có TK 131(chi tiết đối tợng)- Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại trừ vào số phải thu của khách hàng(kể cả VAT).

Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT.

Nợ TK 531- Doanh thu của hàng bị trả lại thuộc hoạt động SXKD

Nợ TK 711,721- Thu nhập của hàng bán bị trả lại thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng.

Có TK 131- Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại trừ vào số phải thu của khách hàng.

- Khách hàng trả tiền ( kể cả số lãi do trả chậm- nếu có ), kế toán ghi:Nợ TK 111, 112

Có TK 131- Phải thu của khách hàng ( nợ gốc ) Có TK 711- Thu nhập hoạt động tài chính ( lãi )

- Đổi hàng ở đơn vị áp dụng theo phơng pháp khấu trừ thuế GTGT:Kế toán ghi doanh thu đổi hàng:

Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng ( giá trị hàng đó ) Có TK 511- Doanh thu bán hàng

Nhận đợc vật liệu hàng hoá do đổi hàng:

Nợ TK 611 ( theo phơng pháp kiểm kê định kỳ )

Nợ TK 152, 156 ( theo phơng pháp kê khai thờng xuyên ) Có TK 331- Phải trả ngời bán

- Số tiền thanh toán bù trừ với những khách hàng vừa là con nợ vừa là chủ nợ sau khi hai bên đã lập bảng thanh toán bù trừ:

Nợ TK 331- Phải trả cho ngời bán(chi tiết đối tợng)

Có TK 131- Phải thu của khách hàng(chi tiết đối tợng)Trờng hợp khách hàng thanh toán bằng vật t hàng hoá:Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Nợ TK liên quan(151,152,153 )- Giá thanh toán ch… a có thuếNợ TK 133(1331)- Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ tơng ứng.

Có TK 131(chi tiết đối tợng)- Tổng giá thanh toán của vật t hàng hoá,dịch vụ nhận về (cả thuế VAT).

Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT.

Nợ TK liên quan(151,152,153 )- Tổng giá thanh toán…

Có TK 131(chi tiết đối tợng)- Tổng giá thanh toán của vật t, hàng hoá nhận về.

- Kế toán xoá sổ các khoản nợ khó đòi đã lập dự phòng nhng không đòi đợc:

Nợ TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 131- Phải thu của khách hàng

Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý nhằm tiếp tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu ngời mắc nợ số tiền đó.

Khi truy thu đợc khoản nợ khó đòi đã xử lý, kế toán ghi:Nợ TK 111, 112

Có TK 721- Thu nhập hoạt động bất thờngĐồng thời ghi Có TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý.

Sơ đồ thanh toán với ngời mua

(Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

TK 511,711,721 TK3331 TK111,112

TK3331 TK 331 TK 111,112 TK 811

TK 642

Sơ đồ hạch toán thanh toán với ngời mua

(Tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)

TK 511,711,721

TK811TK642

Trong quá trình hạch toán các khoản phải trả cho ngời bán cần tôn trọng các quy định sau đây:

- Phải chi tiết theo từng đối tợng phải trả và ghi chép theo từng lần thanh toán.

- Trờng hợp mua hàng trả tiền ngay ( tiền mặt, Séc hoặc đã trả qua ngân hàng ) thì không phản ánh vào khoản phải trả cho ngời bán.

- Mọi khoản thanh toán với ngời bán hay ngời cung cấp đều phải đợc phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan đợc lập theo đúng phơng pháp, quy định.

- Đối với khoản phải trả ngời bán bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi ra tiền Việt Nam theo phơng pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tại doanh nghiệp.

2.2- Phơng pháp kế toán khoản phải trả cho ngời bán:

• Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 331 - Phải trả ng ời bán.

Bên Nợ:

- Số tiền đã trả cho ngời bán hay ngời cung cấp và ngời nhận thầu- Số tiền ứng trớc cho ngời bán

- Số tiền ngời bán chấp thuận giảm giá cho doanh nghiệp.

- Giá trị vật t, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại ngời bán.

- Chiết khấu thanh toán đợc ngời bán chấp thuận cho doanh nghiệp trừ vào nợ phải trả.

Nợ TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331(chi tiết đối tợng)- Tổng giá thanh toán.

Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT

Nợ TK 211,213- Giá mua có thuế GTGT

Có TK 331(chi tiết đối tợng)- Tổng giá thanh toán.

- Trờng hợp đơn vị có tiến hành đầu t xây dựng cơ bản theo phơng thức giao thầu từng bộ phận, khi nhận khối lợng xây lắp hoàn thành bàn giao, căn cứ vào hợp đồng giao thầu, biên bản bàn giao, hoá đơn về khối lợng xây dựng cơ bản hoàn thành, kế toán ghi:

Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Nợ TK 241(chi tiết công trình): giá giao thầu cha có thuế GTGT.Nợ TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331(chi tiết đối tợng)- Tổng giá thanh toán.

Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT

Nợ TK 241(chi tiết công trình)- Tổng giá thanh toán Có TK 331(chi tiết đối tợng)- Tổng giá thanh toán.

