Hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC

Hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trờng Kiểm toán đã trở thành nhu cầu không thể thiếu đợc đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Những thông tin Kế toán - Tài chính đã đợc kiểm toán là những dữ liệu tin cậy để thực hiện phân bổ và điều hành ngân sách một cách có hiệu quả, phù hợp với tình hình thực tiễn, loại trừ những chi phí bất hợp lý gây lãng phí, thất thoát.

Kiểm toán thực hiện việc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ trong hoạt động kinh tế tài chính, làm lành mạnh hoá các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp và trong toàn nền kinh tế Căn cứ vào các quy định trong các văn bản pháp luật, kinh tế xác định tính đúng đắn của các tài liệu, số liệu kế toán, báo cáo quyết toán hàng năm Mọi sai phạm về quản lý kinh tế tài chính đợc phát hiện và đề xuất giải pháp giải quyết, thông qua đó trật tự kỷ cơng đợc xác lập, duy trì.

Ngày nay, sự phát triển của ngành kiểm toán đã và đang có sự đóng góp không nhỏ của Kiểm toán nội bộ Đó là hoạt động nội kiểm có tính độc lập trong cơ quan, đơn vị kinh tế, thực hiện chức năng chính là kiểm tra, đánh giá các hoạt tài chính, phi tài chính nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động đó và góp phần hoàn thiện hệ thống quản lý tại các đơn vị kinh tế cơ sở Trên thực tế ba chức năng của Kiểm toán nội bộ là: kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán báo cáo tài chính đều rất quan trọng đối với doanh nghiệp nhng căn cứ vào Nghị định 59/CP ngày 03/10/1996 của Chính phủ và Thông t 73/TC/TCDN ngày 12/11/1996 của Bộ Tài chính thì công việc trớc mắt mang tính cấp bách của hầu hết các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp Nhà nớc là triển khai mạnh về mảng kiểm toán báo cáo tài chính.

Một cuộc kiểm toán báo cáo tài chính là sự tổng hợp kết quả kiểm toán của các chu trình, nghiệp vụ riêng biệt, trong đó chu trình mua hàng và thanh toán là bộ phận cấu thành nên báo cáo tài chính và đợc đánh giá là rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Đồng thời các tài khoản bị chi phối bởi chu trình mua hàng và thanh toán có ảnh hởng quan trọng đến tính trung thực, hợp lý của toàn bộ Báo cáo tài chính

Trong thời gian tiếp cận thực tế tại Phòng Kiểm toán nội bộ của Công ty

thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty Hoá chất Mỏ, em đã chọn đề tài :

“Hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong Kiểm toán Báo cáo tài chính do Phòng Kiểm toán nội bộ thực hiện tại Công ty Hoá Chất Mỏ"

Chuyên đề tập trung làm rõ lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính, đánh giá về tình hình tổ chức và hoạt động kiểm toán, phân tích quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Hoá chất Mỏ, qua đó đa ra một số kiến nghị để khắc phục một số vấn đề tồn tại.

Nội dung của chuyên đề ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 phần nh sau:

Phần I : Cơ sở lý luận về Kiểm toán nội bộ và kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của báo cáo tài chính do Kiểm toán nội bộ thực hiện

Phần II: Thực trạng kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của kiểm toán báo cáo tài chính do Kiểm toán nội bộ thực hiện tại Công ty Hoá Chất Mỏ

Phần III: Phơng hớng hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của kiểm toán báo cáo tài chính do Kiểm toán nội bộ thực hiện tại Công ty Hoá chất Mỏ

phần i

cơ sở lý luận về kiểm toán nội bộ và kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong báo cáo tài chính do

Kiểm toán nội bộ thực hiện

I - Tổng quan chung về Kiểm toán nội bộ

1.Sự cần thiết của Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một trong ba loại hình kiểm toán gồm Kiểm toán nội bộ, Kiểm toán Nhà nớc, Kiểm toán độc lập Mỗi loại kiểm toán có chức năng, tính chất địa vị pháp lý và phạm vi khác nhau, không thể thay thế nhau đợc.

Kiểm toán Nhà nớc: Có nhiệm vụ kiểm tra, xác nhận việc chi tiêu đúng mục

đích, đúng dự toán, có hiệu quả ngân sách Nhà nớc và sử dụng có hiệu quả vốn và tài sản của Nhà nớc tại các doanh nghiệp Nhà nớc

Kiểm toán độc lập: Vừa là công cụ quản lý của các chủ doanh nghiệp, vừa là

công cụ của chủ đầu t, các nhà quản lý.

Kiểm toán nội bộ: Là công cụ quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp để

kiểm soát, đánh giá, và điều chỉnh chiến lợc kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất Kiểm toán nội bộ cũng là công cụ để phân tích, đánh giá chất lợng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ

Có thể nói, Kiểm toán nội bộ là công cụ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp phân tích hoạt động đầu t, kinh doanh, kiểm soát, đánh giá các chiến lợc phát triển doanh nghiệp, các hành vi quản lý Kiểm toán nội bộ cung cấp các căn cứ để lãnh đạo doanh nghiệp điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả và chiếm lĩnh thị trờng.

Kiểm toán nội bộ là công cụ để kiểm tra, đánh giá hoạt động của ở từng bộ phận, ở tất cả các giai đoạn trớc, trong và sau quá trình kinh doanh Kiểm toán nội bộ là công việc thờng xuyên theo yêu cầu và chỉ đạo của lãnh đạo doanh nghiệp.

ở nớc ta, khả năng dự báo và phân tích của các doanh nghiệp còn rất nhiều hạn chế, còn nhiều dáng dấp của thời quản lý bao cấp Doanh nghiệp Nhà nớc vẫn muốn ỷ lại, dựa dẫm vào Nhà nớc Doanh nghiệp cha có hệ thống phân tích chức năng, do

đó việc tổ chức bộ phận Kiểm toán nội bộ ở các doanh nghiệp là hết sức đúng dắn và cần thiết Kiểm toán nội bộ là tai mắt cho doanh nghiệp Mục đích của Kiểm toán nội bộ là tạo ra công cụ để phân tích toàn bộ hoạt động chiến lợc để rút kinh nghiệm trong quản lý, trong điều hành, đồng thời đề ra chiến lợc phát triển của riêng bản thân doanh nghiệp Thông qua hoạt động kiểm toán mà kiểm soát hoạt động tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo chi tiêu có lợi, tiết kiệm, minh bạch về số liệu kế toán.

Cùng với Kiểm toán độc lập, Kiểm toán nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp có thể công khai báo cáo tài chính với độ tin cậy và củng cố lòng tin, giảm rủi ro cho các nhà đầu t.

Kiểm toán nội bộ là công cụ trực tiếp của doanh nghiệp Nhà nớc chi phối, hình thành quy chế kiểm toán, tạo môi trờng cho Kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu quả Trong tơng lai không xa, Kiểm toán nội bộ phải trở thành nhu cầu thiết yếu của doanh nghiệp, cũng nh Kiểm toán độc lập phải trở thành nhu cầu thiết yếu của nền kinh tế, của các nhà đầu t và cũng của chính doanh nghiệp.

2.Khái niệm về Kiểm toán nội bộ

Theo tổ chức quốc tế về Kiểm toán nội bộ (IIA) định nghĩa: "Kiểm toán nội bộ

là một chức năng đánh giá độc lập đợc thiết lập trong một tổ chức để kiểm tra và đánh giá các hoạt động của tổ chức nh là một hoạt động phục vụ cho tổ chức".

Mục đích của Kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên trong doanh nghiệp hoặc trong tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách có hiệu quả Để đạt đợc mục đích này, Kiểm toán nội bộ cung cấp cho họ các phân tích đánh giá, kiến nghị và t vấn các thông tin liên quan đến hoạt động đợc kiểm tra Bộ phận Kiểm toán nội bộ là một phần không thể tách rời của một doanh nghiệp, một tổ chức thúc đẩy việc kiểm soát hữu hiệu với chi phí hợp lý.

3- Mục tiêu của Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ xuất phát từ yêu cầu của ngời quản lý Do vậy, mục tiêu của Kiểm toán nội bộ cũng phải hớng vào mục tiêu, yêu cầu của ngời quản lý trong doanh nghiệp, tổ chức bao gồm:

-Bảo đảm và nâng cao độ tin cậy, tính tích đáng, phù hợp của các thông tin kinh tế, tài chính trớc khi Giám đốc phê duyệt hoặc báo cáo với Ban giám đốc, Hội đồng quản trị.

-Bảo đảm mọi bộ phận trong đơn vị đều tuân thủ các văn bản quy định của Nhà nớc và các văn bản quy định của bản thân doanh nghiệp.

-Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bao gồm tài sản ghi trên bảng cân đối kế toán, các tài sản phi vật chất nhng có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lợng hoạt động của doanh nghiệp nh bầu không khí làm việc và quan hệ với khách hàng, các thủ tục, quy trình nghiệp vụ, nội quy bảo vệ tài sản

-Nâng cao tính hiệu quả của các hoạt động bao gồm việc sử dụng các nguồn lực trong đơn vị (giảm chi phí sản xuất kinh doanh, tăng thị phần, nâng cao chất lợng hàng hoá, chất lợng dịch vụ) và lựa chọn các phơng án, các quyết định kinh tế.

