Quy trình kiểm toán mua hàng và thanh toán

Quy trình kiểm toán mua hàng và thanh toán

Lời cảm ơn

Trớc hết, cho phép em đợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy cô giáotrong khoa kế toán-trờng Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, những ngời đã trựctiếp giảng dạy, hớng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành tối giai đoạn thực tập tốtnghiệp này.

Em cũng xin đợc bày tỏ lòng biết ơn đặc biệt của mình tới thầy giáo Th.S.Tô Văn Nhật-Ngời đã trực tiếp giảng dạy, hớng dẫn và giúp đỡ em rất nhiềutrong suốt thời gian thực tập Ngời đã dốc hết tâm huyết của mình để truyền đạtvà hớng dẫn em trong việc lựa chọn, nghiên cứu đề tài để có thể hoàn thành mộtcách tốt nhất chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.

Và cuối cùng cho phép em đợc bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới Ban Giámđốc, các anh chị trong Phòng Kiểm toán Dự án của Công ty Dịch vụ T vấn Tàichính Kế toán và Kiểm toán (AASC), đặc biệt là anh Nguyễn Minh Hải-Trởngphòng Kiểm toán Dự án, chị Chi Thành-Kiểm toán viên phòng Dự án đã cho emnhững kiến thức quý báu về thực tế cũng nh đã tạo điều kiện cho em hoàn thànhtốt chuyên đề tốt nghiệp của mình.

Vì điều kiện thời gian cũng nh hạn chế về mặt kiến thức cho nên chuyênđề tốt nghiệp của em không tránh khỏi những sai sót Vậy em rất mong nhận đợcsự thông cảm và chỉ bảo của các thầy cô, các anh chị và những ngời quan tâm đểchuyên đề tốt nghiệp của em đợc hoàn thiện hơn nữa.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 28 tháng 4 năm 2003 Sinh viên

Nguyễn Thị Nga

Lời mở đầu

Mọi hoạt động xuất hiện trong thực tế đều là kết quả của những nhu cầunảy sinh Chân lý ấy đã đợc thực tiễn chứng minh Kiểm toán độc lập ra đời làkết quả của xu thế quốc tế hoá, xu thế hội nhập hóa nền kinh tế mà trong đó việccông khai các thông tin tài chính đòi hỏi phải thực sự trung thực và hợp lý Theođó, chất lợng cuộc kiểm toán lại là kết quả của sự tồn tại và phát triển vủa hoạtđộng kiểm toán độc lập này Nó là yêu cầu đòi hỏi tất yếu của đối tợng sử dụngdich vụ kiểm toán này và cũng là mục tiêu phấn đấu của các tổ chức cung cấpdich vụ kiểm toán này.

Chân lý trên một lần nữa lại đợc chứng minh, chất lợng cuộc kiểm toánmà xét đến ở đây là chất lợng của một cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính lại làsản phẩm tổng hợp do chất lợng kiểm toán các chu trình nghiệp vụ riêng biệtmang lại Trong đó, chất lợng của chu trình mua hàng và thanh toán có ảnh hởngđến quyết định đến chất lợng của toàn bộ cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính này.

Hiện nay ở Việt Nam, mặc dù các Công ty kiểm toán đều đã xây dựngmột chơng trình kiểm toán mẫu quy trình kiểm toán chu trình này, song hầu hếtcác chơng trình kiểm toán này chỉ có ý nghĩa nh một tài liệu tham khảo dokhông đảm bảo đợc sự đầy đủ và thuận tiện cho kiểm toán viên khi tiến hànhkiểm toán Hơn nữa mức độ chi tiết của các chơng trình này cha cao, cha đợc vitính hoá.

Với những lý do trên, trong thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ T vấn

Tài chính Kế toán và Kiểm toán-AASC, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy

trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáotài chính do AASC thực hiện” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.

Việc nghiên cứu đề tài này là hết sức cần thiết nhằm hệ thống hoá và đa ra cácquan điểm mới cho quy trình kiểm toán chu trình này.

Dựa trên phơng pháp luận: duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, logic,nghiên cứu các chơng trình kiểm toán mẫu của các Công ty kiểm toán có uy tíntrong và ngoài nớc…., kết hợp với ph., kết hợp với phơng pháp thu thập tài liệu: phỏng vấn, quansát trực tiếp, phân tích và tổng hợp…., kết hợp với ph Chuyên đề của em tập trung nghiên cứu: cơsở lý luận về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, tìm hiểu vàđánh giá thực trạng công tác kiểm toán chu trình này do AASC thực hiện tại haiđơn vị khách hàng là công ty MBS và khách sạn Vega , từ đó đa ra một số phơnghớng, giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lợng kiểm toán chu trình muahàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC của AASC.

Để thể hiện đợc các nội dung trên, ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấuchuyên đề của em bao gồm 3 phần:

Phần I: Cơ sơ lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toántrong kiểm toán Báo cáo tài chính

Phần II: Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trongkiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hiện

Phần III: Bài học kinh nghiệm và phơng hớng hoàn thiện kiểm toánchu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính doAASC thực hiện

Phần I

Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng vàthanh toán trong kiểm toán tài chính

I Chu trình mua hàng và thanh toán với vấn đề kiểm toán

1 Vị trí, vai trò chu trình mua hàng và thanh toán

Theo dòng lịch sử phát triển của kiểm toán, khái niệm về kiểm toán luôncó những quan điểm khác nhau Tuy nhiên, nếu xét về bản chất, ở một mức tổnghợp toàn diện các quan điểm, có thể định nghĩa: Kiểm toán là xác minh và b yàytỏ ý kiến về thực trạng hoạt động đợc kiểm toán bằng hệ thống phơng pháp kỹthuật của kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ do các kiểm toán viên có trìnhđộ nghiệp vụ tơng xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý đang có hiệu lực.(LTKT, tr 49) Trong đó, kiểm toán tài chính là hoạt động đặc trng nhất củakiểm toán bởi nó chứa đựng đầy đủ "sắc thái kiểm toán" ngay từ khi ra đời cũngnh trong quá trình phát triển, đợc thực hiện chủ yếu bởi kiểm toán độc lập.(KTTC, tr 9).

ở Việt Nam, theo quy chế về kiểm toán độc lập trong nền kinh tế quốc dân(NĐ số 07/CP ngày 21/09/1994 của Chính phủ: " kiểm toán độc lập là việckiểm tra và xác nhận của kiểm toán viên chuyên nghiệp thuộc các tổ chức kiểmtoán độc lập và tính đúng đắn hợp lý của các tài liệu " Nh vậy, kiểm toán độclập là hoạt động dịch vụ, t vấn đợc pháp luật thừa nhận và bảo trợ, đợc quản lýchặt chẽ bởi các hiệp hội chuyên ngành về kế toán Do sự độc lập, khách quantrong hoạt động nên kết quả kiểm toán đợc sự tin cậy của những ngời sử dụng.Trong nền kinh tế thị trờng thì vai trò của kiểm toán độc lập càng trở nên cầnthiết và khó có thể thay thế đợc Mục đích của kiểm toán độc lập, trớc hết và cơbản không phải là lợi nhuận mà là giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng chế độpháp luật, chấn chỉnh sửa chữa sai sót, phòng ngừa vi phạm tổn thất và góp phầntăng cờng quản lý tài chính ở đơn vị đợc kiểm toán Và do đó, có thể khẳng địnhrằng kiểm toán độc lập là chỗ dựa quan trọng cho các cơ quan nhà nớc trong việckiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.

Theo IFAC (Liên đoàn kế toán quốc tế): Kiểm toán là việc các kiểm toánviên độc lập xác minh và bày tỏ ý kiến của mình về BCTC Tuy nhiên, để có thểxác minh và bày tỏ ý kiến của mình về BCTC thì ngời kiểm toán viên trớc hếtphải là ngời giỏi kế toán, có kỹ năng nghề nghiệp và đạo đức, cũng nh để thực

hiện một cuộc kiểm toán BCTC trớc hết phải nắm vững những nguyên tắc kếtoán để lập nên BCTC đó.

Báo cáo tài chính là bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của đơn vị giúp chongời lãnh đạo điều hành đa ra quyết định đúng đắn mà trong đó quá trình kinhdoanh là một chuỗi các nghiệp vụ kinh tế kế tiếp nhau Vì vậy, khi tiến hànhkiểm toán BCTC, kiểm toán viên cần phải chia BCTC thành các phần hành đểkiểm toán Thông thờng có hai cách phân chia:

* Phân chia theo khoản mục (tài khoản): Ví dụ nh kiểm toán TK doanh thu,TK chi phí, TK tiền, TK nợ phải trả

* Phân chia theo chu trình: Các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặtchẽ với nhau đợc tiến hành kiểm toán động thời Chẳng hạn, các nghiệp vụ vềmua hàng và thanh toán, nghiệp vụ chi tiêu và số d các khoản phải trả ngời bán đều nằm trong chu trình mua hàng và thanh toán.

Cách chia thứ nhất tuy đơn giản song không hiệu quả do tách biệt nhữngkhoản mục ở vị trí khác nhau nhng có liên hệ chặt chẽ với nhau gây trùng lặpchẳng hạn nh hàng tồn kho và giá vốn hàng bán Trong thực tiễn kiểm toán,cách phân chia thứ hai đợc ứng dụng thông dụng hơn cả bởi phơng thức tiếp cậnkiểm toán này logic và tránh trùng lặp, căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhaugiữa các khoản mục, các quá trình cấu thành, các yếu tố trong một chu trìnhchung của hoạt động tài chính Với cách phân chia nh vậy, một chu trình hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi là sự liên kết của các chu trình bánhàng và thu tiền, chu trình huy động và hoàn trả vốn, chu trình mua hàng vàthanh toán, chu trình tiền lơng và nhân viên, chu trình hàng tồn kho Các chutrình đó có mối quan hệ mật thiết với nhau, do xuất phát từ mối liên hệ vốn cócủa các nghiệp vụ kinh tế và từ đó thu gom đợc các đầu mối của các mối liên hệtrong kinh tế và trong ghi sổ kế toán chứa đựng trong BCTC Mối quan hệ này đ-ợc thể hiện qua sơ đồ số 1.1 dới đây

Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các chu trình kiểm toán

Tiền mặt

chu trìnhbán hàng và

thu tiền

Chu trìnhhuy động vàhoàn trả vốn

Chu trìnhmua hàng và

thanh toán

chu trìnhtiền lơng và

nhân sự

Chu trìnhhàng tồn kho

Sơ đồ trên cho thấy, chu trình mua hàng và thanh toán cùng với bốn chu trìnhkhác là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh với cách phânloại theo vòng quay, vòng tuần hoàn của vốn.

Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giaiđoạn: Cung ứng, sản xuất và tiêu thụ Còn ở các doanh nghiệp thơng mại, quátrình kinh doanh bao gồm 2 giai đoạn: mua hàng và bán hàng Việc xem xét hai

loại hình doanh nghiệp trên cho thấy, dù là loại hình doanh nghiệp nào thì quátrình “mua hàng”, nghĩa là cung cấp các yếu tố đầu vào đều hết sức quan trọng,có ảnh hởng quyết định đến các yếu tố đầu ra Chi phí cho việc mua hàng chiếmmột tỉ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh Hơn thế, số tài khoản chịuảnh hởng của chu kỳ mua hàng và thanh toán nhiều hơn tất cả các chu kỳ kháckết hợp lại Do đó không có gì đáng ngạc nhiên khi phải mất nhiều thời gian đểkiểm toán chu kỳ mua hàng và thanh toán hơn là đối với các chu kỳ khác.

2 Bản chất chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cầnthiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp Chu trình thờng đợc bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua củangời có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việcthanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc (KTTC 201) Quátrình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoản mục nh nguyênvật liệu, máy móc thiết bị, vật t, điện nớc, sửa chữa và bảo trì…., kết hợp với ph Chu trình nàykhông bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặcnhững sự chuyển nhợng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức.

Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực chất là việc kiểm tra, đánhgiá số d của các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán Nh đã phân tích ở trên, chukỳ mua hàng và thanh toán liên quan đến rất nhiều tài khoản trên bảng cân đốikế toán nh: tài khoản về tài sản, công nợ phải trả, tài khoản tiền và các tài khoảnphí tổn trên báo cáo kết quả kinh doanh…., kết hợp với ph Số lợng các tài khoản liên quan vàchịu ảnh hởng bởi chu trình mua hàng và thanh toán đợc thể hiện qua sơ đổ 2.1.Tuy nhiên, quá trình mua hàng trong chu trình mua hàng và thanh toán có hailoại: Mua hàng trả tiền ngay và mua hàng trả chậm Sơ đồ 2.1 chỉ minh hoạ chotrờng hợp mua hàng trả chậm.

Sơ đồ 2.1: Các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán

3 Chức năng chu trình mua hàng và thanh toán

Đối với bất kì doanh nghiệp nào có nhu cầu cung cấp hàng hoá và dịch vụ vớiquy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp, về cơ bản, chu trình mua hàng vàthanh toán bao gồm các chức năng cơ bản sau:

3.1.Xử lý các đơn dặt mua hàng hoá hay dịch vụ

Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán Các ớc công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm:

b Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thờng mỗi doanh

nghiệp thờng có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, côngcụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch Bộ phận này cónhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vàođể quá trình sản xuất đợc liên tục nhng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứđọng vốn ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở những doanhnghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt sẽ có những quy chế cụ thể về việc cungcấp hàng.

- Lập đơn kiến nghị mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế

hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc ngời có thẩm quyềnký duyệt (đơn yêu cầu mua hàng là một bản yêu cầu về khối lợng cũng nh chủngloại hàng hoá cần cung cấp) Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ đợc chuyểncho bộ phận mua hàng.

- Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn kiến nghị mua hàng

này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp Về nguyên tắc, trớc khi quyết định muamột mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn đặt hàng của nhiều nhà cung cấpkhác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.

- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà

cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất Sự lựachọn này căn cứ vào giá cả, chất lợng của hàng hoá, các điều kiện u đãi nh chiếtkhấu thơng mại, chiết khấu thanh toán, phơng thức thanh toán,…., kết hợp với ph

Các khoản phải trả

Hàng mua trả lại và đ ợc giảm giá

Chiết khấu mua vào

- Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại

hàng, số lợng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý địnhmua vào Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trớc, có đầy đủ chữ ký củanhững ngời có thẩm quyền Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cộtvà diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn dặt mua hàng này.

Các bớc công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (bản yêu cầu về sản phẩm hoặcdịch vụ) đợc lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ Mẫu củabản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịchvụ và quy định của công ty Trong đó sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ muahàng là phần chính thức của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụđợc mua theo các mục đích đã đợc phê chuẩn của công ty và tránh cho việc muaquá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết Hầu hết các công ty cho phépmột sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thờngxuyên nh hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho) Thídụ, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn tiền nhất định nào đócó thể yêu cầu sự phê chuẩn của họi đồng quản trị, các mặt hàng đợc mua tơngđối không thờng xuyên, nh các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì đợc phê chuẩn bằngcác viên chức nhất định, vật t và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trịquy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc và trởng phòng, và một số loại nguyênvật liệu và vật t đợc tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấnđịnh trớc.

3.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ

Bớc công việc thực hiện trong chức năng này là nhận hàng hoá hay dịch vụdo nhà cung cấp chuyển đến Việc nhận hàng hoá từ ngời bán hàng là một điểmquyết định trong chu trình này vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhậnkhoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách Khi hàng hoá nhận đợc, quátrình kiểm soát thích hợp đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lợng, thời gianđến và các điều kiện khác

Hầu hết các công ty có phòng (bộ phận) tiếp nhận để đa ra một báo cáo nhậnhàng nh một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá Một bản saothờng đợc gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả đểthông báo Để ngăn ngừa sự mất mát, sự lạm dụng thì điều quan trọng là hànghoá phải đợc kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng đợcchuyển đi Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòngkế toán (nguyên tắc phân công và phân nhiệm rõ ràng) Cuối cùng, sổ sách kếtoán sẽ phản ánh việc giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá đợcchuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đa đitiêu thụ.

3.3 Ghi nhận các khoản nợ ngời bán

Bớc công việc thực hiện trong chức năng này là việc kế toán ghi nhận cáckhoản nợ phải trả nhà cung cấp vào sổ kế toán từ các hoá đơn và phiếu nhập kho.Công việc này đòi hỏi sự đúng đắn, chính xác và nhanh chóng Việc ghi sổ banđầu có ảnh hởng quan trọng đến các Báo cáo tài chính đợc lập và đến khoảnthanh toán thực tế, do đó kế toán chỉ đợc phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp

lý theo số tiền đúng Các phần hành kế toán đợc thực hiện trên máy vi tính sẽhạn chế tối đa việc ghi trùng lặp các khoản nợ.

Kế toán các khoản nợ phải trả có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của cáclần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết các khoản phảitrả Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hoá đơn của ngời bán thì phải sosánh mẫu mã giá, số lợng, phơng thức thanh toán và chi phí vận chuyển ghi trênhoá đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàngnếu hàng đã về Thờng thì các phép nhân và phép cộng tổng đợc kiểm tra lại vàđợc ghi vào hoá đơn Sau đó, số tiền đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết cáckhoản phải trả.

Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng ở chức năng này là quy định tất cảnhững ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không đợc liên quan đến tiền mặt, cácchứng khoán thị trờng và các tài sản khác (nguyên tắc bất kiêm nhiệm) Bêncạnh đó, các chứng từ và sổ sách thích hợp, các thủ tục đúng đắn để ghi sổ, vàcác phiếu chi độc lập cũng là những quá trình kiểm soát cần thiết của chức năngnày.

3.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán

Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho ngời bán sẽ do bộ phận tài vụ thựchiện Chứng từ thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn làcác phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi Trớc khi chuẩn chi, các chứng từ này phải có sựphê chuẩn của giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền Các chứng từ thanh toán nàysau đó đợc sao làm nhiều bản mà bản gốc đợc gửi cho ngời đợc thanh toán, bảnsao đợc lu lại trong hồ sơ cho ngời đợc thanh toán.

Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với chức năng này là việc ký phiếuchi phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (phù hợp với nguyên tắc uỷ quyền vàphê chuẩn) Trớc khi kí phiếu chi phải xem xét kĩ lỡng các chứng từ minh chứngcho nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh và có sự tách biệt giữa ngời ký phiếu chivới ngời chi tiền (nguyên tắc bất kiêm nhiệm) Các phiếu chi đều phải đợc đánhsố thứ tự từ trớc và đợc in sẵn trên loại giấy đặc biệt để gây khó khăn cho việcthay đổi ngời nhận tiền hoặc số tiền Cần phải thận trọng khi kiểm soát các phiếuchi đã ký, phiếu chi trắng và phiếu chi không còn hiệu lực Có một phơng phápđể huỷ bỏ các chứng từ, chứng minh nhằm ngăn ngừa việc sử dụng lại chúng đểchứng minh cho phiếu chi khác sau này cũng là một điều quan trọng Phơngpháp thờng dùng là viết số của phiếu chi lên các chứng từ chứng minh.

Đó là toàn bộ tám bớc công việc nằm trong bốn chức năng cơ bản mà doanhnghiệp cần tiến hành đối với chu kỳ mua hàng và thanh toán Mỗi một chứcnăng trong chu kì sẽ phải tuân theo những quy tắc nhất định và có những biệnpháp kiểm soát riêng Nắm chắc các chức năng của chu trình mua hàng và thanhtoán nêu trên sẽ là cơ sở để kiểm toán viên tiến hành cuộc kiểm toán một cách cóhiệu quả.

Với các bớc công việc cần thực hiện này, các chứng từ sổ sách đợc sử dụngtrong chu trình bao gồm: Đơn kiến nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu báohàng, báo cáo nhận hàng, hoá đơn của ngời bán hàng, sổ nhật ký mua hàng, sổnhật ký chi tiền, sổ chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp, sổ cái các tài khoản, bảnđối chiếu của nhà cung cấp, phiếu chi…., kết hợp với ph

Các bớc công việc cần thực hiện nêu trên chính là dòng vận động của nghiệpvụ mua hàng và thanh toán đợc thể hiện qua sơ đồ 3.1

Sơ đồ: 3.1 Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán* Đối với nghiệp vụ mua hàng

* Đối với nghiệp vụ thanh toán

Nhu cầu vật liệu

hàng hoá

Bộ phận kế hoạch

Kế hoạch cung ứng

Bộ phận cung ứng

Khai thác hàng

Cán bộ thu mua

Lập chứng từ

Tr ởng bộ phận cung ứng

Ký duyệt chứng từ

Thủ kho

Nhập kho

Kế toán

Ghi sổ chứng từ

Nhu cầu vật liệu

hàng hoá

Nhu cầu thanh

Kế toán quỹ

Lập chứng từ

chi quỹ

Thủ tr ởng kế toán tr

Duyệt chứng từ

Thủ quỹ

Chi quỹ

Nhân viên thanh

Nhận tiền và

thanh toán

Kế toán

Ghi sổ

L u chứng từ

II Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

1.Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Để thực hiện đúng hớng và có hiệu quả hoạt động kiểm toán thì điều quantrọng cần phải xác định đợc mục tiêu kiểm toán cho bất kỳ một chu trình nghiệpvụ kinh tế nào Cũng nh vậy chu trình mua hàng với thanh toán cũng không nằmngoài quy luật chung ấy Chu trình này dợc coi là một bộ phận cấu thành củaBCTC và do đó kiểm toán viên phảI xác định đợc mục tiêu đặc thù với chu trìnhnày Có thể kháI quát các bớc triển khai mục tiêu kiểm toán đối với các chu trìnhmua hàng và thanh toán theo sơ đồ 4.1.

Sơ đồ: 4.1 Các bớc triển khai những mục tiêu kiểm toán chu trình

mua hàng và thanh toánCác Báo cáo tài chính

Chu trình mua hàng và thanh toán - Một bộ phậncấu thành của Báo cáo tài chính

Xác nhận của Ban Quản trị về chu trình mua hàngvà thanh toán

Các mục tiêu kiểm toán chung đối với chu trìnhmua hàng và thanh toán

Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trìnhmua hàng và thanh toán

1.1 Xác nhận của ban quản trị đối với chu trình mua hàng và thanh toán

Xuất phát từ trách nhiệm của ban quản trị là phải thiết lập trình bày và côngbố với các BCTC theo đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành đồng thời phảichịu trách nhiệm về sự tin cậy, hợp lý của các thông tin trên báo cáo tài chính,từ đó, căn cứ để kiểm toán viên xây dựng mục tiêu kiểm toán cho chu trình muahàng và thanh toán Xác nhận của ban quản trị là căn cứ có giá trị cho kiểm toánviên tiến hành kiểm toán Chuẩn mực kiểm toan quốc tế (ISA) số 580 và chuẩnmực kiểm toán Việt Nam (VSA) 580 xác định: " KTV phảI thu thập bằng chứngvề việc Giám đốc đơn vị đợc kiểm toán thừa nhận trách nhiệm của mình trongviệc lập và trình bày BCTC trung thực, hợp lý, phù hợp với chuẩn mực và chế độkế toán hiện hành, đã phê duyệt BCTC ".