- Khi mua vật t, công cụ, dụng cụ, hàng hoá về nhập kho, tiền hàng cha thanh toán, kế toán ghi:

Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.Nợ TK liên quan (TK151,152,153,156): giá muaNợ TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331(chi tiết đối tợng)- Tổng giá thanh toán.

Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT

Nợ TK liên quan (TK151,152,153,156)- Tổng giá thanh toán Có TK 331(chi tiết đối tợng)- Tổng giá thanh toán.

- Khi nhận lao vụ, dịch vụ của ngời cung cấp mà cha trả tiền, kế toán ghi:Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Nợ TK liên quan (TK661,627,641,642,811,821 ): Giá mua …Nợ TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331(chi tiết đối tợng)- Tổng giá thanh toán.

Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT.

Nợ TK liên quan (TK661,627,641,642,811,821 )-Tổng giá thanh toán.… Có TK 331(chi tiết đối tợng)- Tổng giá thanh toán.

- Khi trả nợ cho ngời bán trớc thời hạn quy định và đợc hởng chiết khấu thanh toán, kế toán ghi:

Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Nợ TK 331(chi tiết đối tợng): Số chiết khấu trừ vào số nợ Có TK 711- Ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính Có TK 111, 112

Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT.

Nợ TK 331- Tổng số chiết khấu, giảm giá, giá mua hàng trả lại (cả VAT) trừ vào số tiền hàng phải trả

Có TK 711- Số chiết khấu thanh toán đợc hởng Có TK 111, 112

- Khi trả lại số hàng đã mua vì không đúng quy cách, phẩm chất theo quy định trong hợp đồng, kế toán ghi:

Nợ TK 331- Phải trả ngời bán Có TK 152, 153, (611)

Có TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ

Theo yêu cầu của ngời bán, doanh nghiệp (ngời mua) sẽ dặt trớc một số tiền để mua vật t, hàng hoá, lao vụ hay ứng trớc tiền XDCB Sau khi ngời bán giao hàng (hay nghiệm thu công trình XDCB, sửa chũa lớn TSCĐ), số tiền đặt trớc cho ngời bán sẽ đợc trừ vào tiền hàng đã mua, nếu thiếu phải thanh toán bổ sung Ngợc lại, nếu thừa sẽ đợc ngời bán trả lại

Khi ứng trớc tiền cho ngời bán, kế toán ghi:

Nợ TK 331(chi tiết đối tợng)- Số đã đặt trớc Có TK 111, 112

- Khi nhận hàng có liên quan đến số ứng trớc thì căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán ghi:

Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.Nợ TK 152, 153, 156, (611): Giá mua cha có thuếNợ TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331(chi tiết đối tợng)- Tổng giá thanh toán.

Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT.

Nợ TK 152, 153, 156, (611)- Tổng giá mua phải trả Có TK 331(chi tiết đối tợng)- Tổng giá thanh toán.

- Nếu số ứng trớc nhỏ hơn số phải trả thì doanh nghiệp phải trả thêm khoản chênh lệch, căn cứ vào các chứng từ thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 331- Số thanh toán bổ sung Có TK 111, 112

Có TK 311, 341- Vay ngắn hạn, Vay dài hạn

- Nếu số ứng trớc lớn hơn giá trị hàng đã nhận thì phải thu số còn thừa, khi thu tiền kế toán ghi:

Có TK 721- Thu nhập bất thờng.

Sơ đồ hạch toán thanh toán với ngời bán

(Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)TK 111,112,311,341

TK 511TK 152,153,211…

TK 133TK 131

TK 151,152,153,211…TK 133

TK 627,641,642

Chú thích:

1.Phản ánh số tiền thanh toán (kể cả đặt trớc).

2.Phản ánh thanh toán bằng hàng hoá, sản phẩm dịch vụ.3.Thanh toán bù trừ.

4.Phản ánh số đợc giảm giá, hàng mua trả lại ngời bán.

5.Phản ánh thuế GTGT tơng ứng với số đợc giảm giá, hàng bán bị trả lại.6.Phản ánh số tiền trả thừa đợc thu hồi.

7a.Phản ánh giá trị vật t, tài sản v v mua chịu.7b.Phản ánh thuế GTGT đầu vào của hàng mua chịu7c.Phản ánh các dịch vụ mua chịu khác

Sơ đồ hạch toán thanh toán với ngời bán

(Tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)TK 111,112,311,341

TK 511TK 131TK 152,153,211

TK 627,641,642

Chú thích:

1.Phản ánh số tiền thanh toán (kể cả đặt trớc).

2.Phản ánh thanh toán bằng hàng hoá, sản phẩm dịch vụ.3.Thanh toán bù trừ.

4.Phản ánh số đợc giảm giá, hàng mua trả lại ngời bán.5.Phản ánh số tiền trả thừa đợc thu hồi.