-Đa ra những kiến nghị có tính thực tiễn, có kế hoạch hành động cụ thể nhằm hoàn thiện, cải tiến, khắc phục những khâu yếu và ngăn chặn những khả năng, biểu hiện gian lận.

Tuy nhiên, trong từng cuộc kiểm toán cụ thể, do yêu cầu của công tác quản lý cũng nh mức độ rủi ro đợc đánh giá, một trong các mục tiêu trên có thể trở thành mục tiêu kiểm toán chủ yếu.

4- Chức năng và nhiệm vụ của Kiểm toán nội bộ

Theo chuẩn mực thực hành nghề nghiệp Kiểm toán nội bộ thì Kiểm toán nội bộ có chức năng: Kiểm tra và đánh giá sự đầy đủ và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức và chất lợng hoạt động trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đợc giao.Cụ thể hoá chức năng trên, Kiểm toán nội bộ có những nhiệm vụ sau:

-Kiểm tra tính trung thực, đáng tin cậy của các thông tin và hoạt động tài chính cũng nh các phơng thức ghi nhận, đo lờng, phân loại, báo cáo các loại thông tin này.

-Thẩm tra hệ thống đã đợc thiết lập để đảm bảo tính tuân thủ các chính sách, thủ tục, luật pháp và quy định có thể ảnh hởng quan trọng đến các hoạt động và báo cáo, đồng thời phải xác định tổ chức có tính tuân thủ thực tế hay không.

-Xem xét các phơng thức bảo vệ tài sản và khi cần thì kiểm tra sự hiện diện của

-Đánh giá việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn lực.

-Thẩm tra các nghiệp vụ hoặc chơng trình để chắc chắn rằng kết quả đạt đợc có sát mục tiêu và mục đích đã định hay không? Các nghiệp vụ hoặc chơng trình có thực hiện đúng kế hoạch hay không?

5- Nội dung công việc của Kiểm toán nội bộ

Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, kiểm toán nội bộ có ba nội dung công việc: Kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán báo cáo tài chính Tuỳ theo yêu cầu của Ban giám đốc và các bộ phận đợc kiểm toán, tuỳ năng lực và hoàn cảnh, điều kiện có thể thực hiện ba nội dung công việc hoặc một trong ba công việc hoạt động kiểm toán.

Kiểm toán hoạt động: Là sự xem xét tất cả các thủ tục và phơng pháp hoạt

động trong tổ chức nhằm mục đích đánh giá tính hiệu quả và tính hiệu lực ở Giai đoạn hoàn tất cuộc kiểm toán hoạt động, Kiểm toán viên thờng đa ra những kiến nghị nhằm cải tiến các hoạt động của đơn vị đợc kiểm toán.

Kiểm toán tuân thủ: Là hoạt động xác minh tính tuân thủ của các đơn vị đợc

kiểm toán đối với nguyên tắc, quy định đặc thù trong quản lý mà các cơ quan có thẩm quyền đề ra.

Kiểm toán báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị: Là kiểm tra, xác nhận

các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị đợc lập có trung thực và hợp lý không, có phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán thông dụng đã đợc chấp nhận không.

Với phân chia các loại hình hoạt động của Kiểm toán nội bộ nh trên, Kiểm toán nội bộ sẽ hoạt động hiệu quả hơn nếu thực hiện cuộc kiểm toán hoạt động Bởi vì Kiểm toán nội bộ là một bộ phận của doanh nghiệp nên am hiểu sâu sắc về tình hình sản xuất kinh doanh trong nội tại doanh nghiệp Tuy nhiên trên thực tế hầu hết tại các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay Phòng Kiểm toán nội bộ chủ yếu thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính

Điều này xuất phát từ nhiều lý do nhng trớc hết phải kể đến đó là: Nghị định 59/CP ngày 03/10/1996 của Chính phủ về “Quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với doanh nghiệp Nhà nớc” và Thông t số 73/TC/TCDN “Hớng đẫn lập, công bố, công khai và kiểm tra Báo cáo tài chính, kiểm tra kế toán các doanh

nghiệp Nhà nớc” ngày 12/11/1996 của Bộ Tài chính đã bãi bỏ chế độ quyết toán thuế, yêu cầu doanh nghiệp Nhà nớc phải thực hiện Kiểm toán nội bộ Báo cáo tài chính của mình hay thuê Kiểm toán độc lập nếu thấy cần thiết Do vậy, Kiểm toán nội bộ đợc triển khai trong các doanh nghiệp Nhà nớc chủ yếu là để kiểm toán Báo cáo tài chính trớc khi nộp cho các cơ quan quản lý chức năng hoặc phối hợp với Kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán một phần Báo cáo tài chính của đơn vị.

Một lý do nữa phải kể đến là thực trạng chứng từ làm cơ sở cho nghiệp vụ phát sinh còn nhiều bất cập Chỉ có Kiểm toán viên nội bộ với hiểu biết sâu rộng về tình hình tài chính của doanh nghiệp, trong nhiều trờng hợp, kiểm toán báo cáo tài chính chính bản thân doanh nghiệp sẽ có hiệu quả cao hơn Kiểm toán độc lập.

Mặt khác, mặc dù có sự giống nhau về tính chất công việc nhng có một điểm khác biệt lớn giữa hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính của Kiểm toán nội bộ và Kiểm toán độc lập Mục tiêu của Kiểm toán độc lập là xem xét báo cáo tài chính công khai có chứa đựng các sai sót trọng yếu hay không Trong khi đó, mục tiêu của Kiểm toán nội bộ là bảo đảm sự chính xác của số liệu trên báo cáo tài chính trớc khi ký duyệt và phát hành Hơn nữa, Kiểm toán nội bộ còn đặc biệt quan tâm đến công tác kế toán và những vấn đề quản lý tài chính của đối tợng kiểm toán, qua đó đa ra những kiến nghị để hoàn thiện, cải tiến, khắc phục những khâu yếu, ngăn chặn những khả năng, biểu hiện gian lận.

Tuy nhiên, do Kiểm toán nội bộ là bộ phận nằm trong đơn vị, mục tiêu của Kiểm toán nội bộ có thể thay đổi tuỳ theo yêu cầu của Ban giám đốc nên tính độc lập của Kiểm toán nội bộ là không cao Điều đó có nghĩa là báo cáo kiểm toán do Kiểm toán nội bộ lập sẽ không có đủ độ tin cậy nh Báo cáo kiểm toán do Kiểm toán viên bên ngoài lập

Các bớc triển khai cụ thể của kiểm toán báo cáo tài chính do Kiểm toán nội bộ đợc thực hiện theo trình tự và nội dung nh sau:

Chuẩn bị kiểm toán

-Lập chơng trình kế hoạch, xác định mục tiêu, nội dung, phạm vi và thời gian tiến hành kiểm toán nội bộ

-Xác định quy mô, phơng pháp, cách thức tiến hành kiểm toán, biện pháp tổ chức thực hiện, tổ chức lực lợng kiểm toán.

-Nghiên cứu các văn bản, tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

-Tìm hiểu chính sách, quy định mới và các chủ trơng, biện pháp phát sinh trong kế toán, kiểm toán.

Thực hiện kiểm toán

-Trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán, Kiểm toán viên nội bộ phải xem xét, thu thập và đánh giá đủ các bằng chứng cần thiết có liên quan.

-Xem xét, đánh giá việc thực hiện các chính sách, quy định trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

-Đánh giá khả năng sai sót, nhầm lẫn, gian lận đối với từng loại nghiệp vụ, từng hoạt động kinh tế Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro của các nghiệp vụ phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp.

-Thực hiện phân tích, khảo sát các khoản mục chính, khảo sát bổ sung các chi tiết, xem xét các sự kiện tiếp sau, đánh giá kết quả cuộc kiểm toán.

Kết thúc kiểm toán

-Khi kết thúc cuộc kiểm toán Kiểm toán viên nội bộ phải lập báo cáo kiểm toán trong đó phải trình bày đầy đủ các nội dung và kết quả kiểm toán theo mục tiêu, yêu cầu đã đề ra cho từng cuộc kiểm toán, xác nhận tính đầy đủ, hợp lý của báo cáo tài chính, và báo cáo kế toán quản trị hàng năm trớc khi trình ký duyệt, đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai sót, gian lận, các vi phạm, nêu các giải pháp cần thiết để nâng cao chất lợng và hiệu quả quản lý của doanh nghiệp.

-Báo cáo kiểm toán đợc gửi cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, cho (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp Việc lu hành và công bố báo cáo kiểm toán nội bộ tuỳ theo tính chất kiểm toán và do Chủ tịch Hội đồng quả trị, (Tổng) Giám đốc quyết định.