Đối với chu trình mua hàng và thanh toán cũng nh các chu trình khác,chúng gồm 5 xác nhận chung nh sau:

Xác nhận về sự hiện hữu: Ban giám đốc xác nhận các nghiệp vụ mua hàngphản ánh trên sổ sách là thực sự sảy ra, số d tài khoản hàng tồn kho trên bảngcân đối kế toán phảI thực sự tồn tại, nghĩa là phảI có hàng hoá trong kho.

Xác nhận về tính đầy đủ : Tất cả các khoản nợ phải trả nhà cung cấp đềuphải đợc ghi chép và trình bày trên Báo cáo tài chính Ban giám đốc xác nhậnkhông có khoản nợ phải trả nào bị ”để ngoài sổ"kế toán của đơn vị.

Xác nhận về sự đánh giá và sự phân bố : Mục tiêu xác nhận này đề cậpđến việc các khoản phải trả có dợc phân loại đúng bản chất kinh tế và đợc ghi sổchính xác Ban giám đốc doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng các khoản cầnphải trả đợc ghi sổ thực sự là các khoản tiền mua hàng còn nợ nhà cung cấp chứkhông phải các khoản phải trả công nhân viên hay phải trả nợ cho một đối tợngnào khác trong đơn vị.

- Xác nhận về quyền sở hữu và nghĩa vụ : Đơn vị có quyền sở hữu vớihàng hoá mua về và có nghĩa vụ thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp Bangiám đốc cần xác nhận hàng hoá trong kho thực sự là của đơn vị và các khoảnphải trả là nghĩa vụ của đơn vị với nhà cung cấp.

- Xác nhận về sự trình bày: Ban giám đốc cần xác nhận lợng hàng hoámua vào và các khoản nợ phải trả nhà cung cấp đều đợc trình bày trung thực vàđúng đắn trên BCTC theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng và tuân thủcác quy định kế toán hiện hành

1.2 Các mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Nhiệm vụ trớc hết trong chu trình này là việc kiểm toán viên xem xétnhững xác nhận của ban quản trị về các chức năng của chu trình đợc trình bày ởtrên có trung thực hay không Từ đó, KTV tiến hành xác định các mục tiêu kiểmtoán dựa trên các giải trình của Ban giám đốc.

Việc xây dựng các mục tiêu kiểm toán nhằm mục đích giúp KTV thu thập ợc các bằng chứng đầy đủ, có giá trị và đúng lúc cho những khoản mục trọngyếu trong việc tìm kiếm bằng chứng, mục tiêu kiểm toán cho chu trình này đợcchia ra thành mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù.

đ-Mục tiêu kiểm toán chung

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (USA) 200, đoạn 11, xác định: "Mục tiêucủa kiểm toán báo cáo tài chính là giúp cho KTV và công ty kiểm toán đa ra ýkiến xác nhận rằng BCTC có đợc lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toánhiện hành hoặc đợc chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánhtrung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không" Xuất phát từ mụctiêu kiểm toán chung đối với BCTC ở trên,mục tiêu kiểm toán chung đối với chutrình mua hàng và thanh toán cũng tuân theo nguyên tắc trên Do vậy, mục đíchchung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu cácsố d tài khoản có liên quan có đợc trình bày trung thực và phù hợp với cácnguyên tắc kế toán hiện hành hoặc đợc thừa nhận hay không Từ mục tiêu chungnày cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù đối với chu trình

Các mục tiêu kiểm toán đặc thù:

- Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ: Các thông tin phản ánh tài sản hoặccông nợ phải đợc đảm bảo rằng sự tồn tại của các tài sản cũng nh công nợ đó

- Tính đầy đủ: Trái với mục tiêu về tính có thực quan tâm đến các nghiệp vụcó số tiền bị báo cáo thừa, tính đầy đủ đề cập đến trờng hợp số tiền bị quên ghisổ Trong chu trình mua hàng và thanh toán này tập trung vào tài khoản nợ phảitrả ngời bán, KTV cần lu ý trờng hợp các khoản phải trả không đợc ghi sổ Đốivới mục tiêu này là xác nhận về tính đầy đủ của ban giám đốc.

- Mục tiêu về quyền và nghĩa vụ: Với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh trênBCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả ngời bán thể hiện đúng

nghĩa vụ của đơn vị Để đạt đợc mục tiêu này, KTV cần kiểm tra các hợp đồngmua bán, hoá đơn mua hàng, các chứng từ, sổ sách kế toán liên quan đến cáckhoản nợ phải trả Mục tiêu này đối ứng với xác nhận của ban giám đốc vềquyền sở hữu và nghĩa vụ.

- Mục tiêu về sự định giá: Tiền và tài sản của doanh nghiệp phải đợc tính toánđúng đắn trên hoá đơn và trên sổ sách kế toán Đối với mục tiêu này, KTV cầnthu thập bằng chứng để xem các hàng hoá mua vào và các khoản công nợ có đợcđánh giá đúng theo những chuẩn mực chung không, chính sách kế toán có phùhợp và nhất quán không Đây có thể là vấn đề trọng yếu, phức tạp đòi hỏi nhiềuđánh giá của KTV Sự định giá chính xác các khoản mục hàng hoá mua vào sẽgiảm đợc rủi ro trong quá trình kiểm toán.

- Mục tiêu về sự phân loại và trình bày: Các nghiệp vụ phát sinh có đợc hạchtoán vào đúng tài khoản và các tài khoản đó có đợc trình bày trên BCTC không.Trong chu trình mua hàng và thanh toán, các khoản công nợ phải đợc phân loạirõ ràng giữa nợ phải trả nhà cung cấp với nợ phải trả CNV, phải trả bảo hiểm xãhội, bảo hiểm y tế; các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào cũng cần phảiđợc phân loại một cách đúng đắn với các tài khoản sản phẩm dở dang hay thànhphẩm trong khoản mục tồn kho Mục tiêu này đối ứng với xác nhận về sự trìnhbày của ban giám đốc.

- Tính đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế đợc ghi chép đúng kỳ kế toán haykhông, đặc biệt là các nghiệp vụ sát ngày kết thúc niên độ Trong chu trình muahàng và thanh toán, các khoản nợ phải trả thờng bị ghi chậm so với thực tế phátsinh.

Các mục tiêu kiểm toán đặc thù trên chính là không tham chiếu cho việc xácđịnh các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằngchứng kiểm toán Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử nghiệmtuân thủ để nhận diện đợc cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhợcđiểm theo từng mục tiêu Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêuvà xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và nghiệp vụ một cách tơngxứng.

2 Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Các cuộc kiểm toán BCTC dù đơn giản hay phức tạp, quy mô lớn hay nhỏthì quy trình kiểm toán đều tuân theo một trình tự chung đảm bảo tính khoa học,tính hiệu năng và hiệu quả ở đây, khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanhtoán , KTV tiến hành tuần tự theo 4 giai đoạn sau:

Sơ đồ: 5.1 Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Lập kế hoạch và thiết kế ph ơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Khảo sát các qúa trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình mua hàng và thanh toán

Khảo sát chi tiết số d tài khoản của chu trình mua hàng va thanh toán

Để kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán khoa học và hiệu quảcũng nh để thu thập bằng chứng kiểm toán có giá trị đầy đủ và thích hợp thì khitiến hành kiểm toán , KTV cần phải tuyệt đối tuân theo các bớc theo sơ đồ 5.1trên Có thể khái quát 4 giai đoạn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toánnh sau:

2.1 Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Có ba lý do chính khiến KTV phải lập kế hoạch kiểm toán một cách đúngđắn:

+ Giúp cho KTV có thể thu thập đợc các bằng chứng kiểm toán đầy đủ vàcó giá trị làm cơ sở để đa ra các ý kiến xác đáng về chu trình mua hàng và thanhtoán

+ Kế hoạch kiểm toán giúp giữ các chi phí kiểm toán ở mức hợp lý.

+ Kế hoạch kiểm toán thích hợp là căn cứ đẻ Công ty kiểm toán tránh xảyra những bất đồng với khách hàng.

Việc lập kế hoạch kiểm toán đã dợc quy định rõ trong các chuẩn mựckiểm toán hiện hành, chuẩn mực kiểm toán thứ t trong 10 chuẩn mực kiểm toánđợc thừa nhận rộng rãi đòi hỏi" Công tác kiểm toán phải đợc lập kế hoạch đầy đủvà các trợ lý , nếu có, phải đợc giám sát đúng đắn" Đoạn 12 trong vsa số 300cũng đã nêu rõ" Kế hoạch kiểm toán phải đợc lập cho mọi cuộc kiểm toán và lậpmột cách thích hợp nhằmdảm bảo: Bao quát hết các khía cạnh trọng yếu củacuộc kiểm toán , phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn, và đảm bảocuộc kiểm toán đợc hoàn thành đúng thời hạn Kế hoạch kiểm toán còn giúpKTV phân công công việc giúp cho trợ lý kiểm toán và phối hợp với KTV khácvà chuyên gia khác về công việc kiểm toán ".

Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, mục đích của giai đoạn này làphải xây dựng đợc một chiến lợc kiểm toán chung và phơng pháp kiểm toán cụthể phù hợp với bẩn chất, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán sẽ ápdụng khi kiểm toán chu trình này.

Qúa trình lập kế hoạch kiểm toán bao gồm các bớc công việc chính sau:

Sơ đồ: 6.1 Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán

Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng

Đây là các bớc công việc quan trọng để giúp KTV lập kế hoạch kiểm toántổng quát Trong giai đoạn này, nh đẫ đợc xác định trong Chuẩn mực kiểm toánViệt Nam số 300, KTV thu thập hiểu biết về ngành nghề , công việc kinh doanhcủa khách hàng, các chính cách chủ yếu của công ty, các bên liên quan, tìm hiểuvề hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ để đánh giá rủi ro và lên kếhoạch kiểm toán cho từng chu tình nghiệp vụ nói chung và chu trình mua hàngvà thanh toán nói riêng Trong giai đoạn này, KTV đánh giá khả năng có nhữngsai xót trọng yếu, đa ra đánh giá đầu về mức trọng yếu và thực hiện các thủ tụcphân tích để xác định thời gian cầc thiết kế thực hiện kiểm toán và việc mở rộngcác thủ tục kiểm toán

* Các thông tin về khách hàng có thể đợc thu thập bằng nhiều cách Đốivới chu trình mua hàng và thanh toán, các thông tin vè khách hàng có thể thuthập đợc qua các cách sau:

* Qua việc tìm hiểu về ngành nghề kinh doanh và công việc kinh doanhcủa khách hàng:

Văn bản chỉ đạo kiểm toán quốc tế (IAG) số 4, đoạn 8, đã quy định: "KTV cần phải hiểu biết thấu đáo về hoạt động kinh doanh của khách hàng cũngnh ngành nghề kinh doanh mà khách hàng đang hoạt động sẽ giúp KTV phânbiệt các sự kiện, nghiệp vụ, thực tiễn và xét đoán chính xác các thông tin tàIchính ".Riêng đới với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV cần đi sâu tìmhiểu về ngành nghề kinh doanh của khách hàng ở các mặt: lĩnh vực hoạt động,cơ cấu tổ chức, dây chuyền và các dịchvụ sản xuất , cơ cấu vốn, chức năng và vịtrí của kiểm soát nội bộ…., kết hợp với phQua những hiểu biết này, kiểm toán sẽ dễ dàng nhậnbiết đợc hững chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào có thực sự phục vụcho mục dích sản xuất kinh doanh đúng nh trong các cam kết bằng văn bản,

Chuẩn bị kiểm toán

Thu thập thông tin cơ sở

Thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháplý của khách hàng

Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán

Tìm hiểu cơ cấu KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát

Triển khai kế hoạch kiểm toán toàn bộ và ch ơng trình kiểm toán

trong giấy phép đầu t…., kết hợp với phhay không Mặt khác, " những hiểu biêt về tình hình kinhdoanh trên sẽ giúp cho KTV đánh giá rủi ro kiểm soát, phân tích rủi ro kinhdoanh, xác định mức độ trọng yếu, đánh giá về sự đầy đủ và tính thích hợp củabằng chứng kiểm toán từ đó xây dựng kế hoạch và chơng trình kiểm toán, đồngthời xác định các vùng phải chú ý đặc biệt trong việc kiểm toán chu trình muahàng và thanh toán.

