II -Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong Kiểm toán Báo cáo tài chính tại Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh
2.1-Chuẩn bị kiểm toán
2.1.1- Lập kế hoạch chiến lợc
Lựa chọn đơn vị đợc kiểm toán
Với những nhiệm vụ đợc giao nhng nhân sự hạn chế (phòng chỉ có 4 ngời) do đó Phòng Kiểm toán nội bộ chỉ kiểm toán báo cáo tài chính của các đơn vị thành viên theo kế hoạch kiểm toán quý, năm.
Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh là một trong số 7 đơn vị thành viên đợc kiểm toán trong kế hoạch kiểm toán 2002 và đợc thực hiện ngay trong quý I năm 2002.
Cử kiểm toán viên và phụ trách kiểm toán
Với số lợng 4 ngời, một cuộc kiểm toán của Phòng Kiểm toán nội bộ thờng chỉ bao gồm 2 hoặc 3 kiểm toán viên tuỳ thuộc vào phạm vi kiểm toán. Trong cuộc kiểm toán tại Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh, nhân sự bao gồm:
(1) Ông Trơng Trọng Thành - phó phòng kiểm toán; (2) Ông Lê Văn Bách - chuyên viên;
(3) Ông Lê Ngọc Tuấn - chuyên viên. Thu thập thông tin của đơn vị đợc kiểm toán
Kiểm toán nội bộ có u điểm là thông tin về đơn vị đợc kiểm toán luôn đợc cập nhật. Chính vì vậy, các Kiểm toán viên nội bộ không mất nhiều thời gian trong việc tiếp xúc, điều tra đơn vị đợc kiểm toán nh các Kiểm toán viên độc lập. Hồ sơ thờng xuyên của Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh đã đợc lập, do đó ở bớc này Kiểm toán viên đã rút ngắn đợc thời gian thực hiện. Tuy nhiên trong chuyên đề thực tập em xin đợc khái quát chung về tình hình hoạt động cũng nh hệ thống kiểm soát nội bộ của Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh vì chính những điều này sẽ làm rõ nét cho b-
• Đặc điểm tình hình hoạt động của Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh
-Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh có trụ sở đặt tại phờng Hoà Khánh - Hạ Long - Quảng Ninh.
-Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Xí nghiệp: Sản xuất và cung cấp các dịch vụ về vật liệu nổ công nghiệp.
• Hệ thống kiểm soát nội bộ của Xí nghiệp
Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh có một Giám đốc điều hành chung về công việc sản xuất kinh doanh của đơn vị, giúp việc cho Giám đốc có hai Phó giám đốc là Phó giám đốc kinh doanh và Phó giám đốc kỹ thuật. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp đợc biểu hiện nh sau:
Sơ đồ 9: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh
-Phòng Kế toán - Tài chính của Xí nghiệp gồm 6 ngời và đợc phân công, phân nhiệm nh sau: 1 kế toán tổng hợp kiêm theo dõi hàng hoá, 1 kế toán thanh toán kiêm vật t, 1 kế toán tài sản cố định kiêm thuế, 1 kế toán công nợ phải thu, phải trả, 1 kế toán ngân hàng, doanh thu, lơng, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn và 1 trởng phòng phụ trách chung.
-Xí nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán: Nhật ký chứng từ - hình thức sổ này đợc thống nhất sử dụng trong toàn Công ty.
Giám đốc Xí nghiệp
Phòng Kế toán
PGĐ Kỹ thuật PGĐ Kinh doanh
Phòng Hành chính Phòng Kỹ thuật Phòng Kế hoạch, vật tư Phòng TT,BV AT
-Kế toán hàng tồn kho: theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
-Thuế giá trị gia tăng hạch toán theo phơng pháp khấu trừ. Lên kế hoạch chiến lợc
Sau khi lựa chọn đơn vị đợc kiểm toán, thu thập thông tin về đơn vị phụ trách kiểm toán lên kế hoạch chiến lợc với nội dung:
-Đặc điểm tình hình tài chính của Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh.
-Phạm vi kiểm toán:
•Kiểm toán tình hình tài chính Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh .
•Kiểm toán kết quả kinh doanh của Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh năm 2001.
•Kiểm toán tính tuân thủ pháp luật về kế toán - thống kê, các chế độ quản lý tài chính - kinh tế của Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh.