Theo dõi sau kiểm toán

Là công việc tiếp sau cuộc kiểm toán nhằm kiểm tra lại việc triển khai thực hiện những kiến nghị, những đề xuất và giải pháp nêu trong báo cáo kiểm toán ở các bộ phận quản lý, điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp.

Các bớc triển khai của trình tự kiểm toán báo cáo tài chính của Kiểm toán nội bộ thực hiện có thể khái quát qua bảng 1.

Bảng 1: Trình tự tiến hành kiểm toán Báo cáo tài chính của Kiểm toán nội bộ

Giai đoạn 1

Chuẩn bị kiểm toán

Lập kế hoạch chiến lợc

- Lựa chọn đối tợng kiểm toán- Cử Kiểm toán viên

- Thu thập thông tin của đối tợng kiểm toán- Lập kế hoạch chiến lợc

Thiết kế chơng trình kiểm toán

- Khảo sát nghiệp vụ- Thủ tục phân tích- Khảo sát chi tiết số d

Thông báo cho đối tợng kiểm toán (bằng văn bản hay miệng)

Giai đoạn 2

Thực hiện kiểm toán

Thực hiện khảo sát nghiệp vụ

- Thử nghiệm kiểm soát

- Thử nghiệm chính thức về nghiệp vụThực hiện thủ tục phân tích

Thực hiện khảo sát chi tiết số d

Giai đoạn 3

Kết thúc kiểm toán

Đánh giá, trao đổi về xử lý các phát hiện khi kiểm toánLập báo cáo kiểm toán của Kiểm toán nội bộ

Giai đoạn 4

Theo dõi sau kiểm

II - Kiểm toán chu trình, mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ

1- Chu trình mua hàng và thanh toán

Trong nền kinh tế thị trờng, hoạt động kiểm toán đã trở thành một nhu cầu tất yếu đối với hoạt động kinh doanh và nâng cao chất lợng quản lý doanh nghiệp bởi dù trong bất cứ lĩnh vực kinh tế nào, kết quả kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp đều thể hiện trên báo cáo tài chính Do đó khi thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, Kiểm toán viên thờng chia công việc kiểm toán ra thành các chu trình, các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau đợc xếp trong cùng một phần hành Với cách phân chia nh vậy, một chu trình hoạt động của doanh nghiệp có thể coi là sự liên kết của các chu trình: Tiếp nhận và hoàn trả vốn, mua hàng và thanh toán, tiền l-

ơng và nhân viên, hàng tồn kho, bán hàng và thu tiền Các chu trình này có mối quan hệ mật thiết với nhau, giữa chúng không có điểm bắt đầu và điểm kết thúc Mối quan hệ này đợc thể hiện qua sơ đồ 1.

Sơ đồ 1: Mối quan hệ giữa các chu trình

Nhìn sơ đồ trên cho thấy, chu trình mua hàng và thanh toán có mối quan hệ mật thiết với các chu trình khác và là khâu giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Thật vậy, trong đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm ba giai đoạn: Cung ứng, sản xuất và tiêu thụ Còn ở doanh nghiệp thơng mại quá trình kinh doanh bao gồm hai giai đoạn: Mua và bán Tóm lại, dù là loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình mua hàng nhằm cung cấp các yếu tố đầu vào hết sức quan trọng Chi phí cho việc mua hàng chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh Mặt khác, giá cả, chất lợng của các yếu tố đầu vào cũng có ảnh hởng quyết định đến các yếu tố đầu ra Do đó việc thực hiện có hiệu quả quá trình mua hàng và thanh toán là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp làm ăn có lãi.

1.1- Bản chất cuả chu trình

Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Chu kỳ này thờng bắt đầu bằng một đơn đặt mua hàng của ngời có trách

Tiền mặt

Mua hàng và thanh toán

Hàng tồn khoHuy động và

hoàn trả

Tiền lương và nhân

viênBán hàng và

thu tiền

nhiệm trong đơn vị có nhu cầu về hàng hoá hoặc dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho cung cấp hàng hoá, dịch vụ

Trong chuyên đề thực tập này em chỉ giới hạn việc mua hàng hoá và dịch vụ đầu vào phục vụ quá trình sản xuất ở doanh nghiệp sản xuất sản phẩm vật chất, không bao gồm quá trình cung ứng lao động hay quá trình tiếp nhận vốn.

1.2- Chức năng của chu trình

Chu trình mua hàng và thanh toán thờng bao gồm 4 chức năng cơ bản sau:

1.2.1- Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ

Đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ) đợc lập bởi Công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ Mẫu của đơn đặt hàng và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá, dịch vụ và quy định của Công ty.

Sự phê chẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ đợc mua theo mục đích đã đợc phê chuẩn của Công ty và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết Sau khi việc mua đã đợc phê chuẩn thì phải có đơn đặt mua hàng hoá hoặc dịch vụ Một đơn đặt hàng đợc gửi cho ngời bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá thoả thuận mua và thời hạn của việc giao hàng Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp pháp nh hợp đồng kinh tế ký kết hoặc có thể là một đề nghị mua hàng hoá hay dịch vụ Trong một số tr-ờng hợp, nếu ngời mua và ngời bán mới có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.

1.2.2- Nhận hàng hoá hay dịch vụ

Việc nhận hàng hoá từ ngời bán là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán

Khi hàng hoá nhận đợc, cần phải có quá trình kiểm soát thích hợp về kiểm tra mẫu mã, số lợng, thời gian đến và các điều kiện khác đã cam kết về việc mua hàng.

Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để lập báo cáo nhận hàng nh một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá và số hàng đã đợc tiếp nhận Một bản sao thờng đợc gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo Để ngăn ngừa sự mất mát và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá phải đợc kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng đợc chuyển để tiếp tục sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh Nhân viên trong phòng tiếp nhận hàng hoá dịch vụ phải độc lập với thủ kho và Phòng Kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá đợc chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay tiêu thụ.

1.2.3- Ghi nhận các khoản nợ ngời bán

Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến khoản thanh toán thực tế, do đó kế toán chỉ đợc phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng

Kế toán các khoản phải trả thờng có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hoá đơn của ngời bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lợng, phơng thức và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin đặt mua và báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về) Thờng thì các phép nhân và các phép cộng tổng đợc kiểm tra lại và đợc ghi vào hoá đơn Sau đó, số tiền phải trả nhà cung cấp đợc ghi vào sổ kế toán theo dõi chi tiết các khoản phải trả nhà cung cấp.

1.2.4- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán

Đối với hầu hết các công ty, các hoá đơn về các khoản nợ phải trả lu giữ theo thời hạn quy định về lu trữ chứng từ Việc thanh toán cho nhà cung cấp về các khoản nợ thờng đợc thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản,

một bản gửi cho ngời đợc thanh toán, một bản sao đợc lu lại trong hồ sơ theo dõi nhà cung cấp đã đợc thanh toán.

1.3- Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình

Đối với hầu hết các doanh nghiệp thì mua hàng và thanh toán là những hoạt động chủ yếu nhằm đáp ứng nhu cầu cho sản xuất kinh doanh Do đó việc đa ra quy trình kiểm soát nội bộ quy trình này có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp củng cố nề nếp trong quản lý, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin và bảo vệ tài sản của đơn vị.

Tuy nhiên, dù bất cứ biện pháp nào đợc áp dụng thì một tổ chức kế toán tốt phải dựa trên sự chính xác, chặt chẽ trong việc quản lý chu kỳ của một hoá đơn và cho phép công ty bảo đảm rằng những khoản nợ là:

-Có lý do chính đáng;-Cho phép;

-Ghi đúng;

-Hạch toán đúng kỳ;-Thanh toán đủ;-Kết toán đúng.

Cụ thể chu kỳ này diễn ra nh sau:

Σ Bộ phận mua: Chịu trách nhiệm đặt hàng, thoả thuận với ngời bán Việc đặt hàng

chỉ đợc thực hiện theo nhu cầu, với một khối lợng tối u và phải theo đơn đề nghị mua hàng nhằm đảm bảo việc mua hàng là đợc phép Bộ phận mua sẽ chính thức hoá sự đồng ý của họ bằng cách ký đề nghị mua hàng Ngời chịu trách hiệm mua sẽ hỏi lại ngời bán để biết giá cả và thời gian giao hàng Sau đó bộ phận mua gửi một phiếu đặt hàng (đợc đánh số thứ tự) cho ngời bán Phiếu này sẽ đợc kiểm tra bởi ngời chịu trách nhiệm mua và đợc chuyển cho cửa hàng để kiểm tra việc giao hàng hoá đã đặt Liên 2 sẽ đợc lu ở bộ phận mua Quá trình thực hiện này giúp doanh nghiệp nắm đợc những thông tin nh :

-Ngời đa ra đơn đặt hàng; -Thời điểm đặt hàng;-Số lợng đặt hàng;

-Ngời cung cấp hàng;

-Việc theo dõi các đơn đặt hàng.