* Qua xem xét lại kết quả của cuộc kiểm toán trớc và hồ sơ kiểm toánchung

Các hồ sơ kiểm toán năm trớc ngoài việc cung cấp các thông tin chung vềkhách hàng, về công việc kinh doanh và các đặc điểm khác của khách hàng màcòn cung cấp cho KTV "một khung" kiểm toán từ lập kế hoạch cho đến giaiđoạn hoàn tất cuộc kiểm toán các chu trình kiểm toán nói chung và chu trìnhmua hàng và thanh toán nói riêng Từ đó, trên cơ sở của kế hoạch kiểm toán nămtrớc, kiểm toán viên sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kiểm toán và phơngpháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cho năm hiện hành.

* Qua thảo luận, phỏng vấn

Qua các cuộc thảo luận với các nhà quản lý doanh nghiệp và những ngờicó trách nhiệm, KTV sẽ thu thập đợc các thông tin nh các quy định hiện hành cóảnh hởng gì đến quá trình mua hàng hay tình hình tài chính hiện tại có ảnh hởnggì đến việc thanh toán của đơn vị Những kiến thức đó sẽ giúp KTV nhận dạngviệc nghiên cứu các trọng điểm đặc biệt khi kiểm toán chu trình mua hàng vàthanh toán.

* Qua thị sát, thăm quan

Việc làm này giúp kiểm toán viên tiếp cận với hệ thống kiểm soát nội bộ,có sự hình dung về quá trình sản xuất sản phẩm cũng nh phong cách kinh doanhcủa khách hàng từ đó sẽ có những đánh giá về tính hợp lý chung Chẳng hạn, quathị sát, KTV có thể đánh giá chủng loại hàng hoá doanh nghiệp mua vào có cònphù hợp với nhu cầu sản xuất hay đã lỗi thời, lợng hàng hoá còn tồn đọng trongkho là quá nhiều (gây ứ đọng vốn) hay ngợc lại quá ít (gây gián đoạn sản xuất).

* Qua phân tích sơ bộ

Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 520, đoạn 9, đã nêu rõ: "KTV phải ápdụng quy trình phân tích trong quá tình lập kế hoạch kiểm toán để tìm hiểu tìnhhình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng có thể có rủi ro" Nh vậy,với các thông tin cơ sở thu thập đợc, bằng thủ tục phân tích sơ bộ nh so sánh cácsố liệu năm nay với số liệu năm trớc đã đợc kiểm toán, KTV có thể phát hiện ranhững biến động hoặc những thay đổi bất thờng, từ đó lập một kế hoạch kiểmtoán thích hợp Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộthờng đợc thực hiện bằng cách so sánh số d tài khoản phải trả nhà cung cấp nămnay với năm trớc, đối chiếu số chênh lệch đó với lợng hàng hoá mua vào củanăm nay tăng hay giảm hơn so với năm trớc để tìm ra những bất hợp lý.

Nh vậy, để có thể xây dựng đợc một kế hoạch kiểm toán thích hợp, việcthu thập các thông tin về khách hàng là hết sức quan trọng Thu thập thông tin vềkhách hàng không chỉ tiến hành trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán mà nó đợcthực hiện trong suốt cuộc kiểm toán Chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) số 310,

đoạn 6, đã nêu rõ: "việc tìm tòi những thông tin cần thiết về hoạt động của đơn vịlà một quá trình liên tục và tích luỹ…., kết hợp với ph"

Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng

Nếu các thông tin cơ sở đợc thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu đợc cácmặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin vềnghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt đợc các quy trình mangtính pháp lý có ảnh hởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặc biệt là đốivới nghiệp vụ mua hàng và thanh toán những thông tin này đợc thu thập trongquá trình tiếp xúc với ban giám đốc công ty khách hàng Trong giai đoạn lập kếhoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán này, bên cạnh việc xem xétcác thông tin về nghĩa vụ pháp lý chung cho toàn bộ cuộc kiểm toán BCTC nhgiấy phép thành lập và điều lệ công ty, các BCTC, báo cáo kiểm toán, thanh trahay kiểm tra của năm hiện hành trong vài năm trớc, biên bản các cuộc họp cổđông, hội đồng quản trị và ban giám đốc, thì KTV cần tập trung xem xét các hợpđồng và cam kết quan trọng đó là các hợp đồng mua…., kết hợp với ph Việc xem xét sơ bộ cáchợp đồng sẽ giúp KTV tiếp cận với các nhà cung cấp thờng xuyên của kháchhàng, hình dung đợc những khía cạnh pháp lý có ảnh hởng đến tình hình tàichính của đơn vị khách hàng, từ đó ảnh hởng đến khả năng thanh toán các khoảnnợ của khách hàng đối với nhà cung cấp.

Đánh giá trong yếu và rủi ro kiểm toán

Nếu ở các bớc trên, KTV mới chỉ thu thập đợc các thông tin mang tínhkhách quan về khách hàng thì ở bớc này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đã thuthập để đánh giá, nhận xét nhằm đa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp.

* Đánh giá tính trọng yếu

Văn bản chỉ đạo kiểm toán quốc tế (IAG) số 25, đoạn 5, đã chỉ rõ: "Trọngyếu là khái niệm về tầm cỡ, bản chất của sai phạm (kể cả bỏ sót) thông tin tàichính hoặc là đơn lẻ hoặc là từng nhóm, mà trong bối cảnh cụ thể nếu dựa vàocác thông tin này để xét đoán thì sẽ không chính xác hoặc là sẽ rút ra những kếtluận sai lầm" "Khi lập kế hoạch và thực hành kiểm toán, KTV phải dự kiến hợplý việc tìm ra các sai phạm, hoặc là đơn lẻ hoặc là từng nhóm Đó là những saisót nghiêm trọng trong mối tơng quan với các thông tin tài chính mà KTV phảinhận xét" (IAG 25, đoạn 6)

Mức độ trọng yếu là giá trị của các sai sót dự tính nếu có thì có thể sẽ gâyảnh hởng tới tính sát thực của việc trình bày thông tin trên BCTC từ đó ảnh hởngđến quyết định của ngời sử dụng BCTC

Trong giai đoạn lập kế hoạch, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ớctính mức độ sai sót của BCTC có thể chấp nhận đợc, xác định phạm vi của cuộckiểm toán và đánh giá ảnh hởng của các sai sót lên BCTC để từ đó xác định bảnchất, thời gian và phạm vi thực hiện các khảo sát kiểm toán ở đây, KTV cầnđánh giá mức độ trọng yếu cho toàn bộ BCTC và phân bổ mức đánh giá đó chotừng khoản một trên BCTC Tuy nhiên, trong chu trình mua hàng và thanh toán,các khoản nợ phải trả nói chung và nợ phải trả nhà cung cấp nói riêng luôn làkhoản mục trọng yếu trên BCTC của doanh nghiệp Vì chúng thờng đợc coi lànguồn tài trợ cho sản xuất kinh doanh và ảnh hởng trực tiếp đế khả năng thanhtoán của doanh nghiệp.

*Đánh giá rủi ro:

Theo VSA số 400 "rủi ro kiểm toán là rủi ro do công ty kiểm toán và KTV đara ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã đợc kiểm toán còn có những saisót trọng yếu".

Ba bộ phận của rủi ro kiểm toán là:

Rủi ro tiềm tàng (IR): là khả năng từng nghiệp vụ, từng khoản mục trongBCTC chứa đựng sai sót trọng yếu khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp, mặc dù có haykhông có hệ thống kiểm soát nội bộ.

Rủi ro kiểm soát (CR): Là khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không pháthiện hoặc ngăn ngừa đợc gian lận hoặc sai sót.

Rủi ro phát hiện (DR): Là rủi ro xảy ra trong trờng hợp khi BCTC có chứađựng sai sót trọng yếu mà trong quá trình kiểm toán KTV và công ty kiểm toánkhông phát hiện đợc

Mô hình rủi ro kiểm toán: AR = IR * CR * DR

Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV có thể nhận xét một số rủi roqua các tín hiệu sau:

Sơ đồ: 7.1 Tín hiệu các rủi ro trong chu trình mua hàng và thanh toán

- Đơn đặt hàng có thể đợc lập không chínhthức hoặc không đợc phê duyệt bởi những ng-ời có thẩm quyền

- Lập đơn đặt hàng mua hàng hoá, tài sảnhoặc dịch vụ để sử dụng vì mục đích cá nhân- Hoá đơn nhận đợc đứng tên cá nhân hoặc

- Các khảon thanh toán không đợc minhchứng, chẳng hạn nh không có hoá đơn, đặthàng

- Thanh toán cho những hàng hoá, dịch vụkhông tồn tại trên thực tế

- Thanh toán tiền cho giám đốc- Hàng hoá, dịch vụ mua từ giám đốc theonhững điều khoản đặt ra chứ không theonhững điều kiện giao dịch bình thờng

Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm đặc biệt quan trọng trong kiểm toán chutrình mua hàng và thanh toán, bởi nh đã phân tích ở trên, các khoản nợ phải trảluôn đợc đánh giá là trọng yếu Giữa trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ngợcchiều nhau có nghĩa là mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càng thấp vàngợc lại (IAG 320, đoạn 10) Do đó, trong giai đoạn lập kế hoạch chu trình muahàng và thanh toán, khi xác định nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểmtoán KTV cần phải đặc biệt quan tâm tới mối quan hệ này Tuy nhiên, đây là thủtục phức tạp đòi hỏi trình độ cũng nh phán đoán của KTV.

Tìm hiểu cơ cấu kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát

Đây là phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong mộtcuộc kiểm toán Vấn đề nàt đã đợc quy định trong chuẩn mực nghiệp vụ ở điềuthứ hai trong 10 chuẩn mực kiểm toán đợc chấp nhận rộng rãi (GAAS): "KTVphải có một sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạchkiểm toán và để xác định đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch

kiểm toán và để xác định bản chất, thời gian, phạm vi của các cuộc khảo sát phảithực hiện".

Theo ISA 400 đoạn 8 "hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chínhsách và thủ tục do ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lýchặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể "hệ thống kiểmsoát nội bộ bao gồm môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểmsoát.

* Hiểu biết về môi trờng kiểm soát:

Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hởng đến quátrình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanhnghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểmtra, kiểm soát và điều hành hoạt động của nhà quản lý doanh nghiệp (KTTC, tr82) Để có sự hiểu biết về môi trờng kiểm soát, KTV căn cứ vào các nhân tố chủyếu sau: Chức năng, nhiệm vụ, phong cách của Hội đồng quản trị; Cơ cấu tổchức, chính sách nhân sự, ảnh hởng của các chính sách từ bên ngoài của nhà nớc,đặc biệt là bộ phận kiểm toán nội bộ.

Môi trờng kiểm soát có ảnh hởng trực tiếp đến hiệu qủa của các thủ tụckiểm soát Môi trờng kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soátnội bộ mạnh và một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh không phải là một sự đảmbảo hoàn toàn tính hiệu quả của hệ thống đó Vì một hệ thống kiểm soát nội bộmạnh còn phụ thuộc vào 2 yếu tố khác: hệ thống kế toán và các thủ tục kiểmsoát.