6a.Phản ánh giá trị vật t, tài sản v v mua chịu.6b.Phản ánh các dịch vụ mua chịu khác

3 Kế toán các khoản phải nộp Nhà n ớc:

3.1 Nội dung và nguyên tắc hạch toán:

Các khoản phải nộp Nhà nớc là các khoản mà theo luật pháp quy định doanh nghiệp có nghĩa vụ phải nộp cho ngân sách Nhà nớc nh: các loại thuế trực thu và gián thu, các khoản phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp theo chế độ quy định Trong đó các khoản thuế phải nộp theo định kỳ cho Nhà nớc là khoản thanh toán chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số các khoản mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải nộp cho Nhà nớc.

Trong quá trình hạch toán các khoản phải nộp cho Nhà nớc cần tôn trọng các quy định sau đây:

- Doanh nghiệp phải chủ động tính toán, kê khai đầy đủ, chính xác các loại thuế, phí và lệ phí phải nộp cho Nhà nớc theo luật định và kịp thời phản ánh vào sổ kế toán trên cơ sở các thông báo của cơ quan trực tiếp quản lý và thu thuế.

- Doanh nghiệp phải nộp đầy đủ, kịp thời các khoản thuế, phí và lệ phí cho Nhà nớc.

- Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp và đã nộp cho Nhà nớc.

- Trờng hợp nộp thuế bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá quy định để ghi sổ kế toán.

3.2 Phơng pháp kế toán các khoản phải nộp Nhà nớc:

• Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà n ớc

Số thuế, phí, lệ phí và các khoản khác còn phải nộp Nhà nớc.

Trong trờng hợp đặc biệt TK này có thể có số d bên Nợ- phản ánh số đã nộp lớn hơn số phải nộp hoặc là số thuế đã nộp đợc xét miễn hoặc giảm cho thoái thu nhng cha thực hiện việc thoái thu.

Tài khoản 333 có 9 Tài khoản cấp 2 Tài khoản 3331 có 2 Tài khoản cấp 3.

• Định khoản các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:

- Khi bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153, 156, 211: Trị giá mua hàng nhập khẩu(cả thuế nhập khẩu và thuế GTGT)

Nợ TK 333 (3331)- Thuế GTGT phải nộp Có TK 111, 112

- Nếu đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì cuối kỳ, xác định số thuế GTGT phải nộp, kế toán ghi:

Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 811,821- Chi phí hoạt động tài chính, Chi phí bất thờng Có TK 333 (3331)- Thuế GTGT phải nộp

- Khi đợc giảm thuế GTGT phải nộp, kế toán ghi:Nợ TK 333 (3331)- Trừ vào số phải nộp trong kỳNợ TK 111, 112- Nhận số giảm trừ bằng tiền Có TK 721- Số thuế GTGT đợc giảm trừ

- Đối với hàng hoá, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu thì cuối kỳ xác định số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp, kế toán ghi:

Nợ TK 511, 512- Doanh thu bán hàng, Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 333 (3332, 3333)- Thuế TTĐB, Thuế XK phải nộp

- Đối với các khoản phí và lệ phí phải nộp nh thuế môn bài, thuế nhà đất thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK 642 (6425)- Chi phí QLDN ( phí và lệ phí ) Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc

- Đối với các khoản thuế phải nộp nh thuế tài nguyên, thuế sử dụng đất nông nghiệp thì tính vào chi phí sản xuất chung, kế toán ghi:

Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung

Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc.

Để đảm bảo nguồn thu cho Ngân sách, hàng quý, DN phải tạm nộp thuế thu nhập DN theo thông báo của cơ quan thuế (hoặc tạm nộp theo kế hoạch) Số thuế tạm nộp ghi:

Nợ TK 421(4212)- Lợi nhuận cha phân phối

Có TK 333(3334)- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớcKhi tạm nộp thuế cho Ngân sách:

Nợ TK 333(3334)- Số thuế TNDN đã tạm nộp Có TK liên quan (111,112,311 )…

Cuối năm (hoặc đầu năm sau) khi quyết toán thuế đợc duyệt, so sánh số dã tạm nộp cho Ngân sách với số phải nộp,

Nếu số thuế phải nộp lớn hơn số đã tạm nộp:Phản ánh số còn phải nộp bổ sang, kế toán ghi:

Nợ TK 421(4211)- Số phải nộp bổ sung về thuế thu nhập DN Có TK 333(3334).

Nếu số đã tạm nộp lớn hơn số phải nộp: Số nộp thừa đợc chuyển nộp bù cho năm tiếp theo.

Nợ TK 333(3334)- Kết chuyển số thuế TNDN nộp thừa Có TK 421(4211)- Số nộp thừa.

Còn nếu đợc miễn giảm thuế TNDN, số đợc miễn giảm ghi:Nợ TK 333(3334)- Số đợc miễn giảm về thuế TNDN.

Có TK 421(4211)- Ghi tăng thu nhập.