Thời điểm kiểm toán giới hạn là năm tài chính 2001.
-Thời gian kiểm toán: từ 02/01/2002 đến 08/01/2002. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.1.2- Thiết kế chơng trình kt
Sau khi lên kế hoạch kiểm toán chiến lợc, phụ trách kiểm toán thiết kế chơng trình kiểm toán cụ thể nh sau:
Bảng 4: Chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Thủ tục Ngời thực
hiện
Ngày dự kiến thực
hiện
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và điều tra sự chấp hành các thủ tục kiểm soát nội bộ
-Cập nhật thủ tục kiểm soát nội bộ.
-Xác định hệ thống kiểm soát phải kiểm tra và u tiên hệ thống kiểm soát ở mức cao.
-Tiến hành điều tra.
Trơng Trọng
Thành 02/01/2002
-So sánh tài khoản phải trả ngời bán với các tài khoản có liên quan ở liên độ trớc.
-So sánh thời hạn tín dụng nhà cung cấp ở các niên độ trớc với các tời hạn đã thơng lợng.
-Kiểm tra, phân tích các dịch vụ bên ngoài và các chi phí khác so với niên độ trớc.
Kiểm tra chi tiết
-Phân tích các thành phần hoạt động mua hàng và tập trung vào những nhà cung cấp thờng xuyên.
-Kiểm tra các tài khoản phải trả ngời bán và các tài khoản có liên quan ở bảng cân đối kế toán.
-Đối chiếu với các nhà cung cấp thờng xuyên, số lợng lớn. yêu cầu các nhà phân phối này xác nhận số d.
-Dự kiến các thủ tục thay thế cho phép kiểm tra tính hiện hữu nếu nhà cung cấp không trả lời.
-Đối với các các số d lớn không đợc đảm bảo bằng xác nhận, phải bảo đảm tính pháp lý các số d tại ngày khoá sổ nếu thấy nghi ngờ về tíh hiện hữu của các khoản nợ.
-Kiểm tra tính có hệ thống các tài khoản phải trả ngời bán có số d nợ.
-Kiểm tra việc giảm giá thơng mại trong niên độ đã đ- ợc hạch toán đấy đủ cha.
-Phỏng vấn ban lãnh đạo về các quyết định đa ra để đảm bảo việc chia cắt niên độ.
-Bảo đảm rằng các phiếu nhập kho của niên độ phải đ- ợc hạch toán theo giá hoá đơn hoặc theo giá ớc tính.
-Phân tích tài khoản phải trả ngời bán, hoá đơn cha nhận. Phân tích tài khoản phải trả ngời bán, hoá đơn cha nhận.
Lê Văn Bách
Lê Ngọc Tuấn 04/07/2002
-Bảo đảm rằng lô hàng nhận đầu tiên của niên độ sau không thuộc giá trị đã đợc hạch toán ở năm trớc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
vụ chi về mua hàng hoá, dịch vụ và kiểm tra cách hạch toán kế toán.
-Kiểm tra lại xem tỷ giá hối đoái áp dụng đối với các khoản nợ bằng ngaọi tệ có đợc hạch toán chinhs xác hay không? Phân tích các nguyên tắc hạch toán có liên quan đến chênh lẹch tỷ giá (nếu có).
2.1.3- Thông báo cho Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh
Để kiểm toán các đơn vị thành viên, trởng Phòng Kiểm toán nội bộ thông báo lịch kiểm toán báo cáo tài chính bằng văn bản. đầu năm 2002 đoàn Kiểm toán nội bộ của Tổng công ty Than sẽ tiến hành kiểm toán Công ty hoá chất Mỏ nên Phòng Kiểm toán nội bộ của Công ty Hoá chất mỏ thực hiện kiểm toán trớc các đơn vị thành viên cuả mình. Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh là một trong những đơn vị thành viên đợc chọn để kiểm toán trong đợt này. Sau đây là thông báo kiểm toán của Phòng Kiểm toán nội bộ gửi cho các đơn vị đợc kiểm toán.
Tổng công ty Than Việt Nam
Công ty Hoá chất Mỏ
Số 2453/TB - KTNB
Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt namã
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thông báo