* Hiểu biết về hệ thống kế toán

Một hệ thống kế toán hứu hiệu không chỉ cung cấp nhứng thông tin cầnthiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soátcác mặt hoạt động của đơn vị Khi tìm hiểu về hệ thống kế toán KTV cần nghiêncứu về: chính sách kế toán, hình thức kế toán.

Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, hệ thống kế toán hữu hiệu phảiđảm bảo đợc các mục tiêu đặc thù sau: Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ,tình đầy đủ, quyền và nghĩa vụ, sự định giá, sự phân loại và trình bày, tính đúngkỳ.

* Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiếtlập và thực hiện nhằm đạt đợc mục tiêu quản lý cụ thể Chuẩn mực kiểm toánViệt Nam số 400, đoạn 26, quy định: "KTV phải hiểu biết các thủ tục kiểm soátcủa đơn vị để xây dựng kế hoạch và chơng trình kiểm toán" Các thủ tục kiểmsoát đợc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Để có sựhiểu biết về các thủ tục kiểm soát, KTV xem xét các khía cạnh cụ thể sau:

+ Sự phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

KTV cần tìm hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phậnhay không Chẳng hạn, kế toán không đợc kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếpliệu và các công tác phụ trách vật chất khác, lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạocông tác tài chính, kế toán của các đơn vị không đợc bố trí những ngời thântrong gia đình làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị mình.

Sau đây là một số công việc trong chu trình mua hàng và thanh toán phảido 2 ngời độc lập tiến hành.

Sơ đồ: 8.1 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán mua hàng và thanh toán

Lập đơn mua hàng Ký duyệt đơn mua hàngNhận hàng hoá do nhà cung cấp chuyển đến Kế toán vật t

Thanh toán Séc cho nhà cung cấp Ngời ký Séc

+ Việc uỷ nhiệm cho ngời có thẩm quyền phê duyệt phải tuân theo nhữngquy tắc nhất định Cụ thể, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạntiền nhất định nào đó thì do hội đồng quản trị phê chuẩn, các vật t và những dịchvụ có giá trị thấp hơn mmột giá trị quy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc vàtrởng phòng, hoặc các nghiệp vụ thanh toán ở một giá trị cho phép thì kế toán tr-ởng có quyền phê duyệt.

+ Chứng từ và sổ sách phải dầy đủ

Chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn tổ chứccủa công ty khách hàng và giữa các tổ chức với nhau Chứng từ phải đầy đủ đểcung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả tài sản đã đợc kiểm soát dúng đắn và tất cảcác nghiệp vụ kinh tế đợc ghi sổ chính xác Chẳng hạn, nếu phòng nhận hàng ghivào báo cáo nhận đợc nguyên liệu do nhà cung cấp chuyển đến, kế toán vật t có

thể kiểm tra số lợng và mẫu mã trên hoá đơn của bên bán hàng bằng cách sosánh nó với thông tin trên báo cáo nhận hàng

+ Kiểm soát vật chất đối với tài sản và số sách :

Đó là việc tìm hiểu các biện pháp kiểm soát vật chất đối với tài sản màdoanh nghiệp áp dụng nh hệ thống kho hàng ; điều kiện bảo quản nguyên vậtliệu, hàng hoá mua vào; hệ thống chống cháy v.v…., kết hợp với phSổ sách chứng từ cũng cầnphải lu trữ tốt, bảo đảm nguyên tắc bí mật , hạn chế tối đa sự tiếp xúc không cầnthiết.

+ Kiểm soát độc lập việc thực hiện :

Xuất phát từ hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ , các nhân viêncó thể vô ý không tuân thủ các nguyên tắc đơn vị đã đề ra hoặc thậm chí có thểcó sự thông đồng giữa các nhân viên đảm nhiệm các phần hành khác nhau đểtham ô tài sản nếu nh không có ai giám sát, kiểm tra họ Việc kiểm tra thờngxuyên và liên tục của các KTV độc lập và thủ tục kiển tra cuối cùng đảm bảokiểm tra lại một cách thân trọng 4 thủ tục đẫ nêu trên

Trên đây là toàn bộ các yếu tố cấu thành cơ bản hệ thống kiểm soát nội bộcủa đơn vị khách hàng viẹc tìm hiểu sơ bộ về chúng là bớc công việc quan trọngtrong quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ giúp KTV có thể đa ra đợc ớclợng ban đầu về rủi ro kiểm soát Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam ( VSA ) số400, đoạn 18, đã nêu rõ " sau khi hiểu đợc hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộKTV phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát theo các cơ sở dẫn liệucho số d của mỗi tài khoản trọng yếu.” Việc đánh giá rủi ro kiểm soát cho các tàikhoản trong chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các bớc công việc :

+ Nhận diện mục tiêu kiểm soát cho từng nghiệp vụ trong chu trình muahàng và thanh toán, và xác định các loại sai phạm có thể xảy ra Trên cơ sở đó ,KTV tiến hànhđánh giá rủi ro kiểm soát đối với từng khoản mục trong chu trìnhnày.

+ Đánh giá khả năng ngăn chặn sai phạm của hệ thống kiểm soát nội bộ đốivới chu trình này Nhận diện những hạn chế của hệ thống nh sự vắng mặt của cácquá trình kiểm soát thích đáng mà đIêù này sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việctồn tại các sai phạm trong chu trình.

+ Đánh giá rủi ro kiểm soát: Căn cứ vào các ớc đoán ở trên, KTV tiếnhành đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với tong mục tiêu kiểm soát của từngloại mghiệp vụ trong chu trình KTV có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố định tínhthấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm Rủi ro kiểm soát đợc đánh giá làcao khi KTV cho rằng hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không đầyđủ và không hiệu quả Ngợc lại, rủi ro kiểm soát đợc đánh giá là thấp khi KTVcó đủ cơ sở để kết luận hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ đối vớichu trình đợc thiết kế có thể ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót trọngyếu cũng nh khi KTV có kế hoạch thực hiện thử nghiệm kiểm soát làm cơ sở chođánh giá mức rủi ro kiểm soát (VSA số 400, đoạn 30).

Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo ch ơng trình kiểm toán

Đây là bớc quan trọng cuối cùng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán saukhi đã có đợc những hiểu biết về khách hàng, đã xác định đợc mức trọng yếu và

rủi ro, KTV sẽ đánh giá tổng thể hoạt động của đơn vị, phân tích, triển khai kếhoạch và chơng trình kiểm toán cho chu trình mua hàng và thanh toán.

Chơng trình kiểm toán là những dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toáncần thực hiện, thời gian hoàn thành và sự phân công lao động giũa các KTVcũng nh dự kiến về những t liệu, thông tin liên quan cần sử dụng và thu thập.Trọng tâm của chơng trình kiểm toán là các thủ tục kiểm toán cần thiết thựchiện đối với từng khoản mục cũng nh tong loại nghiệp vụ trong chu trình muahàng và thanh toán.

* Thiết kế các thử nghiệm tuân thủ trong chu trình mua hàng và thanh toán Thử nghiệm tuân thủ (hay còn gọi là thử nghiệm kiểm soát) là loại thửnghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán để chứng minh rằng hệ thống kiểmsoát nội bộ hoạt động hữu hiệu Do đó, trong quá trình xây dung chơng trìnhkiểm toán, chuyên gia kiểm toán cần xem xét lịch trình dành cho phần kiểm trađộ tuân thủ các thủ tục kiểm soát Các thử nghiệm tuân thủ để thu thập bằngchứng về khả năng ngăn chặn các sai phạm của kiểm soát nội bộ trong quá trìnhmua hàng và thanh toán đợc thực hiện thông qua các trắc nghiệm đạt yêu cầu,cụ thể là:

+ Trắc nghiệm không có dấu vết: Trong trờng hợp này KTV cần quan sát,phỏng vấn những ngời có trách nhiệm trong đơn vị về các biện pháp kiểm soátđợc áp dụng cho nghiệp vụ mua hàng và thanh toán Chẳng hạn, KTV xem xétviệc phân cách tráh nhiệm giữa bộ phận lập đơn đặt mua hàng với ngời kýduyệt nó, hay việc phân cách trách nhiệm giữa kế toán thanh toán với thủ quỹhoặc ngời ký duyệt lệnh chi tiền trả nhà cung cấp …., kết hợp với ph

+ Trắc nghiệm có dấu vết: Đây là các trắc nghiệm đợc tiến hánh đẻ kiểm trachi tiết hệ thống chứng từ, kiểm tra các chữ ký tắt trên các hoá đơn đặt hàng, cácphiếu chi …., kết hợp với ph nhằm thu thập những bằng chứng kiểm toán về hoạt động hữu hiệucủa hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán Chẳnghạn, kiểm tra các phiếu chi có hợp lệ không thì KTV có thể đối chiếu chữ ký trênphiếu chi đó với nhau xem chúng có đợc cùng một ngời phê duyệt không hoặcngời có trách nhiệm phê duyệt không.

Phạm vi các thử nghiệm tuân thủ phụ thuộc vào việc đánh giá rủi ro kiểmsoát ban đầu Khi rủi ro kiểm soát đợc đánh giá là thấp thì các thử nghiệm tuânthủ phảI thực hiện càng nhiều, và khi đó các thử nghiệm cơ bản có thể thu hẹp Ngợc lại, nếu rủi ro kiểm soát đợc đánh giá là cao thì các thử nghiệm tuân thủ làkhông cần thiết và do đó KTV tập trung vào các thử nghiệm cơ bản.

Thiết kế các thử nghiệm cơ bản trong chu trình mua hàng và thanh toán

Việc thiết kế các thử nghiệm cơ bản là nội dung chính trong chng trìnhkiểm toán của giai đoạn lập kế hoạch chu trình mua hàng và thanh toán Các thửnghiệm cơ bản này đợc thiết kế để thu thập các bằng chứng về sự hoàn chỉnh,chính xác và hiệu lực của các dữ liệu do hệ thống kế toán xử lý Căn cứ vào cácbằng chứng thu thập đợc qua các thử nghiệm cơ bản cho chu trình mua hàng vàthanh toán thông qua các loại trắc nghiệm chính: trắc nghiệm độ vững chãI, trắcnghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số d.

+ Trắc nghiệm độ vững chãi: KTV xem xét các chứng từ gốc nh các đơn đặthàng, hoá đơn của nhà cung cấp, phiếu nhập kho, phiếu chi…., kết hợp với phđể kiểm tra tính

hợp lý và hợp pháp của chúng nh có sự phê duyệt không, giá trị số lợng hàngmua vào với số tiền cần thanh toán có khớp nhau không Bên cạnh đó, KTV cũngphảI tiến hành đối chiếu sổ chi tiết các khoản phảI trả, sổ nhật ký mua hàng vớicác chứng từ có liên quan ở trên để kiểm tra tính đúng đắn của các con số ghi sổ.Từ đó đa ra kết luận về độ tin cậy của các số liệu kế toán trong chu trình muahàng và thanh toán

+ Trắc nghiệm phân tích: Trắc nghiệm phân tích hay “quy trình phân tích” làcách thức xem xét các mối quan hệ kinh tế và xu hớng biến động của các chỉ tiêuking tế thông qua việc kết hợp giữa đối chiếu trực tiếp, đối chiếu logic, cân đối…., kết hợp với phgiữa các trị số của các chỉ tiêu hoặc bộ phận cấu thành chỉ tiêu (VSA 520) Vớicách thức nh trên, trong chu trình mua hàng và thanh toán, KTV sẽ tiến hànhnghiên cứu mối quan hệ giữa số hàng mua vào, số nợ phảI trả nhà cung cấp nămnay so với năm trớc, với kế hoạch cung ứng hoặc ới các đơn vị cùng ngành hayvới chỉ tiêu bình quân ngành…., kết hợp với ph để từ đó xác định đợc những nghiệp vụ trọng yếucần kiểm toán.