Σ Bộ phận kho: Bảo đảm việc nhận hàng Cửa hàng nhận hàng hoá đã đợc nhập

bằng cách ghi phiếu nhận hàng (hoặc nhập) Phiếu này đợc lập bởi Công ty (đợc đánh số trớc) và cửa hàng sẽ miêu tả hàng hoá nhận đợc, số lợng, ngày nhận Phiếu nhận hàng có thể đợc thay thế bằng phiếu giao hàng của ngời cung cấp hàng Nhân viên cửa hàng tiếp tục kiểm tra số lợng và chất lợng hàng hoá (bằng đối chiếu hàng đặt với hàng đã giao) đánh dấu việc kiểm tra này trên phiếu nhận hàng (hoặc phiếu giao hàng) Nếu hàng hoá không khớp với đơn đặt mua hoặc với những phẩm chất quy định, nhân viên cửa hàng gửi trả lại hàng hoá và mô tả sự trả lại này trên phiếu nhận hàng và bảo đảm rằng: Số lợng trên hoá đơn có hoàn toàn khớp với số lợng hàng hoá gửi trả lại, đợc ghi sổ và lu giữ cẩn thận.

Σ Bộ phận th tín: Bảo đảm việc nhận các hoá đơn Bộ phận này ghi rõ ngày nhận và

đánh số các hóa đơn theo trật tự ngày đến.

Σ Bộ phận kế toán mua: Hạch toán các khoản mua và chuẩn bị cho việc thanh

toán, kiểm tra chứng từ (hoá đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng ) Việc kiểm tra…phải đợc thực hiện trớc khi thanh toán, trớc khi ghi sổ và đợc tiến hành nh sau:

-Kiểm tra số lợng: Đặt hàng, giao hàng và ghi trên hoá đơn.

-Kiểm tra tiền: Đối chiếu khoản tiền trên hoá đơn với phiếu đặt hàng, khoản tiền đợc

giảm với điều kiện thờng đợc chấp nhận Với những hoá đơn viết tay nên kiểm tra lại sự tính toán.

-Kiểm tra điều kiện thanh toán: Đối chiếu điều kiện thanh toán với các điều kiện đã

thoả thuận Tất cả công việc kiểm tra phải đợc thực hiện trớc khi thanh toán và đợc đánh dấu trên hoá đơn nhằm bảo đảm rằng:

•Tất cả hàng hoá đã nhận phải có hoá đơn.

•Tất cả hàng hoá đã nhận phải đợc thanh toán đúng

•Tất cả các hoá đơn đã hạch toán đợc thanh toán trong thời hạn đã định.

Những phiếu đặt hàng và nhận hàng cha đợc ngời cung cấp lập hoá đơn phải ợc theo dõi bởi ngời có trách nhiệm của bộ phận kế toán mua Nếu doanh nghiệp có sử dụng tài khoản nhà cung cấp thì tài khoản này phải đợc phân tích đều đặn, thờng

đ-xuyên (ít nhất một lần trong một tháng) kế toán chi tiết phải đợc đối chiếu với kế toán tổng hợp.

Σ Bộ phận kế toán quỹ: Bảo đảm việc thanh toán

Việc thanh toán đợc thực hiện nếu có phiếu chi tiền đợc phát hành phối hợp bởi ngời chịu trách nhiệm của bộ phận kế toán mua Ngời có trách nhiệm của bộ phận kế toán tiền mặt phục tùng quá trình đặc biệt hoặc cụ thể hoá trên hoá đơn sau khi đã đợc kiểm tra bằng sự đối chiếu.

1.4- Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán

ΣNghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp: Thờng xảy ra khi doanh nghiệp mua

hàng theo phơng thức trả chậm tiền hàng hoặc trả trớc tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng Trong cả hai tình huống đều dẫn đến quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp với ngời bán trong thời hạn thoả thuận và đợc thể hiện trên tài khoản nợ phải trả, nợ phải thu với nhà cung cấp Hạch toán chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả, phải thu với nhà cung cấp đều dựa trên bộ chứng từ bán hàng bao gồm: hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng, chứng từ lập khi giao nhận hàng, tiền ứng trớc, tiền đặt cọc và các chứng từ thanh toán tiền mua hàng khi đến hạn trả hoặc trực tiếp hoặc thông qua ngân hàng gồm: phiếu chi, giấy báo nợ

ς Nghiệp vụ mua hàng: đợc ghi chép nhằm phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch

mua hàng, xác định giá thành thực tế của hàng mua, qua đó kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng, các hợp đồng mua hàng, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình mua hàng phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Thông thờng việc mua hàng đợc tiến hành theo hai phơng thức :

- Mua trực tiếp;

- Mua theo phơng thức chuyển hàng hoặc uỷ thác thu mua.

Cụ thể theo phơng thức mua hàng trực tiếp, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ đến mua hàng của bên bán và trực tiếp nhận hàng chuyển về doanh nghiệp bằng phơng tiện hiện có hoặc có thể thuê ngoài Tiền mua hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt ứng mua hàng, qua ngân hàng hay trả chậm tuỳ thuộc vào hợp đồg mua hàng Còn theo phơng thức chuyển hàng, doanh nghiệp ký hợp đồng mua hàng với bên bán Căn cứ vào hợp đồng,

định kỳ bên bán chuyển hàng cho doanh nghiệp bằng phơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài giao hàng cho doanh nghiệp tại địa điểm quy định trong hợp đồng chi phí vận chuyển bên nào phải trả tuỳ thuộc vào quy định trong hợp đồng.

-Đơn đặt mua hàng: Là loại chứng từ ghi rõ loại hàng, số lợng và các thông tin liên

quan của hàng hoá và dịch vụ mà doanh nghiệp có ý định mua Chứng từ này phải ợc phê duyệt bởi ngời có trách nhiệm trớc khi gửi tới nhà cung cấp.

đ Biên bản giao nhận hàng: Dùng để ghi rõ mặt hàng, số lợng nhận đợc, ngày nhận

và các dữ kiện thích đáng có liên quan lúc giao nhận hàng hoá hay dịch vụ.

-Hoá đơn của ngời bán: Đợc quy định chặt chẽ theo chế độ kế toán hiện hành trong

đó nêu rõ số lợng, chủng loại hàng hoá, dịch vụ và giá thanh toán (có thể gồm cả cớc phí vận chuyển), các phơng thức chiết khấu và các khoản thuế.

-Biên lai: Là phơng tiện ghi sổ và kiểm soát các nghiệp vụ mua hàng vào sổ biên lai

hoặc sổ nhật ký mua hàng để lập các khoản chi tiền mặt.

-Sổ biên lai: Là loại sổ nhật ký dùng để ghi các biên lai với nghiệp vụ mua hàng hoặc

dịch vụ.

Ngoài ra còn có một số chứng từ thanh toán theo quy định hiện hành và một số các loại sổ khác để theo dõi nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp nh: Sổ nhật ký chi tiền, sổ cái các khoản phải trả ngời bán và bảng kê chi tiết ngời bán

Các loại chứng từ kể trên sẽ đợc luân chuyển theo sơ đồ 2.

Sơ đồ 2: Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán

•Đối với nghiệp vụ mua hàng Cán bộ thu mua

Trưởng bộ phận cung

Ký Kế

Bộ phận cung ứngBộ

phận kế hoạch

Thủ

khotoánKế Nhu

cầu vật liệu, hàng hoá

Lưu trữ

* Đối với nghiệp vụ thanh toán

Các thông tin, số liệu vận động từ các chứng từ vào sổ sách kế toán thông qua hệ thống tài khoản Đối với chu trình mua hàng và thanh toán các tài khoản chủ yếu đợc sử dụng nh trong sơ đồ 3.

Sơ đồ 3:Các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán

Kế toán

Thủ trưởng, kế toán trư

Thủ quỹ

Nhân viên thanh

Kế toán

Duyệt chứng

Nhận tiền thanh

Nhu cầu thanh

Lưu trữLập

chứng từ chi

ứng trước tiền cho người bán

hoặc trả nợ cho người bán

Người bán hoàn lại tiền

Thanh toán bàng hàng hoá sản phẩm, dịch vụ

Thanh toán bù trừ

Mua chịu vật tưHànghoá

VAT đầu vào

Dịch vụ mua chịu khácGiảm giá hay trả

2- Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Mặc dù các chu kỳ nghiệp vụ kinh tế có mối quan hệ chặt chẽ với nhau song đối với bất cứ một số d tài khoản nào đợc xét đến trong một chu kỳ đều có những đặc điểm riêng thuộc về bản chất do đó đòi hỏi có những mục tiêu kiểm toán đặc thù cần đợc thoả mãn Chu trình mua hàng và thanh toán đợc coi là bộ phận cấu thành nên báo cáo tài chính và kiểm toán viên cần xác định mục tiêu đặc thù đối với chu trình này Có thể khái quát các bớc triển khai mục tiêu kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán theo sơ đồ 4.