- Khi xác đinh số thuế phải nộp tính trên thu nhập của CNV, kế toán ghi:Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên

Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc

- Khi thanh toán các khoản phải nộp cho Nhà nớc, căn cứ vào các chứng từ thanh toán nh phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc Có TK 111, 112, 311

- Trờng hợp bị truy thu thuế thuộc nghĩa vụ phải nộp của năm trớc, kế toán ghi:

Nợ TK 821- Chi phí bất thờng

Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc

Sơ Đồ hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

TK 331,111,112

TK 721

TK 151,152,211 TK 133

TK 511,711,721 TK3331

Chú thích:

1a.Phản ánh giá mua vật t tài sản cha có thuế GTGT1b.Phản ánh thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.2.Phản ánh thuế GTGT đợc hoàn lại bằng tiền

3.Phản ánh thuế GTGT đợc miễn giảm nhận lại bằng tiền.4.Phản ánh thuế GTGT đợc miễn giảm trừ vào số phải nộp.5.Phản ánh doanh thu bán hàng.

6.Thuế GTGT đầu ra phải nộp trong kỳ.7.Tổng giá thnh toán gồm cả thuế GTGT.

8.Kết chuyển số thuế GTGT đợc khấu trừ trong kỳ.9.Nộp thuế GTGT cho Ngân sách Nhà nớc

10.Số thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp.

Sơ Đồ hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.

1.Phản ánh giá mua vật t tài sản (cả thuế GTGT).

2.Phản ánh thuế GTGT đợc miễn giảm nhận lại bằng tiền.3.Phản ánh thuế GTGT đợc miễn giảm trừ vào số phải nộp.4.Nộp thuế GTGT cho Ngân sách Nhà nớc.

5a.Thuế GTGT đầu ra phải nộp trong kỳ của hoạt động sản xuất kinh doanh.

5b.Thuế GTGT đầu ra phải nộp trong kỳ của hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng.

6.Số thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp.

III- Lý luận chung về phân tích tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp:

1- Phân tích tình hình thanh toán của doanh nghiệp:

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn phát sinh việc thu, chi và thanh toán Song, các khoản phải thu, phải trả cần phải có một khoảng thời gian nhất định mới thanh toán đợc Còn thời gian thanh toán dài hay ngắn là hoàn toàn phụ thuộc vào chế độ quy định về nộp thuế, nộp lãi của Nhà nớc Tuỳ thuộc vào phơng thức thanh toán đang đợc áp dụng hiện hành ( tiền mặt, Séc, tín phiếu, ngân phiếu thanh toán ), tuỳ thuộc vào mối quan hệ và sự thoả thuận giữa các đơn vị với nhau.

Tình hình thanh toán của doanh nghiệp thể hiện tình hình chấp hành kỷ luật tài chính, kỷ luật thanh toán và tôn trọng luật pháp ( nh: chế độ thu chi và thanh toán theo quy định của Nhà nớc )

Việc chiếm dụng vốn lẫn nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là một nét đặc trng trong thơng mại Thậm chí còn đợc coi nh là một “sách lợc” kinh doanh hữu hiệu của các doanh nghiệp ngang nhiên hoạt động trên thơng trờng mà trong tay không hề có một đồng vốn Do đó, vấn đề thanh toán trở nên đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn với tỷ lệ cao so với vốn kinh doanh.

Bởi vậy, việc phân tích tình hình thanh toán của doanh nghiệp, tìm ra nguyên nhân của mọi sự ngng trệ, khê đọng các khoản thanh toán, nhằm tiến tới làm chủ về tài chính có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

• Phân tích các khoản phải thu:

Để nghiên cứu các khoản phải thu đã ảnh hởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp nh thế nào, cần so sánh tổng số các khoản phải thu với tổng số tài sản lu động hoặc với tổng số các khoản phải trả Nếu tỷ số trên nhỏ hơn 1 thì không có ảnh hởng gì đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Nếu tỷ số trên lớn hơn 1 thì doanh nghiệp cần có biện pháp xử lý kịp thời, thúc đẩy quá trình thanh toán đúng hạn.

2- Phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp:

Tình hình tài chính của doanh nghiệp chịu ảnh hởng và tác động trực tiếp đến tình hình thanh toán Để thấy rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp hiện tại và trong tơng lai, cần đi sâu phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán của doanh nghiệp Khi phân tích khả năng thanh toán cần dựa vào tài liệu hạch toán có liên quan để sắp xếp các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán theo một trình tự nhất định Trình tự sắp xếp phải thể hiện đợc nhu cầu thanh toán ngay, cha thanh toán ngay, cũng nh khả năng huy động để thanh toán ngay và huy động để thanh toán trong thời gian tới.

• Hệ số khả năng thanh toán hiện thời:

Tình hình tài chính của doanh nghiệp tốt hay xấu, khả quan hay không khả quan đợc phản ánh qua khả năng thanh toán Khả năng thanh toán của

doanh nghiệp biểu hiện ở số tiền và tài sản mà doanh nghiệp hiện có, có thể dùng để trang trải các khoản công nợ của doanh nghiệp.