+ Trắc nghiệm trực tiếp số d: là cách thức kết hợp các phơng pháp can đối, phântích, dối chiếu trực tiếp với kiểm kê và đIều tra thực tế để xác định độ tin cậy củacác số d cuối kỳ ở sổ cáI ghi vào bảng cân đối tàI sản hoặc báo cáo kết quả kinhdoanh Đây là cách thức chủ đạo trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanhtoán Chẳng hạn nh KTV tiến hành kiểm kê vật chất hàng tồn kho, đối chiếu cáckhoản phảI trả với nhà cung cấp …., kết hợp với ph Tuy nhiên, trắc nghiệm này có chi phí kiểmtoán lớn nên số lợng trắc nghiệm trực tiếp số d cần thực hiện tuỳ thuộc vào kếtquả trắc nghiệm độ vững chãI và trắc nghiệm phân tích.

2.2 Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

2.2.1 Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình muahàng và thanh toán

Trong quá trình kiểm toán, KTV luôn tìm cách giảm tối thiểu các kiểm trachi tiết bằng cách dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị, kiểm toán chutrình mua hàng và thanh toán không nằm ngoàI quy luật đó Vì vậy, việc kiểmtra hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình này đợc chia ra làm hai khía cạnhlón là hệ thống kiểm soát nội bộ với các nghiệp vụ mua hàng và kiểm soát nội bộvới các nghiệp vụ bán hàng.

Kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng

Các rủi ro cơ bản liên quan đến nghiệp vụ mua hàng là các khoản mua hàngcó thể bị ghi tăng một cách giả tạo để hình thành các khoản thanh toán phụ trộihoặc chính sách của công ty khách hàng muốn đIều hoà lợi nhuận giữa các nămtàI chính, từ đó vào sổ các chi phí mua hàng không đúng kỳ kế toán Do đó, quátrình khảo sát nghiệp vụ mua hàng đợc tập trung vào các mục tiêu cụ thể sau:

- Hàng hoá dịch vụ mua vào là có căn cứ hợp lý: Với mục tiêu này KTVphảI kiểm tra xem hàng hoá và dịch vụ mua vào đó có đúng là phục vụ cho mụcđích sản xuất kinh doanh, phù hợp với lợi ích tốt nhất của đơn vị hay không.Muốn vậy, KTV tiến hành chọn mẫu để kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực củacác đơn kiến nghị mua hàng, đơn đặt hàng, hoá đơn của ngời bán, báo cáo nhậnhàng đồng thời đối chiếu hàng tồn kho mua vào với sổ nhật ký mua hàng, sổ cáI

tổng hợp và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả đối với các số tiền lớn khôngbình thờng.

- Hàng hoá mua vào đều đợc ghi số đày đủ: Việc không ghi sổ đầy đủ cácnghiệp vụ mua vào đồng thời ghi thiếu các khoản nợ phảI trả là những sai sót màKTV thờng gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán Để kiểm tra các nghiệpvụ mua hàng đợc ghi sổ đầy đủ, KTV kiểm tra việc đánh số trớc và theo dõi cáchoá đơn đặt mua hàng cũng nh các Báo cáo nhận hàng, đối chiếu chúng với sổnhật ký mua hàng.

- Hàng hoá, dịch vụ mua vào đã ghi sổ đều đợc đánh giá đúng Sự kiểm tracủa KTV vế tính hiệu quả của các quá trình kiểm soát nội bộ đối với sự đánh giáchính xác các nghiệp vụ mua vào là rất quan trọng Bởi vì, việc ghi sổ các nghiệpvụ mua vào chính xác hay không sẽ ảnh hởng trực tiếp đến quá trình đánh giácủa rất nhiều tàI khoản nh hàng tồn kho, công nợ, câc khoản phí tổn…., kết hợp với ph Các thửnghiệm tuân thủ đợc thực hiện ở đây là so sánh các nghiẹp vụ ghi trên sổ nhật kýmua hàng với hoá đơn của ngời bán, báo cáo nhận hàng và các chứng từ minhchứng khác, kiểm tra tính chính xác về mặt số liệu của các hoá đơn mua hàngkể cả những khoản chiết khấu và chi phí vận chuyển.

- Hàng hoá mua vào đợc phê chuẩn đúng đắn: KTV thực hiện trắc nghiệmcó dấu vết bằng cách lựa chọn một số nghiệp vụ phát sinh có giá trị ở những mứckhác nhau trên bảng kê chi tiết, yêu cầu đơn vị cho kiểm tra chứng từ gốc xemchúng có đợc phê duyệt đúng cấp có thẩm quyền hay không.

- Hàng hoá mua vào đợc phân loại đúng đắn KTV có thể phỏng vấn kếtoán xem có dấu hiệu của các thủ tục kiểm tra nội bộ đối với việc phân loại cácnguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào hay không, so sánh sự phân loại hàngmua vào trên sổ cáI với sơ đồ tàI khoản tham chiếu theo hoá đơn của từng ngờibán để đảm bảo rằng các nghiệp vụ này đã đợc phân loại đúng đắn

- Hàng hoá mua vào đợc ghi sổ đúng kỳ: KTV kiểm tra xem bộ phận kếtoán có ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng ngay sau khi nhận đợc hàng hóa hoặcdịch vụ hay khong Trắc nghiệm độ vững chãI để kiểm tra mục tiêu này là sosánh ngày của báo cáo nhận hàng và hoá đơn của ngời bán với ngày trên sổ nhậtký mua hàng.

- Hàng hoá mua vào đợc ghi sổ đúng đắn trên sổ chi tiết khoản phảI trả vàsổ kho, chúng đợc tổng hợp đúng đắn trên sổ cái Với mục tiêu này, KTV có thểkiểm tra tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách tổng cộng số trong sổ nhật kývà theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết Các khoản phảI trả vàsổ kho.

Kiểm tra đối với các nghiệp vụ thanh toán

Việc thực hiện các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán cũng đợcthực hiện căn cứ vào các mục tiêu kiểm toán đối với nghiệp vụ thanh toán và cácquá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu tại doanh nghiệp nh là đối với nghiệp vụ muahàng Chỉ khác ở đây là KTV thực hiện các thử nghiệm tuân thủ căn cứ vào sổnhật ký chi tiền với chứng từ gốc là phiếu chi thay vì kiểm tra sổ nhật ký muahàng trên cơ sở hoá đơn của ngời bán.

Trên thực tế, việc tiến hành các thử nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng vàthanh toán không tách rời nhau mà chúng đợc thực hiện cùng một lúc Chẳng

hạn, khi chọn một nghiệp vụ trên sổ nhật ký mua hàng để kiểm tra thì các chứngtừ nh hoá đơn, phiếu nhập kho, các phiếu chi sẽ đợc kiểm tra cùng một lúc Việckết hợp các chứng từ trên sẽ làm tăng tiến độ cuộc kiểm toán

Qúa trình khảo sát nghiệp vụ mua hàng với bảy mục tiêu cụ thể là:

- Các khoản thanh toán của hàng hoá dịch vụ mua vào là có căn chứng tứhợp lý Với mục tiêu này, KTV có thể kiểm tra sổ nhật ký chi tiền, sổ cáI tổnghợp và các sổ hạch toán chi tiết các khoản phảI trả đối với các số tiền lớn và bấtthờng Bên cnạh đó, KTV tiến hành đối chiếu các phiếu chi và các chứng từthanh toán đã thực hiện với bút toán trong nhật ký mua hàng liên quan, và kiểmtra tên, số tiền của ngời đợc thanh toán Đồng thời KTV kiểm tra chữ ký phêchuẩn tính đúng đắn cảu các phiếu chi và các chứng từ thanh toán đã thực hiện.

- Các nghiệp vụ thanh toán đợc ghi sổ đầy đủ Để kiểm tra mục tiêu này,KTV tiến hành xem xét việc cân đối các khoản chi tiền ghi sổ với các khoản ghitrên bảng kê (Sổ phụ) của ngân hàng và sổ sách của kế toán tiền mặt

- Nghiệp vụ thanh toán đợc ghi sổ và đợc phê chuẩn đúng đắn KTV cóthể thực hiện các trắc nghiệm có dấu vết bằng cách xem bảng kê chi tiết, lựachọn một số nghiệp vụ phát sinh có giá trị ở những mức khác nhau và yêu cầuđơn vị cho kiểm tra chứng từ gốc xem chúng có đợc phê duyệt bởi cấp có thẩmquyền theo nh quy định của đơn vị hay không

- Các nghiệp vụ thanh toán đợc đánh giá đúng đắn: KTV có thể kiểm tramục tiêu này thông qua việc so sánh các phiếu chi đã lĩnh tiền, các chứng từthanh toán đã thực hiện với sổ nhật ký mua hàng và các bút toán chi tiền khẳngđịnh các khoản chi tiền đợc định giá đúng.

- Các nghiệp vụ thanh toán đợc phan loại đúng đắn: KTV có thể phỏngvấn kế toán xem có dấu hiệu của các thủ tục kiểm tra nội bộ đối với việc phânloại các khoản thanh toán hay không, so sánh sự phân loại phù hợp với sơ đồ tàIkhoản bằng cách tham chiếu với sổ theo dõi chi tiết vốn bằng tiền, các hoá đơncủa ngời bán và sổ nhật ký mua hàng.

- Các nghiệp vụ thanh toán đợc vào sổ đúng kỳ: Để kiểm tra tính đúng kỳcủa các nghiệp vụ thanh toán, KTV có thể so sánh ngày trên các phiếu chi đãthực hiện với sổ nhật ký chi tiền mặt, so sánh ngày trên các chứng từ thanh toánđã thực hiện với ngày ghi giảm các khoản tiền tại ngân hàng.

- Các nghiệp vụ thanh toán đợc phản ánh đúng đắn vào các sổ hạch toánchi tiết tơng ứng và chúng đợc tổng hợp đúng đắn trong sổ hạch toán tổn hợp.KTV có thể kiểm tra tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số trongnhật ký và theo dõi các quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết vốn bằngtiền và các khoản phảI trả

2.2.2 Khảo sát chi tiết số d các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanhtoán

Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến rất nhiều các khoảnmục trong số đó có liên quan đến chu trình kiểm toán nh kiểm toán vốn bằngtiền, kiểm toán hàng tồn kho …., kết hợp với ph Mặt khác, phơng pháp luận để thực hiện cáckhảo sát chi tiết đối với mỗi tàI khoản trong chu trình là nh nhau, đảm bảo thuthập đợc những bằng chứng thiết thực khi đa ra kết luận cuối cùng Do đó, trọngtâm của các thử nghiệm cơ bản trong chu trình mua hàng và thanh toán, em chỉ

đề cập đến các thủ tục khảo sát chi tiết số d Các khoản phảI trả, kết hợp với việckiểm tra vật chất hàng tồn kho Các thủ tục này đợc thực hiện trên cơ sở các mụctiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù, cụ thể là:

- Số d tài khoản nợ phảI trả ngời bán, các số d chi tiết trong sổ hạch toánchi tiết các khoản phảI trả, các tàI khoản phản ánh tàI sản và chi phí liên quanđều hợp lý Trắc nghiệm phân tích đợc thực hiện để kiểm tra mục tiêu này là sosánh tổng chi phí mua hàng năm nay với năm trớc, đối chiếu số d tàI khoản vớicác năm trớc để phát hiện các biến động, xem xét các khoản phảI trả nhằm pháthiện những bất hợp lý nh không có bên bán và các khoản phảI trả có chịu lãi.