Sơ đồ 4: Triển khai mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toánTK151,152,156,611

Các báo cáo tài chính

Chu trình mua hàng và thanh toán - Bộ phận cấu thành của báo cáo tài chính

Xác nhận của Ban giám đốc về chu trình mua hàng và thanh toán

Các mục tiêu kiểm toán chung đối với chu trình mua hàng và thanh toán

2.1- Mục tiêu kiểm toán của chu trình

Việc xây dựng các mục tiêu kiểm toán nhằm mục đích giúp Kiểm toán viên thu thập đợc các bằng chứng đầy đủ, có giá trị và kịp thời cho những khoản mục trọng yếu trong mua hàng và thanh toán Mục tiêu kiểm toán cho chu trình này đợc chia ra: mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù.

a) Mục tiêu kiểm toán chung

Mục tiêu kiểm toán chung gồm hai loại: mục tiêu về tính hợp lý chung và các mục tiêu kiểm toán chung khác.

-Mục tiêu về tính hợp lý chung giúp kiểm toán viên đánh giá các số d tài khoản đã hợp lý cha

-Mục tiêu kiểm toán chung khác bao gồm 6 mục tiêu về:

•Tính hiện hữu;

•Tính đầy đủ;

•Tính đúng kỳ;

•Tính chính xác cơ học;

•Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày;

•Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ.

b) Mục tiêu kiểm toán đặc thù

Xuất phát từ 6 mục tiêu kiểm toán chung nêu trên, kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán còn cần quan tâm tới các mục tiêu kiểm toán đặc thù.

-Tính hiện hữu: tính có thật của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng nh các khoản nợ ngời bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải đợc bảo đảm bằng sự tồn tại của tài sản cũng nh công nợ đó.

-Tính đầy đủ của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và các khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý.

-Tính đúng kỳ: Việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho đợc tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả ngời bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn của ngời bán và biên bản giao nhận hàng hoá hay dịch vụ

-Tính chính xác cơ học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.

-Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng nh các khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết.-Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên Báo cáo tài chính phải đợc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả ngời bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.

Các mục tiêu kiểm toán trên chính là khung tham chiếu cho việc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng chứng kiểm toán Căn cứ các mục tiêu đó, kiểm toán viên phải thiết kế các thử nghiệm tuân thủ để nhận diện đợc cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và nhợc điểm theo từng mục tiêu Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu và xây dựng thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và nghiệp vụ một cách tơng ứng.

2.2- Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Mỗi cuộc kiểm toán báo cáo tài chính dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thì quy trình thờng tuân theo một trình tự chung, gồm 3 bớc:

Bớc 1: Chuẩn bị kiểm toán.Bớc 2: Thực hiện kiểm toán.Bớc 3: Kết thúc kiểm toán.

Do Kiểm toán nội bộ có những đặc thù nhất định nên quy trình kiểm toán báo cáo tài chính không phải chỉ là ba bớc nh Kiểm toán độc lập thực hiện mà là 4 bớc Cụ thể kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do Kiểm toán nội bộ thực hiện gồm 4 bớc sau :

Bớc 1 : Chuẩn bị kiểm toán.Bớc 2 : Thực hiện kiểm toán.Bớc 3 : Kết thúc kiểm toán.Bớc 4 : Theo dõi sau kiểm toán.

2.2.1- Chuẩn bị kiểm toán

Trong giai đoạn này công việc chính của Kiểm toán viên là tiến hành lập kế hoạch kiểm toán Việc lập kế hoạch và chiến lợc có ý nghĩa quan trọng đối với một cuộc kiểm toán vì nó sẽ làm tăng cờng hiệu quả công tác kiểm toán giữa các kiểm toán viên, đồng thời nắm bắt đợc đối tợng kiểm toán để đa ra các thủ tục, kỹ thuật kiểm toán thích hợp ban đầu.

Việc lập kế hoạch chiến lợc đợc tiến hành theo các bớc sau:

Bớc 1 : Lựa chọn đơn vị đợc kiểm toán

Thông thờng bộ phận Kiểm toán nội bộ lựa chọn đơn vị kiểm toán theo danh sách các đơn vị sẽ đợc kiểm toán trong năm đã đợc soạn thảo trớc hoặc theo yêu cầu của Ban giám đốc hay cũng có thể là chính các đơn vị thành viên muốn đợc giúp đỡ của bộ phận Kiểm toán nội bộ.

Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán sẽ đợc thực hiện khi đơn vị đợc kiểm toán có số lợng nghiệp vụ mua vào lớn, có tính chất trọng yếu

Bớc 2: Cử kiểm toán viên phụ trách kiểm toán

Việc cử kiểm toán viên tuỳ thuộc vào đơn vị đợc kiểm toán, cần lựa chọn những kiểm toán viên am hiểu về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và thành thạo chuyên môn Kế toán - Tài chính để thc hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán có hiệu quả.

Bớc 3: Thu thập thông tin của đơn vị đợc kiểm toán

Khác với kiểm toán độc lập, Kiểm toán nội bộ là một bộ phận chuyên trách của doanh nghiệp nên việc hiểu biết về các thông tin ban đầu của đơn vị, bộ phận đợc kiểm toán là rất thấu đáo Hồ sơ thờng xuyên về các đơn vị luôn thờng trực và cập nhật.

Tuy nhiên, để duy trì tính thận trọng nghề nghiệp đúng mức, Kiểm toán viên nội bộ phải thu thập những thông tin bổ sung, thông tin sửa đổi của đơn vị đợc kiểm toán tuỳ theo mục đích của cuộc kiểm toán cho đơn vị đó Đối với kiểm toán chu

trình mua hàng và thanh toán Kiểm toán viên cần thu thập các tài liệu nh: Các báo

cáo tài chính của nămkiểm toán và của năm trớc (tập trung vào khoản mục vốn bằng tiền, hàng tồn kho và các khoản phải trả), các nhật ký chứng từ, sổ chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp, bảng đối chiếu của nhà cung cấp, giấy yêu cầu mua, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, báo cáo nhận hàng, hoá đơn của ngời bán.

lao động giữa các Kiểm toán viên, những t liệu và thông tin liên quan cần sử dụng và thu thập.

Cụ thể trong cuộc kiểm toán có thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán phần việc trong giai đoạn thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán đợc thiết kế nh trong bảng 2.

Bảng 2: Chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

viênThời gian Ghi chúCác nghiệp vụ chu trình mua hàng và

Đối với các số d của các khoản phải trả

Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro vốn có của các khoản phải trả

Đánh giá rủi ro kiểm soát đối với khoản phải trả

Thiết kế các khảo sát kiểm soát, các thủ tục phân tích đối với chu kỳ mua hàng và thanh toán

Thiết kế và thực thi các thủ tục phân tích đối với số d các khoản phải trả.

Sau khi lập kế hoạch chiến lợc và thiết kế chơng trình kiểm toán nhà quản lý doanh nghiệp sẽ thông báo cho đơn vị đợc kiểm toán bằng văn bản chính thức: Quyết định về việc kiểm toán tại bộ phận (hoặc đơn vị).

2.2.2- Thực hiện kiểm toán

Theo chuẩn mực số 420 của chuẩn mực nghề nghiệp Kiểm toán nội bộ do Viện Kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành, quy định : "Kiểm toán viên nội bộ phải thu

thập, phân tích, giải thích và ghi chép hồ sơ các thông tin làm cơ sở cho kết quả kiểm toán".

Nh vậy, trong giai đoạn này, Kiểm toán nội bộ phải thực hiện các thủ tục kiểm toán thông qua các kỹ thuật kiểm toán để thu thập bằng chứng kiểm toán.

a)Thực hiện các thử nghiệm tuân thủ.

Để giảm thiểu các kiểm tra chi tiết, Kiểm toán viên phải dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đợc kiểm toán bằng cách thực hiện các thủ tục tuân thủ

Tuy nhiên, khi dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ thì Kiểm toán viên phải thấy hài lòng về hệ thống kiểm soát nội bộ mà doanh nghiệp đang áp dụng Trong chu trình mua hàng và thanh toán, việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ đợc chia ra nh sau:

Kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng

-Hàng hoá hay dịch vụ mua vào phải có căn cứ hợp lý và phải phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh, phù hợp với lợi ích của doanh nghiệp Để xác nhận rằng hàng hoá mua vào có căn cứ hợp lý, kiểm toán viên chọn mẫu, kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của các đơn đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, hoá đơn của ngời bán và báo cáo nhận hàng.

-Hàng hoá mua vào đều đợc ghi sổ đầy đủ: Kiểm toán viên kiểm tra việc đánh số trớc và theo dõi hoá đơn, báo cáo nhận hàng, đối chiếu từ gốc với các nhật ký chứng từ để đảm bảo rằng hàng hoá mua vào đều đợc vào sổ.

-Hàng hoá mua vào đợc ghi sổ đều đợc đánh giá đúng đắn Việc ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng chính xác hay không sẽ ảnh hởng trực tiếp đến quá trình đánh giá của rất nhiều tài khoản nh hàng tồn kho, công nợ các thử nghiệm tuân thủ thực hiện ở đây là kiểm tra tính chính xác về một số liệu của các đơn đặt mua hàng.