Để đánh giá và phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp, cần tính hệ số khả năng thanh toán hiện thời sau đây:

Hệ số khả năng thanh toán (K) phản ánh mối quan hệ giữa khả năng thanh toán và nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp Hệ số khả năng thanh toán (K) là cơ sở để đánh giá khả năng thanh toán và tình hình tài chính của doanh nghiệp.

K >= 1- Doanh nghiệp có khả năng thanh toán, trang trải hết công nợ, tình hình tài chính ổn định hoặc khả quan.

K < 1- Doanh nghiệp không có khả năng trang trải hết công nợ, thực trạng tài chính không bình thờng, tình hình tài chính gặp khó khăn K càng nhỏ- phản ánh thực trạng tài chính của doanh nghiệp càng gặp nhiều khó khăn, mất dần khả năng thanh toán và doanh nghiệp có nguy cơ phá sản.

Trong cơ chế quản lý hiện nay, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động và kết quả kinh doanh của mình Trong mối quan hệ bình đẳng và chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc bạn hàng kinh doanh Doanh nghiệp phải luôn luôn tính toán và dự kiến một tình thế xấu nhất có thể xảy ra là cùng một lúc phải đủ sức thanh toán hết các khoản công nợ.

Mức độ không có khả năng thanh toán có thể khác nhau, tuỳ thuộc vào tình hình tài chính của doanh nghiệp nh:

- Doanh nghiệp không có đủ vốn bằng tiền để thanh toán ngay cho ngời bán hàng.

- Các khoản tiền vay đã quá hạn.

- Số tiền nợ ngời bán hàng “đã quá hạn” ngày càng tăng lên.

- Các khoản phải nộp ngân sách, các khoản lơng công nhân viên đã quá hạn, không thanh toán đợc.

- Để thanh toán các khoản công nợ trên, doanh nghiệp có thể dùng toàn bộ số vốn bằng tiền và những tài sản có thể chuyển hoá thành tiền đợc nh:

+ Vốn bằng tiền ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển ).+ Toàn bộ các khoản phải thu hoặc dùng để bù trừ, gán nợ, đảo nợ

- Số tiền có thể dùng để thanh toán đợc sắp xếp theo thứ tự khả năng biến đổi thành tiền nhanh hay chậm.

• Hệ số khả năng thanh toán nhanh:

Hệ số khả năng thanh toán nhanh là tỷ số giữa các khoản có thể sử dụng để thanh toán ngay với số cần phải thanh toán( các khoản nợ ngắn hạn ) Trên bảng cân đối kế toán, các khoản có thể sử dụng để thanh toán ngay bao gồm các loại tiền ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển ), các khoản đầu t

Hệ số khả năng thanh toán (K) hiện thời

Tổng TSLĐ và đầu t ngắn hạn Nợ ngắn hạn

=

ngắn hạn ( chứng khoán ngắn hạn, các khoản đầu t ngắn hạn khác ) và các khoản phải thu Trong đó, đặc biệt cần quan tâm nhất là các khoản tiền và các khoản đầu t ngắn hạn, hai khoản này có thể huy động để thanh toán ngay, còn khoản phải thu dù sao cũng có thể phải chờ đợi sau một thời gian nhất định Nếu chỉ tính hai khoản trên, hệ số khả năng thanh toán nhanh của doanh nghiệp sẽ là:

Tại thời điểm đầu năm và cuối kỳ, hệ số khả năng thanh toán nhanh đều lớn hơn 1, phản ánh tình hình thanh toán của doanh nghiệp tơng đối khả quan, doanh nghiệp có thể đáp ứng đợc yêu cầu thanh toán nhanh Ngợc lại, nếu tỷ lệ này nhỏ hơn 1, tình hình thanh toán của doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn, doanh nghiệp sẽ phải bán gấp sản phẩm, hàng hoá để lấy tiền thanh toán các khoản nợ Tuy vậy, trong phân tích cần phải xem xét tỷ lệ giữa vốn bằng tiền với tổng số các khoản nợ Nếu tỷ lệ này lớn hơn 0,5 thì tình hình thanh toán của doanh nghiệp tốt hơn Nếu nhỏ hơn 0,5 thì tình hình thanh toán doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn Song, nếu tỷ lệ này quá cao lại là điều không tốt vì gây tình trạng vòng quay của vốn chậm, hiệu quả sử dụng vốn không cao.

3 Phân tích tình hình thanh toán với ngân sách Nhà nớc:

Hàng năm, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của mình đối với ngân sách Nhà nớc về các khoản phải nộp nh: thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế vốn và các khoản phải nộp khác.

Số tiền phải nộp: là tổng số tiền về các khoản thuế mà doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách Nhà nớc Tổng số tiền mà doanh nghiệp phải nộp trong năm ( niên độ kế toán ) thờng đợc quyết toán vào cuối năm (cuối niên độ kế toán ).

Tổng số tiền đã nộp vào ngân sách Nhà nớc: do tổng số các khoản phải nộp vào cuối niên độ kế toán mới đợc quyết toán, cho nên hàng tháng, hàng quý các doanh nghiệp phải trích nộp vào ngân sách Nhà nớc (căn cứ vào giấy báo có của kho bạc Nhà nớc ).