- Các khoản phải trả trên bảng cân đối kế toán khớp đúng với sổ cái và sổchi tiết KTV tiến hành cộng tổng số nợ phải trả nhà cung cấp trên sổ chi tiết, sauđó đối chiếu số tổng cộng này với sổ cái tổng hợp Đồng thời, đối chiếu các hoáđơn của từng ngời bán với sổ hạch toán chi tiết nhằm kiểm tra tên ngời bán và sốtiền

- Các khoản phải trả trên sổ chi tiết có căn cứ hợp lý KTV tiến hành đốichiếu danh sách các khoản phải trả với các hoá đơn và các bảng kê của ngời bán.Ngoài ra, KTV có thể gửi th xác nhận đến các nhà cung cấp yêu cầu họ xác nhậncác khoản nợ của khách hàng, chú ý các khoản tiền lớn, các khoản bất thờng

- Các khoản phải trả đều đợc ghi sổ đầy đủ Đây là nội dung cơ bản nhấtlà khi tiến hành khảo sát chi tiết chu trình mua hàng và thanh toán Các thửnghiệm cơ bản dùng để phát hiện các khoản phảI trả cha đợc ghi sổ là:

+ Kiểm tra các chứng từ minh chứng đối với các khoản chi tiền mặtđầu kỳ kế toán sau Trong thực tế, hàng hoá mua vào cuối năm nay thờng đợcthanh toán vào đầu năm sau Chứng từ minh chứng đợc xem xét ở đây là các hoáđơn mua hàng, để xác định liệu các khoản thânh toán đó có phảI là của các hoáđơn mua hàng năm hiện hành hay không Mọi khoản thanh toán là của món nợhiện hành đều phảI đối chiếu với danh sách các khoản phảI trả để đảm bảo là nóđã đợc ghi sổ chi tiết các khoản phảI trả

+ Đối chiếu các phiếu nhập kho trớc ngày cuối năm với các hoá đơn củangời bán liên quan Số tiền phát sinh từ các hàng hoá nhận đợc trớc ngày kết thúcniên độ minh chứng bằng phiếu nhập kho hoặc các báo cáo nhận hàng, đều phảIđợc ghi nhận là một khoản nợ phảI trả bằng cách đối chiếu các báo cáo nhậnhàng với các hoá đơn mua hàng ghi trên sổ chi tiết các khoản phảI trả, KTV sẽphát hiện các khoản nợ cha đợc ghi sổ.

+ Đối chiếu bảng kê của ngời bán có số nợ với danh sách các khoản phảitrả Định kỳ, ngời bán thờng gửi cho doanh nghiệp một bảng kê các nghiệp vụmua bán hàng hoá đã phát sinh giữa hai bên trong suốt kỳ kế toán KTV đốichiếu với sổ chi tiết Các khoản phải trả của khách hàng để tìm ra những khoảnnợ cha đợc ghi sổ

+ Kiểm tra hàng mua đang đi đờng Trong trờng hợp đơn vị có nhập khẩuhàng hóa, nếu sử dụng phơng thức nhập khẩu theo giá giá FOB (giao hàng tạicửa khẩu bên bán) thì khi đến ngày lập bảng CĐKT mà hàng vẫn đang đi trên đ-ờng, cha nhập kho của đơn vị, nó vẫn phải đợc tính vào tài sản của đơn vị và sốtiền phải trả cho lô hàng phải đợc ghi nhận là một khoản nợ Khi kiểm toán,KTV cần xem xét các hợp đồng mua bán, hoá đơn mua hàng để tìm hiểu ph-

ơng thức mua hàng của đơn vị, phát hiện các trờng hợp ghi thiếu Các khoản phảitrả.

+ Các khoản phải trả đợc phân loại đúng đắn KTV xem xét các phiếu nợhoặc các khoản nợ chịu lãi, các khoản vay dài hạn xem có sự nhầm lẫn với Cáckhoản phải trả nhà cung cấp không KTV cũng cần kiểm tra các khoản phải trảcó số d nợ thí dụ nh trả thừa tiền cho ngời bán, ứng trớc tiền cho ngời bán, trả lạihàng cho ngời bán sau khi đã thanh toán tiền Những trờng hợp này phải đợcchuyển sang các khoản phải thu trên Bảng CĐTS.

+ Các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán đều đợc vào sổđúng kỳ Đây cũng là một sai sót thờng thấy, KTV có thể phát hiện các loại saisót này qua việc thực hiện các thủ tục sau:

 Chọn 10 nghiệp vụ mua hàng cuối cùng từ sổ nhật ký mua hàng củanăm hiện hành và 10 nghiệp vụ đầu tiên từ sổ nhật ký mua hàng của năm sau,đối chiếu từng nghiệp vụ với các chứng từ liên quan nh hoá đơn mua hàng, phiếunhập kho, vận đơn để kiểm tra ngày thực tế giao hàng và việc ghi sổ chính xác.

 Kiểm tra tính đúng kỳ của các khoản phải trả liên kết với sự quan sátvật chất về hàng tồn kho Sự phân kỳ của nợ phải trả có mối quan hệ chặt chẽ vớiviệc khoá sổ của hoá đơn mua hàng để xác định số d hàng tồn kho Khi quan sátkiểm kê hàng tồn kho vào thời điểm khoá sổ, kiểm toán viên nên ghi chép lại sốliệu của các Phiếu nhập cuối cùng, chúng sẽ đợc đối chiếu tơng ứng với các Hoáđơn của ngời bán:

+ Các Hoá đơn tơng ứng với các Phiếu nhập trớc phiếu nhập cuối cùng sẽphải ghi nhận trong khoản nợ phải trả cuối kỳ.

+ Ngợc lại, các Hoá đơn tơng ứng với các Phiếu nhập sau phiếu nhập cuốicùng sẽ không đợc tính vào Các khoản phải trả cuối kỳ

Trong thực tế có những cuộc kiểm kê không đợc thực hiện vào ngày cuốinăm KTV phải kiểm tra xem các khoản hàng tồn kho nhận đợc sau ngày kiểm kêvật chất nhng trớc ngày lập Bảng CĐTS có đợc khách hàng tính vào tài khoảnHàng tồn kho và Các khoản phải trả không.

 Kiểm tra các khoản hàng mua phải trả lại sau ngày lập Bảng CĐTS xemcó khoản nào phải đa vào kỳ hiện hành hay không.

Sau khi đã hoàn thành toàn bộ các thử nghiệm và trắc nghiệm cho kiểmtoán chu trình mua hàng và thanh toán, KTV cần tổng hợp kết quả thu đợc từ cácthử nghiệm đã thực hiện Đây là giai đoạn cuối cùng của một cuộc kiểm toán.

2.3 Kết thúc công việc kiểm toán

Đây là khâu cuối cùng của quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính Sai khihoàn thành các công việc kiểm toán tại từng chu trình riêng lẻ, để đảm bảo tínhthận trọng trong nghề nghiệp, thông thờng KTV không lập ngay Báo cáo kiểmtoán mà thực hiện các công việc sau:

2.3.1 Kiểm tra, soát xét công nợ ngoài dự kiến

Nợ ngoài dự kiến là những khoản nợ tiềm tàng phát sinh trong năm màcho đến thời điểm khoá sổ vẫn cha thể xác định đợc liệu có chắc chắn xảy rakhông Nếu các khoản nợ này ảnh hởng trọng yếu đến BCTC thì nó phải đợctrình bày trong Ghi chú BCTC.

Để tìm kiếm các khoản nợ này, KTV thờng thực hiện các thủ tục nh traođổi với Ban giám đốc khách hàng về khả năng có các khoản nợ ngoài ý muốncha đợc trình bày trên BCTC xem lại Biên bản họp Hội đồng quản trị, các hợpđồng vay…., kết hợp với ph

2.3.2 Soát xét các sự kiện xảy ra sau ngày khoá sổ

Phần lớn các công việc quan trọng của một cuộc kiểm toán đợc tiến hànhsau ngày kết thúc niên độ Theo đó, KTV có trách nhiệm xem xét các sự kiệnxảy ra sau ngày lập BCTC để xác định xem liệu có điều gì đã xảy ra mà có thể

ảnh hởng đến cách đánh giá hoặc sự công khai của các báo cáo đang đợc kiểm

 Các sự kiện không ảnh hởng trực tiếp đến BCTC nhng cần phải công bố, vídụ: sự phá sản của một nhà cung cấp quan trọng, xảy ra các vụ hoả hoạn làmthiệt hại nghiêm trọng đến tài sản của đơn vị…., kết hợp với ph

2.3.3 Đánh giá kết quả

Đây là công việc hết sức quan trọng trớc khi tiến hàng lập Báo cáo kiểmtoán KTV phải soát xét toàn bộ quá trình kiểm toán cụ thể, hợp nhất kết quảkiểm toán của chu trình mua hàng và thanh toán cùng kết quả kiểm toán các chutrình khác để đa ra kết luận kiểm toán cho toàn bộ BCTC đã đợc kiểm toán Cácthủ tục mà KTV thờng áp dụng khi đánh giá là: đánh giá sự đầy đủ của bằngchứng, đánh giá tổng hợp các sai sót phát hiện đợc, rà soát lại hồ sơ kiểm toán đểđánh giá công việc của KTV, thu thập th giải trình của Ban giám đốc kháchhàng, xem xét các thông tin khác trong báo cáo của đơn vị để phát hiện nhữngbất hợp lý.

Trên cơ sở kết quả của tất cả công việc đã thực hiện, KTV đa ra kết luậncuối cùng và lập Báo cáo kiểm toán.

2.3.4 Lập báo cáo kiểm toán

Báo cáo kiểm toán là sản phẩm tất yếu của một cuộc kiểm toán, trong đóKTV đa ra các ý kiến của mình về BCTC đã đợc kiểm toán Căn cứ vào kết quảcuộc kiểm toán, KTV đa ra một trong 4 loại ý kiến sau:

 ý kiến chấp nhận toàn phần ý kiến chấp nhận từng phần ý kiến từ chối

 ý kiến không chấp nhận (ý kiến trái ngợc)

Song song với việc phát hành Báo cáo kiểm toán, Công ty kiểm toán còngửi Th quản lý cho khách hàng, trong đó đa ra những ý kiến t vấn của KTV vềviệc khắc phục những điểm yếu còn tồn tại trong hệ thống cũng nh công tác kếtoán ở đơn vị khách hàng.

Phần II

Thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toántrong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty dịch vụ t

vấn tài chính kế toán kiểm toán thực hiện

I Giới thiệu Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán(AASC)

1.Đặc điểm quá trình hoạt động của AASC

 Lịch sử hình thành và phát triển của AASC

Để phục vụ cho sự phát triển của nền kinh tế đất nớc và giúp các doanhnghiệp, các đơn vị kinh tế, các tổ chức cơ quan hành chính sự nghiệp nắm bắt,thực hiện tốt các chính sách chế độ về quản lý kinh tế tài chính, kế toán của Nhànớc và có đợc các thông tin tin cậy để kịp thời đa ra những quyết định đúng đắn,đảm bảo đạt đợc hiệu quả cao trong kinh doanh và hạn chế đến mức thấp nhấtnhững rủi ro, tổn thất về tài chính, ngày 13 tháng 5 năm 1991, đợc phép của Chủtịch Hội đồng Bộ Trởng, Bộ Trởng Bộ Tài chính đã ký quyết định số 164TC/QĐ/TCCB thành lập Công ty Dịch vụ kế toán (ASC) Trong những ngày đầuthành lập, đơn vị đăng ký chế độ kế toán, lập sổ sách kế toán, so sánh đối chiếucác loại sổ, lập các loại báo cáo kế toán.