-Hàng hoá mua vào đợc phê chuẩn đúng đắn: Kiểm toán viên thực hiện các trắc nghiệm có dấu vết nhằm khẳng định rằng chứng từ gốc đã đợc phê chuẩn bởi đúng cấp có thẩm quyền theo quy định của đơn vị.

-Hàng hoá mua vào đợc phân loại đúng đắn: Kiểm toán viên phỏng vấn kế toán tìm ra các dấu hiệu của thủ tục kiểm soát nội bộ đối việc phân loại hàng mua, so sánh sự phân loại hàng mua trên sổ cái hoặc bảng chi tiết hàng tồn kho với sơ đồ tài khoản của doanh nghiệp.

-Hàng hoá mua vào đợc ghi sổ đúng kỳ: Kiểm toán viên kiểm tra việc hạch toán khi nhận đợc hàng hoá và chứng từ của đơn vị đợc kiểm toán bằng cách so sánh ngày của báo cáo nhận hàng (phiếu nhập kho) với hoá đơn của ngời bán hoặc ngày ghi trên nhật ký Nhật ký chứng từ số 1, Nhật ký chứng từ số 5.

-Hàng hoá mua vào đợc ghi sổ đúng đắn trên sổ chi tiết các khoản phải trả, sổ kho và chúng đợc tổng hợp đúng đắn trên sổ cái Kiểm toán viên cần kiểm tra tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng ghi trên nhật ký chứng từ, theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ cái tổng hợp.

Kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán

Thực hiện việc kiểm tra các nghiệp vụ này cũng giống nh việc kiểm tra nghiệp vụ mua hàng Kiểm toán viên cũng tiến hành giám sát, phỏng vấn, khảo sát nghiệp vụ thanh toán để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên 7 mục tiêu Chỉ khác là kiểm toán viên thực hiện các thử nghiệm tuân thủ căn cứ vào Nhật ký chứng từ số

1, sổ theo dõi công nợ, phiếu chi thay vì kiểm tra Nhật ký chứng từ số 5 trên cơ sở hoá đơn ngời bán Tuy nhiên, các thử nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán không tách rời nhau mà chúng đợc thực hiện cùng một lúc.

Sau khi tiến hành các thử nghiệm tuân thủ, Kiểm toán viên đánh giá lại rủi ro kiểm soát một cách chính xác hơn Mức độ rủi ro kiểm soát sau khi đã đợc đánh giá lại sẽ là cơ sở để giới hạn phạm vi các thử nghiệm cơ bản.

b) Thực hiện thử nghiệm cơ bản

Trọng tâm của các thử nghiệm cơ bản trong chu trình mua hàng và thanh toán là các thủ tục khảo sát chi tiết số d các khoản phải trả, kết hợp với việc kiểm tra vật chất hàng tồn kho Kiểm toán viên thực hiện các thử nghiệm cơ bản để đạt đợc các mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán.

Mục tiêu chung:

•Tính hợp lý: Các số d tài khoản chi tiết của các khoản phải trả đều hợp lý.

Thủ tục kiểm toán:

-Kiểm toán viên so sánh với các tài khoản liên quan đến các năm trớc.

-Xem xét lại danh sách các khoản phải trả nhằm tìm ra các khoản bất thờng (không có bên bán).

Mục tiêu đặc thù:

•Các khoản phải trả ngời bán trong danh sách phải thống nhất với các tiểu khoản liên quan và số tổng cộng đợc cộng đúng, phù hợp với sổ cái tổng hợp.

Thủ tục kiểm toán:

Kiểm toán viên tiến hành cộng danh sách các khoản phải trả ngời bán, đối chiếu số tổng cộng với sổ cái tổng hợp và đối chiếu hoá đơn của ngời bán với sổ phụ các khoản phải trả nhằm kiểm tra tên và số tiền.

• Các khoản phải trả trong danh sách có căn cứ hợp lý

Thủ tục kiểm toán:

Kiểm toán viên tiến hành đối chiếu danh sách các khoản phải trả với hoá đơn hoặc bảng kê của ngời bán và lấy xác nhận khoản phải trả đối với những khoản lớn và bất thờng.

• Các khoản phải trả ngời bán đều có ở trong danh sách (tính đầy đủ)

Thủ tục kiểm toán:

Kiểm toán viên thực hiện các trắc nghiệm để phát hiện ra công nợ cha vào sổ.

•Các khoản phải trả trong danh sách đợc đánh giá đúng theo quy định hiện hành (tính đánh giá).

Thủ tục kiểm toán:

Kiểm toán viên tiến hành cộng các danh sách các khoản phải trả, đối chiếu số tổng cộng với sổ cái tổng hợp và đối chiếu hoá đơn của ngời bán với sổ cái các khoản phải trả ngời bán để kiểm tra tên, số tiền Đối chiếu danh sách các khoản phải trả ng-ời bán với hoá đơn hoặc bảng kê của ngời bán và lấy xác nhận các khoản phải trả ng-ời bán đối với những khoản lớn và bất thờng.

• Các khoản phải trả theo danh sách đợc phân loại đúng đắn (tính phân loại).

Thủ tục kiểm toán:

Kiểm toán viên xem xét lại danh sách đối chiếu các sổ phụ đối với từng ngời bán và xem xét việc phân loại theo chủ nợ và theo thời hạn có đúng không.

• Các nghiệp vụ chu trình mua hàng và thanh toán đợc vào sổ đúng kỳ.

Thủ tục kiểm toán:

Kiểm toán viên thực hiện các trắc nghiệm để phát hiện các công nợ cha đợc vào sổ, tiến hành quan sát vật chất đối với hàng tồn kho, tài sản cố định, hàng mua đi đờng Ngoài ra lấy xác nhận của ngân hàng đối với tài khoản tiền gửi ngân hàng.

• Các tài khoản trong chu kỳ mua hàng và thanh toán đợc công khai đúng đắn.

Thủ tục kiểm toán:

Kiểm toán viên xem xét các bảng kê để bảo đảm các khoản nợ trong danh sách đều đợc tách riêng theo cơ cấu và trình bày nhất quán với các kỳ trớc.

2.2.3- Kết thúc kiểm toán

Theo chuẩn mực số 430 của chuẩn mực Kiểm toán nội bộ thì sau khi thực hiện kiểm toán “ Kiểm toán viên nội bộ phải báo cáo kết quả công việc kiểm toán của

mình” Hai nội dung chính trong giai đoạn này là:

- Đánh giá trao đổi với đơn vị đợc kiểm toán

- Lập Báo cáo Kiểm toán nội bộ về kiểm toán báo cáo tài chính

a)Đánh giá và trao đổi với đơn vị đợc kiểm toán

Theo chuẩn mực số 430.02: “Kiểm toán viên nội bộ cần thảo luận về các kết

luận và kiến nghị với các cấp quản lý thích hợp trớc khi phát hành báo cáo kiểm toán cuối cùng bằng văn bản".

Tuy nhiên, để đảm bảo tính thận trọng nghề nghiệp, Kiểm toán viên nội bộ áp dụng thủ tục phân tích để đánh giá tính đồng bộ và xác thực của các thông tin tài chính thu thập đợc Với thủ tục này, Kiểm toán viên nội bộ khẳng định tính đúng đắn của thông tin và những bộ phận cần phải thu thập thêm bằng chứng kiểm toán để giảm thiểu rủi ro phát hiện Kiểm toán viên nội bộ sẽ tập hợp các bằng chứng kiểm toán và đánh giá sự đầy đủ, hiệu lực của nó.

Kết quả kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán đợc đánh giá trên các khía cạnh chủ yếu sau:

-Việc hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán của đơn vị phù hợp với thông lệ, nguyên tắc và chuẩn mực kế toán hiện hành.

-Quá trình mua hàng và thanh toán đợc thực hiện phù hợp với các quy định hiện hành của luật pháp.

-Toàn bộ chu trình mua hàng và thanh toán của đơn vị nhất quán với sự hiểu biết về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà Kiểm toán viên nội bộ đã thu thập đợc.-Các thông tin về chu trình mua hàng và thanh toán thể hiện đúng những vấn đề trọng yếu và bảo đảm trung thực, hợp lý.

Kết quả kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cùng với kết quả kiểm toán các chu trình khác đợc Kiểm toán viên nội bộ tổng hợp và tiến hành lập báo cáo kiểm toán.

b)Báo cáo Kiểm toán nội bộ về kiểm toán báo cáo tài chính

Báo cáo Kiểm toán nội bộ là văn bản chính thức của Kiểm toán viên nội bộ trình bày về kết quả cuộc kiểm toán và kiến nghị của Kiểm toán viên nội bộ (nếu cần) để truyền đạt tới các bộ phận liên quan trong đơn vị.

Theo Chuẩn mực Kiểm toán nội bộ:

-Báo cáo kiểm toán cần khách quan, rõ ràng, xúc tích, có tính xây dựng kịp thời.