Nếu số đã nộp lớn hơn số phải nộp thì Nhà nớc cho phép chuyển sang năm sau.

Để phân tích tình hình thanh toán với ngân sách Nhà nớc, Cần tính chỉ tiêu: Tỷ lệ % đã thanh toán với ngân sách Nhà nớc Chỉ tiêu này đợc xác định bằng công thức:

Hệ số thanh toán nhanh Số tiền có thể dùng để thanh toán nhanhSố tiền phải thanh toán

=

Tỷ lệ % đã thanh toán với ngân sách Nhà nớc

Số tiền đã nộp vào ngân sách Nhà nớc

Tổng số tiền phải nộp vào ngân sách Nhà nớc

Nguồn số liệu để phân tích là căn cứ vào phần II- Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Nếu tỷ lệ đã thanh toán với ngân sách Nhà nớc trên lớn hơn 100% Doanh nghiệp trích nộp nhiều hơn số phải nộp.

Nếu tỷ lệ đã thanh toán với ngân sách Nhà nớc nhỏ hơn 100%, doanh nghiệp trích nộp cha bằng số phải nộp vào ngân sách Nhà nớc Sau khi quyết toán, doanh nghiệp tiếp tục nộp vào ngân sách Nhà nớc cho đủ số phải nộp.

Ngoài ra, cần phải đi sâu phân tích cho từng khoản phải nộp để thấy rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với ngân sách Nhà nớc.

I-Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I:

1 Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp KSXD điện I:

Xí nghiệp Khảo Sát Xây Dựng Điện I trực thuộc Công Ty T Vấn Xây Dựng Điện I Đợc thành lập theo quyết định số 071-DL-TCCB3 ngày 02/ 12/ 1981 của Bộ điện lực và đợc thành lập theo nghị định 388/ HĐBT tại quyết định số 1167 NL/ TCCB- LĐ ngày 24/ 06/ 1993 của Bộ Năng Lợng Trụ sở của Xí nghiệp đóng tại Km 2- đờng Hà Đông- Văn Điển

Xí nghiệp đã tham gia khảo sát địa chất các công trình thuỷ điện lớn của đất nớc nh Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình, Nhà máy thuỷ điện Yaly, nhà máy thuỷ điện Trị an v v Đồng thời xây lắp hàng nghìn Km đ… ờng dây trung và hạ thế, đã đợc Nhà nớc tặng thởng huy chơng lao động hạng nhất, nhì, ba Xí nghiệp khảo sát xây dựng điện I là một Xí nghiệp sản xuất của nghành năng l-ợng luôn luôn có tốc độ tăng trởng ổn định, đời sống của công nhân viên đợc đảm bảo.

Nhiệm vụ của Xí nghiệp là khảo sát địa chất, địa hình thuỷ văn và xây dựng các công trình điện, cùng với sự phát triển đi lên của Công ty, Xí nghiệp ngày càng mở rộng sản xuất, từ chỗ chỉ là công tác khoan, đào, khảo sát địa hình, địa chất Hiện nay Xí nghiệp còn đợc cấp giấy phép hành nghề xây lắp đ-ờng dây từ 35 Kw trở xuống Trong những năm qua doanh thu hàng năm của Xí nghiệp đạt từ 30 tỷ đến 35 tỷ đồng.

Qua 20 năm hoạt động Xí Nghiệp Khảo Sát Xây Dựng Điện I đã không ngừng phát triển về mọi mặt Từ một Xí nghiệp với số vốn ít, trang thiết bị thô sơ, lạc hậu, đến nay Xí nghiệp đã trở thành một doanh nghiệp có những bớc đi lên rõ rệt, với cơ sở vật chất tơng đối lớn Xí nghiệp khảo sát là một đơn vị có truyền thống liên tục hoàn thành toàn diện, xuất sắc các chỉ tiêu kế hoạch hàng năm của công ty giao, thu nhập năm sau cao hơn năm trớc, Xí nghiệp ngày càng ổn định và phát triển

2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp:

Xuất phát từ chức năng và nhiệm vụ của Xí nghiệp, nên Xí nghiệp tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, có nghĩa giám đốc trực tiếp lãnh đạo đến từng phòng ban Và để giúp cho giám đốc thì các phòng ban có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc theo chức năng, nhiệm vụ của mình.

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Xí nghiệp

(xem trang bên)

Tại Xí nghiệp, Giám đốc phụ trách chung mọi hoạt động của Xí nghiệp là chủ tài khoản, chịu quyền tự chủ về mặt tài chính của toàn Xí nghiệp, chịu trách nhiêm trớc Nhà nớc, trớc Công ty.

Phòng kế toán- tài vụ đứng đầu là kế toán trởng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của Xí nghiệp, tham mu cho Giám đốc nhằm quản lý và sử dụng nguồn vốn đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả.