Sau hơn hai năm hoạt động, với sự lớn mạnh về năng lực hoạt động nghiệpvụ và yêu cầu đổi mới hệ thống quản lý nền kinh tế quốc dân, ngày 14 tháng 9năm 1993, Bộ Trởng Bộ Tài chính đã ra quyết định số 639TC / TCCB bổ sungchức năng nhiệm vụ cho Công ty và đổi tên Công ty thành Công ty Dịch vụ Tvấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán, với tên giao dịch quốc tế là Auditing andAccounting Financial Consultancy Service Company (AASC) Với quyết địnhmới này, từ chỗ chỉ thực hiện một số dịch vụ kế toán giản đơn đến nay Công tyđã và đang cung cấp cho khách hàng hàng loạt các dịch vụ nh: kế toán, kiểmtoán, công nghệ thông tin, t vấn tài chính, t vấn thuế, đào tạo và hỗ trợ tuyểndụng, giám định tài chính…., kết hợp với ph.

Ngay từ khi thành lập, AASC đã xác định phơng châm hoạt động chomình là : “Trở thành ngời bạn đồng hành của các doanh nghiệp với việc cung cấpcác dịch vụ chuyên ngành tốt nhất, đảm bảo quyền lợi cao nhất của khách hàngcung cấp những thông tin với độ tin cậy cao cho công tác quản lý kinh tế tàichính và điều hành công việc sản xuất kinh doanh, mang lại hiệu quả cao nhất”,trên cơ sở tông trọng nguyên tắc: độc lập, trung thực khách quan và bảo mật,tuân thủ các quy định của Nhà nớc Việt Nam, do Nhà nớc ban hành cũng nh cácchuẩn mực kiểm toán quốc tế đợc chấp nhận chung Phơng châm hoạt động nàyđã xuyên suốt quá trình hoạt động và phát triển của Công ty Nhờ đó, AASC đãtrở thành một trong hai tổ chức chuyên ngành đầu tiên và lớn nhất của Việt Namhiện nay hoạt động trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán và t vấn tài chính.

Qua gần 12 năm hoạt động, đợc sự quan tâm lãnh đạo của Bộ Tài chínhcũng nh sự cố gắng của tập thể cán bộ, viên chức để tự khẳng định chính mình,hoạt động của AASC đã có những bớc phát triển mạnh mẽ Điều này thể hiệntrên các mặt sau:

 Thị trờng hoạt động

Để có thể phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, ngay từ những năm đầuthành lập, AASC đã tiến hành thiết lập mạng lới chi nhánh của mình trên toànlãnh thổ Việt Nam Hiện tại, AASC có trụ sở chính tại số 1 Lê Phụng Hiểu –Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội và các chi nhánh tại các tỉnh, thành phố trong cả n-ớc, cụ thể:

 Doanh nghiệp Nhà nớc: Tổng công ty (TCT) Xi măng Việt nam, TCT thanViệt nam, Công ty xây lắp điện 1, Công ty thuốc sát trùng Việt nam, Bu điện HàTây …., kết hợp với ph

 Doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài: Fafilm Việt nam – Hoa Kỳ, Công tyống thép Vinapipe , Công ty LD xây dựng VIC …., kết hợp với ph

 Các dự án quốc tế của Nhân hàng thế giới (WB), ngân hàng phát triển Châu á(ADB) tài trợ nh: dự án nâng cấp và khôi phục quốc lộ 1 (WB), dự án cải tạo cấpthoát nớc TP Hồ Chí Minh (ADB) …., kết hợp với ph

 Các công ty cổ phần và công ty TNHH : công ty TNHH đèn hình HANEL, Công ty cổ phần đại lý Ford, Ngân hàng TMCP quân đội, Ngân hàngTMCP Bắc á …., kết hợp với ph

ORION- Các dịch vụ AASC cung cấp

Không ngừng vơn lên đáp ứng tốt hơn dịch vụ cho khách hàng, từ chỗkhiêm tốn trong hoạt động đào tạo và dịch vụ kế toán giản đơn lúc mới thànhlập, đến nay công ty đã và đang cung cấp cho khách hàng hàng loạt dịch vụ phứctạp Trong đó, các thế mạnh chính của công ty phải kể đến đó là :

 Dịch vụ kiểm toán

Đây là một trong các hoạt động truyền thống của công ty Qua gần 12năm hoạt động dịch vụ này đã đem lại tới 82,86% (năm 2002) doanh thu toàncông ty, bao gồm: kiểm toán báo cáo tài chính thờng niên, kiểm toán hoạt độngcủa các dự án, kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đaùa t các công trình XDCB,kiểm toán xác định vốn góp liên doanh, kiểm toán các doanh nghiệp tham gianiêm yết trên thị trờng chứng khoán, kiểm toán tỷ lệ nội địa hóa, kiểm toándoanh nghiệp Nhà nớc phục vụ công tác cổ phần hóa, giám định các tài liệu tàichính kế toán.

 Dịch vụ t vấn.

Dịch vụ này hiện mới chỉ chiếm 10,95% (năm 2002) doanh thu toàn côngty, nhng nhu cầu trong tơng lai là rất lớn Bởi với các dịch vụ t vấn nh t vấn soạnthảo phơng án đầu t t vấn thuế và tài chính, t vấn cổ phần hóa, sát nhập hoặc giảithể, niêm yết chứng khoán, đăng ký kinh doanh và thành lập doanh nghiệp mới,t vấn thẩm định giá trị tài sản, công ty sẽ cung cấp cho khách hàng những giảipháp tốt nhất giúp khách hàng cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ, nâng cao hiệuquả kinh doanh và chất lợng sản phẩm dịch vụ, giảm chi phí hoạt động, khôngngừng tăng doanh thu.

Biểu đồ 1.1: Cơ cấu dịch vụ tính trên doanh thu năm 2002

 Dịch vụ công nghệ thông tin

Có thể nói, đây cũng là một thế mạnh của công ty Năm 2002, với sự nỗlực của Phòng công nghệ thông tin, Công ty đã phát triển rất mạnh loại hình dịchvụ này.

Doanh thu theo hợp đồng đạt hơn 1.3 tỷ đồng, tăng gấp hơn 10 lần so vớidoanh thu năm 2001 (120.000.000) Hiện nay, công ty đã hoàn thành việc xâydựng phát triển các chơng trình phần mềm kế toán cho các loại hình doanhnghiệp Một số sản phẩm phần mềm của công ty đang đợc khách hàng tín nhiệmvà sử dụng nhiều nh:

 Phần mềm kế toán

DV kiểm toánDV t vấnDV khác

 A- ASPlus 3.0 – Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp E - ASPlus 3.0 – Kế toán các Doanh nghiệp

 P - ASPlus 2.0 – Kế toán các Dự án và đơn vị chủ đầu t Các phần mềm quản lý

 Kết quả kinh doanh của công ty

Trong 11 năm qua, nhờ sự nỗ lực và phấn đấu không ngừng của Ban lãnhđạo cung toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty AASC đã không ngừngphát triển và khẳng định vị thế của mình trên thị trờng kiểm toán Việt Nam Uytín của công ty trong lĩnh vực t vấn tài chính kế toán và kiểm toán đã đợc Chínhphủ, Bộ Tài chính, các Bộ ngành khác và nhiều tổ chức tài chính tín dụng quốc tếđánh giá cao – xứng đáng là 1 trong 2 công ty kiểm toán hàng đầu của ViệtNam.

Cho đến nay, doanh thu của công ty đã tăng từ 840 triệu năm 1992 lênhơn 21 tỷ trong năm 2002 Nếu nh năm 1992 công ty mới chỉ nộp ngân sách hànớc 245 triệu thì năm 2002 công ty đã nộp vào ngân sách nhà nớc 3.2 tỷ đồng.Mức tích luỹ hàng năm đều đạt từ 26% đến 30% doanh thu Thu nhập bình quântrong 3 năm gần đây của cán bộ công nhân viên chức đã đạt trên 2 triệu đồng/ng-ời/tháng Năm 2002 mức thu nhập bình quân này là 2.3 triệu đồng tăng 10% sovới năm 2001 Bằng nguồn vốn tự có, tự tích luỹ, công ty dã xây dựng đợc trụ sở,mua sắm đợc nhiều trang thiết bị văn phòng phơng tiện đi lại, hệ thống thông tinkhá hiện đại.Hiện tại, tổng giá trị tài sản của công ty đạt hơn 20 tỷ đồng.

Biểu đồ 2.1: Doanh thu của AASC qua các năm

Triệu đồng

Năm

Với những thành tích đã đạt đợc trong chặng đờng 12 năm qua, công ty đãliên tục nhận đợc bằng khen của Bộ trởng Bộ Tài chính và Chủ tịch nớc Tháng 9năm 2001, AASC đã vinh dự đợc Chủ tịch nớc tặng thởng Huân chơng Lao độngHạng Ba Điều này đã chứng tỏ sự trởng thành và phát triển vợt bậc của công tytrong 10 năm lịch sử đầu tiên.

2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của AASC

AASC là doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Bộ Tài chính, hoạt động kinhdoanh dịch vụ trong lĩnh vực t vấn tài chính kế toán và kiểm toán Bởi vậy, cũngnh các doanh nghiệp nhà nớc khác, bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theomô hình chức năng gồm có Ban giám đốc quản lý điều hành Văn phòng chính vàcác giám đốc quản lý điều hành các chi nhánh của công ty.

Hiện tại, công ty có văn phòng chính tại Hà Nội cùng với 5 chi nhánh tại các thành phố Hồ Chí Minh, Vũng Tàu, Quảng Ninh, Hải Phòng và Thanh Hoá Cơ cấu tổ chức các phòng ban tại Văn phòng chính Hà Nội đợc thể hiện trên sơ đồ 7.1, bao gồm 6 phòng nghiệp vụ, 1 phòng hành chính và 1 phòng kế toán.

Phòng hành chính tổng hợp: có nhiệm vụ quản lý các công văn đi, côngvăn đến công ty, ra quyết định về công tác tổ chức của công ty, phối hợp vớiphòng kế toán quản lý các vấn đề về lao động và tiền lơng của CBCNV trongcông ty, tổ chức bộ phận lái xe phục vụ cho nhu cầu đi lại, công tác của côngnhân viên, tổ chức bộ phận bán hàng, cung cấp các tạp vụ…., kết hợp với ph

Phòng kiểm toán dự án: có nhiệm vụ nắm bắt nhu cầu về kiểm toán củacác dự án Từ đó, xây dựng các chơng trình kiểm toán thích hợp với từng dự án.Hiện nay, kiểm toán các dự án đang phát triển rất mạnh tại Việt Nam Trong đó,thị phần kiểm toán của AASC về các chơng trình dự án chiếm 25% thị trờngkiểm toán dự án của cả nớc.

Phòng kiểm toán các ngành thơng mại dịch vụ: cung cấp dịch vụ kiểmtoán cho các doanh nghiệp thơng mại dịch vụ hay các phòng ban, vụ của Bộ Th-ơng mại.

Phòng kiểm toán đầu t xây dựng cơ bản: thực hiện kiểm toán quyết toánvốn đầu t của các dự án đầu t hoặc các hạng mục công trình hoàn thành thuộc sởhữu nhà nớc Riêng năm 2002, thị phần của AASC về kiểm toán XDCB chiếm55% thị phần của cả nớc.

Phòng t vấn và kiểm toán: thực hiện các hợp đồng t vấn cho khách hàngnh t vấn về xây dựng mô hình kế toán, t vấn thuế, t vấn lập Báo cáo quyết toánvốn đầu t…., kết hợp với phPhối hợp với các cơ quan chức năng trong nớc và quốc tế phục vụcho công việc t vấn thẩm định giá trị tài sản Đây là thị trờng đầy tiềm năngtrong những năm tới.

Phòng kiểm soát chất lợng: mới đợc Ban giám đốc công ty quyết địnhthành lập vào đầu năm 2002, nhằm phục vụ cho công tác kiểm soát chất lợng củacác dịch vụ mà công ty cung cấp.

Phòng công nghệ thông tin: thực hiện chức năng xây dựng, phát triển cácchơng trình phần mềm kế toán cho các loại hình doanh nghiệp Năm 2002, sự nỗ