-Báo cáo có thể đa ra kiến nghị về các cải tiến có khả năng thực hiện và thừa nhận các thành quả hoặc các sửa đổi thoả đáng.

-Quan điểm của đối tợng kiểm toán về các kết luận và kiến nghị có thể đợc đa vào báo cáo kiểm toán.

-Trởng Phòng Kiểm toán nội bộ hoặc ngời đợc uỷ quyền phải rà soát lại và phê chuẩn Báo cáo kiểm toán trớc khi phát hành và quyết định gửi báo cáo cho ai.

Nội dung Báo cáo kiểm toán nội bộ bao gồm:

•Tiêu đề;

•Địa chỉ gửi báo cáo;

•Xác định đối tợng kiểm toán;

•Xác định nội dung công việc kiểm toán;

•ý kiến nhận xét và kiến nghị của Kiểm toán viên nội bộ;

•Ký tên;

•Ngày ký báo cáo.

2.2.4- Theo dõi sau kiểm toán

Bất kỳ công việc nào muốn thành công đều cần có sự theo dõi liên tục cho tới khi có kết quả Công việc kiểm toán chỉ hữu ích nếu quá trình theo dõi sau kiểm toán cũng đợc thực hiện tốt.

Chuẩn mực số 440 của Chuẩn mực Kiểm toán nội bộ quy định: “ Kiểm toán

viên nội bộ phải quyết định rằng các hoạt động sửa chữa đã thực hiện và đạt kết quả cần thiết, hoặc ngời quản lý cấp cao hay Hội đồng quản trị đã dự tính, về rủi ro không thực hiện những biện pháp sửa chữa đối với các phát hiện kiểm toán đã báo cáo".

Sau khi kết thúc cuộc kiểm toán các Kiểm toán viên nội bộ phải tiến hành theo dõi để đảm bảo rằng các kiến nghị đợc thực hiện sau khi công bố báo cáo kiểm toán.

phần ii

Thực trạng kiểm toán chu trình mùa hàng và

thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Kiểm toán nội bộ thực hiện tại công ty hoá chất mỏ

I - Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Hoá chất Mỏ

1- Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty Hoá chất Mỏ là thành viên của Tổng công ty Than Việt Nam trực thuộc Bộ Công Nghiệp, có trụ sở đặt tại tổ 27, Phờng Phơng Liệt - Quận Thanh Xuân - Hà Nội.

Tiền thân của Công ty Hoá chất Mỏ là Xí nghiệp Hoá chất Mỏ thuộc Công ty Xuất nhập khẩu than và cung cấp vật liệu (Coalimex) Trớc yêu cầu sử dụng và quản lý vật liệu nổ công nghiệp ngày càng cao Đợc sự đồng ý của chính phủ, Bộ Năng l-ợng (nay là Bộ Công nghiệp) ra Quyết định 204/TCCB-LĐ ngày 1/4/1995 thành lập Công Ty Hoá Chất Mỏ thuộc Tổng công ty Than Việt Nam, Công ty Hoá chất Mỏ mới thực sự trở thành doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập Sự kiện này đánh dấu bớc trởng thành của ngành Hoá chất Mỏ, đồng thời cũng thể hiện sự quan tâm, chăm

lo của Nhà nớc và lãnh đạo Tổng công ty Than Việt Nam trong việc xây dựng Ngành hoá chất mỏ đảm bảo đáp ứng nhu cầu bức xúc tăng nhanh sản lợng sản xuất và cung ứng vật liệu nổ công nghiệp cho sự phát triển của ngành than nói riêng và của toàn bộ nền kinh tế đất nớc nói chung.

Khi thành lập Công ty có 7 phòng ban và 6 đơn vị trực thuộc Đến nay Công ty Hoá chất Mỏ đã có 9 phòng ban và 14 chi nhánh ở miền trong cả nớc (Bắc Kạn, Lai Châu, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Ninh Bình, Nghệ An, Đà Nẵng, Gia Lai, Khánh Hoà, Vũng Tàu).

Công ty có các nhiệm vụ:

- Sản xuất, đóng gói, bảo quản, cung ứng vật liệu nổ.

- Xuất nhập khẩu thuốc nổ, nguyên liệu hoá chất để sản xuất vật liệu nổ-Dịch vụ nổ mìn cho các đơn vị trong cả nớc.

-Sản xuất dây nổ mìn, dây điện dân dụng, giấy và bao bì vật liệu nổ và giấy sinh hoạt.-Dịch vụ cung ứng xăng dầu và vật t hàng hoá khác.

-Sản xuất than sinh hoạt, vật liệu xây dựng.

-May hàng bảo hộ lao động, hàng may mặc xuất khẩu.-Kinh doanh vận tải đờng thuỷ, đờng bộ.

-Kinh doanh vật t thiết bị, phụ tùng và làm uỷ thác tiếp nhận vận chuyển cho các đối tợng có nhu cầu.

Trong quá trình phát triển, Công ty đã khẳng định vị trí số một trong sản xuất và cung cấp dịch vụ vật liệu nổ công nghiệp cho ngành than nói riêng và nền kinh tế Việt Nam nói chung Sản phẩm của Công ty đóng góp cho nền kinh tế rất đa dạng khẳng định tầm quan trọng, vị thế của Công ty trong nền kinh tế Quy mô vốn của Công ty đợc bảo toàn và phát triển qua các năm.

Thị trờng của Công ty không chỉ dừng ở trong nớc và đã vơn ra thị trờng quốc tế Số liệu tài chính trong những năm gần đây minh hoạ cho sự phát triển của Công ty.

Bảng 3: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây

TTChỉ tiêuĐơn vị199920002001

ISản lợng

2 Sản xuất thuốc nổ Tấn 7566 4870 7500

Mặc dù Công ty kinh doanh nhiều loại hàng nh vậy Sản phẩm chính của Công ty vẫn là sản xuất và cung ứng vật liệu nổ công nghiệp Công ty tổ chức sản xuất 4 loại thuốc nổ: Anfo thờng, anfo chịu nớc, thuốc nổ an toàn hầm lò AH1, thuốc nổ zecnô.

Mỗi loại thuốc nổ đều đợc sản xuất theo quy trình công nghệ và trên dây truyền sản xuất khác nhau Tuy nhiên chúng phải tuân theo một quy trình chung sau:

Sơ đồ 5: Quy trình sản xuất thuốc nổ

Phối trộn Tháo sản phẩm cho vào bao bìChuẩn bị

Nguyên vật liệuBao bì đóng góiMáy móc thiết bị

Sản phẩm của Công ty chủ yếu đợc cung cấp cho sản xuất than và cho các nhà máy quốc phòng Ngoài ra các sản phẩm thuốc nổ dây điện dân dụng, để bảo hộ cũng đợc cung cấp ra thị trờng, đặc biệt là cung cấp cho ngành xây dựng cầu đờng và xây dựng cơ sở hạ tầng.

2.2- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh

Căn cứ vào đặc điểm sản phẩm và sản xuất sản phẩm, Công ty Hoá chất Mỏ đả tổ chức quá trình sản xuất theo ba giai đoạn cung ứng vật liệu và sản xuất, cung cấp các dịch vụ.

Cung ứng là giai đoạn quan trọng vì khối lợng vật t sử dụng lớn và mang tính chất đặc thù Đây chính là giai đoạn quyết định về chất lợng và giá trị thực tế của sản phẩm.

Công ty tổ chức 14 đơn vị sản xuất, hạch toán độc lập theo hình thức Xí nghiệp, trung tâm.

Hình thức tổ chức sản xuất kinh doanh mà Công ty sử dụng là tổ chức theo loại hình sản phẩm sản xuất:

-Các Xí nghiệp cung ứng vật liệu nổ: Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh, Trung

tâm vật liệu nổ công nghiệp, Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Ninh Bình, Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Đà Nẵng, Chi nhánh Hoá chất Mỏ Gia Lai, Chi nhánh Hoá chất Mỏ Khánh Hoà, Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Bắc Thái, Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Sơn La, Xí nghiệp Hoá chất MỏVũng Tàu, Chi nhánh Hoá chất Mỏ Bắc Kạn, Xí nghiệp Hoá chất Mỏ và cảng Bạch Thái Bởi.

-Các Xí nghiệp vận chuyển: Xí nghiệp vận tải sông biển Hải Phòng, Xí nghiệp vận

tải thuỷ bộ Bắc Ninh.

-Xí nghiệp sản xuất khác: Xí nghiệp dịch vụ Hà Nội.

2.3- Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh

Để quản lý điều hành mọi hoạt động của sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý Tuỳ thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiệp, đặc điểm và điều kiện sản xuất cụ thể mà thành lập ra các bộ phận quản lý thích hợp Công Ty Hoá Chất Mỏ là một đơn vị hoạch toán kinh tế độc lập, bộ máy quản lý đợc tổ chức theo một hệ thống gồm nhiều bộ phận và đợc phân thành các khâu, các cấp quản lý với chức năng và quyền hạn nhất định Trong hệ thống này các phòng ban chức năng giúp Giám đốc theo lĩnh vực chuyên môn đợc phân công và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc, trớc pháp luật về lĩnh vực hoạt động của mình.