Phó giám đốc xây lắp trợ giúp giám đốc trong việc phụ trách các đơn vị xây lắp điện, xởng cơ khí, các đội xây lắp.

Phó giám đốc thiết kế phụ trách thiết kế nguồn lới điện.

Phó giám đốc khảo sát phụ trách công việc khoan đào, phụ trách công trình đầu nguồn.

Kỹ s trởng địa chất công trình phụ trách công tác khoan đào, địa chất công trình.

Phong thiết kế làm nhiệm vụ thiết kế, lập hồ sơ, lập báo cáo khả thi, tiền khả thi và thiết kế dự toán công trình.

Xởng cơ khí gia công sửa chữa máy móc phục vụ sản xuất.Các đội xây lắp: xây lắp công trình lới điện từ 35 Kw trở xuống.Đội khoan là đơn vị trực tiếp khoan lấy mẫu địa chất ở các công trình.Phòng tổ chức thi công khảo sát là đơn vị trực tiếp tổ chức thi công các công trình khảo sát, các đơn vị khoan đào, tổ chức thi công.

Phòng kỹ thuật địa chất phụ trách địa chất công trình, lập tài liệu về địa chất các công trình

4 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp:

 Phòng kế toán tài chính là một trong những phòng ban chính của Xí nghiệp thực hiện công tác tài chính kế toán của Xí nghiệp, để thực hiện đợc các chức năng nhiệm vụ kế toán, bộ máy kế toán của Xí nghiệp đợc tổ chức theo hình thức tập trung theo sơ đồ sau:

kế toán trởngphó phòng

kế toánthanh

toán ngoại tệ

kế toánngân hàng

Kế toán tscđ

kế toántiền l-

kế toántổng

Thủ quỹ

Phòng kế toán của Xí nghiệp gồm 8 cán bộ kế toán đều đã qua đào tạo có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có kinh nghiệm thực tế đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý:

- Ghi chép các loại sổ kế toán tổng hợp, trên cơ sở đó chịu trách nhiệm lập các báo cáo kế toán tổng hợp.

- Kiểm tra thờng xuyên, lu trữ và bảo quản tốt các chứng từ, sổ sách thuộc phần công việc đợc phân công.

- Chịu trách nhiệm ghi chép, theo dõi, thanh toán và báo cáo chi tiết các khoản phải trả nội bộ, các khoản thu nội bộ, các khoản công nợ với khách hàng.

- Kế toán theo dõi nhập, xuất vật t, tiêu thụ sản phẩm, kiểm tra các loại chứng từ liên quan tới vật t, hàng hoá, sản phẩm, ghi chép và theo dõi vật t, hàng hoá Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận công nợ và lập các báo cáo chi tiết các khoản phải trả ngời bán

• Kế toán tài sản cố định:

- Kế toán tài sản cố định, xây dựng cơ bản nhiệm vụ theo dõi tăng giảm tài sản cố định, trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng, quý năm và công tác xây dựng cơ bản hoàn thành

• Kế toán thanh toán ngân hàng:

- Lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản thanh toán tạm ứng, các khoản chi phí Kiểm tra các loại chứng từ gốc có liên quan đến thu chi, ghi chép trên các loại sổ kế toán chi tiết lập các báo cáo kế toán chi tiết thuộc các phần việc trên.

- Thờng xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán Xí nghiệp với các ngân hàng Theo dõi và lập báo cáo chi tiết các khoản tiền vay ngân hàng, các khoản huy động vốn nội bộ và các khoản vay mợn khác.

• Kế toán thanh toán ngoại tệ:

- Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và thực hiện tất cả các phần việc liên quan đến hoạt động thanh toán bằng ngoại tệ của Xí nghiệp, thờng xuyên giao dịch với ngân hàng để hoàn thành nhanh chóng các phần việc đợc phân công, đảm bảo thực hiện nhanh chóng các hợp đồng kinh tế đã kí kết.

- Theo dõi, kiểm tra, lu trữ tất cả các hợp đồng ngoại đã kí kết, đã, đang và sẽ thực hiện.

- Ghi chép sổ kế toán và theo dõi thanh toán, theo dõi tình hình mua bán ngoại tệ, ký quỹ, thanh toán theo từng hợp đồng, từng khách hàng.

- Kế toán các khoản chi tiêu quỹ công đoàn, thống kê, tổng hợp, báo cáo các khoản chi tiêu quỹ công đoàn hàng tháng, quý, năm.

• Kế toán tiền l ơng và bảo hiểm xã hội:

- Theo dõi tình hình tăng giảm lao động, tiền lơng của công ty, lập bảng thanh toán tiền lơng, BHXH, ghi sổ lơng, thanh quyết toán, tổng hợp tiền lơng toàn Xí nghiệp.

- Ghi chép, theo dõi, kiểm tra, ghi sổ kế toán và quản lý tài khoản tiền ơng, BHXH, kinh phí công đoàn, BHYT.

l Theo dõi, kiểm tra, lu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến tiền lơng, BHXH, các hợp đồng lao động, các quyết định và các giấy tờ khác liên quan đến tiền lơng, BHXH, BHYT, tiền thởng

- Thanh, quyết toán bảo hiểm xã hội với cơ quan BHXH và tổng hợp báo cáo, lu trữ các tài liệu, hồ sơ về tiền lơng và BHXH.

- Kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày, hàng tháng và đột xuất, đảm bảo tiền khớp đúng giữa sổ sách và thực tế, thờng xuyên đối chiếu giữa sổ kế toán và sổ quỹ, lập báo cáo tồn quỹ hàng tháng.

- Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, giữ bí mật số liệu thu chi và tồn quỹ.- Theo dõi, ghi chép trên sổ chi tiết, giữ quỹ công đoàn.

- Lu trữ các loại sổ sách chứng từ thuộc phần việc đợc phân công.

 Hiện nay, tại Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I đang thực hiện chế độ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT của Bộ tr-ởng Bộ Tài chính ngày 1/11/1995:

- Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm (năm dơng lịch).- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VND.

- Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: Theo tỷ giá mua bán thực tế và tỷ giá bình quân của thị trờng liên ngân hàng.

- Hàng năm, xí nghiệp tiến hành lập báo cáo tài chính để cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của mình phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh và báo cáo các cơ quan Nhà nớc.

- Để phù hợp với khối lợng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ “:

Sơ đồ kế toán theo hình thức nhật ký- chứng từ ở Xí nghiệp.

Ghi chú: : Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra

1- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để ghi vào các NKCT liên quan ( hoặc các bảng kê, bảng phân bổ sau mới ghi vào NKCT ).

2- Các chứng từ cần hạch toán chi tiết mà cha thể phản ánh trong các NKCT, bảng kê thì đợc ghi vào các sổ kế toán chi tiết.

số liệuchi tiết

7 4

7 6

3- Các chứng từ thu chi tiền mặt đợc ghi vào sổ quỹ, sau đó ghi vào các bảng kê, NKCT liên quan.

4- Cuối tháng, căn cứ số liệu từ các bảng phân bổ để ghi vào các bảng kê, NKCT liên quan rồi từ các NKCT ghi vào sổ cái.

5- Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết.6- Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán có liên quan.

7- Tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán.

Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong kế toán thanh toán:

* * *

Công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán có chức năng xây dựng hệ thống sổ sách kế toán, trình tự lập và luân chuyển chứng từ thanh toán, đồng thời phối hợp chặt chẽ với phòng hành chính tổng hợp để tổ chức thanh toán các khoản phải trả, phải thu khi đến hạn, tiếp nhận và lập các chứng từ ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp để theo dõi tình hình phát sinh các nghiệp vụ thanh toán Định kỳ lập các báo cáo kế toán theo quy định.

II Kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời bán ở Xí nghiệp:

Chứng từ gốc

Sổ theo dõi tổng hợp chi tiết

Bảng kê

số 11 NKCT số 5,8,10 Thẻ và sổ kế toán chi tiết

Báo cáo quản trị

Báo cáo tài chính

Sổ cái TK 131,331,33

Bảng tổng hợp chi tiết

Tại Xí nghiệp KSXD Điện I, khi Xí nghiệp tìm đợc đối tác kinh doanh thì họ sẽ lập phơng án kinh doanh trong đó phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ: mặt hàng, số lợng, chất lợng, giá cả và hình thức thanh toán sau đó trình lên giám đốc Xí nghiệp.

1.Tài khoản sử dụng trong thanh toán với ngời bán:

Việc hạch toán chi tiết khoản phải trả ngời bán, Xí nghiệp thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành:

Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán đợc thực hiện trên sổ chi tiết TK 331- Phải trả ngời bán Tại Xí nghiệp, tất cả các đối tợng ng-ời bán đợc theo dõi thanh toán trên một tờ sổ chi tiết.

2 Hệ thống sổ sách sử dụng trong thanh toán với ngời bán

Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thanh toán với ngời bán, kế toán phải tiến hành phản ánh tình hình biến động vào các sổ sách kế toán có liên quan.

• Việc hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán đợc thực hiện trên NKCT số 5 (tại Xí nghiệp, NKCT số 5 đợc mở mỗi tháng một tờ)

Số d đầu tháng của từng ngời bán đợc lấy từ số d cuối tháng của NKCT số 5 tháng trớc.

Số d cuối tháng căn cứ vào số d đầu tháng, số PS trong tháng của từng ngời bán để xác định Số liệu trên NKCT số 5 đảm bảo khớp đúng với sổ chi tiết TK 331.

Sau khi ghi xong NKCT số 5, tổng cộng sổ, đối chiếu khớp đúng với số liệu của các NKCT, bảng kê khác có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 phần ghi có TK 331 dùng để ghi vào sổ cái.

Ta có thể khái quát sơ đồ tổ chức hạch toán phần này nh sau:Giấy

báo nợ và các

Sổ chi tiết TK 331 (phần

NKCT số 5 (phần ghi Nợ)

Sổ cái TK 331