Hiện nay Công ty có khoảng 1695 cán bộ công nhân viên trong đó có khoảng 15,95% là lao động gián tiếp Công ty tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất theo phơng thức kết hợp giữa trực tuyến và chức năng Do Công ty sử dụng cả hai hình thức quản lý kết hợp nên thể hiện đợc cả tính tập trung hoá, phi tập trung hoá, tận dụng đợc u điểm cũng nh hạn chế đợc nhợc điểm của hai phơng pháp quản lý này.

Toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đặt dới sự chỉ đạo của Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc có 4 Phó giám đốc Công ty có 9 phòng ban để thực hiện các chức năng đợc giao là: Phòng Kế toán; Phòng Kiểm toán; Phòng Thơng mại; Phòng Kỹ thuật và chỉ huy sản xuất; Phòng Nhân sự; Phòng Thanh tra, bảo vệ, pháp chế; Phòng Kỹ thuật an toàn; Phòng Thiết kế, đầu t và Văn phòng Công ty.

Tại các Xí nghiệp thành viên bộ máy đợc tổ chức tơng tự bộ máy quản lý của Công ty Tuy nhiên do quy mô khác khác nhau nên một Xí nghiệp sẽ không bao gồm đủ 9 phòng ban chức năng nh ở Công ty.

Sơ đồ 7 minh hoạ cho cơ cấu và tổ chức quản lý và sản xuất tại Công ty Hoá chất Mỏ

2.4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

Công ty Hoá chất Mỏ là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, có đầy đủ t cách pháp nhân bao gồm 14 xí nghiệp thành viên trực thuộc hoàn toàn không có sự phân tán quyền lực, về quản lý hoạt động kinh doanh cũng nh hoạt động tài chính Do vậy mô hình tổ chức kế toán tài chính là mô hình kế toán tập trung.

Công ty tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán Phòng kế toán tại các Xí nghiệp trực thuộc thực hiện toàn bộ các công tác kế toán từ tiếp nhận chứng từ ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo của mình Các Xí nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc đợc Công ty giao cho quản lý tài sản, vật t hàng hoá của mình để tự chủ hoạt động sản xuất kinh doanh Các Xí nghiệp này thực hiện hạch toán kế toán theo phơng thức bán hàng thành tiền nộp trả vốn về Công ty sau khi đã trừ các chi phí trực tiếp tại Xí nghiệp.

Kết quả cuối cùng do Phòng Kế toán Công ty phụ trách dựa vào các báo cáo quyết toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm của các Xí nghiệp thành viên gửi về Trên cơ sở của số liệu đã tổng hợp để có quyết định quản lý vốn, tổ chức phân phối tài chính giữa các Xí nghiệp.

* Bộ máy Kế toán của Công ty bao gồm:

-Kế toán trởng: Có nhiệm vụ tổ chức Bộ máy Kế toán ở Công ty trên cơ sở xác định

đúng khối lợng công tác kế toán nhằm thực hiện hai chức năng là thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh tài chính ở doanh nghiệp, lập kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm về hoạt động chuyên môn kế toán, kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ, quy định của nhà nớc về lĩnh vực kế toán cũng nh tài chính.

-Kế toán phó: Phụ trách công tác, thống kê thay thế Kế toán trởng khi đợc uỷ thác

và có nhiệm vụ trợ giúp Kế toán trởng.

-Kế toán tổng hợp: Giúp Kế toán trởng trong công tác tổng hợp ghi sổ lập báo cáo

kế toán, bảo quản lu trữ hồ sơ.

-Kế toán thanh toán: Theo dõi, phản ánh tình hình thanh toán của khách hàng và

thanh toán cho ngời cung cấp.

-Kế toán tiền mặt: Hạch toán chi tiết, tổng hợp tình hình thu chi cho quỹ tiền mặt,

tổng hợp tình hình thanh toán nội bộ của Công ty.

-Kế toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội, các khoản trích nộp theo lơng.

-Kế toán tài sản cố định: chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh tình hình tăng, giảm

tài sản cố định, tính và phân bổ khấu hao.

-Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: chịu trách nhiệm theo dõi và tập hợp

các chi phí phát sinh từ đó tính giá thành cho các sản phẩm.

-Kế toán tiêu thụ: Theo dõi và phản ánh tình hình biến động tăng giảm sản phẩm,

tình hình tiêu thụ sản phẩm.

-Thủ quỹ: Theo dõi thu chi hàng ngày.

-Kế toán các Xí nghiệp trực thuộc: tiếp nhận các chứng từ ghi sổ, xử lý thông tin

trong các xí nghiệp mình và gửi báo cáo quyết toán hàng tháng, hàng quý lên Phòng Kế toán của Công ty.

Sơ đồ 7 : Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán trưởng

Kế toán phó

Kế toán

chi phíKế

toán tiền mặt

Kế toán tổng hợpKế

toán tài sản

cố địnhKế

toán vật tư

Kế toán thanh

Kế toán

tiêu thụ

Thủ quỹ

Kế toán tiền lương và

H

3- Phòng Kiểm toán nội bộ của Công ty Hoá chất Mỏ

3.1- Chức năng và nhiệm vụ của Phòng Kiểm toán nội bộ

Khi Quyết định 832TC/CĐ/CĐKT của Bộ Tài chính đợc ban hành Ban lãnh đạo Công ty đã quan tâm tới vấn đề thành lập Phòng Kiểm toán nội bộ do những yêu cầu của đặc điểm sản xuất kinh doanh, sự phân cấp tài chính Ngày 19/01/1999 Giám đốc Công ty đã có quyết định số 108QĐ/HCM quyết định thành lập Phòng Kiểm toán nội bộ.

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đợc giao phó Phòng Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm tuân thủ các quy định nh: Quyết định số 832 TC/CĐ/CĐ Kiểm toán ngày28/10/1997 về Quy chế Kiểm toán nội bộ của Bộ Tài chính Quyết định số 497/TVN/KTNB ngày 18/2/1997 về Quy chế Kiểm toán nội bộ của Tổng công ty Than Việt Nam.

Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận Kiểm toán nội bộ của Công ty đợc quy định trong điều 4 và 5 của Quy chế hoạt động Kiểm toán nội bộ của Công ty Hoá chất Mỏ: "Phòng Kiểm toán nội bộ và các Kiểm toán viên có có trách nhiệm kiểm

tra xác nhận tính xác thực của các báo cáo kinh tế - tài chính, sản xuất kinh doanh theo quý, sáu tháng và hàng năm của các Xí nghiệp trực thuộc, văn phòng Công ty và báo cáo tổng hợp chung toàn Công ty”.

Kiểm tra xác nhận đánh giá trên các mặt:

-Tình hình thực hiện các nguyên tắc, chính sách, chế độ luật pháp của Nhà nớc, quy định của cấp trên.

-Độ tin cậy của các thông tin báo cáo thống kê về tình hình kinh tế, tài chính của cấp dới và báo cáo của cấp mình lên cấp trên.

-Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.

-Đề xuất các biện pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý điều hành kinh doanh của đơn vị.

Phòng Kiểm toán nội bộ của Công ty gồm 4 ngời có trình độ đại học chuyên nghành tài chính kế toán và có kinh nghiệm trong công tác thanh tra tài chính hay kế toán tổng hợp, chức năng và nhiệm vụ của từng Kiểm toán viên đợc quy định nh sau:

Trởng Phòng Kiểm toán: Phụ trách công việc chung của phòng, chịu trách nhiệm

trớc Giám đốc Công ty về toàn bộ công tác của phòng Điều hành và tổ chức các cuộc kiểm toán, phụ trách công tác đối ngoại của phòng, su tầm tài liệu liên quan đến chế độ, chính sách và công việc của phòng.

- Quản lý bồi dỡng về mặt chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ Kiểm toán viên trong Công ty.

- Báo cáo định kỳ thờng xuyên kết quả kiểm toán cho Giám đốc Công ty theo quy định.

- Chuyên sâu kiểm toán nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, hàng tồn kho.

Phó Phòng Kiểm toán: chịu trách nhiệm phụ trách công tác chung của phòng khi

trởng phòng đi vắng, phụ trách công tác thi đua, khen thởng của phòng phối hợp với trởng phòng thực hiện các cuộc kiểm toán Ngoài ra còn chịu trách nhiệm thực hiện các công tác chuyên môn: Thực hiện kiểm toán vốn bằng tiền, chi phí, các thủ tục, chứng từ thanh toán, tài sản cố định.

Hai chuyên viên: Thực hiện công tác theo dõi công văn đi và đến phòng, thực hiện

kiểm toán doanh thu và các khoản nợ phải thu, thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nớc theo sự chỉ đạo của trởng phòng.

Sơ đồ 8: Mô hình tổ chức Phòng Kiểm toán nội bộ của Công ty:

Trưởng Phòng Kiểm toán

Phó Phòng Kiểm toán

Chuyên viên 2Chuyên viên 1